Příručka Procesního Administrátora (Admin Guide)

Transkript

1 Aplikace datapoint: Příručka Procesního Administrátora (Admin Guide) Za dodavatele vypracoval KRISTÝNA KROUPOVÁ Datum 5. KVĚTNA 2014 Verze 2.0_SP2010

2 Verze: 2.0_SP Změny: Kapitola 3.13 Umístění ovládacích prvků: Nově přidaná kapitola Kapitola 3.14 Formulářové části Nově přidaná kapitola Kapitola 3.15 Umístění náhledů Nově přidaná kapitola ZPOL: Přidána kapitola 3.16 Konfigurace formuláře ZPOL: Aktualizace kapitoly 3.6 Práva na dokument Související dokumenty: DataPointFunctionalSpecification_2.0_SP2010: Aplikace datapoint: Funkční Specifikace DataPointUsersGuide_2.0_SP2010: Aplikace datapoint: Uživatelská Příručka SharePoint Foundation 2010: Technický průvodce Vysvětlivky Tip Poznámka Důležité upozornění Informace povahy návodu/doporučení Doplňující nebo shrnující informace k danému sdělení Sdělení vyžadující pozornost

3 OBSAH 1. Úvod Správa typů Dokumentů Sloupec webu (atribut karty dokumentu) Vytvoření nového atributu Editace existujícího atributu Mazání atributu Typ obsahu (typ dokumentu) Vytvoření nového typu obsahu Editace existujícího typu obsahu Konfigurační seznamy Procesní administrátor Povolené typy dokumentů Povolené stavy Koncové stavy Povinné atributy Práva na dokument Oprávnění editovat atribut Kontrola duplicitních dokumentů Mapování typů obsahu Předdefinované hodnoty (pouze ve verzi Enterprise) Makro tlačítka (pouze ve verzi Enterprise) Pokročilý notifikační systém (pouze ve verzi Enterprise) Šablony notifikací (pouze ve verzi Enterprise) Notifikace uživatelské výjimky (pouze ve verzi Enterprise) Notifikace seskupení (pouze ve verzi Enterprise) Umístění ovládacích prvků Formulářové části Umístění náhledů příloh Konfigurace formuláře Tokeny Nastavení práv pro nového uživatele aplikace DP Seznamy karet dokumentů a pohledy Možnosti definování stavu dokumentu Export dokumentů mimo aplikaci dp Doplnění Přizpůsobení výsledků vyhledávání Nastavení prostředí... 62

4 10. Závěr... 63

5 1. ÚVOD Tento dokument je určen uživatelům v roli Procesní administrátor. Jednotlivé kapitoly popisují postupy pro nastavení aplikace. Součástí dokumentu není základní popis funkcionality aplikace datapoint, ta je popsána v dokumentu Aplikace datapoint: Funkční specifikace. Procesní administrátor spravuje aplikaci datapoint především v následujících oblastech: a) Založení požadovaných typů dokumentů - vytvoření nových typů obsahu, vytvoření atributů a jejich přiřazení k jednotlivým typům obsahu. b) Konfigurace jednotlivých typů dokumentů nastavení jejich stavů, nastavování povinných atributů. c) Definování pravidel pro práci s dokumenty v systému - nastavování přístupových oprávnění. d) Rozšiřující nastavení - mapování typu obsahu, makrotlačítka, šablony pro informační zprávy (notifikace) sledování duplicit atd. POZNÁMKA: Některá rozšiřující nastavení jsou dostupná pouze ve verzi ENTERPISE. Z hlediska struktury aplikace datapoint webové hierarchie - je správa prováděna: a) Na úrovni primárního webu data Point ( Domovská stránka ). 1) Vytváření typů obsahu b) Na úrovni webu Admin 2) 3) 4) Konfigurace jednotlivých typů dokumentů Definování pravidel pro práci v systému Rozšiřující nastavení Administrátor může přizpůsobit hlavní stránku aplikace (uživatelské rozhraní), ale i web Admin podle svých potřeb. Popisy některých konfiguračních možností, které jsou vlastní SharePoint platformě a nebyly vyvinuty speciálně pro aplikaci datapoint, nejsou součástí tohoto dokumentu. DŮLEŽITÉ UPOZORNĚNÍ: Při administraci je nutné si uvědomit rozdíl mezi aplikací datapoint a SharePoint. Některé konfigurace provedené přímo v prostředí SharePoint nejsou v aplikaci datapoint akceptovány. To znamená, že datapoint s některými nastaveními nepracuje. POZNÁMKA: Konfigurace systému procesním administrátorem je stěžejní činnost, která ovlivňuje správné fungování aplikace po procesní stránce. 1. Úvod 5

6 2. SPRÁVA TYPŮ DOKUMENTŮ Správa typů dokumentů zahrnuje: vytvoření/editace sloupce webu (= atribut karty dokumentu) vytvoření/editace typu obsahu (=typ karty dokumentu) přidání sloupce webu k typu obsahu Základní obsahovou jednotkou, se kterou aplikace pracuje, je typ obsahu typ dokumentu. Každý typ obsahu typ dokumentu pak obsahuje sloupce webu (atributy nebo-li pole), které jsou zpracovávány v procesu životního cyklu dokumentu. Každý typ obsahu typ dokumentu je v aplikaci realizován kartami dokumentů daného typu, jejichž atributy jsou zpracovávány dle individuálních firemních procesů. Z praktického důvodu bude nejdříve popsáno založení nejmenší stavební jednotky webového sloupce. Konkrétní atribut může být přiřazen k více typům dokumentů. 2.1 Sloupec webu (atribut karty dokumentu) Sloupec webu atribut obsahuje na kartě dokumentu určitou, pro konkrétní typ dokumentu typickou, informaci, kterou lze v procesu zpracování dokumentu editovat v závislosti na uživatelském oprávnění. Tyto atributy označujeme jako tzv. Sloupce úložiště webu. Výjimku představují sloupce systémové používané samotnou aplikací. Jsou součástí každé karty dokumentu a nelze je měnit ani odstranit a jsou uloženy jednak v samostatné skupině KM Administrační sloupce úložiště dokumentů a zároveň některé ve skupině KM úložiště dokumentů spolu s ostatními atributy. Přehled systémových sloupců v KM úložišti dokumentů 1. Nadpis 2. Připojené soubory 3. Původní název 4. Stav 5. Vlastník 6. Ignorovat historii vlastníků) 6 2. Správa typů Dokumentů

7 2.1.1 Vytvoření nového atributu Atributy se nastavují v rámci systému SharePoint s určitými specifiky, které jsou popsány v následujících krocích. Postup při vytváření nového atributu dp» Domovská stránka» Akce webu» Nastavení webu» Sloupec webu» Vytvořit 1. Krok V nabídce Akce webu na hlavní stránce úložiště datapoint Domů vyberte položku Nastavení webu 2. Krok Z dostupné nabídky zvolte ze sekce Galerie možnost Sloupec webu Obrázek 1:Nastavení webu z domovské stránky dp Obrázek 2: Nastavení Sloupce webu 3. Krok Z nabídky otevřeného okna Sloupec webu klikněte na tlačítko Vytvořit Obrázek 3: Vytvořit nový Sloupec webu 4. Krok V editačním formuláři Nový sloupec webu definujte atribut z pohledu: a) Název a typ sloupce 2. Správa typů Dokumentů 7

8 Vyplňte požadovaný Název sloupce. Název každého sloupce používaného v aplikaci datapoint musí být vytvořen s předponou AU_. Právě na základě této předpony rozpozná karta dokumentu příslušný sloupec a zobrazí jej uživatelům. V názvu se nesmějí používat diakritická znaménka, speciální znaky ani mezery. Interní název sloupce (AU_...) může obsahovat maximálně 32 znaků. Po vytvoření sloupce (název s předponou AU_ bude uložen jako technický název sloupce) lze jeho název podle potřeby změnit (editací nově vytvořeného atributu). Obrázek 4: Nastavení typu webového sloupce DŮLEŽITÉ UPOZORNĚNÍ: Technické názvy sloupců jsou v dp dále používány a je tedy dobré si při přejmenovávání původní název uložit například do popisu sloupce Po zadání názvu zvolte jednu z nabízených možností Typ informací v tomto sloupci. Typ sloupce představuje formát atributu na kartě dokumentů, tedy zda to bude textové nebo číselné pole, rozevírací seznam (kombo box) atd. DŮLEŽITÉ UPOZORNĚNÍ: Volba typu sloupce ovlivňuje nabídku parametrů v sekci dalšího nastavení sloupců. Z důvodu, že aplikace datapoint vychází z platformy SharePoint, obsahuje nabídka typů i ty, které samotná aplikace datapoint nepodporuje. V následujícím výčtu jsou zmíněny pouze typy sloupců, které podporuje aplikace datapoint. Přehled povolených (podporovaných) typů sloupců 1. Jeden řádek textu (doporučený typ i pro čísla, která chcete vyhledávat, např. Čísla faktury) 2. Více řádků textu 3. Volba (rozevírací seznam) 4. Číslo (pouze čísla, která nechcete vyhledávat) 5. Datum a čas 6. Filtrované hledání (informace v daném webu) 7. Osoba nebo skupina 8. Sloupec pro zobrazení a editaci podřízených záznamů pouze v případě, že je nainstalován modul Související dokumenty 9. Heslo pouze v případě, že jsou nainstalovány moduly, které tento typ defaultně používají (př. Datové schránky) 10. Ano / Ne (zaškrtávací políčko) 11. Filtrovaná volba (informace v daném webu) 12.Filrované hledání umožňující vybrat více hodnot 8 2. Správa typů Dokumentů

9 b) Zařazení sloupce do skupiny Vložit tento sloupec přiřadí sloupec do vybrané skupiny, což usnadňuje orientaci při další práci se sloupci. Pro přiřazení do skupiny lze použít následující dva způsoby: Stávající skupina: V rozevíracím seznamu se nabízejí existující skupiny. Vždy vyberte položku KM Sloupce úložiště dokumentů. Nová skupina: Umožňuje vytvořit novou skupinu, do které se zakládaný sloupec přiřadí. Obrázek 5: Nastavení skupiny pro webový sloupec c) Další nastavení sloupců Parametry této oblasti závisí na zvoleném typu sloupce, který je vytvářen. Jediný společný parametr pro všechny typy je Popis. Do popisu zadejte stručný popis účelu, k němuž má sloupec sloužit). V následujícím přehledu jsou popsány pouze některé parametry a některých typů, především ty, u kterých je vhodné shrnutí nebo zpřesnění. Výčet parametrů v závislosti na typu sloupce: Jeden řádek textu 1) 2) Požadovat, aby tento sloupec obsahoval informace - volba Ano říká, že jakákoliv karta dokumentů, která bude obsahovat tento sloupec, nepůjde uložit, pokud nebude mít vyplněnou hodnotu (např. pokud u typu obsahu Pošta odchozí je potřeba mít vždy uvedeného adresáta, zvolí se u tohoto sloupce Ano ). Výchozí hodnota zvolena na Počítaná hodnota kalkuluje obsah sloupce z hodnot jiných sloupců pomocí vzorce (např. požaduji, aby se atribut Adresa poskládá z existujících sloupců Ulice, Číslo popisné a Město ). Obrázek 6: Parametry webového sloupce typu Jeden řádek textu POZNÁMKA: Používání správná syntaxe pro vzorce je otázkou znalostí SharePoint platformy. A není součástí popisu tohoto dokumentu Více informací k SharePoint syntax získat viz : Více řádků textu 1) Zadejte typ povoleného textu podporovaný formát je Prostý text. Pro správné zobrazování atributu na kartě dokumentu je nutné vždy zvolit tuto možnost. 2. Správa typů Dokumentů 9

10 Obrázek 7: Parametry webového sloupce typu Více řádků DŮLEŽITÉ UPOZORNĚNÍ: Primárně je přednastaven parametr Text s rozšířeným formátováním nutné změnit na Prostý text. Filtrované hledání (informace v daném webu) Jedná se o speciální typ atributu sloužící k zobrazení dat určitého sloupce existujícího pohledu na kartě konkrétního typu obsahu. Pomocí specifikace webové stránky, seznamu, pohledu a konkrétního sloupce jsou v daném poli karty nabízeny formou rozevíracího seznamu hodnoty daného sloupce. Obrázek 8: Parametry webového sloupce "Filtrované hledání" DŮLEŽITÉ UPOZORNĚNÍ: Nelze zobrazovat data jiné Kolekce webu (nelze tedy odkazovat na položky jiné Site Collection). Filtrované hledání umožňující vybrat více hodnot Jedná se o speciální typ atributu sloužící k zobrazení dat určitého sloupce existujícího pohledu na kartě konkrétního typu obsahu. Pomocí specifikace webové stránky, seznamu (i externího), pohledu a konkrétního sloupce jsou v daném poli karty nabízeny hodnoty, které je možné vybrat jako multivýběr. 1) 2) Zobrazit sloupec definuje sloupec, ze kterého se berou hodnoty pro atribut na kartě Filtrovat podle sloupce tento sloupec definuje sloupec z použitého seznamu. Tento sloupec musí být vyplněn zároveň s Řídit podle sloupce Správa typů Dokumentů

