Mandátní smlouva o zajišťování správy (dále jen "správa")

Transkript

1 Mandátní smlouva o zajišťování správy (dále jen "správa") Smluvní strany: 1. Mandant: 1. Družstvo Bytové družstvo Skuteckého - Laudova se sídlem: Praha 6, Laudova 1385, PSČ Č: zapsané v rejstříku vedeném Městským soudem v Praze v oddílu Dr, vložka 7642 bankovní spojení: ČS.a.s. číslo bankovního účtu: jednající: Martina Vítková, předsedkyně představenstva ng. Roman Talkner, místopředseda představenstva a 2. Mandatáf Stavební bytové družstvo REMOSTAV se sídlem: Praha 6 - Řepy, Bazovského 1117, PSČ ČDČ: CZOO zapsané v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze v oddílu DrC, vložka 2 bankovní spojení: ČSOB číslo účtu: jednající: Jaroslav Kára, předseda představenstva Jan Vrána, místopředseda představenstva spolu uzavřeli níže uvedeného dne, měsíce a roku podle ustanovení uzavírají ve smyslu 566 a následujících Obchodního zákoníku v platném znění tuto smlouvu:. Úvodni ustanoveni 1) Mandant je budoucím vlastníkem následující nemovitosti: a) domu č.p stojícího na pozemku parc.č na adrese Skuteckého, Praha 6 b) domu Č. p stojícího na pozemku parc. Č na adrese Skuteckého, Praha 6 c) domu č.p stojícího na pozemku parc.č na adrese Skuteckého, Praha 6 d) domu Č. p stojícího na pozemku parc.č na adrese Skuteckého, Praha 6 e) domu č.p stojícího na pozemku parc.č na adrese Skuteckého, Praha 6 f) domu č.p stojícího na pozemku parc.č na adrese Laudova, Praha 6 g) domu č.p stojícího na pozemku parc.č na adrese Laudova, Praha 6 h) domu č.p stojícího na pozemku parc.č na adrese Laudova, Praha 6 i) garáží č.p stojícího na pozemku parc.č vjezd z ulice K Trninám, Praha 6 stavby bez č.p.. stojícího na pozemku parc.č vjezd z ulice K Trninám, Praha 6 vše v k.ú. Praha 17, obec Praha, část obce Řepy, které jsou zapsány v katastru nemovitostí vedeném Katastrálním úřadem pro hlavní město Prahu, Katastrální pracoviště Praha (dále jen "Nemovitosti"). V domech uvedených pod písm. a) až h) se nacházejí byty a společné prostory. 2) Mandatář prohlašuje, že je oprávněn a schopen provádět činnosti v této smlouvě dále specifikované a zavazuje se zajišťovat správu Nemovitosti, tedy domu a pozemku, s péčí řádného hospodáře, v rozsahu touto smlouvou stanoveném. 1

2 r,!. Předmět smlouvy Předmětem této smlouvy je úplatné zajišťování správy, provozu a oprav Nemovitosti a bytových a nebytových prostor v nich se nacházejících a určení rozsahu mandatářem zajišťované správy, kterou se rozumí: a) ekonomické služby; b) technicko-provozní servis; c) správní činnost; v rozsahu stanoveném v následujících článcích. Podkladem pro tuto činnost je převzetí nemovitostí mandanta po stránce fyzické, dokumentační a smluvní.. Ekonomické služby Mandatář se zavazuje zajišťovat pro mandanta a jménem mandanta v rámci ekonomických služeb: 1) Mandatář bude po odsouhlasení mandantem stanovovat výši měsíčních plateb, úhrady do fondů a úhrad na odměnu mandatáře za správu domu v souladu s příslušnými obecně závaznými předpisy, stanovami mandanta, usneseními jeho členské schůze i představenstva v souladu s příslušnými nájemními smlouvami. Na základě mandantem schváleného rozpočtu výdajů za služby spojené s užíváním bytových a nebytových prostor stanoví dále mandatář výši měsíční zálohy připadající na jednotlivé nájemce bytových a nebytových prostor v souladu s příslušnými, obecně závaznými právními předpisy a se stanovami mandanta a usneseními jeho členské schůze i představenstva a příslušnými nájemními smlouvami. 