PODKLADOVÉ MATERIÁLY středa v hodin

Transkript

1 Bytové družstvo Belgická 2-4 se sídlem Belgická 4163/2 Prostějov, PODKLADOVÉ MATERIÁLY středa v hodin OBSAH: Pozvánka str. 3 Plná moc str. 4 Zpráva o činnosti představenstva str. 5 Čerpání fondu oprav str. 6-7 Hospodaření družstva + informace o splácení úvěrů str. 8-9 Schválení účetní závěrky za rok návrh na vypořádání HV za rok 2017 str. 9 Informace o stavu kotelny Belgická 4 str Revokace usnesení 75/2017 (čipy) str. 10 GDPR str. 10 Rozbor nákladů na kotelny str. 11

2 2

3 P O Z V Á N K A Představenstvo Bytového družstva Belgická 2-4 svolává VÝROČNÍ ČLENSKOU SCHŮZI která se koná ve středu dne v hodin v restauraci Koliba U 3 králů Prostějov s tímto návrhem programu: 1) Zahájení, jmenování zapisovatele, schválení programu 2) Zpráva o činnosti představenstva 3) Čerpání fondu oprav přehled za r ) Hospodaření družstva + informace o splácení úvěrů 5) Schválení účetní závěrky za rok návrh na vypořádání HV za rok ) Informace o havarijním stavu kotelny Belgická 4 7) Revokace usnesení 75/2017 (čipy) 8) GDPR v podmínkách našeho bytového družstva 9) Závěr Prostějov, Bytové družstvo Belgická 2-4 Barbora Vrtalová předseda představenstva Marcela Štěpánková místopředseda představenstva 643 odst. 2) Zákona o obchodních korporacích: Záležitosti, které nebyly zařazeny do navrhovaného programu členské schůze, lze projednávat jen za účasti a se souhlasem všech členů družstva. Prezence 10 minut před konáním schůze. pozvánka byla vyvěšena na webových stránkách www. bdbelgicka2-4pv.nazory.eu dne

4 Plná moc (členská schůze družstva) Já, níže podepsaný (á), bytem, (dále jen člen družstva) dávám tímto plnou moc panu(í) bytem aby mne zastupoval(a) jako člena družstva v domě Belgická 2-4 Prostějov, na členské schůzi družstva konané dne 13. června 2018, s právem jednat a hlasovat o záležitostech uvedených na pozvánce na výše uvedenou schůzi. V Prostějově dne člen družstva Plnou moc přijímám: 4

