Uživatelská Příručka. Za dodavatele vypracoval. Datum

Transkript

1 Uživatelská Příručka Za dodavatele vypracoval Datum

2 Změny: Související dokumenty: Aplikace datapoint: Funkční Specifikace Aplikace datapoint: Příručka Procesního Administrátora Aplikace datapoint: Technický průvodce Tip Poznámka Důležité upozornění

3 OBSAH 1. Úvod Seznamy karet dokumentů a pohledy Práce s dokumenty Notifikace a jejich nastavení Vyhledávání Závěr... 26

4 1. ÚVOD Tento dokument je určen běžným uživatelům využívající aplikaci ke své každodenní práci. Jednotlivé kapitoly popisují pracovní postupy pro obsluhu systému datapoint. Aplikace slouží uživateli především pro zpracování dokumentů v elektronické podobě, a to formou práce s kartami dokumentů. Vstupním bodem aplikace je webová stránka Domovská stránka. Tato stránka slouží koncovým uživatelům jako primární uživatelské rozhraní pro práci s naskenovanými/uloženými dokumenty. Domovská stránka obsahuje: a. Základní informace 1) 2) Moje dokumenty na zpracování zobrazuje úkoly, které má přihlášený uživatel zpracovat. Vaším cílem je mít tento seznam prázdný. Práce s kartami je popsána v kapitole Práce s dokumenty. Poslední mnou provedené akce zobrazuje všechny operace, které přihlášený uživatel provedl na kartách dokumentů b. Ovládací prvky 1) 2) 3) Panel rychlého spuštění umožňuje rychlý výběr pohledu nad seznamy karet dokumentů. Předdefinované seznamy: Karty dokumentů Historie zpracování Karty dokumentů - úkoly Záložky slouží pro přechod mezi jednotlivými okruhy funkcí zobrazené stránky. Přihlášený uživatel zobrazuje informace o přihlášeném uživateli. Šipka vedle uživatele umožňuje Nastavení uživatelského účtu, Přihlášení jiného uživatele, Odhlášení aktuálně přihlášeného uživatele nebo Přizpůsobit tuto stránku (upravit obsah stánky). Obrázek 1: Uživatelské rozhraní Karta dokumentu je v aplikaci vytvořena na základě: 4 1. Úvod

5 Skenování dokumentu přes multifunkční zařízení (skenovaný dokument je její součástí jako příloha) Založením karty dokumentu přímo v aplikaci (s možností připojit požadované dokumenty jako přílohu) Karta dokumentu slouží jako editační formulář pro zaznamenávání změn k danému dokumentu v rámci jeho životního cyklu. POZNÁMKA: Obrázek 2:Karta dokumentu Karty dokumentů mohou být rovněž zpracovávány v rámci konkrétních agend jako například Hlášení nepřítomnosti, Vykazování práce na projektech atd. V těchto případech se tedy nemusí vždy jednat o zpracování dokumentu jako takového a součástí nemusí být žádná příloha. Co byste měli vědět: a. Přístup k jednotlivým typům dokumentů jako položkám seznamu je dán příslušnými pravidly, která nastavuje procesní administrátor (více v samostatném dokumentu Aplikace datapoint: Příručka Procesního Administrátora). Práva k položce jsou udělena podle aktuálních přihlašovacích práv každého uživatele, tj. zda je přihlášený uživatel vlastník, editor, čtenář, anebo nemá žádná oprávnění. Práva se také udělují na základě aktuálního stavu dokumentu. b. Mazání záznamů Žádnou položku není možné odstranit. c. Editace Položky v koncovém stavu zpracování nelze upravovat. Jako koncový stav je v systému přednastaven stav Archiv. 1. Úvod 5

6 2. SEZNAMY KARET DOKUMENTŮ A POHLEDY 2.1 Pohledy Jednotlivé karty dokumentů a jejich přílohy jsou uspořádány do jednotlivých seznamů. Pohledy nad těmito seznamy zobrazují karty dokumentů dle požadovaných kritérií. Jednotlivé pohledy nad seznamem karet dokumentů tak umožňují zobrazovat v přehledu jen ty informace, které uživatele zajímají nebo jsou pro něj klíčové. DŮLEŽITÉ UPOZORNĚNÍ: Tyto seznamy zobrazí jen položky, které jsou pro aktuálně přihlášeného uživatele relevantní (na základě přístupových oprávnění). POZNÁMKA: Počet základních pohledů seznamů karet dokumentů se liší závislosti na firemních potřebách a lze je administrátorem měnit nebo rozšiřovat. Každý seznam má předdefinovanou sadu pohledů. Kromě základních pohledů v panelu rychlého spuštění je možné využít dalších definovaných pohledů karet dokumentů, nabídka je dostupná z každého základního pohledu, případně si v této nabídce vytvořit svůj vlastní pohled. Předdefinované pohledy (administrátorské) nelze upravovat. Tyto sestavy jsou definovány jako veřejné a zobrazují se všem uživatelům. Běžný uživatel může editovat pouze vlastní pohledy. Tyto pohledy jsou dostupné pouze přihlášenému uživateli ostatní je nevidí. Vlastním pohledem může být i pohled vytvořený administrátorem jako soukromý pro určitého uživatele. V jednotlivých pohledech lze kromě specifických kritérií a podmínek definovat rovněž, které sloupce (informace/atributy) se mají zobrazovat a v jakém pořadí. Obrázek 3: Další možnosti pohledů seznamů karet dokumentů Postup pro vytvoření nového pohledu 1. Krok Po přihlášení vyberte v panelu rychlého spuštění jakýkoliv předdefinovaný základní pohled seznamu, pro který chcete vytvořit vlastní pohled. 2. Krok Založení nového pohledu provedete pomocí možnosti Vytvořit zobrazení v nabídce pohledů zobrazeného seznamu. 3. Krok V otevřeném okně pro vytvoření zobrazení vyberte jednu z následujících: Obrázek 4: Založení nového pohledu 6 2. Seznamy karet dokumentů a pohledy