2) Stanovený předpis měsíčních plateb dle čl.,odst. 1 ) této smlouvy zašle mandatář doporučeně poštou jednotlivým nájemcům bytových a nebytových prostor na náklady mandanta, a to v termínech po dohodě s mandantem. 3) Mandatář bude provádět vyúčtování všech zúčtovatelných záloh dle čl., odst. 1) této smlouvy takto: Mandatář provede vyúčtování všech zúčtovatelných záloh nejpozději do 4 kalendářních měsíců po uplynutí zúčtovacího období. Vyúčtování bude provedeno v členění na jednotlivé nájemce bytových a nebytových prostor. Současně předá mandatář mandantovi souhrnné vyúčtování. Nejpozději do mandatář předá mandantovi soupis nájemců bytových a nebytových prostor s určením výše přeplatků a nedoplatků z vyúčtování. Vyúčtování s nedoplatky zašle mandatář nejpozději do doporučeně poštou jednotlivým nájemcům bytových a nebytových prostor na náklady mandanta. Vyúčtování s přeplatky zašle mandatář nejpozději do obyčejně poštou jednotlivým nájemcům bytových a nebytových prostor na náklady mandanta. 4) Mandatář bude vést evidenci a provádět kontrolu úhrady plateb dle čl. l.odst.1 této smlouvy od nájemců bytových a nebytových prostor. Přehled dlužných částek jednotlivých nájemců předává mandatář mandantovi čtvrtletně, do 4 týdnů po skončení čtvrtletí, případně mandantovi sdělí aktuální stav na vyžádání. 5) Mandatář bude zasílat nájemcům bytových a nebytových prostor upomínky k úhradě dlužných částek včetně penále v termínech stanovených po dohodě s mandantem. Mandatář je oprávněn použít poplatek za upomínku dle platného ceníku mandatáře na poštovní poplatky a další služby ve svůj prospěch. V případě, že ani po zaslání upomínky dlužník neuhradí dlužnou částku, bude mandatář konat podle pokynů mandanta. 6) 6) Mandatář je oprávněn bez předchozího souhlasu mandanta uzavírat dohody o splátkách s dlužníky uvedenými v čl. 11. odst.s) této smlouvy do konce běžného roku. O těchto případech bude mandatář informovat mandanta do týdne telefonicky a do 30 dnů po uzavření smlouvy s dlužníkem písemně. 2

3 , 7) Mandatář je dále povinen : a) předkládat mandantovi nejpozději do roční "Zprávu o hospodaření domu, stavu finančních prostředků za uplynulý rok". b) Předkládat mandantovi průběžně přehled o stavu společných částí domů a ostatních závažných skutečnostech spojených se zajišťováním správy. c) předkládat mandantovi jednou čtvrtletně, nejpozději do 4 týdnů po skončení čtvrtletí, s výjimkou V. čtvrtletí, výsledky hospodaření. d) předkládat mandantovi nejpozději do roční účetní závěrku (rozvaha, výkaz zisku a ztráty, příloha) včetně výsledku hospodaření za V. čtvrtletí předchozího roku. 8) Mandatář bude vést personální agendu a mzdové účetnictví funkcionářů mandanta včetně zajištění plnění daňových povinností a zajištění distribuce státním úřadům a institucím, a to hlavně finančnímu úřadu, Pražské správě sociálního zabezpečení a příslušným zdravotním pojišťovnám, dle platné legislativy. Výplata odměn funkcionářů mandanta bude prováděna podle pokynů mandanta na účty u peněžních ústavů výše uvedených funkcionářů. 9) Při plnění mandátní smlouvy je mandatář povinen postupovat v souladu s platnými zákony a předpisy, stanovami mandanta, usneseními jeho členské schůze a představenstva, v souladu s jednotlivými smlouvami a se zájmy mandanta. 