Ing. Jan Doležal Ing. Radka Svobodová. v.01

Transkript

1 Ing. Jan Doležal Ing. Radka Svobodová STUDIJNÍ OPORA SW podpora projektového řízení v.01

2 Obsah 1. APLIKACE MS PROJECT SPUŠTĚNÍ APLIKACE ZÁKLADNÍ SEZNÁMENÍ S APLIKACÍ TVORBA HARMONOGRAMU ZÁKLADNÍ NASTAVENÍ TVORBA SEZNAMU ČINNOSTÍ PLÁNOVÁNÍ ZDROJŮ PLÁNOVÁNÍ ČASU PLÁNOVÁNÍ ROZPOČTU (ZÁKLADNÍ) ULOŽENÍ BASELINE A PŘÍPRAVA NA SLEDOVÁNÍ SLEDOVÁNÍ PRŮBĚHU PROJEKTU ZÁVĚR Stránka 2 z 13

3 1. Aplikace MS Project Software MS Project je součástí řešení firmy Microsoft pro podporu plánování a řízení projektů, které se jako celek nazývá Enterprise Project Management. MS Project je konkrétně součást, která slouží především k plánování a sledování změn plánu projektu projektovým manažerem. Funkce pro týmovou spolupráci jsou pak umožněny dalšími součástmi řešení EPM, především MS Project Server a ve spojení s dalšími produkty Microsoft (MS WindowsServer atd.). Tento text slouží především jako stručné seznámení s aplikací MS Project s cílem získat dovednosti pro vytvoření plánu projektu a následné práci s tímto plánem v aplikaci MS Project (a omezeně v prostředí MS Project Server). Vytvořený plán projektu v MS Projectu představuje výstižný přehled důležitých informací pro projektového manažera při řízení projektu. MS Project poskytuje projektovému manažerovi ucelený náhled na plán i průběh projektu, potřebné informace o stavu projektu a jednotlivých činnostech, které, kdy a kým je třeba vykonat. Před přistoupením k tvorbě harmonogramu v aplikaci MS Project je potřeba projít předchozí kroky životního cyklu projektu (viz studijní opory předmětu Projektové řízení I a II ). Ve fázi předprojektové přípravy je třeba si nejprve ujasnit cíl projektu, jeho logický rámec, případně WBS a přibližnou představu o průběhu projektu. Po té lze využít MS Project k naplánování časového harmonogramu projektu, který bude sloužit jako průvodce projektem pro projektového manažera i členy projektového týmu. 2. Spuštění aplikace Po spuštění aplikace standardním Windows způsobem (poklepáním na ikonu na ploše, volbou z nabídky start apod.) se aplikace otevře ve výchozím zobrazení. Pozn.: Otevírat stávající projekty je pravděpodobně lepší provádět přímým poklepáním na název souboru projektu. Po sestavení uceleného přehledu o cíli projektu a cesty k jeho dosažení lze začít tvořit projektový plán v MS Project. 3. Základní seznámení s aplikací Ve výchozí podobě je aplikace rozdělena na několik základních částí: - menu v horní části okna, - okno průvodce (pokud chybí, je možné jej zobrazit v položce ZOBRAZIT PANELY NÁSTROJŮ) - panel zobrazení (umožňuje měnit zobrazení v hlavním oknu aplikace), - tabulka zadávání (tabulka úkolů), - ganttův diagram. Stránka 3 z 13