7 a. Standardní zobrazení založí pohled nastavený na defaultní hodnoty. b. Začít s existujícím zobrazením založí pohled nastavený podle vybraného zobrazení. Toto je vhodné, pokud si chcete pouze upravit již existující pohled. 4. Krok V otevřeném konfiguračním okně nastavte jednotlivé parametry dle potřeby: a. Název - slouží pro zadání názvu pohledu, který se bude zobrazovat v menu. b. Cílová skupina v této sekci je předvyplněna Obrázek 5: Okno pro vytvoření zobrazení možnost Osobní zobrazení a nejde změnit. Jak bylo uvedeno výše, veřejné zobrazení může vytvořit pouze procesní administrátor. c. Sloupce slouží pro výběr zobrazených sloupců v pohledu a určení jejich pořadí. d. Řadit umožňuje nastavit sloupce, podle kterých se budou v pohledu položky řadit. e. Filtr slouží k nastavení, jaké karty se v pohledu mají zobrazovat. Filtr lze nastavit kombinací hodnot atributů, které karta obsahuje; neobsahuje; jsou větší/menší; atd. Pokud sloupec obsahuje číselné hodnoty, jako číslo, či datum, jsou pravidla pro sloupec matematického rázu: = rovná se <> nerovná se > větší než < menší než >= větší nebo rovno <= menší nebo rovno Je prázdné říká, že pole nemá žádnou hodnotu POZNÁMKA: V rámci číselných hodnot nelze použít operaci Obsahuje. Pokud sloupec obsahuje textovou hodnotu, jako text, či odkaz, jsou pravidla textového rázu. = rovná se <> nerovná se Je prázdné říká, že pole nemá žádnou hodnotu Začíná říká, že obsah pole začíná vyplněným řetězcem Obsahuje říká, že část obsahu pole se rovná vyplněnému řetězci f. Úpravy na řádku zaškrtnutím této volby povolíte editaci zobrazených atributů přímo v pohledu. g. Tabulkové zobrazení umožňuje označovat položky zaškrtnutím v pohledu. h. Seskupit podle umožňuje položky seskupovat podle hodnot v určených atributech i. Souhrny umožňuje zadat atributy, pro které se mají vytvořit dostupné součty. j. Omezení počtu položek poslední důležité nastavení, které omezí počet položek zobrazených na jedné stránce. Při překročení počtu, se v pohledu zobrazí možnost přejít na další stránku pro zobrazení dalších položek. Postup pro úpravu existujícího pohledu 2. Seznamy karet dokumentů a pohledy 7

8 1. Krok Po přihlášení vyberte v panelu rychlého spuštění jakýkoliv předdefinovaný základní pohled seznamu, pro který chcete vytvořit vlastní pohled 2. Krok Postupujte krokem 4, popsaném v postupu při vytváření nového pohledu Obrázek 6: Možnost úpravy vlastního pohledu POZNÁMKA: Volba Změnit toto zobrazení v nabídce pohledů karet dokumentů otevřené z konkrétního vlastního pohledu není dostupná pro předdefinované pohledy (viz Obrázek 4: Založení nového pohledu). TIP: Nabídka Začít existujícím zobrazením načten původní informace do nově definovaného pohledu. Tento postup zjednodušuje a urychluje proces definování pohledu. 2.2 Filtrování v pohledech Zobrazování dat v pohledech je možné jednorázově upřesňovat pomocí filtrů, které omezují zobrazované položky v seznamu. a. Filtr lze nastavit kliknutím na požadovaný sloupec seznamu, podle kterého chceme filtrovat. V rozvinutém menu vybereme hodnotu, kterou má obsahovat karta v zobrazeném seznam (viz Chyba! Nenalezen zdroj dkazů.). Je možné mít filtr nastavený pro více sloupců najednou b. K nastavení složitějších podmínek slouží tlačítko Rozšířený filtr, které zpřístupní jejich nastavení nad jednotlivými sloupci seznamu. Pro použití nastavených podmínek je nutné použít tlačítko Aplikovat filtr a pro zrušení filtr tlačítko Zrušit filtr (viz Obrázek 8: Rozšířený filtr) Obrázek 7: Menu pro výběr hodnoty filtru Jednorázové filtrování pomocí jednoduchého nebo rozšířeného filtru oproti nastavení podmínek samotného pohledu má tu výhodu, že neovlivňuje původní definici pohledu. Rozšířený filtr pak navíc umožňuje dohledání konkrétní položky, kdy uživatel vidí výsledky filtrování ihned po zadání hodnoty a může výsledky variovat v kombinaci filtrů nad různými sloupci. Obrázek 8: Rozšířený filtr 8 2. Seznamy karet dokumentů a pohledy