5 Zpráva o činnosti představenstva Představenstvo: provádí průběžně sledování plateb nájemného (k datu není nikdo v prodlení s placením nájemného) provádí průběžně sledování insolvenčního rejstříku v souvislosti s tím schválilo pořízení služby Hlídání insolvenčního rejstříku na 12 měsíců za cenu 2419,- Kč vč. DPH/rok. provádí průběžné sledování katastru nemovitostí průběžně aktualizuje webové stránky domu při změně vlastníků bytů dohlíží k provedení patřičných změn v členství v družstvu. průběžně kontroluje plnění úkolů z členské schůze družstva konané dne zrušilo k datu účet u ČSOB, a.s. dohlíží na hlášení změn nájemníků firmě Techem spol. s.r.o. kvůli rozúčtování tepla a vody prodloužilo smlouvu s dodavatelem plynu - EP ENERGY TRADING, a.s. - na rok 2018 je dohodnutá cena 662 Kč/MWh plynu. schválilo rozdělení částky 8266,22 Kč určené na vymalování (KOOPERATIVA proplacená škoda zatečení střechou) mezi poškozené takto: byt. jednotka 4163/19: 2500,- Kč; byt. jednotka 4163/20: 2500,- Kč; byt. družstvo: 3266,22 Kč. schválilo Dodatek č. 1 ke stávající smlouvě o úklidu společných prostor s firmou Radoslav Marek, Seloutky 164, IČ (PEMA) za paušální měsíční cenu 3.506,- Kč, s platností do schválilo dohody o provedení práce podle předloženého návrhu. projednalo změny v Zákoně o dani z příjmu od projednalo přípravu k volbám (volební období stávajícího představenstva končí ) projednalo havarijní stav kotelny Belgická 4 a v souvislosti s předpokládanými opravami doporučilo členské schůzi revokovat usnesení 75/2017, kde bylo schváleno pořízení elektronického vstupního systému (zámek na čipy) podle požadavků Ing. Juračky z důvodu zastupitelnosti kotelníka pana Jiřího Finka zaměstnalo (splnění zákonné povinnosti) druhého kotelníka pana Petra Spáčila V souvislosti s GDPR provedlo vnitřní audit a zpracovalo Záznam o zpracování osobních údajů V souvislosti s GDPR schválilo Směrnici o zajištění právní ochrany osobních údajů V souvislosti s GDPR podepsalo s účetní firmou Smlouvu o zpracování osobních údajů Schválilo Dodatek č. 1 ke stávající smlouvě o vedení účetnictví, na jehož základě dochází od k úpravě ceny z 80,- Kč + DPH/byt na 95,- Kč + DPH/byt. podalo stížnost Odboru správy majetku města na provedení úpravy zeleně před domem Belgická 2-4 (stromy blízko domu, neupravené stávající keře odpověď všechno je v pořádku) Družstvo řádně platí všechny úvěry poskytnuté na revitalizaci domu 2 pokojové byty řádně splácí lodžie zvýšenou tvorbou fondu oprav Daňová přiznání byla řádně podána prostřednictvím datové schránky na Finanční úřad, účetní závěrku každoročně vyžaduje i Wüstenrot stavební spořitelna a Wüstenrot hypoteční banka. Mimo to je Českomoravské záruční a rozvojové bance předáván čtvrtletní monitoring. 5

6 Čerpání fondu oprav za rok 2017 Doklad Datum Text čerpání DZ tvorba DZ Počáteční zůstatek k , ,18 0, , tv. dlouhodobé zálohy 0, , tv. dlouhodobé zálohy - lodžie 0, , oprava a seřízení světel, Petřík Petr 545,00 0, dodání a montáž dveřního zavírače, Konečný 1783,00 0,00 Jarosla oprava protékajícího čroubení -poj.událost., 825,00 0,00 Sordy čerp.dl.zál.na hypoteční úvěr 11148,00 0, čerpání dl.zál.-úvěr 47174,00 0, tv. dlouhodobé zálohy - lodžie 0, , tv. dlouhodobé zálohy 0, , čerp.dl.zál.na hypoteční úvěr 11148,00 0, čerpání dl.zál.-úvěr 47174,00 0, úklid leden, Marek Radoslav 3010,00 0, tv. dlouhodobé zálohy - lodžie 0, , tv. dlouhodobé zálohy 0, , čerpání dl.zál.-úvěr 47174,00 0, čerp.dl.zál.na hypoteční úvěr 11148,00 0, úklid únor, Marek Radoslav 3010,00 0, kontrola požárních vodovodů, Ing. Netopil 1398,00 0,00 Zbyněk kontrola has. přístroje, HASPO spol. s r.o. 387,00 0, tv. dlouhodobé zálohy - lodžie 0, , tv. dlouhodobé zálohy 0, , čerp.dl.zál.na hypoteční úvěr 11148,00 0, čerpání dl.zál.-úvěr 47174,00 0, úklid březen, Marek Radoslav 3010,00 0, odvoz a likvidace odpadu, FCC Prostějov, s.r.o. 3968,00 0, DPP-Stolarik zúčt. 1000,00 0, DPP-Němeček zúčt. 1000,00 0, DPP Štěpánková zúčt. 1000,00 0, DPP Přecechtělová zúčt. 1000,00 0, tv. dlouhodobé zálohy - lodžie 0, , tv. dlouhodobé zálohy 0, , dotace-zúčt. 0, , čerp.dl.zál.na hypoteční úvěr 11148,00 0, čerpání dl.zál.-úvěr 47174,00 0, úklid duben, Marek Radoslav 3010,00 0, zprac. úč. závěrky,dp, vyúčt. daní, ROZVOJ, 4719,00 0,00 staveb servis a oprava výtahu, Výtahy PV v.o.s. 1466,00 0, číslo na dveře, ACCEPT s.r.o. 995,00 0, posyp.sůl 45,00 0, DPP-Vrtal zúčt. 1000,00 0, DPP Strolarik zúčt. 1000,00 0, DPP-Němeček zúčt. 1000,00 0, tv. dlouhodobé zálohy - lodžie 0, , tv. dlouhodobé zálohy 0, , čerp.dl.zál.na hypoteční úvěr 11148,00 0, čerpání dl.zál.-úvěr 47174,00 0, piktogramy,čísla na dveře, ACCEPT s.r.o. 3959,00 0, úklid květen, Marek Radoslav 3010,00 0, výroba a montáž stojanů na kola, Konečný 24470,00 0,00 Jaroslav hlídání insolvenční rejstřík 12 měsíců, 2419,00 0,00 6

