Personální psychologie výběr personálu

Transkript

1 Bankovní institut vysoká škola Praha Katedra ekonomických a sociálních věd Personální psychologie výběr personálu Bakalářská práce Autor: Jaroslava Korinková Bankovní management Vedoucí práce: Mgr. Ing. Viktor Červený Praha Duben 2009

2 Prohlášení: Prohlašuji, že jsem bakalářkou práci zpracovala samostatně a s použitím uvedené literatury. V Praze dne 7. dubna 2009 Jaroslava Korinková 2

3 Poděkování: Touto cestou bych chtěla poděkovat vedoucímu mé práce panu Mgr. Ing. Viktoru Červenému, za projevenou pomoc a odborné vedení. 3

4 Anotace práce: Ve své bakalářské práci se zaměřuji na zdokumentování základních pojmů personalistiky, především na personální psychologii a výběr personálu. Dle mého názoru je uvedené téma zajímavé, protože každý z nás se alespoň jednou za svůj život dostane do pozice, kdy hledá změnu ve svém profesním životě. Zároveň výběr a získávání pracovníků patří mezi základní a nejdůležitější činnosti při řízení podniku, jelikož právě pracovníci zabezpečují efektivní využití všech zdrojů, kterými podnik disponuje. Na personálu v konečném důsledku závisí výsledky hospodaření organizace a její konkurenceschopnost. Klíčová slova: personální psychologie, výkon, determinant, zaměstnanec, organizace, profesiogram, lidské zdroje, adaptace, pohovor, assessment centrum, verbální komunikace, neverbální komunikace Annotation: In my graduation thesis I have focus on documenting the basic subject of human resource mainly for personnel psychology and recruitment process of the staff. In my point of view the above mentioned subject might be interesting because each of us finds in the position of looking for the change in a career at least once in a lifetime. In addition recruitment and human resource related activities belong to basic and most important activities of company s management, because the staff leads to effective usage of all resources, which the company has. The performance of the company and its ability to compete with others depends on staff in the final. Keywords: personnel psychology, performance, determinant, employee, organisation, profesiogram, human resources, adaptation, interview, assessment centre, verbal communication, non-verbal communication. 4

5 Úvod Personální psychologie Vývoj a specifika personální psychologie Podstata personální psychologie Organizace Vytváření organizace Doporučení, která je třeba mít na paměti při každém zkoumání organizace Systém personálního řízení v organizaci Systém personálních činností v organizaci Plánování Zabezpečení lidských zdrojů Adaptace Rozvoj a vzdělávání Odměňování zaměstnanců Hodnocení Zdraví, bezpečnost a služby pro zaměstnance Ukončení pracovního vztahu Vytváření pracovních míst a plánování lidských zdrojů Popis pracovního místa Vypracování popisu pracovního místa Profesiografické schéma Plánování lidských zdrojů Zdroje personálního plánování Externí zdroje Interní zdroje Podmínky získávání pracovníků a jejich výběr Podmínky vnější Podmínky vnitřní Získávání a výběr pracovníků Neverbální komunikace Verbální komunikace Verbální komunikaci rozeznáváme Ústní komunikace

6 4.5.3 Písemná komunikace Podmínky výběru a rozmisťování pracovníků Analýza pracovního místa Popis pracovní činnosti Inzerování Třídění uchazečů Přijímací pohovor Časté otázky při přijímacím rozhovoru Typy pohovorů Proces pohovoru Rozvoj pracovníků Samostatné vzdělávání Vzdělávání probíhající v organizaci Koučování Mentoring Tréninky soft-skills Péče o zaměstnance Závěr Seznam použité literatury: Seznam příloh

