LEOPASS. Příručka uživatele PŘEDKLÁDÁNÍ PŘIHLÁŠEK PROJEKTŮ MOBILITY

Transkript

1 LEOPASS Příručka uživatele PŘEDKLÁDÁNÍ PŘIHLÁŠEK PROJEKTŮ MOBILITY

2

3

4 O b s a h Úvod 3 1. Ještě než začnete Přihlašovací stránka Hlavní strana Registrace žadatelské organizace 5 2. Registrace přihlášky Vyplnění přihlášky Vytvoření nové přihlášky Registrace sekce Registrace hlavních údajů Registrace údajů o partnerech Registrace běhů, sekce Registrace celkového rozpočtu projektu v sekci Dokončení a předložení přihlášky Ostatní důležité funkce Informace o partnerech 14 4 Technické záležitosti Typy kolonek Ikony Užitečné rady a tipy atd. 16 2

5 Úvod Vítejte v databázi Leopass, v části pro předkládání přihlášek projektů mobility! Elektronická přihláška projektu mobility je jednotnou součástí databázového systému, který je určen pro registraci stáží/výměn uskutečněných v rámci programu Leonardo da Vinci. K přihlášení do systému potřebujete uživatelské jméno a heslo. Pokud je Vaše organizace již v systému registrována, můžete pokračovat v registraci elektronické přihlášky s použitím Vašeho existujícího uživatelského jména a hesla. Nové žadatelské organizace se musí v systému zaregistrovat a poté obdrží uživatelské jméno a heslo. Registrace se provede na adrese Klikněte na odkaz na stránce dole. Po registraci bude uživatelské jméno a heslo zasláno na kontaktní osoby, kterou jste zaregistrovali s Vaší organizací. Poté, co zaregistrujete přihlášku, musíte ji exportovat do wordového dokumentu, vytisknout, podepsat a vytvořit dvě kopie (1 originál + 2 kopie) a zaslat doporučeně Národní agentuře programu Leonardo da Vinci společně s požadovanými přílohami, a to do konečného termínu, který je pro předložení přihlášek určen. Registrace přihlášky se skládá ze tří kroků: 1. Registrace Vaší organizace (pro organizace, které ještě nejsou v systému zaregistrovány) 2. Registrace přihlášky 3. Předložení přihlášky Tyto kroky podrobněji vysvětluje tato příručka. Národní agentura programu Leonardo da Vinci Sekce mobility Opletalova Praha 1 toncevova@nvf.cz 3

6 Ještě než začnete 1.1. Přihlašovací stránka Abyste mohli vkládat informace o projektech a o stážích/výměnách Leonardo da Vinci do systému, potřebujete připojení na internet. Zobrazení stránek zaručuje Microsoft Internet Explorer 5.5 nebo jiný kompatibilní prohlížeč. Na úvodní stranu se dostanete zadáním této adresy do adresného řádku ve svém internetovém prohlížeči: Pokud jste již registrovaný uživatel systému, můžete vložit své uživatelské jméno a heslo a kliknout na Přihlásit se. Pokud jste v databázi již zaregistrováni a uživatelské jméno a heslo jste zapomněli, napište svou ovou adresu do kolonky Váš a klikněte na tlačítko Odeslat. Poté obdržíte uživatelské jméno a heslo na , který je uveden v databázi. Pro registraci nové žadatelské organizace klikněte na odkaz klikněte zde na stránce dole. Otevře se registrační formulář, do kterého vyplníte informace o Vaší organizaci a o kontaktní osobě (osobách). Viz. kapitola 1.3: Registrace žadatelské organizace. 4

