NEWS ÚNOR Z růžového pekla do růžového ráje. Nové menu aplikace KS portál. Jak je to někdy s legislativou. Šablonovací systém.

Transkript

1 ÚNOR 2019 Z růžového pekla do růžového ráje Nové menu aplikace KS portál Jak je to někdy s legislativou Šablonovací systém Benefitní volno Lepší a užitečnější dialog KS WorkSession 2019 Témata pro další KS

2 Z růžového pekla do růžového ráje Takto lze nadneseně popsat možný pokrok ve zpracování ročního zúčtování záloh a daňového zvýhodnění a souvisejícího podepisování a dokládání mnoha dokumentů při využití aplikací KS mzdy PROFi a KS portál. A kdo by nechtěl mít klid a jistotu při řešení těchto nemilých povinností, které na zaměstnavatele klade legislativa? U nás v KS-programu víme, že mnohá mzdová účetní i personalistka jsou vděčné i za malé usnadnění jejich neustále se množících povinností. Proto jsme se při vývoji zaměřili na tuto složitou agendu nazývanou také růžové peklo a pokusili jsme se o její zjednodušení, zpřehlednění a snížení pracnosti. Zkrátka krásný a pohodový růžový ráj. První krok ovšem udělala mnohdy neoblíbená Finanční správa. Ta vydala 19. října 2017 sdělení pro plátce daně ze závislé činnosti k tiskopisu Prohlášení poplatníka daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti od zdaňovacího období 2018: Prohlášení k dani budou moci zaměstnanci předkládat a činit (tzn. podepisovat) nadále v listinné podobě, ale nově také v elektronické formě. V případě elektronické formy je však nutné, aby zaměstnavatel zajistil jednoznačnou identifikaci konkrétního zaměstnance. Například se bude jednat o učiněné prohlášení k dani elektronickým podpisem, nebo bude jednoznačná identifikace zaměstnance zajištěna elektronicky prostřednictvím interního informačního systému zaměstnavatele. (Online dostupné zde: Z uvedeného sdělení lze de facto vyčíst, že zaměstnanci mohou poskytnout informace a podepsat Prohlášení poplatníka elektronicky, tj. i pouhým kliknutím, bude-li zaměstnavatel schopen doložit, že klikl právě daný zaměstnanec. Totéž lze následně aplikovat i na Žádost o roční zúčtování daní. Otázkou tak zůstalo, zda lze identifikovat, který zaměstnanec kliknutím podepsal uvedené dokumenty. A na tuto otázku je jednoduchá odpověď ANO, lze. Každý zaměstnanec, který se přihlašuje do aplikace KS portál používá kombinaci údajů jméno a heslo. Respektive ověření dle Active Directory nebo SSO. Dle těchto klíčů pak lze jednoznačně určit, zda Prohlášení podepsal správný zaměstnanec. Proto byla v aplikaci KS portál připravena dvě nová workflow Prohlášení k dani a Žádost o roční zúčtování. Jejich funkcionalita je z pohledu uživatele (v tomto případě běžného zaměstnance) velmi jednoduchá a přehledná. V pozadí je však komplexní funkcionalita zajišťující předvyplnění dat, vkládání dat, kontrolu jejich správnosti, úpravu maximálních částek či následné uložení do konkrétních agend. Samozřejmostí je i uložení informace o změnách dat v čase za jednotlivé uživatele, kteří dokument v rámci workflow zpracovávali. Pojďme se detailněji podívat na jednotlivá workflow. Workflow Prohlášení k dani zobrazí zaměstnanci formulář s předvyplněnými údaji zadanými v aplikaci KS mzdy PROFi nebo prostřednictvím workflow Změna osobních údajů. Zaměstnanec tak provede pouze vizuální kontrolu a klikne na tlačítko podepsat. Vše je již v příslušných agendách uloženo (mzdové údaje, rodinné příslušníci, invalidita, atd.) a výpočet mezd proto probíhá správně, dle zadaných parametrů. Workflow Roční zúčtování daní opět zobrazí zaměstnanci příslušný daňový formulář s předvyplněnými údaji zadanými v aplikaci KS mzdy PROFi. Do příslušných polí doplní zaměstnanec informace potřebné pro provedení ročního zúčtování. Lze také přiložit dokumenty, které zaměstnancem uvedené skutečnosti dokládají. Takto jednoduché je to pro zaměstnance. 2