7 Úvod Kvalifikovaný personál je odpovědný za úspěšné fungování podniku, nicméně se často stává, že ředitelé podniků věnují velkou pozornost provozním, finančním nebo odbytovým otázkám namísto zodpovědného výběru kvalifikovaného personálu. Myslím si, že v dnešní složité době bude více záležet na správném výběru zaměstnanců než kdykoli dříve. Lidé jsou jedním ze základních zdrojů společnosti, a aby firma dobře a správně fungovala musí mít kvalitní lidi, tj. zaměstnance. Důvod pro stanovení tématu personální psychologie a výběr personálu pro svou bakalářskou práci je osobní, protože stejně jako většina lidí budu časem čelit potřebě změny v pracovním prostředí a základní atributy pro získávání pracovníků by měly být inspirací pro snazší výběr požadovaného místa. Zejména pak samotný proces výběru zaměstnance představuje pro uchazeče velice stresovou záležitost, kdy emoce a momentální rozpoložení uchazeče můžou značně ovlivnit jeho úspěšný či neúspěšný průběh, a tak v duchu hesla Know your enemy (poznej svého nepřítele) jsem se rozhodla zpracovat toto téma, abych byla schopna lépe se vyrovnat dané situaci, až nastane. Cílem této práce je zdokumentování základních pravidel potřebných pro přípravu výběru personálu. První kapitola pojednává o personální psychologii a všeobecných vztazích pramenících z pracovní činnosti. V druhé kapitole se zaměřím na popis základních atributů organizace, jenž tvoří pilíř jejího fungování. Organizace je prostředím kde bude docházet mimo jiné i k výběru personálu dle jejich vlastních potřeb. Další kapitola se věnuje vytváření pracovních míst a plánování lidských zdrojů, která tvoří základní body pro budoucí hledání a výběr personálu. Toto téma často vychází přímo ze strategie společnosti o jejím budoucím plánu. 7

8 Ve čtvrté kapitole uvádím podmínky získávání a pracovníků a jejich výběr. Jestliže je kladena dostatečná pozornost a pečlivost výběru zaměstnanců bývá to značnou devizou společnosti. Zároveň si tímto počínáním ušetří spoustu času do budoucna. Naopak zanedbávání tohoto citlivého faktoru mívá za následek nespokojenost stávajících zaměstnanců, častou fluktuaci, negativní pověst a tudíž nedostatek zajímavých uchazečů v případě nutnosti Následující kapitola nám přiblíží problematiku rozvoje pracovníků. Bez efektivního vzdělávání nemůže společnost zvyšovat svou výkonnost a být úspěšná. Několik základních metod rozvoje je vytyčeno právě v této části bakalářské práce. Závěrečná kapitola zahrnuje stručný popis péče o zaměstnance, jenž bývá častým faktorem ovlivňujícím spokojenost personálu. 8

9 1 Personální psychologie Personální psychologie patří mezi aplikované disciplíny obecné psychologie. Psychologie je věda zabývající se výzkumem duševních procesů a chování, zaměřena na vznik, vývoj, podstatu, fungování a ovlivňování lidské psychiky. Objasnění zákonitostí psychické činnosti, praktické ovlivňování podmínek utváření psychiky a zabývání se psychikou člověka tvoří poslání psychologie. Psychologie se projevuje schopnostmi odrážet vnitřní i vnější prostředí subjektu, jeho komunikací s okolím, ale i regulací zaměřenou na dosažení optimální adaptace subjektu v oblasti prožívání a chování v prostředí jenž se pohybuje. Psychologii můžeme rozdělit do několika disciplín, které pokrývají celou šíři působení psychologických poznatků. Psychologické disciplíny Základní Aplikované Speciální Mezi základní disciplíny, které mají nejobecnější charakter a jsou teoretické patří: obecná psychologie sociální psychologie psychologická metodologie vývojová psychologie psychologie osobnosti biologická Aplikované disciplíny se zabývají zkoumáním psychických jevů, které se projevují v souvislosti s určitou praxí. Bohužel nám podávají jen obecnější poučky, které je potřeba aplikovat. Oborů aplikované psychologie je velké množství, můžeme tvrdit, že téměř na každý obor lidské činnosti je lze aplikovat. Zde je pouze část z nich: personální psychologie 9

