Tým, jeho budování a kritické vlastnosti vedoucího

Transkript

1 Tým, jeho budování a kritické vlastnosti vedoucího Jeden z nejsilnějších a nejúspěšnějších mechanismů, které nám pomáhají přežít, je být součástí skupiny, týmu, přispívat týmu a čerpat z něj. Týmy existují tisíce let lovci mamutů, gladiátoři, středověká osada, dobrá rodina, zločinecký gang, hudební těleso, sportovní tým, toxikomani, projektové týmy, top management ) Zaměstnance není třeba trénovat v týmové spolupráci, mají ji vrozenou, je třeba je dobře vybrat a motivovat. Tým vytváří podmínky, aby se mohl jedinec optimálně projevit. Tým je malá pracovní skupina členěná podle funkcí, se společně stanovenými cíli, s intenzivními vzájemnými vztahy, s výrazným kolektivním duchem, se silnou soudržností mezi členy týmu. Týmy mají různý stupeň zralosti, nachází se v různém stádiu vývoje. (Rolf H. Bay 2002) - Členství v týmu je dobrovolné a nezastupitelné, počet členů je 4 6, optimálně spolupracují 3 týmy, maximálně osob - postavení členů je v týmu rovnoprávné, každý člen jiné uznává jako rovnocenné partnery, neformální sociální struktura, - nezaujatost, nepřítomnost předsudků vůči jiným členům týmu, - společné stanovení cílů v dialogu všichni členové znají alespoň jeden společný cíl, jsou s cílem identifikováni, je hoden jejich úsilí a hledají cesty k jeho dosažení, - účelná dělba práce, aktivace silných stránek, eliminování slepých uliček, účelné rozdělení vlivu a moci, chyba jednoho je vnímána jako chyba všech, tvůrčí svoboda, vzájemná inspirace, podpora, doplnění, - navození tvůrčího klimatu, podněcování tvůrčího myšlení, - specifický systém odměn a trestů nemateriální povahy (uznání, pochvala, odmítnutí, kritika, specifický humor, vyloučení), - shromažďování a výměna informací se děje všemi členy, - otevřená, pozitivní komunikace je stále přítomna, vyžaduje se vyjadřování názorů, postojů, návrhu, řešení, mlčení se chápe jako nesouhlas, nejsou přítomny zabijáky dobrých nápadů, vražedná vyjádření, rozdílné názory a postoje jsou vnímány jako zdroj informací, ne jako rušivý faktor, o jakémkoli názoru je možno pochybovat, - konflikty se nezakrývají, diskutuje se o příčinách, není přítomno zesměšňování, devalvace, ironie, urážky, - existuje vysoké týmové sebehodnocení a sebedůvěra. 1

2 - v efektivním týmu hraje každý člen svou přidělenou roli s využitím veškerých svých schopností a dovedností k dosažení nejvyššího přínosu pro svou organizaci. Velice důležité je, aby se přidělená pracovní funkce budovala na základě využití silných stránek každého člena a přitom se v ní minimalizovaly nedostatky, slabé stránky. - jestliže členové týmu spojí své dovednosti, znalosti a zkušenosti k posílení svých silných stránek a pro minimalizaci svých nedostatků, pak se cíle týmu splní rychleji a s menšími náklady. Skupiny Členové se domnívají, že jsou uskupeni dohromady jen z administrativních důvodů, aby splnili nějaký úkol. Jednotlivci pracují individuálně, někdy za opačným účelem než ostatní. Existuje boj o moc a kompetence, plýtvání časem. Mají společný cíl a dílčí úkol. Členové se soustřeďují spíše na sebe, protože nejsou dostatečně zahrnuti do plánování cílů celé jednotky. Vytváří se podskupiny, uvědomují si dočasnost. Členům se říká, co mají udělat, namísto aby byli dotázáni, jak by se to mohlo udělat co nejlépe. Nepodporují se jejich vlastní návrhy. Členové pochybují o motivaci svých kolegů, protože nechápou role ostatních. Projevy vlastních názorů nebo nesouhlasu se považují za rozvratné a nepodpůrné. Členové si dávají pozor, co říci, takže vzájemné porozumění je prakticky nemožné (obavy, netečnost). Členům se může dostat dobrého školení, ale jeho využití je omezeno působením vedoucího nebo ostatních členů skupiny. Členové se dostávají do konfliktních situací a nevědí, jak je řešit. Vedoucí často odkládá svůj Týmy Členové si uvědomují svou vzájemnou provázanost a chápou, že jak svých osobních, tak i celo-týmových cílů lépe dosáhnou vzájemnou podporou. Neztrácí se čas přetahováním se o kompetence či osobní zisk na úkor ostatních. Členové berou vlastní úkoly i úkoly celé jednotky za své a jsou odhodláni je splnit, protože je pomáhali stanovit. Členové přispívají k úspěchu týmu využíváním svých jedinečných schopností a znalostí pro splnění celo-týmových úkolů. Členové pracují v ovzduší důvěry a jsou podporováni, aby otevřeně vyjádřili své názory, pocity i svůj nesouhlas. Dotazy jsou vítané. Členové praktikují otevřenou, spontánní, plynulou a upřímnou komunikaci. Snaží se pochopit názor a stanovisko druhého. Členům se dostává podpory, aby rozvíjeli své dovednosti a uplatňovali, co se naučili. Podporuje je celý tým. Členové si uvědomují, že konflikt je normální interakcí lidského chování. Takové 2