7 Doklad Datum Text čerpání DZ tvorba DZ tv. dlouhodobé zálohy 0, , tv. dlouhodobé zálohy - lodžie 0, , oprava a seřízení světel, Petřík Petr 447,00 0, čerp.dl.zál.na hypoteční úvěr 11148,00 0, čerpání dl.zál.-úvěr 47174,00 0, úklid červen, Marek Radoslav 3010,00 0, oprava kolárny a prádelny, Krátký Luděk ,00 0,00 zednictv DPP-Lisická zúčt. 3000,00 0, DPP-Němeček zúčt. 3000,00 0, , , tv. dlouhodobé zálohy - lodžie 0, , tv. dlouhodobé zálohy 0, , čerp.dl.zál.na hypoteční úvěr 11148,00 0, čerpání dl.zál.-úvěr 47174,00 0, úklid červenec, Marek Radoslav 3010,00 0, notebook, Office 2016 Home and Busines, 23000,00 0,00 Infos Art, klíče, vyjmutí 310,00 0, skříňka na klíče 767,00 0, tv. dlouhodobé zálohy - lodžie 0, , tv. dlouhodobé zálohy 0, , čerp.dl.zál.na hypoteční úvěr 11148,00 0, čerpání dl.zál.-úvěr 47174,00 0, úklid srpen, Marek Radoslav 3010,00 0, tv. dlouhodobé zálohy - lodžie 0, , tv. dlouhodobé zálohy 0, , výměna vložky FAB, Konečný Jaroslav - 943,00 0,00 zámečnictví oprava a seřízení světel, Petřík Petr 1975,00 0, roční údržba a oprava kotlů, Marek Josef ,25 0,00 servis, čerp.dl.zál.na hypoteční úvěr 11148,00 0, čerpání dl.zál.-úvěr 47174,00 0, úklid září, Marek Radoslav 3010,00 0, tv. dlouhodobé zálohy - lodžie 0, , tv. dlouhodobé zálohy 0, , dotace zúčt. 0, , montáž podlany kolárna, Matoušek podlahy 8978,00 0,00 s.r.o oprava úst.topení Malík,Slezák, Sordyl Radomír 2952,00 0, čerp.dl.zál.na hypoteční úvěr 11148,00 0, čerpání dl.zál.-úvěr 47174,00 0, úklid říjen, Marek Radoslav 3010,00 0, tv. dlouhodobé zálohy 0, , tv. dlouhodobé zálohy - lodžie 0, , zúčt. nákl. a záloh 0, , oprava a seřízení světel, Petřík Petr 680,00 0, čerp.dl.zál.na hypoteční úvěr 11148,00 0, čerpání dl.zál.-úvěr 47174,00 0, úklid listopad, Marek Radoslav 3010,00 0, kontrola kotelny,kontr. PZ, revize tlak. zaříz., S 1000,00 0, úklid prosinec, Marek Radoslav 3010,00 0, DPP-Vrtal zúčt. 4000,00 0, DPP-Vrtalová-zúčt., 8500,00 0, DPP-Štěpánková zúčt. 4500,00 0, DPP-Stolatiková zúčt. 4500,00 0, přeúčt. el.energie kamerový systém 12000,00 0,00 Celkem čerpání - tvorba ,25 Kč ,58 Kč Celkem k ,33 Kč 7

