MANUÁL K APLIKACI OBD 2.6

Transkript

1 1 MANUÁL K APLIKACI OBD 2.6

2 OBSAH 1 Struktura aplikace OBD Hlavní stránka aplikace Okno se záznamy Funkce - nástrojová lišta Záznamy Vkládání a editace záznamů Přidání nového záznamu Kopírování záznamu Vyhledávání (filtrování) Složky Workflow záznamu - stavy Chyby záznamu Exporty Export do RIV Správa systému Číselníky Číselník autorů Číselník pracovišť Číselník vydavatelů Číselník zdrojů Číselník grantů Správa literárních forem Typy vlastních prací Univerzální číselníky Upozornění Přístupy Čekárny Správa rolí Skupiny uživatelů Uživatelé OBD OBD Public OBD Report OBD Statistic

3 1 STRUKTURA APLIKACE OBD 2.6 Aplikace pro vkládání a správu bibliografických záznamů. OBD EXPORT DO RIV Modul pro vytváření exportů do RIV. OBD - SPRÁVA Číselníky, literární formy, správa uživatelů a čekáren, přidávání zpráv na hlavní stránku aplikace. OBD REPORT Modul pro tvorbu exportních šablon pro vytváření seznamů bibliografických záznamů z databáze OBD. OBD PUBLIC Modul pro prolížení bibliografických záznamů v databázi OBD pro jakékoli uživatele, není vázáno na uživatelská oprávnění. OBD STATISTIC Modul pro vytváření statistických výstupů z databáze OBD. 3

4 2 OBD HLAVNÍ STRÁNKA APLIKACE UŽIVATEL Informace o aktuálně přihlášeném uživateli a odkaz pro odhlášení z aplikace. INFORMACE Informace zadané správcem v modulu OBD - správa -> Číselníky -> Upozornění. Obvykle se zde vystavují důležité informace o uzávěrkách pořizování nových záznamů, změnách v zadávání záznamů, kontaktní osoby, odkaz na nápovědu. GRANTY Přímý přístup k číselníku grantů např. pro uživatele, kteří nemají přístup do modulu OBD - správa. Kliknutím na tlačítko "Vyhledat" a zadáním požadovaných kritérií pro vyhledávání se zobrazí číselník s funkcemi vázanými na práva uživatele. ZÁZNAMY Záznamy dle fakult Přehled počtů záznamů v jednotlivých čekárnách (fakultách, pracovištích), rozdělený podle let. V prvním sloupečku vidíme celkový počet záznamů v příslušné čekárně, další tři ukazují počty za poslední tři roky. K vybraným záznamům se dostaneme pomocí tlačítka.. Záznamy dle stavů Přehled záznamů přihlášeného uživatele a jeho pracoviště podle stavů. Tlačítka pro vyhledávání a přidávání záznamů, popis funkcí je uveden v samostatných kapitolách. 4

5 2.2 OKNO SE ZÁZNAMY Okno se záznamy je hlavním oknem celé aplikace, ve kterém se jednak zobrazují samotné záznamy, a jednak je zde umístěna nástrojová lišta s funkcemi potřebnými pro práci v systému. 5

6 2.2.1 FUNKCE - NÁSTROJOVÁ LIŠTA Jednotlivá tlačítka prezentují svoji funkci jednoduchým popiskem, který se zobrazí při najetí kurzoru myši na každé z nich. Některé funkce jsou vázané na přidělená přístupová práva, proto se může stát, že některá popisovaná funkce nebude pro určitého uživatele přístupná (viditelná). Zavře okno. Označí všechny zobrazené záznamy. Odznačí všechny zobrazené záznamy. Provede inverzní označení zobrazených záznamů, tzn. označení záznamy odznačí a neoznačené označí. Otevře okno s nabídkou možných exportů. Export se spustí kliknutím na vybraný název, otevře se v novém okně. Otevře okno pro vyhledávání (filtrování) záznamů. Jednorázové filtry - usnadňuje filtrování použitím předem uložených filtrovacích kritérií. Stisknutím tlačítka "Uložit filtr" uložíme nastavení aktuálního filtru a můžeme ho použít kdykoli později. Všechny jednorázové filtry jsou vázány na přihlášeného uživatele. Hromadné změny - funkce umožňující hromadné změny stavu záznamů, hromadný přesun záznamů mezi čekárnami a manipulaci s obsahem polí v záznamech. Přidat záznam - výběrem literární formy se otevře formulář pro nový záznam. Kopírovat záznam funkce pro vytvoření kopie záznamu označeného kurzorem (šedý pruh). Upravit záznam. 6

7 Vymazat záznam - vymaže až po dalším potvrzení. Aktuální (kurzorem označený záznam) se přesune do vybrané složky. Aktuální (kurzorem označený záznam) se odebere z vybrané složky. Manipulace s chybami u záznamu. Správa složek. Otevření plovoucích oken (detail záznamu a navigační okno s počtem záznamů a popisem aktuálního filtru). Nápověda Přímý filtr pro hledání záznamů podle čísla RIV. Přednastavené filtry pro výběr položek začínajích zvoleným písmenem. Zrušení filtru najedno písmeno. Volba řazení záznamů podle autorů nebo podle názvu. Vyhledá ze zobrazených záznamů jen označené. Volba se zruší opětovným použitím tlačítka. 7

8 2.2.2 ZÁZNAMY Navigace Všechny záznamy jsou řazeny abecedně podle autorů nebo podle názvu. Volba tohoto řazení se provádí tlačítky v liště nad záznamy. Záznamy v tomto okně jsou vždy zobrazeny na základě použití filtru. Pokud sem přistupujeme z domovské stránky odkazem v tabulce s čekárnami, používáme tím přednastavený filtr "čekárna" a případně "rok". Na jedné stránce seznamu může být zobrazeno maximálně 100 záznamů. Informace o celkovém množství záznamů odpovídajících aktuálnímu filtru se zobrazí v následujícím plovoucím okně: Zobrazené záznamy Všechny záznamy odpovídající aktuálnímu filtru, nikoliv jen ty, které momentálně vidíme na obrazovce. Celkem je zobrazeno 956 záznamů Celkový počet záznamů odpovídajících filtru. Čekárna=Starší data Vyhledávací kritéria zadaná v aktuálním filtru Další >>> Čísla stránek po 100 záznamech, slouží zároveň jako navigační odkazy pro pohyb mezi stránkami. Okno se zavře křížkem a otevře pomocí tlačítka v nástrojové liště. 8

9 Seznam záznamů TI: Titul, název práce AU: Autoři SO: Název zdroje RPT: Zobrazení údajů podle šablony RPT v modulu Report (viditelnost tohoto řádku je vázána na uživatelské oprávnění) FO: Literární forma Ikony upozorňující na skutečnost, že v záznamu se vyskytuje správcem popsaná chyba. Jednotlivé značky označují typ chyby (informace, výstraha a chyba). Symbol pro neuplatněný výsledek. Neuplatněným výsledkem se rozumí výsledek, který vznikl řešením projektu (evidovaným v CEP) nebo výzkumného záměru (evidovaným v CEZ) a k termínu stanoveném pro dodání dat do RIV nebyl ještě uplatněn (např. nebyl publikován, patentován, uveden do poloprovozu, zpřístupněn na Internetu atd.). Symbol pro specifický výzkum. Specifický výzkum je část výzkumu na vysokých školách, která je bezprostředně spojena se vzděláváním a na níž se podílejí studenti. ČEK: Název čekárny, ve které je záznam umístěný. Ikony označující stavy záznamů. 9

10 Detail záznamu Detail záznamu ve formě plovoucího okna zobrazuje obsah jednotlivých polí záznamu, aniž by se musel záznam otvírat. Náhled je rozdělen do více záložek, na přiložených příkladech jsou vidět záložky Obecné informace a Autoři. Obecné informace Všechny obecné údaje o zadané práci, např. autoři, název, literární forma, typ vlastní práce, jazyk... (viz obrázek výše). Specifické informace Převážně údaje o zdroji, v němž byla publikace zveřejněna, o akci, ke které se váže. Metadata Údaje o tom, kdo a kdy záznam do databáze vložil a kdo a kdy jej upravoval, ID záznamu a stav rozpracovanosti. Reporty Zobrazení aktuálního záznamu podle exportních šablon (z modulu OBD Report), které má aktuálně přihlášený uživatel k dispozici. Jsou to jeho šablony a šablony ostatních uživatelů, které tito označili jako "Sdílené". Autoři Detailní výpis autorů i s rozlišením typu autora (viz obrázek výše). Červeně jsou zvýrazněná povinná pole. Okno se zavře křížkem a otevře pomocí tlačítka v nástrojové liště. 10

11 2.3 VKLÁDÁNÍ A EDITACE ZÁZNAMŮ PŘIDÁNÍ NOVÉHO ZÁZNAMU Nový záznam se dá přidat dvěma způsoby: - tlačítkem z domovské stránky - tlačítkem z okna se záznamy Po stisku tlačítka se rozbalí seznam literárních forem, z nichž vybereme tu, kterou chceme použít a otevře se formulář záznamu. (Červeně zbarvené literární formy se exportují do RIV.) 11

12 FORMULÁŘ ZÁZNAMU Formulář pro nový záznam obsahuje pole navolená v definici literární formy, takže např. při zadávání článku se zobrazí jiná pole než u přednášky. Popis jednotlivých polí formuláře po skupinách: a) Záhlaví záznamu b) Autoři c) Rok, neuplatněný výsledek a jazyk d) Titul a abstrakt e) Vlastní typ práce f) Granty g) Zdroj h) Ostatní pole i) Bibliobody j) Vlastníci a zámky k) Tlačítka pro ukládání záznamu a) Záhlaví záznamu Literární forma Informace o literární formě, kterou právě vyplňujeme. Pro změnu literární formy klikneme na ikonu číselníku za polem a vybereme požadovanou literární formu. Formulář záznamu se zaktualizuje, změní se požadovaná pole. Čekárna Pomocí číselníku m zvolíme čekárnu, v níž má být záznam umístěn. Chyby záznamu - náhled Informace o chybách záznamu náhled pro vkladatele. Chyby záznamu editace Editace chyb záznamu funkce pro správce. Informace o poli Obsahuje nápovědu k poli, která je zadaná v definicipříslušného pole v číselníku literárních forem. Stav záznamu Informace o stavu záznamu - seznam polí, která nejsou správně vyplněna s popisem problému. Kontrola Kontrola, její provedení zaktualizuje obsah Označení stavu záznamu Označuje momentální stav záznamu. V případě, že ikona ukazuje stav "rozpracovaný", znamená to, že v záznamu ještě nejsou vyplněna všechna povinná pole. Pokud záznam vyhovuje všem kontrolám, zobrazí se ikona stavu uložený. 12

13 b) Autoři Typ Výchozí hodnota typu autora je "Autor". Pro zadání jiného typu autora zvolíme příslušnou položku v seznamu, který se rozbalí kliknutím na šipku v políčku Příjmení, Jméno, lnic. Pracovník instituce - VŽDY! vybíráme z číselníku za polem Příjmení pomocí ikony. Provedením výběru z číselníku se automaticky doplní ostatní autorovy údaje. Cizí autor - jeho údaje zapíšeme ručně přímo do příslušných polí, tzn. příjmení a křestní jméno nebo iniciálu, pole inic. (iniciála) se vyplní automaticky. Číselník autorů umožňuje také evidenci cizích autorů, využití této funkce záleží na centrálním správci. Při jejím využití se mohou i cizí autoři vybírat z číselníku. KA, KP Kód autora, kód pracoviště - generuje nebo zadává správce při vkládání autora do číselníku, u cizích autorů se nezadává. Tituly Akademický titul a vědecká hodnost. JR, PI, G Junior odlišení mladšího ze dvou jmenovců Pracovník instituce Garant každý výsledek vykazovaný do RIV by měl mít svého garanta. V případě, že nebude žádný autor uveden jako garant, při exportu do RIV tak bude označen první autor. Zahr. Zahraniční pracovník v případě zaškrtnutí tohoto pole se otevře další pole s číselníkem států pro výběr státní příslušnosti autora. MP Mentální podíl - slouží pro bodové hodnocení, s touto hodnotou počítá např. modul Statistic. Tlačítka Šipka doleva posune autora o úroveň výš, šipka doprava o úroveň níž a křížek autora vymaže. Pořadí autorů včetně cizích musí přesně odpovídat publikaci, výjimkou jsou pouze práce, kde je autorů velké množství a neuvádíme všechny. A kolektiv Je-li autor instituce například šestý v pořadí mezi 20 autory, lze záznam vyplnit tak, že se uvedou všichni autoři až po šestého a zaškrtne se pole "a kolektiv", což nahradí vypisování zbylých autorů. Pro citování práce je dle ČSN ISO 690 povinnost uvádět první tři autory, ostatní se uvádět nemusejí. 13