3 zásah tak dlouho, až je pozdě a vznikne škoda. Existuje odpor ke změnám pracovních postupů, nejsou tolerováni ulejváci, flákači. V konfliktech vniká nedůvěra, nespokojenost a závist. Členové se mohou, ale také nemusí účastnit rozhodnutí ovlivňujících celou skupinu. Konformita se často považuje za důležitější než dosahování dobrých výsledků. Existují tlaky vůči pomalejším zaměstnancům. Délka spolupráce zvyšuje soudržnost skupiny. Občas se vyskytuje nuda a lhostejnost. Thomas International CZ, 2005 situace chápou jako příležitost pro vznik a využití nových nápadů. Spolupracují, aby vyřešili konflikt rychle a konstruktivně. Členové se účastní rozhodování, které ovlivní celý tým, ale chápou nutnost, že konečné rozhodnutí musí udělat vedoucí hlavně tehdy, když se tým jako celek nedokáže rozhodnout nebo když se jedná o něco naléhavého. Hlavním cílem jsou dobré výsledky, ne konformita. Kompetence výběr lidí do týmu - ideál - odborná způsobilost, specializace, ochota se celý život vzdělávat - otevřená, normální, integrovaná, korigovaná osobnost - měl více sourozenců, měl více kamarádů v dětství, v některých skupinách měl vůdčí roli - temperament extrovert nebo nevyhraněný, je rád mezi lidmi, cítí se mezi nimi dobře - proaktivní orientace, je aktivní, aniž by toužil po obdivu či byl středem pozornosti - dosahuje vysokých výkonů, je ochoten pracovat přesčas - přichází s novými nápady - dokončuje rozdělanou práci, je si vědom priorit - dobře komunikuje jak uvnitř týmu, tak i externě, asertivní komunikace a chování, schopnost vést dialog, naslouchat i oponentním návrhům. Vyhýbá se zobecňování, překrucování fakt, nepoužívá slova nesmysl apod. - vyhodnocuje situace logicky, účinně a přesně analyzuje problémy a informace - řídí a kontroluje svou práci, je si vědom svých silných i slabých stránek, uplatňuje své silné stránky a nahrazuje slabé stránky ostatních členů týmu - dobře se vyjadřuje písemně i ústně - umí se rychle rozhodnout, respektovat zdravé riziko - je velmi přesvědčivý i vůči opozici, nebojí se konfrontací v rozhovoru 3