4 Mezi nejdůležitější prvky (kromě menu v horní části okna, které funguje standardně) patří panel zobrazení. Zde můžeme volit, co bude zobrazeno v hlavních částech okna. Hlavní okno je také možné rozdělit na dvě části horní a dolní. Pokud zvolíme položku hlavního menu (horní lišta s nástroji) OKNO - ROZDĚLIT, hlavní okno se horizontálně rozdělí na dvě části a jsou zobrazeny doplňující informace vztažené k horní části hlavního okna nebo zobrazení, které si zvolíme. Toto kombinované zobrazení lze využít především při vyrovnávání přetížení zdrojů. Kromě výchozího zobrazení ganttova diagramu jsou v horní části panelu k dispozici tato důležitá zobrazení: - Síťový diagram zobrazí naplánované činnosti ve formě síťového grafu, - Diagram zdrojů zobrazí graficky alokaci zdrojů (pro kombinované zobrazení: ve vztahu ke zobrazení v horní části hlavního okna), - Sledovací ganttův diagram zobrazení určené ke sledování projektu v průběhu realizace, - Používání úkolů zobrazí v tabulkové podobě práci na jednotlivých úkolech, - Používání zdrojů zobrazí v tabulkové podobě alokaci zdrojů projektu na jednotlivé úkoly, - Seznam zdrojů tabulka, ve které se definují zdroje k dispozici. 4. Tvorba harmonogramu Nejdůležitější částí projektové přípravy je sestavení časového harmonogramu projektu, podle nějž se bude projekt řídit. Tento naplánovaný harmonogram se nazývá směrný plán projektu, tzv. baseline a každý projekt by jej měl mít před svou realizací vytvořen. Baseline je vytvořena na základě odhadů, zkušeností a znalostí projektového manažera. Projektový manažer s pomocí členů projektového týmu identifikuje před vlastním průběhem projektu seznam úkolů (činností), potřebnách pro realizaci projektu (na základě WBS), z nichž sestaví časový plán jednotlivých činností - určením návaznosti těchto Stránka 4 z 13

5 úkolů mezi sebou. Následně je zvažována jejich finanční náročnost a neméně důležité zdrojové přiřazení, neboli kdo a čím tyto úkoly vykoná. Postup při tvorbě směrného plánu (Baseline) v aplikaci MS Project v osmi krocích: Definice parametrů celého projektu, základní nastavení. Definice projektového kalendáře (popř. i jiných základních kalendářů). Definice zdrojové základny (Resource Pool). Definice úkolů a jejich parametrů (včetně přiřazení zdrojů). Definice hierarchické struktury projektové osnovy (seskupení úkolů do souhrnných úkolů) - WBS. Definice vazeb mezi úkoly (předchůdci, následovníci). Vyrovnání zdrojových přetížení a uložení směrného plánu (Baseline) Pozn.: Směrný plán projektu je základní osnovou - srovnávací základnou projektu a v průběhu projektu by neměl být měněn! Měnit lze aktuální plán projektu podle potřeb plynoucích z průběhu projektu (je pak možné vyhodnocovat odchylky) Základní nastavení Mezi základní nastavení pro projekt patří nastavení kalendáře projektu, respektive nastavení pracovního času. Výchozí (standardní nastavení) je 5 dnů v týdnu po 8mi hodinách pro všechny činnosti i zdroje. Toto globální nastavení je doporučeno dodržet pro všechny projekty a nebude nyní měněno. Pokud by bylo třeba jej změnit, lze to jednoduše provést pomocí průvodce (popř. nabídka NÁSTROJE- ZMĚNIT PRACOVNÍ ČAS). Důležité před zahájením projektu je nastavit datum zahájení (dokončení) projektu, pokud se projekt plánuje od data zahájení (dokončení). Toto datum se nenastavuje natvrdo u první činnosti, ale v charakteristice projektu v nabídce projekt --> informace o projektu. Dalším potřebným nastavením je vytvoření seznamu zdrojů pro projekt. Zdrojová základna představuje seznam veškerých pracovníků, strojů a materiálu potřebného k vykonání činností projektu. Při plánování projektu nejsou důležité pouze úkoly, které je třeba vykonat k dosažení cíle projektu, ale také kdo a čím tyto úkoly provede. Pokud je k dispozici konektivita na MS Project server, je možné (a doporučené) převzít soupisku zdrojů z projektového serveru, kde je globálně spravována. Stránka 5 z 13

