Zásady zpracování text. Ing. Petr V elák 6. b ezna 2009

Transkript

1 Zásady zpracování text Ing. Petr V elák 6. b ezna

2 OBSAH OBSAH Obsah 1 Úvodní slovo 3 2 Základní pravidla Interpunk ní znaménka ƒísla Procento a procentní Stupe Hv zdi ka a k íºek ƒas a datum Zkratky Písmo 7 4 Formátování textu 7 5 Odstavec Praporek, st ed a do bloku Zvýrazn ní Kurzíva Tu n Prostrkávání Kapitálky Speciální znaky 9 8 D lení slov 9 9 Kontrola dokumentu Nástroje pro práci s textem Textový editor Textový procesor DTP MS Word Zobrazení netisknutelných znak Pevná mezera Pouºití styl ƒíslování stránek Konec stránky D lení slov Kontrola pravopisu

3 1 ÚVODNÍ SLOVO 1 Úvodní slovo Dokument byl vypracován jako pomocný materiál k výuce a samostudiu. Jeho cílem je p ednést stru ný p ehled zásad pro zpracování text. V pr b hu se m ºe dokument dále m nit. Dal²í vhodné materiály a úlohy k vyzkou²ení lze získat z následujících zdroj : ˆ Petr V elák (domovská stránka na serveru ZƒU) 3

4 2 ZÁKLADNÍ PRAVIDLA 2 Základní pravidla Zdrojem pro typogracká pravidla byl server Interpunk ní znaménka Mezi interpunk ní znaménka adíme te ku, árku, dvojte ku, st edník, vyk i ník, otazník, trojte ku (výpustku), spojovník, poml ku, závorky, uvozovky a apostrof. Interpunk ní znaménko sázíme v eské typograi vºdy t sn za slovem. P ípadná mezera následuje aº za ním. Mezery slouºí k odd lení slov v textu. ˆ Pat í za znak (te ka, árka, otazník, vyk i ník, dvojte ka), nikoliv p ed n j. ˆ Na vn j²ích stranách závorek se mezery d lají, na vnit ních ne. Jde o to, aby se ádek nezalomil v nesmyslném míst a interpunkce pak skon í na po átku nového ádku. ˆ Mezi slova za azujeme jen jednu mezeru. Dv mezery jsou povaºovány za chybu pokud nejde o sazbu simulující sazbu do bloku na psacím stroji (nepropor ní písmo). ˆ Nikdy nepí²eme mezeru za otvírací závorkou nebo p ed zavírací. ˆ Nikdy nevynecháváme mezeru za árkou mezi slovy nebo te kou mezi v tami, apod. Ned litelné mezery jsou mezery, které se nesmí zalomit na konci ádku. ˆ Na konci ádku nesm jí z stat jednopísmenné p edloºky s, S, v, V, z, Z, k, K, u, U, o, O a spojky A, i a I (v²e krom a, u kterého se typogracké autority neshodují). K tomuto ú elu slouºí ned litelná mezera. Závorky mají mezery na vn j²ích stranách závorek. Nepouºívají se lomítka jako náhrada za závorky. Celá v ta v závorce, za íná velkým písmenem a kon í te kou. Naopak závorka uvnit v ty by nem la obsahovat celou v tu. Uvozovky mají mezery stejn jako závorky. Mezery jsou na vn j²ích stranách uvozovek a text nemá mezi prvním/posledním znakem a uvozovkou mezeru. ƒeské uvozovky jsou kulaté. Otvírací uvozovka je dole s ocásky vpravo sm rem dol a zavírací uvozovku naho e s ocásky vlevo sm rem nahoru. Existují také odvozené jednoduché uvozovky. Jednoduché uvozovky pou- ºíváme v t²inou uvnit normálních uvozovek. 4