9 POZNÁMKA: Pravidla pro sloupce matematického nebo textového rázu jsou shodná s pravidly popsanými v postupu pro vytvoření pohledu. Rozšířené filtrování obsahuje navíc pravidlo Začíná, které říká, že hodnota sloupce začíná zadaným řetězcem. 2. Seznamy karet dokumentů a pohledy 9

10 3. PRÁCE S DOKUMENTY Práce s dokumenty v aplikaci dp zahrnuje: vytvoření nové karty dokumentu editaci existující karty dokumentu prohlížení existující karty dokumentu vytvoření nové karty jako kopie stávající (pouze ve verzi datapoint Enterprise) vytvoření nové karty dokumentu pomocí uložené šablony Jednotlivé typy karet dokumentů Vám budou k dispozici v závislosti na přiděleném oprávnění. Rozsah operací, které budete schopni s kartami dokumentů provádět, rovněž závisí na definovaném oprávnění. 3.1 Vytvoření nové karty dokumentu Zakládání nových karet přímo v systému je umožněno pouze uživatelům, kteří mají přiděleno oprávnění. Zároveň záleží, pro jaké typy dokumentů je oprávnění uděleno a jaké typy atributů lze vyplňovat. Na kartě dokumentu lze vyplnit: a. Atributy - jakéhokoliv pole karty dokumentu charakterizující specifické informace pro daný typ dokumentu, případně doplňující informace v souvislosti s procesem zpracování dokumentu. b. Pole Stav vypovídá o fázi zpracování karty dokumentu. c. Pole Typ obsahu specifikuje typ dokumentu. d. Pole Vlastník určuje uživatele, který je vlastníkem karty dokumentu a má ji ke zpracování. Tento atribut je automaticky vyplněn jménem přihlášeného uživatele, který novou kartu zakládá. Postup pro založení nové karty dokumentu: 1. Krok Zvolte některý z definovaných pohledů seznamů karet dokumentů. 2. Krok Založení nové karty je možné dvěma způsoby: a. V záložce Nástroje seznamu vyberte možnost Položky a z nabídky funkcí zvolte Nová položka. Z nabízeného listu dostupných typů dokumentů vyberte požadovaný typ dokumentu, jehož kartu chcete založit a pokračujte krokem 3a b. Použijte tlačítko na konci stránky Přidat novou položku, které otevře defaultní typ karty dokumentu Naskenovaný dokument. Pokračujte krokem 3b. 3. Krok a. V otevřeném okně editačního formuláře karty dokumentu vybraného typu vyplňte požadované údaje. Obrázek 9: Krok 2 způsoby založení nové karty dokumentu Práce s dokumenty

11 b. V otevřeném okně editačního formuláře karty dokumentu Naskenovaný dokument vyberte požadovaný typ. v atributu Typ obsahu a teprve poté vyplňte požadované údaje. POZNÁMKA: Tipy, jak postupovat při vyplňování některých polí na kartě dokumentu, naleznete v kapitole Editace existující karty dokumentu, v oddíle Jak na to. 4. Krok Kartu dokumentu uložte pomocí tlačítka OK. 3.2 Editace existující karty dokumentu Z uživatelského pohledu představuje editace karty dokumentu aktualizaci (změnu) dat (informací) týkajících se určitého dokumentu nebo agendy. Postoupí-li Vám v systému jiný uživatel kartu dokumentu stanete se jejím vlastníkem bude Vám doručena ová notifikace o přidělení úkolu. Tento úkol spočívá v následné editaci karty dokumentů Dle typu změny můžeme rozlišit 4 kategorie změn: c. Editace atributu editace jakéhokoliv pole karty dokumentu charakterizující specifické informace pro daný typ dokumentu, případně doplňující informace v souvislosti s procesem zpracování dokumentu. d. Editace stavu editace pole Stav, které vypovídá o fázi zpracování karty dokumentu. e. Editace typu obsahu editace pole Typ obsahu, které specifikuje typ dokumentu. f. Editace pole Vlastník změna uživatele a postoupení vlastnictví karty dokumentu. Postup pro editaci existující karty dokumentu 1. Krok Po přihlášení vyberte ze seznamů Domovské stránky požadovaný seznam 2. Krok Z nabídky zobrazených karet v seznamu vyberte konkrétní kartu pro zobrazení jejího detailu 3. Krok Otevřete kartu dokumentu: a. pomocí výběru karty zatrhnutím checkboxu, kdy se zaktivní ikona Upravit položku v pásu karet Položky (menu Nástroje seznamu). V tomto případě se otevře přímo editační formulář (viz Obrázek 12:Karta dokumentu v editačním režimu s nadefinovanými makrotlačítky). b. pomocí výběru karty zatrhnutím checkboxu, kdy se zaktivní ikona Zobrazit položku v pásu karet Položky (menu Nástroje seznamu). V tomto případě se otevře karta v režimu (viz Obrázek 11: Ikona Upravit položku na kartě dokumentu) pro čtení a je nutné provést krok 4. c. nebo kliknutí tlačítka myši na nadpis karty dokumentu anebo pomocí menu, které se zobrazí umístěním kurzoru myši na nadpis karty dokumentu. V tomto případě se otevře karta v režimu pro čtení (Obrázek 11: Ikona Upravit položku na kartě dokumentu) a je nutné provést krok Práce s dokumenty 11