11 3) Řídit podle sloupce tento sloupec musí být vyplněn zároveň s Filtrovat podle sloupce Zároveň je umožněna volba, aby po změně hodnot sloupce v odkazovaném seznamu se Obrázek 9: Parametry webového sloupce Filtrované hledání umožňující vybrat více hodnot automaticky aktualizovaly hodnoty na konkrétní kartě dokumentu: Automaticky nastavit hodnotu při změně v kontrolním sloupci DŮLEŽITÉ UPOZORNĚNÍ: Nelze zobrazovat data jiné Kolekce webu (nelze tedy odkazovat na položky jiné Site Collection). 5. Krok Uložení všech definovaných parametrů webového sloupce se provede tlačítkem OK. Nově vytvořený sloupec se přidá do stávající Galerie webu, a to do skupiny sloupců definované v kroku 3b. Obrázek 10: Příklad skupiny webových sloupců DŮLEŽITÉ UPOZORNĚNÍ: V rámci systému datapoint je možné vytvářet t atributy systému nebo atributy konkrétního typu obsahu Editace existujícího atributu V rámci systému datapoint je možné editovat atributy systému nebo atributy konkrétního typu obsahu. V případě editace webového sloupce přímo v Galerii Sloupec webu se změny promítnou do všech typů obsahu, které mají daný sloupec přiřazený. Pokud je editace provedena u atributu konkrétního typu obsahu, zůstane změna omezena pouze na konkrétní typ obsahu. Postup při editaci existujícího atributu systému datapoint dp» Domovská stránka» Akce webu» Nastavení webu» Sloupec webu» výběr požadovaného atributu pro editaci 1. Krok Viz Vytvoření nového atributu Krok 1 2. Krok Viz Vytvoření nového atributu Krok 2 3. Krok Z nabídky otevřeného okna Sloupec webu vyberte z patřičné skupiny (datapoint Sloupce úložiště dokumentů) požadovaný atribut a klikněte na něj 4. Krok V editačním formuláři Změnit sloupec webu změňte požadované parametry webového sloupce 5. Krok Provedené změny uložte pomocí tlačítka OK 2. Správa typů Dokumentů 11

12 2.1.3 Mazání atributu Smazání atributu představuje odstranění určitého typu informace ze všech, některých nebo jednoho typu dokumentu. Záleží na způsobu, jakým byl atribut založen: Vytvořen přímo pro primární web datapoint Vytvořen pro konkrétní nadřazený typ obsahu Vytvořen pro konkrétní typ obsahu DŮLEŽITÉ UPOZORNĚNÍ: Odstranění atributu znamená ztrátu informací i na již založených kartách dokumentů, nejen nově vytvářených. Vymazání atributu: a) Vymazání z webu: dp» Domovská stránka» Akce webu» Nastavení webu» Sloupec webu Otevřete konkrétní atribut postupem, který je popsán v kapitole Editace existujícího atributu, krok 1-4. Jako další krok použijte tlačítko Odstranit pro odebrání atributu z webu. Tato operace znamená vymazání atributů ze všech typů dokumentů systému dp, které ho používají. b) Vymazání z nadřazeného typu obsahu: dp» Domovská stránka» Akce webu» Nastavení webu» Typ obsahu webu Otevřete konkrétní typ dokumentu postupem, který je popsán v kapitole Editace existujícího typu obsahu. Pokud z tohoto typu dědí jiné typy obsahu, znamená to, že atributy budou vymazány i ze všech karet dokumentů určitého typu, který byl odvozen od tohoto typu dokument, tzn., že tento atribut byl původně zděděn. c) Vymazání z konkrétního typu obsahu: Postup je stejný jako v bodě b. Jediný rozdíl spočívá v tom, že atribut je odstraněn pro tento typ dokumentu a žádný jiný. 2.2 Typ obsahu (typ dokumentu) Systém datapoint slouží ke zpracování typů obsahu typů dokumentu. Procesní Administrátor vytváří typy dokumentů, se kterými budou uživatelé v aplikaci pracovat. Typy obsahu typy dokumentů jsou uváděny hierarchicky. Typy obsahů, které byly vytvořeny jako potomci některého ze stávajících typů dokumentu, zdědí z nadřazeného typu vlastnosti a zejména předdefinované webové sloupce (atributy), proto je nezbytné pečlivě uvážit, na kterou pozici v hierarchii typů dokumentů svůj nový typ umístíte Vytvoření nového typu obsahu Primární nastavení aplikace pracuje s následujícím typem dokumentu: Naskenovaný dokument To znamená, že všechny nově vytvořené typy dokumentů je nutno definovat jako podřízené typu obsahu Naskenovaný dokument. Postup při vytváření nového typu obsahu dp» Domovská stránka» Karty dokumentů» Položky» Přidat typ obsahu 1. Krok Správa typů Dokumentů

13 Z domovské stránky Domů aplikace datapoint vyberte z navigační nabídky Seznamy seznam Karty dokumentů. V ribonu Nástroje seznamu zvolte nabídku Položky a klikněte na příkaz Přidat typ obsahu Obrázek 11: Cesta pro vytvoření nového typu obsahu DŮLEŽITÉ UPOZORNĚNÍ: Založení typu obsahu jiným způsobem může způsobit jeho nesprávné chování v aplikaci datapoint. 2. Krok V okně Nový typ obsahu webu pro skenovaný dokument definujte obsah nového typu dokumentu: Název název typu dokumentu Popis text popisující předpokládaný účel typu dokumentu Nadřazený typ obsahu typ obsahu, ze kterého byl zděděn nový typ obsahu Sloupce typu obsahu nabídka všech dostupných (existujících) sloupců webu v aplikaci datapoint. Vyberte požadované sloupce (atributy nově vytvářeného typu obsahu) z nabídky Sloupce k dispozici a pomocí tlačítka Přidat je přesuňte do seznamu Sloupce k přidání. Obrázek 12: Definice nového typu obsahu 3. Krok Provedené změny se uloží pomocí tlačítka OK Nově vytvořený typ obsahu se se přidá do stávající Galerie typů obsahu webu. 2. Správa typů Dokumentů 13

14 Obrázek 13: Příklad detailu nově vytvořeného typu obsahu POZNÁMKA: Při zakládání nového typu obsahu webu lze použít již založené atributy systému datapoint (bez ohledu, ve kterém typu obsahu jsou použity) nebo standardní funkcionalita systému SharePoint umožňuje založit nové atributy pouze pro tento typ obsahu při vytváření nového typu obsahu viz obr. Obrázek 14: Přidání nového atributu pro konkrétní typ obsahu. Dále je také možné, kromě definice potřebných atributů, nastavovat i některé další vlastnosti. Součástí nového typu obsahu jsou i tzv. systémové atributy, které jsou automaticky přidány a jsou nezbytné pro správnou funkčnost systému více k systémovým atributům v samostatném dokumentu Aplikace datapoint: Funkční specifikace. Obrázek 14: Přidání nového atributu pro konkrétní typ obsahu DŮLEŽITÉ UPOZORNĚNÍ: Z důvodu správné funkčnosti aplikace datapoint je nutné nastavit v daném typu obsahu Upřesnění nastavení volbu Jen pro čtení na hodnotu Ne Editace existujícího typu obsahu Úprava atributů stávajícího typu obsahu se provádí přes nastavení webu. dp» Domovská stránka» Akce webu» Nastavení webu» Typy obsahu webu» datapoint Typy obsahů uložiště dokumentů Správa typů Dokumentů

15 Jedná se především o úpravu obsahu daného typu dokumentu, čímž se rozumí, jaké atributy bude obsahovat tedy nejen editace atributů daného typu obsahu, ale také přidání nových atributů (existujících v systému datapoint nebo vytvořených v rámci editace). Standardní SharePoint funkcionalita dále umožňuje některé další akce v rámci typu obsahu jako např. pořadí atributů, jejich povinnost či smazání daného typu obsahu. Postup při editaci existujícího typu obsahu dp» Domovská stránka» Akce webu» Nastavení webu» Typy obsahu webu» datapoint Typy obsahů uložiště dokumentů»výběr požadovaného typu obsahu» výběr atributu pro editaci 1. Krok Viz kapitola Vytvoření nového atributu Krok 1 2. Krok Z dostupné nabídky zvolte ze sekce Galerie možnost Typy obsahu webu. Obrázek 15: Seznam typů obsahů webu 3. Krok Z nabídky otevřeného okna Typy obsahu webu vyberte požadovaný obsah webu, u něhož chcete změnit některý z atributů, ze skupiny datapoint Typy obsahů úložiště dokumentů. 4. Krok a) Editace přiřazených atributů Z nabídky otevřeného okna vybraného typu obsahu zvolte atribut, který budete upravovat a klikněte na něj (viz Obrázek 17: Příklad způsobu editace konkrétního atributu určitého typu obsahu). V editačním formuláři Změnit sloupec typu Obrázek 16: Skupiny obsahů webu - datapoint Typy obsahů úložiště dokumentů 2. Správa typů Dokumentů 15

16 obsahu klikněte na link Upravit sloupec webu pro možnost změny požadovaných parametrů webového sloupce Upravte požadované parametry. Obrázek 17: Příklad způsobu editace konkrétního atributu určitého typu obsahu Obrázek 18: Příklad způsobu editace konkrétního atributu určitého typu obsahu pokračování b) Přidání atributu existujícího v systému Z nabídky otevřeného okna vybraného typu obsahu zvolte možnost Přidat ze stávajících sloupců webu a přidejte požadovaný atribut. Obrázek 19: Příklad způsobu přidání založeného atributu k určitému typu obsahu c) Vytvoření a přidání nového atributu Z nabídky otevřeného okna vybraného typu obsahu zvolte atribut, který budete upravovat a zvolte možnost Přidat z nového sloupce webu a založte požadovaný atribut, který bude automaticky přidán k danému typu obsahu Správa typů Dokumentů

17 5. Krok Provedené změny se uloží pomocí tlačítka OK Obrázek 20: Příklad způsobu vytvoření nového atributu a přidání k požadovanému typu obsahu POZNÁMKA: V případě přidání webového sloupce k požadovanému typu obsahu, se daný atribut automaticky zobrazí na příslušných kartách dokumentu. Pokud je požadováno omezení možnosti jeho editace, pak je nezbytné nastavit toto právo pro konkrétní uživatele nebo skupiny v konfiguračním seznamu Oprávnění editovat atribut. Pokud je přidán k typu obsahu nový atribut, je možné rozhodnout, zda má být tento atribut přidán také ke všem typům obsahu, které jsou podřízené (dědí vlastnosti) aktuálně upravovanému typu obsahu. 2. Správa typů Dokumentů 17

18 3. KONFIGURAČNÍ SEZNAMY Pro potřeby správy parametrů aplikace byl vytvořen speciální web s názvem Admin. Cesta k webu Admin: a) Lze na něj přejít z nabídky Akce webu na Domovské stránce: dp» Domovská stránka» Akce webu» datapoint nastavení Obrázek 21: Přístup na web Admin pomocí nabídky Akce webu b) Lze na něj přejít z navigační nabídky v levé části Domovské stránky: dp» Domovská stránka» Veškerý obsah webu» Weby a pracovní prostory Obrázek 22: Přístup na web Admin přes "Veškerý obsah webu" POZNÁMKA: Web Admin je přístupný i běžným uživatelům s právy pouze ke čtení Konfigurační seznamy

19 Admin web obsahuje konfigurační seznamy, na jejichž základě se nastavuje systém datapoint z hlediska chování jednotlivých typů dokumentů a individuálních oprávnění pro práci s dokumenty. Přehled konfiguračních seznamů 1. Povolené typy dokumentů 2. Procesní administrátor 3. Práva na dokument 4. Povinné atributy 5. Oprávnění editovat atribut 6. Koncové stavy 7. Povolené stavy 8. Předdefinované hodnoty 9. Makrotlačítka 10. Mapování typů obsahů 11. Šablony notifikací 12. Notifikace uživatelské výjimky 13. Notifikace - seskupení 14. Kontrola duplicitních dokumentů Položky konfiguračních seznamů na základě svých parametrů definují chování jednotlivých karet dokumentů. Postup pro definování nové položky, včetně jejích úprav, je pro všechny konfigurační položky stejný Použití jednotlivých seznamů a parametry jejich položek jsou pak popsány v následujících podkapitolách. (parametr Uživatel nebo skupina může obsahovat více hodnot). Postup při přidání nové položky konfiguračního seznamu Admin web» Seznamy 1. Krok Z navigační nabídky Seznamy na webu Admin vyberte požadovaný konfigurační seznam 2. Krok Obrázek 23: Web Admin - konfigurační seznamy Ve zvoleném seznamu vyberte v menu Nástroje seznamu nabídku Položky a zvolte možnost Nová položka. Další možností je přidání nové položky pomocí odkazu Přidat novou položku. 3. Konfigurační seznamy 19