10 poradenská psychologie psychologie práce psychologie trhu psychologie reklamy manažerská psychologie psychologie konfliktu Speciální psychologické disciplíny zkoumají uplatnění psychologických pravidel v určitých vymezených oblastech společenské praxe. Patří sem např.: psychometrie psycholingvistika biopsychologie atd. 1.1 Vývoj a specifika personální psychologie Vztah mezi psychikou a pracovní činností je spojován s psychotechnikou, která se rozvíjela především ve 20. létech 20. století a jejím hlavním přínosem byl rozvoj psychodiagnostiky. S počátky vývoje personální psychologie jsou spojena jména W. D. Scott a F. W. Taylor. Americký psycholog W. D. Scott využil mezi prvními psychologii v personálním výběru a výcviku, také vybudoval konzultační agenturu pro výběr zaměstnanců a zároveň ovlivnil zavedení výběrových procedur v armádě. Americký inženýr F. W. Taylor postavil své principy vědeckého řízení na výběru a výcviku nejlepších zaměstnanců 1. Na počátku 20. století v období mechanizace byl velký rozmach průmyslu, zejména strojové a pásové výroby. Lidé byli považováni za rozhodující faktor pro kvalitu výroby a odpovídali za chyby a selhání. Obsahem psychotechniky bylo zjištění schopností člověka spolu s výběrem uchazečů pro různá povolání, pracovní studie a rozbory práce. Za zakladatele psychotechniky je považován německý psycholog H. Mőnsterberg, který se 1 ŠTIKAR, J., RYMEŠ, M. RIEGEL, K.,, HOSKOVEC, J; Základy psychologie práce a organizace, Nakladatelství Karolinum, 1. vydání, Praha, s

11 zabýval psychologickým výběrem pracovníků pro různá povolání. Psychotechnika se celosvětově zúžila na výběr zaměstnanců a posuzování vhodnosti či nevhodnosti uchazečů bylo zredukování na jediné kritérium: IQ čímž došlo k roztržce mezi psychotechnikou a teoretickou psychologií. Po 2. světové válce se již mluví o psychologii práce. Původní zaměření psychologie práce bylo příliš úzké a proto se změnila celková koncepce psychologie práce jenž ovlivnila i změnu názvu (změněno v USA v roce 1973 na psychologii práce a organizace). Studium jednání v organizaci se stalo objektem zájmu 2. Psychologie práce byla původně braná jako soubor návodů pro řešení praktických úkolů průmyslové praxe, která se soustředí na pracovní činnosti = cesty a způsoby jak lidé jednají při plnění úkolů jenž jsou odvozeny z pracovního procesu. Zde bylo zařazeno několik důležitých termínů mezi něž patří: pracovní prostředí, úkoly, výkon, chyba, úsilí, zátěž, únava, časové uspořádání, návrhy pracovních postupů, design a další. Psychologie práce dle nového pojetí je vykládána jako jedna ze speciálních psychologických věd s vlastní teoretickou základnou jenž zahrnuje kromě psychologii práce i personální psychologii a organizační psychologii. Personální psychologii se zabývá vztahem člověka a organizace, jeho rozvojem. Oproti psychologii práce jsou lidé považováni za zaměstnance. Mezi důležité termíny v tomto pojetí řadíme schopnosti, potřeby a jejich uspokojování, hodnocení, výcvik, metody výběru, rozvoj kariéry, plat, motivace. Organizační psychologie jejím cílem je jednání lidí jak i ve skupině tak i ve vztahu k organizaci. Lidé jsou bráni jako její členové. Zde se mezi důležité pojmy řadí komunikace, rozhodování, organizační kultura, organizační změna, vedení, moc, účast, spolupráce, konflikt. 2 ŠTIKAR, J., RYMEŠ, M. RIEGEL, K.,, HOSKOVEC, J; Základy psychologie práce a organizace Nakladatelství Karolinum, 1. vydání, Praha, s

