Proces P3 Správa informačních systémů

Transkript

1 Účinnost dokumentu od: Proces P3 Správa informačních systémů Řízená kopie č.: Razítko: Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 1/14

2 Proces: P3 Správa informačních systémů Garant procesu: Účel: Vymezení platnosti: Zákazník: Účelem tohoto popisu procesu je stanovit dokumentované postupy pro řízení procesu P3 Správa informačních systémů na Fakultě metalurgie a materiálového inženýrství, VŠB-TU Ostrava. Popis procesu je závazný pro všechny útvary, zaměstnance a studenty Fakulty metalurgie a materiálového inženýrství, VŠB-TU Ostrava vykonávající činnosti stanovené tímto popsaným procesem. Fakulta Požadavek na vznik, změnu nebo zrušení částí IS Klíčové vstupy: Klíčové výstupy: Aktualizovaný IS Zdroje: Infrastruktura Regulátory: Legislativa Měřitelná kritéria: Úplnost a funkčnost IS Plná aktuálnost dat Cíle: Stoprocentní funkčnost Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 2/14

3 Karta procesu: Garant procesu: P3.1 Vznik, změna, zrušení částí IS Diagram aktivit procesu: FMMI VŠB-TUO P3.1 Vznik, změna, zrušení částí IS webový portál Vstup: - požadavek na vznik, změnu nebo zrušení částí IS Výstup: - aktualizovaný IS Navrhovatel Děkan fakulty Správce IS Účastníci připomínkového řízení P3.1.1 Formulace požadavku na vznik, změnu nebo zrušení části IS P3.1.2 Posouzení požadavku [schválení] [zamítnutí] P3.1.3 Oznámení o zamítnutí P3.1.4 Tvorba návrhu změny IS P3.1.5 Připomínkové řízení [bez připomínek] [s připomínkami] P3.1.6 Vznesení připomínek P3.1.7 Implementace návrhu P3.1.8 Informování o změnách P3.1.9 Seznámení s novou aktualizovanou podobou IS Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 3/14

4 Přehled aktivit procesu P3.1.1 Formulace požadavku na vznik, změnu nebo zrušení části IS Navrhovatel Navrhovatel Popis: Návrh na vznik, změnu, opravu nebo zrušení částí IS může podat kdokoliv ze zaměstnanců FMMI, VŠB-TU Ostrava. Návrh se předkládá správci IS, který následně zpracované podklady předloží děkanovi k dalšímu posouzení. Děkan Děkan P3.1.2 Posouzení požadavku Popis: Děkan rozhodne o dalším postupu. V případě zamítnutí je informován pracovník, který návrh podával (aktivita P3.1.3) a celý proces končí. V případě souhlasu proces pokračuje aktivitou P Děkan pověří správce IS vypracováním nové podoby konkrétní části IS a určí termín pro vypracování. P3.1.3 Oznámení o zamítnutí Popis: Oznámení navrhovateli o zamítnutí návrhu. Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 4/14

5 P3.1.4 Tvorba návrhu změny IS Popis: vyhotoví do požadovaného termínu návrh změn IS, jehož struktura a forma bude odpovídat požadavkům navrhovatele. Před zapracování změn zorganizuje správce IS připomínkové řízení. P3.1.5 Připomínkové řízení Připomínkový list Popis: Správce IS zajistí připomínkové řízení. Definuje seznam účastníků pro připomínkové řízení. Neopominutelným účastníkem připomínkového řízení je navrhovatel změn. Seznam musí obsahovat minimálně zástupce organizačních útvarů, kterých se navrhovaná změna IS týká. Formu připomínkového řízení zvolí správce IS. P3.1.6 Vznesení připomínek Účastníci připomínkového řízení Účastníci připomínkového řízení Připomínkový list Popis: V rámci připomínkového řízení mají jeho účastníci možnost podávat správci IS své připomínky ke změnám IS, nejpozději však do předem stanoveného termínu. Výstupem je připomínkový list, který je současně seznamem účastníků připomínkového řízení. Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 5/14

6 P3.1.7 Implementace návrhu Popis: Správce IS přepracuje IS na základě připomínek do termínu stanoveného děkanem. Pokud rozsah připomínek přesahuje rámec jednoho organizačního útvaru, spolupracuje správce IS i s ostatními organizačními útvary. P3.1.8 Informování o změnách Popis: Po úspěšně ukončené implementaci změn v IS informuje správce IS děkana fakulty a navrhovatele o provedených změnách. P3.1.9 Seznámení s novou aktualizovanou podobou IS Popis: Správce IS upozorní všechny dotčené pracovníky na provedené úpravy v IS a seznámí je s aktualizovanou podobou IS. Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 6/14