10) Mandatář se zavazuje k vedení účetnictví v souladu s obecně závaznými předpisy, zejména se zákonem č Sb., o účetnictví, v platném znění. Jedenkrát ročně bude zpracovávat přiznání k dani z příjmu právnických osob a po jeho podpisu zajistí jejich zaslání na příslušný finanční úřad. Do každého roku budou zpracovány účetní závěrky a souvisejících dokumenty ve smyslu obecně závazných předpisů a tyto budou založeny též do příslušného obchodního rejstříku. V. Technicko-provoznf servis Mandatář se zavazuje zajišťovat pro mandanta a jménem mandanta v rámci technicko-provozního servisu: 1) Uzavírání smluv na zajištění plnění spojených s užíváním Nemovitosti především smluv na dodávku služeb (zejména dodávky tepla a teplé užitkové vody, dodávky studené vody a odvod odpadních vod, dodávku elektrické energie pro společné části domu, provádění úklidu společných prostor a schůdnost přístupových komunikací, odvoz domovního odpadu), a médií, údržbu, opravy, rekonstrukce, modernizaci společných částí domu a zařízení domu, pozemky a údržbu zeleně podle pokynů mandanta; 2) Kontrolovat kvalitu plnění ze strany dodavatelů stavebních a technických prací u uzavřených smluv dle Č. V. odst. 1) této smlouvy 3) Včasně a řádně uplatňovat práva mandanta na odstranění vad plnění u uzavřených smluv dle Č. V. odst. 1) této smlouvy 4) Zajišťovat provoz, běžnou opravu, údržbu, periodické kontroly a revize technických zařízení domu včetně odstranění zjištěných závad vyplývajících z příslušných právních předpisů dle pokynů mandanta a předávat mandantovi kopie revizních zpráv do 10ti dnů od jejich obdržení; 5) Zajišťovat požární ochranu Nemovitosti, zejména servis a kontrolu požárního zabezpečení Nemovitosti; 6) Uzavřít příslušné pojistné smlouvy na pojištění Nemovitosti v případě, že není smlouva uzavřena a spolupracovat při případné likvidaci pojistných událostí ve smyslu pojistných smluv, a předat pojistné smlouvy mandantovi do 10ti dnů od jejich obdržení; 3

4 7) 8) Zajišťovat provozuschopnost rozvodů plynu, vody, elektrické energie, kanalizace, satelitní antény, společné televizní antény a hromosvodů; Vést příslušnou technickou dokumentaci Nemovitosti v listinné i elektronické podobě; 9) Zajišťovat pravidelnou výměnu měřící a regulační techniky včetně meziodečtu naměřených hodnot třetí osobou; 10) Kontrolovat věcnou správnosti obsahu účetních dokladů, pokud hrazené činnosti byly objednány prostřednictvím mandatáře, jinak kontroluje věcnou správnost těchto dokladů mandant; 11) Zajišťovat běžné opravy a údržbu Nemovitosti; 12) Zajišťovat plánované větší opravy a údržbu Nemovitosti určené návrhem mandatáře či mandanta, zajišťované se souhlasem mandanta; 13) zajišťovat havarijní službu, v pracovní době mandatáře, mimo tuto pracovní dobu bude havarijní služba zajišťována třetí osobou formou uveřejněných telefonních čísel v domě. Zajišťovat bezodkladně i bez souhlasu mandanta nezbytné zabezpečovací práce v havarijních případech, kdy je možné předpokládat vznik dalších škod a zároveň o těchto situacích neprodleně informovat mandanta; 14) vypracovávat ve spolupráci s mandantem návrh plánu povinných revizí, oprav, rekonstrukcí a modernizace Nemovitosti včetně plánovaných výdajů na jejich realizaci pro následující rok a předložit je mandantovi nejpozději do příslušného roku. Mandant návrh plánu projedná a své stanovisko předá mandatáři do příslušného roku. 15) Zajišťovat pravidelnou aktualizaci dokumentace Nemovitosti dle předepsaných podkladů do mandanta 16) Zajišťovat účast na jednáních související se správou Nemovitosti dle pověření mandanta v. Správní činnost Mandatář se zavazuje zajišťovat pro mandanta v rámci správní činnosti: 1) Vedení evidence bytových, nebytových a společných prostorů v Nemovitosti v rozsahu