3 Žádost k prohlášení poplatníka Žádost o roční zúčtování Další průběh zpracování pak odpovídá nastavenému workflow. Každá organizace může mít vlastní nastavení, jak bude proces schvalování a zpracování dat probíhat. Je ale také možné využít i přednastavená workflow, jejichž schéma je zde zobrazeno. Smyslem obou procesů je dostat do aplikace KS mzdy PROFi potřebná data pro výpočet mezd a provedení ročního zúčtování daní. Protože za tyto výpočty zodpovídá zpravidla mzdová účetní, je také zpravidla tím, kdo v posledním kroku schvaluje vložené údaje. 3

4 Výhody plynoucí z takto nastaveného procesu lze jednoduše odvodit: úspora v tisku z důvodu minimalizace potřeby papírových dokumentů úspora v nákladech na skladování listinných dokumentů úspora času na distribuci a zpětný sběr vyplněných formulářů úspora času na přepisování dat z papírových formulářů do aplikace KS mzdy PROFi úspora času na ruční vyplňování stovky formulářů údaji, které jsou již vloženy v aplikaci snadná validace dat a příloh úspora času díky snadné kontrole: kdo požaduje roční zúčtování / potvrzení o příjmech kdo již odevzdal / neodevzdal prohlášení kdo již odevzdal / neodevzdal podklady pro roční zúčtování daní přehled o tom, komu bylo: vytištěno, a kdo již odevzdal podepsané prohlášení vytištěna žádost o zúčtování kdo ji již odevzdal kdo řeší vše elektronicky a kdo v papírové podobě Proces workflow k prohlášení poplatníka 4

5 Proces workflow k ročnímu zúčtování Celé nastíněné řešení může mít však svá ale, pokud organizace nemá zaveden KS portál, nebo ne všichni zaměstnanci mohou s aplikací KS portál pracovat. I na tuto situaci je však myšleno. V aplikaci KS mzdy PROFi lze hromadně i jednotlivě tisknout formuláře Prohlášení k dani a Žádost o roční zúčtování. Hlavní výhoda spočívá pochopitelně ve využití již jednou zadaných dat a jejich předvyplnění aplikací do tištěného formuláře. Primární je zde tedy úspora času na ruční vyplňování stovky formulářů údaji, které jsou již vloženy v aplikaci. Doplněním k oběma formulářům je Potvrzení zdanitelného příjmu. V případě využití aplikace KS portál lze potvrzení na kliknutí vygenerovat a nechat aplikací uložit do dokumentů vystavených. Zaměstnanec je pak najde v aplikaci KS portál, v menu Zaměstnanec, v části Dokumenty vystavené. Třešničkou na dortu je pak vložení obrázku razítka a podpisu do vygenerovaného potvrzení. Pokud si zaměstnanec dělá sám daňové přiznání, přikládá zpravidla pouze skeny dokumentů od zaměstnavatelů, pojišťoven, bank apod. Zaměstnanec v případě využití KS portálu nemusí nic skenovat. Jednoduše si z aplikace KS portál stáhne vygenerovaný dokument a ten přiloží k daňovému přiznání. Teprve pokud bude finanční správa požadovat originál dokumentu, požádá mzdovou účetní o jeho vystavení. 5

