Časové postupy projektů. Seminář PAAK - Řízení projektů

Transkript

1 Časové postupy projektů Seminář PAAK - Řízení projektů

2 Harmonogram projektu pro zajištění řádného časového řízení projektu je nutné mít dobře nastavený harmonogram projektu sledovat etapy projektu sledovat odevzdávání monitorovacích zpráv projektu sledovat změny projektu a včas hlásit sledovat dodržování harmonogramu veřejných zakázek sledovat rozpočet projektu a jeho změny naplánujte kontrolní dny a schůzky projektového týmu

3 Co vzít v potaz? čas nutný na zajištění podkladů pro zpracování monitorovací zprávy, změny apod. zajištění změnových listů, změn v projektové dokumentace, faktur apod. čas nutný na zpracování monitorovací zprávy, změny projektu čas nutný k zajištění podpisu monitorovací zprávy, změny odevzdání na URR vyjádření URR, možnost u změn až 30 denní lhůty

4 Ganttův diagram Aktivita trvání celkem Příprava projektového záměru, projektové studie dní Příprava projektové dokumentace - územní řízení, stavební povolení Příprava stavebního rozpočtu - položkový dní Územní řízení (příp. zjišťovací řízení EIA) až dní Stavební povolení (pravomocné) až dní Zpracování studie proveditelnosti dní 435 Zpracování žádosti včetně povinných příloh 30 dní Kompletace, tisk 2 až až 1,2 roku dní samotné zpracování žádosti s již vypracovanými podklady, nestavební projekty dní

5 Nastavení etap projektu Etapy projektu můžete nastavit buď dle možností etapizace ROP SV tedy po 2 měsících nebo po 20 mil. Kč vynaložených způsobilých výdajů a podmínkou, že předešlá žádost o platbu musí být schválena Rozdělení etap dle obsahově ucelených celků Zpravidla dochází k členění dle etap ROP SV V rámci Ganntova diagramu můžete etapy, představující plnění cíle projektu uvádět pod jednou aktivitou S nastavením etap projektu seznamte všechny členy projektového týmu

6 Monitorovací zprávy Monitorovací zprávy mohou být rovněž samostatnou aktivitou Ganntova diagramu Nastavte si, kdy kterou odevzdáváte Průběžná monitorovací zpráva do 5. kalendářního dne po uplynutí tří měsíců od podpisu Smlouvy 1 měsíc před odevzdáním etapové či závěrečné zprávy se neodevzdává Etapová monitorovací zpráva s žádostí o platbu první je možné podat po podpisu smlouvy následně po 2 měsícíchči po 20 mil. Kč Závěrečná zpráva s žádostí o platbu po ukončení fyzické realizace

7 Monitorovací zprávy Proces proplácení můžete urychlit, pokud se písemně vzdát svého práva na podání námitek proti Oznámení o výsledku administrativní kontroly Pravidelně aktualizujte termíny odevzdání monitorovacích zpráv Včas si začněte shromažďovat podklady nutné k zpracování monitorovací zprávy (zápisy z kontrolních dnů, doklady o zajištění publicity, doklady z účetnictví) Počítejte s dobou přípravy monitorovací zprávy Ověřte, kdo monitorovací zprávy podepisuje Včas připravte košilku a dejte monitorovací zprávu podepsat Napište si do harmonogramu, kdy musíte začít zpracovávat monitorovací zprávu

8 Sledujte změny projektu Nastavte si pravidelný systém informování o změnách v projektu Nechte si pravidelně posílat zápisy z kontrolních dnů a stavební deníky Kontrolujte zápisy, zda jsou v nich změny opravdu zapsány Zkontaktujte administrátorku a ověřte si způsob oznámení změny cca. 14 dní před podáním žádosti o platbu si ověřte výši platby a případně ohlašte změnu finančního plánu Ověřte si u administrátorky/kontrolorky: Zda lze změnu provést či její provedení povede k nezpůsobilým výdajům,čím méně změn budete mít tím lépe Jak změnu ohlásit (oznámení o změně/monitorovací zpráva) Jak ji vytendrovat/ocenit

9 Sledujte změny projektu Schválení změny může trvat i měsíce, začněte včas Odsouhlasení ze strany TDI a autorského dozoru Vytvoření změnového listu, vytvoření nového položkového rozpočtu Vytendrování/ocenění změny dle druhu změny (nové práce/změna materiálů) Schválení příjemcem/investorem Zpracování změny, zajištění podepsání změn Ohlášení změny URR, schválení změny ze stany URR, URR má 30 dní na vyjádření ke změně Bude-li oznámená změna schválena a charakter změny bude vyžadovat dodatek ke Smlouvě o poskytnutí dotace, ÚORP tento dodatek vypracuje: v případě vyžádání dalších stanovisek - do 7 kalendářních dnů od doručení posledního z vyžádaných stanovisek na příslušný ÚORP, v případě, že nebyla další stanoviska vyžádána, do 14 kalendářních dnů ode dne doručení oznámení změn Dodatek Vám bude zaslán k podpisu pana hejtmana či jeho statutárního zástupce, následně bude poslán k podpisu předsedovi RR, opětčasový harmonogram

10 Veřejné zakázky Sledujte, plán realizace veřejných zakázek Jednak dle benefitu a jednak dle termínů Pokynů pro zadávání veřejných zakázek, vnitřní směrnice kraje pro VŽ, zákona o veřejných zakázkách Tvorba zadávací dokumentace může trvat pár dnů i týdny, definice předmětu zakázky je na straně zadavatele Na začátku veřejné zakázky si ověřte, zda jste si naplánovali dostatek času VŘ v režimu zákona chodí přes schvalování Rady kraje, nahlásit bod, oběhat košilku, následně znova košilka k podpisu zadání, smlouvy atd. Tento proces opět chvíli trvá Ověřte si termíny zasedání Rady kraje

11 Komunikace s URR Komunikujte s administrátorkou URR Změny mohou schvalovat až 30 dní, potřebujete - li změnu schválit dříve pokuste se s nimi předem domluvit, ještě dříve než jim změnu zanesete Změny mající vliv na způsobilost nákladů konzultujte i s Vaší kontrolorkou, ta nakonec rozhodne, zda náklad bude či nebude způsobilý

12