12 Obrázek 10: Způsoby zobrazení detailu karty dokumentu 4. Krok Klikněte na ikonu Upravit položku pro otevření karty v editačním režimu. Změňte nebo doplňte všechny požadovaná údaje. V režimu pro editaci: a. Lze editovat atributy včetně příloh - Funkce Upravit položku je aktivní b. Přepínat stav karty dokumentu c. Používat makrotlačítka (pokud jsou definována) Pokud jsou vyplňovány atributy stále stejným způsobem, lze, pro urychlení vyplňování takovýchto karet, nadefinovat tak zvaná Makrotlačítka. Makrotlačítko se zobrazí určeným uživatelům pro nadefinovaný typ karty dokumentu a její stav. Jeho stiskem jsou automaticky vyplněny určené atributy zadanými hodnotami. Lze změnit vlastníka - po zpracování všech Vašich úkonů ji předejte požadovanému kolegovi d. Lze provádět některé další akce jako například: 1) 2) 3) Obrázek 11: Ikona Upravit položku na kartě dokumentu Lze Kopírovat odkaz uloží odkaz, který lze použít pro pozdější otevření této karty dokumentu, do schránky. Tímto tlačítkem vložíte odkaz do schránky, odkud ho můžete vložit do Vámi psaného textu nebo mailu pomocí klávesové Obrázek 12:Karta dokumentu v editačním režimu s nadefinovanými makrotlačítky zkratky CTRL+C. Tuto funkci používejte pro odeslání odkazu na kartu dokumentu svým kolegům. Lze Kopírovat kartu funkce je popsána v samostatné kapitole Vytvoření nové karty jako kopie stávající. Lze pracovat se šablonami funkce je popsána v samostatné kapitole Vytvoření nové karty pomocí šablony. 5. Krok Provedené změny na kartě dokumentu uložte pomocí tlačítka Uložit změny Práce s dokumenty

13 POZNÁMKA: Tlačítko Storno zruší všechny aktuálně prováděné změny před uložením, vrátí hodnoty atributů do původního stavu a zavře kartu dokumentu. Jak na to? Postup při přepsání vlastníka: a. Znáte-li přesné jméno, vepište jej přímo do atributu Vlastník. b. Neznáte-li přesné jméno 1. Vepíšete část jména a potvrdíte Enterem nebo ikonkou kontrola jména. 2. Zobrazí se nabídka s možnými jmény po kliknutí myši na část jména (viz Obrázek 14: Nabídka dostupných uživatelů). 3. Nového požadovaného vlastníka vložíte jeho výběrem v této nabídce. Postup při vyhledání v seznamu vlastníka a. Seznam otevřete kliknutím na jeho ikonu. b. V seznamu zapíšete část jména a dáte vyhledat. c. V nalezených uživatelích vyberete požadovaného nového vlastníka. d. Tlačítkem OK jej vložíte do atributu Obrázek 13: Změna atributu Vlastník na kartě dokumentu Obrázek 14: Nabídka dostupných uživatelů Postup při vkládání příloh 3. Práce s dokumenty 13

14 Ke kartě dokumentu je možné připojit soubor buďto nahráním z lokálního úložiště nebo přidáním odkazu na již nahraný soubor. a. pokud chcete připojit přílohu, klikněte na tlačítko Procházet (viz Obrázek 15: Vkládání příloh - krok 1). Otevře se okno, ve kterém nalistujte přílohu, kterou chcete vložit. Výběr potvrďte tlačítkem Otevřít. Pokračujte bodem c. b. pokud chcete přidat odkaz na dokument existující v systému SharePoint: 1.1 znáte-li přesný název, vepište jej přímo.. Pokračujte bodem c. Obrázek 15: Vkládání příloh 2.1 neznáte-li přesný název, vepíšete část názvu a potvrdíte Enterem nebo ikonkou pro kontrolu názvu (viz Obrázek 15: Vkládání příloh - krok 1b). Zobrazí se nabídka s možnými názvy po kliknutí myši na část názvu (stejný princip jako je popsán u přepsání vlastníka viz Obrázek 14: Nabídka dostupných uživatelů). Vyberte požadovaný odkaz z této nabídky. Pokračujte bodem c. 2.2 neznáte-li přesný název, vyhledáte odkaz pomocí seznamu. Ten otevřete kliknutím na jeho ikonu. (viz Obrázek 15: Vkládání příloh - krok 1b). V seznamu definujete pomocí rozevíracích seznamů požadovaný web, knihovnu dokumentů a atribut (sloupec) z knihovny a spustíte vyhledávání (viz Obrázek 16: Vyhledávání odkazů pomocí seznam). Z nalezených odkazů vyberete požadovaný a vložíte jej tlačítkem OK. Pokračujte bodem c. c. Přiložte vybranou přílohu ke kartě tlačítkem připojit soubor (viz Obrázek 15: Vkládání příloh - krok 2). Obrázek 16: Vyhledávání odkazů pomocí seznamu DŮLEŽITÉ UPOZORNĚNÍ: Při práci s přílohami Odkaz na dokument lze použít pouze na fyzicky uložený soubor v systému SharePoint. Tímto způsobem ovšem ke kartě nelze vložit odkaz na jinou kartu dokumentu dp. Tyto seznamy zobrazí jen položky, které jsou pro aktuálně přihlášeného uživatele relevantní (na základě POZNÁMKA: Tlačítko Storno zruší všechny aktuálně prováděné změny před uložením, vrátí hodnoty atributů do původního stavu a zavře kartu dokumentu. 3.3 Prohlížení existující karty dokumentu Nejnižším stupněm oprávnění z pohledu práce s kartami dokumentu je jejich prohlížení. Kartu, na kterou má uživatel právo čtení, nikoliv zápisu, lze otevřít z jednotlivých seznamů. Postup pro zobrazení karty dokumentu Práce s dokumenty