6 Pokud zaměstnanec aplikaci KS portál nemůže použít, je možné dokument vytisknout nebo poslat em. Všechny uvedené funkcionality jsou pak v aplikaci KS mzdy PROFi a KS portál shrnuty do modulu Daňovka. Jeho neoddělitelnou součástí jsou pak přehledové sestavy a ové notifikace. Máte-li chuť a čas, můžete si vyzkoušet funkcionalitu modulu přímo u Vás v aplikaci. Postup je v zásadě jednoduchý (kroky 1 a 2 lze přeskočit, pokud již máte nastaveno testovací prostředí): 1. vytvořit kopii databáze pro testování; 2. propojit ji s aplikací KS mzdy PROFi a KS portál; 3. stáhnout nejnovější verzi aplikace KS mzdy PROFi i KS portál; 4. aktivovat rozšíření Daňovka v Menu: Nápověda/Rozšíření aplikace/daňovka; 5. provést úpravu databáze; 6. spustit v aplikaci KS mzdy PROFi jednorázovou funkci inicializace workflow (Menu: Systém/Jednorázové funkce) a tam Prohlášení k dani a Žádost o roc.zúčt. ; 7. v aplikaci KS portál nastavit práva pro zaměstnance na tento typ požadavku (Menu: Nastavení/Práva/ Role-Akce/Požadavky/ ); 8. je možné testovat. Nezapomeňte však prosím, že při testování Je potřeba dodržet určité podmínky: a) pokud zkusíte aktivovat rozšíření Daňovka v ostré databázi, zobrazí se Vám cena pro Vaši organizaci a místo možnosti Aktivovat uvidíte tlačítko Objednat ; b) pro testování žádosti o RZ za rok 2018 je třeba mít provedenou měsíční uzávěrku prosince 2018, aby byl záznam v agendě roční zúčtování, který je poté modifikován dle zadaných údajů v žádosti (až při ověření účetní). Žádost o roční zúčtování lze vytvořit kdykoliv, ale uložení a posunutí do dalšího kroku workflow umožní systém až ve mzdovém období leden - únor; c) v obou formulářích jsou validace na RČ, tj. s fiktivními RČ Vás aplikace k dalšímu kroku nepustí. Pokud si budete chtít modul přímo objednat, je postup ještě jednodušší: 1. stáhněte nejnovější verzi aplikace KS mzdy PROFi i KS portál; 2. objednejte rozšíření Daňovka v Menu: Nápověda/Rozšíření aplikace/daňovka; 3. proveďte úpravu databáze; 4. spusťte v aplikaci KS mzdy PROFi jednorázovou funkci inicializace workflow (Menu: Systém/Jednorázové funkce) a tam Prohlášení k dani a Žádost o roč. zúčt. ; 5. v aplikaci KS portál nastavte práva pro zaměstnance na tento typ požadavku (Menu: Nastavení/Práva/ Role-Akce/Požadavky/ ); 6. můžete začít pracovat a užívat si pohody při ročním zúčtování daní. 6

7 Nové menu aplikace KS portál Účastníci semináře KS WorkSession 2018 již vědí, že naše společnost přistoupila ke grafické a funkční úpravě v aplikaci KS portál. Pro Vás ostatní jsou určeny následující řádky tak, abyste se dozvěděli, s jakými změnami máte počítat. Jelikož se postupně rozšiřuje funkcionalita KS portálu, dochází ruku v ruce s tím, i k nárůstu počtu funkčních záložek. Přistoupili jsme z tohoto důvodu ke zjednodušení nabídky v hlavní liště a k novému zařazení jednotlivých položek v menu. Nastavení přístupových práv zůstává zachováno a přechod na nové menu toto nastavení nijak neovlivní. Původní vzhled hlavní lišty Nový vzhled hlavní lišty Jak je vidět, tak nabídka byla zúžena a upravena tak, aby více reflektovala nabídku podřazeného menu, které se následně zobrazuje na levé straně. Celková funkcionalita však zůstala zcela zachována. V podmenu došlo k přetřídění, které zaručuje, že pod každou z hlavních kategorií se nalézá pouze to, co jednotlivá role ke své práci a přehledu potřebuje. Jedná se zejména o nabídku pro zaměstnance, manažera (nadřízeného) a management. Z hlediska technologického bude dalším nezpochybnitelným přínosem rozvoj dynamických grafů v HTLM5. Jeden příklad za všechny. Zatímco v původním menu prováděl nadřízený hodnocení svých podřízených v záložce PIS, nyní tuto volbu nalezne v záložce Manažer. Všechny změny byly provedeny s ohledem na logičnost a usnadnění orientace. 7

