Řízení projektů & project kick-off

Transkript

1 Řízení projektů & project kick-off prezentace ČVUT Jan Beneš, PMP (T: 602-EuroPM) 1

2 Proč Project Management? Není známé jak postupovat Je známé čeho je třeba dosáhnout Existují nejistoty a rizika 2

3 Organizace a projektové řízení 3

4 Kompetenční oblasti projektu 4

5 Projektové fáze 5

6 Agenda Projektové řízení klíč k úspěchu Zahájení a řízení projektu Cíle projektu Obsah projektu Landscape prostředí Podrobné plánování Harmonogram Komunikace a ukládání dokumentů Organizační struktura Principy zajištění kvality Podpůrné projektové plány Řízení rizik a problémů Následující aktivity 6

7 Project Management nástroj k dosažení úspěchu kompetentní tým členové kteří dodají to co slíbí úplná otevřenost, průhlednost a sdílení informací Klíčové faktory úspěchu detailní příprava a všeobecný souhlas s projekt. plánem podporující řídící výbor 7

8 Project Management nástroj k dosažení úspěchu Obecné metody řízení - každý ví co má dělat a kdy 60% 40% ALE každá jednotlivá oblast projektového řízení má potenciál pokud je zanedbaná - ZASTAVIT SHOW! Speciální metody projektového řízení znalosti a nástroje (plánování času, rozpočtu, řízení rizik, řízení kvality, řízení smluv atd.) 8

9 Principy projektového řízení Definice cílů projektu, obsahu dodávky, identifikace počátečních rizik, předpokladů a omezení Definice strukturovaného plánu projektu (SPP, WBS) Definice odpovědností za aktivity, odhady trvání, zdrojů, nákladů, závislostí, vyhotovení detailního SPP Seřazení aktivit, vyhotovení a optimalizace harmonogramu, vyhotovení cashflow, přidání dalších detailů do SPP Plánování kvality Plánování komunikace Plánování rizik Plánování personálu Plánování subdodávek Změny Provádění a řízení projektu, integrované řízení změn, opravy a nápravy, úpravy projektových plánů 9

10 Inicializace a plánování projektu zadavatel Inicializace Definice obsahu analýza Dokumenty při inicializaci projektu Projektový plán 10

11 Definice cílů projektu Výstavba souborů elektronických komunikačních zařízení (EKZ) pro zajištění šíření signálu multiplexu veřejné služby DVB-T v síti 1 (vysílací síť pro Českou televizi) Výstavba souborů elektronických komunikačních zařízení (EKZ) pro zajištění komprese, distribuci a šíření signálu multiplexu CRa DVB-T v síti 2 Českých radiokomunikací Výstavba souborů elektronických komunikačních zařízení (EKZ) pro zajištění komprese, distribuci a šíření signálu multiplexu CDG DVB-T v síti 3 Související rekonstrukce vysílacích anténních systémů Související změny a rekonstrukce v síti ATV 11

12 Plánování času hrubý přehled základních fází a závislostí příklad (celkem 300 aktivit) 13

13 Plánování komunikace Informační požadavky od řídícího výboru (stav projektu, otevřené problémy, rizika, stav vyhotovení) Informační požadavky od veřejnosti, regulátora, zaměstnanců, zákazníků.. Přístup k informacím (maily, portál) Pravidelná setkání týmu (???) Další komunikační požadavky a vyhotovení komunikační matice (od koho, komu, jak často, obsah..) Projektový jazyk: čeština 14

14 Plánování komunikace ukládání dokumentů - Portál 15

15 Ukládání dokumentů - struktura 16

16 Plánování komunikace sledování aktivit Plnění aktivit se sleduje s pomocí vykazování stavu v centrálním projektovém serveru...doplnit obrázek 17