15 1. Krok Po přihlášení vyberte ze seznamů Domovské stránky požadovaný pohled na seznam karet dokumentů 2. Krok Z nabídky zobrazených karet v seznamu vyberte konkrétní kartu pro zobrazení jejího detailu 3. Krok Otevřete kartu dokumentu pomocí výběru karty zatrhnutím checkboxu, kdy se zaktivní ikona Zobrazit položku v pásu karet Položky (menu Nástroje seznamu) nebo kliknutí tlačítka myši na nadpis karty dokumentu anebo pomocí menu, které se zobrazí umístěním kurzoru myši na nadpis karty dokumentu (viz Obrázek 10: Způsoby zobrazení detailu karty dokumentu). 4. Krok V tomto režimu: a. Jsou zobrazeny atributy karty dokumentu včetně příloh. b. Lze provádět některé akce jako například: 1) 2) 3) Je dostupná funkce Zobrazit Historii v historii karty jsou evidovány veškeré změny provedené na dané kartě. Lze v ní přehledně najít, kdo a kdy něco zapsal Lze Kopírovat odkaz uloží odkaz, který lze použít pro pozdější otevření této karty dokumentu, do Obrázek 17: karta dokumentu v režimu pro čtení schránky. Tímto tlačítkem vložíte odkaz do schránky, odkud ho můžete vložit do Vámi psaného textu nebo mailu pomocí klávesové zkratky CTRL+C. Tuto funkci používejte pro odeslání odkazu na kartu dokumentu svým kolegům. Lze Kopírovat kartu funkce je popsána v samostatné kapitole Vytvoření nové karty jako kopie stávající c. Nelze kartu editovat. Funkce Upravit položku, je neaktivní. 5. Krok Zavřete kartu dokumentu pomocí tlačítka Zavřít. 3.4 Vytvoření nové karty jako kopie stávající Tato funkcionalita je dostupná pouze ve verzi Enterprise aplikace datapoint. Slouží ke kopírování dat a popřípadě i příloh z existujících karet dokumentů. Umožňuje vytvořit novou kartu dokumentu vycházející z konkrétních hodnot vybrané karty dokumentu. Nová karta, která je kopií vybrané vzorové karty, se otevře s předvyplněnými položkami s výjimkou: a. Vlastníka - vlastník bude přihlášený uživatel b. Přílohy pokud uživatel při kopírování karty při dotazu "Kopírovat kartu včetně příloh? OK/Storno" potvrdí volbu Storno. Pro uložení nové karty dokumentu založené tímto způsobem, platí všechna standardní pravidla (povinné atributy; kontrola duplicit atd.). Postup pro vytvoření karty jako kopie 1. Krok Po přihlášení vyberte ze seznamů Domovské stránky požadovaný pohled na seznam karet dokumentů. 2. Krok Z nabídky zobrazených karet v seznamu označte konkrétní kartu. 3. Krok 3. Práce s dokumenty 15

16 Založení kopie stávající karty je dostupné a. V záložkách dostupných funkcí: výběr konkrétní karty se provede zatrhnutím checkboxu, kdy se v pásu karet Položky (záložka seznamu Nástroje seznamu) zaktivní ikona Kopírovat kartu. Obrázek 18: Záložka Nástroje - funkce Kopírovat kartu b. Přímo na kartě dokumentu: Otevřete kartu dokumentu pomocí výběru karty zatrhnutím checkboxu, kdy se zaktivní ikona Zobrazit položku v pásu karet Položky (záložka Nástroje seznamu) nebo kliknutí tlačítka myši na nadpis karty dokumentu anebo pomocí menu, které se zobrazí umístěním kurzoru myši na nadpis karty dokumentu (viz Obrázek 10: Způsoby zobrazení detailu karty dokumentu). V otevřeném okně karty dokumentu v režimu pro čtení s detailními informacemi je dostupná funkce Kopírovat kartu. Obrázek 19:Funkce kopírování karty POZNÁMKA: Funkce Kopírovat kartu je dostupná na kartě dokumentu i v režimu editace. 4. Krok Po kliknutí na ikonu Kopírovat kartu, budete dotázán, zda požadujete kopírovat kartu včetně přiložených souborů. Pokud potvrdíte tlačítkem OK, bude zkopírována i hodnota tohoto atributu. Pokud zvolíte tlačítko Storno, hodnota tohoto atributu zkopírována nebude. 5. Krok Otevře se editační formulář nové karty dokumentů s předvyplněnými hodnotami atributů. Hodnoty atributů upravte požadovaným způsobem 6. Krok Kartu uložte standardním způsobem pomocí tlačítka OK. Obrázek 20: Kopírování karty - kopírování připojených souborů Práce s dokumenty

