Více dynamiky vašim procesům

Transkript

1 for AX Firemní řešení ELO pro Microsoft Axapta pro Microsoft Dynamics AX (Axapta) (BLP) umožňuje výkonné propojení firemních řešení Microsoft Dynamics s platformou ELO Enterprise Content Management (ECM). Koncepčně a technologicky se přitom vydává zcela novými cestami, které se naprosto zásadně liší od dosavadních statických a obsahově omezených koncepcí rozhraní. Základní koncepce ELO BLP spočívá v architektuře orientované na služby (SOA) a funguje ve formě systémových služeb pro jednotlivé firemní procesy. Díky tomu je zaručena vysoká flexibilita celého řešení a tím méně starostí do budoucna. ELO BLP nabízí optimální podporu firemních procesů nezávisle na tom, je-li jejich cílem vytváření, zpracování či ukládání dat nebo propojení těchto dat resp. dokumentů s vedoucí transakcí v systému MS Dynamics AX.

2 Ochrana investice díky vysoké flexibilitě ECM s centrální konfigurací Podstatnou výhodou ELO BLP je jedinečná možnost individuálně konfigurovat firemní logiku a napojení na potřebné služby. Výkonný modul Design umožňuje modelace nezávisle na integrační technologii a archivaci na jednom centrálním místě. Efektivně a transparentně tak lze prostřednictvím centrálních pravidel upravit souhru jednotlivých aplikací, čím odpadá náročné a nákladné programování. Modul Design je základním rozhraním pro nastavování výše zmíněných pravidel. Administrátor uloží firemní logiku do samostatné šablony, aplikační data pak do šablony aplikací. Výsledkem je vysoká flexibilita, především ale jistota investice. Při přechodu z jednoho systému na druhý, například z MS Dynamics AX (Axapta) na MS Dynamics NAV (Navision), stačí vyměnit šablony aplikací nebo namodelovat příslušnou vrstvu. Enterprise Content Management

3 Rychlejší a snadnější implementace procesů Použití klasických rozhraní má někdy velké nevýhody. Implementace individuálních firemních procesů zákazníka je zpravidla spojena s vysokými náklady při programování a velmi omezuje možnost aktualizace ERP řešení. Realizace projektu s ELO BLP probíhá naopak podstatně rychleji na základě předem vytvořených oborových šablon. Pozitivem je také minimum úprav, které jsou v rámci MS Dynamics AX zapotřebí, neboť vlastní inteligence spočívá přímo v ELO BLP jako middleware. Na rozdíl od klasických naprogramovaných napojení, kdy může po aktualizaci ERP ostatní logika přestat pracovat, je nasazení ELO BLP mnohem flexibilnějším řešením. V souladu s předpisy Propojení s ELO ECM pomocí modulu Business Logic Provider nabízí firemním řešením MS Dynamics také výhody výkonného archivačního systému. Ten vytváří základ pro bezpečnou archivaci dokumentů v souladu s právními a legislativními předpisy. Zejména dokonalá prokazatelnost správně uzavřených obchodních případů získává jak v případě kontroly, tak i v případě právního sporu stále většího významu. Výkonný management výstupů Výkonný management tiskových výstupů šetří čas a peníze. A to nezávisle na tom, jedná-li se o faktury, poptávky, nabídky či vyhodnocení. Obecně jsou takovéto procesy spojeny s velkou pracností. Pomoci může management výstupů integrovaný do jednoduchou a jedinečnou individuální úpravou aplikace se stanoví logika zpracování, která umožňuje plně automatické zpracování výstupů. Využití potenciálů racionalizace Systém zajišťuje konverzi dokumentů do dlouhodobých, kontrolovatelných formátů a uložení správných sad formulářů. K tomu se přidává automatická indexace dat z databáze MS Dynamics AX, která zajistí správné přiřazení k příslušné operaci. V archivu ELO lze vzápětí dohledat historii verzí dokumentu. Přehled výhod Bezpečná správa dat a dokladů po dobu delší, než je povinná doba úschovy Správa kontrolovatelných médií pro dlouhodobou archivaci jako WORM a NetApp, Centera a další Integrovaná ochrana dokumentů proti manipulaci Integrovaná správa dokumentů opatřených elektronickým podpisem Automatizované generování archivačních formátů dokumentů jako TIFF nebo PDF/A