5 2.2 ƒísla 2 ZÁKLADNÍ PRAVIDLA Apostrof e²tina pouºívá málo. Obvykle se pouºije po nespisovných výrazech, pro zkracování slov (vynechané písmeno) a letopo t. Dále je apostrof symbolem minuty. V e²tin má apostrof tvar devítky. Mínus je matematický symbol. Kolem toho znaku se d lá mezera po obou stranách. Spojovník (soft hyphen) krat²í a tlust²í neº znak mínus. Pouºívá se ve sloºených slovech 1 a p i d lení slova na více ádk. Kolem spojovníku nejsou mezery. Poml ka del²í neº znak mínus. Mezera je na obou stranách poml ky, ale znak poml ky se nesmí objevit na za átku ádku. Výpustka neboli trojte ka se pouºívá v²ude tam, kde je vypu²t na i nedopov zena ást v ty. ˆ P ed výpustkou na konci v ty mezeru nepí²eme, za ní ano. ˆ V p ípad výpustky vprost ed v ty pí²eme mezeru z obou stran. 2.2 ƒísla Niº²í íselné údaje se vyjad ují v slovn. Výjimku tvo í pouze letopo ty, data a spojení ísel se zkratkami (100 m, 50 mm). Telefonní ísla se sázejí ve skupinách po 23 íslech. Zásadn se nesm jí d lit do dvou ádek. V sou asnosti je vhodné d lit telefonní ísla po trojicích: Zna ky pen ºních m n K se sázejí p ed íslo sumy, je-li uvedeno s desetinným íslem. Pokud je íslo celé, klade se zna ka m ny za íselné ozna ení nebo se dává p ed ozna ení celých pen ºních ástek s desetinou árkou a poml kou. (cena K 15,20; cena 500 K ; cena K 500,-) 2.3 Procento a procentní Pro znak procenta (%) máme dv moºnosti zápisu tohoto symbolu. Kaºdá v²ak nese jiný význam: 1. Lihovina má obvykle kolem 40 % alkoholu. 2. Absinth je tém 80% alkohol. První p ípad (mezera mezi íslovkou a symbolem) ozna uje význam ty icet procent. Naopak druhý p ípad znamená osmdesátiprocentní. Stejn je tomu pro symbol promile ( ). 1 Spojovník m ºe být nerozd litelný (hard) a rozd litelný (soft) na více ádk. 5

6 2.4 Stupe 2 ZÁKLADNÍ PRAVIDLA 2.4 Stupe Stupe se v ozna ení teploty sází: C mínus deset stup minus a íslice 10 dohromady, stupe je odd len zúºenou mezerou) minus deset stup Celsia stupe Celsia se sází jako jeden výraz dohromady a od ísla musí být odd len mezerou 12 pivo stupe alkoholu se sází jako jeden výraz bez mezer 2.5 Hv zdi ka a k íºek Hv zdi ka (*) a k íºek ( ) jsou znaménka pro narození a úmrtí se od letopo tu, pop. od jména odd lují zúºenou mezerou. (* 1926, 1998) Hv zdi ka se pouºívá téº p i odvolání v textu. 2.6 ƒas a datum ƒas sázíme takto: ˆ hodiny a minuty jsou od sebe odd leny te kou bez mezer (12.00 hodin), ˆ sekundy se odd lují od minut dvojte kou ( as 13:30), ˆ desetiny sekund od celých sekund árkou (19:26,3 min.). U sportovních výkon vyjád ených asem se hodiny od minut a minuty od sekund odd lují dvojte kou (18:56:13 hodin). Datum sázíme následovn : ˆ den je vºdy vyjád en arabskou íslicí, ˆ m síc bu slovn, nebo arabskou i ímskou íslicí s te kou, ˆ letopo et se zásadn sází, bez vynechávání prvního dvoj íslí. Výjimku tvo í pouze ur itá spojení (Nagano 98). Datum vyjád ené pouze ísly se nesmí d lit do dvou ádek ( ). 2.7 Zkratky Zkratky slov, výraz akademických titul apod. se pouºívají jen u vºitých výraz a v t²inou kon í te kou. Ta se sází t sn za zkratkou. (aj., apod., atd., DrSc., CSc.) Následuje-li za zkratkovou te kou dvojte ka, sází se také bez mezery, p ímo za te ku. Na za átku v ty se spojená zkratka nahrazuje celým výrazem. Iniciálové zkratky (tj. zkratky z velkých po áte ních písem spojených slov názv, 6