4 - dodržuje termíny, pracuje i pod tlakem, ve stresu a nepanikaří - má velkou vnitřní energii a nasazení, dělá mu radost překonávat překážky - má vyjasněný hodnotový systém a jsou loajální - má obchodní nadání, umí zacházet i se svými penězi - váží si svého času i času ostatních, nezatěžuje je svými osobními problémy - má inteligenci mezi IQ - má vyrovnanou EQ, je vnitřně motivovaný člověk - umí převzít dílčí odpovědnost, vzdát se jí, pokud je třeba, aby odpovědnost nesl jiný člen týmu, projevuje vůdčí schopnosti v dospělosti - umí kritizovat druhé i přijmout kritiku, případné problém a konflikty řeší bez odkladu, ale promyšleně - je připraven oslavit úspěch týmu a tím podpořit týmovou soudržnost Nevhodné vlastnosti pro tým - lidé uzavření do sebe, introverti, vyhranění flegmatici a melancholici, lidé uzavření do sebe, kteří si hledí především svých zájmů, převažuje u nich obranný postoj, projevují nezájem o spolupráci, jsou nedůvěřiví, svým vlivem rozkládají celý tým, narušují soudržnost a spolupráci - extrémní extroverti, hystrióni, pozéři, neurotici, psychopatické osobnosti - lidé emotivní, nestálí lidé vnitřně silně konfliktní - osamělý bojovník, samotář, který snadno ztrácí pocit vlastní identity, pokud má skupina jiné názory, postoje, pokud nesouhlasí s jeho postupy, myslí si, že musí udělat všechno sám, nerad si říká o pomoc - byli v dětství či dospělosti vyloučení z nějaké skupiny či party, mají častou fluktuaci zaviněnou vlastními chybami, některé skupiny se od něho v minulosti distancovali pro jeho povahu kdo nejde se mnou, jde proti mně má přirozenou nedůvěru k lidem - mají tunelové vidění a řadu vnitřních bloků - odmítají se učit nové věci, nerealizují svůj potenciál a silné stránky - reaktivní orientace, dramatizace problémů - mají problémy s vlastními penězi, mají neodůvodněné dluhy - kteří si hledí především svých zájmů, vyhranění egoisté, kariéristé - převažuje u nich obranný postoj 4

5 - projevují nezájem o spolupráci, jsou nedůvěřiví, mají konflikty ve svém osobním životě - svým vlivem rozkládají celý tým, narušují soudržnost a spolupráci - IQ pod 100 nebo nad Nízká úroveň EQ, nekázeň, nepořádnost, nedodržování slibů Vhodné role pro tým Lídr, koordinátor má schopnost strategického a komplexního myšlení, dokáže nadchnout ostatní, je všestranný Procesní specialista, věcný specialista vyniká, když selžou standardní postupy, dokáže najít originální řešení problému, objevit nové zdroje, zvládá svůj obor, který je pro něho často koníčkem Šampión, dotahovatel - vezme určitou týmovou ideu za svou a dotáhne ji do konce, soustřeďuje se na detaily, aby se na nic nezapomnělo Patron - dokáže ovlivňovat vyšší vedení, radí ve strategii, nachází cestičky Bavič - vytváří dobrou náladu, pomáhá překonávat krizové situace a konflikty, zlehčuje problémy. Humanizátor, pečovatel - oslabuje vznikající konflikty, pečuje o pohodu v týmu, výborně funguje, pokud se vyskytnou vztahové či komunikační problémy v týmu. Administrátor - vyřizuje písemnosti, vede agendu týmu Popoháněč, hybatel - je často napjatý, otevřený, dynamický, má silnou pudovou vůli, bojuje se setrvačností, neefektivností, samolibostí a sebeklamem, má sklon provokovat a dráždit, je často netrpělivý, za standardních podmínek je motorem výkonu. Mluvčí - vyjadřuje se za skupinu, vyjednává podmínky, poskytuje informace vyššímu vedení, tisku apod. 5