14 Tlačítko Přidá prázdný řádek pro vyplnění dalšího autora. Tlačítko Po kliknutí se zobrazí dotaz na počet přidávaných autorů a podle zadaného počtu přidá další řádky. Rok publikace, neuplatněný výsledek a jazyk c) Rok, neuplatněný výsledek a jazyk Rok publikace Rok uplatnění výsledku, vydání dokumentu, konání konference. Neuplatněný výsledek Výsledek, který vznikl řešením projektu(evidovaným v CEP) nebo výzkumného záměru (evidovaným v CEZ) a k termínu stanoveném pro dodání dat do RIV nebyl ještě uplatněn (např. nebyl ještě publikován, patentován, uveden do poloprovozu, zpřístupněn na Internetu atd.). Pro rok předpokládaného uplatnění a pro rok publikace slouží stejné pole. Jazyk Hlavní jazyk, ve kterém byla práce publikována. Pokud vyšla práce v češtině a obsahuje anglický abstrakt, zvolíme jako jazyk češtinu. Jazyk se zapisuje zkratkou, která musí odpovídat připojenému číselníku. d) Titul a abstrakt 14

15 Originál Název práce (titul) a abstrakt v jazyce originálu a klíčová slova v češtině. Vyplněním titulu a abstraktu v této sekci se automaticky doplní stejný text do příslušného pole v sekci Angličtina nebo Čeština, je-li jeden z těchto jazyků zadán v poli Jazyk. Angličtina Překlad názvu, abstraktu a klíčových slov do angličtiny je nutný vyplňovat pro práce, které se vykazují do RIV. Čeština Překlad názvu a abstraktu do češtiny je stejně jako u angličtiny nutné vyplnit u prací, které se vykazují do RIV. e) Vlastní typ práce a poznámka Vlastní typ práce Vybírá se z číselníku pomocí ikony. Jedná se o strukturované třídění publikací dle vnitřních směrnic organizace, slouží např. pro účely bodového hodnocení. Centrální správce nadefinuje tuto strukturu ve stejnojmenném číselníku a poté ve správě literárních forem přidělí každé formě typy vlastních prací, které odpovídají danému typu publikace. V záznamu proto nevidíme celou strukturu, ale jen její odpovídající část. Poznámka Textové pole pro jakékoli poznámky k záznamu. 15

16 f) Granty Formulář pro zadání grantu se otevře pomocí tlačítka Přidat grant. Grant se vybírá z číselníku pomocí ikony. Výsledek vznikl v rámci specifického výzkumu Specifický výzkum je část výzkumu na vysokých školách, která je bezprostředně spojena se vzděláváním a na níž se podílejí studenti. Číslo Číslo grantu ve formě, v jaké je uvedeno v rejstřících CEP, CEZ, příp. jiných. Typ Typ grantu podle zdroje a způsobu financování, např. projekt, záměr, neveřejné zdroje apod. Vyplní správce při zadávání grantu do číselníku. Název Oficiální název grantu. Vyplní správce při zadávání grantu do číselníku. g) Zdroj Název (knihy, časopisu, sborníku) Název zdroje se vybírá z číselníku pomocí ikony 1J, ale lze jej i přímo vepsat do pole. Při výběru z číselníku se automaticky vyplní další pole (ISSN/ISBN, Vydavatel, Místo vydání). Použitím číselníku se předejde chybám v záznamu. Název zdroje zkráceně Zkrácený tvar názvu zdroje používaný u časopisů, jedná o standardizované zkracování dohledatelné v bibliografických databázích (např. Web of Science). ISSN, ISBN ISSN - mezinárodní standardní číslo časopisu ve tvaru XXXX-XXXX. ISBN - mezinárodní standardní číslo knihy, v současné sobě může mít buď 10 cifer se třemi pomlčkami nebo 13 cifer se čtyřmi pomlčkami. Struktura ISBN je popsána např. na nebo na 16

17 Místo vydání Místo vydání zdrojového dokumentu. V případě, že není místo vydání uvedeno u literární formy, ve které je povinné, vyplníme B.m. (bez místa) nebo S.l. (sine loco), příp. jiný výraz dle metodiky instituce. Vydavatel Vydavatel zdrojového dokmentu. V případě, že není vydavatel uveden u literární formy, ve které je povinný, vyplníme b.n. (bez nakladatele) nebo s.n. (sine nomine), příp. jiný výraz dle metodiky instituce. Stát Stát, kde byl výsledek uplatněn (publikace vydána, patent registrován, metodika certifikována apod.). h) Ostatní pole Seznam těchto polí se liší podle literární formy, jiné údaje se evidují např. pro článek a jiné pro abstrakt. Svazek, ročník, edice Používá se u časopisů, je uveden jako ročník, svazek, volume apod. Číslo Je uvedeno v časopise jako číslo, issue, no. apod. Strany Strany, na kterých se nachází popisovaná publikace včetně případných alfabetických znaků, např. K132-K138. Rozsah Počet stran, na kterých se nachází článek, kapitola apod. Toto pole je důležité vyplnit především u publikací vykazovaných do RIV. Díky tomu, že v poli "Strany" mohou být i jiné znaky než čísla, nespočítá se tento údaj automaticky. 17

18 Místo konání Místo konání konference u přednášek, abstrakt a sborníků. Typ akce Typ konference podle klasifikace RIV: CST = celostátní akce EUR = evropská akce WRD = světová akce Datum konání Datum konání akce ve formátu DD.MM.RRRR, nestanoví-li správce jinak. Typ dokumentu Vědní obor, do kterého se dá publikace zařadit. Hodnota se vybírá z číselníku převzatého z informačního systému Rady vlády pro výzkum a vývoj. Pokud byla práce publikována na grant, měl by se tento typ shodovat s typem uvedeným v popisu grantu. Impakt faktor Pokud je zdroj vybíraný z číselníku, při uložení záznamu se automaticky vyplní Impakt faktor podle roku uvedeného v poli Rok publikace snížený o 1 (v době sběru dat zpravidla máme k dispozici pouze IF o rok starší, než je rok publikace). Podmínkou je vyplnění Historie IF v záznamu zdroje v číselníku. Kód UT ISI Kód záznamu z databáze Web of Sciences. Tento kód je vyžadován pro RIV, jedná se o 15ti ciferné číslo a zobrazí se v exportu záznamu z WoS. URL adresa Adresy umístění práce na internetu. V případě více adres zadáváme každou do samosttného řádku. Při opuštění pole se všechny zadané řádky objeví pod polem jako jednotlivé odkazy, po uložení záznamu se zobrazí též v plovoucím detailu záznamu na záložce Metadata. i) Bibliobody Ke každému záznamu je možné zadat hodnotu tzv. bibliobodů, kterými lze dále měřit hodnotu publikací jednotlivých autorů nebo pracovišť. j) Vlastníci a zámky 18

19 Vlastníci Informace o uživatelích, kteří do záznamu zasahovali kdo jej vložil, naposledy upravil a kdo je jeho aktuálním vlastníkem.. Zámky Zámky slouží jako nástroj pro regulaci práv na editaci jednotlivých záznamů. V okamžiku uzamčení záznamu dojde ke změně aktuálního vlastníka (převzetí vlastnictví záznamu), přičemž původní vlastník se uchová jako dodatečná informace příslušného zámku (díky takto uložené informaci je možné při zpětném odemykání záznamu navracet vlastnictví záznamu příslušným vlastníkům, kteří jej vlastnili před uzamčením). Nelze manipulovat se zámkem, pokud je uzamčen některý z vyšších. Zámky jsou ve třech úrovních: První úroveň uzamyká katedrální správce (vkladatel) záznam běžnému uživateli Druhá úroveň slouží pro uzamčení fakultním správcem Třetí úroveň uzamyká univerzitní administrátor Není povinné použití všech úrovní. k) Tlačítka pro ukládání záznamu Uložit (Uložit kopii při kopírování záznamu) Záznam se uloží se stavem "Uložený". Více informací o stavech záznamu je uvedeno na stránce "Workflow záznamu" Uložit (kopii) a předat ke kontole Záznam se uloží se stavem "Ke kontrole". Přijmout Záznam se uloží se stavem "Přijatý". Vrátit Záznam se uloží se stavem "Vrácený". Zrušit provedené změny Zruší se všechny změny provedené od otevření záznamu. Zavřít Záznam se zavře bez uložení změn 19

20 2.3.2 KOPÍROVÁNÍ ZÁZNAMU V případě, že vkládáme více záznamů, které mají stejný obsah některých polí (např. kapitoly z jedné knihy), můžeme vložit jeden záznam a pro vytvoření dalších použít funkci kopírování: a) V okně se záznamy označíme kurzorem (šedý pruh) záznam, který chceme kopírovat. b) Stiskneme tlačítko a vybereme literární formu, které má odpovídat nový záznam >> otevře se formulář s předvyplněnými údaji podle záznamu, který kopírujeme c) Upravíme pole, která se liší d) Uložíme záznam tlačítkem Uložit kopii do stavu Uložený a tlačítkem Uložit kopii a předat ke kontrole do stavu Ke kontrole. 20

21 2.4 VYHLEDÁVÁNÍ (FILTROVÁNÍ) V OBD se záznamy vyhledávají pomocí tzv. filtrů. Okno s filtry se dá vyvolat dvěma způsoby: - tlačítkem z domovské stránky - tlačítkem z okna se záznamy Tlačítkem v záhlaví okna přepínáme mezi sbaleným (nahoře) nebo "rozbaleným (vlevo) zobrazením filtrů. Ve "sbalené" variantě jsou u každého fltru červeně vypsaná zadaná filtrovací kritéria. Tlačítkem na konci řádku s názvem filtru "rozbalíme" daný filtr pro zadání filtrovacích kritérií. Kliknutím na slovo Vymazat na konci řádku s názvem filtru vymažeme všechna zadaná kritéria v příslušném filtru. Příkaz Vymazat vše ve spodní části okna vymaže zadaná kritéria ze všech filtrů najednou. Po nastavení všech filtrů provedeme samotné vyhledání záznamů kliknutím na tlačítko Aplikuj filtr. Pro změnu velikosti okna slouží šedý trojúhelník v pravem spodním rohu. 21

22 U filtrů Formy a Stavy je možno zadat i více filtrovacích kritérií najednou: a) Tlačítkem se rozbalí seznam položek, které jsou k dispozici. b) Pomocí zaškrtávácích polí (příp. s pomocí tlačítek Vše, Nic a Otoč) se označí vybrané hodnoty c) Výběr se potvrdí tlačítkem OK Vše Označí všechny položky. Nic Zruší označení všech položek. Otoč Provede inverzní označení položek, tj. označené se odznačí a neoznačené označí. OK Potvrzení volby a uožení nastavení filtru. 22

23 2.5 SLOŽKY Složky jsou nástrojem pro třídění záznamů na logické celky uspořádané ve stromové struktuře. Každý uživatel si vytváří vlastní složky, do kterých kdykoli během času zařazuje vybrané záznamy (jednotlivě nebo hromadně) nebo je odebírá, ale nejedná se o fyzické přesouvání záznamů, nýbrž jen o jakýsi individuální filtr, každý záznam může být uložený ve více složkách. Každá složka je viditelná pouze uživateli, který ji vytvořil, jiným uživatelům ji může její vlastník zobrazit prostřednictvím funkce sdílení. Složky jsou spravované samostatně, ale při vyhledávání se dají i kombinovat s jinými filtry. Okno se složkami se otevře pomocí ikony z nástrojové lišty okna se záznamy. Složky jsou uspořádané ve stromové struktuře, každá může obsahovat další podsložky. Číslo v hranaté závorce u názvu složky udává počet záznamů, které jsou do složky zařazené. Zobrazit obsah složky Zobrazení seznamu záznamů přiřazených do složky, která je aktuálně označená kurzorem. Tato filtrovací podmínka se kombinuje s dalšími nastavenými kritérii (pokud jsou), a proto se počet takto zobrazených záznamů nemusí shodovat s počtem záznamů ve složce. Nová složka Založení nové složky. Pokud chceme novou složku jako podsložku jiné, před stisknutím tlačítka umístíme kurzor na složku, které má být podřízená. Přejmenovat Přejmenování složky, která je aktuálně označená kurzorem. Smazat Výmaz složky, která je aktuálně označená kurzorem. 23