jméno (nebo název nebo obchodní firma), adresa (nebo sídlo, místo podnikání), případně rodné číslo (nebo Č) uživatelů těchto prostor, s dostatečným technickým a organizačním zabezpečením ochrany těchto osobních údajů ve smyslu 6 zákona č Sb. o ochraně osobních údajů, v platném znění; 2) Vedení evidence nájemců bytových a nebytových prostor mandanta; 3) Právní pomoc při změnách vnitřních norem mandanta jako právnické osoby ve smyslu obecně závazných předpisů; 4) Právní pomoc při podávání návrhů na změnu údajů zapsaných v obchodním rejstříku a při zakládání listin do sbírky listin obchodního rejstříku; 5) Právní pomoc pří uzavírání smluv, vypracovávání nájemních smluv a jejích dodatků, uzavírání těchto smluv a dodatků jménem mandanta s oprávněnými nájemci bytových a nebytových prostor v termínech a rozsahu stanoveném mandantem, vypovídání nájemních smluv a ukončování nájmů dohodou, zajišťování souladu pronajímaných prostor s příslušnými stavebními a živnostenskými předpisy; 6) Právní řešení nedoplatků předepsaných úhrad na užívání bytových, nebytových nebo společných prostorů; 4

5 ; 7) 8) 9) 10) Spolupráci při uplatnění právních nároků mandanta u dodavatelů k vadám plnění; Právní konzultace ohledně obecně závazných pfedpisů s vlastnictvím a užíváním nemovitostí spojených; Realitní poradenství; Vymáhání pohledávek včetně jejich příslušenství, a to i soudní cestou. Kopie aktuálních seznamů dle čl. V.odst. 1) a 2) a listiny dle odst. 3), 4) a 5) této smlouvy bude mandatář předávat při každé změně mandantovi oproti podpisu k založení. Úplata za poskytování právních služeb není zahrnuta v úplatě stanovené v čl. V této smlouvy, pokud nebude stranami ujednáno jinak v ust. čl. V odst. 1 této smlouvy. Mandant je oprávněn provést si službu sám nebo si zajistit provedení služby jinou osobou. V takovém prípadě bude mandant informovat mandatáře. Mandatář v takovém případě nemá nárok na úhradu případných nákladů se zajištěním služby spojených. V. Práva a povinnosti smluvnfch stran 1 ) Mandant má právo zejména: a) kontrolovat hospodafení mandatáře se svěřenými finančními prostředky mandanta. b) na veškeré informace o činnosti mandatáře, pokud se týkají správy Nemovitosti; c) účastnit se celého průběhu výběrového řízení na dodavatele prací a služeb, je-i toto řízení organizováno mandatářem; d) požadovat změnu dodavatele služeb, pojišťovny, apod. bez udání důvodu. 2) Mandant se zavazuje zejména: a) bezodkladně oznamovat mandatáři všechny změny a skutečnosti rozhodné pro fádné plnění povinností mandatáře; b) v zájmu řádného plnění smlouvy a správy Nemovitosti poskytovat nezbytnou součinnost mandatáfi a předávat mu měsíčně všechny účetní doklady nezbytné k řádnému vedení účetnictví a vyúčtování záloh, nejpozději však do 10. dne měsíce následujícího; c) dodat mandatáři kopii stanov mandanta a jejich změn; d) hradit soudní výlohy spojené s případným soudním uplatněnfm nároků mandanta; hradit úplatu za služby a práce objednané se souhlasem mandanta u třetí osoby; f) umožnit mandatáři přístup do Nemovitosti za účelem plnění předmětu této smlouvy; g) pfedávat bez zbytečného prodlení mandatáři veškeré dokumenty. zejména smlouvy, nutné pro plnění předmětu této smlouvy. 3) Mandatář má právo zejména: a) jednat ve všech věcech spojených s pfedmětem smlouvy v rozsahu smlouvou stanoveném; b) na úhradu odměny mandatáře podle článku V. této smlouvy; 5