6 Konceptor, režisér - vytváří představu cíle a možné řešení, určuje taktiku, rozděluje operativní úkoly Machr - má předvídavé myšlení i schopnost plánování a odvahu podstupovat rizika a střety s konkurencí. Vytyčuje cíle, spouští změny, je schopen rychle a výstižně posoudit komplexní situace. Věří si a nebojí se prosadit, je výkonově orientovaný a přemýšlí strategicky. Rád rozhoduje a dobře snáší zátěž. Diplomat- rychle navazuje kontakty a umí prodávat věci. Bývá soutěživí, umí se rychle zorientovat v situaci, získává rychle důvěru, dovede se zabývat názory druhých a dokáže přesvědčovat. K jeho silným stránkám patří flexibilita, entuziasmus, schopnost vcítění, pozitivní vyzařování, umění naslouchat a schopnost prezentace, má sklon k sólování a nerad pracuje s detaily. Nevhodné role Agresor, diktátor snižuje postavení jiných lidí v týmu, nesouhlasí s hodnotami, činy a názory jiných lidí, útočí na skupinu i na problémy, říká agresivní vtipy, závidí jiným úspěch, v krizi není schopen velet a selhává Blokující člen je negativní a umíněně odporuje bez zjevného důvodu, vrací se v diskusi k tématům a návrhům, které skupina odmítla Člověk hledající uznání, obdiv snaží se na sebe upoutat pozornost, vychloubá se, připomíná osobní úspěchy, bojuje nepřiměřeně o své postavení, nepřiměřeně kritizuje druhé, zbytečně polemizuje a snižuje hodnotu práce jiných Sebezpovědník, hledač pomoci vyjadřuje své osobní problémy, pocity, které s řešením problému nesouvisí, skupina mu slouží jako terapie, odhaluje i velká tajemství, shazuje se, ztrapňuje se, nadmíru a bezdůvodně zdůrazňuje svou nejistotu, obavy, podceňuje se, je to pasivní manipulátor, citově vydírá Playboy projevuje nezájem o procesy ve skupině, je cynický, hlasitě vtipkuje, chová se jako pubescent Vládce vynucuje si autoritu, je nadřazený, manipuluje se skupinou nebo některými členy týmu, lichotí, udílí autoritativně příkazy, nařízení, bezohledně přerušuje hovořící lidi 6

7 Moderátoři dokáží reflektovat a citlivě předvídat vývoj situace. Umí budovat pozitivní vazby, jsou schopní reflexe a empatie. Nečiní jim potíže přizpůsobit se týmu, jsou připraveni podřídit vlastní zájmy ve prospěch společných cílů, dokáží motivovat sebe i druhé. Mívají důvěru hlavně těch, kteří jsou uvnitř týmu, a proto je schopen vybalancovávat různé zájmy, protože ví, jak ocenit a projevit uznání. Jde o typ člověka, který je silně orientován na vnitřní rozvoj a který často vnímá tým jako svou rodinu. Obchodní výsledky má kolísavé, zajímají je víc lidi a atmosféra než výkony. Experti mají projektové schopnosti. Rádi se zabývají detaily, mají logicko-analytické myšlení, jsou vytrvalí a schopní zabývat se inovacemi v řešeních. Občas podceňují kompetence druhých a jsou nezdravě soutěživí. Čím jsou profily v týmu rozdílnější, tím je větší pravděpodobnost vzniku vážných konfliktů. Šance na kreativní output (výkon) jsou v týmu vysoké. Výhody týmové spolupráce (Bedrnová E., Nový I., 1998) - Týmy jsou tvořivější než jednotlivci a klasické pracovní skupiny, - snadněji se rozeznávají a odstraňují chyby, - účast na tvorbě rozhodnutí umožňuje větší identifikaci a motivaci členů týmu, - zvyšuje se ochota k riziku, k neobvyklým řešením, originalitě, - zmírňují se extrémní názory a řešení, - rozšiřuje se a prohlubuje informační základna, - tým vytváří prostor k sebeprosazení jednotlivců, - usnadňuje koordinaci a celkovou organizaci práce, - vytváří stimulující podmínky pro rozvoj všech členů týmu, - usnadňuje nepopulární opatření, - podporuje neformální komunikaci a autoritu členů, - vede k uspokojení řady sociálně psychologických potřeb členů týmu. Nevýhody týmové práce - Iluze úspěšnosti, možnost nadměrného rizika a společné zranitelnosti, nereálný optimismus pro dosažení cílů i volby metod (další zklamání, nenaplněná očekávání), 7