24 Sdílet Funkce pro sdílení složek mezi více uživateli. Vzhledem k tomu, že složky jsou viditelné pouze uživateli, který je založí, touto funkcí může každý své vybrané složky zpřístupnit i dalším uživatelům. V horní části okna jsou uvedeny informace o vybrané složce. Pro sdílení složky: a) Vybereme uživatele nebo skupinu, kterým se bude složka sdílet: Přidat všichni složka bude viditelná pro všechny uživatele Přidat uživatele vytvoří se nový řádek s hodnotou U ve sloupci Typ, ve sloupci Člen vybereme z číselníku uživatele pro sdílení složky Přidat pracoviště - vytvoří se nový řádek s hodnotou P ve sloupci Typ, ve sloupci Člen vybereme z číselníku pracoviště pro sdílení složky Přidat skupinu - vytvoří se nový řádek s hodnotou S ve sloupci Typ, ve sloupci Člen vybereme seznamu skupinu uživatelů pro sdílení složky Přidat čekárnu - vytvoří se nový řádek s hodnotou C ve sloupci Typ, ve sloupci Člen vybereme ze seznamu čekárnu pro sdílení složky b) Pro každého člena nastavíme úroveň sdílení ve sloupci Práva Zobrazit vybraný člen bude mít právo zobrazit obsah složky Přidat - vybraný člen bude mít právo přidávat zznamy do složky Vymazat - vybraný člen bude mít právo odebírat ze složky záznamy podle určení vlastní, svého pracoviště nebo všechny c) Uložíme nastavení pomocí tlačítka Uložit. Pro odstranění člena slouží tlačítko X na konci každého řádku. Přidat do složky Přidání záznamů do složky, která je aktuálně označená kurzorem. Po stisknutí tlačítka této funkce se ještě další dialogové okno zeptá, zda chceme uložit aktuální záznam (šedě označený kurzorem v seznamu), označené záznamy (zatržené) či zobrazené záznamy. Jednotlivý záznam se dá přidat i tlačítkem v nástrojové liště. Odebrat ze složky Odebrání záznamů ze složky, která je aktuálně označená kurzorem. Po stisknutí tlačítka této funkce se ještě další dialogové okno zeptá, zda chceme odebrat aktuální záznam (šedě označený kurzorem v seznamu), označené záznamy (zatržené) či zobrazené záznamy. Jednotlivý záznam se dá odebrat i tlačítkem v nástrojové liště. Obnovit Nové načtení seznamu složek se zaznamenáním nových změn. 24

25 2.6 WORKFLOW ZÁZNAMU - STAVY Každý záznam prochází od zadání vkladatelem až po přijetí správcem různými stavy rozpracovanosti, které umožňují kontrolu záznamů na různých úrovních a ovlivňují oprávnění pro jejich editování. Popis stavů, kterými záznam prochází: Rozpracovaný - S tímto stavem se uloží záznam, který nesplňuje požadavky definice šablony, např. nemá vyplněná všechna povinná pole nebo obsah některého pole neodpovídá zadané masce. Pokud uživatel uprostřed záznamu zjistí, že mu chybí některý z potřebných údajů, např. ISSN, uloží záznam jako rozpracovaný a po dohledání chybějících podkladů se k němu vrátí. Každý uživatel má oprávnění editovat vlastní záznamy s tímto stavem. Uložený - Vkladatel ukládá záznam, který plně odpovídá definici literárání formy, ale než ho postoupí ke kontrole správci, chce se k němu ještě vrátit. Každý uživatel má oprávnění editovat vlastní áznamy s tímto stavem. Ke kontrole - V případě, že záznam vyhovuje požadovaným kritériím a uživatel se k němu již nechce vracet, uloží ho se stavem Ke kontrole, což je podnět pro správce, že může začít se záznamem pracovat. Kontrolovaný - Správce se rozhodne pracovat s určitou skupinou záznamů, které byly ke kontrole, převede je do stavu Kontrolovaný a uživatelé tím přicházejí o právo dále tyto záznamy editovat. Oprávnění editovat tyto záznamy má pouze správce. Přijatý - Pokud správce zkontroluje záznam a považuje ho za vyhovující, změní jeho stav na přijatý. Tuto změnu může provést pouze správce, vkladatel už nemá oprávnění editovat tento záznam. Vrácený - V případě, že záznam není vyplněn správně, správce změní jeho stav na vrácený a prostřednictvím ikony ř~3 zapíše chyby, které se v záznamu vyskytují. Funkce vrácení záznamu je vázána na uživatelská práva (tj. záznam může vrátit pouze správce). Uživatel opraví chyby v záznamu a opět ho pošle správci ke kontrole. Publikovaný - Záznam, který se může zobrazit k nahlédnutí pro veřejnost (např. prostřednictvím OBD-Publik). Právo na editaci tohoto záznamu má pouze správce. 25

26 2.7 CHYBY ZÁZNAMU Tato funkce má dvojí základní využití: a) specifikace chyb v záznamu, který kontroloval správce a vrací jej vkladateli k opravě b) informace o exportování záznamu do RIV, případně o chybách nalezených kontrolním programem VYTVOŘENÍ CHYBY a) Nástrojová lišta v okně se záznamy b) Formulář pro editaci záznamu - tlačítková lišta v horní části okna ZOBRAZENÍ CHYBY Vytvořenou chybu je možno zobrazit ze dvou umístění: a) Plovoucí detail záznamu v okně se záznamy, záložka metadata b) Formulář pro editaci záznamu - tlačítková lišta v horní části okna POPIS FORMULÁŘE: V horní části okna je vidět název práce ze záznamu, ke kterému se chyba vztahuje a jeho stav. Chyba - popis Slovní popis chyby, kterou má uživatel opravit. Priorita Typ chyby - vyjádření, zda se jedná o komentář, informaci, výstrahu nebo chybu. Autor Zadavatel chybového hlášení. Pole Přiřazení chyby k poli, ke kterému se vztahuje. Pokud bude uživatel opravovat záznam, kurzor mu skočí rovnou do tohoto pole - Tlačítko pro odebrání chyby. - Tlačítko pro přidání další chyby. - Tlačítko pro uložení chyby. - Tlačítko pro zavření záznamu bez uložení změn. 26

27 2.8 EXPORTY V OBD 2.6 isou k dispozici exporty do několika formátů, ieiich počet se liší podle licencí, které má daná instituce k dispozici. Okno s nabídkou exportních šablon vyvoláme ikonou z nástrojové lišty okna se záznamy. Export se provádí ze zobrazených záznamů, takže před jeho spuštěním si pomocí filtrů vyhledáme záznamy, které mají být ve výstupu. a) Exporty zobrazených záznamů do různého formátu (dodaná sada exportů) HTML - Formátovaný text - každý záznam v samostatné tabulce o dvou sloupcích - v prvním sloupci jsou názvy polí a v druhém hodnoty. HTML - Tabulka - souhrnná tabulka pro všechny exportované záznamy, každý sloupec je jedno pole záznamu a každý řádek je jeden záznam HTML - Tabulka se stavem - tabulka se záznamy ve tvaru, v jakém jsou v okně se záznamy, včetně stavu záznamu. ISO Formátovaný text - Soupis citací podle ČSN ISO 690, jedná se o zjednodušenou formu, přesně lze bibliografické výstupy definovat v modulu OBD Report XML - Strukturovaný výstup (pro experty) XLS-Tabulka MS Excel b) Exporty zobrazených záznamů do různého formátu (reporty z OBD Report) V této sekci systém nabízí exportní šablony, které jsou nadefinovány v modulu OBD Report. Zobrazují se pouze v případě, že instituce vlastní k tomuto modulu licenci. Po kliknutí na název šablony se otevře nové okno s výstupem. c) Statistické výstupy zobrazených záznamů do různého formátu (sestavy z OBD Statistic) Seznam sestav pro statistické výpočty se zobrazuje pouze v případě, že instituce vlastní licenci k modulu OBD Statistic, jehož prostřednictvím se tyto výpočty provádějí. Výstup provedeme kliknutím na název sestavy, otevře se v novém okně. d) Speciální exporty záznamů XML - RIV (dle požadavků RVV) - nastavení tohoto exportu se každý rok aktualizuje na základě současných požadavků Rady vlády pro výzkum a vývoj. Návod na export je v samostatné kapitole. 27

28 3 EXPORT DO RIV Vytvoření dodávky dat do RIV je podmíněno existencí záznamů v OBD. Jejich umístění (čekárna) není pro vlastní export směrodatné. Pro každý export do RIV se používají záznamy uložené v jedné složce. Tato složka může být i sdílená (např. univerzitní správce vytvoří složku, fakultní správci do ní přidávají záznamy a univerzitní správce nakonec provede export). Vlastní export se skládá ze čtyř (pěti) kroků: 1. Vytvoření průvodky 2. Vytvoření dodávky dat 3. Kontrola dodávky kontrolní službou 4. Dohledání chyb zjištěných při kontrole 5. Oprava chybných záznamů (tento krok nemusí provádět správce, který dělá export, chyby mohou opravovat původní vkladatelé) První čtyři kroky probíhají v agendě, která je přístupná z hlavního okna z panelu nástrojů Exporty. Agenda vypadá takto: V levé části se zobrazuje seznam průvodek (různé fakulty, různí uživatelé, různé roky) Správce (OBD Admin) vidí průvodky všech uživatelů, zatímco ostatní uživatelé zde případně vidí pouze svoje. V pravé části se vytváří průvodky a provádí samotný export. 28

29 1) Vytvoření průvodky V levé části obrazovky nad seznamem průvodek klikneme na odkaz Nová >> v pravém okně se otevře formulář průvodky na záložce 0. Vytvoření průvodky. Některé údaje jsou předvyplněné, jiné je třeba vyplnit. Pro usnadnění vyplňování údajů o organizaci je možné kliknout na ikonu číselníku u názvu sekce a vybrat fakultu. Kód zadavatele projektu Poskytovatel, pro kterého je vytvářena dávka do RIV. Vybírá se z číselníku poskytovatelů. Kód organizační složky Do jaké skupiny patří instituce, která dodává záznamy (např. veřejné vysoké školy patří pod Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy - MSM). Rok Rok sběru dat. Exportují se vždy výsledky z předchozího roku, ale rok sběru dat je aktuální rok. Verze Verze dodávky dat, kterou odesíláme poskytovateli. První dodávka má číslo 1, pokud posíláme opravnou dávku, musíme vždy číslo navýšit. Číslo průvodky Pořadové číslo průvodky, kterou odesíláme poskytovateli. 29

30 Druh organizace, Právní forma Určení druhu a právní formy organizace podle seznamů připojených k polím. Název organizace, Název organizace anglicky Název instituce (univerzity). Musí být přesně, jak je uvedeno v číselníku RVV. Tato položka je automaticky vyplněna při výběru organizační jednotky. IČO IČO instituce (univerzity). Tato položka je automaticky vyplněna při výběru organizační jednotky. Kód organizace Kód organizace (pokud existuje) přesně podle číselníku RVV. Pro veřejné vysoké školy =VVS. Název org. jednotky, Název org. jednotky anglicky, Číslo ÚIV (kód) Informace o organizační složce (fakultě, ústavu), za kterou se dodávají data do RIVu. Utajení Informace, zda odevzdáváme utajované informace. N=neutajované. Příjmení a jméno, Telefon, Kontaktní informace na osobu, která je pověřena přípravou dat. Uživatel Uživatel, kterému patří tato průvodka. Tuto položku vidí pouze správce a může upravovat průvodky jednotlivých uživatelů. Tato možnost existuje pro případ, že export do RIVu dělají i fakultní správci a univerzitní správce jim může tyto průvodky připravit. Složka Složka, ze které se exportují záznamy do RIVu. Po doplnění požadovaných údajů do průvodky je NUTNÉ tuto průvodku uložit. Její uložení je signalizováno přidáním odkazu na již uloženou průvodku v levém sloupci: KOPÍROVÁNÍ PRŮVODKY Pro vytoření kopie průvodky otevřeme již existující průvodku, upravíme údaje, které se liší a použijeme tlačítko Uložit kopii průvodky. ODSTRANĚNÍ PRŮVODKY Pro odstranění průvodky otevřeme průvodku, kterou chceme odstranit a použijeme tlačítko Vymazat záznam. 30