6 1 ) 4) c) d) a) b) účastnit se členské schůze mandanta, pokud je k tomu mandantem vyzván; umístit na dům své logo s kontaktními údaji na samolepícím papíru o velikosti max. 20x20xcm. Mandatář se zavazuje zejména: zajistit řádnou správu Nemovitosti ve smyslu obecně závazných předpisů ve sjednaném rozsahu podle této smlouvy; postupovat pn zařizování záležitostí mandanta s odbornou péčí, ve smyslu pokynů mandanta, v souladu s jeho zájmy, vnitfními předpisy a uzavřenými smlouvami, pokud byl jejich obsah mandatáři znám, a oznamovat mandantovi všechny okolnosti, které zjistil při plnění předmětu smlouvy a které mohou mít vliv na změnu pokynů mandanta; c) předávat řádně a včas věci a informace, týkající se správy Nemovitosti mandantovi, vyplývá-i z jejich povahy, že je má obstarat mandant; d) vést a uchovávat veškeré dokumenty v dispozici mandatáře, v plné míře a kdykoliv na požádání je zpřístupnit mandantovi a skartovat je pouze s písemným souhlasem mandanta zabezpečit tyto dokumenty proti ztrátě, zničení, zneužití nebo ukradení a nezpřístupňovat tyto dokumenty neoprávněným osobám. Omezení mandatáře neplatí, jde-i o mimořádnou událost jako je havarijní situace, kdy jsou bezprostředně ohroženy životy nebo zdraví lidí nebo hrozí-i škoda většího rozsahu a mandatář nemůže včas obdržet souhlas mandanta. O svém jednání ve smyslu předchozí věty je mandatář povinen bezodkladně mandanta informovat. V. Odměna mandatéfe 1) Mandant za obstarávání správy domu v rozsahu podle čl.. této smlouvy se zavazuje platit mandatáři sjednanou odměnu takto: a) do převzetf Nemovitosti mandantem bude roční odměna za družstvo 1000,- Kč ( slovy jedentisíctkorun) za rok dle čl.. a. této smlouvy b) asistence mandatáře při převzetí Nemovitosti mandantem po stránce fyzické, dokumentační a smluvní bude bezplatná c) následující měsíc od převzetí Nemovitosti mandantem bude měsíční odměna za každou jednotlivou bytovou jednotku: 150,- Kč (slovy jednostopadesátkorun) a za jednotlivou garáž 30,- Kč (slovy třicetkorun českých) 2) V této odměně je zejména zahrnuto: Vedení evidence nájemců bytových a nebytových prostor Vedení evidence bytových a nebytových prostorů Vypracování nájemních smluv, dodatků nájemních smluv, dohod o ukončení nájmu a výpovědí nebo jiných charakterově podobných listin Stanovení výše měsíčních plateb bytů a jeho oznámení nájemcům (poštovné není v odměně zahrnuto) Stanovení výše měsíčních plateb nebytových prostorů a jeho oznámení nájemcům (poštovné není v odměně zahrnuto) Personální a mzdová agenda funkcionářů, včetně výpočtu daní a výplaty odměn a podání daňových přiznání Vyúčtování všech záloh 6

7 '!! ' Soupis pfeplatků Soupis nedoplatků - jejich doporučené zaslání nájemcům bytových a nebytových prostor Evidence a kontrola plateb bytů a nebytových prostorů Vypracovávání upomínek a jejich zaslání Vymáhání pohledávek Účetnictví Nemovitosti (vč. zpracování čtvrtletních výsledků hospodaření, ročních uzávěrek, daňových pfiznání, výkazů zisku a ztrát) Kontrola úhrady služeb spojených s užíváním bytových a nebytových prostor Uzavírání a vypracovávání smluv s dodavateli Zpracování a předložení ročního přehledu o stavu společných částí Nemovitosti Zajišťování periodických kontrol a revizí (plyn, elektro, hromosvody, kotelna) Zajišťování provozu domu (voda, elektřina, teplo,kanalizace,výtahy) Zajišťování výměny měřící a regulační techniky Zajišťování běžných oprava údržby Vypracování ročního plánu revizí a oprav Zajištění běžné právní pomoci (i pokud bude zajišťována tfetí osobou) Zpracování ročního přehledu o stavu společných částí domu 3) V této odměně není zahrnuto: Poštovné Odečty vody a tepla v bytech a jejich rozúčtování externí firmou Stavební dozor Prováděné revize externí firmou Platby za veškeré prováděné opravy Platby za provoz domu Platby za složité právní služby prováděné třetí osobou pokud byly pfedem odsouhlaseny mandantem 4) Poměrné částky odpovídající této odměně budou pfedepsány jednotlivým nájemcům bytových a nebytových prostor v rámci jim předepsaných měsíčních plateb, jako příspěvek na správu domu a pozemku. 