17 3.5 Vytvoření nové karty pomocí šablony Šablony umožňují uložit data z existující karty dokumentů a následně tato data vyvolat a použít pro nově zakládané karty dokumentů. Tato funkce je vhodná pro často opakující se karty dokumentů. Práce se šablonami spočívá: v založení šablony v editaci, případně smazání v jejím načtení a případně správě šablon (editace, mazání a přidávání dalších šablon). Možnost pracovat se šablonami je dostupná na kartě dokumentu v editačním režimu. Obrázek 21: Správa šablon Pokud neexistuje žádná šablona, popřípadě chcete vytvořit další, zvolte kartu, jejíž atributy a jejich hodnoty chcete pro šablonu použít: 1. Krok Postupujte stejným způsobem, jako je popsán v kapitole Editace existující karty dokumentu pro vyvolání editačního formuláře požadované karty dokumentu, která má sloužit jako podklad pro vytvoření šablony. 2. Krok Pro vytvoření šablony na základě otevřené karty a jejích hodnot atributů klikněte na ikonu Uložit jako šablonu. 3. Krok V zobrazeném dialogu vyplňte následující parametry: Název šablony textové pole; požadovaný název pro šablonu, který je povinný Sdílená checkbox; je vybrán, znamená to, že šablona bude dostupná všem uživatelům nejen přihlášenému uživateli, který ji vytvořil. 4. Krok Šablonu uložte pomocí tlačítka Uložit. Obrázek 22:Uložení šablony POZNÁMKA: Využití založení šablony z nové položky karty dokumentu má význam v případě, že si do karty vyplníte požadované hodnoty, které budou použity pro šablonu. Šablona bude založena pro typ dokumentu vybraném na kartě dokumentu. Pokud chcete editovat jakoukoliv existující šablonu, případně ji smazat, zvolte jakoukoliv kartu dokumentu (existující nebo nově zakládanou kartu): 1. Krok Postupujte stejným způsobem, jako je popsán v kapitole Vytvoření nové karty dokumentu nebo. v kapitole Editace existující karty dokumentu pro vyvolání editačního formuláře karty dokumentu, kde je dostupná funkce Spravovat šablony. 2. Krok 3. Práce s dokumenty 17

18 Klikněte na ikonu Spravovat šablony a v zobrazeném okně se seznamem dostupných šablon vyberte požadovanou šablonu pro další operaci pomocí checkboxu, kdy se zaktivní ikona Upravit položku nebo Odstranit položku v pásu karet Položky (záložka Nástroje seznamu) Obrázek 23: Funkce Spravovat šablony 3. Krok a. Upravit šablonu znamená především editaci hodnot atributů: 1) 2) 3) Změnu hodnoty provedete pomocí ikony editace. Odstranění přidaného atributu jeho hodnoty, provedete pomocí ikony. Přidání nového atributu provedete výběrem atributu z rozevíracího seznamu, vepsáním hodnoty, kterou má obsahovat. Pokud chcete hodnoty zrušit a zadat nová, můžete výmaz provést pomocí ikony. Atribut s požadovanými hodnotami přidáte pomocí ikony. DŮLEŽITÉ UPOZORNĚNÍ: Každý sloupec lze použít pouze jednou. V případě opakovaného použití lze sice do definice Hodnot sloupců přidat, ale objeví se grafický symbol varování. Při uložení šablony se zobrazí informující hláška a k uložení nedojde. Pokud měníte v rámci editace Typ obsahu (typ dokumentu), dojde automaticky ke ztrátě všech atributů, které nejsou pro daný typ v aplikaci dp nadefinovány. POZNÁMKA: Grafické funkční ikony jsou k dispozici vlevo před rozevíracím seznamem atributů či názvem přidaných atributů. Vždy jsou nabízeny ikony dle dostupné akce (př. Ikona pro smazání není dostupná v případě definování nové podmínky atd.) Možnosti rozevíracího seznamu jsou závislé na zvoleném typu obsahu. 4. Krok Provedené změny na šabloně uložte pomocí tlačítka Uložit. Dostupnost definovaných šablon se řídí podle typu obsahu, který je vyplněn na kartě dokumentu v atributu Typ obsahu tzn., že se nabízí pouze šablony pro stejný typ dokumentu, jehož karta má být vytvořena. Pokud chcete vytvořit/editovat kartu dokumentu pomocí načtení uložené šablony: Práce s dokumenty

19 1. Krok Otevřete editační formulář karty dokumentu požadovaného typu postupem popsaném a. v kapitole Vytvoření nové karty dokumentu pro případ vytvoření nové položky karty dokumentu. V tomto případě vyberte požadovaný typ dokumentu v atributu Typ obsahu, pro který se chystáte šablonu použít. b. v kapitole Editace existující karty dokumentu pro případ editace informací existující karty dokumentu použitím šablony. 2. Krok Klikněte na ikonu Načíst šablonu. 3. Krok Vyberte požadovanou šablonu. 4. Krok Šablonu načtete pomocí tlačítka Použít. Obrázek 24: Načtení šablony do nové karty dokumentu 3. Práce s dokumenty 19