7 1.2. Hlavní strana Po přihlášení se zobrazí hlavní strana systému. Vaše jméno a jméno Vaší organizace je zobrazeno nahoře vlevo. Systém je dvoujazyčný, jsou k dispozici dva jazyky (čeština a angličtina), mezi kterými můžete volit. Systém si zapamatuje poslední zvolenou jazykovou verzi a po dalším přihlášení ji použije. Pokud chcete pracovat v angličtině, klikněte na rozbalovací menu a vyberte angličtinu. Poté na svém prohlížeči zvolte funkci Obnovit (Refresh). Pokud chcete ukončit práci, klikněte na Odhlásit se. Kdekoliv v databázi se nacházíte, vždy je zobrazeno hlavní levé menu Kromě sekce Přihlášky a Partneři v levé části nabídky jsou ostatní sekce určeny pouze organizacím, které mají schválený projekt Registrace žadatelské organizace Vstupte na úvodní přihlašovací stranu a klikněte na klikněte zde na stránce dole. V novém okně se otevře formulář pro registraci údajů o Vaší organizaci a kontaktní osobě (osobách). Organizace Název organizace vyplňte název organizace Adresa 1 - vyplňte adresu (tzn. název ulice a popisné číslo) Adresa 2 - použijte, pokud je to potřeba Město - vyplňte město PSČ - vyplňte poštovní směrovací číslo Kraj - vyplňte kraj Okres vyplňte okres Země - vyberte zemi EU region - vyberte region. Zobrazují se jen regiony vztahující se k vybrané zemi. Telefon - vyplňte telefonní číslo Fax - pokud je k dispozici, vyplňte faxové číslo Webové stránky - vyplňte webové stránky, pokud existují Typ organizace vyberte z rolovací nabídky Velikost organizace - vyberte z rolovací nabídky Sektor organizace - vyberte z rolovací nabídky 5

8 Kontaktní osoba Pohlaví vyberte správnou možnost Příjmení - vyplňte příjmení Jméno - vyplňte křestní jméno Funkce - vyberte ze seznamu Telefon - vyplňte telefonní číslo Fax - pokud je k dispozici, vyplňte - vyplňte ovou adresu Osobní poznámky - vyplňte, pokud je to potřebné Klikněte na tlačítko Uložit na stránce dole. Vložené údaje se uloží a Vy obdržíte uživatelské jméno a heslo poté, co Národní agentura údaje ověří. Uživatelské jméno a heslo budou zaslány na ovou adresu té kontaktní osoby, kterou jste zaregistrovali k Vaší organizaci. 6

9 Registrace přihlášky Vyplnění přihlášky Okno přihlášky je rozděleno do 3 částí: Nahoře lze kliknout na tlačítka se sekcemi pro přímý vstup do sekcí 1-7 a doplňujících tabulek. Každá sekce může ještě obsahovat několik podsekcí. Sekce, ve které se nacházíte je označena modře. Aktivní sekce přihlášky se zobrazí uprostřed: Dole jsou zobrazena tlačítka pro navigaci a uzavření: Krok zpět na předešlou sekci (všechny vložené údaje budou automaticky uloženy) Uložit a zavřít přihlášku. Vstup na další sekci (všechny vložené údaje budou automaticky uloženy) Ve velkých textových polích se napravo zobrazuje limit znaků, které můžete použít. 7

10 Kdykoli můžete registraci ukončit a pokračovat později. Přihláška(y), na které pracujete, bude zobrazena v seznamu nepředložených přihlášek. Symboly v kolonce Sekce ukazují vývoj registrace. = Údaje byly vloženy do všech polí v sekci = Údaje byly vloženy pouze do některých polí v sekci = V sekci nejsou vloženy žádné údaje Toto je pouze technický ukazatel, ukazující, zda jsou vyplněna všechna pole. Klikněte na tuto ikonu pro smazání přihlášky Pokud chcete přihlášku upravit, klikněte na jakýkoli symbol v kolonce Sekce a vstupte do potřebné sekce, ve které chcete pokračovat. Pokud je některá z otázek v přihlášce pro Váš projekt nerelevantní, vložte prosím do pole text: Nerelevantní Vytvoření nové přihlášky Klikněte na Přihlášky -> Nepředložené a pak na tlačítko Vytvořit v horním menu. Otevře se sekce 1.1, nyní můžete začít s vkládáním údajů. 8