12 Základní disciplína = obecná psychologie práce a organizace zkoumá zákonitosti psychické regulace pracovní činnosti a využívá tyto poznatky ve všech oblastech lidské práce (studium práce a analýza nároků jednotlivých profesí pomocí specifických psychologických metod). Psychologii práce a organizace je možné uplatnit při : výběru a rozmisťování kdy je analyzována práce a pracovní obory, identifikován potenciál řídících pracovníků, hodnocení testů, identifikaci rozvojových a vývojových potřeb, plánování kariéry, hodnocení efektivity výcvikových programů ve vztahu k produktivitě a uspokojení, analýze organizační struktury, maximalizace uspokojení a efektivity jednotlivců i pracovních skupin, měření činnosti, vývoji kritérií, hodnocení organizační efektivity, kvalitě pracovního života kdy jsou identifikovány faktory spojené s pracovním uspokojením, hodnocení preferencí spotřebitele, identifikace reakcí na nové výrobky, úpravě pracovního prostředí, vývoji systémových informačních technologií, optimalizace efektivity systému člověk a stroj Podstata personální psychologie Personální psychologie je nepostradatelnou součástí psychologie práce a organizace, která se zabývá všemi problémy jenž souvisí s individuálními odlišnostmi lidí v pracovních podmínkách a v pracovním procesu. Mezi základní úkoly jenž řeší patří plánování pracovních sil, nábor, pomoc při volbě profese, výběrová řízení a rozmisťování pracovníků, adaptace pracovníků včetně jejich kariérového růstu, vzdělávání a další rozvoj, hodnocení, mezilidské vztahy, týmová práce, motivování, pracovní spokojenost, práce 3 ŠTIKAR, J., Metody psychologie práce a organizace, Nakladatelství Karolinum, 1. vydání, Praha, s

13 s problémovými pracovníky, pracovní morálka, otázky absence a fluktuace, uvolňování pracovníků, poradenství. Realizace na těchto úkolech tvoří řízení lidských zdrojů. Abychom porozuměli chování člověka, musíme jej vnímat v interpersonálních vztazích. Stejně tak i v pracovním prostředí se rozvíjejí vztahy, které mají formální i neformální podobu. Samozřejmě, že převažuje forma formální vymezena pracovním zařazením a pracovními funkcemi, ale přesto nemůžeme podceňovat význam neformálních vztahů. Dalo by se říci, že člověk je společenský tvor, který mimo svou touhu být sám sebou, se projevuje individualisticky a chce někam patřit, identifikovat se s nějakým společenstvím. Každý člověk má jisté prožívání a prezentaci sebe sama jenž ovlivňuje skupinu i sounáležitost a skupinový život zase ovlivňuje individuální prožívání. Lidé spolu komunikují také jako jednotlivci. Pracovní aktivita je samozřejmě ovlivněna řadou různých situací na pracovišti jenž může mít podobu např. kooperace, konfliktu, podpory a pomoci, může to být i motivace, informace, přesvědčování, ale i manipulace. Velice důležitým aspektem pracovní skupiny jsou mezilidské vztahy. Práce není izolovanou činností jedince, ale je společenským procesem. Produkty práce jednotlivce nejsou určeny jeho vlastní potřebě, ale jsou to produkty společenské. Každý jednotlivec směřuje své vytvořené produkty ve větším množství za produkty jiné v takové míře, aby uspokojoval své potřeby v celé šíři. Toto se nazývá společenská dělba práce, umožňující vysokou specializaci a odbornost a současně rozlišuje sféru volného času a naplňuje ji aktivitami, které uspokojují zájmy každého jednotlivce a regenerují jeho síly. Každý člověk je ovlivněn několika vlivy, které působí na výběr profese. Kromě orientace jsou vlivy rodiny i celé společnosti ve smyslu hodnocení výkonnosti určité profese a jejího společenského statusu.všechny profese sebou přináší určité normy společenského chování, jedinec je zařazen do sociálního systému pracovních rolí, musí respektovat to, co se od takové role žádá a současně je součástí jistého komplexu, vztahů, modelů a vzorců, které ovlivňují i jeho soukromý život. Psychologie práce a organizace se soustřeďuje na praktické užití získaných výsledků v pracovní činnosti a vztah této činnosti k psychickým vlastnostem, stavům a procesům, na studium a jednání v organizačních podmínkách. Předmětem psychologie práce 13