31 2) Vytvoření dodávky dat Máme-li vytvořenou průvodku s přiřazenou složkou se záznamy pro export, můžeme vytvořit samotné dávky: V horní části okna s průvodkou překlikneme na záložku 1. Vytvoření dodávky pro RIV Exportovat informace o exportu Při zaškrtnutí tohoto pole bude do exportovaných záznamů zapsaná informace "Záznam byl exportován do RIV". Tato informace se zobrazuje v sekci Chyby. Tabulka V jednotlivých řádcích tabulky jsou zobrazeny počty záznamů pro jednotlivé poskytovatele. Tento seznam je důležitý pro to, abychom nezapomněli na žádného poskytovatele a exportovali dávky opravdu pro všechny. U každého poskytovatele je uveden počet záznamů, které splňují podmínky pro export (je přiřazen grant s vyplněným poskytovatelem, existuje alespoň jeden interní autor...). Číslo v závorce udává počet záznamů se zadaným specifickým výzkumem. Stisknutím tlačítka Exportovat se spouští vlastní export záznamů, který je zakončen dialogem pro možnost stažení vytvořeného souboru: Toto je výsledný soubor s dodávkou dat. Struktura odpovídá požadavkům RIV07 (formát XML, přípona.vav). Název souboru je tvořen s ohledem na požadavky RVV proto jej v žádném případě neměňte! 31

32 3) Kontrola dodávky kontrolní službou Před vlastním odesláním dodávky dat poskytovateli je třeba provést kontrolu této dodávky pomocí kontrolní služby, kterou spravuje RVV. Tento krok je důležitý z toho důvodu, aby jednotlivým poskytovatelům přicházely dávky již zkontrolované. Existují dvě možnosti, jak kontrolu provést: 1) V internetovém prohlížeči jít na adresu a tam odesílat soubor s dodávkou generovanou v kroku 2. 2) Překliknout na třetí záložku okna s průvodkou s názvem 2. Kontola dodávky dat, vložit soubor s dodávkou a stiskem tlačítka Odeslat poslat se tento odesílá na výše zmiňovaný server, kde je provedena jeho kontrola a zobrazen výsledek. Na této záložce jsou také instrukce k dalšímu postupu s odkazy, které vygeneruje kontrolní služba. V případě nejasností a nutnosti konzultace chybových hlášení je možné zkopírovat adresu výsledku kontroly z prohlížeče do hlepdesku (prosím v textové, nikoliv obrázkové podobě): da7ae2-5243f13b8a50f1b9d2ef4b04aff8adc4-9216f307346f0b1cf004c798b656a406f75cbc40.html 32

33 4) Dohledání chyb kontroly Tento krok je třeba provést pouze v případě, že kontrola nalezne nějaké chyby. V opačném případě je dávka bez chyb a je možné ji odeslat poskytovateli. Pozor! Může se stát, že výsledek kontroly je sice bez chyb, ale dodávka neobsahuje žádné záznamy. To je třeba vždy překontrolovat a takovouto dodávku neposílat! V případě, že kontrola nalezla chyby, potřebujeme uložit soubor s chybami: Kontrolní služba ISVaV vygeneruje 3 odkazy (viz obrázek v předchozí kapitole). Pravým tlačítkem myši klikneme na odkaz Výsledek kontroly ve formátu XML, zvolíme Uložit cíl jako a soubor uložíme. Název souboru v sobě nese jednoznačnou identifikaci kontroly, který nemusíme dodržet a pojmenujeme jej srozumitelně pro nás, např. protokol_2007_ga0_lf.xml. Otevřeme poslední záložku exportního programu s názvem 3. Dohledání chyb kontroly. Pomocí tlačítka Procházet vyhledáme uložený soubor a načteme jej stisknutím tlačítka Načíst protokol. Po stisknutí tlačítka Načíst protokol, aplikace OBD 2.5 zpracuje chybový protokol a zobrazí výsledek v podobě záznamů a chyb nalezených v protokolu. V případě, že je na druhé záložce zatržena volba Exportovat informace o exportu, tyto chyby se přiřadí k jednotlivým záznamům. Autorem těchto chyb je Kontrola RIV. Nyní je nutné provést opravu záznamů, kliknutím na ikonku Lupy se otevře formulář pro editaci záznamu. Tuto opravu je možno delegovat na jiného uživatele ideálně na uživatele, který pořídil záznam. Po provedení opravy všech chyb je třeba znovu provést export do RIVu. 33

34 4 SPRÁVA SYSTÉMU Tato agenda slouží ke správě číselníků, literárních forem, typů vlastních prací a upozornění, která se zobrazují na hlavní stránce. 4.1 ČÍSELNÍKY Číselník je seznam hodnot vztahující se k jednomu poli (např. autor, zdroj, vydavatel ). Slouží jednak k jednoduší evidenci, kdy výberem položky z číselníku vyplníme několik polí najednou (např. u autora je to příjmení, jméno, tituly, pracoviště aj.) a jednak k jednotné formě zápisu daných hodnot, takže nedochází k evidenci několika jejich variant. 34

35 4.1.1 ČÍSELNÍK AUTORŮ ZOBRAZENÍ V horní části okna jsou nástroje pro filtrování položek číselníku, pod filtry je samotný seznam položek a ve spodní části okna jsou tlačítka pro práci s číselníkem. Seznam položek číselníku je zobrazen po stránkách o 30 záznamech, po kterých je možné listovat pomocí navigačních odkazů pod seznamem. Černé položky označují autory, kteří jsou pracovníky instituce, autoři psaní šedou barvou nejsou pracovníky instituce. Tlačítka pro export záznamů Po stisknutí tlačítka se provede export vyfiltrovaných záznamů do formátu odpovídajícího použité ikoně: excel s čísly oddělenými čárkou, excel s čísly oddělenými tečkou, word, PDF na výšku, PDF na šířku nebo webový archiv MHTML. Sloupce seznamu: Příjmení a jméno autora Příjmení a jméno autora Tituly KA KP Pracoviště Akademické tituly a vědecká hodnost autora Kód autora Kód pracoviště Pracoviště, které má autor aktuálně přiřazené Zahraniční (Stát) PBZ Označení zahraničního autora a stát, ze kterého pochází Počet bibliografických záznamů, ve kterých se daný autor vyskytuje. Kliknutím na číslo se všechny uvedené záznamy zobraziv okně se seznamem bibliografických záznamů a je možné je následně editovat. 35

36 VYHLEDÁVÁNÍ Příjmení, Jméno, KA (Kód autora), KP (Kód pracoviště) Pole pro zadání kritérií pro vyhledávání konkrétních položek v číselníku, samotné vyhledávání se pak spustí klávesou Enter nebo tlačítkem Vyhledat. Tlačítko Zrušit filtr zruší všechna zadaná kritéria a zobrazí všechny záznamy číselníku. Pracovníci z instituce, Cizí Rychlé vyhledání cizích nebo vlastních autorů, tlačítko Všichni tento filtr zruší. Tlačítka s písmeny Filtrování autorů podle prvního písmene příjmení, výběr se zruší použitím tlačítka Vše. PŘIDÁVÁNÍ A EDITACE POLOŽEK ČÍSELNÍKU Se záznamy v číselníku můžeme pracovat pomocí tlačítek ve spodní části obrazovky: Přidání nového autora Tlačítko Přidat nového autora otevře níže popsaný formulář, který musíme vyplnit a uložit. Oprava údajů o autorovi Tlačítko Opravit autora otevře formulář s údaji o autorovi, ty upravíme a uložíme. Přidání nového cizího autora V případě, že chceme evidovat v číselníku i cizí autory, přidáváme je pomocí tlačítka Přidání nového cizího autora. Formulář pro cizí autory neobsahuje pole pro položky, které se musí evidovat u autorů z instituce. Smazání autora Pro vymazání autora musíme nejprve označit autora v číselníku zeleným kurzorem, s použitím tlačítka Opravit autora otevřít formulář a ve spodní části tohoto formuláře pouzí tlačítko Vymazat autora. 36

37 FORMULÁŘ PRO ZÁZNAM AUTORA: Příjmení Příjmení autora. V případě, že se příjmení autora změní, např. autorka se vdá, stačí změnit toto pole, protože autor z číselníku se vyhledává na základě kódu autora a starší záznamy tedy budou nadále vyhledatelné i pod novým příjmením. Jméno Křestní jméno autora. Iniciály Iniciála křestního jména autora. Toto pole se generuje automaticky z pole Jméno a slouží např. pro výstupy bibliografických záznamů, kde máme možnost zobrazovat autory s celým křestním jménem nebo s iniciálou. V případě, že již byla iniciála vyplněna a jméno bylo změněno, je uživatel dotázán, zda se má tato iniciála nahradit novou. 37

38 Akademický titul Akademické tituly autora, např. Prof. MUDr. Vědecká hodnost Vědecká hodnost autora, např. DrSc. Kód autora Automaticky generované číslo, vždy o 1 větší, než největší použité číslo v celém číselníku autorů, vygeneruje se po kliknutí na ikonu. V případě použití této akce u autora, který má již kód vyplněný, se systém zeptá, zda se má skutečně nahradit jiným. Pracoviště Obsah tohoto pole se generuje po výběru pracoviště ve formuláři ve spodní části obrazovky a následným kliknutím na ikonu vlevo. Role Role autora v instituci. JR Pole se zatrhne, pokud se jedná o autora juniora. Pracovník instituce Pole se zatrhne, pokud se jedná o autora z instituce. Zahraniční Pokud se jedná o zahraničního autora, zatrhne se žaškrtávací políčko a z číselníku se vybere země, odkud pochází. Rodné číslo Rodné číslo autora je nutné vyplnit v případě, že záznamy, ve kterých figuruje, se budou exportovat do RIV. Kód pracoviště Kód pracoviště se vyplní sám po výběru pracoviště ve formuláři pod tímto polem a kliknutím na ikonu. Formulář pro výběr pracoviště: Pracoviště autora vybíráme z číselníku prostřednictvím ikony. V případě, že má autor více pracovišť, tlačítkem Další pracoviště přidáme nový řádek a pomocí ikony v tomto řádku vybereme v číselníku další pracoviště. Naopak křížkem na konci řádku je možné každé jednotlivé pracoviště odstranit. Pracoviště, které je aktuální, přeneseme ikonou do pole Pracoviště a Kód pracoviště. Do polí Od, Do a Úvazek můžeme nepovinně vyplnit data působení autora na daném pracovišti. Vyplněný formulář uložíme tlačítkem Uložit změny. 38

39 4.1.2 ČÍSELNÍK PRACOVIŠŤ Číselník pracovišť je úzce propojený s číselníkem autorů, každý autor z instituce publikuje za určité pracoviště. Mimo to je každý uživatel vázán k příslušnému pracovišti a na základě této informace jsou mu přidělována práva na přístup k určitým bibliografickým záznamům. ZOBRAZENÍ V horní části okna jsou nástroje pro filtrování položek číselníku, pod filtry je samotný seznam položek a ve spodní části okna jsou tlačítka pro práci s číselníkem. Seznam položek číselníku je zobrazen po stránkách o 30 záznamech, po kterých je možné listovat pomocí navigačních odkazů pod seznamem. Tlačítka pro export záznamů Po stisknutí tlačítka se provede export vyfiltrovaných záznamů do formátu odpovídajícího použité ikoně: excel s čísly oddělenými čárkou, excel s čísly oddělenými tečkou, word, PDF na výšku, PDF na šířku nebo webový archiv MHTML. Sloupce seznamu: Název Oddělení1 Oddělení2 KP Typicky se jedná o název univerzity, ale může být i jiné, dle struktury organizace. Typicky se jedná o fakultu, ale může být i jiné, dle struktury organizace. Typicky se jedná o katedru, ale může být i jiné, dle struktury organizace. Kód pracoviště. Adresa pracoviště Město, ve kterém se pracoviště nachází. 39