7 4 FORMÁTOVÁNÍ TEXTU organizací a r zných institucí) se sázejí verzálkami bez te ky (OSN, NATO, OPEC, ODS, ƒr). Pozor je t eba dát na slovo viz, které není ºádnou zkratkou a tedy te ku za ním nepí²eme. Slovo viz je rozkazovacím zp sobem slovesa vid t. 3 Písmo Mén je více. ƒím mén druh písma pouºijeme, tím lépe. Pro dlouhou sazbu se hodí patkové kniºní písmo. Na krat²í texty si m ºeme dovolit i bezpatkové písmo. Nepropor ní písmo bylo pouºito d íve na psacích strojích. Kaºdý znak nepropor ním písmem m l stejnou velikost. Text psaný nepropor ním písmem není na pohled p íjemný. Formátování takového textu se provád lo vkládáním mezer. Sou asné editory pracují s propor ními písmy. Znaku, který napí²eme propor ním písmem, je na ádku vyhrazeno p esn tolik místa, kolik pot ebuje. Písmenko m zabírá více místa neº i. 4 Formátování textu Pamatujeme si základní pravidlo: Pouºití mezery a od ádkování pro formátování dokumentu psaného propor ním písmem zásadn nepouºíváme! Pro propor ní písma bychom m li k formátování pouºívat: ˆ sloupce (formátování textu na stránce do odd lených oblastí sloupc ), ˆ tabelátory (zarovnání po átku/konce textu k ur ité zna ce na ádku), ˆ tabulky (pro tabulková data), ˆ formát odstavce (vhodné pro odsazení prvního ádku, nastavení zarovnání textu, velikost a typ písma), ˆ seznamy ( íslovaný, ne íslovaný; pro data typu seznam, vý et hodnot, apod.) Mezi obvyklé chyby pat í pouºití n kolika mezer vedle sebe pro odsazení (nap. prvního ádku odstavce). Stejn je chybou i pouºít od ádkování (vloºit prázdný ádek jeden nebo i více za sebou) pro odsunutí textu nap. na dal²í stránku. K tomuto ú elu slouºí moºnost vloºit jakousi netisknutelnou zna ku ozna enou jako konec stránky. Konec stránky (na rozdíl od prázdných ádk ) funguje vºdy. Pomocí mezer se nikdy nepoda í srovnat text správn pod sebe. Je to zp - sobeno tím, ºe propor ní písmo má kaºdý znak jinak ²iroký. Je nutné pouºít tabelátorové zna ky (klávesa <Tab>). P ed psaním i p i následných úpravách je moºné nastavit zna ky, mezi kterými p echázíme pouºitím klávesy <Tab>. Vhodné je nejd íve umístit zna ky na pravítko, pak napsat texty a nakonec pokud je to pot eba posunout zna ky (napsaný text se posune dle zna ky). 7

8 6 ZVÝRAZN NÍ Kaºdá zna ka m ºe mít nastaveno jak bude text k ní zarovnán (vlevo, na st ed, vpravo, na desetinnou árku, apod.). 5 Odstavec Odstavec je souvislá ást textu (p íp. dal²ích znak ) ukon ená znakem konce odstavce (zobrazen je jako ). Konec ádku je editorem vkládán automaticky v míst mezery mezi slovy v okamºiku kdy se dal²í slovo na ádek nevejde. Konec odstavce ur uje uºivatel, ukon ení odstavce provedete klávesou <Enter> následující text jiº tvo í dal²í odstavec. Ru n zalomený ádek odstavce ur uje uºivatel, slouºí k p echodu na následující ádek bez ukon ení odstavce, zalomení lze dosáhnout klávesami <Shift>+<Enter>. S odstavcem souvisí moºnosti jak jej formátovat: ˆ odsazení odstavce (první ádek je odsazen/p edsazen, s p edsazeným textem), ˆ ádkování, ˆ zarovnání (na praporek, na st ed, do bloku), ˆ ohrani ení, ˆ tok textu. 5.1 Praporek, st ed a do bloku Jedná se o zp soby zarovnání textu odstavce (formátování) p i sazb. Sazba na praporek je sazba, kdy jsou v²echny ádky zaraºeny k jednomu okraji praporku. P i sazb na st ed vycentruje text tak ºe kaºdý ádek má po obou stranách vºdy stejnou vzdálenost k okraji. Sazba na praporek i na st ed je vhodná na krat²í texty. Dlouhé texty sázíme zásadn do bloku (tedy se zarovnanými ob ma okraji). P i sazb do bloku nesmí vznikat mezery uvnit slov, pouze se m ní mezery mezi slovy tak aby vzniklo zarovnání do bloku. 6 Zvýrazn ní 6.1 Kurzíva Základem pro zvýrazn ní je jednozna n kurzíva. Jestliºe pouºité písmo nemá moºnost kurzívy, pak lze vyuºít sklon né písmo. 8

