Proces P4 Nakupování

Rozměr: px

Začít zobrazení ze stránky:

Download "Proces P4 Nakupování"

Zdeňka Křížová
před 8 lety
Počet zobrazení:

1 Účinnost dokumentu od: Proces P4 Nakupování Řízená kopie č.: Razítko: Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 1/9

2 Proces: P4 Nakupování Garant procesu: Účel: Vymezení platnosti: Zákazník: Tajemník fakulty Účelem tohoto popisu procesu je stanovit dokumentované postupy pro řízení procesu P4 Nakupování na Fakultě metalurgie a materiálového inženýrství, VŠB-TU Ostrava. Popis procesu je závazný pro všechny organizační útvary, zaměstnance a studenty Fakulty metalurgie a materiálového inženýrství, VŠB-TU Ostrava vykonávající činnosti stanovené tímto popsaným procesem. Fakulta Klíčové vstupy: Požadavky na nákup Klíčové výstupy: Realizovaný nákup Zdroje: Rozpočet fakulty Regulátory: Legislativa Měřitelná kritéria: míra splnění kritérií jednotlivými dodavateli dle zadání výběrových řízení a sjednaných podmínek pro dodávky Cíle: zajištění všech procesů na fakultě materiálními dodávkami a službami optimálně z hlediska finančních prostředků a dalších hledisek dle zadání pro nákup Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 2/9

Popis procesu je závazný pro všechny organizační útvary, zaměstnance a studenty Fakulty metalurgie a materiálového inženýrství, VŠB-TU Ostrava vykonávající činnosti stanovené tímto popsaným procesem.

3 Karta procesu: Garant procesu: P4 Nakupování Tajemník fakulty Diagram aktivit procesu: FMMI VŠB-TUO P4 Nakupování P4.1 Přidělení finančních prostředků pracovištím P4.2 Příprava plánovaného rozpočtu P4.3 Vznik požadavku na nákup [cena dodávky nebo služby > Kč bez DPH] [ Kč < cena dodávky nebo služby < Kč bez DPH] [cena dodávky nebo služby < Kč bez DPH] P4.5 Jmenování hodnotící komise P4.4 Postup při hodnotě nákupu vyšší než 1 mil. Kč P4.6 Vyžádání cenových nabídek P4.7 Výběr nejvhodnější nabídky P4.8 Vystavení objednávky a realizace nákupu P4.9 Kontrola správnosti dodávky a náležitosti faktury P4.10 Zařazení do majetku P4.11 Hodnocení stálých dodavatelů Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 3/9

000 Kč bez DPH] P4.5 Jmenování hodnotící komise P4.4 Postup při hodnotě nákupu vyšší než 1 mil. Kč P4.6 Vyžádání cenových nabídek P4.7 Výběr nejvhodnější nabídky P4.

4 Přehled aktivit procesu P4.1 Přidělení finančních prostředků pracovištím Děkan Tajemník fakulty SAP Schválený rozpis rozdělení finančních prostředků v daném kalendářním roce na fakultě Popis: Na základě kritérií pro rozdělování finančních prostředků na fakultě schválených vedením fakulty a akademickým senátem FMMI, jsou finanční prostředky rozepsány na jednotlivé katedry. Další rozdělení finančních prostředků v průběhu roku rozhoduje děkan. P4.2 Příprava plánovaného rozpočtu Pověřený pracovník pracoviště Rozpočet pracoviště na kalendářní rok Popis: ve spolupráci s pověřeným pracovníkem (pověřenými pracovníky) vypracuje plánovaný rozpočet pracoviště v hlavních položkách investičních a neinvestičních potřeb, zejména pro zajištění hlavních procesů fakulty - výuky akreditovaných studijních programů, zajištění provozu pracoviště a dalších potřeb. P4.3 Vznik požadavku na nákup Pověřený pracovník pracoviště Směrnice rektora č. 10/2006 Popis: Na základě sestaveného plánovaného rozpočtu pracoviště se posoudí cena příslušného nákupu bez DPH v souladu se směrnicí rektora č. 10/2006 včetně platných dodatků a rozhodne se o dalším postupu. Při ceně dodávky do 100 tis. Kč vedoucí pracoviště nebo jím pověřený pracovník posoudí cenové nabídky bez komise s využitím katalogů, internet. stránek dodavatelů, apod. a rozhodne o přímém nákupu. Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 4/9

rozdělování finančních prostředků na fakultě schválených vedením fakulty a akademickým senátem FMMI, jsou finanční prostředky rozepsány na jednotlivé katedry.