8 Výhody nového menu: zjednodušení nabídky rychlejší a snadnější orientace zmenšení výšky stánky (méně rolování) snadnější vývoj dynamických grafů Nové menu bylo možné uživatelsky aktivovat v Rozšíření aplikace, jehož popis naleznete na předchozích stánkách tohoto bulletinu. S příchodem verze označené 7151A se toto nové menu stává standardem pro všechny naše zákazníky využívající KS portál. Přechod na předchozí starší menu již nebude možný. Pokud má vaše organizace zpracován vlastní informační popis KS portálu pro své zaměstnance, proveďte prosím jeho úpravu tak, aby odpovídal nové struktuře. Jak je to někdy s legislativou Občas se stane, že nějaký povinný dokument pro Potvrzení zdanitelných příjmů platné pro rok 2019 státní správu je dodán do aplikace KS mzdy PROFi pod označením POT39_5v19. Zároveň bylo uvedeno na poslední chvíli. Ale to se pochopitelně stává slovy (a je to uvedeno i v tištěných materiálech ze semináře), že pro rok 2018 platí formulář, který byl vydán doktora Chocholouška jednou za deset let. V takovém případě zpravidla následují dotazy uživatelů, jak je v červnu 2018 pod označením POT39_5v18. Ten mají to možné, když potřebná informace je dostupná již pochopitelně uživatelé k dispozici v aplikaci KS mzdy několik dní, týdnů nebo dokonce měsíců. PROFi od uvedeného období. Někdy je to prostým přehlédnutím ze strany dodavatele, někdy časovou tísní. Mnohdy je ale chybička když jsme na základě upozornění jedné uživatelky Každý si jistě umí představit naše překvapení, trochu někde jinde, jak dokresluje aktuální zkušenost zjistili, že vydalo Finančné riaditelstvo Slovenskej republiky upravený formulář, který Na začátku prosince 2018 jsme absolvovali seminář se má použít již za rok Okamžitě jsme začali týkající se změn ve slovenské legislativě platných znovu pátrat a hledat. Výsledkem našeho snažení k pod vedením RNDr. Jozefa Mihála. Jedná bylo zjištění, že v tu chvíli ( ) ani v odborných diskuzích, ani na odborných serverech a ani na se o cyklus školení, který je na Slovensku jednoznačně nejrozsáhlejší a nejnavštěvovanější. V roce 2018 serveru žádné upozornění například probíhal v různých termínech na 25místech zatím neproběhlo. na Slovensku. Na tomto semináři jsme byli upozorněni na nové 8

9 Nakonec jsme formulář obdrželi. Má stejnou značku jako předchozí verze, pouze má slovní dodatek: POT39_5v18 - ubytovanie. Nevíme jestli se jedná o oficiální označení, nebo v názvu jen zůstala nějaká poznámka referentky, která formulář před Vánoci narychlo upravovala Jak je vidět, chaotičnost v přípravě legislativy se týká i slovenských úředníků. I tady může občas vzniknout chyba. Vždy jsme rádi za každé upozornění na nové formuláře, výstupy nebo povinnosti vůči státní správě či nějaké konkrétní instituci. Jak je uvedeno v úvodu, díky rozsahu české i slovenské legislativy, vždy nám něco může uniknout. Zde však zapracovala bezvadná spolupráce s uživateli a dokument, na který nikdo dopředu neupozornil, byl do aplikace KS mzdy PROFi doplněn hned následující den. 9