9 6.2 Tu n 8 D LENÍ SLOV 6.2 Tu n Zvýrazn ní viditelné na první pohled je proveditelné tu ným ezem písma. Pouºití tu ného písma se snaºíme nep ehán t. Dv aº t i slova tímto ezem písma na stránce bohat sta í. Tu ný ez písma se pouºívá pro nadpisy. 6.3 Prostrkávání Prostrkávání je metoda kdy jsou vkládány mezery mezi písmena ve slov. Nepouºívat v bec (jsou lep²í zp soby zvýrazn ní viz vý²e) nebo minimáln (nadpis), protoºe m ºe dojít ke sníºení itelnosti textu. 6.4 Kapitálky Psaní textu kapitálkami (velká písmena) je obtíºn itelné a toto zvýrazn ní nepouºíváme v bec. V ºádném p ípad ne pro velké mnoºství textu jako je celý odstavec, apod. 7 Speciální znaky Jak vloºit znaky, které jsou tisknutelné, ale nejsou na klávesnici? P i eské klávesnici m ºeme za stisknuté klávesy <AltGr> psát ty znaky, které jsou jinak k dispozici jen na klávesnici anglické #, $, %, ^, &, apod.). V²echny tyto i ostatní znaky, symboly jsou obvykle dostupné p es: ˆ Vloºit -> Symbol (Speciální symbol) ˆ Mapa znak 8 D lení slov ˆ gramatická pravidla, kde se které slovo smí d lit (Pravidla eského pravopisu o spojovníku a d lení slov - slova v e²tin se d lí mezi slabikami a p ednostn pak ve ²vech sloºených slov) ˆ konvence jazyka ( e²tina, angli tina,...) ˆ n které písa ské a typogracké aspekty d lení: zakázáno je d lení za prvním písmenem ani p ed posledním písmenem slova (o-psat) zakázáno je rozd lení vzdálené jedno písmeno od ²vu sloºeného slova (ƒeskos-lovensko) ned líme zkrácený titul a p íjmení (ing. Novák) ned líme íslice a název po ítaného p edm tu i jevu (100 km, 1000 K ) 9

10 10 NÁSTROJE PRO PRÁCI S TEXTEM ned lit datum (je moºné d lit den s m sícem od letopo tu) není vhodné rozd lení slov, kdy rozd lené ásti mají neºádoucí význam (kni-hovna, my²-lenka, tlu-mo it) Textové procesory obsahují nástroj pro d lení slov. Je na volb uºivatele zda jej pouºije nebo bude d lení slov provád t ru n. Rozhodneme-li se pro druhou moºnost d lení slov, pak ale nikdy d líme text pouºitím znaku -. Pokud text p eformátujeme, dostalo by se t eba slovo doprost ed ádky i s tímto znakem. Kontrola pravopisu 9 Kontrola dokumentu Na záv r práce je vhodné celý dokument p e íst a ov it si, ºe v ty na sebe navazují a dávají smysl. Obrázky jsou na správném míst v textu. Stejn tak je vhodné vyuºít moºnosti kontroly pravopisu. Kontrola obvykle zna nou ást p eklep odhalí. 10 Nástroje pro práci s textem 10.1 Textový editor Textový editor je software, kterým je moºné editovat (upravovat) prostý text, který je uloºen v textovém souboru. P íkladem textového editoru jsou programy notepad (poznámkový blok), PSPad, Vim, apod Textový procesor Na rozdíl od textového editoru jiº textový procesor zaji² uje i dal²í úpravu textu. Vytvo ený soubor uº není tvo en pouze vlastním textem, ale je v n m uloºena ada dal²ích informací p edev²ím o formátování (stránka, odstavce, nadpisy, atd.). ƒasto obsahuje i dal²í informace, které jsou v t²inou pouze dopl kové (nap. autor, datum vzniku, záznamy o provedených zm nách, o nastavení editoru). V oblasti textových procesor se pouºívá zkratka WYSIWYG z anglických slov What You See Is What You Get jak to vidí² (obrazovka), tak to dostane² (vyti²t né). Na obrazovce se tedy zobrazuje text v podob, jak bude vypadat na stránce. Nejznám j²í textové procesory jsou: ˆ Microsoft Word, ˆ OpenOce.org Writer, ˆ 602PC Suite. 10