20 4. NOTIFIKACE A JEJICH NASTAVENÍ Aplikace datapoint umožňuje několik způsobů notifikování uživatelů. ové notifikace můžeme rozdělit na: a. Oznámení o přidělení úkolu uživatel, kterému je postoupena karta dokumentu (stane se jejím vlastníkem změna atributu Vlastník na kartě dokumentu) obdrží ovou notifikaci o postoupení dokumentu ke zpracování. b. Oznámení změn v aplikaci proběhne-li tzv. změnová událost, tedy vytvoření nebo změna položky v seznamu či knihovně dokumentů, obdrží uživatel notifikaci. DŮLEŽITÉ UPOZORNĚNÍ: Upozornění bude odesláno za předpokladu, že nastavení (propojení systému SharePoint se systémem Microsoft Exchange nebo podobným programem) umožňuje rozpoznat ovou adresu uživatele. 4.1 Oznámení o přidělení úkolu ová notifikace o přidělení úkolu je vázána na změnu vlastníka. Upozornění na přidělené úkoly není možné konfigurovat samotným uživatelem, tzn., že uživatel nemá možnost rozhodnout v rámci uživatelského nastavení, zda chce notifikace zasílat. Uživateli (novému vlastníkovi dokumentu) bude do e-schránky doručen s přehlednými informacemi o přiděleném úkolu a hypertextovými odkazy do aplikace na domovskou stránku (kde vidí uživatel všechny svoje přiřazené úkoly ke zpracování), na seznam karet dokumentů anebo přímo na kartu daného dokumentu. Obrázek 25: Ukázka ové notifikace o přidělení úkolu POZNÁMKA: Obsah základní šablony (viz Obrázek 25: Ukázka ové notifikace o přidělení úkolu) může být modifikován pouze za předpokladu, že je používána verze Enterprise systému datapoint. V tomto případě je také umožněno procesnímu administrátorovi nastavit, zda uživatel bude notifikován o přidělení úkolu nebo ne. 4.2 Oznámení změn v aplikaci Notifikace a jejich nastavení

21 K odeslání oznámení dojde v případě, že proběhne tzv. změnová událost, tedy vytvoření nebo změna položky v seznamu či v knihovně dokumentů. Tato oznámení, na rozdíl od upozornění na přidělení úkolu, je možné konfigurovat tzn., že uživatel má možnost rozhodnout v rámci uživatelského nastavení, zda chce notifikace zasílat. Primárně tyto notifikace systémem zasílány nejsou. Jejich zasílání může kromě samotného uživatele nastavit také procesní administrátor. Informace obsažené v notifikaci jsou závislé na konkrétní konfiguraci, tedy na definovaných parametrech a podmínkách oznámení. Pokud si tyto notifikace nastaví uživatel sám, jsou zasílány pouze jemu. Procesní administrátor má možnost nastavit zasílání požadovaným uživatelů nebo skupinám uživatelů. V případě, že je nastaví procesní administrátor, nelze tyto notifikace rušit běžným uživatelem. Uživatel může zrušit zasílání těchto notifikací pouze v případě, že je nastavil sám. Obrázek 26:Ukázka notifikace při změnové notifikaci Postup pro nastavení notifikace o změnové události 1. Krok Po přihlášení vyberte z nabídky ovládacího prvku aktuálně přihlášeného uživatele možnost Nastavení. Obrázek 27: Možnost nastavení notifikace o změnách 2. Krok Z nabídky otevřeného okna vyberte Má upozornění. 3. Krok Pro vytvoření konkrétní notifikace použijte funkci Přidat upozornění. 4. Krok Vyberte konkrétní seznam nebo knihovnu, jejíž položky vás zajímají v případě změn. 5. Krok V otevřeném konfiguračním okně nastavte jednotlivé parametry dle potřeby: a. Název upozornění zadejte název tohoto upozornění. Bude obsažen v předmětu zpráv odesílaných pro toto upozornění. b. Metoda doručení jediným možným způsobem upozornění je ová notifikace. Obrázek 28: Cesta k zadání parametrů notifikace o změnách 4. Notifikace a jejich nastavení 21

22 c. Typ změn umožňuje sledovat jen určitý druh změn v seznamu od zakládání položek, jejich editaci až po jejich mazání. d. Odesílat upozornění pro tyto změny v této sekci se definuje podmínka, která musí být splněna, aby byla notifikace pro konkrétní typ změny odeslána. Lze nastavit, aby notifikace byla odesílána: - při každé změně položky v požadovaném seznamu nebo knihovně - při každé změně položek, které jsem založil já - při každé změně položek, u kterých jsem poslední změny provedl já Zároveň lze zvolenou podmínku aplikovat pouze na konkrétní pohled seznamu. Prakticky to znamená, že pokud si například nastavíte pohled nad seznamem aktivních karet dokumentů s názvem Faktura přijatá IČO, který zobrazuje pouze karty dokumentů typu Faktura s vyplněným atributem (polem) IČO, obdržíte notifikaci pouze pro karty dokumentů typu faktura, které mají vyplněné IČO. A to pouze o těch kartách, které splňují podmínku Vámi vybranou, např. jen o těch, které jste založili v systému Vy. e. Kdy odeslat upozornění tato sekce vám umožní nastavit časovou periodu pro odesílání notifikací. Oznámení je například možno odesílat i jako souhrnný přehled dokumentů jednou denně nebo týdně, pokud dochází k vytváření nebo změnám položek příliš často. Souhrnný obsahuje jmenovité informace o všech dokumentech, kterých se oznámení týká Notifikace a jejich nastavení