14 a organizace jsou vztahy mezi psychikou a pracovní činností, cestou respektive způsobem jímž lidé jednají při plnění úkolů 4. Personální psychologie je považována za jednu z nejdříve rozvíjených a tradičních oblastí psychologie práce a organizace, která se zaměřuje na vztah mezi člověkem a organizací, na vytváření tohoto vztahu a řízení lidských zdrojů. Zabývá se všemi aspekty vyplývajícími z individuálních rozdílů mezi lidmi a projevují se v pracovní činnosti. Mezi typické úkoly patří zjišťování psychických nároků pro výkon profesí, posuzování vhodnosti uchazečů o určitou profesi nebo pozici v organizaci, projektování a hodnocení výcvikových programů pro zaměstnance, ovlivňování a posuzování výkonnosti pracovníků atd. Personální psychologie se zabývá dvěma okruhy problémů: analýzou pracovních činností, výběrem uchazečů, výcvikem pracovníků, jejich hodnocením a ovlivňováním jejich výkonnosti. pracovní morálkou, spokojeností, personálním poradenstvím, vztahy manažer a pracovník, týkající se vedení pracovníků. Všeobecně můžeme konstatovat, že úroveň či kvalita systému práce s lidmi je ovlivněna komplexností fungování celého systému a mírou odborné úrovně všech prováděných personálních činností s využitím poznatků společenských věd. Personální činnosti můžeme rozdělit do tří skupin. První skupina obsahuje činnosti zaměřené na získání, výběr a stabilizaci nových pracovníků. Základem je analýza pracovní činnosti a její charakteristika. Při vyhledávání a náboru je vhodná účast psychologa zejména jedná-li se o náročnou profesi či manažerskou pozici. Druhá skupina je zaměřena na relativně stabilizované pracovníky, na jejich rozvoj, podněcování k výkonnosti a péči o zaměstnance. Dále zahrnuje hodnocení a motivování pracovníků, posun v kariéře a poradenskou činnost. Třetí skupina zahrnuje mobilitu zaměstnanců, sledování spokojenosti či nespokojenosti, analýzu příčin možné či reálné fluktuace a vytvářené image. 4 ŠTIKAR, J., RYMEŠ, M., RIEGEL, K. HOSKOVEC, J.; Psychologie ve světě práce, Univerzita Karlova v Praze, Nakladatelství Karolinium, první vydání 2003, str

15 Vrozené vlastnosti (vlohy) vytvářejí genetický základ individua, který se projevuje již u novorozenců. Podíl dědičnosti na míře inteligence činí asi 80%. Jestliže nejsou přítomny vrozené vlastnosti v extrémních hodnotách, rozhodujícím činitelem utváření psychiky je zkušenost např. výchova v rodině. Kromě temperamentu a inteligence, kde je vliv dědičnosti velmi výrazný, se tento vliv uplatňuje i v některých schopnostech, emocionalitě, u rysů introverze a extroverze a zřejmě i jinde 5. Výkonnost a výkon jsou důležitou stránkou lidského života, která se vykazuje při plnění různých úkolů. Výkonem rozumíme dosažení určité úrovně splnění daného úkolu jenž je určen i vnějšími okolnosti a dalšími činiteli. Každý uchazeč je během osobního kontaktu pozorován a při pozorování se můžeme zaměřit na to jak druhý člověk v situaci - projevuje své emoce, jedná s druhými lidmi, přistupuje k úkolům a věcem a zároveň jak se chová k sobě samému. Uchazeč se může takto projevovat, reagovat, chovat se, jednat na verbální či neverbální úrovni. Mezi determinanty výkonu řadíme: vrozené faktory jsou to takzvané centrální schopnosti, nálady, motivace, únava a jiné faktory, které nejsou intelektové, vlastnosti smyslových orgánů a motoriky, učení získané dovednosti struktury. K determinantům je nutno přičíst výše uvedené okolnosti jako je např. výkon na pracovišti, který může být ovlivněn tlakem vzduchu, hlukem, horkem, nedostatečným osvětlení, jakož i sociálními vztahy na pracovišti nebo stylem řízení práce vedoucími pracovníky 6. 5 NAKONEČNÝ, M.; Psychologie osobnosti, Academia, druhé vydání 1997, dotisk 1998, s NAKONEČNÝ, M.; Psychologie osobnosti, Academia, druhé vydání 1997, dotisk 1998, s