6 Pokud tomu tak není, je možné předem vytvořit šablonu zdrojů společně pro všechny projekty např. vedoucími oddělení, ústavů apod. Pro nové projekty je pak doporučen postup: - vytvořit nový projekt (viz výše), - otevřít soubor (projekt) s globální šablonou zdrojů (volba hlavního menu Soubor Otevřít) - v otevřené globální šabloně zvolit na panelu zobrazení volbu Zdroje, - potažením označit veškeré záznamy a stisknout Ctrl + C - přepnout se zpět na nový projekt (volba hlavního menu Projekt název projektu) - zvolit na panelu zobrazení volbu Seznam Zdrojů, - nastavit se na první buňku (úplně nahoře a úplně vlevo) a stisknout Ctrl + V. - pokud se uvažuje o použití externích zdrojů, doplnit tyto pod zkopírované záznamy, - vrátit se do zobrazení ganntova diagramu. Tím jsou nastaveny zdroje pro projekt. Pokud není k dispozici definovaná globální šablona (výchozí soubor), je třeba veškeré zdroje potřebné pro realizaci projektu zadat. U zdrojů (v tabulce Seznam zdrojů) jsou důležité především tyto sloupce: - Jméno název zdroje, - Typ pracovní nebo materiál (ve verzi 2007 i jen náklady ), - Max. jednotek celková využitelná (maximální) kapacita daného zdroje (počet zdrojů k dispozici), - Standardní sazba hodinová sazba zdroje, - Náklady na použití v případě, že je s použitím zdroje spojen nějaký poplatek, - Základní kalendář pokud by pro zdroj platily zásadní výjimky oproti standardu (5 dnů v týdnu, 8 hodin denně), je možné mu vytvořit kalendář jiný. Případně je potřeba výše uvedeným postupem dodat specifické zdroje pro jeden konkrétní projekt zdroje, které nejsou obsažené v globální šabloně. Materiálové zdroje se vyznačují tím, že se při použití na úkolu spotřebovávají (např. písek, cihly, papír, barva do tiskárny, ), tedy postupně ubývají. Pracovní zdroje naopak lze použít opakovaně, proto kromě lidské práce zařazujeme do pracovních zdrojů také stroje, které se nespotřebovávají (např. automobil, traktor, tělocvična, kávovar, automat na pití,...). Další rozdíl je také v tom, že zatímco pracovním zdrojům lze přidělit tzv. kalendář (intervaly času, na které je možné plánovat činnost), u materiálových to nemá smysl cihlám je jedno, zda jsou někde složené o víkendu Tvorba seznamu činností Vytváření seznamu činností vychází z WBS work breakdown structure (a ta zas např. z logického rámce) a v úvodních úrovních může být týmem buďto zpracován na papír (flipchart) nebo přímo vytvářena v MS Project nebo např. i v MS Excel. WBS se vytváří od nejvyšší úrovně projektu, tj. od hlavních výstupů projektu. Tyto výstupy jsou pak dále hierarchicky rozpadány do podrobnějších úrovní až po tzv. pracovní balíky výsledky již poměrně konkrétních skupin činností. Činnosti s vyšší hierarchií jsou tzv. souhrnné úkoly, které v sobě zahrnují dílčí či nižší souhrnné úkoly. (Např. výstup květinová výzdoba dokončena pod sebou zahrnuje dílčí výstupy dodavatel vyhledán, květiny vybrány, květiny objednány, květiny dodány, květinová výzdoba vytvořena) Takto vytvořená osnova projektu v hierarchických úrovních vytváří názornější přehled pro projektového manažera, který pak ví, jaké výstupy mají být projektem dodány. Následně je pak identifikován seznam činností, které je potřeba udělat, aby bylo výstupů dosaženo. Pozor MS Project nerozlišuje mezi činností a výstupem, což je však chyba jsou tak smíchány dohromady dvě kvalitativně rozdílné věci. Pro praxi to však neznamená větší problém, pokud se přidržíme zásady, že to, co MS project označuje jako souhrnnou činnost, budeme chápat jako výstup. Pak je vše v pořádku. Stránka 6 z 13

7 Seznam činností se potom vytváří: o zadáním názvu výstupu z WBS nebo činnosti je třeba dodržet konvenci číslování všech záznamů, o vytvořením hierarchie výstupy z WBS jsou hierarchicky nadřazené činnostem. Název se zadá v zobrazení Ganttova diagramu umístěním kurzoru na dané políčko ve sloupci Název úkolu (jméno) a zadáním příslušného textu (úkolu nebo výstupu z WBS MS Project to nerozlišuje). Pro první úroveň to může být například záznam dle LR, s tím, že jednotlivé výstupy je vhodné zaznamenat také, s očíslováním jakožto nadřazené prvky, vlastní činnosti a výstupy pak číslovat v další úrovni osnovy a vždy uzavřít blok milníkem. Např.: Hierarchie se pak vytvoří pomocí nástroje Zvětšit/zmenšit odsazení (dvě ikony šipek v horní liště ). Nejdříve se do bloku označí úkoly, kterých se bude změna týkat a poté se klikne na ikonku šipky orientované příslušným směrem: Je více než pravděpodobné, že v řadě případů bude potřeba WBS a seznam činností rozpadnout minimálně do třetí úrovně. Stránka 7 z 13