17 Projektový tým struktura týmů Supervisoři Osoby odpovědné za návrh a správnost projektových dodávek. Supervisor je odpovědný za správnost a řízení odborného týmu v projektu. Řídící výbor - Sponzor a akcionáři projektu Martin Roztočil, Kamil Levinský, Jiří Vykydal, Libor Kubišta Řídící výbor 1) Sponzor rozhoduje o rozpočtu 2) Akcionáři osoby, jejichž strategické zájmy jsou Projektem plněné. Rozděleni dle odborných oblastí Jan Beneš Project Managemenent Jiří Vykydal, odborná koordinace, Jarosl. Hrdý, projektová podpora Planning & Tech. Development Economical Sales Legal & Frequencies Public relations Realization digital Realization simulcast analogue Signal distribution Network operation Security Property manageme nt User support Supervisor Bureš Horák Bílý Tloušťová Plešková Bureš Hamáček Dudáš Schmidt Erben, Jakub Fiala Klečka Tým Jiřík Kolouch Doležal Vopálecký Klčo Novák Abu Zummar Kidala Hamáček Šimíček Bohumil Kusbach (PHMO) Haban Sedláček Vimr Ad-hoc regional installation leaders Hudousek Balada Roman Vlach Hájek Železný Ad-hoc regional installation leaders Veil 18

18 Řízení jakosti (kvality) - principy Řízení jakosti Kvalita projektového řízení Prevence: Projektový plán který odpovídá normám a standardům, identifikace kritických projektových aktivit Inspekce: hodnocení u stolu, hodnocení kritických projektových aktivit, nezávislý audit projektového řízení Kde pokryto: Projektový plán Zajištění jakosti znalostí Prevence: zdokumentované manuály a školení, vyhotovené odborníky, školení poskytnuté odborníky kteří mají prezentační schopnosti Inspekce: ověření znalostí po ukončení školení Kde pokryto: Plán školení Procesy, Documenty Prevence: procesy a dokumenty navržené odborníky s hodnocením opačné strany před vydáním Inspekce: ověření, modelování a schvalování použitelnosti, hodnocení druhou stranou Kde pokryto: Projektový plán Zajištění jakosti produktu Přenos dat Prevence: Strategie a plánování provedeno odborníky Inspekce: Data matching, analýza kvality dat Kde pokryto: Testovací plán Softwarové moduly Prevence: Definice vlastností schválená odborníky, obsahuje příklady užití, dodavatel dodává řešení předem otestované vývojáři (konzultanty) Inspekce: Standardní softwarové testování Kde pokryto: Testovací plán 19

19 Podpůrné projektové plány Další důležité části plánování projektu Integrovaný plán řízení změn Plán zajištění jakosti Plán řízení rizik Plán řízení komunikace Tyto podpůrné plány jsou součástí hlavního Projektového plánu a budou přístupné všem členům projektu v projektovém dokumentovém systému 20

20 Evidence rizik a otevřených problémů Rizika identifikuje: A) řídící výbor během inicializace projektu, B) pak projektoví analytici a odborníci a poté, C) kdokoli kdo ví o riziku jej může předložit 21

21 Nejbližší aktivity Aktivity na následující 3-4 týdny Kontrola rozpisů odpovědností Příprava kontrolních bodů Plánování dalších vysílačů Zprovoznění Project serveru 22

22 PM v korporacích servery sítě & FW DB CC1 CC2 CC3 Projekt zákaznické app 23

23 Problémy na projektech Výsledek projektu (ERP systém) není dostatečně integrován na business procesy (budoucí uživatelé neví jak budou fungovat pracovní postupy nebo tyto postupy nejsou konzistentní a pak nefungují) Zdržování termínů (neúplný scope projektu, špatné odhady trvání aktivit, neúplné závislosti...) Překračování rozpočtu (vynechané/opomenuté aktivity a položky při plánování, dodatečné tlaky managementu na snížení nákladů..) Vlivy zvenčí a nedostatečně integrované řízení změn (tlaky z vnějších stran, špatně schválené změny, nejsou promítnuté do harmonogramu a nákladů..) Odmítání produktu klíčovými osobami (z různých důvodů, obavy ze změn, ze ztráty vlivu) Nedostatečně řízená rizika (příliš mnoho problémů, spotřebovávají zdroje) 24

24 Děkuji. Použité obrázky: Project Management Body of Knowledge, 3rd edition 25