16 2 Organizace Podstatou organizace je organizační forma skupin nejvíce odpovědná za dosahování stanovených cílů organizace, jelikož procesy spojování a působení jsou nejdůležitější ve skupinách. Pro správné fungování organizace je podstatná existence sympatií a tvořivého klimatu v němž se všichni cítí ceněni a váženi, vzájemné důvěry kdy ego není snižováno. Nepochybně musí také organizace disponovat lidmi s odpovídajícími schopnostmi a kvalifikací potřebnou k naplnění jim přidělených úkolů a kteří mají způsobilost vycházet se svými spolupracovníky a se skupinami. Členové organizace mají být dobře znalý členů své skupiny, důvěřovat jim a umět s nimi komunikovat. Bohužel častá změna členů skupiny znesnadňuje stabilizaci pracovních vztahů. Pro odrážení vnitřního stavu organizace a její fungování by měli být její členové hierarchicky uspořádáni, aby to umožňovalo komunikaci objektivních informací a rozhodování 7. Organizaci lze chápat jako proces, jehož základem je snaha o sehrané a koordinované propojení činností (úkolů) jednotlivců vedoucí k dosažení společného cíle prostřednictvím shromáždění a efektivního využívání všech potřebných a dostupných zdrojů mezi něž patří materiální, finanční, lidské a informační zdroje. Od doby, kdy se lidé poprvé sdružili za účelem dosažení nějakého společného cíle jsou provázeni organizací neboli organizační soustavou nejrůznějšího typu. Jelikož člověk už svým narozením se pohybuje v rodině jako organizaci a svým vývojem prochází několika podobami dalších organizací, dá se tedy konstatovat, že každodenní život je spojen s organizacemi všeho druhu. Provázanost lidského života s organizacemi různého charakteru je stále významnější a proto je důležité pochopit a popřípadě ovlivnit zákonitosti a principy vzniku a efektivního fungování organizací. Můžeme konstatovat, že podniková praxe obohacuje teorii organizace a že i teorie organizace v některých svých výzkumech tuto praxi odráží a pomáhá zvyšovat efektivitu podnikového řízení stejně tak i v řízení jiných typech velkých formálních organizacích. Z hlediska řízení lidí má zvláštní význam zkoumání sociální psychologie a psychologie 7 NAKONEČNÝ, M.; Sociální psychologie organizace, Grada Publishing, a.s., první vydání 2005, s

17 organizace a řízení. Společně se sociologií organizace a řízení vytvářejí teoretické zázemí pro zkoumání sociálního systému organizace. Na jejich základech vyrůstá také teorie personálního managementu neboli manažerské personalistiky. Oblasti studia chování lidí se zaměřují na vlivy působící na jednání lidí v podnicích a na důsledky určitých podnikových aktivit na produktivitu a efektivitu činnosti zaměstnanců. Mezi velice důležité termíny v oblasti organizace musíme zařadit profesní kompetenci, respektive způsobilost. Profesní kompetence lze chápat jako soubor schopností, znalostí, dovedností a profesních zkušeností jenž se promítají do pracovního jednání a slouží k efektivnímu zvládání pracovních funkcí a rolí vyplývajících z pracovní pozice a jež jsou mezioborově přenosné. Svět práce a lidí v něm se stále mění a vlivem několika faktorů dochází ke stále rychlejším a dramatičtějším změnám v obsahu i rozsahu vykonávaných činností. Některé profese nově vznikají a jiné zanikají a u většiny ostatních se průběžně proměňují požadavky kladené na jejich efektivní výkon, včetně kvalifikačních požadavků. Důležité je celoživotní učení a kontinuální rozvoj, za který odpovídá každý člověk sám. Každou kvalifikaci lze rozšiřovat, doplňovat či měnit. Zde existuje celá řada členění kompetence dle nejrůznějších kritérií jejichž společným znakem bývá jejich zaměřenost na popis schopností nutných pro kompetentní výkon jeho odlišení od nekompetentního neboli špatného či nedostačujícího výkonu. Organizační kultura představuje soustavu sdíleného přesvědčení, postojů, domněnek, norem a hodnot existujících v organizaci. Kultura je nepostradatelnou složkou v realizaci poslání a strategie organizace, ve zlepšování efektivnosti organizace a při řízení změny. Kultura může působit ve prospěch organizace vytvářením prostředí, které přispívá ke zlepšení výkonu a napomáhá řízení změny. Může však působit i v neprospěch organizace a to tak, že vytváří bariéry bránící dosažení cílů podnikových strategií (např. odpor ke změně či nedostatek oddanosti a angažovanosti). Kultura organizace je souborem hodnot, norem a očekávání, které pracovníci organizace sdílejí, ke kterým se hlásí a na jejichž případné ohrožení reagují. Tyto hodnoty jsou výsledkem působení tradic dané organizace, resp. regionu, země nebo současných vlivů a tlaků v prostředí organizace. 17