5) Odměna bude mandantem uhrazena na účet mandatáře na základě mandatářem vystavené měsíční faktury. 6) V případě plnění tfetí osobou na základě smlouvy uzavřené mezi takovou třetí osobou a mandatářem jednajícím jménem mandanta, uzavřené se souhlasem mandanta, není úplata za plnění tfetí osobě zahrnuta v odměně dle čl. V. odst. 1 této smlouvy. 7) Náklady mandanta na poštovné nejsou zahrnuty v celkové výši odměny mandatáře. 8) Mandatáf je plátcem DPH, sjednaná odměna dle odst. 1 ) je bez DPH. V. Plná moc Mandatář je na základě této smlouvy oprávněn ke všem právním úkonům k plnění smlouvy potřebným s tím, že je oprávněn po předchozí písemné dohodě s mandantem se nechat v konkrétní věci zastupovat třetí osobou. Mandatář je oprávněn v nejnutnější míře zprostředkovat třetí osobě při zajišťování předmětu této smlouvy kontakt se členy statutárního orgánu mandanta. Bude-i to k plnění této smlouvy nutné, udělí mandant mandatáři zvláštní plnou moc k úkonům, k nimž je nezbytná. 7

8 -- ~~~~ ~ ' 1 ) 2) X. Zvláštní ujednání Mandatář nese plnou odpovědnost za veškeré činnosti prováděné podle této smlouvy. Všechny příslušné úhrady budou prováděny vždy výlučně z prostředků mandanta se souhlasem mandanta, nebude-i mezi stranami sjednáno jinak. X. Trvání smlouvy 1) Tato smlouva je platná od Po převzetí nemovitosti mandantem se smlouva uzavírá na dobu určitou na jeden rok od následujícího měsíce převzetí Nemovitosti. 2) Mandatář má povinnost před ukončením své činnosti podle této smlouvy podat mandantovi písemnou zprávu o své činnosti a do 1 měsíce od skončení výpovědní doby předat mandantovi všechny písemné materiály o správě Nemovitosti a své činnosti. K datu ukončení účinnosti smlouvy bude provedeno finanční vypořádání mezi mandantem a mandatářem. X. Závěrečná ustanovení 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) V Praze dne Tato smlouva je vyhotovena ve čtyřech stejnopisech, z nichž každá strana obdrží po dvou výtiscích. Případné změny a doplňky smlouvy mohou být učiněny pouze písemně se souhlasem obou smluvních stran, a to formou číslovaných dodatků této smlouvy. Výpis z obchodního rejstříku smluvních stran tvoří nedílnou součást této smlouvy. Práva a povinnosti smluvních stran, vyplývající z této smlouvy, se řídí obecně závaznými předpisy, a to zejména obchodním zákoníkem, nejsou-i upravena touto smlouvou. Uzavřením této smlouvy pozbývají účinnosti všechna případná dřívějších smluvní ujednání mezi mandantem a mandatářem. Součástí smlouvy se stanou případné jednotlivé její později uzavřené dodatky, které budou mít vždy účinnost ke dni v každém jednotlivém dodatku uvedeném. Dodatky musí být chronologicky číslovány. Smluvní strany prohlašují, že uzavření této smlouvy je svobodným a vážným, určitým a srozumitelným, projevem jejich pravé vůle a na důkaz toho připojují níže své podpisy....rí.. r!!'q~ Mandant... if.~... g. Roman Talkner m' topředseda představenstva Mandatář: r;f.fil ~.~~~a.~:.:.. t~a.... Jan Vrána místopředseda představenstva SBO RE!10STAV Bazovskeho Praha 6 1!~ 004(j 1275 DČ-CZOJ tel.(~.: