FINprojekt 2016 Projekt roku v podnikových financích

Transkript

1 FINprojekt 2016 Projekt roku v podnikových financích Vážené dámy a vážení pánové, dokončili jste zajímavý projekt v oblasti controllingu nebo finančního řízení, který přispěl k zefektivnění systému řízení či úspoře nákladů? Přihlaste se do naší soutěže a porovnejte se s ostatními! Jak se zúčastnit? Zašlete vyplněnou přihlášku a popis projektu do vzorového formuláře na lenka.pisarovicova@cafin.cz. Příjem přihlášek je do Projekty budou hodnoceny komisí sestavenou z členů odborné rady (předseda rady Prof. Ing. Bohumil Král, VŠE Praha) a řídicího výboru CAFIN (předseda výboru Ing. Ladislav Profota). Na co může být projekt zaměřen? Okruhy možných témat projektu: Zavádění / inovace nástrojů, metod a procesů finančního řízení Zavádění / inovace nástrojů, metod a procesů controllingu Projekty snižování nákladů a zvyšování firemní výkonnosti Implementace informačních systémů pro podporu manažerského rozhodování, plánování a reportingu a další témata související s podnikovými financemi. Zúčastnit se mohou projekty realizované v roce Pokud si nejste jisti, zkonzultujte Váš záměr s kontaktní osobou Ing. Lenkou Písařovicovou, Česká asociace pro finanční řízení, tel.: +420/ ; mobil: +420/ , lenka.pisarovicova@cafin.cz.

2 Nejste si jistí, zda do toho jít? Jděte do toho! Hned z několika dobrých důvodů :) Důvody, proč do toho jít: 1. Není důležité zvítězit, ale zúčastnit se. Porovnáte se s ostatními, zasoutěžíte si a dostanete zpětnou vazbu od odborníků. 2. Pokud zaujmete, dostanete se jako vyvolení k osobní obhajobě a účasti na Controllingovém fóru. 3. Pokud jste realizovali nejlepší projekt a obhájíte ho, zvítězíte a hlavní cenu máte v kapse! Všichni finalisti obdrží od CAFIN také osvědčení s potvrzením jejich účasti ve finále. Nikdy nevíte, kdy se Vám bude hodit! Těšíme se na Vaši účast na tomto klání. Ing. Ladislav Profota za CAFIN - Českou asociaci pro finanční řízení

3 Přihláška Projekt roku 2016 v podnikových financích 1. INFORMACE O SPOLEČNOSTI Název společnosti: FORTUNA GAME, a.s. Adresa společnosti: Vodičkova 699/30, Praha 1 Odvětví: Loterie a sázkové hry Počet zaměstnanců: INFORMACE O FINANČNÍM ODDĚLENÍ Počet pracovníků: 25 Organizační členění: Accounting 18, Controlling 6, Planning 1 3. ZÁKLADNÍ INFORMACE K PROJEKTU Název projektu: Hlavní cíl projektu: Vedoucí projektu: Realizační tým: Skupinová konsolidace a reporting dle IFRS Automatizace procesu rekonciliace, konsolidace a nastavení online finančního a souvisejícího nefinančního reportingu v rámci skupiny Fortuna Mirka Púchy, Group Head of Accounting, Reporting, Controlling & Tax Tým Fortuna: Mirka Púchy, Jiří Langmaier, Iva Kreuzmanová Tým Reporting.cz: Michal Všetečka, Petr Čechura, Martin Čechura Trvání projektu: Zprovoznění systému: 9 týdnů

4 Výsledky projektu: V rámci dohodnutého harmonogramu úspěšně dodaná a akceptovaná realizace on-line prostředí pro odsouhlasení a prezentaci vzájemných vazeb (rekonciliaci) a finanční konsolidaci a související finanční a nefinanční reporting v rámci celé skupiny Fortuna (aktuálně 14 společností, 6 zemí, 4 měny). 4. POPIS PROJEKTU Výchozí situace / důvody projektu: Kvartální konsolidace Ruční příprava obratových předvah namapovaných do IFRS struktury (excel & ) na úrovni lokálních týmů Absence systematického sběru, zpracování a prezentace nefinančních ukazatelů Nemožnost vytváření ad hoc prezentací vybrané kombinace společností v rámci skupiny Ruční příprava běžných konsolidačních úprav (měnové přepočty včetně CTA, vyloučení vzájemných vazeb, eliminace investic) Velké zatížení centrálního týmu manuální prací, zdlouhavým zpracováním a s ním spojeným rizikem výskytu chyb Ruční zpracování podkladů pro manažerskou prezentaci Absence plánování a možnosti porovnání skutečnosti s plány Absence flexibility v rámci expanzní politiky (neschopnost přidávat nové entity) Absence flexibility při změnách reportovací osnovy (nízká flexibilita při přidávání, změnách účtů) Cíle projektu: Přechod od kvartální k měsíční konsolidaci Automatizace sběru a zpracování lokálních konsolidačních balíčků / upload packs, rozšířených o nefinanční ukazatele Zprovoznění on-line rekonciliace Zprovoznění konsolidace skutečných výsledků a plánů dle IFRS s automatizací konsolidačních úprav typu: o překlad výstupů lokálních entit do konsolidační měny podle IFRS