18 2.1 Vytváření organizace Řízení lidských zdrojů v organizacích soustavně vytváří otázky, jako např. Co kdo dělá? Jak by měly být jednotlivé činnosti účelně seřazeny? Jaké prostředky komunikace je třeba tvořit? Nemáme v organizaci příliš mnoho zbytečných pozic řízení? Jak bychom měli lidem pomoci, aby dokázali chápali své role ve vztahu k cílům organizace a rolím svých kolegů? Tyto otázky se týkají lidí a převážně zajímají personalisty, protože právě oni jsou odpovědní za to, aby napomáhali podniku k co nejlepšímu využívání lidí. Personalisté by měli přispět k procesu vytváření nebo změny organizace, protože jsou v postavení, v němž jsou schopni komplexního pohledu na to, jak je podnik organizován Doporučení, která je třeba mít na paměti při každém zkoumání organizace Přidělování práce - práce by měla být definována a přidělena jednotlivým funkcím, útvarům, oddělením, pracovním týmům, projektovým skupinám a jednotlivým pracovním místům. Diferenciace a integrace - je velice důležité rozlišit mezi různými činnosti, které musejí provádět, ale je stejně tak nezbytné zabezpečit, aby byly tyto činnosti integrovány tak, aby každý v organizaci směřoval svou práci ke stejným cílům. Týmová práce - musíme definovat pracovní místa a charakterizovat role, tak aby to usnadňovalo týmovou práci a zdůrazňovalo její význam. Organizace by měla být vytvořena takovým způsobem jenž by usnadňoval firemní procesy a spolupráci mezi jednotlivými odděleními a funkcemi. Flexibilita - každá organizační struktura by měla být dostatečně flexibilní, aby rychle reagovala na změny, úkoly a nejistotu. Můžeme ji zvýšit tím, že vytvoříme jádro zaměstnanců a k pokrytí zvláštní potřeby práce budeme využívat pracovníků na částečný úvazek, dočasných pracovníků a osob pracujících na základě dohody o provedení práce nebo pracovní činnosti. 8 ARMSTRONG M.; Řízení lidských zdrojů, GRADA Publishing, a.s. 2002, str

19 Vyjasnění role - každý by měl mít jasnou představu o svých rolích a měl by vědět, že si ho podnik bude vážit. Zaměstnanec by měl dostat příležitost k využití vlastních schopností při plnění úkolů, které mu byly zadány a jimiž je motivován. Decentralizace - rozhodovací pravomoc by měla být delegována tak blízko k místům, kde se příslušné činnosti uskutečňují, jak je to jen možné. Snižování počtu řídících úrovní - zrušením přebytečných úrovní řízení a kontroly se zvýší flexibilita, usnadní se rychlejší komunikace, zvýší se schopnost reagovat, sníží se náklady a poskytne se lidem více odpovědnosti, ať už jednotlivě či do týmu. 2.3 Systém personálního řízení v organizaci Systém personálního řízení v organizaci je možné chápat jako postihující všechny souvislosti pracovní činnosti lidí. Zahrnuje personální a sociální politiku organizace včetně vedení lidí a mnoha dalších věcí. Personální strategie organizace vyjadřuje záměry v personální oblasti do budoucna, které mají napomoci dosažení cílů organizace. Personální politika organizace je koncepcí realizace personální strategie, jako soubor zásad určuje pravidla realizace dílčích personálních činností, chování organizace v personální oblasti. Ovlivňuje klima v organizaci, motivaci lidí, jejich vztah k podniku, mezilidské vztahy atd. Personální politika by měla zohlednit zájmy organizace i pracovníků. Odpovědnost za personální řízení v organizaci má vrcholové vedení, linioví vedoucí a personální specialisté. Vrcholové vedení organizace stanovuje personální strategii organizace. Odpovědnost za vedení lidí, za realizaci personální práce v každodenním kontaktu s podřízenými spočívá především na liniových vedoucích. Personální specialisté v organizaci poskytují služby managementu, jednotlivým pracovníkům, komunikují s mimopodnikovými institucemi, formulují personální strategii a politiku, zajišťují dílčí personální činnosti. Personální specialisté zajišťují významnou koncepční, metodickou a poradenskou funkci v oblasti personálního řízení a zajišťují realizaci personálních činností. Počet personálních specialistů je závislí na velikosti organizace, na organizační struktuře a na realizovaných personálních činnostech. 19