11 10.3 DTP 10 NÁSTROJE PRO PRÁCI S TEXTEM 10.3 DTP DTP je zkratka z anglického desktop publishing. Jedná se o tvorbu ti²t ného dokumentu za pomoci po íta e. Po íta ový program, který je pro zpracování takového dokumentu pouºit, se ozna uje za sázecí program. Pracovník nebo grak v takovém programu provádí profesionální sazbu textu a celkovou grackou úpravu dokumentu (knihy, asopisy, letáky, apod.). ˆ Adobe InDesign, ˆ Adobe PageMaker, ˆ Corel Ventura, ˆ Passepartout je také ²í ený zdarma, ˆ Scribus (kvalitní sázecí program pro Linux, MacOS, OS/2, Windows i dal²í), ˆ TEX (p íp. nadstavby jako je LATEX a dal²í je ²í ený zdarma - open source), ˆ a dal²í MS Word Vhodné materiály v etn úloh na vyzkou²ení jsou na adrese Materiály pro práci s MS Word ˆ opakování základních pojm z p edpokládaných znalostí, ˆ vkládání obrázk a tabulek, ˆ co je to styl odstavce a jeho pouºití (standardní styly odstavce), p i azení stylu odstavce textu. ˆ úprava existujících styl odstavce, tvorba nového stylu, jeho úprava a pouºití. ˆ styly a osnova - úprava osnovy v rámci styl ( íslování, odráºky,...), vytvo ení obsahu z osnovy. ˆ ²ablona dokumentu a její vytvo ení, moºnosti vyuºití ˆ vytvá ení obsah a poznámek, Zobrazení netisknutelných znak V textových procesorech se pro zobrazení netisknutelných znak obvykle pou- ºívá tla ítko ozna ené symbolem. 11

12 10.4 MS Word 10 NÁSTROJE PRO PRÁCI S TEXTEM Pevná mezera Pevné mezery docílíte stiskem kláves <Ctrl>+<Shift>+<Space>. Pokud není povoleno zobrazování netisknutelných znak, pak je viditelný znak mezery. Jestliºe povolíte ( ) zobrazení netisknutelných znak, pak na míst kde má být tato pevná mezera vidíte symbol (stupe ). Jedná-li se o normální mezeru objevuje se na takovém míst symbol. Pro jiné editory mohou být zkratky pro vkládání t chto znak r zné. Stejn tak se mnohdy li²í zp sob jak uºivatele informují o pouºitém znaku. V OpenOf- ce.org se pevná mezera vkládá pouºitím <Ctrl>+<Space>. Následn je pouºití pevné mezery i p i vypnutém zobrazování netisknutelných znak zobrazeno jako ²edivá mezera Pouºití styl Vhodné je pouºití styl ve v²ech dokumentech s denovanou strukturou. S rostoucí délkou dokumentu se stávají styly mnohem mocn j²ím nástrojem pro formátování dokumentu. Denovaný styl v dokumentu p edstavuje formátování, které je spole né n jaké skupin text a tímto formátováním jim dává téº specický význam. Podle významu bývají styly pojmenovány. P eddenované styly P íkladem je styl Normální nebo Odstavec (pro OpenOce.org), který p edstavuje normální styl základního odstavce. Stejn tak styl Nadpis 1 dává textu, který má tento styl p i azen, význam nejd leºit j²ího nadpisu nejvy²²í úrovn. Nadpis 2 pak p edstavuje podnadpisy, Nadpis 3 je ur en pro pod-podnadpisy, atd. Existují styly Zápatí, Záhlaví, Obsah, Seznam, ƒíslovaný seznam, Seznam s odráºkami a mnoho dal²ích, které jsou v dokumentu p eddenovány a mají odpovídající význam. Mnohdy existují i v etn r zných úrovní zano ení obdobn jako tomu je pro nadpisy (Seznam 1, Seznam 2, Seznam 3, apod.). Hierarchická struktura Struktura styl je hierarchická, tj. kaºdý styl m ºe mít denovaný tzv. rodi ovský styl. D leºitou vlastností je fakt, ºe od rodi ovského stylu jeho potomek d dí ve²keré formátování, které v potomkovi nezm níme. Situaci nejlépe vysv tlí p íklad. Budeme mít základní styl Normální pro odstavce. Chceme vytvo it sv j styl Ná² odstavec. Takºe rodi e na²eho nového stylu nastavíme na styl Normální. Ve stylu Ná² odstavec pouze nastavíme zarovnání textu jinak neº bylo v rodi ovském stylu. Nyní pokud upravíme styl Normální nap. zm nou velikosti písma, zm ní se automaticky velikost písma také u odstavc které pouºívají styl Ná² odstavec. Uºivatelské styly D leºitou vlastností je moºnost, aby si uºivatel denoval sv j vlastní styl. Ten pak v dokumentu m ºe pouºívat stejným zp sobem jako styly p eddenované. 12

