Autor: Gennadij Kuzněcov VY_32_INOVACE_1295_Kontrolování. Kontrolní procesy_pwp

Transkript

1 Autor: Gennadij Kuzněcov VY_32_INOVACE_1295_Kontrolování. Kontrolní procesy_pwp STŘEDNÍ ODBORNÁ ŠKOLA a STŘEDNÍ ODBORNÉ UČILIŠTĚ, Česká Lípa, 28. října 2707, příspěvková organizace

2 Název školy: Číslo a název projektu: Číslo a název šablony klíčové aktivity: Označení materiálu: Typ materiálu: Předmět, ročník, obor: STŘEDNÍ ODBORNÁ ŠKOLA a STŘEDNÍ ODBORNÉ UČILIŠTĚ, Česká Lípa, 28. října 2707, příspěvková organizace CZ.1.07/1.5.00/ Digitální učební materiály III/ 2 - Inovace a zkvalitnění výuky prostřednictvím ICT VY_32_INOVACE_1295_Kontrolování. Kontrolní procesy_pwp PowerPointová prezentace Management, 2. ročník nástavba Číslo a název sady: sada č Management Téma: Kontrolování. Kontrolní procesy Jméno a příjmení Gennadij Kuzněcov autora: Datum vytvoření: Anotace: Materiál slouží především k seznámení a pochopení pojmu kontrolování a kontrolních procesů. V závěru prezentace je krátké cvičení, sloužící k zapamatování probraného učiva.

3 KONTROLNÍ PROCESY Kontrolní činnost patří mezi základní manažerské funkce a vnáší nezbytnou zpětnou vazbu do systému řízení, což umožňuje korigovat zejména: plány a strategie (globální i dílčí cíle), organizační strukturu, podnikové procesy apod., výkonnost a efektivní využití zdrojů (lidských, finančních, materiálních i nemateriálních), Kontrolní mechanizmy zajišťují chod společnosti. Organizace disponuje řadou kontrolních mechanismů a norem, jejichž pomocí řídí chod společnosti žádoucím směrem. Může to být např. kontrola jakosti, bezpečnosti a ochrana zdraví, účetní kontrola, hygienická kontrola atd.

4 KONTROLNÍ PROCESY FUNKCE KONTROLNÍHO PROCESU dohled na probíhající činnost srovnávání aktuálních výkonů s plánovanými náprava odchylek ovlivňování budoucích rozhodnutí

5 KONTROLNÍ PROCESY Základní členění kontrolních procesů : je iniciována vnitřními strukturami organizace, VNITŘNÍ KONTROLU (INTERNÍ) je realizována zpravidla řídícími pracovníky nebo pracovníky, kteří jsou ke kontrole řídícími pracovníky zmocněni. smluvní požadavky, kdy se organizace v souladu se svými záměry zaváže, že umožní externímu subjektu prověřit určité skutečnosti VNĚJŠÍ KONTROLU (EXTERNÍ) zákonné požadavky ze zákonů vyplývá oprávnění zpravidla státních orgánů provádět vybrané kontrolní činnosti (daňová přiznání, placení příspěvků na sociální a zdravotní pojištění, požární kontrola, kontrola BOZP atd. )

6 FÁZE KONTROLNÍHO PROCESU ZÍSKÁNÍ A VÝBĚR INFORMACI OVĚŘENÍ SPRÁVNOSTI INFORMACÍ HODNOCENÍ KONTROLOVANÝCH PROCESŮ NÁVRHY OPATŘENÍ PRO ŘÍDICÍ SUBJEKT ZPĚTNÁ VAZBA (KONTROLA KONTROLY)

7 FÁZE KONTROLNÍHO PROCESU ZÍSKÁNÍ A VÝBĚR INFORMACI Získání přehledu o vývoji sledované reality. Zdrojem informací jsou v tomto případě především jsou: primární informace - poznatky z terénu, získané přímým pozorováním stavu kontrolované reality. Výhodou tohoto přístupu je: a) zjištění skutečného obrazu kontrolovaného objektu, b) bezprostřední kontakt a možnost interaktivní komunikace, c) operativní nařízení korigujícího zásahu. Řídící pracovníci na vyšších úrovních (střední a TOP management) jsou často nuceni řadu kontrolních činností provádět studiem a posuzováním různých hlášení, zpráv a sdělení od podřízených, statistiky, evidence aj. Tyto sekundární informace zprostředkovávají obraz řízené reality a podle takto získaných poznatků manažeři často rozhodují.

8 FÁZE KONTROLNÍHO PROCESU OVĚŘENÍ SPRÁVNOSTI INFORMACÍ Správnost každé kontrolní informace by měla být posuzována jak z hlediska věcného, tak z hlediska formálního. Ověřují se formální náležitosti dokumentů, podpisová oprávnění, úplnost údajů, početní správnost apod. a zjišťuje se věrohodnost informací. K prověřování informací z věcného hlediska mohou sloužit dílčí prověření záznamů na místě, programové prostředky vylučující nelogické údaje apod. Informace musí být věrohodné HODNOCENÍ KONTROLOVANÝ CH PROCESŮ srovnávání zjištěných údajů o dané realitě s určenými kritérii: a/ se standardy (např. podnikové normy), b/ v čase (posuzuje se, jak se daný předmět kontroly vyvíjí ve sledovaném časovém období), c/ v prostoru (jako kritérium slouží obdobné jednotky).;