8 4.3. Plánování zdrojů Po vytvoření WBS a seznamu úkolů (činností) se pokračuje přiřazením zdrojů k jednotlivým činnostem. Pokud je již jasné, které činnosti je potřeba provést, určí se, kdo tyto úkoly vykoná. Protože přiřazení zdrojů může změnit dobu trvání činnosti (podle typu úkolu), je výhodnější nejdříve dílčím úkolům přiřadit zdroje a až po té určit dobu jejich trvání máme pak proces lépe pod kontrolou. Není to ale nutnou podmínkou klidně může být aplikován i postup, že se nejdříve zadají doby trvání, případně se i vytvoří vazby a až následně se přiřadí zdroje. Zdroje jsou přiřazovány pouze k činnostem tedy položkám na nejnižší hierarchické úrovni v MS Project (ty, které jsou barevné). Pozn.: Při odhadování času (doby trvání úkolů) je potřeba vždy uvažovat zdrojovou náročnost jednotlivých činností a disponibilní zdroje. Do harmonogramu je tato problematika vnesena přiřazením zdrojů jejichž seznam lze nalézt vytvořit v zobrazení seznam zdrojů. Zdroje jsou nově zadány nebo případně převzaty z globální šablony (viz výše), kdy může být např. stanoveno, že maximální kapacita přiřaditelná na projekty je např. 75%. Vlastní přiřazování zdrojů je možné provést několika způsoby. Vždy platí rovnice: Práce = doba trvání * jednotky přiřazení. a) Pokud je k činnosti přiřazován pouze jeden zdroj, lze použít nástroj Přidělit zdroje je to např. jedna z ikon v horní části okna aplikace se symbolem 2 panáčků. Myší v tabulce se označí činnost, které se přidělí zdroj a poté se myší potvrdí ikonka s panáčky. Otevře se dialog s možností vybrat příslušný zdroj a jeho kapacitu: Výběr potvrdíme volbou Přiřadit. POZOR! Pokud již byla zadána doba trvání činnosti a takto přiřadíme jeden zdroj, přiřazení jiného zdroje změní dobu trvání činnosti, kterou bude potřeba znovu nastavit na správnou hodnotu! b) Přiřadit více zdrojů lze buďto výše uvedeným způsobem, případně upravit Zdroje (např. v dialogovém okně informací o činnosti/zdrojích, které se otevře po dvojím klepnutí na činnost). Stránka 8 z 13

9 c) Složitější, ale více pod kontrolou je způsob s rozdělením okna, tedy kombinovaným zobrazením. To má samo o sobě více možností, v druhém okně je možné zobrazit jakékoliv zobrazení, ale základním je formulář pro vkládání zdrojů tzv. Formulář úkolů. Samotný Formulář úkolů vypadá následovně: Přiřazení se provede až po vyplnění všech potřebných údajů je tedy možné najednou přidělit více zdrojů. Stránka 9 z 13