40 VYHLEDÁVÁNÍ Název, Odděleníl, Oddělení 2, KP (Kód pracoviště) Pole pro zadání kritérií pro vyhledávání konkrétních položek v číselníku, samotné vyhledávání se pak spustí klávesou Enter nebo tlačítkem Vyhledat. Tlačítko Zrušit filtr zruší všechna zadaná kritéria a zobrazí všechny záznamy číselníku. PŘIDÁVÁNÍ A EDITACE POLOŽEK ČÍSELNÍKU Se záznamy v číselníku můžeme pracovat pomocí tlačítek ve spodní části obrazovky: Přidání nového pracoviště Tlačítko Přidat nové pracoviště, otevře se níže popsaný formulář, který musíme vyplnit a uložit. Oprava údajů o pracovišti Tlačítko Opravit pracoviště otevře formulář s údaji o pracovišti, ty upravíme a uložíme. Smazání pracoviště Pro vymazání pracoviště ho musíme nejprve označit v číselníku zeleným kurzorem, s použitím tlačítka Opravit pracoviště otevřít formulář a ve spodní části tohoto formuláře použít tlačítko Vymazat pracoviště. FORMULÁŘ PRO ZADÁNÍ NOVÉHO ZDROJE 40

41 Název Název celé organizace (např. Univerzita Karlova). Fakulta Název části organizace (např. Filozofická fakulta). Katedra Název samotného pracoviště (např. Katedra estetiky). Kód pracoviště Může odpovídat číslování podle vnitřní struktury organizace, nebo se přidělí libovolné číslo. Ulice, Číslo popisné, Město, PSČ, Stát Adresa pracoviště. Telefon Telefonní číslo na kontaktní osobu na pracovišti. IČO Identifikační číslo organizace. Druh Druh organizace (SPO, VŠ...) Vyplněný formulář uložíme tlačítkem Uložit změny. 41

42 4.1.3 ČÍSELNÍK VYDAVATELŮ ZOBRAZENÍ V horní části okna jsou nástroje pro filtrování položek číselníku, pod filtry je samotný seznam položek a ve spodní části okna jsou tlačítka pro práci s číselníkem. Seznam položek číselníku je zobrazen po stránkách o 30 záznamech, po kterých je možné listovat pomocí navigačních odkazů pod seznamem. Tlačítka pro export záznamů Po stisknutí tlačítka se provede export vyfiltrovaných záznamů do formátu odpovídajícího použité ikoně: excel s čísly oddělenými čárkou, excel s čísly oddělenými tečkou, word, PDF na výšku, PDF na šířku nebo webový archiv MHTML. Sloupce seznamu: Název vydavatele Město Stát PBZ PZCZ Oficiální název vydavatele. Město, ve kterém byla publikace vydána. Stát, ve kterém vydavatel vydává publikace. Počet bibliografických záznamů, ve kterých vydavatel figuruje. Číslo funguje jako odkaz, který zobrazí tyto záznamy v hlavním okně se seznamem bibliografických záznamů. Počet záznamů v číselníku zdrojů, ve kterých je vydavatel uveden. Číslo funguje jako odkaz, který zobrazí tyto záznamy v číselníku zdrojů. 42

43 VYHLEDÁVÁNÍ Název, Město, Stát Pole pro zadání kritérií pro vyhledávání konkrétních položek v číselníku, samotné vyhledávání se pak spustí klávesou Enter nebo tlačítkem Vyhledat. Tlačítko Zrušit filtr zruší všechna zadaná kritéria a zobrazí všechny záznamy číselníku. Schválení, Neschválení Rychlé vyhledání vydavatelů podle toho, zda jsou schválení či nikoliv. Tlačítko Vše tento filtr zruší. Bez publikací, S publikacemi Rychlé vyhledání vydavatelů podle toho, zda se vyskytují nebo nevyskytují v záznamech publikací. Tlačítko Vše tento filtr zruší. Tlačítka s písmeny Filtrování vydavatelů podle prvního písmene názvu, tlačítko Vše tento filtr zruší. Tlačítka s kódy zemí Rychlé vyhledávání vydavatelů podle zemí, ve kterých působí. Tlačítko Vše tento filtr zruší. PŘIDÁVÁNÍ A EDITACE POLOŽEK ČÍSELNÍKU Se záznamy v číselníku můžeme pracovat pomocí tlačítek ve spodní části obrazovky: Přidání nového vydavatele Tlačítko Přidat nového vydavatele, otevře se níže popsaný formulář, který musíme vyplnit a uložit. Oprava údajů o vydavateli Tlačítko Opravit vydavatele otevře formulář s údaji o vydavateli, ty upravíme a formulář uložíme. Smazání vydavatele Pro vymazání vydavatele ho musíme nejprve označit v číselníku zeleným kurzorem, s použitím tlačítka Opravit vydavatele otevřít formulář a ve spodní části tohoto formuláře pouzí tlačítko Vymazat vydavatele. 43

44 FORMULÁŘ PRO ZADÁNÍ NOVÉHO VYDAVATELE Název Oficiální název vydavatele. Město Město, kde vydavatel obvykle působí. Pokud je měst více, můžeme vydavatele do číselníku uložit víckrát a do názvu přidat odlišovací příznak v hranaté závorce, např. Elsevier[NY] a Elsevier[PA]. Stát Stát, ve kterém vydavatel obvykle působí. Pokud je států více, můžeme vydavatele do číselníku uložit víckrát a do názvu přidat odlišovací příznak v hranaté závorce, např. Blackwell[US] a Blackwell[GB]. Schváleno Tlačítko pro označení záznamu schváleného odpovědnou osobou. Vyplněný formulář uložíme tlačítkem Uložit změny. 44

45 4.1.4 ČÍSELNÍK ZDROJŮ Číselník zdrojů je sdružený číselník, ve kterém se evidují knihy, časopisy, případně sborníky. ZOBRAZENÍ V horní části okna jsou nástroje pro filtrování položek číselníku, pod filtry je samotný seznam položek a ve spodní části okna jsou tlačítka pro práci s číselníkem. Seznam položek číselníku je zobrazen po stránkách o 30 záznamech, po kterých je možné listovat pomocí navigačních odkazů pod seznamem. Tlačítka pro export záznamů Po stisknutí tlačítka se provede export vyfiltrovaných záznamů do formátu odpovídajícího použité ikoně: excel s čísly oddělenými čárkou, excel s čísly oddělenými tečkou, word, PDF na výšku, PDF na šířku nebo webový archiv MHTML. Sloupce seznamu: Název zdroje ISSN/ISBN Typ IF Oficiální název časopisu, knihy, sborníku ISSN je mezinárodní standardní číslo časopisu dohledatelné v bibliografických databázích, např. Web of Science. ISBN je mezinárodní standardní číslo knihy, mělo by být uvedeno v publikaci, v současné době může mít buď 10 cifer se třemi pomlčkami nebo 13 cifer se čtyřmi pomlčkami. Struktura ISBN je popsána např. na nebo na Klasifikace typu časopisu, např. vědecký, odborný. Impakt faktor časopisu a příslušný rok - poslední hodnota z historie vyplněné v záznamu časopisu včetně roku, ke kterému se vztahuje. Vydavatel Oficiální vydavatel zdroje PBZ Počet bibliografických záznamů, ve kterých se daný zdroj vyskytuje. Kliknutím na číslo se všechny uvedené záznamy zobrazí a je možné je následně editovat. 45

46 VYHLEDÁVÁNÍ Název, ISSN/ISBN, Typ, IF, Vydavatel Pole pro zadání kritérií pro vyhledávání konkrétních položek v číselníku, samotné vyhledávání se pak spustí klávesou Enter nebo tlačítkem Vyhledat. Tlačítko Zrušit filtr zruší všechna zadaná kritéria a zobrazí všechny záznamy číselníku. Bez publikací, S publikacemi Rychlé vyhledání zdrojů podle toho, zda se vyskytují nebo nevyskytují v záznamech publikací. Tlačítko Vše tento filtr zruší. Tlačítka s písmeny Filtrování zdrojů podle prvního písmene názvu, výběr se zruší použitím tlačítka Vše. Knihy s ISBN, Časopisy s ISSN Ryché vyhledání zdrojů s ISBN a ISSN, výběr se zruší použitím tlačítka Vše. PŘIDÁVÁNÍ A EDITACE POLOŽEK ČÍSELNÍKU Se záznamy v číselníku můžeme pracovat pomocí tlačítek ve spodní části obrazovky: Přidání nového zdroje Tlačítko Přidat nový zdroj otevře se níže popsaný formulář, který musíme vyplnit a uložit. Oprava údajů o zdroji Tlačítko Opravit zdroj otevře formulář s údaji o zdroji, ty upravíme a uložíme. Smazání zdroje Pro vymazání zdroje musíme nejprve označit zdroj v číselníku zeleným kurzorem, s použitím tlačítka Opravit zdroj otevřít formulář a ve spodní části tohoto formuláře pouzí tlačítko Vymazat zdroj. 46

47 FORMULÁŘ PRO ZADÁNÍ NOVÉHO ZDROJE Název Název zdroje Zkratka Zkrácený název časopisu pro účely exportů. Jednotlivá slova se zkracují podle daných pravidel, celé zkratky se dají dohledat v bibliografických databázích, např. Web of Science. ISSN/ISBN Podrobněji popsáno výše v sekci Zobrazení. Na poleje napojena kontrola správnosti vyplněného čísla pomocí ověřování kontrolní cifry ISBN (poslední cifra), příp. maska, která přesně vymezuje formát zadávaného čísla. IF Aktuální impakt faktor. Typ Rozlišení typu zdroje, např. odborný, vědecký Vydavatel Vydavatel zdroje, vybírá se z připojeného číselníku vydavatelů. Pokud je v číselníku zdrojů vyplněný vydavatel, ve formuláři bibliografického záznamu se při výběru zdroje automaticky vyplní pole Vydavatel a Místo vydání. Historie IF-IFa Rok Historie impakt faktorů. Pro přidání nového IF přidáme řádek pomocí tlačítka Přidat další rok. Nejnovější IF z této historie se zobrazí v seznamu zdrojů. Křížkem na konci každého řádku se příslušný řádek odstraní. Vyplněný formulář uložíme tlačítkem Uložit změny. 47

48 4.1.5 ČÍSELNÍK GRANTŮ ZOBRAZENÍ V horní části okna jsou nástroje pro filtrování položek číselníku, pod filtry je samotný seznam položek a ve spodní části okna jsou tlačítka pro práci s číselníkem. Seznam položek číselníku je zobrazen po stránkách o 30 záznamech, po kterých je možné listovat pomocí navigačních odkazů pod seznamem. Tlačítka pro export záznamů Po stisknutí tlačítka se provede export vyfiltrovaných záznamů do formátu odpovídajícího použité ikoně: excel s čísly oddělenými čárkou, excel s čísly oddělenými tečkou, word, PDF na výšku, PDF na šířku nebo webový archiv MHTML. Sloupce seznamu: Číslo grantu GA Typ RIV PP Číslo grantu ve tvaru uvedeném v CEP nebo CEZ Grantová agentura Typ grantu - P projekt, Z záměr, N neveřejný zdroj, 0 operační program, V Veřejné N = ne, nejde zdroje do RIV, A = ano, jde do RIV Plněno pumpou Název grantu Název grantu tak, jak je uvedený v CEP nebo CEZ Trvání PBZ Export RVV Počáteční a konečný rok řešení grantu Počet bibliografických záznamů, ve kterých je grant uveden. Číslo funguje jako odkaz, který zobrazí tyto záznamy v hlavním okně se seznamem bibliografických záznamů. Možnost exportu do PDF nebo MS WORD. Odkaz na detail v CEP 48