11 Mobilita - vyberte Stáže nebo Výměny Název projektu - vyplňte název projektu (max. 100 znaků) Termín pro předložení přihlášky vyberte konečný termín pro předložení přihlášky Název organizace název Vaší organizace je zobrazen Kontaktní osoba vyberte z rozbalovací nabídky nebo klikněte na Nová kontaktní osoba Osoba oprávněná k podpisu vyberte pohlaví, vyplňte název a pozici koordinací projektu je pověřena jiná než předkladatelská organizace pokud vyberete tuto možnost, vyplňte také sekci 1.2. Formulář v sekci 1.2 je stejný jako v kapitole o sekci 1.3: Registrace nové žadatelské organizace. Klikněte na Další a pokračujte, nebo na Uložit a zavřít. Další sekce v přihlášce nebudou přístupné, pokud se sekce 1.1 neuloží (resp. nevyplní) Registrace sekce 1.3 Stáže/Výměny - vyberte cílovou skupinu Zobrazují se možnosti na základě zvoleného typu mobility v sekci 1.1 Název projektu okopírován ze sekce 1.1 9

12 Název projektu v EN, DE nebo FR - vyplňte název projektu v angličtině, němčině nebo francouzštině Akronym/zkrácený název - vyplňte zkrácený název projektu Ke kterému cíli (ke kterým cílům) programu se Váš projekt vztahuje? - vyberte jeden nebo více cílů Datum zahájení (dd/mm/rrrr) vložte datum začátku projektu v tomto formátu Datum ukončení (dd/mm/rrrr) vložte datum konce projektu v tomto formátu Projektové období je dvouleté a může začít nejdříve 1. června v roce podání přihlášky. Příklad: Platné období projektu pro přihlášku podanou v roce 2006 může být 1. červen květen Klikněte na Další a pokračujte nebo na Uložit a zavřít Registrace hlavních údajů Sekce: obsahují pouze textová pole, jako na příkladu níže: Pokud máte zpracovanou přihlášku ve wordové verzi, můžete použít funkce kopírovat a vložit a přenášet tak text z wordového dokumentu do elektronické přihlášky Registrace údajů o partnerech Sekce 3.1: Informace týkající se partnerských organizací odpovědných za vysílání účastníků (Informace v této kapitole jsou platné také pro sekce 3.2 a 3.3) Vaše organizace bude vždy zobrazena pod číslem A1. Pro registraci nové organizace klikněte na tlačítko Přidat novou organizaci. Poté, co vyplníte formulář, organizace bude přidána do seznamu partnerů. 10

13 Pro vymazání organizace klikněte na tuto ikonu. Organizace se z databáze nevymaže, bude pouze odstraněna z této tabulky. Více informaci v kapitole 3.1: Údaje o partnerských organizacích. Je možné také vybírat ze zaregistrovaných organizací kliknutím na tlačítko Vyberte existující organizaci. Zobrazí se seznam zaregistrovaných organizací. Klikněte na Vybrat existující a organizace se přidá do seznamu. Pokud má Vaše organizace již schválený projekt z předešlého období (od r dále), partnerské organizace jsou již v databázi zaregistrované. Proto vždy klikněte na Vyberte existující organizaci a ujistěte se, zda partnerská organizace, kterou chcete přidat, již v databázi není. Vyhnete se tak duplicitním údajům Registrace běhů, sekce 4.7 Klikněte na tlačítko Přidat běh Vysílající země - země je nastavena dle země vysílající organizace(í) Přijímající země - vyberte zemi Cílový jazyk vyberte jazyk Délka trvání vyberte počet týdnů Datum zahájení (dd/mm/rrrr) vložte začátek běhu Datum ukončení (dd/mm/rrrr) vložte konec běhu Počet účastníků vložte počet Počet účastníků, pro které je požadován příspěvek na přípravu vložte počet Počet hendikepovaných účastníků, pro které je požadován dodatečný příspěvek vložte počet Počet doprovázejících osob, pro které je požadován dodatečný příspěvek vložte počet doprovodných osob Pro registraci dalšího běhu klikněte na Přidat běh. Sekce 3.1 & 3.2 (informace týkající se partnerských organizací) musí být vyplněny před registrací běhu. Viz výše kapitola