10 4.4. Plánování času Dalším krokem po vytvoření WBS, seznamu úkolů a přiřazení zdrojů (kdy toto pořadí nemusí být nutně dodrženo je možné postupovat i v jiné sekvenci) je zadání odhadované doby trvání jednotlivých činností. Zadávat je možné ve dnech (výchozí nastavení) nebo i jiných jednotkách týdnech, měsících apod., kdy je poté nutno doplnit za číselný údaj příslušnou jednotku (týden, měsíc). Následně však stejně dojde k automatickému přepočtu na dny, takže to není až tak důležité. Podstatnou vlastností aplikace je práce pouze s pracovními dny. Jeden týden se pak rovná pěti dnům, jeden měsíc pak dnům dvaceti. Doba trvání se zadává do stejnojmenného sloupce. Zadávají se hodnoty pouze k činnostem navázaným na nejnižší úrovni WBS! Díky již vytvořené struktuře se bude doba trvání souhrnných činností (výstupů) postupně sama dopočítávat. U milníků se zadává nulová doba trvání. Milníky představují významné termíny projektu, ukazatele průběhu (např. zahájení projektu, dokončení projektu, výrobek vyvinut, předáno do užívání,...). Když je zadána doba trvání, je vhodné vytvořit vazby mezi činnostmi (opět pouze mezi činnostmi na nejnižší hierarchické úrovni, nikoliv výstupy z WBS). Vazba mezi činnostmi vyjadřuje logickou návaznost úkolů (např. nejprve musí proběhnout výběr cílové skupiny a až po ukončení této činnosti, z výsledku úkolu lze zahájit výběr způsobu oslovení cílové skupiny). To se nejsnáze provede v Ganttově diagramu nastavením myši na činnost, odkud vazba povede, stisknutím (a podržením) levého tlačítka myši, přesunem kurzoru na činnost, kam má vazba vést a uvolněním levého tlačítka. Vznikne tak standardní vazba konec-začátek. Viz obrázek: Vazby lze tvořit i jinými způsoby, například zadáním čísla předcházející činnosti (číslo řádku) do sloupce Předchůdci. V případě potřeby lze zadávat i jiné typy vazeb, než jen konec-začátek, ale je to v podstatě zbytečné. Po nalezení všech vazeb a dodržení všech konvencí (jeden začátek, jeden konec) je sestavena síť projektu. Po sestavení sítě projektu a po přiřazení zdrojů ke všem činnostem, je třeba zkontrolovat, zda někde nedochází ke konfliktům, přečerpávání kapacit zdrojů. To lze nejsnáze zjistit kliknutím na zobrazení histogramu zdrojů ( Diagram zdrojů ). Když je současně aktivní zobrazení ve spodní části rozděleného hlavního okna, bude možné porovnat kapacitu zdrojů ve vztahu k jejich alokaci a plánovaným činnostem (nesmí být překročena černá linka červeně vyznačené sloupce). Stránka 10 z 13

11 Případně je možné indikativně zjistit přetížení v zobrazení seznamu zdrojů. Přetížené zdroje jsou označeny červenou barvou a žlutým vykřičníkem. Pokud je alokace zdrojů v pořádku a v souladu s časovým harmonogramem, je třeba kontaktovat manažera zdrojů (nebo jinou osobu zodpovědnou za zdroje) a konzultovat s ním možnosti dané varianty plánu. Ten buďto oznámí, že je alokace v pořádku nebo určí problematická místa a bude v součinnosti s týmem plánujícím projekt (a v souladu s prioritami přiřazenými jednotlivým projektům) hledat varianty řešení až do doby vyřešení všech konfliktů. V případě projektů KOMAG je tato činnost obvykle přímo v rukou projektového manažera. Mezi způsoby ručního vyrovnávání zdrojů patří navýšení mohutnosti zdrojů, které nebývá často reálně možné, přesčasová práce (nejvyužívanější), změna intenzity čerpání, změna rozvrhu práce, přerušení práce na úkolu, posun počátku práce na činnosti nebo substituce zdrojů. Z těchto způsobů lze obvykle využít jen některé podle situace a možností. Aplikace červeně označí činnosti ležící na kritické cestě (ve zobrazení Sledovací ganttův diagram ). Činnosti ležící na kritické cestě mají všechny rezervy rovny nule, tzn., pokud se dokončení činnosti ležící na kritické cestě (kritické) zpozdí, ohrozí tak termín dokončení celého projektu (zpozdí se). Proto je důležité zjistit, které úkoly jsou kritické a těmto činnostem v průběhu projektu věnovat potřebnou pozornost. Výstup by měl být posouzen ohledně reálnosti naplnění cíle a případně by měly být provedeny adekvátní úpravy. Tím je vytvořen základní časový harmonogram projektu. Pokud došlo k odsouhlasení časového rámce, další kroky plánování by se jej měly snažit maximálně reflektovat a pokud možno neměnit. Stránka 11 z 13

