Space management Řízení pracovního prostoru v praxi

Transkript

1 České vysoké učení technické v Praze Fakulta stavební Studentská vědecká a odborná činnost Akademický rok 2005/2006 Space management Řízení pracovního prostoru v praxi Jméno a příjmení studenta : Ročník, obor : Vedoucí práce : Ústav : Zuzana Němcová 5.ročník, management a ekonomika Doc. Ing. Ludmila Hačkajlová CSc. Ekonomika a řizení ve stavebnictví Zuzana Němcová 1

2 ANOTACE Příspěvek je věnován vzniku a využití space managementu. Zabývá se propojením zkušeností architekta s potřebami firmy, která bude sídlit v nově postavené budově. Budou specifikovány probíhající procesy, které vedou k optimálnímu uspořádání prostoru otevřených kanceláři a upřesněny všechny části přípravy na samotnou realizaci, tzn. přes rozmístění divizí v objektu, stanovení standardu nábytku až k úplnému vyřešení dislokace. V závěru ohodnotím přínos space managera pro firmu. ANNOTATION The atricle decribes use of space management. Architect experiences combined with company needs yealds effective space design. This arcile describes basic steps that have to be done during the design phase. Space management design process should start with division placement inside the building itself and finish with disslocation of furniture in the offices. In this project, there are described open space offices, which are used to optimize space usege and work effectiveness for some departments. Zuzana Němcová 2

3 ANOTACE ANNOTATION 1. SPACE MANAGEMENT Důvod vzniku space managementu Nároky na space managera 3 2. VSTUPNÍ MATERIÁLY Informace o projektu Informace o objektu Informace o firmě Rozložení zaměstnanců Struktura firmy Počty zaměstnanců na určitých úrovních Požadavky na zázemí Technické vybavení objektu Katering Vybavení kanceláří 6 3. METODICKÉ POSTUPY Formuláře pro zadání projektu Formulář s informacemi o firmě Struktura firmy Formulář pro stanovení počtu zaměstnanců Formuláře o vybavení objektu Formuláře na výběr dodavatele PŘÍNOS PRO FIRMU Inventář použitého nábytku Seznam technického vybavení Vyčíslení nákladů ZÁVĚR 16 Zuzana Němcová 3

4 1. SPACE MANAGEMENT 1.1. Důvod vzniku space managementu Space management je součásti facility managementu, jehož cílem je posílit veškeré procesy, pomocí nichž pracovníci na svých pracovištích podají nejlepší výkony a v konečném důsledku pozitivně přispějí k ekonomickému růstu a celkovému úspěchu organizace. Tento obor je v České republice velice mladý. Společnost sdružující facility managery IFMA (International Facility Management Association) vznikla v ČR teprve v roce Nový trend v uspořádání kanceláří a neustále se měnící požadavky na zaměstnance donutilo facility managery se specializovat pouze na prostor a vynechat tak mnoho dalších činností. Tak vznikl space management nebo také uspořádání pracovního prostoru. Zaměstnanci na svých pracovištích stráví až 240 dní v roce. Je tedy důležité tento prostor uspořádat tak, aby byl co nejefektivnější. Není lehké skloubit představu zaměstnavatele, který by chtěl pracoviště nákladově co nejlevnější a tzv. zlaté pracoviště, které by naopak přivítal zaměstnanec Nároky na space managera Člověk, který chce vykonávat toto povolání by měl být vzdělán v několika oborech: Technické vzdělání: a to po stránce konstrukcí, aby lépe rozuměl výkresům a měl představu o bezpečnostních a hygienických normách Ekonomické vzdělání: z hlediska propočtů nákladů a nákladovosti projektů Space manager by měl být komunikativní, vytváří totiž most mezi architektem a investorem. Zpravidla by měl být u projektu v jeho stádiu zrodu, aby mohl ovlivnit některé důležité skutečnosti. A zamezit nenapravitelným chybám z hlediska facility managementu. 2. VSTUPNÍ MATERIÁLY Pro správné naplánování celé realizace je potřeba získat od klienta vstupní informace o firmě a nárocích na nově postavenou budovu. Tyto materiály budou sloužit jako podklad pro vytvoření formulářů na zpracování konečné dislokace. Zuzana Němcová 4