4 Využití potenciálů racionalizace Systém zajišťuje konverzi dokumentů do dlouhodobých, kontrolovatelných formátů a uložení správných sad formulářů. K tomu se přidává automatická indexace dat z databáze MS Dynamics AX, která zajistí správné přiřazení k příslušné operaci. V archivu ELO lze vzápětí dohledat historii verzí dokumentu. Automatizované zpracování přijatých dokladů pro MS Dynamics AX Významný potenciál racionalizace v sobě skrývá automatizované zpracování přijatých dokladů, které se dosud namáhavě zpracovávají manuálně a v papírové podobě. ELO umožňuje v úzkém propojení s BLP automatické skenování dokladů, extrakci dat i jejich cílené přiřazení k účetním postupům prostřednictvím předem definovaných workflow. Výsledkem je rychlejší a přehlednější zpracování firemních operací v prostředí MS Dynamics AX. Systém standardně nabízí dva způsoby řešení: 1. Pozdější zaevidování dokladů s podporou čárového kódu Při pozdějším zaevidování dokladů s čárovým kódem jsou přijaté doklady, například faktury, opatřeny štítkem s čárovým kódem. Tím je dokument spjat s příslušnou operací a při hromadném skenování je později automaticky zařazen na správné místo archivu. Pozdější zaevidování se nabízí tehdy, pokud se doklad na několika místech jeho cesty firmou ještě zpracovává v papírové podobě například při doplňování či dopisování dodatečných účetních informací. Potřebný štítek s čárovým kódem lze pohodlně vytisknout pomocí modulu ELO BLP Labelprint. Na rozdíl od manuálního zpracování je použití čárového kódu díky jednoznačnému identifikátoru zárukou uložení dokumentu na stejné místo. 2. Včasné zaevidování přijatých dokladů Brzké zaevidování přijatých dokladů je ideálním způsobem zpracování případu v prostředí MS Dynamics AX. Papírové doklady se skenují přímo z došlé pošty a v elektronické podobě jsou předány relevantním krokům dalšího zpracování, čímž odpadá prodleva při zpracování jednotlivých fází oběhu dokumentu. S pomocí doplňkového modulu ELO DocXtractor lze provést automatizovanou klasifikaci dokladu a extrakci dat. V rámci inteligentního rozpoznání volné formy se přitom bez manuálního zásahu samostatně vyčtou všechna data relevantní pro zaúčtování a zpracování. Do MS Dynamics AX se pak prostřednictvím ELO BLP dostanou všechna data potřebná pro účetní transakci. Navíc lze pomocí ELO BLP a ELO workflow cíleně řídit procesy zpracování dokladu ve společnosti a jednotlivých odděleních. Prostřednictvím monitoringu workflow má uživatel kdykoliv přehled o stavu určitého procesu zpracování. Systém také samostatně kontroluje dodržování určitých lhůt a chrání tímto způsobem například před hrozící ztrátou skonta. Enterprise Content Management

5 Vytváření Office dokumentů přímo z MS Dynamics AX S pomocí speciálního Office pluginu v ELO BLP se vyřizování externí korespondence stává hračkou, neboť umožňuje správu libovolných předloh dokumentů. S ohledem na konkrétní případ lze přímo z MS Dynamics AX zhotovit požadovaný dopis zákazníkovi či dodavateli. Předlohy dokumentů se pak automaticky naplní požadovanými daty z MS Dynamics AX. Inteligentní správa ů Nezáleží na tom, posíláte-li dopis em nebo v tištěné podobě ELO BLP vždy zajistí správné uložení a propojení s účetní operací v MS Dynamics AX. To je zárukou dokonalé transparentnosti operací i po jejich uzavření. Díky pohodlnému vytvoření dokumentů Office přímo z MS Dynamics AX lze zpravidla automatizovat až 70 procent korespondence. Řešení tedy nabízí podstatně více, než jen cennou úsporu času. Integrované zpracování ů Jako obchodní dopis podléhá také příslušným právním předpisům. Právní legislativy jednotlivých států a Evropské unie obvykle nařizují dlouhodobou archivaci relevenantních dokladů po dobu 10 i více let. Co se tedy nabízí více, než spravovat y pomocí systému ELO v souhře s MS Dynamics AX? ELO zařizuje archivaci ů a přes BLP umožňuje přímé propojení a přiřazení k firemní operaci z MS Dynamics AX. Nezávisle na tom, jedná-li se o odeslané či přijaté y, je díky propojení pomocí ELO BLP kdykoliv zajištěn kompletní přehled o určité operaci. Největší přednosti ELO BLP v přehledu Jedinečná technologie, u které lze firemní logiku a parametry aplikace volně konfigurovat a spravovat v samostatných šablonách Automatické zpracování tiskových výstupů jako dokladů, reportů, Office dokumentů atd. z MS Dynamics AX Standardní oborové konfigurace a nejlepší postupy z praxe jediným stisknutím tlačítka Jednoduchá archivace a přiřazení ů a MS Office dokumentů Výkonné automatizované zpracování přijatých dokladů Automatické vytvoření struktury složek ze systému MS Dynamics AX Cílené řízení toku dokladu pomocí komponenty ELO workflow Vyhledávání a filtrování dle operace v archivačním systému přímo ze systému MS Dynamics AX

6 Řešení ELO pro Microsoft Axapta Hledání v dokumentech Vlastní nebo externí doklady, dokumenty Office, y, CAD soubory, obrázky nebo soubory výkonná funkcionalita SmartSearch umožňuje přímý přístup ke všem dokumentům z MS Dynamics AX. Tak můžete například z karty dlužníka v AX kliknutím myší vyhledat všechny relevantní dokumenty k příslušnému zákazníkovi. Funkce hledání navíc filtruje seznam nalezených záznamů podle všech potřebných detailů. Kromě možnosti uložení profilů hledání nabízí funkce hledání ELO také individuální konfiguraci šitou na míru vlastním potřebám. Enterprise Content Management

7 Firemní řešení ELO pro Microsoft Axapta ELO Digital Office GmbH, Stuttgart/Germany. Kopírování a distribuce části nebo celého dokumentu, pouze s písemným souhlasem firmy ELO DIGITAL OFFICE ČR s.r.o. Pro další informace kontaktujte našeobchodní partnery ELO Digital Office ČR s.r.o - CZ - Praha elo@elo-digital.cz