20 Otevře se editační okno pro nastavení parametrů daného konfiguračního seznamu. Obrázek 24: Vytvoření nové položky na příkladu konfiguračního seznamu "Práva na dokument" 3. Krok Po nastavení požadovaných parametrů potvrďte tlačítkem Uložit POZNÁMKA: Význam požadovaných hodnot pro konkrétní seznamy bude upřesněn v podkapitolách níže v rámci popisu jednotlivých seznamů a jejich použití Postup při editaci existující položky konfiguračního seznamu Admin web» Seznamy 1. Krok Viz Krok 1 při přidání nové položky konfiguračního seznamu 2. Krok Vyberte požadovanou položku ve zvoleném konfiguračním seznamu a klikněte na ikonu editačního formuláře u zvoleného záznamu. Obrázek 25: Ukázka editace položku zvoleného seznamu "Šablony notifikací" 3. Krok V případě editace položky změňte požadované hodnoty a potvrďte tlačítkem Uložit (viz obrázek. 1a). V případě smazání záznamu zvolte Odstranit položku (viz obrázek. 1b) uvnitř editačního okna a potvrďte akci v zobrazeném dotazu Konfigurační seznamy

21 Obrázek 26: Příklad Editačního formuláře položky "Smlouva" konfiguračního seznamu "Šablony notifikací" POZNÁMKA: V aplikaci datapoint lze definovat jednotlivé konfigurační seznamy pro jednotlivé uživatele v adresáři Active Directory, pro skupiny služby Active Directory i pro skupiny systému SharePoint. 3.1 Procesní administrátor Tento seznam může obsahovat pouze jednu funkční položku, a to osobu nebo skupiny zastávající roli procesního administrátora aplikace. Procesní administrátor, který především spravuje aplikaci po konfigurační stránce, má z pohledu karet dokumentů následující význam: je přiřazen automaticky jako vlastník dokumentů v případech, kdy není v konfiguračním seznamu Práva na dokument (viz kapitola Práva na dokument) definován explicitní vlastník daného typu obsahu a stavu. Toto implicitní přiřazení je nezbytné a zajišťuje, že každý dokument bude vždy mít platného vlastníka. Definice položky: a) Vlastník definuje uživatelské jméno nebo skupinu služby AD nebo systému Obrázek 27: Editační formulář nové položky Procesní administrátor" POZNÁMKA: Seznam povoluje založení více položek, ale jako validní se vždy vyhodnotí první v pořadí. SharePoint pro roli procesního administrátora. 3.2 Povolené typy dokumentů V tomto seznamu se definují osoby nebo skupiny pro konkrétní typ obsahu (typy dokumentů), který budou mít tito uživatelé systému k dispozici v rozevíracím 3. Konfigurační seznamy 21

22 seznamu Typ obsahu datapoint na kartě dokumentu. To znamená, že budou mít možnost změnit typ obsahu konkrétní karty dokumentu nebo zvolit určitý typ obsahu při pořízení nové položky Karty dokumentů - Nová položka Definice položky: a) Uživatel nebo skupina definuje uživatelské jméno nebo skupinu služby AD nebo systému SharePoint, pro které bude na kartě dokumentu k dispozici požadovaný typ obsahu na kartě dokumentu. b) Typ obsahu datapoint - rozevírací seznam; seznam existujících typů obsahu definovaných v systému datapoint. Správce vybere typ obsahu, na který bude Obrázek 28: Editační formulář nové položky Povolené typy dokumentů" aplikováno pravidlo. U existujících karet dokumentů platí, že změna typu obsahu i přes definování tohoto oprávnění je možná pouze za předpokladu, že uživatel má práva k úpravám daného dokumentu, tzn. je jeho vlastníkem nebo editorem. TIP: Pokud chcete nabízet určitý typ obsahu (dokumentu) všem uživatelům bez omezení, definujte pouze pole Typ obsahu datapoint a pole Uživatel nebo skupina ponechte prázdné. Obrázek 29: Rozevírací seznam karty dokumentu Typ obsahu datapoint" DŮLEŽITÉ UPOZORNĚNÍ: V případě, že vytvoříte nový typ obsahu a definujete pro něj pravidlo povolené typy dokumentů, je nutné také definovat pravidlo povolené stavy viz kapitola Povolené stavy, aby byl uživatel schopen pořídit novou položku povoleného typu obsahu nebo editovat kartu dokumentu tohoto typu. V případě editace karty se uživateli sice karta dokumentu obrazí, ale uživatel nemá možnost provést žádnou akci na kartě. Obrázek 30: Chybová hláška pro uživatele v případě, že mají nastavené právo na typ obsahu, ale nebyly nastaveny stavy pro tento typ obsahu Konfigurační seznamy

23 3.3 Povolené stavy V tomto seznamu jsou definovány osoby nebo skupiny pro konkrétní stav požadovaného typu dokumentu, který se bude těmto uživatelům systému nabízet na kartě dokumentu v rozevíracím seznamu Stav. To znamená, že budou mít možnost změnit stav existující karty dokumentu nebo zvolit určitý stav pro typ obsahu při pořízení nové položky Karty dokumentů - Nová položka. U existujících karet dokumentů platí, že změnu stavu i přes definování tohoto oprávnění, je možná pouze za předpokladu, že uživatel má práva k úpravám daného dokumentu, tzn. je jeho vlastníkem nebo editorem. Definice položky: a) Stav - rozevírací seznam; je možné vybrat konkrétní stav, pro který se bude pravidlo aplikovat. b) Typ obsahu datapoint - rozevírací seznam; seznam existujících typů obsahu definovaných v systému datapoint. Správce vybere typ obsahu, na který bude aplikováno pravidlo. c) Uživatel nebo skupina definuje uživatelské jméno nebo skupinu služby AD nebo systému SharePoint, pro které bude na kartě dokumentu k dispozici požadovaný stav daného typu obsahu. Obrázek 31: Editační formulář nové položky Povolené stavy POZNÁMKA: Obrázek 32: Rozevírací seznam karty dokumentu "Stav" Jednotlivé typy obsahů mohou procházet různými stavy. Uživatelé mohou mít k dispozici rozdílný rozsah stavů ro stejný typ obsahu. TIP: Pokud chcete nabízet určitý stav pro konkrétní typ obsahu (dokumentu) všem uživatelům bez omezení, pole Uživatel nebo skupina ponechte prázdné. 3.4 Koncové stavy Stavy definované v tomto seznamu se považují za koncové stavy. Primárně je za koncový stav považován Archiv. Pro koncový stav platí následující pravidla: a) Při uložení dokumentu do některého ze stavů uvedených v seznamu Koncové stavy je provedena kontrola povinných atributů. Pokud existuje povinný 3. Konfigurační seznamy 23

24 atribut s nevyplněnou hodnotou, zabrání aplikace přechodu dokumentu do koncového stavu. b) Při zobrazení dokumentu v koncovém stavu lze atributy pouze číst. To platí i pro uživatele s oprávněními k editaci. c) Pro koncové stavy se neodesílají uživatelům notifikace. Definice položky: Obrázek 33. Editační formulář nové položky Povolené stavy a) Stav - rozevírací seznam; je možné vybrat konkrétní stav, pro který se bude pravidlo aplikovat. POZNÁMKA: Přidání / změna stavu jako koncového vyžaduje ruční úpravy pohledů pro filtrování dokumentů na základě archivního nebo aktivního stavu dokumentu bude nutno upravit ručně. 3.5 Povinné atributy V tomto seznamu se definují atributy, které jsou pro určitý typ dokumentu a příslušný stav povinné. Pokud uživatel ukládá dokument do konkrétního stavu, musí mít tento atribut definovanou hodnotu, jinak nepovolí formulář pro zpracování atributů uložení dokumentu v daném stavu. Povinné atributy definované pro jakýkoliv stav musí být vždy vyplněny při pokusu o uložení do koncového stavu. Když uživatel nastaví dokument do stavu Archiv, který je považován jako koncový, nebo do některého ze stavů, které byly označeny jako koncové v seznamu Koncové stavy (viz kapitola Koncové stavy), nepovolí formulář pro zpracování atributů uložení dokumentu do tohoto stavu, dokud nejsou povinné atributy vyplněny. Definice položky: a) Typ obsahu datapoint - rozevírací seznam; seznam existujících typů obsahu definovaných v systému datapoint. Správce vybere typ obsahu, na který bude aplikováno pravidlo. b) Atribut textové pole pro vložení názvu atributu. Název atributu je nutné zadat ve formátu technického názvu s prefixem AU_(atribut úložiště), který byl zadán při vytváření atributu (viz kapitola Vytvoření nového atributu). Pokud není atribut zadán v tomto formátu, při pokusu o uložení se zobrazí chybová hláška s nabídkou všech atributů (technické názvy) definované pro daný typ obsahu. c) Stav rozevírací seznam; seznam existujících stavů v systému datapoint. Definuje konkrétní stav, pro který se bude pravidlo aplikovat. Obrázek 34: Editační formulář nové položky Povinné atributy Obrázek 35: Příklad hlášky v případě zadání názvu atributu v jiném formátu než technickém DŮLEŽITÉ UPOZORNĚNÍ: V případě skenovaní pokud se naskenovaný dokument ukládá do prostředí úložiště jako typ obsahu Naskenovaný dokument, bude výsledek ověření povinných atributů vždy negativní. Je to z důvodu, že se nejedná o plně identifikovaný typ dokumentu a usuzuje se, že se s Naskenovaným dokumentem bude dále pracovat. Dokument tedy nelze automaticky uložit ve stavu Archiv (v koncovém stavu), ale vždy jen ve stavu Zpracování. POZNÁMKA: V případě skenování dokumentů probíhá ověření vyplnění povinných atributů při prvním automatickém přenosu dokumentu do prostředí úložiště. Jestliže byly všechny atributy vyplněny již při skenování (systém OpenAPI), bude dokument uložen přímo ve stavu Archiv Konfigurační seznamy TIP: Pokud požadujete povinnost atributu při uložení, nikoliv při přepnutí (uložení) do jiného stavu, využijte

25 3.6 Práva na dokument Tento seznam umožňuje pro každou kombinaci typu a stavu dokumentu definovat osobu nebo skupinu a přiřadit jim různé typy oprávnění pro práci s dokumenty. Definice položky: a) Typ obsahu datapoint - rozevírací seznam; seznam existujících typů obsahu definovaných v systému datapoint. Správce vybere typ obsahu, na který bude aplikováno pravidlo b) Stav rozevírací seznam; seznam existujících stavů v systému datapoint. Definuje konkrétní stav, pro který se bude pravidlo aplikovat. c) Podmínky definuje okolnosti, za kterých se pravidlo aplikuje. Tímto způsobem se omezuje Obrázek 36: Editační formulář nové položky Práva na dokument platnost požadovaného výběru kombinace typu a stavu. Postup definice podmínky: 1. Krok Vybere z rozevíracího seznamu atribut, jehož hodnota bude porovnávána 2. Krok Zvolte způsob porovnání (větší, menší, rovná se, nerovná se a podobně) 3. Krok Zadejte hodnotu, se kterou se hodnota atributu porovnává. 4. Krok Pokud chcete zvolené hodnoty vymazat, použijte ikonku Zrušit úpravy v položce 5. Krok Podmínku potvrďte ikonou Přidat položku. 6. Krok Vymazání nebo editace již vytvořené podmínky se provede pomoci grafických ikon Upravit položku položku., nebo Odstranit Pro jednu konkrétní platnost oprávnění je možné definovat více podmínek. Při definování druhé a následné podmínky je dodržovat obecná pravidla syntaxe definování podmínek: nutné zadat logický operátor ( a nebo nebo ), kterým jsou podmínky vzájemně spojovány. Platí zde obvyklé matematické zákony, tedy součin (A / AND) má přednost před součtem (NEBO / OR). Používání logických závorek, které se přidají ikonami Závorka POZNÁMKA: Grafické funkční ikony jsou k dispozici vlevo před rozevíracím seznamem atributů. Vždy jsou nabízeny ikony dle dostupné akce (př. Ikona pro smazání není dostupná v případě definování nové podmínky atd.) d) Editor Možnosti uživatelské rozevíracího jméno; uživatel seznamu nebo jsou skupina závislé uživatelů na zvoleném s oprávněním typu obsahu editovat kartu dokumentu, i když není vlastníkem. V případě, že pro určitý typ dokumentu a stav není definována žádná položka, považuje se za editora dokumentu Tato procesní logika je použita administrátor ve více definovaný konfiguračních v seznamu seznamech Procesní aplikace administrátor datapoint. (viz kapitola Procesní administrátor). e) Čtenář - uživatel nebo skupina uživatelů s oprávněním zobrazit dokument a jeho atributy bez možnosti editace. TIP: Změny provedené Pokud v tomto chcete seznamu změnit jsou pořadí uplatňovány přidaných také podmínek na stávající nadefinovaných dokumenty. v Administrátoři rámci jedné položky mohou konfiguračního sledovat průběh operace (ukládání změn) ve sloupci Průběh přímo v tomto seznamu. seznamu, použijte grafických ikon šipek Nahoru/Dolů vpravo v sekci Podmínky 3. Konfigurační seznamy 25