20 2.4 Systém personálních činností v organizaci Personální řízení je realizováno v systému dílčích personálních činností, které jsou vzájemně propojené a mnohé z nich na sebe navazují a tím je úspěšná realizace určité činnosti závislá na realizaci jiné činnosti Plánování K zajištění svých cílů by organizace měla plánovat potřebný počet pracovníků s relevantními kompetencemi na daných pozicích, a to v blízké i vzdálenější budoucnosti. Strategickým plánováním kariéry lidí může organizace připravovat náhrady pro klíčové pozice Zabezpečení lidských zdrojů Při obsazování volných pracovních pozic je třeba zvážit, zda vyhledávat pracovníky uvnitř či vně organizace. V případě získávání lidí z vnějších zdrojů je třeba rozhodnout, jakým způsobem pracovníky hledat, které z možností, jež se organizaci nabízejí, využít. Základními předpoklady úspěšného obsazení pracovního místa je vymezení nároků a podmínek na daném místě a nároků na kompetence pracovníka na tomto místě již ve fázi získávání a získání optimálního počtu přijatelných kandidátů na danou pozici. Profesionálním výběrem pracovníků na nové pozice si organizace zajišťuje obsazení pracovních míst kandidáty, kteří nejlépe vyhovují nárokům na těchto pozicích, a tím si utváří budoucí lidský potenciál v souladu se svými potřebami. Nástup nového pracovníka do organizace vyžaduje kromě řady administrativních kroků také velmi důležitou adaptaci pracovníka na novém pracoviště. Organizace má možnost si připravovat personální náhrady na klíčové pozice podle svých potřeb a stabilizovat tak významné pracovníky. Organizace s plochou organizační strukturou, jenž má minimální možnosti k postupu v hierarchii, musí o to více pečovat 20

21 o profesní rozvoj klíčových pracovníků, tak aby uspokojila jejich potřeby a motivovala je k setrvání Adaptace Po nástupu pracovníka do organizace na pracovní místo začíná období jeho adaptace, která by měla být řízena organizací. Pracovník by měl zvládnout pracovní i sociální nároky svého pracovního místa co nejlépe, v co nejkratším čase a také by měl získat motivaci pro setrvání v organizaci. Adaptace na vykonanou práci a její podmínky vyjadřuje vztah mezi specifickými požadavky a nároky vyplývající z pracovního zařazení na straně jedné, a souborem osobnostních předpokladů pracovníka, strukturou jeho kapacit na straně druhé. K posouzení míry adaptovatelnosti pracovníka lze použít objektivního kritéria vyjadřujícího vnější projevy člověka, které můžeme pozorovat a registrovat. Jedná se o projevy pracovní adaptace kvantita a kvalita plnění pracovních úkolů jako celku, tak i jeho jednotlivých částí, úroveň pracovní aktivity, samostatnosti, nápaditosti, schopnosti improvizace, projevy profesionální sebedůvěry atd. sociální adaptace míra účasti na skupinovém dění, kooperace a komunikace s ostatními členy pracovní skupiny, úroveň harmonie vztahů, projevy konformity vůči skupině Rozvoj a vzdělávání Mnohé společnosti získávají a udržují svůj náskok před konkurencí v oboru díky kvalitnějšímu personálu. Při stanovení filozofie personálu lze vycházejí z přesvědčení, že každému člověku je vrozená prakticky neomezená schopnost se učit a proces učení probíhá především například na pracovišti, v kontaktu ze zákazníkem, či s kolegy nebo vedoucím pracovníkem. Smyslem učení je ovlivnit případně změnit postoje k inovacím a dosáhnout toho, aby využitím nových myšlenek pracovník dospěl k pozitivním výsledkům, které mu přinesou radost a uspokojení z úspěšné práce. Potřeba neustálého vzdělávání pracovníků plyne z několika důvodů, mezi než řadůíme: 21