8 Hospodaření družstva za rok informace o splácení úvěrů Účetnictví domu vedeme přes účet bytového družstva, z tohoto účtu odcházejí všechny platby včetně plateb za úvěry. Náklady čerpané z dlouhodobé zálohy Kč Čerpání na opravy ,25 Čerpání na úvěr - opravy ,00 Čerpání na provozní výdaje ,00 Celkem čerpání z dlouhodobé zálohy: ,25 Dlouhodobá záloha (fond oprav): Počáteční zůstatek k opravy ,18 Tvorba z nájemného ,00 Tvorba dotace, zúčtování provoz. výdajů ,40 Čerpání ,25 Zůstatek dlouhodobé zálohy k : ,33 Provozní zálohy: Tvorba ,00 Čerpání ,00 Rozdíl zúčtován s dlouhodobou zálohou: 3 957,00 Ostatní náklady 548/300 os.prov.náklady (poj.událost) 9152,78 548/430 - ostatní pojištění 1 755,00 568/100 bankovní poplatky 1746,60 Celkem ,38 Výnosy: 602/940 - tržby z nájemného (Infos) 2 000,00 648/100 - provozní výnosy ,00 662/100 - úroky z běžného účtu 104,63 C e l k e m ,63 Stav peněžních prostředků k Pokladna: 4 638,00 Běžný účet 753,64 Stavební spoření ,35 Dlouhodobý úvěr- hypoteční ,24 Dlouhodobý úvěr ,49 8

9 Informace o splácení úvěrů V loňském roce jsme řádně každý měsíc zaplatili všechny splátky tak, jak nám bylo uloženo. K je stav následující: Hypotéční úvěr Kč (do ) splátka pro družstvo ,- Kč/měsíc zůstatek k : ,24 Kč Stavební spoření: Překlenovací úvěr ve výši ,- Kč (do ) splátka pro družstvo ,- Kč/měsíc, k tomu spořící účet stavebního spoření (do ) spoření ve výši Kč/měsíc platba za družstvo celkem Kč/měsíc. Zůstatek k : ,14 Kč po získání nároku na úvěr ze stavebního spoření (od do ) splátka pro družstvo Kč/měsíc. Kromě toho 2 pokojové byty splácí do fondu oprav mimořádné splátky jako úhradu nákladů na pořízení lodžie (cena lodžie: Kč) ve výši 247 Kč/měsíc. Splátky jsou na 240 měsíců od Na úroky z hypotéčního úvěru je družstvu poskytována státní dotace z programu PANEL ve výši ,00 Kč/rok. Schválení roční účetní závěrky za rok návrh na vypořádání HV Představenstvo družstva navrhuje členům roční účetní závěrku za rok 2017 schválit. Hospodářský výsledek k činí zisk 1889,25 Kč. Zisk navrhujeme převést do dlouhodobé zálohy. Daňová přiznání byla řádně podána prostřednictvím datové schránky na Finanční úřad, účetní závěrku každoročně vyžaduje i Wüstenrot stavební spořitelna a Wüstenrot hypoteční banka. Mimo to je Českomoravské záruční a rozvojové bance předáván čtvrtletní monitoring. Návrh usnesení: Členská schůze schvaluje: 1) roční účetní závěrku za rok ) převést zisk ve výši 1889,25 Kč do dlouhodobé zálohy na opravy Informace o havarijním stavu kotelny Belgická 4 V prosinci loňského roku začalo docházet v kotelně Belgická 4 k neustálým odstávkám topení a ohřevu TUV. Systém vykazoval nahodile poruchový stav, ovšem reálně porucha nenastala. Systém se pak musel resetovat a kotelna fungovala opět normálně. Na závadu jsme zavolali firmu Strážnický s.r.o., která od r zajišťuje servis systému měření a regulace kotelny. Po kontrole jsme byli postaveni před problém. Řídící systém, resp. jeho SW, firmy AMON REGULACE s.r.o. je nefunkční a nelze jej spolehlivě opravit. Firma AMON REGULACE již neexistuje, náhradní díly nejsou k dispozici. 9