26 Obrázek 37: Informace o stavu ukládání změn prováděných v seznamu "Práva na dokument" Pozor V případě změny login name v AD nebo přímo v prostředí ShP dochází k duplicitám loginů a tudíž problémům s dostupností karet dokumentů pro daného uživatele NEMAZAT UŽIVATELE. V případě smazání uživatele v AD a jeho znovuvytvoření dochází k chybám systému, jejichž odstranění bude v režii zákazníka. DŮLEŽITÉ UPOZORNĚNÍ: Pro každou možnou kombinaci typu dokumentu a stavu se předpokládá v seznamu Práva na dokument pouze jedna položka. Bude-li definováno více položek, aplikace se zachová následovně: a) pro nové karty dokumentů se budou nastavovat všechna uvedená práva korektně (uplatní se všechny položky seznamu). b) pro stávající karty dokumentů se uloží jen práva z poslední přidané, nebo editované položky. POZNÁMKA: Před opakovanou změnou práv nad stejným typem a stavem dokumentu, je nutné počkat, až předchozí operace bude úspěšně dokončena (status Dokončeno ve sloupci Průběh). Dokončení uložení změn v tomto seznamu může při velkém počtu dokumentů (od deseti tisíc výše) trvat velmi dlouho, a proto je tato operace prováděna asynchronně (uživatelé mohou během provádění změn pokračovat v práci s aplikací). TIP: Pokud chcete nabízet určitý stav pro konkrétní typ obsahu (dokumentu) všem uživatelům bez omezení, pole Uživatel nebo skupina ponechte prázdné Konfigurační seznamy

27 3.7 Oprávnění editovat atribut Tento seznam definuje, které atributy smí určitý uživatel nebo skupina uživatelů editovat na kartách dokumentu požadovaného typu obsahu v určitém stavu. V koncových stavech jsou tyto definice ignorovány, neboť atributy dokumentů v koncovém stavu je možné pouze číst. Definice položky: a) Uživatel nebo skupina definuje, uživatelské jméno nebo skupinu služby AD nebo systému SharePoint, kterým bude umožněno editovat atribut. b) Typ obsahu datapoint - rozevírací seznam; seznam existujících typů obsahu definovaných v systému datapoint. Správce vybere typ obsahu, jehož atribut má být editován. c) Atribut textové pole pro vložení názvu atributu, Obrázek 38: Editační formulář nové položky Práva na dokument který je předmětem editace. Název atributu je nutné zadat ve formátu technického názvu s prefixem AU_(atribut úložiště), který byl zadán při vytváření atributu (viz kapitola Vytvoření nového atributu). Pokud není atribut zadán v tomto formátu, při pokusu o uložení se zobrazí chybová hláška s nabídkou všech atributů (technické názvy) definované pro daný typ obsahu d) Stav rozevírací seznam; seznam existujících stavů v systému datapoint. Definuje konkrétní stav typu dokumentu, ve kterém bude povolena editace atributu. e) Uživatelé nebo skupiny parametricky umožňuje zadat uživatelské jméno nebo skupinu služby AD nebo systému SharePoint pomocí textu nebo tokenů. Při použití tokenu odkazující na název atributu se uživatel hledá jako hodnota zadaná v atributu. Pokud obsahuje více uživatelů (skupin), tak právo mají všichni uživatelé (skupiny) uvedení v atributu. Jednotliví uživatelé nebo skupiny předpokládají v řetězci oddělení znaky ; (středník) nebo \ (obrácené lomítko) nebo lze oddělovat enterem: 1) příklad 1: domena\user1;domena\user2; 2) příklad 2: {DP:Editor:LoginName};domena\group1 Následující tabulka popisuje tokeny, které lze využít v poli Uživatelé nebo skupiny parametricky Tokeny {DP:Author} {DP:ProcessAdmin} {DPFieldName:Interní název atributu} {DP:Editor} Popis Autor konkrétní karty Procesní administrátor Název atributu, ve kterém je uložený uživatel Uživatel, který naposledy upravil kartu (předchozí vlastník) TIP: Pokud chcete umožnit editaci požadovaného atributu pro určitý stav konkrétního typu obsahu (dokumentu) všem uživatelům bez omezení, ponechte pole Uživatel nebo skupina prázdné. Na kartě dokumentu vidí uživatel atributy, pokud má příslušné právo na dokument (je vlastníkem, editorem nebo čtenářem) následovně: 3. Konfigurační seznamy 27

28 a) atributy, které lze editovat jsou zobrazeny na bílém pozadí b) atributy, které nelze editovat, se na kartě dokumentu zobrazí na šedém pozadí. 3.8 Kontrola duplicitních dokumentů Obrázek 39:Atributy karty dokumentu v závislosti na nastaveném oprávnění Tento seznam umožňuje nastavit kontroly pro požadované atributy konkrétních typů obsahu v určitém stavu. Při pokusu o uložení skenovaného dokumentu proběhne kontrola duplicit daných atributů, tedy kontrola jejich jedinečnosti, a v případě kladného vyhodnocení tedy duplicitní výskyt nedojde k uložení dokumentu do systému. Aby byl nový dokument označen jako duplicitní, musí být nalezeny duplicitní hodnoty všech definovaných atributů. Tato kontrola nepodporuje Case Sensitive. V případě duplicitního výskytu hodnoty kontrolovaného atributu: a) Pokud se jedná o manuální založení nové karty, karta dokumentu se neuloží. b) Pokud se jedná o vytvoření karty dokumentu na základě skenovaní dokumentu, odešle se ová zpráva za předpokladu, že je vyplněna ová adresa. Text ové zprávy, včetně předmětu a skupiny, je součástí definice kontroly duplicity (tohoto seznamu). DŮLEŽITÉ UPOZORNĚNÍ: Kontrola duplicit v případě skenovaného dokumentu probíhá pouze při vytěžování informací z čárových kódů dokumentů. Definice položky: a) Nadpis textové pole; název, který slouží jako identifikátor v konfiguračním seznamu. b) Typ obsahu datapoint - rozevírací seznam; seznam existujících typů obsahu definovaných v systému datapoint. Správce vybere typ obsahu, na který bude aplikováno pravidlo. c) Stav rozevírací seznam; seznam existujících stavů v systému datapoint. Definuje konkrétní stav, pro který se bude pravidlo aplikovat Obrázek 40: Editační formulář nové položky Kontrola duplicitních dokumentů Konfigurační seznamy

29 d) Atribut textové pole pro vložení názvu atributu, který je předmětem kontroly duplicitního výskytu. Požadovaný formát atributů je: AU_PrvniAtribut;AU_DruhyAtribut;AU_TretiAtribut Tedy všechny atributy se zadávají s technickým názvem a oddělují se středníkem bez mezer. Název atributu je nutné zadat ve formátu technického názvu s prefixem AU_(atribut úložiště), který byl zadán při vytváření atributu (viz kapitola Vytvoření nového atributu). Pokud není atribut zadán v tomto formátu, při pokusu o uložení se zobrazí chybová hláška s nabídkou všech atributů (technické názvy) definované pro daný typ obsahu. e) ová adresa ová adresa, na kterou se má poslat oznámení v případě neuložení skenovaného dokumentu do systému f) Předmět textové pole; definuje předmět u g) Šablona zprávy text oznámení h) Poslat dokument. checkbox, slouží k využití možnosti připojení importovaného (duplicitního) dokumentu v případě skenování dokumentu i) Aktivní checkbox, definuje, zda je kontrola aktivní a má proběhnout Konec ové zprávy nebo informativního hlášení při zakládání karty dokumentu, bude vždy obsahovat doplňující informace v následující podobě: Kartu nelze uložit z důvodu výskytu duplicitních hodnot v systému. Duplicitní dokument - <název dokumentu>: duplicitní hodnota - <hodnota atributu> v poli <název atributu> Obrázek 41: Příklad informativní hlášky na duplicitní hodnoty POZNÁMKA: Při vyplňování Předmětu a šablony zprávy je možno použít takzvaných tokenů. Více o tokenech dále v kapitole: Tokeny. 3.9 Mapování typů obsahu Správce má možnost v rámci mapování typu obsahu zadat požadované kódy jednotlivých typů obsahu, na jejichž základě bude aplikace datapoint rozpoznávat typy naskenovaných dokumentů, a tím bude podpořena správná identifikace ukládání naskenovaného dokumentu při jho ukládání do systému datapoint. 3. Konfigurační seznamy 29

30 Kód dokumentu může být složen ze znaků libovolného charakteru žádoucí je, aby byl co nejjednodušší. Důvodem je jednoznačná a snadná identifikace daného typu dokumentu. Jako ukázku důvodu použití můžeme uvést situaci, kdy je například název typu dokumentu v systému nakonfigurován s diakritickými znaménky, která nejsou součástí kódovacího jazyka. V tomto případě při ukládání typu dokumentu dochází ke komplikacím dokument není aplikací jednoznačně rozpoznán, protože multifunkční zařízení nebyla schopna zadat správný název. Na základě tohoto kódu rozpozná aplikace datapoint typ dokumentu, převede na správný název typu obsahu a uloží. Definice položky: Obrázek 42: Editační formulář nové položky Mapování typů obsahu a) Typ obsahu datapoint - rozevírací seznam; seznam existujících typů obsahu definovaných v systému datapoint. Správce vybere typ obsahu, na který bude aplikováno pravidlo. b) Kód textové pole; identifikátor názvu skenovaného dokumentu. DŮLEŽITÉ UPOZORNĚNÍ: Následujícím krokem po nastavení položky v konfiguračním seznamu musí být nastavení požadovaného kódu pro určitý typ dokumentu na multifunkčním zařízení, které provádí technik, jinak mapování neproběhne Předdefinované hodnoty (pouze ve verzi Enterprise) Ve verzi Standard není možno tuto funkcionalitu využívat (systém ignoruje uživatelská nastavení). Tento seznam určuje, které atributy požadovaného typu obsahu v určitém stavu budou obsahovat na kartách dokumentů výchozí hodnoty, a zároveň definuje jejich hodnotu. Předdefinované hodnoty je možné definovat různými způsoby: a) hodnota je vždy použita nezávisle na hodnotách ostatních atributů karty dokumentu. b) Použití hodnoty je vázáno na kladné vyhodnocení definované podmínky pro ostatní atributy karty. Definice položky: a) Typ obsahu datapoint - rozevírací seznam; seznam existujících typů obsahu definovaných v systému datapoint. Správce vybere typ obsahu, na který bude aplikováno pravidlo kontroly. Obrázek 43: Editační formulář nové položky Předdefinované hodnoty b) Atribut rozevírací seznam; možnosti hodnot jsou závislé na zvoleném typu obsahu. c) Stav rozevírací seznam; seznam existujících stavů v systému datapoint. Definuje konkrétní stav, ve které se bude kontrola provádět. d) Přepisovat hodnoty atributů checkbox; určuje, zda má být předdefinovaná hodnota použita v případě, že daný atribut neobsahuje žádnou hodnotu (je prázdný), anebo zda má být aplikována vždy (tzn., že aktuální hodnota atributu bude přepsána). Pro volbu přepisování zatrhněte checkbox Konfigurační seznamy