7 Karta procesu: Garant procesu: P3.2 Správa obsahu IS Diagram aktivit procesu: FMMI VŠB-TUO P3.2 Správa obsahu IS webový portál Vstup: - požadavek na bezpečnost a aktuálnost záznamů Výstup: - bezpečné a aktuální záznamy Správce IS Správce řízené dokumentace P3.2.1 Kontrola úplnosti P3.2.2 Kontrola aktuálnosti P3.2.3 Aktualizace [zastaralý obsah] [vše v pořádku] P3.2.4 Zálohování Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 7/14

8 Přehled aktivit procesu P3.2.1 Kontrola úplnosti Popis: Kontrola úplnosti webového portálu odhalením nedostatků a jejich odstranění. P3.2.2 Kontrola aktuálnosti Popis: Správce IS zkontroluje aktuálnost všech dokumentů nejméně 1x měsíčně. Současně zkontroluje soupis novinek na webu a odstraní záznamy starší než jeden měsíc. P3.2.3 Aktualizace obsahu, Správce řízené dokumentace Popis: Správce řízené dokumentace předá správci IS aktualizovaný dokument nebo podnět k odstranění neaktuálního dokumentu. Správce IS upraví dokument do požadované podoby a zveřejní ho na webu. Současně se automaticky zapíše nový či inovovaný dokument do seznamu novinek včetně data poslední aktualizace. Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 8/14

9 P3.2.4 Zálohování Záloha Popis: Správce IS provede zálohu celého IS. Zálohování probíhá jednou měsíčně. Jednou čtvrtletně kontroluje správce IS výsledky zálohování. Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 9/14

10 Karta procesu: Garant procesu: P3.3 Přiřazení přístupových práv k IS Diagram aktivit procesu: FMMI VŠB-TUO P3.3 Přiřazení přístupových práv k IS Vstup: - žádost o přiřazení přístupových práv k IS Výstup: - uživatel s potřebnými přístupovými právy Žadatel Děkan Správce IS P3.3.1 Formulace žádosti o přiřazení přístupových práv k IS P3.3.2 Posouzení požadavku [schválení] [zamítnutí] P3.3.3 Oznámení o zamítnutí P3.3.4 Zapracování požadovaných přístupových práv P3.3.5 Oznámení o zapracování požadavku Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 10/14

11 Přehled aktivit procesu P3.3.1 Formulace žádosti o přiřazení přístupových práv k IS Žadatel Žadatel Popis: Žádost na změnu přístupových práv může podat kdokoliv ze zaměstnanců FMMI, VŠB- TU Ostrava. Děkan Děkan P3.3.2 Posouzení požadavku Popis: Děkan po konzultaci se správcem IS rozhodne o přiřazení přístupových práv k IS žadateli nebo o zamítnutí požadavku. V případě schválení požadavku pokračuje proces aktivitou P3.3.4, v případě zamítnutí je žadatel informován o rozhodnutí děkana a celý proces končí (aktivita P3.3.3). P3.3.3 Oznámení o zamítnutí Popis: Pokud děkan zamítne žádost, je žadatel správcem IS informován o zamítnutí požadavku. Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 11/14

12 P3.3.4 Zapracování požadovaných přístupových práv Popis: Správce IS zapracuje do požadovaného termínu změny v přístupových právech konkrétních uživatelů, tak aby odpovídaly požadavkům navrhovatele. P3.3.5 Oznámení o zapracování požadavku Popis: Správce IS zajistí zaslání oznámení o zapracování požadavku všem dotčeným stranám. Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 12/14

13 FMMI VŠB-TUO Proces P3 Správa informačních systémů Garant dokumentu: správce informačních systémů FMMI_PPR_06_009 verze: C Seznam záznamů Název záznamu Proces Místo uložení Podoba Doba uložení Vypořádání Šablona Připomínkový list P3.1.5, P3.1.6 U správce IS listinná 1 rok skartace Připomínkový list Záloha P3.2.4 U správce IS elektronická 3 roky vymazání zálohy Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 13/14

14 Seznam změn a revizí řízeného dokumentu Verze Datum Obsah změny / revize A Nový dokument Jméno a podpis garanta dokumentu Ing. Pavel Švec B Realizace výsledků interního auditu Ing. Pavel Švec C Úprava a nové začlenění existujícího dokumentu FMMI_SMJ_06_009 verze B s názvem Proces P3 Správa informačních systémů podle nové Směrnice VŠB-TUO Řízení dokumentů a záznamů TUO_SME_07_004 verze A. Ing. Pavel Švec Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 14/14