5 P4.4 Postup při hodnotě nákupu vyšší než 1 mil. Kč Zadavatel (rektor nebo jím pověřený pracovník) Pověřený pracovník Směrnice rektora č. 10/2006, Zákon o veřejných zakázkách č. 137/2006 Sb. Popis: Pro realizaci nákupů na VŠB-TUO se využívá směrnice rektora č. 10/2006 včetně dodatků, která řeší provádění výběrového řízení na VŠB-TUO. Pokud cena očekávaného nákupu přesáhne 2 mil. Kč bez DPH postupuje se rovněž dle Zákona o veřejných zakázkách č. 137/2006 Sb. P4.5 Jmenování hodnotící komise Zadavatel (děkan nebo jím pověřený pracovník) Zápis o jmenování komise Popis: Při ceně nákupu nižší než 500 tis. Kč a vyšší než 100 tis. Kč bez DPH je jmenována vedoucím pracovištěm hodnotící komise složená z pracovníků pracoviště a jejího předsedy. Komise bývá minimálně tříčlenná. Zadavatel P4.6 Vyžádání cenových nabídek Hodnotící komise pracoviště Cenové nabídky, Zápis o provedeném výběru nejvhodnější nabídky Popis: Hodnotící komise si vyžádá od firem dodávající příslušné zboží a služby cenové nabídky na základě stanovených kritérií. Postačí 3 cenové nabídky při očekávané ceně nákupu bez DPH do 500 tis. Kč, u očekávané ceny nad 500 tis. Kč (a méně než 2 mil. Kč) si vyžádá min. 5 nabídek. Pokud požadované zboží vyrábí nebo dodává méně firem, uvede se do zápisu důvod omezení počtu nabídek. Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 5/9

Kč bez DPH postupuje se rovněž dle Zákona o veřejných zakázkách č. 137/2006 Sb. P4.

6 P4.7 Výběr nejvhodnější nabídky Zadavatel (děkan nebo jím pověřený pracovník) Hodnotící komise Zápis o provedeném výběru nejvhodnější nabídky Popis: Hodnotící komise podle stanovených hodnotících kritérií provede výběr nejvhodnější nabídky. Hodnotící kritéria a jejich váhy komise stanoví předem. Mezi hlavní kritéria patří zejména: cena, kvalita výrobku, služeb, ekonomika provozu, míra splnění požadavků na funkci výrobku, délka záruční lhůty, dostupnost a délka záručního a pozáručního servisu. V rámci hodnocení nejvhodnější nabídky se provádí hodnocení dodavatelů. Hodnotící komise provede o svém rozhodnutí zápis, kde bude uveden předmět výběru, kritéria a váhy hodnocení, hodnocení dodavatelů a zdůvodnění výběru. Zápis podepíše předseda a členové hodnotící komise. P4.8 Vystavení objednávky a realizace nákupu Pověřený pracovník pracoviště SAP Objednávka, písemná smlouva Popis: Na základě rozhodnutí hodnotící komise je vystavena na pracovišti objednávka při ceně dodávky do 500 tis. Kč, u ceny dodávky nad 500 tis. Kč se uzavírá vždy písemná smlouva. Pak je nákup realizován. P4.9 Kontrola správnosti dodávky a náležitostí faktury Pověřený pracovník pracoviště SAP Záznamy z reklamačního řízení Popis: Po doručení dodavatelské faktury na pracoviště pověřený pracovník provede kontrolu její věcné správnosti (tzn. zda souhlasí množství, druh a kvalita dodávky), vedoucí pracoviště podpisem na průvodce faktury věcnou správnost potvrdí a pověřený pracovník na průvodce určí zdroj financování a zařazení dodávky do okruhů podle pokynů na průvodce. Originál faktury včetně průvodky faktury je pak postoupen na děkanát fakulty ke kontrole a odtud pak na rektorát. Záznamy o neshodách (pokud jsou zjištěny) jsou uvedeny v záznamech z reklamačního řízení. Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 6/9

Mezi hlavní kritéria patří zejména: cena, kvalita výrobku, služeb, ekonomika provozu, míra splnění požadavků na funkci výrobku, délka záruční lhůty, dostupnost a délka záručního a pozáručního servisu.