31 e) Podmínky sekce definuje podmínky, jejichž splněním je podmíněno použití předdefinované hodnoty. Nejsou-li žádné podmínky definovány, předdefinovaná hodnota se použije vždy (samozřejmě i v tomto případě se bere v úvahu aktuální nastavení pole Přepisovat hodnoty atributů). Systém automaticky vyhodnocuje podmínky pro předdefinované hodnoty vždy při přepnutí dokumentu do příslušného stavu. K tomu může dojít při úvodním načtení dokumentu nebo při změně stavu v editačním formuláři karty dokumentu. Při změně stavu v uživatelském rozhraní dojde k okamžitému vyhodnocení předdefinovaných hodnot nového stavu, případně nastavení hodnot atributů pokud jsou splněny dané podmínky předdefinovaných hodnot. Při vyhodnocování podmínek se berou v úvahu hodnoty atributů z formuláře. Postup definice podmínky: Všechny kroky jsou totožné s kroky pro definování podmínky popsanými v kapitole Práva na dokument Pro jednu předdefinovanou hodnotu je možné definovat více podmínek. Při definování druhé a následné podmínky je dodržovat obecná pravidla syntaxe definování podmínek: 1) 2) nutné zadat logický operátor ( a nebo nebo ), kterým jsou podmínky vzájemně spojovány. Platí zde obvyklé matematické zákony, tedy součin (A / AND) má přednost před součtem (NEBO / OR). Používání logických závorek, které se přidají ikonami Závorka. DŮLEŽITÉ UPOZORNĚNÍ: Při vyhodnocování hodnot se neberou v úvahu hodnoty nastavené v důsledku použití předchozích předdefinovaných hodnot. Tzn., že pokud je například nadefinovaná hodnota pro atribut Projekt a následně je pole Projekt používáno v podmínce pro nastavení atribut Vlastník, tak při vyhodnocování podmínek pro pole Vlastník se uplatní vždy aktuální hodnota v tomto poli (tedy i ta, která byla uplatněna následnou změnou původní předdefinované hodnoty pro Projekt). POZNÁMKA: Grafické funkční ikony jsou k dispozici vlevo před rozevíracím seznamem atributů. Vždy jsou nabízeny ikony dle dostupné akce (př. Ikona pro smazání není dostupná v případě definování nové podmínky atd.) Možnosti rozevíracího seznamu jsou závislé na zvoleném typu obsahu Tato logika je použita ve více konfiguračních seznamech aplikace datapoint. TIP: Pokud chcete změnit pořadí přidaných podmínek nadefinovaných v rámci jedné položky konfiguračního seznamu, použijte grafických ikon šipek Nahoru/Dolů vpravo v sekci Podmínky f) Pořadí textové pole; je-li pro jednu kombinaci typu dokumentu, stavu a atributu definováno více položek předdefinovaných hodnot, budou aplikovány v pořadí definovaném touto hodnotou. Znamená to, že jako první se vyhodnotí podmínky pro předdefinovanou hodnotu s nejnižším číslem. Pokud je tato podmínka vyhodnocena jako platná (pravda / true), je předdefinovaná hodnota dosazena do atributu a další podmínky pro stejnou kombinaci typu, stavu a atributu se již nevyhodnocují. Pokud je podmínka vyhodnocená jako neplatná (nepravda / false), pokračuje se s následující hodnotou, a to až do okamžiku, kdy je nějaká podmínka vyhodnocena jako platná, nebo jsou vyčerpány všechny předdefinované hodnoty pro danou kombinaci typu, stavu a atributu Makro tlačítka (pouze ve verzi Enterprise) 3. Konfigurační seznamy 31

32 Ve verzi Standard není možno tuto funkcionalitu využívat (systém ignoruje uživatelská nastavení) Tento seznam umožňuje definovat tlačítka, která se mají použít na kartě požadovaného typu obsahu a stavu. Toto makrotlačítko slouží na kartě dokumentu k automatickému předvyplňování hodnot požadovaných polí. Tlačítka pak mohou používat všichni uživatelé, kteří mají práva editace k příslušnému typu obsahu a stavu. Definice položky: a) Typ obsahu datapoint - rozevírací seznam; seznam existujících typů obsahu definovaných v systému datapoint. Správce vybere typ obsahu, pro který se má makro tlačítko použít. b) Stav rozevírací seznam; seznam existujících stavů v systému datapoint. Definuje konkrétní stav typu dokumentu, ve kterém se bude makro tlačítko nabízet. c) Název tlačítka textové pole; název, který slouží jako identifikátor v konfiguračním seznamu. d) Hodnoty sloupců tato sekce slouží k definici Obrázek 44: Editační formulář nové položky Makrotlačítka vlastních hodnot pro konkrétní atributy. Pro konkrétní typ obsahu a stav lze definovat více vkládaných hodnot do různých sloupců pro jedno makro tlačítko. 1) 2) Sloupec - všechny sloupce zvoleného typu obsahu Hodnota textové pole pro zadání vlastní hodnoty pro definované makro tlačítko. Některé hodnoty vyžadují určitý formát zápisu, viz následující tabulka. Typ hodnoty Datum Číslo Checkbox Proměnná Formát : :45:12 0:00 dnešní datum 16:45 dnešní datum 16 hodin, 45 minut 16:45:12 dnešní datum 16 hodin, 45 minut, 12 sekund ,5-1560,5 1 zaškrtnuto 0 nezaškrtnuto [Já] bude při stisku tlačítka nahrazeno jménem uživatel, který je momentálně přihlášen [Dnes] bude při stisku tlačítka nahrazeno aktuálním dnem Standardní tokeny (např.: {DP:Author}, {DP:Editor}) POZNÁMKA: Každý sloupec lze použít pouze jednou. V případě opakovaného použití lze sice do definice Hodnot sloupců přidat, ale objeví se grafický symbol varování. Při uložení položky makrotlačítka se zobrazí informující hláška a k uložení nedojde. Postup definice hodnot: 1. Krok Vybere z rozevíracího seznamu Sloupec atribut, do kterého má být vkládána vlastní hodnota 2. Krok Vložte do textového pole Hodnota požadovanou hodnotu, která bude vkládána Konfigurační seznamy

33 3. Krok Pokud chcete vepsané hodnoty vymazat, použijte ikonku Zrušit úpravy v položce 4. Krok Podmínku potvrďte ikonou Přidat položku. 5. Krok Vymazání nebo editace již vytvořené podmínky se provede pomoci grafických ikon Upravit položku položku., nebo Odstranit e) Přepisovat hodnoty atributů checkbox; určuje, zda má být předdefinovaná hodnota použita v případě, že daný atribut neobsahuje žádnou hodnotu (je prázdný), anebo zda má být aplikována vždy (tzn., že aktuální hodnota atributu bude přepsána). Pro volbu přepisování zatrhněte checkbox. f) Uložit checkbox; definuje, zda se karta dokumentu po použití makro tlačítka má uložit a uzavřít. g) Typ tlačítka rozevírací seznam; určuje, zda nahradit stávající tlačítka OK / Uložit nebo Storno, anebo je dalším tlačítkem na kartě dokumentu (volba Standardní). Tato makrotlačítka jsou pak v uživatelské rozhraní zobrazena vedle standardních tlačítek OK / Uložit a Storno. h) Klientský skript textové pole; umožňuje vložit skript, který se vykoná ihned po stisknutí tlačítka. TIP: Je-li makro tlačítko vytvářeno jen za účelem spuštění skriptu, a nebude nastavovat či ukládat hodnoty sloupců, doporučuje se vložit na konec skriptu kód: return false;, který předejde zbytečné komunikaci se serverem. i) Barva textu textové pole; umožňuje obarvit text na požadovanou barvu. Barva se zadává ve formátu #001122, kde každé 2 stejné číslice dávají dohromady jednu složku RGB a každá číslice je hexadecimální (tzn. 0,1,,9,A,B,,F). Pro nalezení požadované barvy je možné použít takzvaný color picker. Jsou snadno dohledatelné na internetu. j) Barva pozadí textové pole; slouží k obarvení tlačítka a ne jeho textu. Platí stejná pravidla použití jako u pole Barva textu. k) Uživatelé nebo skupiny definuje uživatelské jméno nebo skupinu služby AD nebo systému SharePoint, kterým se bude makro tlačítko zobrazovat. l) Pořadí textové pole; určuje, v jakém pořadí se budou tlačítka zobrazovat na editačním formuláři ve směru zleva doprava (tlačítko s nejnižším číslem bude zobrazeno zcela vlevo). TIP: Pokud chcete zpřístupnit makro tlačítko pro daný typ obsahu v určitém stavu všem bez omezení, ponechte pole Uživatelé nebo skupiny prázdné. Obrázek 45: Příklad uživatelského rozhraní obarvených makrotlačítek 3. Konfigurační seznamy 33

34 Obrázek 46: Příklad nadefinovaného tlačítka Obrázek 47: Příklad uživatelského rozhraní s přístupným makro tlačítka Konfigurační seznamy

35 Obrázek 48: Příklad použití makro tlačítka 3.12 Pokročilý notifikační systém (pouze ve verzi Enterprise) Aplikace dp používá standardní notifikační systém platformy ShP, ale nabízí zároveň jeho rozšíření tzv. notifikace o přidělení úkolu. Proces zpracování dokumentu je založen na principu přidělení úkolu novému vlastníkovi. Po instalaci aplikace je automaticky vytvořen seznam Karty dokumentů úkoly, ve kterém se vytvoří nová položka při přiřazení nového vlastníka ke kartě dokumentu. Tato událost je spouštěčem pro odeslání notifikace novému vlastníkovi (tedy uživateli, kterému byl přidělen nově vytvořený úkol). Tyto notifikace jsou zasílány všem uživatelům vlastníkům. Ve verzi datapoint Standard, je šablona primárně daná a nelze ji žádným způsobem konfigurovat - nevyžaduje žádnou akci ze strany procesního administrátora. Možnosti konfigurace nabízí právě verze datapoint Enterprise, jednotlivé konfigurační seznamy jsou popsány v následujících podkapitolách. Jedná se o tyto funkce: Upravit obsah notifikačního u podle typů obsahu a jejich stavů, upozorňovat na konkrétní atributy (je použita základní šablona) Omezit upozornění na konkrétní uživatele Odesílat y skupinám uživatelů (Pokud je úkol přiřazen skupině uživatelů, nebude notifikační odeslán žádnému z jejích členů.) Vypnout notifikace pro jednotlivé uživatele Tyto funkce jsou označovány jako pokročilý notifikační systém. Odesílání ových notifikací o přidělení úkolu se řídí pravidly, která se vyhodnocují následujícím způsobem a v tomto pořadí: a) Notifikace se řadí do fronty, která je zpracovávána každou minutu. b) Pokud je ve verzi ENTERPRISE aktivována funkce Notifikace šablony, platí následující postup: 1) 2) Vyhledání první aktivní šablony (řazení dle ID) pro vyplněný typ obsahu a vyplněný stav. Pokud není šablona nalezena, vyhledá se první aktivní šablona pro vyplněný typ obsahu a nevyplněný stav. 3. Konfigurační seznamy 35

36 3) 4) Pokud ani pak nebude nalezena odpovídající šablona, vyhledá se první aktivní šablona pro nevyplněný typ obsahu a vyplněný stav. Pokud nebude nalezena vyhovující šablona ani v tomto případě, vyhledá se první aktivní šablona pro nevyplněný typ obsahu a nevyplněný stav. c) Jestliže je ve verzi ENTERPRISE aktivována funkce Notifikace seskupení, zjišťuje se, zda pro kombinaci vlastníka a typu obsahu neexistuje aktivní výjimka (případně výjimka pro všechny typy obsahu nebo všechny stavy). Pokud výjimka existuje, proces notifikace končí. Jestliže existuje aktivní výjimka pro záznam se stejným typem obsahu a nevyplněným polem Uživatelé nebo skupiny, bude platná pro všechny uživatele/skupiny a proces notifikace končí automaticky. d) Pokud nebude nalezena žádná šablona, načte se základní (výchozí) šablona. POZNÁMKA: Vlastník může být typu uživatel, skupina služby Active Directory, skupina služby SharePoint. Proto probíhá kontrola, zda je vlastník členem dané skupiny Šablony notifikací (pouze ve verzi Enterprise) Ve verzi Standard není tato funkcionalita možnost měnit šablony dostupná (systém ignoruje uživatelská nastavení). Primárně systém dp využívá pro notifikace uživatelů při změně vlastníka šablonu systému SharePoint, kterou nelze konfigurovat. Systém dp nabízí tzv. alternativní systém oznámení, který umožňuje odesílat notifikace všem uživatelům i v zanořených skupinách AD. Tato funkcionalita umožňuje definovat individuální šablony pro různé typy obsahu v konkrétních stavech. Vlastník dokumentu je tak informován o změnách provedených na každé kartě požadovaného typu obsahu v daném stavu, které ho zajímají. Lze upozorňovat na změny konkrétních atributů a jejich hodnot, a to i využitím tokenů v šabloně, které budou před odesláním nahrazeny reálnými hodnotami (více o tokenech v kapitole Tokeny). Notifikace dále umožňují nadefinovat URL aplikace, URL naskenovaného dokumentu nebo administračního webu atd. pro mobilní telefon. Odebírání těchto notifikací nelze zrušit samotným uživatelem, v rámci uživatelského nastavení. Tyto pokročilé notifikace jsou nezávislé na notifikačním systému platformy SharePoint, které umožňuje uživatelské nastavení notifikací. Obrázek 49: Editační formulář nové položky Šablony Konfigurační seznam umožňuje nastavit více notifikací s identickými pravidly (tzn. pro stejný stav a stejný typ obsahu), ale je nutné si uvědomit, že uživatel obdrží všechny ové notifikace. Výběr šablony pro konkrétního uživatele nebo skupiny není implementováno z důvodu výkonosti notifikačního systému. POZNÁMKA: URL odkazy na položky seznamů dokumentů, které jsou použity v notifikacích, lze částečně editovat, a to jejich kořenový web. Změna webu se definuje v konfiguračním webu: položka KM.ScannedDocs.WebUrl v seznamu GlobalSettings. Ukázka: místo URL adresy: může být požadována URL s IP adresou: Definice položky: a) Nadpis textové pole; název, který slouží jako identifikátor v konfiguračním seznamu. b) Typ obsahu datapoint - rozevírací seznam; seznam existujících typů obsahu definovaných v systému datapoint. Správce vybere typ obsahu, pro který se má definovaná použít Konfigurační seznamy