5 o eliminace intercompany transakcí (rozvaha, výsledovka, cash flow) o eliminace investic / kapitálu Vytvoření prostředí pro vstup nefinančních ukazatelů Vytvoření prostředí pro vstup položek CAPEX Vytvoření prostředí pro vstup manuálních konsolidačních úprav na úrovni lokální i centrální Vytvoření prostředí pro vstup budgetu (úroveň lokální) Vytvoření prostředí pro vstup jednorázových úprav směřující k očištění mimořádných vlivů a věrné manažerské prezentaci klíčových driverů businessu On-line reporty Výkaz zisků a ztrát a Bilance pro jakoukoliv úroveň agregace v rámci konsolidačního celku (od jednotlivé společnosti až po celou skupinu) s možností připojení/odpojení společností ve skupině / spřízněných osob, volby scénáře (skutečnost, budget), možností porovnání a zobrazení odchylek až tří scénářů (například skutečnost / budget / skutečnost minulého roku/měsíce apod.) On-line prezentace Cash Flow sestaveného nepřímou metodou s možností volby výběru: o společnost / skupina o třetí strany, intercompany, related parties o scénář (budget, actual) o měna On-line prezentace změn klíčových driverů businessu formou waterfall bridge ve scénářích Actual / Prior Year / Budget s očištěním o vliv FX Rizika projektu: zákazníkem požadovaný časový harmonogram (od začátku bylo jasné, kdy musí být systém předán do ověřovacího režimu a kdy proběhne první ostrý běh konsolidace) součinnost a podpora ze strany zákazníka a spolupracovníků na úrovni lokálních entit kvalita dat lokálních entit nové a v praxi neověřené verze uploadovacích šablon

6 Opatření pro snížení rizik projektu: v rámci celkového harmonogramu byly stanoveny jasně dílčí milníky, jejichž plnění postupně prokazovalo reálnost termínu nasazení do ostrého provozu realizační tým zákazníka měl plně pod kontrolou, o proces validace jednotlivých částí navržené funkcionality o součinnost spolupracovníků na úrovni lokálních entit

7 Způsob řešení/realizace prezentace požadavků prezentace přístupu k řešení, odsouhlasení navrženého konceptu detailní analýza na základě upřesněného zadání uzavření smlouvy, nastavení harmonogramu realizace na dálku s řadou neformálních schůzek směřujících k postupné akceptaci celková akceptace uvedení do ostrého provozu měsíční podpora prvních ostrých konsolidací rozvoj projektu o rozšíření datového modelu a prezentace o další akvizice a konsolidační celky o úpravy v oblasti plánování a forecastování Dopady do výsledků společnosti Zrychlení procesu měsíční závěrky/konsolidace Snížení pracnosti/časová úspora Kontrolovaný proces, možnost trasování úprav, konsistentní přístup pro všechny entity, jasný zdroj dat bez manuálních úprav před nahráním dat Vysoká flexibilita a schopnost reagovat na změny pružně (změna osnovy, přidání entit atd.) Popis dalšího možného rozšíření / předpokládaného vývoje do budoucna a uplatnění Konsolidační balíčky (upload pack) budou postupně podle připravenosti konkrétních entit nahrazovány přímým napojením na transakční ERP systémy. Z nich budou zajišťovat automatický přenos podle dohodnutého schématu tzv. Data uploadery s konfigurací odpovídající struktuře uložení dat příslušné DB. To umožní na úrovni lokální i konsolidované zajistit podklad pro detailní analýzu až do úrovně transakcí. Dále se významně sníží pracnost a chybovost spojená s přípravou dat, stejně jako možnost ad hoc přepočítání v případě nesrovnalostí.

8 Implementace rozšířeného řešení pro budgeting a forecasting společnosti

9 5. STANOVISKO DVOU INTERNÍCH UŽIVATELŮ / ZÁKAZNÍKŮ ŘEŠENÍ Prosím, vyjádřete se ke kvalitě výsledků a průběhu implementace projektu a popište, jaké konkrétní změny přinesl nový projekt Vám jako interním zákazníkům. Byl jste s procesem implementace a výsledky spokojen? Jméno a příjmení: Pozice: Komentář: Mirka Púchy Head of Accounting, Reporting, Controlling & Tax Proces implementace a změn byl pečlivě připraven jak ze strany Fortuny, tak ze strany dodavatele, především s ohledem na očekáváné problémy (implementace ve spolupráci s týmy bez zkušeností s automatizováním procesů a znalostí best practice z korporátních prostředí, znalostí procesů a postupů, různé účetní systémy). Prezentace plánu a edukace zúčastněných napříč skupinou probíhala jako součást přípravné fáze za účelem minimalizování rizik. Implementace splnila, ne-li předčila očekávání: controllingový tým dosáhl výrazné časové úspory v rámci měsíční závěrky; i přes využití čtyř různých účetních systému v rámci skupiny jsme dosáhli konzistentního přístupu k získávání a natahování dat do systému, skupinová IFRS konsolidace nyní probíhá každý měsíc (a to nejen cestou prezentování agregátů). Systém zároveň poskytuje společnosti velkou flexibilitu při nutnosti změn na úrovní účetní osnovy či přidávání nových entit do skupiny toto historicky prakticky nebylo možné s ohledem na manuální nápor při práci v Excelech. Krom výše uvedeného je v systému řada customized reportů i kategorie pro nahrávání budgetů. S výsledkem implementace jsem velmi spokojena. Jméno a příjmení: Pozice: Jiří Langmaier Senior Financial Analyst

10 Komentář: Využití produktu e-reporting nám především přineslo automatizaci měsíčního procesu konsolidace, který byl dříve čistě manuální záležitostí se všemi negativy z toho plynoucími. Přínosem je tedy nejen podstatné zrychlení procesu, ale i jeho zkvalitnění, jednak odstranění potenciální chybovosti vzniklé lidským faktorem, ale i možnost zvládnout v daném čase uzávěrky daleko podrobnější a přesnější finanční výkazy než v minulosti. Přihlášku předkládá: Datum, místo, podpis: