E-FAKTURACE Pojďme společně elektronizovat fakturaci

Transkript

1 E-FAKTURACE Pojďme společně elektronizovat fakturaci Nejpoužívanější Standardy a Formáty efakturace z pohledu Výstavce a Příjemce efakturace praktická obecná řešení a nástroje Ing. Viktor Petráš, Sales & Marketing Director, EDITEL CZ, s.r.o.

2 Historie i budoucnost efakturace Elektronická fakturace je v ČR i SR legislativou akceptována zákon o DPH, zákon o účetnictví, směrnice EU, atd. Na poli EDI datujeme masivnější expanzi bezpapírové e-fakturace cca. od roku 2002 Obchodní řetězec Makro CZ / Metro SK byl tehdy aktivní hybnou silou Od té doby se stejnou cestou vydaly prakticky všechny obchodní řetězce Prohloubení automatizace procesů pomocí tzv. statusových- a zpětnovazeb. zpráv. Již od samého začátku byl a dodnes je implementován elektronický podpis EDITEL byl takříkajíc vždy při ruce První studie o reálné možnosti bezpapírové el. fakturace byla provedena již v r Konzultační aktivity při implementaci všech procesů v kombinaci s EDI Vývojové aktivity v podobě vlastních nástrojů (SW či služeb) pro párování zpráv až do oblasti poskytování podoby dnešního business reportingu. Novela zákona o DPH platná od = soulad papírové a elektronické faktury Harmonizace s legislativou EU, včetně zavedení nových pojmů EDITEL

3 Hlavní standardy a formáty pro efakturaci ve vztahu k procesům a partnerům PDF, EDI, ISDOC Elektronický podpis ANO/NE a proč?

4 Hlavní standardy a formáty pro e-fakturaci: PDF Definice: Portable Document Format (přenosný formát dokumentů) souborový formát (vyvinutý Adobe) pro ukládání dokumentů nezávisle na HW i SW, na kterém byly pořízeny pro e-fakturaci ideální vzhledem ke způsobu zobrazení (nezávislost reprodukce na HW, SW) snadno vytvořitelný díky otevřenosti formátu Zpracování: Obecně jej považujeme formát nestrukturovaný, tj. strojově automaticky nezpracovatelný (naskenovaný dokument); vyjma formátu PDF s datovým kontejnerem, který může kromě PDF-obrazu obsahovat i strukturovaná data Může být zcela věrohodnou kopií papírové předlohy (grafika, loga, fonty) Jeden a ten samý obraz může mít různou velikost souboru, dle kvality uložení. Použití: Snadné skenování papírové předlohy, její el. podpis, distribuce partnerovi a archivace Ideální pro oblast B2C, či Bill-Presentmentu, při distribuci velkému množství příjemců PDF/A pro archivaci obsahuje veškeré informace pro zobrazení souboru v budoucnu EDITEL

5 Hlavní standardy a formáty pro e-fakturaci: EDI Definice: Electronic Data Interchange (elektronická výměna dat) automatizovaná výměna dat mezi dvěma nezávislými aplikacemi, strukturovaných dle obecně přijatých standardů => B2B integrace. pro automatickou e-fakturaci je naprosto ideální vzhledem k definovaným standardům UN/EDIFACT - EANCOM. snadná implementace díky množství řešení a služeb Zpracování: Výměna dat probíhá v předem definované strukturované podobě, tj. strojově plně automaticky zpracovatelné, bez nutnosti zásahu lidské obsluhy. Rychlost, Spolehlivost, Bezpečnost, Kvalita, Mnoho automatických řešení (SW, SaaS), včetně semi-automatického Web EDI Použití: B2B v režimu N:1, největší efekty v oblastech: FMCG, Automotive, příp. Bankingu Obecně velké množství popsaných a zužívaných zpráv zejména pak pro fakturaci. Mezinárodní implementace je snadná díky mezinárodním standardům! EDITEL

6 Hlavní standardy a formáty pro e-fakturaci: ISDOC Definice: Information System Document formát elektronické fakturace v ČR, definovaný Pracovní skupinou pro Elektronické standardy výměny dat sdružení ICT Unie (dříve SPIS) v roce ideální pro automatickou e-fakturaci mezi ERP-systémy v ČR podporujícími jeho export/import (dnes více než 30). implementace v mezinárodním prostředí je otázkou Zpracování: Výměna dat probíhá rovněž ve strukturované podobě (technicky XML), tj. strojově plně automaticky zpracovatelné, bez nutnosti zásahu lidské obsluhy K dispozici jsou bezplatné nástroje pro čtení a tisk formátu, bez interakce s ERP Podpora elektronického podpisu z důvodu legislativy (zejm. zák. o DPH) Otázkou může být rychlost, bezpečnost a dohledatelnost přenosu dat mezi subjekty Použití: B2B (většinou v režimu 1:1), veřejná správa, soukromé osoby Snadno implementovatelný v rámci ČR, bez dalších nákladů za přidané hodnoty Mezinárodní implementace je diskutabilní z důvodu podpory/pochopení v zahraničí EDITEL

7 Elektronický podpis ANO a proč? Elektronický podpis / elektronická značka je obecně a především legislativně přijatou technologií zabezpečující zpravidla kryptografickými metodami autenticitu a integritu elektronického dokumentu. v souvislosti s fakturací o něm nejpřesněji hovoří zákon o DPH, důležitou roli hraje rovněž při dlouhodobé důvěryhodné archivaci. Z pohledu diskutovaných formátů: PDF el. podpis je tvořen standardně na principu podpisu otisku dokumentu EDI el. podpis je tvořen opět standardně, ovšem je distribuován přímo v konkrétních segmentech vlastní zprávy (EDIFACT embeded ) ISDOC podporuje el. podpis dle standardu XML Signature Obecný pohled i pohled EDITELu určitě ANO: Technologie je zde, software i služby jsou k dispozici Proč se tedy nechránit? Akreditované certifikační autority jsou zde Ceny certifikátů nejsou závratné. Důvěryhodná archivace má za cíl vždy prokázat autenticitu, integritu elektronických dokumentů i v čase EDITEL

8 Realizace efakturace z pohledu Výstavce a Příjemce

9 Náš společný cíl - elektronizace fakturace Po novele zákona o DPH je v podstatě elektronická fakturace jednodušší než papírová! Jak dosáhnout společného cíle elektronizace fakturace? Společný úkol pro výstavce i příjemce faktur Mimo oblast FMCG a automobilového průmyslu mají výstavci faktur pro počátek elektronizace lepší podmínky a mohou být iniciátory procesu může to být v podstatě z jejich rozhodnutí V oblasti FMCG a automobilového průmyslu mají příjemci faktur velmi silnou pozici a proto mohou být iniciátory procesu elektronizace Nelze čekat jeden na druhého výstavce versus příjemce EDITEL

10 Elektronizace fakturace z pohledu Výstavce Základní formy fakturace a elektronické archivace Strukturované elektronické datové formáty EDI, XML, ISDOC, ideální pro výstavce i příjemce PDF řeší elektronizaci na straně výstavce ne zcela ideální pro příjemce Listinná forma možno zabezpečit snadnou digitalizaci pro účely důvěryhodné archivace tisk pouze jednoho exempláře pro příjemce dokladu Všechny zmiňované formy je možné sloučit v jednom řešení, které umožňuje plynulý přechod mezi jednotlivými formami EDITEL

11 Elektronizace fakturace z pohledu Příjemce Základní formy fakturace a elektronické archivace Strukturované elektronické datové formáty EDI, XML, ISDOC, ideální pro výstavce i příjemce PDF na straně příjemce dochází často k tisku nutno elektronicky archivovat přijatý originál Listinná forma nutno řešit proces důvěryhodné digitalizace pro účely archivace Všechny zmiňované formy je možné sloučit v jednom archivačním řešení EDITEL

12 Realizace elektronické fakturace Z logického a technického pohledu zahrnuje dvě oblasti Zabezpečení generování / příjmu elektronické faktury Obvykle potřebný vhodný interface IS Prostředky pro: datovou konverzi, elektronický podpis, spolehlivou komunikaci. Zabezpečení dlouhodobého uložení archivace elektronické faktury Navazuje na generování / příjem elektronických faktur Možno kombinovat i s uložením papírových faktur v digitalizované podobě Možno provázat s nástroji pro zabezpečení (dokumentaci) auditní stopy EDITEL

13 efakturace - praktická obecná řešení a nástroje

14 Řešení e-fakturace Řešení Služba manuálně Služba automaticky Lokální Integrační Počet dokumentů Nízký Střední až vysoký Střední až vysoký Vysoký Vhodné pro Malé a střední společnosti Všechny velikosti společností Všechny velikosti společností Velké společnosti Možnost integrace Úroveň automatizace Nízká Střední Vysoká Vysoká Střední Vysoká Vysoká Vysoká EDITEL

15 E-Fakturace formou Web-EDI Polo automatické řešení Poskytováno jako služba Společnosti s nízkým počtem dokumentů Rychlost zavedení a dostupnost partnerů Minimální vstupní náklady Není nutná znalost problematiky Migrace na automatické řešení Bez možnosti těsnější integrace EDITEL

16 SW nebo služba pro středně velké firmy Objem dokumentů a požadovaný výkon Úroveň integrace Znalost problematiky Svěření a ochrana důvěrných dat (Ne)závislost na dodavatelích / poskytovatelích Plánovatelné náklady Vždy dostupná nejaktuálnější verze Garance kvality Možnosti customizace Přizpůsobení se rozvoji společnosti EDITEL

17 Dedikovaný outsourcing nebo integrační SW Cíleno na velké společnosti Speciální požadavky Strategie společnosti Optimalizace interních procesů Konsolidace infrastruktury Dedikovaná podpora Požadována úroveň integrace Škálovatelnost Univerzálnost EDITEL

18 Výhody a nevýhody služby a SW E-fakturace formou služby + Aktivity a zodpovědnost převezme poskytovatel + Podpora při řešení sporů + Vždy aktuální - Citlivá data mimo společnost - Méně těsná integrace a přizpůsobení E-fakturace jako lokální řešení + Vše pod vlastní střechou + Vhodné pro komplexní prostředí + Těsná integrace a přizpůsobení + Nižší provozní náklady při vyšších objemech - Vyžaduje vlastní IT zdroje - Potřebná částečná znalost problematiky EDITEL

19 Děkuji za pozornost! Otázky a Odpovědi? Ing. Viktor Petráš Sales & Marketing Director T +420 / F +420 / E viktor.petras@editel.cz EDITEL CZ s. r. o. V Parku 2309/ Praha 4 T +420 / F +420 / E info@editel.cz