5 2.1. Informace o projektu Společnost AB chce pronajat novou budovu v komplexu BB centrum. Našim úkolem je koordinace Space managementu. Podkladem je vypracovaný layout od architekta, naším úkolem je dotvořit dislokaci podle konkrétních požadavků jednotlivých úseků při součastném dodržení optimálních pracovních podmínek. Cílem je nastavit systém tak, aby se v budoucnu samoreguloval díky přesné evidenci nákladů na m 2 či osobu. Celá budova je ve vlastnictví společnosti CC, a proto je vždy třeba mít souhlas majitele, pokud se jedná o zásadnější zásah do dispozice Informace o objektu Budova Z Praha 4, ulice.. Novostavba administrativní budovy Přibližně m 2 pronajmutelné plochy Zhruba 300 parkovacích stání Budova je plně pronajata jednomu nájemci společnosti AB Budova, umístěná mezi ulicemi..,. a. Akustická opatření proto výrazně ovlivnila architektonické řešení - jihozápadní fasáda je řešena takovým způsobem, aby minimalizovala odraz hluku z dopravy, který by ovlivnil životní prostředí bytových domů na druhé straně ulice. Budova o sedmi nadzemních a čtyřech podzemních podlažích nabídne téměř m 2 užitných ploch především pro kanceláře, ale také gastronomický provoz. Budova je kapacitně připravena v administrativní části pro více než 1000 osob, v podzemním parkovišti je místo pro více než 300 automobilů. Informace o objektu umístění objektu typ objektu užitná plocha pronajatá plocha počet nadzemních pater počet podzemních pater počet zaměstnanců počet parkovacích ploch 2.3. Informace o firmě Firma AB vznikla v roce Hlavním předmětem činnosti je prodej a zprostředkování. V současné době pracuje ve firmě 1500 zaměstnanců. Zuzana Němcová 5

6 AB je mateřská firma, která vlastní další dvě dceřinné společnosti. Obrat za rok 2005 činil Kč. Posledních 5 let nebyla firma ve ztrátě. Firma nemá speciální požadavky na prostor a uspořádání kanceláří. Požadují jen share desk, pracoviště, kde jeden stůl vlastní víc zaměstnanců Rozložení zaměstnanců Struktura firmy V budově Z bude sídlit mateřská společnost AB a její jedna dceřiná společnost. Celkem je nutné do budovy umístit 1200 zaměstnanců a to 1000 z mateřské společnosti a 200 ze společnosti dceřiné. Schéma mateřské firmy. Mateřská firma Počty zaměstnanců na určitých úrovních V této sekci jsou zatím známé pouze jednotlivé typy pracovníků, jejich specifikace bude provedena později. Specifikaci provedou vedoucí pracovníci oddělení. Zuzana Němcová 6

7 1. Běžný pracovník pracoviště v otevřené kanceláři 2. Vedoucí pracovník pracoviště v otevřené kanceláři 3. Ředitel pracoviště v uzavřené kanceláři Pro jednotlivé standardy budou postupně vytvářeny doporučené upravené standardy pro specializované funkce: Asistentka/sekretářka IT specialista Projektant 2.5. Požadavky na zázemí V rámci nově budované budovy Z společnosti AB bude potřeba zajistit Audio/Video (dále A/V) vybavení do následujících prostor: 1. informační velkoplošný panel ve vstupní recepci objektu 2. informační dotykové obrazovky v chodbách před vstupy do uzavřených prostor (u výtahů, u schodišť a před zasedacími prostorami = komunikačními centry) 3. informační velkoplošné panely v recepcích komunikačních center (1.NP, 2.NP, v jídelně) 4. A/V vybavení jednotlivých zasedacích místností (přesná specifikace uvedena v odstavci B.) a. Mobilní (není zabudováno) b. Projektor c. Plošný panel (LCD, Plasma) d. Nadstandardní vybavení e. Telekonferenční vybavení f. Sálové vybavení 5. A/V vybavení VIP kanceláří (GŘ, DR, DŘ, další vyjmenované kanceláře) 6. A/V vybavení speciálních pracovišť (dispečinky, dealing rooms atd.) Dále je potřebné zajistit katering pro 1200 pracovníků v budově Z. V této fázi realizace se bude uvažovat pouze s vybudováním kuchyněk a instalováním automatů s občerstvením. Zuzana Němcová 7