37 c) Stav rozevírací seznam; seznam existujících stavů v systému datapoint. Definuje konkrétní stav typu dokumentu, pro který se šablona použije. d) Formát u rozevírací seznam; určuje, zda má být ve formátu html nebo prostého textu. e) Předmět textové pole; definuje předmět u. f) Šablona zprávy definuje text oznámení. g) Aktivní checkbox, definuje, zda je kontrola aktivní a má se provádět. TIP: Pokud chcete nastavit šablonu jako výchozí pro všechny typy obsahu a v určitém stavu, ponechte pole Typ obsahu datapoint prázdné. Stejné pravidlo se platí i pole Stav. POZNÁMKA: Platforma SharePoint nabízí různé možnosti notifikací, ale má neumí pracovat se zanořenými AD skupinami. Popis SharePoint notifikací je součástí uživatelské dokumentace Aplikace datapoint: Uživatelská příručka, tyto notifikace umožňují uživatelům definovat pro každou knihovnu nebo seznam oznámení. Budou tak informováni o změnách jednotlivých položek, vytvoření nových položek apod. Administrátor aplikace může nadefinovat tato oznámení pro ostatní uživatele nebo skupiny uživatelů. Slouží k tomu stejný postup, jaký používají k definování oznámení běžní uživatelé: Administrátor má však možnost vybrat i další příjemce oznámení kromě sebe sama. Pokud administrátor nadefinuje tato oznámení pro ostatní uživatele, má uživatel možnost ve svém nastavení zrušit odebírání. Administrátor může rovněž zobrazit oznámení definovaná ostatními uživateli a případně je z aplikace odstranit Notifikace uživatelské výjimky (pouze ve verzi Enterprise) Ve verzi Standard není možno definovat uživatelské výjimky (systém ignoruje uživatelská nastavení). Tento seznam umožňuje, aby se jednotliví uživatelé odhlásili z odběru notifikací pro daný typ obsahu v daném stavu. V případě, kdy je vlastníkem skupina uživatelů, lze notifikovat jen některé členy skupiny pomocí nastavení výjimky z odběru notifikací. 1 Odebírání těchto notifikací nelze zrušit samotným uživatelem, v rámci uživatelského nastavení platformy SharePoint. Definice položky: a) Nadpis textové pole; název, který slouží jako identifikátor. b) Typ obsahu datapoint - rozevírací seznam; seznam existujících typů obsahu definovaných v systému datapoint. Správce vybere typ obsahu, pro který se použije výjimka. Obrázek 50: Editační formulář nové položky Notifikace - uživatelské výjimky c) Stav rozevírací seznam; seznam existujících stavů v systému datapoint. Definuje konkrétní stav typu dokumentu, pro který se výjimka použije. d) Uživatelé nebo skupiny definuje uživatelské jméno nebo skupinu služby AD nebo systému SharePoint, které budou vyjmuty z přijímání definované notifikační šablony e) Včetně vnořených uživatelů checkbox; jeho zachecknutí znamená, že pokud některý uživatel je součástí skupiny, která je definovaná v pravidlu výjimek z notifikací, znamená to, že v případě se tento uživatel stane vlastníkem karty 1 Jedná se o notifikační systém, který je popsán v předchozí kapitole Šablony notifikací (pouze ve verzi Enterprise) 3. Konfigurační seznamy 37

38 určitého typu (ne skupina, ve které je definován), pak i jemu notifikace nepřijde. V případě, že je checkbox prázdný, samotným uživatelům notifikace chodí. f) Aktivní checkbox, definuje, zda je kontrola aktivní a má se provádět. TIP: Pokud nechcete výchozí šablonu použít pro všechny typy obsahu a v určitém stavu pro konkrétního uživatele nebo skupinu, ponechte pole Typ obsahu datapoint prázdné. Stejné pravidlo se platí i pole Stav Notifikace seskupení (pouze ve verzi Enterprise) Ve verzi Standard není možno nastavovat pravidla odesílání notifikací (systém ignoruje uživatelská nastavení). V tomto seznamu je definováno tzv. agregační pravidlo, které umožňuje definovat kritéria pro hromadné odesílání notifikací požadovaným uživatelům. Vlastník dokumentu je tak informován v určitém, požadovaném, časovém horizontu pouze o záznamech splňující definované podmínky. Pokud není nastaveno pro uživatele agregační pravidlo, pak se aplikuje ová notifikace pro každý záznam (upozornění vlastníkovi na každou kartu). Agregační pravidlo v sobě zahrnuje podmínky, které jsou vyhodnocovány platí jedno nebo druhé. Definice položky: a) Uživatelé nebo skupiny - obsahuje seznam všech existujících uživatelů nebo skupin definovaných v systému, na datapoint. Definuje, pro které uživatele se agregační pravidlo použije. Obrázek 51: Editační formulář nové položky Notifikace - seskupení b) Minimální počet oznámení textové pole; definuje minimální počet oznámení, pro které je odeslána hromadná notifikace. To znamená, že pokud pro daného vlastníka existuje ve frontě notifikací nižší počet, než je požadováno, pravidlo se neuplatní a uplatní se některé z dalších nastavených parametrů, pokud jsou specifikovány a splněny. c) Maximální stáří (h) textové pole; definuje maximální dobu (v hodinách), po které je notifikace odeslána. Parametr se uplatní v případě, že není dříve splněn některý z dalších uvedených parametrů na formuláři (pokud jsou specifikovány). d) Odeslat v určené časy textové pole; definuje seznam časů, které se oddělují odřádkováním klávesová funkce Enter. Při uložení nové položky se provádí kontrola, zda jsou vyplněny ve správném formátu. Parametr se uplatní v případě, že není dříve splněn některý další parametr na formuláři (pokud jsou specifikovány). e) Aktivní je příznak, který definuje, zda je šablona aktivní a má se použít. POZNÁMKA: Formát času je definován v AdminWeb.Language, definuje osoba s oprávněním Site Collection Administrátor. TIP: Pokud chcete agregační pravidlo pro daný typ obsahu v určitém stavu aplikovat na všechny uživatele, ponechte pole Uživatelé nebo skupiny prázdné. Příklady aplikace agregačního pravidla Konfigurační seznamy

39 a) Ukázka 1: Aktuální čas 9:00, počet existujících notifikací 3 (staré 1 hodinu) Parametry agregačního pravidla: 1) 2) 3) 4) Uživatel: USER1 Minimální počet oznámení: 4 Maximální stáří (h): 2 Odeslat v určené časy: 8:00;10:00 Výsledek: Odešlou se všechny notifikace b) Ukázka 2: Aktuální čas 9:00, počet existujících notifikací 3 (staré 1 hodinu) Parametry agregačního pravidla: 1) 2) 3) 4) Uživatel: USER1 Minimální počet oznámení: 4 Maximální stáří (h): nenastaveno Odeslat v určené časy: 8:00;10:00 Výsledek: Neodešle se žádná notifikace c) Ukázka 3: Aktuální čas 13:00, počet existujících notifikací 3 (staré 1 hodinu) Parametry agregačního pravidla: 1) 2) 3) 4) Uživatel: USER1 Minimální počet oznámení: 4 Maximální stáří (h): nenastaveno Odeslat v určené časy: 8:00;10:00 Výsledek: Neodešle se žádná notifikace d) Ukázka 4: Aktuální čas 13:00, počet existujících notifikací 3 (staré 1 hodinu) Parametry agregačního pravidla: 1) 2) 3) 4) Uživatel: USER1 Minimální počet oznámení: 4 Maximální stáří (h): 2h Odeslat v určené časy: 8:00;10:00 Výsledek: Odešlou se všechny notifikace 3.13 Umístění ovládacích prvků Správce má možnost definovat umístění ovládacích prvků jednotlivých atrbutů pro konkrétní typ obsahu (dokumentu) v určitém stavu, a to v režimu pro čtení nebo editaci Definice položky: a) Typ obsahu datapoint - rozevírací seznam; seznam existujících typů obsahu definovaných v systému datapoint. Správce vybere typ 3. Konfigurační seznamy 39

40 obsahu, pro který se použije definované umístění. b) Stav rozevírací seznam; seznam existujících stavů v systému datapoint. Definuje konkrétní stav typu dokumentu, pro který se definované umístění polí použije. Pokud zůstane stav nevyplněn, platí konfigurace pro všechny Stavy dokumentu c) Režim formuláře rozevírací seznam; který definuje, pro jaký režim karty se má rozložení prvků aplikovat. 1) 2) 3) Neurčeno pokud je nastavena tato hodnota, nastavení platí pro všechny režimy karty dokumentu. Čtení pokud je nastavena tato hodnota, nastavení platí pro kartu dokumentu pouze v režimu pro čtení. Editace pokud je nastavena tato hodnota, nastavení platí pro kartu dokumentu pouze v režimu editace. d) Řádek textové pole; definuje řádek umístění daného pole. Předpokládá číselnou hodnotu, jinak nedojde k uložení formuláře. e) Sloupec textové pole; definuje sloupec umístění daného pole. Předpokládá číselnou hodnotu, jinak nedojde k uložení formuláře. f) Rozpětí sloupce textové pole; definuje rozpětí daného pole přes více sloupců. Předpokládá číselnou hodnotu, jinak nedojde k uložení formuláře. g) Nadřazená formulářová část rozevírací seznam; definuje umístění pole v daném kontejneru. 1) 2) 3) Obecná skupina Rozbalovací skupina Záložka h) Atribut rozevírací seznam; definuje pole, ke kterému se daná konfigurace vztahuje i) Umístění titulku - rozevírací seznam; definuje umístění titulku daného pole 1) 2) 3) 4) 5) Vlevo Vpravo Nahoře Dole Skrytý j) Šířka titulku textové pole; definuje šířku titulku (např.: 40px,...). Předpokládá číselnou hodnotu, jinak se fformuláře neuloží. k) Styl titulku textové pole; definuje inline css styl titulku. l) Styl pole textové pole; definuje inline css styl aktivní části pole. Podporované typy polí: 1) 2) Text Výběr m) Skrýt atribut checkbox; definuje zdaje dané pole zobrazené n) Aktivní checkbox, definuje, zda je daná definice aktivní a má se provádět. Obrázek 52: Editační formulář nové položky Umístění ovládacích prvků 3.14 Formulářové části Správce má možnost definovat vzhled jednotlivých částí formuláře. a) Nadpis definuje název formulářové části Konfigurační seznamy

41 b) Řádek textové pole; definuje řádek umístění formulářové části. Předpokládá číselnou hodnotu, jinak nedojde k uložení formuláře. c) Sloupec textové pole; definuje sloupec umístění formulářové části. Předpokládá číselnou hodnotu, jinak nedojde k uložení formuláře. d) Rozpětí sloupce textové pole; definuje rozpětí formulářové části přes více sloupců. Předpokládá číselnou hodnotu, jinak nedojde k uložení formuláře. e) Typ části definuje typ formulářové části. 1) 2) 3) Obecná skupina Rozbalovací skupina Záložka f) Nadřazená formulářová část rozevírací seznam; definuje umístění formulářové části v dané formulářové části 1) 2) 3) Obecná skupina Rozbalovací skupina Záložka g) Pořadí záložky - tento parametr se vztahuje k typu formulářové části Záložka a definuje pořadí záložky v záhlaví h) Ve výchozím stavu sbaleno tento parametr se vztahuje k typu formulářové části Rozbalovací skupina adefinuje zda je daná Rozbalovací skupina po zobrazení sbalena i) Aktivní checkbox, definuje, zda je daná definice aktivní a má se provádět Umístění náhledů příloh Správce má možnost definovat umístění náhledů jednotlivých příloh. Obrázek 53: Editační formulář nové položky Formulářové části POZNÁMKA: Agregace záložek je definována jejich pozicí, tj. hodnotou [řádek, sloupec] Záložky lze definovat pouze na hlavní úrovni, tj. nelze mít záložky v jiné formulářové části. a) Typ obsahu datapoint - rozevírací seznam; seznam existujících typů obsahu definovaných v systému datapoint. Správce vybere typ obsahu, pro který se použije definované umístění. Pokud zůstane typ nevyplněn, platí konfigurace pro všechny Typy dokumentu b) Stav rozevírací seznam; seznam existujících stavů v systému datapoint. Definuje konkrétní stav typu dokumentu, pro který se definované umístění polí použije. Pokud zůstane stav nevyplněn, platí konfigurace pro všechny Stavy dokumentu c) Režim formuláře rozevírací seznam; který definuje, pro jaký režim karty se má umístění náhledů aplikovat. 4) 5) 6) Neurčeno pokud je nastavena tato hodnota, nastavení platí pro všechny režimy karty dokumentu. Čtení pokud je nastavena tato hodnota, nastavení platí pro kartu dokumentu pouze v režimu pro čtení. Obrázek 54: Editační formulář nové položky Formulářové části Editace pokud je nastavena tato hodnota, nastavení platí pro kartu dokumentu pouze v režimu editace. 3. Konfigurační seznamy 41