49 VYHLEDÁVÁNÍ Číslo, GA (Grantová agentura), Typ, Název, Rok od, do, Řešitel Pole pro zadání kritérií pro vyhledávání konkrétních položek v číselníku, samotné vyhledávání se pak spustí klávesou Enter nebo tlačítkem Vyhledat. Tlačítko Zrušit filtr zruší všechna zadaná kritéria a zobrazí všechny záznamy číselníku. Bez publikací, S publikacemi Rychlé vyhledání grantů podle toho, zda jsou navázané na nějaké publikace. Tlačítko Vše tento filtr zruší. Nepumpované, Pumpované Rychlé vyhledání grantů podle toho, zda se do číselníku "pumpují" automaticky či nikoli. Tlačítko Vše tento filtr zruší. RIV, neriv Rychlé vyhledání grantů podle toho, zda se vykazují do RIV. Tlačítko Vše tento filtr zruší. AVO, GAO, MPO, MSM, MZO, UK Rychlé vyhledání grantů podle jednotlivých poskytovatelů. Tlačítko Vše tento filtr zruší. PŘIDÁVÁNÍ A EDITACE POLOŽEK ČÍSELNÍKU Se záznamy v číselníku můžeme pracovat pomocí tlačítek ve spodní části obrazovky: Přidání nového grantu Tlačítko Přidat nový grant, otevře se níže popsaný formulář, který musíme vyplnit a uložit. Oprava údajů o grantu Tlačítko Opravit grant otevře formulář s údaji o grantu, ty upravíme a uložíme. Smazání grantu Pro vymazání grantu musíme nejprve označit grant v číselníku zeleným kurzorem, s použitím tlačítka Opravit grant otevřít formulář a ve spodní části tohoto formuláře použít tlačítko Vymazat grant. 49

50 Všechny údaje potřebné v vyplnění formuláře výzkumného projektu nebo záměru českého poskytovatele najdeme v evidencích CEP a CEZ. Název grantu, Název grantu anglicky Přesné znění názvu. Číslo grantu Číslo grantu, tak jak je uvedeno v CEP nebo CEZ, např. NR5899. Typ Typ grantu - P projekt, Z záměr, N neveřejné zdroje, O operační program, V Veřejné zdroje. Grantová agentura Grantová agentura, která je poskytovatelem grantu. Kód programu Vnitřní kód programu daného poskytovatele. Pro nabídku odpovídajících položek je potřeba před otevřením číselníku zadat poskytovatele v předchozím poli. Interní číslo Interní číslo grantu používané v rámci instituce. Stupeň důvěrnosti Míra důvěrnosti grantu, odpovídající hodnota se vybírá ze seznamu v poli. RIV Zatržítko pro granty, které se vykazují do RIV. Obory: Hlavní, Vedlejší, Další vedlejší Vědní obory dle číselníku RIV. 50

51 Druh soutěže Veřejná soutěž nebo veřejná zakázka. Pokud ani jedna položka neodpovídá, necháme hodnotu Nevybrán Id. kód Identifikační kód veřejné soutěže. Anotace, Anotace anglicky Krátká anotace ke grantu. Poznámka Poznámka ke grantu. Klíčová slova Klíčová slova vztahující se k předmětu grantu. Řešitelé grantu Pomocí tlačítka Přidat řešitele se otevře formulář s napojením na číselník autorů dané instituce a vybere se řešitel. Rok od, Rok do, Měsíc od, Měsíc do Doba řešení grantu, rok se zapíše ve tvaru RRRR, měsíc číslem ve tvaru MM. Vyplněný formulář uložíme pomocí tlačítka Uložit změny ve spodní části formuláře. 51

52 4.1.6 SPRÁVA LITERÁRNÍCH FOREM Literární formy jsou nejdůležitější součástí správy systému. Zde se definuje, jakým způsobem se která práce do databáze zadává, jak budou záznamy členěny z hlediska typu (článek, monografie, přednáška, patent atd.). Každý typ práce je definován vlastní literární formou, která určuje veškeré atributy chování záznamu (vazba na RIV a na strukturu typů vlastních prací, definice polí formuláře pro zadávání záznamu, jejich propojení s číselníky, určování povinných a nepovinných polí atd.). PŘIDÁNÍ NOVÉ LITERÁRNÍ FORMY Nová literární forma se přidá kliknutím na volbu Nová forma v horní částí levého sloupce, tím se otevře základní formulář. 52

53 Literární forma Název literární formy, který vystihuje typ práce (např. Kapitola ve sborníku) RIV Obsahuje seznam forem dle struktury RIV, pokud se má zadávaná forma do RIV exportvoat, vybereme odpovídající položku. Na základě tohoto přiřazení bude probíhat export do RIV a název literární formy se červeně zabarviv seznamu při zadávání nového záznamu. Pokud se zadávaná forma nebude exportovat do RIV, pole zůstane prázdné. ISO 690 Obsahuje seznam typů publikací, jejichž bibliografickou strukturu definuje ČSN ISO 690. Podle zvoleného typu publikace se bude vytvářet stejnojmenný výstup vyvolaný tlačítkem Exporty v okně se záznamy. Platnost od, Platnost do Možnost časového omezení platnosti literární formy. Pokud má forma ukončenou platnost, bude se nadále nabízet ve filtrování, ale ne pro vytvoření nového záznamu. Informace o lit. formě Obsah tohoto pole se zobrazí jako nápověda při najetí kurzorem na název literární formy v seznamu, který se otevře při zadávání nebo kopírování záznamu. Typ vlastních prací Vybírá se z číselníku Typy vlastních prací prostřednictvím ikonky na konci řádku. Vybraná položka se bude nabízet k výběru v poli Typ vlastních prací ve formuláři záznamu publikace. Po vyplnění formuláře uložíme záznam pomocí tlačítka Uložit záznam a právě zadaná forma se objeví v seznamu v levém sloupci. DEFINICE JEDNOTLIVÝCH POLÍ: Kliknutím na název právě vytvořené literární formy otevřeme formulář pro editaci jednotlivých polí. Pro přidání pole použijeme tlačítko. 53

54 V levé části okna nahoře je název literární formy, pod ním záložka právě přidaného pole, vpravo formulář pro definici pole a plovoucí okno se seznamem polí, která lze do literární formy použít. Pro nastavení pole klikneme na jeho název v plovoucím okně (např. Autor) a vyplníme formulář: Název pole (vnitřní) Nedá se editovat, vyplní se automaticky. Typ (vnitřní kód) Nedá se editovat, vyplní se automaticky. Nadpis pole (Label) Nedá se editovat, vyplní se automaticky. Popis pole (MiniHELP) Krátká nápověda k poli, bude se zobrazovat ve formuláři bibliografického záznamu. Stav Pomocí položky z nabízeného seznamu určíme, zda je vyplnění pole povinné, nepovinné nebo se má na jeho nevyplnění jen upozornit. Při této volbě je možné rozlišit též uplatněný a neuplatněný výsledek. Ve formuláři bibliografického záznamu budou povinná pole nadepsaná červeně, pole s upozorněním žlutě a nepovinná černě. Popisek (Alternativní Label) Pokud chceme změnit název pole ve formuláři bibliografického záznamu, v tomto poli uvedeme požadovaný název. Maska Přesné vymezení struktury položky, který se do tohoto pole bude vyplňovat. Číselník Připojení univerzálního číselníku k poli. Příslušný číselník vybereme ze senamu, který se nabídne po kliknutí na šipku, můžeme ho i upravir či vytvořit nový pomocí odkazů Upravit obsah číselníku a Přidat nový číselník. Použití číselníku V případě, že jsme k poli připojili některý z číselníků, volbou Číselník doporučen umožníme vkladateli zapsat i text, který se v číselníku nevyskytuje, nebo volbou Pouze z číselníku určíme, že se do pole může zapsat pouze položka z připojeného číselníku. Info o poli (MaxiHELP) Nápověda k poli, bude se zobrazovat ve formuláři bibliografického záznamu. Po vyplnění všech těchto údajů uložíme definici pole tlačítkem Uložit změny. Pro další pole opakujeme postup od použití tlačítka Přidat pole. EDITACE A MAZÁNÍ LITERÁRNÍCH FOREM Změnu základního nastavení literární formy provedeme pomocí ikony, vlevo od názvu formy, tlačítkem celou literární formu smažeme. Pro editaci jednotlivých polí klikneme na název formy, kterou chceme editovat, otevře se formulář. Ve sloupci s názvy polí vybereme to, které chceme upravovat, provedeme požadované změny a nakonec uložíme tlačítkem Uložit změny. 54

55 4.1.7 TYPY VLASTNÍCH PRACÍ Číselník typů vlastních prací se vytváří na základě struktury dané vnitřními předpisy instituce, slouží k hodnocení publikační aktivity pomocí bodů, které se jednotlivým typům prací přidělují. Typy vlastních prací jsou uspořádány ve stromové struktuře, v hranaté závorce se u každého typu zobrazuje jeho bodová hodnota. Přidání nového typu vlastní práce Pro přidání nového typu nejprve umístíme kurzor na položku, které bude nová položka podřízená. V případě, že nová položka bude hlavní, kurzorem označíme přímo nadpis Typy vlastních prací. Pomocí tlačítka Nový typ zobrazíme formulář pro zadání názvu typu, ten vyplníme a uložíme. Body se přidělují přímo v tabulce ve sloupci Body, tento údaj se nijak nepotvrzuje, ukládá se automaticky. Možnosti editace Typy vlastních prací můžeme přejmenovávat nebo přesunovat pomocí příslušných tlačítek. Pro smazání typu označíme příslušnou položku kurzorem a použijeme tlačítko Smazat. 55

56 4.1.8 UNIVERZÁLNÍ ČÍSELNÍKY Pro libovolné pole bibliografického záznamu je možné definovat vlastní číselník. Stejně tak je možné jeden existující číselník libovolně přiřadit libovolnému poli literární formy. ZOBRAZENÍ V levé části obrazovky v modrém sloupci se zobrazuje seznam vytvořných číselníků. Detail číselníku se zobrazí po kliknutí na jeho název v tomto sloupci. Hlavní okno obrazovky je uvozeno názvem číselníku a jeho základním formulářem s poli pro vymzení platnosti a s ovládacími tlačítky. Ve druhé sekci se zobrazují samotné hodnoty číselníku a poslední část okna informuje o tom, ve kterých literárních formách a jejich polích je číselník použit. PŘIDÁNÍ NOVÉHO ČÍSELNÍKU Pro přidání nového číselníku klikneme na odkaz Nový číselník v levém sloupci. Otevře se formulář, ve kterém vyplníme název číselníku, případnou platnost od-do (nepovinné) a tlačítkem Uložit záznam formulář uložíme. V levém sloupci klikneme na název právě vytvořeného číselníku a pomocí tlačítka Nová položka přidáváme jednotlivé položky číselníku, křížkem na konci řádku se dají mazat. Nakonec vše uložíme tlačítkem Uložit záznam v horní části okna. EDITACE A VÝMAZ ČÍSELNÍKU Pro změnu platnosti číselníku přepíšeme údaje v příslušných polích a uložíme tlačítkem Uložit záznam. Změnu obsahu polí provedeme buď prostou editací přímo v existujících polích, nebo přidáváním a mazáním položek stejně jako při zadávání nového záznamu. Úpravy je nutné uložit tlačítkem Uložit záznam. Mazání číselníku se provede použitím tlačítka Vymazat záznam. 56

57 4.1.9 UPOZORNĚNÍ Tato agenda umožňuje zadávat texty, které se zobrazují v sekci Informace na hlavní stránce aplikace. Nové upozornění se přidá pomocí tlačítka Nové upozornění a následným vyplněním textu do řádku ve sloupci text a případně časové platnosti. Pro formátování textu je možné použít HTML. Platnost od-do znamená, že dané upozornění bude zobrazeno pouze ve dnech, které jsou uvnitř časového intervalu. Zadáním pouze jednoho okrajového data je možné zadat i otevřený interval. Pro vymazání je možné použít tlačítko X na konci řádku nebo nastavit časovou platnost tak, aby se nadále toto upozornění nezobrazovalo. Všechny provedené změny je nutné uložit pomocí tlačítka Uložit změny. 57