8 3. METODICKÉ POSTUPY 3.1. Struktura firmy Formulář pro rozmístění divizí/ oddělení/ úseků. Rozmístění úseků a sekcí v budově Z Patro prac. ředitel. vedoucí diviz. Ř+sekret. zasedaček Divize/ neobsazeno neobsazeno neobsazeno osob osob osob osob osob oddělení/úsek pracovníků ředitelů vedoucích 1. NP NP NP NP NP NP NP V první části je nutné si vyjasnit několik otázek: Kolik máme divizí, kolik lidí na divizích jaké úseky je nutné dát na jedno patro. Mají jednotlivé úseky speciální požadavky na umístění a vybavení patra. Tyto otázky se řeší s vedením všech oddělení na hromadném zasedání nebo kontaktování jednotlivých oddělení em a pak samotné vyhodnocení požadavků. Popřípadě opětovné projednání. Dále je nutné vyjasnit otázku přístupů do jednotlivých oddělení a úseků. Stanovit přístupové práva pro zaměstnance a pro návštěvníky. Do upřesnit recepce a vrátnice a jejich zabezpečení. Požadavky na bezpečnostní parametry prostoru vstupní recepce: Oddělení vstupu zaměstnanců vlastnících identifikační kartu od návštěvníků (tito musí být zaregistrováni a prověřeni (osobně i zavazadla) Scanovací portál pro kontrolu návštěvníků (v původním návrhu umístěn nevhodně portál musí být v prostoru přímo obsluhovaném bezpečnostními pracovníky) Scanovací tubus (rentgen) na kontrolu zavazadel (umístit v prostoru přímo spravovaném bezpečnostními pracovníky) Odbavovací turnikety nemusí být dotykové, ale jejich funkcionalita musí garantovat průchod jednotlivých zaměstnanců s identifikační kartou (případný alarm musí umožnit včasný zásah bezpečnostního pracovníka (rychlý přístup z prostoru vyhrazeného pro bezpečnostní pracovníky) V případě požáru nebo jiné rychlé evakuace musí být všechny prostory volně průchodné (bude-li funkční scanner zaměstnaneckých karet bez zpomalování pohybu osob, umožní to rychlé vyhodnocení seznamu osob, které ještě neopustili objekt) Mechanická bariéra nežádoucímu vjezdu vozidla do prostoru vrátnice například formou umělecké plastiky Zuzana Němcová 8

9 Divize xxxx organizační složka 3.2. Formulář pro stanovení počtu zaměstnanců open space (O) specialisti vedoucí vedoucí S E asistentka O pracovník K asistentka K vedoucí K ředitel (K) div.řed +sekr xxx celkem celkem legenda: open space (O) administrativní pracovníci umístění na společné kancelářské ploše specialisti specialisti umístění v open space (větší prostor na pracovníka) vedoucí S (standardní pracoviště) vedoucí pracovník - plocha běžného pracoviště vedoucí E (Extra) vedoucí pracovník - rozšířená plocha pracoviště asistentka O asistentka ředitele umístěná v otevřené kanceláři pracovík K pracovník v uzavřené místnosti (speciální požadavky) asistentka K asistentka ředitele umístěná v jednotlivé kanceláři vedoucí K ředitel, nebo vedoucí s větším stolem ve společné kanceláři ředitel K ředitel umístěný v samostatné kanceláři div.řed.+ sekr. kancelář divizního ředitele + sekretariát divizního ředitele V praxi je tato tabulka zasílaná vedoucím pracovníků oddělení, kteří vyplní počty svých zaměstnanců podle zaměření a nároku na místo. Dotazník je poslán zpět space managerovi, který podle uvedených údajů zpracuje první návrh umístění pracovníku a pošle ho zpět na oddělení ke schválení. Běžný pracovník (open space) pracoviště v otevřené kanceláři cca 6m 2 Specialista specialista místěn v otevřené kanceláři cca 8m 2 Asistentka O asistentka ředitele umístěná v otevřené kanceláři cca 8m 2 Vedoucí S vedoucí pracovník v otevřené kanceláři cca 6m 2 Zuzana Němcová 9

10 Pracovník K uzavřené pracovní místo - cca 7m 2 Asistentka K asistentka ředitele umístěná v jednotlivé kanceláři cca 14m 2 Vedoucí K ředitel, nebo vedoucí s větším stolem ve společné kanceláři cca 14m 2 Ředitel K - ředitel umístěný v samostatné kanceláři cca 28m 2 Zuzana Němcová 10

11 Divizní ředitel ředitel v samostatné kanceláři cca 42m 2 Sekretářka sekretářka divizního ředitel, kancelář s kuchyňkou cca 40m Formuláře o vybavení objektu Standardy nábytku Každý standard je navržen základní konfiguraci pracoviště s nabídkou rozšíření/modifikací (options). Vzhledem k nutnosti respektovat plánovaný rozpočet, je u každého pracoviště (jednotlivých komponent) uvedena pořizovací cena, tímto opatřením lze upravit jednotlivá pracoviště v souladu se standardem při zajištění rozpočtových limitů. 1. Běžný pracovník - pracoviště v otevřené kanceláři pol. Nábytek kód nábytku cena standart option Poznámka 1 kancelářský stůl 180x180 x 2 kontejnér- zásuvky x 3 kontejner- spisový pořadač x 4 skříňka police 80x40x80 x otevřená celkem Zuzana Němcová 11

12 Standardy kateringu Na každém patře je umístěno několik kuchyněk a čajových kuchyněk. V objektu budou instalovány automaty na teplé a studené nápoje a automaty s občerstvením. V jejich blízkosti budou vybudovány neformální sezení. automaty 3.4. Formuláře na výběr dodavatele Do soutěže o vyhotovení nábytku pro novou budovu Z se přihlásili 3 uchazeči. Požadavky na nábytek: Variabilní Lehce přestavitelné S možnost kdykoli doplnit Nábytek společnosti AMSTAR Zuzana Němcová 12