13 10.4 MS Word 10 NÁSTROJE PRO PRÁCI S TEXTEM ƒíslování stránek Stránky íslujeme pouºitím v záhlaví nebo zápatí stránky. Lze pouºít dialog Vloºit->ƒísla stránek, kde nastavíme typ íslování, po áte ní hodnotu, umíst ní a zarovnání ísel,...). Druhou moºností je dvojklik na záhlaví i zápatí (pokud jiº záhlaví nebo zápatí existuje). P ípadn lze pouºít menu Zobrazit->Záhlaví a zápatí. Z nástrojového panelu Záhlaví a zápatí, který se po té zobrazí, vloºíme odpovídající pole pro íslo stránky. Chceme-li odli²né íslování na první stránce, nebo r zná záhlaví a zápatí pro sudé a liché stránky, pak p es menu Soubor->Vzhled stránky vyvoláme dialog na kterém na kart Rozloºení zatrhneme volbu Odli²ná záhlaví na sudých a lichých stránkách i Odli²né záhlaví na první stran Konec stránky Ob as je pot eba ukon it stránku p ed asn a pokra ovat aº na dal²í stran. Tohoto docílíme vloºením tzv. konce stránky. V dialogovém okn které vyvoláme p es menu Vloºit->Konec vybereme poloºku Konec stránky. V míst kurzoru se ukon í stránka a text který je za kurzorem bude za ínat na dal²í stránce. Zakon ení stránky lze samoz ejm kdykoliv odstranit (klávesa <Backspace> nebo <Delete>). V ºádném p ípad ukon ení stránky ned lat vloºením prázdných ádk (odstavc ), tj. n kolikrát <Enter> za sebou. P i pozd j²ích úpravách textu (nap. zm na formulace v ty, oprava p eklepu,...) nebo zm n formátování (nap. jiná velikost písma) m ºe dojít k posunutí takového ukon ení. Vloºením konce stránky zajistíme zalomení vºdy na správném míst D lení slov Na místo vhodného rozd lení slova moºné pouºít ozna ení klávesami <Ctrl>+<- >. Tento znak ve slov p i p eformátování z stane, ale není viditelný pokud nezapneme zobrazování skrytých znak Kontrola pravopisu P ed nálním výtiskem je vhodné provést kontrolu pravopisu. Nástroje pro tento ú el nejsou schopny odstranit v²echny chyby. Odhalují pouze p eklepy porovnáním se slovníkem. Pro pouºití kontroly pravopisu musí být správn nastaven jazyk, který pro kontrolu pouºije. Je totiº moºné pouºívat r zné jazyky dokumentu. Kontrola pravopisu m ºe být automatická nebo vyvolána jednorázov p es menu Nástroje->Pravopis. P i zapnuté automatické kontrole pravopisu jsou slova, která program nenalezl ve slovníku ozna ena ervenou vlnovkou pod daným slovem. 13