10 Nechali jsme situaci pro jistotu posoudit dalším odborníkem ELMAR Group spol. s r.o. Prostějov zjištěno to samé. Ing. Volný (ELMAR) si převzal původní dokumentaci kotelny a zpracovává návrh řešení tak, aby byla regulace funkční s tím, že systém bude vyhovovat i do budoucna po výměně kotlů. Havarijní oprava regulace bude drahá záležitost. Počítáme s částkou tis. Kč. Rekonstrukce celé kotelny přibližná cena: 1,5 mil. Kč My máme kotelny dvě. Stav fondu oprav k : ,- Kč. K datu jsme ještě neměli k dispozici návrh řešení firmy ELMAR Group s.r.o. Návrh usnesení: Členská schůze Bytového družstva Belgická 2-4 bere na vědomí informaci o havarijním stavu kotelny Belgická 4. Revokace usnesení 75/2017 (čipy) Z důvodu budoucí finančně náročné havarijní opravy kotelny navrhuje představenstvo družstva, aby ČS REVOKOVALA Usnesení 75/2017, kde bylo schváleno pořízení elektronického vstupního systému (zámek na čipy) podle požadavků Ing. Juračky. Cena takového vstupního systému, jak bylo požadováno čl. schůzí, by se zvedla na 182 tis. Kč bez DPH (FM Connect), resp. 171 tis. Kč bez DPH ( 2MAX s.r.o.) Návrh usnesení: Členská schůze Bytového družstva Belgická 2-4 revokuje usnesení 75/ pořízení elektronického vstupního systému (zámek na čipy) podle požadavků Ing. Juračky GDPR v podmínkách našeho bytového družstva Od 25. května 2018 platí Evropská směrnice o osobních údajích (GDPR). V této souvislosti představenstvo družstva provedlo audit zacházení s osobními údaji, provedlo Záznam o zpracování osobních údajů a přijalo Směrnici o zajištění právní ochrany osobních údajů. Osobní údaje členů družstva jsou předávány účetní firmě, se kterou jsme z tohoto důvodu podepsali Smlouvu o zpracování osobních údajů V podmínkách našeho domu jsou vesměs všechny osobní údaje shromažďovány a zpracovávány na základě zákona až na kamery. V souvislosti s tímto vám v nejbližším termínu předložíme Souhlas se zpracováním osobních údajů. 10

11 Pro zajímavost rozbor spotřeby plynu a nákladů na kotelnu před zateplením (rok 2010), po zateplení a bez RTN r (spotřeba tepla se rozpočítávala na velikost bytu), s RTN (spotřeba se rozpočítává podle naměřených hodnot) a v minulém roce, kdy se stav normalizoval spotřeba plynu v m 3 - přehled rok vchod B B náklady na kotelnu - srovnání rok vchod B Kč Kč Kč B Kč Kč Kč Revize plynového zařízení Družstvo objednalo výměnu plynových uzávěrů - nedostatek vyplývající z revize. U této opravy bude muset být zastaven hlavní přívod plynu. Výměnu zaplatí družstvo. Termín opravy bude oznámen na nástěnce. Bude možné dohodnout s plynařem i ostatní opravy, tyto si už budou vlastníci hradit sami. Dlažba u zadního vchodu Belgická 2 Nedaří se nám zajistit řemeslníka na opravu dlažby. Pokud má někdo zájem provést tuto práci přihlaste se u paní Vrtalové V Prostějově dne Zuzana Stolariková v.r. Marcela Štěpánková v.r. Barbora Vrtalová v.r. 11