8 - skupinový tlak proti argumentům, které zpochybňují společnou iluzi, snaha vyhnout se oprávněné kritice zvenčí, - přesvědčení o morální oprávněnosti týmem zvolených způsobů pracovního i sociálního jednání, - stereotypní pohled na vnější okolí, na jiné pracovníky, jiné týmy - autocenzura vlastních nápadů a postojů, které se liší od týmového konsenzu, - přeceňování jednoty názorů a postojů, vzájemné podpory v týmu, - problém je odměňování členů týmu doporučujeme stanovit jednotný minimální plat a nadtarifní složky vázat na dosažení věcných cílů a na dobu jejich realizace. Plat vedoucího týmu musí být násobkem platů členů týmu. Řešení konfliktů v týmu - Konflikt je vnímán jako společný problém všech, ne jednotlivce. - Každý otevřeně vyjadřuje svá přání, cíle, zájmy, postoje, potřeby. - Hledáme řešení, které uspokojí všechny, přitom sledujeme společné, ne sobecké cíle. - Když druhý mluví, snaží se ostatní vžít do jeho pocitů empatie. - Nepoužíváme ani sliby, ani nepoužíváme hrozby, nevyčítáme. - Své negativní pocity každý vyjádří tak, aby neublížily druhým. - Dáváme najevo, že naše postoje a názory jsou pružné. - Projevujeme se kooperativně, aby byl vytvořen a stabilizován kooperativní vztah. Doporučená strategie řešení problému Konflikt je chápán jako společný problém Otevřen vyjadřuji své zájmy, cíle. Chci sledovat společné cíle. Jsme na sebe vzájemně závislí. Své úmysly sděluji otevřeně, nelžu. Druhé nebudu lákat sliby ani je strašit hrozbami. Negativní pocity vyjádřím tak, aby druhému neublížily. Mluvím o věci. Nedoporučená strategie boje, sebeprosazení Jeden se v konfliktu musí prosadit, chci to být já Své skutečné zájmy, cíle nevyjádřím vůbec nebo útržkovitě. Sleduji hlavně svůj cíl. Držím se zpět a nechám druhého, aby se projevil. Naznačím sliby, jsem připraven sliby nesplnit, když bude třeba druhému otevřeně pohrozím. Negativní pocit vyjádřím ostře, zraňuji druhé, urážím druhou osobu. 8

9 Dávám najevo, že mé postoje a názory jsou pružné a ovlivnitelné. Projevuji se kooperativně, mám zájem o týmovou spolupráci, snažím se vcítit do problému druhých, pomáhám jim. Dám najevo, že ze svých pozic nehodlám ustoupit. Předstírám kooperaci, abych druhého využil pro své cíle. Nesnažím se chápat druhého, musí si pomoci sám. Budování sebevědomí týmu - úspěšně vyřešený minulý úkol - příslušnost k výkonné a prosperující organizaci - přítomnost zdrojů ke zdokonalování, rozvoji - v týmu jsou zastoupeny rovnoměrně všechny role - v týmu jsou lidé různých povah, schopností, dovedností, znalostí - existuje efektivní komunikace, není přítomna nežádoucí manipulace - nevznikající podskupiny s rozdílnými zájmy, o rozdílných zájmech jednotlivců se otevřeně diskutuje - problémy se řeší konstruktivně, každý má právo se vyjádřit a navrhnout své řešení - snadno se dochází ke kompromisu, dohodě, konsensu - členové zastávají postoj Já jsem OK, ty jsi také OK - všichni členové týmu znají procesy probíhající v týmu Výsledky práce kompaktního týmu - Spolehlivé plnění reálně stanovených úkolů, protože lidé odpovědní za práci dobře spolupracují při vytyčování celo-týmových i individuálních úkolů, - vedoucí i členové týmu jsou ochotni a odhodláni podporovat se navzájem, - každý člen týmu zná priority ostatních, proto jim dokáže lépe pomoci a podpořit je v případě vzniklých potíží, - otevřená komunikace bez podezíravosti a bez obav, - otevřená diskuse o nových nápadech, o možnostech zlepšit pracovní postupy, ale také o problémech nebo obavách, - účinnější řešení problémů díky využití znalostí a kompetencí celého týmu, - smysluplnější a užitečnější zpětná vazba, protože členové týmu vědí a chápou, co se od týmu (a od nich samotných) očekává 9