13 Nábytek společnosti PDFR Nábytek společnosti TEKO Po tomto srovnání nabídek na jedno pracovní místo ještě provedeme SWOT analýzu. SWOT analýza: Zuzana Němcová 13

14 SWOT analýza velice dobře ukáže který dodavatel je pro firmu nejvíhodnější a nejmémě rizikový. Je pak velice jednoduché vybrat toho zprávného dodavatele. Po stanovéní standartů na nábytek a výběru dodavatele, nastává čas pro koordinaci práce mezi dodavatelem, architektem a space managerem. Jejich úkolem je doladit množství nábytkku na jednoho zaměstnance, vzhled nábytku, a funkčnost nákytku. Stanovují se standarty vybavení pracovišť už podle skutečností(nabídky dodavatele) a upřesňují se možnosti modifikací (option) 4. PŘÍNOS PRO FIRMU Práce space managera je pro firmu velice přínosná. Díky jeho práci jsou zajištěny optimální komunikační cesty, optimálně stanovené pracovní prostředí. Dobry space manger by se měl postarat o kompletní zázemí pro zaměstnance. Zahrnuje to jak katering tak kopy centra a jiná oddělení které zaměstnanci ke svému lejlepšímu výkonu potřebují. Jeho práce nekončí nastěhováním zaměstnanců do nové budovy. Jeho úkolem je i po tomto přesunu nadále evidovat vybavení všech kanceláří. V dnešní době je na trhu mnoho softwaru, které umějí zobrazit evidenci nábytku kanceláří a umějí pružně reagovat na přemístění tohoto zařízení do jiných kanceláří. Díky těmto evidencím má firma přesný přehled o nákladech na zařízení kanceláří a stávajícím stavu majetku. Nečastěji používané softwary od firem:ibus.cz Archibus HSI Zuzana Němcová 14

15 Co o svých produktech říkají prodejci: Systém správy prostoru a ploch je věcně vztažen k budovám (v dekompozici budova- podlaží- místnost), komunikacím, parkovací a manipulačním plochám a dalším stavbám. Zahrnuje však také například údržbu zeleně, odpadové hospodářství atd. Evidence nábytku a zařízení je vedena včetně ekonomických a pojistných údajů, přiřazení nábytku či zařazení pracovníkům nebo střediskům a vazby na inventarizaci. V případě stěhování a přesunů e řeší rezervace místností dle termínu, času, velikosti, kapacity, doplňkového vybavení, plánování způsobu přepravy majetku, určení zařazení stěhovaného s pracovníkem a podobně. Zaměstnanci jsou vázaní na fyzická pracovní místa, může jim být přiřazen i investiční majetek (nábytek, výpočetní technika), počty a umístění zaměstnanců jsou důležité pro havarijní a požární plánování. Správa prostor a ploch má úzkou vazbu na ekonomický systém údržby a personalistiku, přičemž údaje neduplikuje, nýbrž integruje, umožňuje komplexní analýzu a operativní zpřístupnění informaci.* zdroj: Zuzana Němcová 15

16 5. ZÁVĚR Space management je velice důležitý při plánování prostoru a prostředí pro zaměstnance. Prostředí ve kterém budou zaměstnanci trávit až 60 % svého času. Zopakujme si tedy důležité body pro space management. V první části musí získat kompletní zadání s informacemi o firmě, budově a samotných požadavcích oddělení na připravovaný prostor a zařízení. Z těchto materiálů sestaví plán umístění oddělení v patrech a samotné rozmístění kanceláří. Po schválení takto vytvořené dispozice se nakontaktuje na vybraného dodavatele nábytku. Společně s architektem a dodavatelem nábytku vytvoří konečnou podobu kanceláří, která opět musí být schválena od zadávací firmy. Závěrem space manager vytvoří úplný soupis majetku a nadále tento soupis aktualizuje a stará s o jeho správné vedení. Čím dřív vstoupí space manager do projektu, tím spíš je schopen ušetřit místo, náklady a nejdůležitější věc čas. Pracovník který většinu času stráví čekáním na potřebné materiály k práci je neefektivní pracovní a stojí firmu nemalé náklady. Zuzana Němcová 16

17 POUŽITÁ LITERATURA: [1] Internetové stránky české pobočky mezinárodní asociace Facility managementu, [2] Štrup O. Facility management ve stavebnictví (Přednáška), Praha : ČVUT, zimní semestr 2005/2006 [3] Raymond, S. a Curliffe, R. Tomorrow s Office, E&FN Spon, 2000 [4] Internetové stránky: Zuzana Němcová 17

18 Řízení pracovního prostoru v praxi Zuzana Němcová 18