42 d) Řádek textové pole; definuje řádek umístění daného náhledu. Předpokládá číselnou hodnotu, jinak nedojde k uložení formuláře. e) Sloupec textové pole; definuje sloupec umístění daného náhledu. Předpokládá číselnou hodnotu, jinak nedojde k uložení formuláře. f) Rozpětí sloupce textové pole; definuje rozpětí daného náhledu přes více sloupců. Předpokládá číselnou hodnotu, jinak nedojde k uložení formuláře. g) Nadřazená formulářová část definuje umístění náhledu v dané formulářové části 1) 2) 3) Obecná skupina Rozbalovací skupina Záložka h) Šířka náhledu definuje šířku náhledu (např.: 40px,...). i) Výška náhledu definuje výška náhledu (např.: 40px...). j) Aktivní checkbox, definuje, zda je daná definice aktivní a má se provádět Konfigurační seznamy

43 3.16 Konfigurace formuláře Od verze dp 2.0 umožňujeme procesnímu administrátorovi definovat vzhled formuláře pro každý existující typ obsahu, případně ještě pro jeho každý stav a Read nebo Edit mode. K tomuto slouží tři konfigurační seznamy v datapoint Nastavení (Admin web), a to jsou: Umístění ovládacích prvků Formulářové části Umístění náhledu příloh Zde je rozvržení jednotlivých prvků formuláře 3. Konfigurační seznamy 43

44 Umístění ovládacích prvků (konfigurační seznam) Obecný popis Toto nastavení slouží k definování hlavních ovládacích prvků formuláře vzhledem k typům obsahu a jejich stavům. Ukázka formuláře nastavení Konfigurační seznamy

45 Atributy k nastavení Typ obsahu datapoint Stav Režim formuláře Řádek Sloupec Rozpětí sloupce Nadřazená formulářová část Atribut Umístění titulku Šířka titulku Styl titulku Styl pole Skrýt atribut Aktivní Určuje, ke kterému existujícímu typu obsahu se nastavení váže Určuje, ke kterému stavu k danému typu obsahu se nastavení váže (Stav Žádný znamená, že pravidlo je použito pro všechny stavy zvoleného typu obsahu) Neurčeno = platí pro všechny; Zobrazení = aktivní pro View; Editace = aktivní pro Edit Umístění na řádku Umístění do sloupce Číslo určující přes kolik sloupců má být náhled zobrazen Umožňuje vložit náhled do formulářové části (definované v konfiguračním seznamu Formulářová část) Výběr existujícího atributu z daného typu obsahu Definuje umístění titulku vůči hodnotě Definuje šířku titulku v procentech k hodnotě atributu Umožnuje zadat css styly pro vzhled Umožnuje zadat css styly pro vzhled V případě zaškrtnutí nebude na formuláři vykreslen Určuje, zda je nastavení aktivní Formulářové části (konfigurační seznam) Obecný popis Toto nastavení slouží k definování formulářové části využitelné pro další nastavení (viz. Umístění konfiguračních seznamů). Ukázka nastavení formuláře 3. Konfigurační seznamy 45

46 Atributy k nastavení Nadpis Řádek Sloupec Rozpětí sloupce Typ části Nadřazená formulářová část Pořadí záložky Ve výchozím stavu sbaleno Aktivní Název formulářové části (u záložek = název záložky) Umístění na řádku Umístění do sloupce Číslo určující přes kolik sloupců má být náhled zobrazen Obecná skupina pozicování skupiny atributů, není viditelná; Rozbalovací skupina sbalení atributů, kdy je vidět pouze nadpis; Záložka klasické záložky Umožňuje vložit tuto část do již existující části Platí pouze pro záložky Platí pouze pro rozbalovací skupinu Určuje, zda je nastavení aktivní Konfigurační seznamy

47 Umístění náhledů příloh (konfigurační seznam) Obecný popis Toto nastavení slouží k definování umístění příloh na formuláři. Ukázka nastavení formuláře Atributy k nastavení Typ obsahu datapointu Stav Režim formuláře Řádek Sloupec Rozpětí sloupce Nadřazená formulářová část Šířka náhledu Výška náhledu Aktivní Určuje, ke kterému existujícímu typu obsahu se nastavení váže Určuje, ke kterému stavu k danému typu obsahu se nastavení váže (Stav Žádný znamená, že pravidlo je použito pro všechny stavy zvoleného typu obsahu) Neurčeno = platí pro všechny; Zobrazení = aktivní pro View; Editace = aktivní pro Edit Umístění na řádku Umístění do sloupce Číslo určující přes kolik sloupců má být náhled zobrazen Umožňuje vložit náhled do již existující části Šířka Výška Určuje, zda je nastavení aktivní 3. Konfigurační seznamy 47

48 4. TOKENY Tokeny jsou řetězce symbolizující proměnné hodnoty, které bude při provedení příslušné akce nahrazeny konkrétními hodnotami. Lze je použít v základních funkcích aplikace dp, ale i v externích modulech dp, jako například SQLCommander. Přehled tokenů a jejich vysvětlující popis obsahuje následující tabulka: Token {DP:DocumentLink} {DP:DocumentLinkMobile} {DP:WebUrl} {DP:WebUrlMobile} {DP:AdminWebUrl} {DP:AdminWebUrlMobile} {DP:ProcessAdmin} {DP:Author}, {DP:Author:Name}, {DP:Author:LoginName}, {DP:Author:Name } {DP:Editor}, {DP:Editor:Name}, {DP:Editor:LoginName}, {DP:Editor:Name } {DPFieldName:Interní název sloupce} {DPFieldTitle:Uživatelský název sloupce} Popis Url naskenovaného dokumentu (DispForm.aspx). Url naskenovaného dokumentu (DispForm.aspx) pro mobilní telefon. Url aplikace datapoint. Url aplikace datapoint pro mobilní telefon. Url administračního webu aplikace datapoint. Url administračního webu aplikace datapoint pro mobilní telefon. Jméno procesního administrátora ve formátu: Jan Novák (jan.novak@ .cz) Jméno autora položky ve formátu: Jan Novák, Jan Novák, DOMENA\jnovak, Jan Novák (jan.novak@ .cz) Jméno autora poslední editace položky ve formátu: Jan Novák, Jan Novák, DOMENA\jnovak, Jan Novák (jan.novak@ .cz) Hodnota sloupce identifikovaná dle jeho interního názvu. Hodnota sloupce identifikovaná dle jeho zobrazovaného názvu. {DPFieldName:AU_DateCount:yy/MM/dd} Obsah pole typu datum ve formátu: 99/12/24 POZNÁMKA: Jednotlivé funkce aplikace dp, které využívají tokeny, obsahují patřičnou zmínku o této možnosti a odkaz na tuto kapitolu Tokeny

49 5. NASTAVENÍ PRÁV PRO NOVÉHO UŽIVATELE APLIKACE DP V případě, že je uživatel definován v adresáři Active Directory (i jako člen skupiny), který má práva přístupu do systému dp, práva na příslušné typy dokumentů a práva k editaci atributů, není nutno provádět další změny nastavení. Přidání nového uživatele nebo skupiny služby AD vyžaduje z pohledu aplikace dp následující kroky: a) Přidání uživatele do požadované skupiny systému SharePoint Nového uživatele je nejprve nutné vytvořit v kontextu kolekce webů. Uživatele nebo skupinu AD je nutné přidat do některé z následujících skupin systému SharePoint s ohledem na požadovaný rozsah oprávnění v systému dp. b) Přidání uživatele do konfiguračního seznamu Povolené typy dokumentů Nového uživatele je nutné vymezit pro požadované typy dokumentů, ke kterým má mít přístup (viz kapitola (Povolené typy dokumentů) c) Přidání uživatele do konfiguračního seznamu Oprávnění editovat atribut Je nutné určit, které atributy budou pro nového uživatele dostupné k editaci na kartě dokumentu (viz kapitola d) 5. Nastavení práv pro nového uživatele aplikace DP 49

50 f) Oprávnění editovat atribut). g) Přidání uživatele do konfiguračního seznamu Procesní administrátor Pokud má nový uživatel zastávat osobu s právy procesního administrátora přístup ke všem typům dokumentů, automatický vlastník dokumentu v případě, že se aplikaci nepodaří (na základě definovaných pravidel) explicitně určit jiného vlastníka (viz kapitola Procesní administrátor). POZNÁMKA: Body b, c, d. umožňují zpřesnit (vymezit) úroveň oprávnění uživatelů dp webu. Postup přidání uživatele nebo skupiny služby AD do požadované skupiny systému SharePoint: 1. Krok V navigační nabídce Akce webu vyberte možnost Oprávnění webů. dp» Domovská stránka» Akce webu» Oprávnění webů a) Členové webu dp 2010 členové této skupiny mohou přispívat do seznamů a knihoven vytvořených na webu dp. Tito uživatelé mají právo pracovat s kartami dokumentů. Rozsah karet dokumentů, ke kterým mají přístup, je pak vymezen a zpřesněn dalším nastavením pravidly systému dp. Do této skupiny by měli být přidáni všichni uživatelé, u kterých se předpokládá, že budou zapojeni do procesu zpracování dokumentů. b) Návštěvníci webu dp 2010 členové této skupiny mají pouze práva ke čtení seznamů na stránkách webů dp a Admin. Tito uživatelé mají právo přistupovat ke kartám dokumentů. Rozsah karet dokumentů, ke kterým mají přístup, je pak vymezen a zpřesněn dalším nastavením pravidly systému dp. Do této skupiny by měli být přidáni všichni uživatelé, kteří nebudou žádným způsobem s kartami dokumentu pracovat (nepředpokládá se, že budou zapojeni do procesu zpracování dokumentů), ale měli by mít přístup do systému a možnost karty prohlížet. c) Vlastníci webu dp 2010 členové této skupiny mají všechna práva ke stránkám dp a webu Admin. Smí zobrazit a upravovat všechny dokumenty. Na webu dp mohou měnit seznamy, spravovat uživatele, měnit prostředí atd. Oprávnění ke kartám dokumentů se řídí stejnými pravidly jako v předchozích dvou skupinách. Do této skupiny by měli být přidáni všichni uživatelé, kteří budou obsluhovat systém na administrátorské úrovni. Obrázek 55: Skupiny oprávnění webu DŮLEŽITÉ UPOZORNĚNÍ: Pro uživatele aplikace datapoint (bez ohledu na další úroveň zpřesnění oprávnění) musí mít nejnižší úroveň oprávnění stejné nastavení jako skupina Členové dp Nastavení práv pro nového uživatele aplikace DP

51 2. Krok Zvolte požadovanou skupinu oprávnění, do které chcete přidat nového uživatele a přidejte uživatele pomocí nabídky Nový. Obrázek 56: Skupiny oprávnění webu přidání skupiny/uživatele 3. Krok Zadejte konkrétní uživatele, skupinu uživatelů a uložte pomocí tlačítka OK Obrázek 57: Přidání konkrétního uživatele do skupiny oprávnění SharePoint POZNÁMKA: Pokud se v organizaci používají zároveň skupiny služby Windows SharePoint Services i sužby AD, doporučuje definovat uživatelská práva v systému SharePoint (včetně aplikace datapoint v prostředí SharePoint) pomocí skupin AD. 5. Nastavení práv pro nového uživatele aplikace DP 51

52 52 5. Nastavení práv pro nového uživatele aplikace DP

53 6. SEZNAMY KARET DOKUMENTŮ A POHLEDY Jednotlivé karty dokumentů a jejich přílohy jsou uspořádány do jednotlivých seznamů. Pohledy nad těmito seznamy zobrazují karty dokumentů dle požadovaných kritérií. Jednotlivé pohledy nad seznamem karet dokumentů tak umožňují zobrazovat v přehledu jen ty informace, které uživatele zajímají nebo jsou pro něj klíčové. Pohledy (neboli zobrazení) lze definovat pro každý seznam. V pohledech je možné definovat kromě sloupců (atributů), které se budou zobrazovat a v jakém pořadí, i další parametry. Umožňují uživatelům zobrazit položky vybrané na základě zvolených kritérií. Pokud existuje nad konkrétním seznamem více pohledů, zobrazuje se vždy jeden jako primární (ten, který je označen jako základní). Ostatní je možné vybrat z nabídky pohledů konkrétního seznamu. Pohledy se definují jako: a) Soukromé pohledy, které si definuje uživatel sám nebo je pro uživatele definuje administrátor. Tyto vlastní pohledy jsou uživatelem editovatelné. b) Veřejné pohledy, které definuje administrátor a zobrazí se všem uživatelům. Tyto pohledy nejsou uživatelem editovatelné. Obrázek 58: Příklad více pohledů nad zvoleným seznamem "Karty dokumentů" POZNÁMKA: V nabídce pohledů se zobrazují pohledy aktuálního uživatele pouze v případě, že byly nějaké definovány. Postup vytvoření pohledu: 1. Krok V nabídce pohledů zvoleného seznamu vyberte možnost Vytvořit zobrazení dp» Domovská stránka» Seznamy» výběr požadovaného seznamu» Všechny položky» Vytvořit zobrazení 2. Krok Vyberte formát pohledu z dostupné nabídky Zvolte formát zobrazení, popřípadě vyberte již existující pohled, který následně dle potřeby upravíte z nabídky Začít existujícím zobrazením 6. Seznamy karet dokumentů a pohledy 53