23 5. VYHLEDÁVÁNÍ Pro vyhledávání položek seznamu slouží uživateli jednak samotné pohledy nebo filtry popsané v kapitole Seznamy karet dokumentů a pohledy, jednak plnotextové vyhledávání. Plnotextové vyhledávání je dostupné z Domovské stránky aplikace dp na záložce Procházení. Tato funkce je užitečná pro vyhledávání konkrétní položky nebo všech informací k jedné položce. Nalezené položky (z různých knihoven a seznamů) se zobrazí v okně výsledků hledání. Obrázek 29: Funkce plnotextového vyhledávání Každá z uvedených vyhledávacích metod vrací pouze ty položky, ke kterým má daný uživatel práva ke čtení nebo k úpravám. Aplikace může obsahovat i další položky, které vyhledávacím kritériím vyhovují, avšak z důvodu omezených uživatelských práv zůstanou uživateli nepřístupné. Příklady pro demonstraci funkce vyhledávání: Příklad 1 Uživatel si přeje prohledávat všechny dokumenty v seznamu Karty dokumentů jen určitého typu a v konkrétním stavu, například dokumenty typu Pozvánka a Projekt ve stavu Archiv. a. Postup: Postupujte dle kroků popsaných v kapitole Pohledy, kde v sekci Filtr definujte následující podmínku: Sloupec: Typ obsahu = Pozvánka Nebo Sloupec: Typ obsahu = Projekt A Sloupec: Stav = Archiv Viz Obrázek 30: Ukázka definování podmínky při vytváření pohledu b. Výsledek: Uživatel bude mít trvale nastaven nad seznamem dokumentů pohled, který mu bude zobrazovat všechny karty dokumentů Pozvánka a Projekt pouze ve stavu Archiv. Obrázek 30: Ukázka definování podmínky při vytváření pohledu Příklad 2 5. Vyhledávání 23

24 Uživatel si přeje filtrovat určité typy dokumentů v seznamu Karty dokumentů na základě atributů specifických pro tento typ dokumentu, například dokumenty typu Hlášení nepřítomnosti, které byly vytvořeny a. Postup: Zvolte seznam Karty dokumentů v navigační nabídce panelu rychlého spuštění a použijte filtrování postupem popsaným v kapitole Filtrování v pohledech. 1) 2) V nabídce sloupců vyberte: Sloupec: Typ obsahu = Hlášení nepřítomnosti, Sloupec: Vytvořeno= V případě, že seznam obsahuje více záznamů, je uživatelsky vhodnější použít tlačítko Rozšířený filtr, kde nastavte: Typ obsahu = Hlášení nepřítomnosti, Vytvořeno= Obrázek 31: Použití jednoduchého filtru b. Výsledek: Uživatel zobrazí v seznamu dokumenty, které jsou typu Hlášení nepřítomnosti a byly vytvořeny Příklad 3 Uživatel si přeje filtrovat určité typy dokumentů v seznamu Karty dokumentů na základě atributů specifických pro tento typ dokumentu, například dokumenty typu Hlášení nepřítomnosti, které vytvořil Janem Novákem a zároveň byly vytvořeny po (datum je větší než ) a. Postup: Zvolte požadovaný seznam dokumentů a použijte tlačítko Rozšířený filtr (postupujte stejným způsobem, jako je popsán v kapitole Filtrování v pohledech), a u požadovaných sloupců nastavte příslušné hodnoty filtru: Typ obsahu = Hlášení nepřítomnosti, Vlastník: Jan Novák; Vytvořeno> b. Výsledek: Uživatel zobrazí v seznamu dokumenty, které jsou typu Hlášení nepřítomnosti a byly vytvořeny Janem Novákem po Příklad 4 POZNÁMKA: Pokud chce Uživatel vyhledat historii určitého dokumentu a zajímá ho, jaké změny byly v kartě dokumentu provedeny a kdo je provedl, pak postupuje způsobem popsaném v kapitole Prohlížení existující karty dokumentu, kde prohlížení historie karty je dostupné z formuláře karty daného dokumentu. Uživatel hledá veškeré informace o dokumentu 0009.pdf Vyhledávání

25 a. Postup: Použijte plnotextové vyhledávání, které je dostupné z Domovské stránky aplikace dp. Do vyhledávacího pole zadejte název: 0009.pdf a spusťte hledání pomocí ikony lupy. b. Výsledek: Uživatel zobrazí v okně výsledků hledání položku odpovídající požadovanému názvu. Obrázek 32:Funkce vhledávání dp Obrázek 33: Příklad výsledku vyhledání - nalezený dokument 5. Vyhledávání 25

26 6. ZÁVĚR Aplikace datapoint umožňuje širokou škálu vlastního nastavení. Popsané možnosti v tomto dokumentu slouží jako základní vodítko a návod, jak s aplikací pracovat. V případě jakýchkoliv individuálních potřeb nastavení, které nejsou popsány v tomto dokumentu, doporučujeme kontaktovat procesního administrátora Závěr