10 Šablonovací systém Do jednotlivých HR procesů jsou stále ve větší míře zapojeni jednotliví přímí vedoucí. S tímto faktem také souvisí velký tlak na vývoj aplikace KS Portál. Postupem času jsme ovšem zjistili, že klienti kromě funckionality KS Portálu vyžadují i celou řadu různých upozornění pro své vedoucí pracovníky typu: upozornění na konec pracovního poměru, končící platnost lékařské prohlídky, vzdělávací aktivity, zkušební doby atd. V první fázi jsme se tedy rozhodli přistoupit k vývoji třetí aplikace tzv. aplikačního serveru, který umožňuje rozesílání výše zmíněných ových notifikací. S tímto krokem jsme však narazili na další požadavek z praxe, a to, aby si textaci těchto ových notifikací mohli jednotliví zákazníci sami Úvodní obrazovka šablonovacího systému upravovat a vytvářet. Proto jsme se začali zabývat myšlenkou šablonovacího systému pro aplikační server. Tento šablonovací systém nejenže umožnuje úpravu již existujících šablon notifikací, ale zároveň dává uživatelům možnost si vytvářet libovolnou vlastní notifikaci. Díky tomuto nástroji si tedy mohou zákazníci vytvářet úplně libovolné notifikace na jakoukoliv událost, ke které má dojít, např. upozornění pro absolventy školící akce, že mají vyhodnotit absolvované školení s tím, že tato výzva odchází 24 hodin po absolvování. Jak je na první pohled patrné, šablonovací systém využívá stejné rozhraní pro úpravu textu, jako nástroje MS Office, což umožnuje jednoduchou úpravu textů ové notifikace. 10

11 Výběr ze seznamu předdefinovaných šablon Uživatelé mají možnost si vybrat z cca 14 předdefinovaných šablon, které mohou dále pomocí grafického rozhraní upravovat. Ukázka jedné ze šablon končící zkušební doba Pomocí systému Drag & Drop si uživatel může přetahovat do textového těla ové notifikace slučovací pole, které doplní údaje z databáze, jako např. jméno, příjmení, datum ukončení zkušební doby atd. 11

12 Výsledná podoba ové notifikace Výsledná podoba notifikace Úprava notifikace formát tabulka a červené zvýraznění data konce zkušební doby Notifikace lze díky uživatelskému rozhraní různě upravovat, například ve výše uvedeném příkladu jsme si upravili tělo notifikace do tabulky a zvýraznili jsme datum konce zkušební doby červeně. 12

13 Benefitní volno Poslední dobou jsou stále častějšími benefity, které poskytují firmy zaměstnancům tzv. pracovní volna nad rámec legislativní povinnosti. Z implementovaných projektů a zkušeností našich uživatelů se pak vyskytují v různých podobách a pojmenováních, například indispoziční volno, doplňkové volno, sick days, free days apod. V aplikaci KS mzdy PROFi jsou tato volna nazývaná obecně jako benefitní volna. Samostatná agenda Benefitní volna je již několik měsíců dostupná v rámci obecného rozvoje systému. Tato standardní agenda umožnuje evidenci nároků, čerpání a v neposlední řadě přehled zůstatků v podobě, kterou uživatelé znají u dovolené. Benefitní volna nijak neupravuje legislativa a tudíž je možné nastavit jednotku pro stanovení nároku, čerpání a zůstatků ve dnech nebo v hodinách. Další možné nastavení umožní automatické generování nároku na začátku kalendářního roku a proplacení nevyčerpaného volna na jeho konci nebo v případě ukončení pracovního poměru také v průběhu roku. Agenda Benefitní volno v aplikaci KS mzdy PROFi O čerpání benefitního volna je možné žádat také prostřednictvím workflow v zaměstnanecké samoobsluze, zaměstnanecké a manažerské aplikaci KS portál. Proces schvalování je stejně jako u jiných absencí nastavitelný dle požadavků a procesů každé organizace. Po schválení nepřítomnosti je možné rozhodnout o zápisu nepřítomnosti do mezd, nebo do docházky v aplikaci KS portál. 13