7 P4.10 Zařazení do majetku Pracovník pověřený evidencí majetku na pracovišti Směrnice VŠB - TUO SAP Kopie příjemky nebo kopie zápisu o převzetí Popis: Pracovník pověřený evidencí majetku na pracovišti provede zápis o přijatém majetku dle směrnic VŠB-TUO. Kopie příjemky a kopie zápisu o převzetí zůstává na pracovišti. Zároveň pak v univerzitním ekonomickém IS (SAP) provede zápis o místnosti, kde je tento majetek umístěn. P4.11 Hodnocení stálých* dodavatelů Pověřený pracovník Hodnocení dodavatelů Popis: Pověřený pracovník provede na pracovišti záznam o hodnocení dodavatelů za příslušný kalendářní rok podle stanovených kritérií, jako splnění podmínek výběrového řízení nebo dohodnutých podmínek, rychlost odezvy a následný servis aj. V rámci záznamu Hodnocení dodavatelů jsou uvedeny výsledky hodnocení a všechna nezbytná opatření vyplývající z hodnocení. *stálý dodavatel - nákupy v průběhu roku nejméně 10x Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 7/9

Zároveň pak v univerzitním ekonomickém IS (SAP) provede zápis o místnosti, kde je tento majetek umístěn. P4.

8 Seznam záznamů Název záznamu Proces Místo uložení Podoba Doba uložení Vypořádání Šablona Schválený rozpis rozdělení P4.1 Děkanát FMMI Listinná 3 roky Archiv FMMI finančních prostředků v daném kalendářním roce na fakultě Rozpočet pracoviště na P4.2 Děkanát FMMI Listinná 3 roky Archiv FMMI kalendářní rok Zápis o jmenování komise P4.5 Realizující pracoviště Listinná 3 roky Skartace Cenové nabídky P4.6 Realizující pracoviště Listinná 3 roky Skartace Zápis o provedeném výběru P4.6, P4.7 Realizující pracoviště Listinná 3 roky Skartace nejvhodnější nabídky Objednávka P4.8 SAP Elektronická Dle dispozic VŠB - TUO Dle dispozic VŠB - TUO Písemná smlouva P4.8 Realizující pracoviště Listinná 3 roky Skartace Záznamy z reklamačního řízení P4.9 Realizující pracoviště Listinná 3 roky Skartace Kopie příjemky P4.10 Realizující pracoviště Listinná 3 roky Skartace Kopie zápisu o převzetí P4.10 Realizující pracoviště Listinná 3 roky Skartace Hodnocení dodavatelů P4.11 Realizující pracoviště Listinná 3 roky Skartace Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 8/9

2 Děkanát FMMI Listinná 3 roky Archiv FMMI kalendářní rok Zápis o jmenování komise P4.5 Realizující pracoviště Listinná 3 roky Skartace Cenové nabídky P4.

9 Seznam změn a revizí řízeného dokumentu Verze Datum Obsah změny / revize A B První vydání Realizace výsledků interního auditu C Úprava a nové začlenění existujícího dokumentu FMMI_SMJ_06_010 verze B s názvem Proces P4 Nakupování podle nové Směrnice VŠB-TUO Řízení dokumentů a záznamů TUO_SME_07_004 verze A. Jméno a podpis garanta dokumentu Ing. Růžena Novotná Ing. Růžena Novotná Ing. Růžena Novotná Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 9/9

názvem Proces P4 Nakupování podle nové Směrnice VŠB-TUO Řízení dokumentů a záznamů TUO_SME_07_004 verze A.

Podobné dokumenty

Proces R2 Operativní řízení

Účinnost dokumentu od: 19.6.2007 Proces R2 Operativní řízení Řízená kopie č.: Razítko: Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 1/8 Proces: R2 Operativní řízení Garant