14 2.7. Registrace celkového rozpočtu projektu v sekci 7 Tabulka s rozpočtem obsahuje 5 sloupců: Plánované náklady = celkové náklady projektu Příspěvek požadovaný z programu LdV = částka požadovaná Hodnoty mohou mít maximálně dvě desetinná čísla. Vlastní zdroje partnerů Další zdroje Společenství Ostatní zdroje Mezisoučty a součty se počítají automaticky. Příspěvek na přípravu prvního návrhu projektu pro malý a střední podnik: vyplňuje se pouze v případě prvního projektu malého a středního podniku Dokončení a předložení přihlášky Pokud jste dokončili vyplňování elektronické přihlášky, je zapotřebí ji vytisknout, podepsat a poslat Národní agentuře programu Leonardo da Vinci se všemi požadovanými přílohami. Je také potřeba přihlášku předložit elektronicky. V případě potřeby může Národní agentura přihlášku odemknout, ale to pouze před závěrečným termínem pro podání přihlášek. Všechny změny se musí provést v elektronické přihlášce, ne ve wordové verzi! Je důležité proto zkontrolovat přihlášku před vytisknutím a předložením v systému. Pokud přihlášku elektronicky předložíte, bude zamčena a nebude možné ji již upravovat Export a tisk přihlášky Při exportu přihlášky se obsah elektronické přihlášky kopíruje do wordového dokumentu. Export je možný pouze, pokud jsou zcela vyplněny sekce

15

16 Ostatní důležité funkce 3.1. Informace o partnerech Klikněte na Partneři v levé části menu, zobrazí se seznam všech zaregistrovaných partnerských organizací. Klikněte na ikonu pro zobrazení detailnějších informací o organizaci. Pro změnu údajů klikněte na ikonu. Organizaci, která je spojena s jinou předešlou přihláškou nebo stáží/výměnou, nelze vymazat. 14

17 Technické záležitosti 3.2. Typy kolonek Zde je popis a význam jednotlivých druhů kolonek a polí, se kterými se při práci s databází budete setkávat: Bílé políčko Klikněte jednou do pole. V levé části pole uvidíte blikající kurzor, napište příslušné informace. Bílé políčko se šipkou napravo Tomuto poli se říká rozbalovací menu. Klikněte na šipku vpravo, zobrazí se různé možnosti. Vyberte hodnotu. Nabídka se také rozbalí, skočíte-li přímo do pole a napíšete první písmeno. Výběrová tlačítka Klikněte na alternativu, kterou chcete zvolit. Tlačítko Jednou klikněte a provede se operace Ikony Zde je popis ikon a jejich funkcí: (Změnit) Zde kliknete pro editaci záznamu (Zobrazit) Zde kliknete pro zobrazení více informací Třídění přehledů dle abecedy vzestupně/sestupně. Zde kliknete, pokud chcete poslat . Otevře se Váš poštovní klient, můžete napsat a zaslat zprávu (např. eril@leonardo.org) (Vymazat) Zde kliknete, pokud chcete vymazat přihlášku nebo partnera Navigační tlačítka. Pravá šipka: jedna strana vpřed. Levá šipka: jedna strana zpět. Napsáním čísla strany skočíte přímo na konkrétní stranu. (Předložit přihlášku) Zde kliknete a přihláška se předloží (zašle) Národní agentuře Export přihlášky do wordu 15

18 Užitečné rady a tipy atd. 1. Pokud na jakékoli ikoně podržíte kurzor, zobrazí se název funkce/operace. 2. PSČ uvádějte v tomto formátu: xxx xx 3. Datumy pište ve formátu den/měsíc/rok. Vložte dvě číslice pro den i měsíc a čtyři číslice pro rok. Příklad: 19/04/ Telefonní a faxová čísla uvádějte v tomto formátu: +420 xxx xxx xxx 5. POUŽÍVEJTE ČESKOU DIAKRITIKU (NENÍ POTŘEBA VYNECHÁVAT ČÁRKY A HÁČKY). SYSTÉM JE NASTAVEN TAK, ABY JI PŘIJÍMAL 16

19

20