58 4.2 PŘÍSTUPY Agenda pro správu čekáren, uživatelů, jejich práv a rolí. Každý uživatel musí mít přidělenou čekárnu, do které může vkládat záznamy a ve které bude mít v závislosti na dalších právech možnost již vytvořené záznamy editovat. Na všechny akce v systému je zapotřebí mít přidělená práva, některá nastavuje administrátor z instituce prostřednictvím agendy Skupiny uživatelů, ostatní jsou zatím spravovaná autorem systému, tj. firmou DERS s.r.o ČEKÁRNY Agenda pro správu čekáren, tj. jejich vytváření, editaci a mazání a přiřazování uživatelů, kteří by měli mít právo na editaci záznamů v dané čekárně. Zobrazení V levé části se nachází seznam vytvořených čekáren, v pravé části se zobrazuje detail čekárny, kterou právě vytváříme nebo editujeme. Vytvoření nové čekárny Klikneme na text Nová čekárna v horní části levého okna. V pravém okně se otevře formulář pro vyplnění údajů nové čekárny. Název čekárny pro název je možno použít českou diakritiku, max. délka pole je 48 znaků ID libovolné celé číslo, které slouží jako unikátní identifikátor čekárny, použitá čísla jsou zobrazena v seznamu již existujících čekáren v levém okně Další uživatel kliknutím na tlačítko přidáme řádek pro zadání uživatele, který bude mít právo na editaci záznamů v této čekárně. Uživatele vybereme z číselníku přístupného přes ikonu za polem, celý řádek vymažeme tlačítkem X na konci příslušného řádku. Záznam uložíme tlačítkem Uložit změny. Editace čekárny V levém okně vybereme čekárnu, kterou chceme editovat. V pravém okně se zobrazí formulář s údaji o čekárně, provedeme zde požadované změny stejným způsobem jako při vytváření záznamu a vše uložíme tlačítkem Uložit změny. 58

59 Odstranění čekárny V levém okně vybereme čekárnu, kterou chceme odstranit. V pravém okně se zobrazí formulář s údaji o čekárně, ve spodní části tohoto formuláře klikneme na tlačítko Vymazat čekárnu SPRÁVA ROLÍ Tato agenda je zatím spravovaná firmou Ders jako administrátorem systému. Pomocí rolí se sestavují balíčky práv a některých nastavení pro jednotlivé skupiny uživatelů SKUPINY UŽIVATELŮ Agenda pro přidělování základních práv jednotlivým skupinám uživatelů. Zobrazení V levé části se nachází seznam existujících skupin uživatelů. Kliknutím na červený text jen prava zobrazíme nastavení skupiny bez seznamu uživatelů ve skupině, protože tento seznam je v některých případech velice obsáhlý, což způsobuje dlouhé načítání záznamu a následně jeho menší přehednost. Pro zobrazení celého záznamu i se seznamem uživatelů je potřeba kliknout na název nebo popis skupiny (bílý nebo žlutý text). V pravé části se zobrazuje detail skupiny, která byla označena v seznamu vlevo. 59

60 Vytvoření nové skupiny uživatelů Klikneme na text Nová skupina uživatelů v horní části levého okna. V pravém okně se otevře formulář pro vytvoření nové skupiny. Název skupiny Popis libovolný text popisující skupinu Další uživatel kliknutím na tlačítko přidáme řádek pro zadání uživatele, který bude disponovat právy definovanými v této skupině. Uživatele vybereme z číselníku přístupného přes ikonu za polem, celý řádek vymažeme tlačítkem X na konci příslušného řádku. Práva uživatelů ve skupině u jednotlivých práv úroveň oprávnění pro danou skupinu. Některá práva jsou pozůstatkem z OBD Pro (např. poslat do centra...), ta se nechají v původním nastavení. Záznam uložíme tlačítkem Uložit změny. Editace skupiny V levém okně vybereme skupinu uživatelů, kterou chceme editovat. V pravém okně se zobrazí formulář se zadanými údaji, provedeme zde požadované změny stejným způsobem jako při vytváření záznamu a vše uložíme tlačítkem Uložit změny. Odstranění skupiny V levém okně vybereme skupinu, kterou chceme odstranit. V pravém okně se zobrazí formulář s vyplněnými údaji, ve spodní části tohoto formuláře klikneme na tlačítko Vymazat skupinu. 60

61 4.2.4 UŽIVATELÉ OBD Agenda pro správu jednotlivých uživatelů, jejich přidělení do skupin a čekáren. Zobrazení V levé části se nachází seznam uživatelů zobrazovaný postupně po kliknutí na vybrané počáteční písmeno uživatelského jména, v pravé části se zobrazuje detail uživatele, kterého právě vytváříme nebo editujeme. Vytvoření nového uživatele Klikneme na text Nový uživatel v horní části levého okna. V pravém okně se otevře formulář pro vyplnění údajů. Uživatelské jméno login, pod kterým se bude uživatel přihlašovat Jméno a příjmení Jméno a příjmení uživatele Popis např. pracovní zařazení, příp. jakýkoli jiný text specifikující uživatele Heslo, Ověření hesla zadávání hesla je závislé na způsobu evidence osob a uživatelů každé instituce, zpravidla se v tomto místě heslo nezadává, přebírá se automaticky z jiného systému nebo se zadává prostřednictvím verso. Pokud aplikace pro uložení záznamu uživatele heslo vyžaduje, zadá se libovolný znak, skutečné heslo bude přebírané odjinud. Pracoviště pracoviště uživatele se vybere z číselníku, pomocí odkazu Více pracovišť je možno přidat pole pro další pracoviště Další skupina zařazení uživatele do skupiny uživatel, která vymezuje oprávnění pro jednotlivé akce v aplikaci, tlačítko X na konci řádku skupinu vymaže Další čekárna přiřazení čekárny, do které bude mít uživatel přístup, to znamená bude moci zobrazovat formulář s detailem záznamu a ukládat nový záznam (pokud není právo ve skupině uživatelů definováno jinak) Záznam uložíme tlačítkem Uložit změny. Editace uživatele V levém okně vybereme uživatele, kterého chceme editovat. V pravém okně se zobrazí formulář s jeho údaji, provedeme zde požadované změny stejným způsobem jako při vytváření záznamu a vše uložíme tlačítkem Uložit změny. Odstranění uživatele V levém okně vybereme uživatele, kterého chceme odstranit. V pravém okně se zobrazí formulář s vyplněnými údaji, ve spodní části tohoto formuláře klikneme na tlačítko Vymazat uživatele. 61

62 5 OBD PUBLIC OBD Public je doplňkovým modulem programu OBD. Slouží k prezentování záznamů publikační činnosti na webu, kde jsou k dispozici široké veřejnosti. Jeho součástí jsou jednoduché vyhledávací nástroje, záznamy se dají třídit dle autorů, názvu, literárních forem, pracovišť a let. Výstup slouží především pro prohlížení v internetovém prohlížeči, pro uložení výsledků hledání můžeme využít funkci převedení do jednoduchého textového formátu. VYHLEDÁVÁNÍ Rozšířené/jednoduché vyhledávání Tento odkaz přepíná mezi jednoduchým a rozšířeným formulářem pro vyhledávání záznamů. Jednoduché vyhledávání obsahuje pouze pole pro zadání řetězce pro fulltextové vyhledávání a roky, rozšířený formulář obsahuje několik samostatných filtrů. Filtry Fulltext vyhledává zadaný řetězec ve všech dostupných polích záznamu Hledej...v poli do prvního pole se zadá hodnota, kterou je potřeba vyhledat a v druhém poli se vybere pole záznamu, ve kterém se má hodnot hledat. Autor, pracoviště, struktura, forma hodnota pro vyhledávání se vybere z číselníku, který se otevře tlačítkem Výstupní šablona Z číselníku (tlačítko za polem) je možno vybrat šablonu, podle které se zobrazí seznam vyhledaných záznamů. Šablony se vytváří v modulu Report, kde se v záhlaví detailu šablony zatrhne volba Použít v OBD Public. Zobrazit záznamů Počet záznamů, které se zobrazí na jedné stránce. Vyprázdnit Vymaže všechna aktuálně zadaná kritéria, formulář bude prázdný. Vyhledat Vyhledá záznamy podle zadaných kritérií. 62

63 SEZNAM ZÁZNAMŮ (VÝSLEDEK HLEDÁNÍ) Navigace Počet zobrazených záznamů zobrazuje se nad seznamem záznamů Pohyb po jednotlivých stranách seznamu pod seznamem záznamů jsou čísla stran seznamu, klikáním na čísla se zobrazují jednotlivé strany Zobrazení záznamů Záznamy jsou zobrazeny podle šablony zvolené v sekci pro vyhledávání, pokud není zvolena žádná šablona, zobrazí se podle výchozího nastavení. Každý záznam je zároveň hypertextovým odkazem na vlastní detail, který zobrazuje všechna pole ze záznamu v OBD. Pro návrat z detailu na seznam použijeme tlačítko Zpět v prohlížeči. Exportovat filtrované záznamy Po kliknutí na tento odkaz se nabídnou stejné exporty jako v okně se záznamy v OBD, výběrem příslušného exportu se buď vygeneruje seznam podle zvolené šablony, který je možno dále exportovat do souboru nebo se rovnou vytváří soubor k uložení (např. u formátu xls). 63

64 6 OBD REPORT OBD Report je doplňkovým modulem programu OBD od verze 2.5. Umožňuje velice variabilní nastavení tiskových výstupů záznamů z databáze, vybraná data je možno snadno exportovat do libovolných formátů jako např. ČSN ISO 690 nebo vytvářet formátované podklady pro publikační ročenky. Modul je provázaný se správou literárních forem, pro každou z nich máme možnost výběru polí, která se budou exportovat, nastavení jejich pořadí, interpunkce mezi nimi a případné textové řetězce, které mohou jednotlivým polím předcházet či za nimi následovat. U každého poleje navíc možnost nastavení kurzívy a tučného, podtrženého či škrtnutého písma. U výsledného soupisu citací je k dispozici volba třídění dokumentu dle roku, autorů, pracovišť, forem a stavů rozpracovanosti, některá kritéria se dají kombinovat. DEFINICE ŠABLON Sekce pro vytváření exportních šablon, podle kterých se exportují záznamy z OBD do formátovaných textových souborů. V rámci jedné šablony se definuje nastavení pro každou jednotlivou literární formu (může, ale nemusí). Pro různé typy výstupů (např. podle ČSN ISO 690 nebo podle formátů jednotlivých časopisů) se pak používají různé šablony. V rámci definice šablony se volí jednotlivá pole bibliografického záznamu a "rovnají" se za sebou, jak mají být exportována. Kromě samotného pole je možné přidávat i doplňkové texty (Předchůdce, Následovník, Oddělovač, Rozdělovník a Spojovník), které dotvářejí výslednou textovou podobu exportovaného záznamu. 64

65 ZOBRAZENÍ V horní části okna jsou nástroje pro filtrování v seznamu šablon, pod filtry je samotný seznam a ve spodní části okna jsou tlačítka pro práci se šablonami. Seznam je zobrazen po stránkách o 30 záznamech, po kterých je možné listovat pomocí navigačních odkazů pod seznamem. Sloupce seznamu: Název šablony Popis šablony Autor (vlastník) Sdílená Náhled Název šablony Bližší popis šablony, měl by specifikovat vzhled výstupu, který bude na základě šablony vytvořen Uživatel, který šablonu vytvořil Nastavení sdílení šablony mezi více uživateli (Ano/Ne) Na základě nastavení šablony zobrazí náhled záznamů, jejichž vlastníkem je aktuální uživatel VYHLEDÁVÁNÍ Název, Popis, Vlastník Pole pro zadání kritérií pro vyhledávání konkrétních šablon, samotné vyhledávání se pak spustí klávesou Enter nebo tlačítkem Vyhledat. Tlačítko Zrušit filtr zruší všechna zadaná kritéria a zobrazí všechny šablony. Jen moje Rychlé vyhledání šablon, jejichž tvůrcem je aktuálně přihlášený uživatel. Talčítko Vše zruší zadaný filtr. 65

66 VYTVOŘENÍ NOVÉ ŠABLONY Nová šablona se vytvoří pomocí tlačítka Přidat šablonu umístěného pod seznamem šablon. Otevře se následující formulář: Název Název šablony Vlastník Automaticky se vyplní aktuálně přihlášený uživatel, pole nelze editovat. Popis Bližší popis šablony, měl by specifikovat vzhled výstupu, který se na základě šablony vytvoří. Zkopírovat existující šablony S nabízeného číselníku můžeme vybrat již vytvořenou sestavu, kterou použijeme jako základ pro vytvoření nové šablony. Sdílet šablonu Zaškrtávací pole pro možnost sdílení šablony mezi více uživateli. Typ číslování Číslování záznamů ve finálním výstupu podle této šablony. Po vyplnění formuláře uložíme nastavení pomocí tlačítka Uložit záznam a tím se otevře další formulář pro samotnou definici vzhledu exportovaných záznamů. 66