10 - konflikty se berou jako něco normálního a považují se za příležitost vyřešit problémy otevřenou diskusí tím se vyřeší dříve, než začnou působit destruktivně - dosažení rovnováhy mezi produktivitou týmu a osobní spokojeností - tým získává uznání za své výsledky a totéž platí o jednotlivých členech za jejich osobní přínos - členům týmu se dostává podpory, aby si vyzkoušeli své schopnosti a také aby vyzkoušeli nové nápady, což bývá nakažlivé, stimuluje to i ostatní členy týmu, aby se pokoušeli pracovat efektivněji - členové týmu chápou a uznávají důležitost pracovat disciplinovaně a chovat se tak, aby plnili normy platné pro celý tým - učení se pracovat skutečně jako tým (jako kompaktní jednotka) i ve vztahu k ostatním vnějším jednotkám; v naší době je multifunkční spolupráce s jinými jednotkami klíčově důležitá pro úspěch. Kritické vlastnosti manažera (nectnosti) Dotlich,D.L.,Cairo, P.G., Proč ředitelé selhávají,2006) Manažer musí odhalit, proč konkrétní projev používá, porozumět více sobě, pochopit, proč se obklopuje lidmi s nečitelnými vztahy. Musí se rozhodnout, zda se o svých negativních vlastnostech a projevech vůbec chce něco dozvědět. Zda chce znát své skutečné motivy. Převzít odpovědnost za své jednání a rozhodování. - arogance (já jediný mám pravdu a ostatní se mýlí) - teatrálnost (musím být středem pozornosti) - náladovost (má momentální nálada silně ovlivňuje můj výkon) - přílišná opatrnost (bojím se rozhodnout) - vrozená nedůvěra k lidem (vidím na druhých jen negativní stránky) - rezervovanost (nekomunikuji s podřízenými, držím se stranou) - rebelantství (nedodržuji pravidla, ani ty, jež jsem určil pro jiné) - výstřednost (musím se odlišovat od ostatních, je to zábavné) - pasivní odpor (nic neříkám, ale na má slova dojde) - perfekcionismus (zabývám se maličkostmi do detailu, důležité neřeším) - snaha se všem zalíbit (nejdůležitější je být oblíbený, aby mne měli lidé rádi) 10

11 Pokud manažer používá tyto nectnosti často a v nevhodných situacích a ve velké míře a intenzitě, jeho podřízení velmi trpí a výkon je malý. Řešení konfliktů v týmu - Konflikt je vnímán jako společný problém všech, ne jednotlivce - Každý otevřeně vyjadřuje svá přání, cíle, zájmy, postoje, potřeby - Hledáme řešení, které uspokojí všechny, přitom sledujeme společné, ne sobecké cíle - Když druhý mluví, snaží se ostatní vžít do jeho pocitů empatie - Nepoužíváme ani sliby, ani nepoužíváme hrozby, nevyčítáme - Své negativní pocity každý vyjádří tak, aby neublížily druhým - Dáváme najevo, že naše postoje a názory jsou pružné - Projevujeme se kooperativně, aby byl vytvořen a stabilizován kooperativní vztah Doporučená strategie řešení problému - Konflikt je chápán jako společný problém - Otevřeně vyjadřuji své zájmy, cíle. Chci sledovat společné cíle. Jsme na sebe vzájemně závislí. Své úmysly sděluji otevřeně, nelžu. - Druhé nebudu lákat sliby ani je strašit hrozbami. - Negativní pocity vyjádřím tak, aby druhému neublížily. Mluvím o věci. - Dávám najevo, že mé postoje a názory jsou pružné a ovlivnitelné. - Projevuji se kooperativně, mám zájem o týmovou spolupráci, snažím se vcítit do problému druhých, pomáhám jim. Nedoporučená strategie boje, sebeprosazení - Jeden se v konfliktu musí prosadit, chci to být já. 11

12 - Své skutečné zájmy, cíle nevyjádřím vůbec nebo útržkovitě. Sleduji hlavně svůj cíl. Držím se zpět a nenechám druhého, aby se projevil. - Naznačím sliby, jsem připraven sliby nesplnit, když bude třeba, druhému otevřeně pohrozím. - Negativní pocity vyjádřím ostře, zraňuji druhé, urážím druhou osobu. - Dám najevo, že ze svých pozic nehodlám ustoupit. - Předstírám kooperaci, abych druhého použil pro své cíle. Nesnažím se chápat druhého, musí si pomoci sám. 12