54 Obrázek 59: Vytvoření zobrazení TIP: Nabídka Začít existujícím zobrazením načten původní informace do nově definovaného pohledu. Tento postup zjednodušuje a urychluje proces definování pohledu. 3. Krok Definujte požadované parametry pohledu jako: Název Typ pohledu (soukromý, veřejný) požadované atributy (sloupce) seznamu pořadí atributů (sloupců) řazení položek v seznamu (vzestupně, sestupně) podmínky pro zobrazování položek (filtr) atd. Postup editace pohledu: Obrázek 60: Dialogové okno pro definici parametrů pohledu 1. Krok V nabídce pohledů zvoleného seznamu vyberte možnost Změnit toto zobrazení dp» Domovská stránka» Seznamy» výběr požadovaného seznamu» Všechny položky» Změnit toto zobrazení 2. Krok Postupujte krokem 3, popsaném v postupu při vytváření nového pohledu 3. Krok V případě úpravy pohledu, která znamená trvalé odstranění atributu ze seznamu karet, postupujte následovně: Seznamy karet dokumentů a pohledy

55 dp» Domovská stránka» Seznamy» výběr požadovaného seznamu» Nástroje seznamu» Seznam» Nastavení seznamu» a) Nad zvoleným seznamem v záložce Nástroje seznamu vyberte nabídku Seznam a vyberte možnost Nastavení seznamu b) V sekci sloupců zvolte atribut, který chcete trvale odstranit c),klikněte tlačítkem myši na zvolený atribut pro otevření editačního formuláře. Vymazání atributu se provede pomocí tlačítka Odstranit Trvalé odstranění atributu ze seznamu neznamená jeho odstranění z karty dokumentu. Tento typ vymazání představuje pouze způsob, které informace v konkrétním seznamu o kartách dokumentu budou dostupné, aby s nimi uživatelé mohly dále procovat rozhodnout se, zda informaci ve vlastních pohledech zobrazovat nebo nikoliv. Obrázek 61: Odstranění atributu ze seznamu 6. Seznamy karet dokumentů a pohledy 55

56 7. MOŽNOSTI DEFINOVÁNÍ STAVU DOKUMENTU Definice stavů se provádí na úrovni administrace SharePoint. Z tohoto důvodů je nezbytné, aby měl procesní administrátor práva alespoň Site Collection administrátora. Aplikace datapoint obsahuje standardně stavy Zpracování a Archiv. Administrace platformy SharePoint umožňuje seznam stavů rozšířit pro potřeby aplikace dp a požadovaného firemního procesu zpracování dokumentů. Pomocí dalších stavů v kombinaci s nastavením oprávnění pro konkrétní uživatele je možné přesněji popsat fázi zpracování určitého typu dokumentů. Definování atributu Stav z pohledu aplikace dp vyžaduje následující kroky: a) Editaci stávajícího atributu Stav b) Aktualizaci konfiguračního seznamu Povolené stavy c) Aktualizaci konfiguračního seznamu Povinné atributy d) Aktualizaci konfiguračního seznamu e) Možnosti definování stavu dokumentu

57 g) Oprávnění editovat atribut h) Aktualizaci konfiguračního seznamu Práva na dokument i) Aktualizaci konfiguračního seznamu Koncové stavy v případě přidání nového stavu, který je požadován jako koncový. Jestliže byl přidaný koncový stav, je nutné upravit také filtry v pohledech a nastavené podmínky. Administrátor musí ručně upravit filtry s podmínkami na koncový stav (např. přidání nového koncového stavu Skartace, znamená úpravu podmínky pro daný pohled následovně: z [Stav]= Archiv na [Stav]= Archiv OR [Stav]= Skartace ). Postup definování hodnot sloupce Stav: dp» Domovská stránka» Akce webu» Nastavení webu» Sloupec webu» DataPoint Sloupce úložiště dokumentů» Stav Požadované hodnoty pro tento sloupec typu volba upravte standardním způsobem, který je popsán v kapitole Editace existujícího atributu. Postup definování konfiguračních seznamů: Obrázek 62: Editace hodnot sloupce "Stav" Postupy editace konfiguračních seznamů zmíněných v bodech b., c., d., e., f., jsou popsány v příslušných podkapitolách kapitoly Konfigurační seznamy. 7. Možnosti definování stavu dokumentu 57

58 8. EXPORT DOKUMENTŮ MIMO APLIKACI DP Export dokumentů mimo aplikaci datapoint představuje archivaci karet dokumentů do externího souborového systému s možností trvalého odstranění objektů ze systému SharePoint. Export provádí uživatel v roli Procesního administrátora, ostatním uživatelům se funkcionalita zobrazuje, ale nemají oprávnění k jejímu použití (zobrazí se informativní zpráva). Export určitých karet dokumentů z požadovaného pohledu je umožněn pomocí funkce Export do souborového systému. V aplikaci je k dispozici také funkce Hromadné nastavení hodnoty sloupce, která umožňuje procesnímu administrátorovi specifikovat podmínku před samotným provedením hromadného exportu karet z určitého pohledu nad seznamem Karet dokumentů. Tato funkce spočívá v možnosti nastavit konkrétní atributy na požadovanou hodnotu, kdy v případě spuštění úlohy exportu do souborového systému se zkopírují pouze karty dokumentů, u nichž určitý atribut obsahuje právě požadovanou hodnotu. DŮLEŽITÉ UPOZORNĚNÍ: Funkce Exportu s možností odstranění by měla být používána jen v případě, že karty dokumentů nejsou nadále potřebné v samotné aplikaci, neboť objekty jsou následně z prostředí SharePoint trvale odstraněny. Export karty dokumentu znamená: Zkopírování naskenovaného dokumentu/ přiložených souborů dané karty Zkopírování hodnot atributů dané karty ve formátu XML Zkopírování historie zpracování karty ve formátu XML Automatické smazání úkolů u aktivních karet dokumentů v případě volby trvalého smazání karet při exportu Postup při Exportování karet dokumentů: 1. Krok Specifikujte položky, které mají být exportovány. Výběr položek provedete definicí nového pohledu nebo úpravou stávajícího pohledu. Postup pro definici/úpravu pohledu je popsán v kapitole Chyba! Nenalezen zdroj odkazů.. Přesné podmínky pro export konkrétních položek (karet dokumentů) voleného pohledu se definují pomocí filtrů nad danými sloupci seznamu. dp» Domovská stránka» výběr požadovaného seznamu» výběr požadovaného pohledu nad zvoleným seznamem Příklad přípravy položek k exportu Procesní administrátor vytvoří např. pohled Faktura Poslední změna starší 5ti let nad zvoleným seznamem Faktura přijatá. Pomocí filtrů nad sloupci seznamu nastaví následující podmínky: [Typ obsahu] = Faktura [Změněno]< požadované datum [Stav] = Archiv Export, který bude prováděn pro karty faktur z daného pohledu, jejichž změna byla provedena před více než x let (určeno zvoleným datem), ale jen těch, které se nachází v požadovaném stavu Archiv. 2. Krok Export dokumentů mimo aplikaci dp

59 Pokud je před exportem požadována úprava hodnot některých sloupců v požadovaném pohledu, vyberte přes nabídku Nástroje seznamu v pásu karet Položky funkci Hromadné nastavení hodnoty sloupce. Požadovaný pohled nad zvoleným seznamem» Nástroje seznamu» Položky» Hromadné nastavení hodnoty sloupce Obrázek 63: Cesta k funkci Hromadné nastavení hodnoty sloupce na příkladu pohledu nad seznamem Karty dokumentů Parametry hromadného nastavení sloupce: 1) 2) 3) Výběr položky z pohledu rozevírací seznam, jehož hodnoty závisí na vybraném pohledu, pro který se hromadné nastavení definuje; specifikuje typ karty (v případě, že pohled obsahuje více typů např. Faktura, Smlouva atd.). Výběr sloupce (atributu) pro definici hromadného nastavení rozevírací seznam, jehož hodnoty se liší v závislosti na zvolené položce (v každém definici Hromadné nastavení hodnoty sloupce lze vybrat pouze jeden atribut). Uvedení požadované hodnoty textové pole pro zapsání hodnoty, která bude načtena do sloupce všech záznamů zvolené položky v daném pohledu seznamu. Obrázek 64: Parametry nastavení hromadné hodnoty sloupce 3. Krok Po přípravě dat pro export (Krok 1 a 2, přičemž Krok 2 je nepovinný) definujte parametry požadovaného exportu položek, a to přes nabídku Nástroje seznamu v pásu karet Položky funkci Export do souborového systému. 8. Export dokumentů mimo aplikaci dp 59

60 Požadovaný pohled nad zvoleným seznamem» Nástroje seznamu» Položky» Export do souborového systému Obrázek 65: Cesta k funkci Export do souborového systému na příkladu pohledu nad seznamem Karty dokumentů Parametry exportu: 1) 2) 3) 4) 5) 6) Zadání názvu exportu Výběr položky z pohledu rozevírací seznam, jehož hodnoty závisí na vybraném pohledu, pro který se hromadné nastavení definuje; specifikuje typ karty (v případě, že pohled obsahuje více typů např. Faktura, Smlouva atd.). Uvedení cesty k souborům textové pole; specifikace cesty k úložišti vyexportovaných souborů. Cílová složka pro export musí ležet na stejném disku, kde je nainstalovaný systém datapoint Možnost Exportovat do souboru checkbox; musí být zatrhnuté vždy, pokud je požadován export dat, nikoliv jen smazání dat ze systému SharePoint Možnost Smazat položky checkbox; umožňuje, aby po dokončení exportu byla data ze systému SharePoint trvale smazána. Pokud není zatrhnutý checkbox Exportovat do souboru, pak představuje trvalé smazání dat. Průběh informuje o stavu exportu (jeho průběhu) po jeho spuštění tlačítkem Zařadit do fronty. Obrázek 66: Parametry exportu dat do souboru Spuštěný export se zobrazí v přehledu všech exportů Export dokumentů mimo aplikaci dp

61 Obrázek 67: Přehled exportů DŮLEŽITÉ UPOZORNĚNÍ: Pro správnou funkci exportu je nezbytné vždy: zatrhnout checkbox Exportovat do souborového systému z důvodu, že export proběhne, ale data se nevyexportují. adresář pro export vytvořit na stejném disku, kde je instalovaný systém dp POZNÁMKA: Pokud je zamýšleno provést více exportů za sebou, je nutné je provádět postupně a vždy počkat, než doběhne předchozí. Probíhající export je možné zrušit, pozastavit nebo znovu spustit (pokud nemá stav Finished ) Každá karta dokumentu má v adresáři obsahuje číselnou předponu, která odpovídá identifikačnímu číslu karty. Vyexportovaná karta se skládá: Naskenovaný dokument/připojené soubory XML soubory s atributy a historií zpracován Obrázek 68: Ukázka exportu v nadefinovaném adresáři 8. Export dokumentů mimo aplikaci dp 61

62 Obrázek 69: Ukázka XML souboru vyexportované karty dokumentu Export dokumentů mimo aplikaci dp

63 9. DOPLNĚNÍ 9.1 Přizpůsobení výsledků vyhledávání Aplikace datapoint využívá pro vyhledávání standartních vyhledávacích nástrojů platformy SharePoint. Obrázek 70: Funkce vyhledávání dp Obrázek 71: Příklad výsledku vyhledání - nalezený dokument Výsledky vyhledávání jsou aplikací datapoint upraveny, a to způsobem, že odkazy, které směřují na naskenované/přiložené dokumenty neotevřou přímo dokument jako takový, ale kartu dokumentu, ze které je pak možné otevřít požadovaný dokument, popřípadě zjistit informace o dokumentu z karty dokumentu. Obrázek 72: Příklad detailu vyhledaného dokumentu - Karta dokumentu a náhled přílohy 9. Doplnění 63

64 9.2 Nastavení prostředí Ke správnému zobrazení naskenovaných dokumentů na kartě dokumentu je třeba, aby v počítači byla nainstalována aplikace Acrobat Reader. Lze ji stáhnout z webu na adrese Nastavení aplikace Acrobat Readerse provádí následujícím způsobem: 1. Krok Spusťte aplikaci Adobe Reader 2. Krok V nabídce Úpravy klikněte na příkaz Předvolby 3. Krok V dialogovém okně vyberte kategorii Internet 4. Krok Zaškrtněte políčko Zobrazit PDF v prohlížeči 5. Krok Potvrďte kliknutím na tlačítko OK Obrázek 73: Nastavení aplikace Adobe Reader. Krok 1., 2. Obrázek 74: Nastavení aplikace Adobe Reader Krok 3., 4., Doplnění