67 V levém sloupci se vygeneruje seznam literárních forem podle jejich definice v modulu OBD - správa. Pro každou literární formu se může definovat vlastní nastavení, pokud definováno nebude, exporty se budou generovat podle definice na kartě Obecné nastavení (první položka v seznamu literárních forem). Pro každou nastavovanou formu se volí jednotlivá pole bibliografického záznamu (vybírají se z číselníku) a "rovnají" se za sebou, jak mají být exportována. Kromě samotného pole je možné přidávat i doplňkové texty (Předchůdce, Následovník, Oddělovač, Rozdělovník a Spojovník), které dotvářejí výslednou textovou podobu exportovaného záznamu. Význam jednotlivých textových "doplňků": Předchůdce - text, který je předsazen před vlastní obsah pole, ale pouze za předpokladu, že tento obsah není prázdný Následovník - text, který následuje po vlastním obsahu pole, ale pouze za předpokladu, že tento obsah není prázdný Oddělovač - text, který následuje po obsahu pole (a následovníku) a to bez ohledu na to, zda je obsah pole prázdný Rozdělovač - text, který se vyheldává v obsahu pole a podle tohoto textu se tento rozdělí... Spojovač -..., aby se následně spojil tímto textem Jelikož se zde pracuje s texty, které mohou obsahovat (a velice často obsahují) mezery, jsou mezery reprezentovány znakem _ [ds:podtržítko], aby byly zřejmé a dobře viditelné. Následují zaškrtávací políčka, ve kterých máme možnost navolit pro každé pole typ písma. Navigační tlačítka na koci řádku: Zleva: posun pole na začátek, posun pole o pozici výš, výmaz pole, posun pole o pozici níž, posun pole na konec. Hotovou definici je nutné uložit tlačítkem Uložit záznam ve formuláři s navolenými poli. 67

68 ROZDĚLOVAČ A SPOJOVAČ PŘÍKLADY: a) Rozděl a spoj klíčová slova mám oddělena středníkem (bez mezer): řepa;dědeček;babička;vnučka;pes;kočka;myš a chci ve výstupu je mít oddělená čárkou a mezerou: řepa, dědeček, babička, vnučka, pes, kočka, myš Rozdělovník je [ds:středník] Spojovník je [ds:čárka][ds:mezera] b) Po písmenkách Speciální funkce rozdělovníku je rozdělení "po písmenkách". Použití je například u Iniciál, kterých se může vyskytnout více. Jsou zadávány bez mezer jako první písmena křestních jmen (Karel Václav Rais - iniciály = KV) v exportu budu chtí následovat tyto (všechny jednotlivě) iniciály tečkou. Následovník [ds:tečka] Rozdělovník [ds:stříška] Spojovník [ds:tečka] SPECIÁLNÍ (MULTI)POLE Pole Autor a Grant jsou rozdělena na menší části (příjmení, jméno, číslo grantu,...), se kterými se pracuje jako se samostatnými poli - mají vlastní sadu textových doplňků (Před..., Násl..., Odd..., Roz..., Spoj...). Export takovéhoto pole potom znamená, že se mi opakuje export pro jednotlivé (vyhovující) autory nebo granty. SPECIÁLNÍ POLE "POSLEDNÍ AUTOR" toto pole se využívá pro možnost oddělení posledního autora ve výčtu na základě počtu autorů v publikaci a počtu autorů exportovaných. toto pole je vyhodnocováno na přítomnost a v rámci (multi)pole Autor nezáleží na jeho pořadí. Pokud je v publikaci více autorů, než kolik jich je zobrazených, zobrazí se za posledním zobrazeným Následovník "Posledního autora". Pokud jsou zobrazeni všichni autoři z publikace (s vyjímkou publikací čítajících jediného autora), je před posledním autorem zobrazen Předchůdce "Posledního autora". Tímto lze docílit zobrazení: První-Jednoho První-Dvou a Druhý-Dvou První-Tří, Druhý-Tří a Třetí-Tří První-Čtyř, Druhý-Čtyř, Třetí-Čtyř a další. Nastavení: Pole Autor: Oddělovač -,_ Spojovač -,_ Pole Příjmení: Pole Iniciály: 68

69 Předchůdce - - Pole Poslední autor: Předchůdce - a Následovník - _a_další. SPECIÁLNÍ ZNAKY V textových doplňcích je možné používat speciální znaky, které napomoho lepšímu formátování výsledného textu. ^l - odřádkování ^h - horizontální čára (například pro oddělení jednotlivých záznamů) ^ (použitá v Rozdělovači) - rozdělení proběhne "po písmenkách" Úložiště Úložiště slouží pro uložení hotových přehledů publikační činnosti. Filtr V sekci filtr se do nabízených polí zadávají kritéria pro vyhledávání uloženého souboru. Volby Filtrovat záznamy - zobrazí soubory odpovídající kritériím zadaným v sekci Filtr. Vypnout filtr - zruší zadaný filtr a zobrazí všechny soubory. Nový záznam - přidá nový soubor. Výpis dle filtru Zobrazuje seznam uložených souborů odpovídajících výše zadaným filtrům. Ikona pro editaci údajů o uloženém souboru. Dodatečně lze upravit název, popis i samotný soubor. Ikona pro stahování suboru. 69

70 PŘIDÁNÍ NOVÉHO SOUBORU Nový soubor se přidá pomocí tlačítka Nový záznam v sekci Volby. Název Název sestavy - není zde limit pro používané znaky jako u názvu souboru. Popis Bližší popis obsahu přiloženého souboru. Vložit soubor Pomocí tlačítka Procházet vyhledáme na disku příslušný soubor. Vyplněný formulář uložíme tlačítkem Uložit záznam. STAŽENÍ ULOŽENÉHO SOUBORU Uložený soubor se stáhne pomocí tlačítka. Otevře se běžné okno pro stahování souboru dle použitého prohlíče a podle instrukcí v tomto okně soubor otevřeme nebo uložíme na disk. Editace záznamu a mazání souboru Již vytvořený záznam se může upravit pomocí tlačítka v příslušném řádku tbulky v sekci Výpis dle filtru. Po stisknutí tlačítka se zobrazí stejný formulář jako při zadávání nového záznamu, dodatečně lze upravit název, popis i připojit jiný soubor. Pro smazání souboru musíme nejdříve pomocí tlačítka otevřít formulář pro úpravu záznamu a zde použít tlačítko Vymazat záznam. 70

71 7 OBD STATISTIC OBD Statistic je doplňkovým modulem programu OBD od verze 2.5. Úkolem modulu je vytváření statistických výstupů nad vybranými záznamy z databáze OBD, dokáže určit počty publikací podle zdaných kritérií, pracuje s koeficienty pro autory tak, aby bylo možné odlišit míru autorského podílu jednotlivých autorů podle jejich pořadí v publikaci. Tyto koeficienty jsou variabilně nastavitelné dle vnitřních směrnic příslušné zpracovatelské instituce. Výsledným formátem je kontingenční tabulka, která obsahuje uživatelem navolená kritéria, např. "autoři" a k nim vypočítané hodnoty parametru zvoleného uživatelem, např. "počet prací dle literárních forem". Definice sestav Statistické výstupy se vytvářejí na základě sestav. Každá sestava definuje nastavení pro jeden typ výstupu v podobě kontingenční tabulky (např. Autoři dle literárních forem, Pracoviště podle bodů apod.). ZOBRAZENÍ V horní části okna jsou nástroje pro filtrování v seznamu šablon, pod filtry je samotný seznam a ve spodní části okna jsou tlačítka pro práci se šablonami. Seznam je zobrazen po stránkách o 30 záznamech, po kterých je možné listovat pomocí navigačních odkazů pod seznamem. Sloupce seznamu: Název sestavy Popis sestavy Název sestavy Bližší popis sestavy, měl by specifikovat obsah výsledného přehledu. Autor (vlastník) Uživatel, který sestavu vytvořil Sdílená Náhled Nastavení sdílení sestavy mezi více uživateli (Ano/Ne) Na základě nastavení sestavy zobrazí náhled záznamů, jejichž vlastníkem je aktuální uživatel 71

72 VYHLEDÁVÁNÍ Název, Popis, Vlastník Pole pro zadání kritérií pro vyhledávání konkrétních sestav, samotné vyhledávání se pak spustí klávesou Enter nebo tlačítkem Vyhledat. Tlačítko Zrušit filtr zruší všechna zadaná kritéria a zobrazí všechny sestavy. Jen moje Rychlé vyhledání sestav, jejichž tvůrcem je aktuálně přihlášený uživatel. Talčítko Vše zruší zadaný filtr. VYTVOŘENÍ NOVÉ SESTAVY Nová šablona se vytvoří pomocí tlačítka Přidat sestavu umístěného pod seznamem sestav. Otevře se následující formulář: 72

73 Detail sestavy Název - název sestavy Vlastník - zpravidla autor sestavy, vyplní automaticky aktuálně přihášeného uživatele. Popis - popis sestavy, objeví se v seznamu sestav. Sdílet sestavu - zaškrtávací tlačítko pro zvolení možností sdílení sestavy mezi více uživateli. Data kontingenční tabulky Volba typu hodnoty, se kterou se bude počítat. Body - přebírají se z číselníku typů vlastních prací, rozdělují se dle dalších nastavení. Impakt faktor - připravovaná funkce Počet publikací - výslednou hodnotou bude počet publikací. Výběr bibliobodů typů vlastní práce dle... Společného číselníku - body jsou čerpány ze společného číselníku typů vlastních prací. Struktury organizace - v případě individualizace typů vlastních prací na pracoviště jsou body čerpány podle této struktury. Způsob určení koeficientů Relativní - každý autor dostane podíl bodů podle koeficientů zadaných v níže uvedené tabulce. Celkový součet přidělených bodů je roven 100% bodové hodnoty přidělené danému typu práce. Příklad: 1. autor má koeficient 5, 2. autor 3, autor 1. Hodnota publikace je 20 bodů. 1. autor dostane 10 bodů, 2. autor 6 bodů a autor po dvou bodech. Absolutní - koeficient udává procenta z bodové hodnoty publikace, výsledný počet bodů bude přidělen každému autorovi. Součet všech přidělených bodů nemusí odpovídat celkové hodnotě publikace. Příklad: 1. autor má koeficient 50, autor 25, autor 10. Hodnota publikace je 20 bodů. 1. autor dostane 10 bodů, autor 5 bodů a autor po dvou bodech. Maximální počet - Koeficient udává procentní podíl z hodnoty publikace, který dostane každý autor při daném počtu autorů. Příklad: hodnota publikace je 20 bodů. 1 autor - 1. autor má koeficient 100 (20 bodů) 2 autoři - 1. autor má koeficient 60 (12 bodů), druhý autor 40 (8 bodů). Přerozdělení bibliobodů/hodnot impakt faktoru dle Mentálního podílu - hodnota zadávaná přímo ve formuláři každého záznamu u jednotlivých autorů. Koeficientů autorů - hodnota nastavená v následující tabulce: 73

74 Koeficienty autorů: Pomocí tlačítka Přidat nastavení koeficientů pro více autorů se zobrazí formulář pro nastavení koeficientů. Tlačítkem Přidat řádek, příp. Přidat více řádků zobrazíme nové řádky pro zadaní koeficientů pro autory. Rozpustit - pokud je v publikaci méně autorů, než zahrnuje definice, zbylé body se rozdělí mezi skutečný počet autorů v poměru podle zadaných koeficientů. Tabulka Přidat řádek - vybereme hodnoty, které se mají zobrazit jako řádky výsledné tabulky Přidat sloupec - vybereme hodnoty, které se mají zobrazit jako sloupce výsledné tabulky Vyplněný formulář je třeba uložit pomocí tlačítka Uložit sestavu, které se objeví ve spodní části obrazovky po zadání hodnot do řádků a sloupců tabulky. 74