14 E - - ZPRAVODAJ SPOLEČNOSTI KS PROGRAM, SPOL. S R. O. / / ČÍSLO 01/ /2017 // ROČNÍK IIX. Na překročení nároku na benefitní volno systém upozorní při výpočtu mzdy. K přečerpání může dojít pouze bez tohoto benefitu. Pokud jsou požadovány podrob- protože tyto vzorové výplatní lístky využívají i zákazníci v případě, že jsou data do systému KS mzdy PROFi nější informace o benefitním volnu, ve výplatním lístku importována např. z externího docházkového systému. je možné si takovou šablonu uživatelsky vytvořit. Při V případě ručního pořízení záznamu nebo při schvalování volna v aplikaci KS portál je kontrola zapracována ních lístků a do nich jen doplnit potřebné informace jejím vytváření je možné využít vzorové šablony výplat- již při zadání a uložení do systému. o nároku, čerpání, čerpání v aktuálním období a zůstatcích. Uživatelské výplatní lístky a jejich možné nastavení Rychlý přehled o stavu čerpání a zůstatcích benefitního volna zaměstnanců, uživatel systému KS mzdy je součástí standardní funkcionality systému KS mzdy PROFi (role mzdová účetní, personalista) získá prostřednictvím sestavy dostupné přímo v této agendě nebo Nad rámec standardní funkcionality je možné dále PROFi. v dalších standardních sestavách obsahující zobrazení agendu Benefitní volna upravit dle interních předpisů dle vybrané mzdové položky. Uživatelskou sestavu, nebo kolektivní smlouvy dané organizace. Zákaznické která bude obsahovat vybraná data o zaměstnanci řešení může obsahovat specifické stanovení nároku dle včetně informace o čerpání benefitního volna, je možné odpracovaných let, využití časového fondu se zohledněním jiných absencí, možnost čerpat benefitní volno až si vytvořit také prostřednictvím generátoru sestav. Na blížící se stav vyčerpání nároku na benefitní volno po vyčerpání řádné dovolené apod. Tyto požadavky se může být uživatel upozorněn také pomocí uživatelského nastavení v agendě Limity. řeší individuálně na základě analýzy a přání uživatelů. Informace o aktuálním stavu čerpání a zůstatků benefitního volna mohou zaměstnanci, popř. jejich nadřízení zjistit po přihlášení do aplikace KS portál nebo ve výplatním lístku. Standardní vzorové výplatní lístky obsahují pouze informace o čerpání benefitního volna v aktuálním období, ale neobsahují již informace o nárocích a zůstatcích, Lepší a užitečnější dialog Pro větší přehlednost bylo graficky upraveno okno pro zobrazení informativních a chybových hlášení v aplikaci KS mzdy PROFi / KS personalistika. Cílem bylo vytvořit vzhlednější infobox, zajistit uživateli neustálý přehled o zobrazených hlášeních a zajistit přehledné rozlišení, zda se jedná o hlášení aplikace KS mzdy PROFi, problému databáze, nebo operačního systému Windows. Přímo v info okně je pak možné zkopírovat text hlášení (např. pro vložení do HelpDESKu) nebo přímo odeslat oznámení na technickou podporu. V budoucnu předpokládáme také další rozvoj této funkcionality. 14

15 Upravený dialog informativních a chybových hlášení KS WorkSession 2019 Poznačte si do svých kalendářů další termín pro setkání uživatelů. Jeden seminář střídá ten druhý, a tak se pomalu dostáváme k tomu největšímu setkání. V tom následujícím to bude každoroční a netrpělivě očekávaný seminář uživatelů KS WorkSession Na zatím nepřesně specifikovaném místě představíme nové funkcionality, chystané změny i připravovaný development na další období. Těšit se můžete na bohatý doprovodný program, společenské aktivity i gastronomický zážitek. To všechno se uskuteční již 30. května O dalších podrobnostech Vás budeme i nadále informovat. 15

16 KS 02/2019 V příštím čísle elektronického zpravodaje KS naleznete následující témata a články: Rozšíření aplikace (KS store) M-dokumenty ALTEC InfoKiosky Tetronik Praktické použití modulu GDPR Informace o KS WorkSession 2019 Report z legislativních seminářů 16

17 KONTAKTY: SÍDLO: KS program, spol. s r. o. Rokytnice Vsetín OBCHODNÍ ZASTOUPENÍ: Na Jarově 2424/2, Praha - Žižkov IČ: DIČ: CZ tel: fax: ksprogram@ksprogram.cz web: OBCHODNÍ ODDĚLENÍ: tel: obchod@ksprogram.cz TECHNICKÁ PODPORA: tel: support@ksprogram.cz VYDAVATELSTVÍ Zpravodaj KS vydává společnost KS program, spol. s r. o. Vaše dotazy a náměty můžete kdykoli zasílat na kontaktní obchod@ksprogram.cz Sazba, Design: KHS.DIGITAL, 17