9 FÁZE KONTROLNÍHO PROCESU NÁVRHY OPATŘENÍ PRO ŘÍDICÍ SUBJEKT a) žádná opatření nejsou nutná, protože kontrolou nebyly zjištěny žádné problémy, vývoj řízené reality je v žádoucím stavu, žádná korigující či jiná opatření nejsou nutná; b) je nutno provést korigující opatření, k tomuto řešení se přistoupí v případě, kdy vývoj řízené reality se v dílčích oblastech odchyluje od žádoucího stavu, takže je třeba přijmout korigující opatření, která upraví řízenou realitu; c) je třeba uskutečnit nápravná opatření v případech, kdy jsou zjištěny problémy typu porucha, tj. nastala neshoda ve vývoji řízené reality oproti předpokládanému stavu (specifikaci, standardu, plánu) je třeba provést opatření k nápravě. d) přijetí nového zásadního rozhodnutí, vyvíjí-li se řízená realita nežádoucím směrem nebo jsou-li zjištěny závažné nedostatky, je třeba přijmout nové zásadní rozhodnutí, které bude znamenat jiný směr řešení problému.

10 FÁZE KONTROLNÍHO PROCESU ZPĚTNÁ VAZBA (KONTROLA KONTROLY) tato kontrola by měla být realizována v případě, kdy na základě předcházející kontroly byla navržena nápravná opatření. V závislosti na velikosti organizace, jejím charakteru atd. je třeba volit vhodný typ kontrolního systému. Je pochopitelné, že malé podniky potřebují jednodušeji formulovaná pravidla kontroly, než velké podniky. Kontrolní systémy přímo nebo nepřímo působí na lidské chování. Každý podnik má svůj kontrolní systém, přesto určité elementy jsou obecné pro všechny kontrolní systémy: - dohlížecí, monitorovací, evidenční systémy, - hodnotící systémy, - zpětná vazba, - nápravná opatření - normy, standardy, pravidla, záměry, cíle, - ocenění, odměny, sankce

11 KONTROLNÍ PROCESY SPECIFICKÝMI FORMAMI KONTROLY JSOU: CONTROLLING je v řadě firem součásti celopodnikového řízení. Jeho úlohou je poskytovat TOP managementu vhodné informace sloužící ke koordinace a usměrňování celopodnikových aktivit (např. vyhodnocování stavu plnění podnikových plánů z hlediska plánovaného vývoje). Analýzy vycházejí nejčastěji z údajů účetnictví, z rozboru nákladů aj. Jeho předmětem zájmu jsou: - ekonomické ukazatele plánu, rozpočty - časové aspekty, tzn. dodržování termínů, - správné věcné plnění, - dodržování kvality apod. VNITŘNÍ AUDIT bývá interpretován jako nestranné prověřování určité činnosti, procesu, funkce útvaru apod. Typickým rysem interních auditů je pověřování průběhu procesů, a to především z hlediska dodržování stanovených postupů, podnikových směrnic atd., čili těžištím auditových aktivit je správnost procesu bude-li proces správný, lze předpokládat i správné výsledky na výstupu z procesu. Další nejznámější sféra aplikace auditu je oblast účetní a daňová, kdy dochází k ověřování správnosti a úplnosti účtování, správnosti splácení daňových povinností apod. (např. Audit organizace zjišťuje v jaké situaci se organizace nachází a jak se bude nadále rozvíjet z hlediska vývoje ekonomických, politických a sociálních podmínek.. Naopak audit managementu je zaměřen na hodnocení kvality managementu a kvality řízení jako systému.

12 Co můžou korigovat kontrolní procesy? podnikové procesy, vztahy mezi zaměstnanci, strategie firmy plány firmy, organizační struktury, využití lidských zdrojů využití finančních zdrojů, strategie firmy, docházku pracovníků Funkce kontrolních procesů jsou: dohled na probíhající činnost, náprava odchylek, ovlivňování budoucích rozhodnutí navrhovat doporučení, náprava odchylek, ovlivňování rozhodnutí manažera dohled na docházku, doporučovat nápravu, srovnávání aktuálních výkonů s plánovanými

13 Použitá literatura BĚLOHLÁVEK, F., KOŠŤAN, P., ŠULEŘ, O. Management. Brno: Komputer Press, ISNB X. VEBER, Jaromír. Základy managementu: Pro střední školy. Fortuna, ISBN ISBN ARMSTRONG. Řízení lidských zdrojů. Praha: Grada, c2002, 856 s. ISBN WEIHRICH, Heinz. Management. Praha: Victoria Publishing, 1993, 659 s. ISBN BEDRNOVÁ, Eva. Psychologie a sociologie řízení. Vyd. 1. Praha: Management Press, 2002, 586 s. ISBN

14 - Vytvořeno v MS Office PowerPoint Materiál je určen pro bezplatné používání pro potřeby výuky a vzdělávání na všech typech škol a školských zařízeních. Jakékoliv další využití podléhá autorskému zákonu. - "Škola vlastní licence k software, pomocí kterých byl zpracován tento digitální učební materiál." - Pokud není uvedeno jinak, použitý materiál je z vlastních zdrojů autora/autorky.