12 4.5. Plánování rozpočtu (základní) Pokud jsou v seznamu zdrojů vyplněná i políčka ohledně finanční náročnosti jednotlivých zdrojů, je možné poměrně rychle vygenerovat orientační rozpočet projektu. Aby byly náklady přehledně viditelné, je potřeba vložit příslušné sloupce (pravým kliknutím na záhlaví jakéhokoliv sloupce v tabulce se zobrazí kontextové menu, ze kterého lze vybrat položku vložit sloupec a v následném dotazu již jen příslušný sloupec vybrat): Pokud je složitější situace a na činnosti je potřeba i dalších nákladů než jen kalkulací zdrojů (pracovních i materiálových), případně nákladů na použití zdroje, je možné vložit ještě např. sloupec nákladyx a do něj uvést příslušné částky. Do nákladů na použití se zadávají především náklady typu pronájem prostoru, různé dodavatelské faktury (např. dodávka květin, odměna pro hudební kapelu, dodávka látek, apod.). Ve sloupci Náklady je pak součet všech nákladů na danou činnost, což lze potom např. znázornit i graficky v Excelu a dále zpracovat. MS Project umožňuje sestavit a sledovat rozpočet projektu, který má projektový manažer k dispozici a může pak snadněji hlídat ohrožení překročení rozpočtu Uložení baseline a příprava na sledování Pokud je vše výše uvedené v souladu s předpokládaným rámcem projektu (čas, peníze, zdroje), je možné uložit výchozí plán projektu (baseline) volbou hlavního menu Nástroje Sledování Nastavit směrný plán. Pro sledování je pak vhodné zobrazit sloupce Skutečná doba trvání a Zbývající doba trvání, do kterých budou vnášeny informace o postupu realizace. Případně jiné sloupce, pokud bude rozhodnuto o sledování jiným způsobem. Směrný plán se ukládá pouze jednou a slouží jako srovnávací základna projektu. Následné úpravy v průběhu projektu se ukládají do aktuálního plánu projektu. V případě použití MS Project server je v této fázi projekt uložen na server a následně publikován Sledování průběhu projektu Vytvořením směrného plánu (Baseline) práce v MS Project nekončí. Schopný projektový manažer zaznamenává změny a průběh projektu v denních, týdenní, měsíčních intervalech v závislosti na typu projektu. Zadané změny projektu dále analyzuje a vyvozuje závěry, zda se vyskytlo nějaké riziko a jak jej řešit, zda není některý úkol ve skluzu a jak to vyřešit, kolik dní a úkolů zbývá do konce projektu a zda je na dokončení dostatek času, zdrojů i financí. Sleduje také náklady a hlídá rozpočet. Časový harmonogram v MS Project mu zkrátka slouží jako nepostradatelná přehledová podpora obsahující veškeré potřebné informace k řízení projektu. Vlastní sledování pak probíhá (po aktualizaci informací) zadáním data stavu v panelu zobrazeném po volbě z hlavního menu Projekt Informace o projektu a následném vyhodnocení odchylek je možné i vložit sloupce jako indikátor stavu apod. Stránka 12 z 13

13 Jedním ze způsobů pro sledování průběhu projektu a zaznamenávání změn a rozpracovanosti je v nabídce Nástroje Sledování Aktualizovat projekt nebo Aktualizovat úkoly. Důležitou vypovídací schopnost má zadávání zbývající doby trvání úkolu to může být například provedeno i vytažením sloupců skutečná doba trvání a zbývající doba trvání a zadáváním potřebných údajů přímo do tabulky. Vhodným zobrazením pak může být sledovací ganttův diagram. V průběhu projektu se dále kromě vlastní práce na činnostech projektu, provádí zmíněné sledování projektu, a případné řešení nastalých či hrozících problémů. Ve vhodných časových intervalech (např. jednou týdně) pak každý člen projektového týmu reportuje stav práce na projektu na základě těchto informací pak projektový manažer ví, jak na tom jeho projekt je. Je vhodné vést si i určitou evidenci průběhu projektu, která je postoupena příslušným zainteresovaným stranám (ve smluvených intervalech). Tyto reporty, které lze případně exportovat i ve formě sestav z MS Project. 5. Závěr Postupy uvedené v tomto dokumentu jsou základní osou, jak by měla probíhat tvorba harmonogramu projektu v aplikaci MS Project. Všechny jednotlivé kroky lze provést několika způsoby, z nichž ne všechny byly popsány, stejně jako nebyla popsána celá funkcionalita aplikace. Alternativní postup není problém, pokud je dodržena základní filosofie. Důležitou nadstavbou je pak MS Project server, jenž je nyní v rámci KOMAG ověřován k plnému nasazení. Stránka 13 z 13