Více dynamiky vašim procesům ELO Business Logic Provider pro Microsoft Dynamics NAV

Transkript

1 Business Logic Provider for Firemní řešení ELO pro Microsoft Dynamics NAV Více dynamiky vašim procesům ELO Business Logic Provider pro Microsoft Dynamics NAV ELO Business Logic Provider (BLP) umožňuje výkonné propojení firemních řešení Microsoft Dynamics s platformou ELO Enterprise Content Management (ECM). Koncepčně a technologicky se přitom vydává zcela novými cestami, které se naprosto zásadně liší od dosavadních statických a obsahově omezených koncepcí rozhraní. Základní koncepce ELO BLP spočívá v architektuře orientované na služby (SOA) a funguje ve formě systémových služeb pro jednotlivé firemní procesy. Díky tomu je zaručena vysoká flexibilita celého řešení a méně starostí do budoucna. V praxi to znamená větší možnosti úprav pro funkční utváření specifických zákaznických řešení a zohlednění možnosti budoucí aktualizace systému Microsoft Dynamics NAV. Modul ELO BLP zajišťuje ve spojení s ELOprofessional a ELOenterprise optimální podporu firemních procesů nezávisle na tom, jestli je jejich cílem zhotovení, zpracování, archivace či řízení toku dokumentů nebo jejich propojení s informacemi v ERP MS Dynamics NAV. Enterprise Enterprise Content Content Management I Dokumentenmanagement I Správa dokumentů I Archivace I Archivierung I Workflow I Workflow I I

2 Ochrana investic díky vysoké flexibilitě systému ELO Business Logic Provider Více dynamiky vašim procesům ECM s centrální konfigurací Podstatnou výhodou ELO BLP je jedinečná možnost individuálně konfigurovat firemní logiku a napojení na potřebné služby. Výkonný modul Design umožňuje modelování nezávisle na integrační technologii a archivaci na jednom centrálním místě. Efektivně a transparentně tak lze prostřednictvím centrálních pravidel upravit spolupráci jednotlivých aplikací, čímž odpadá náročné a nákladné programování. Modul Design je základním rozhraním pro nastavování výše zmíněných pravidel. Administrátor uloží firemní logiku do samostatné šablony, aplikační data pak do šablony aplikací. Výsledkem je vysoká flexibilita, především ale jistota investice. Při přechodu z jednoho systému na druhý, například z MS Dynamics NAV (Navision) na MS Dynamics AX (Axapta), stačí vyměnit šablony aplikací nebo namodelovat příslušnou vrstvu. Enterprise Content Management

3 Rychlejší návratnost investice! Použití klasických rozhraní má někdy velké nevýhody. Implementace individuálních firemních procesů zákazníka je zpravidla spojena s vysokými náklady při programování a velmi omezuje možnost aktualizace ERP řešení. Realizace projektu s ELO BLP probíhá naopak podstatně rychleji na základě předem vytvořených oborových šablon. Pozitivem je také minimum úprav, které jsou v rámci MS Dynamics NAV zapotřebí, neboť vlastní inteligence spočívá přímo v ELO BLP jako middleware. Na rozdíl od klasických naprogramovaných napojení, kdy může po aktualizaci ERP ostatní logika přestat pracovat, je nasazení ELO BLP mnohem flexibilnějším řešením. Manager výstupů zpracování tiskových dat z Dynamics NAV Manager výstupů ELO BLP nabízí flexibilní rozhraní pro zpracování tisků z DYNAMICS NAV. Z každého dokladu lze vytvořit TIFF nebo PDF, přičemž indexování dokumentů z Dynamics NAV nebo jiných systémů probíhá zcela automaticky. Pro každý typ dokumentu je možné pomocí profilů vytvořit formuláře na pozadí, aby se dokument v archivu ELO uložil tak, jak vypadá. Možná je také archivace dočasných dokladů, které po zaúčtování již nejsou k dispozici (např. poptávka na nákup). Samozřejmostí je, že při zpracování tiskových dat se v ECM systému neuloží pouze dokumenty, nýbrž všechny související dokumenty vč. referencí. Jednoduchá integrace dokumentů! ELO BLP umožňuje komplexní ukládání firemních dokumentů v systému ELO ECM: Zpracování výtisků z Dynamics NAV pomocí managera výstupů Archivace naskenovaných dokumentů z došlé pošty Rozpoznání čárového kódu na skenovaných dokumentech Uložení dokumentů MS Word, Excel a OneNote Ukládání ů z MS Outlooku Ukládání souborů přímo ze souborového systému S minimálními nároky se prostřednictvím jednoho centrálního nastavení řídí kompletní zpracování dokumentů. Pomocí ELO BLP lze navíc stanovit, zda se mají dokumenty při opakované archivaci uložit jako nová verze původního dokumentu či jako nový dokument. V ELO lze tak následně vysledovat kompletní historii dokumentu. Správa dokumentů I Archivace I Workflow I

4 Využití potenciálu racionalizace ELO Business Logic Provider Více dynamiky vašim procesům Vlastní a cizí skenované dokumenty Podepsané doklady o odeslání, parafované záznamy o zkouškách či přehledy výkonů musí být jako důležité dokumenty uchovávány. Pomocí identifikace čárového kódu BLP lze doklady po skenování automaticky indexovat, archivovat a přiřadit je k dalším operacím v MS Dynamics NAV. Potřebné informace o zpracování získává ELO BLP i zde z centrálního systému pravidel. Zpracování přijatých faktur Velký potenciál se skrývá v automatizovaném zpracování přijatých dokladů. ELO umožňuje v úzkém propojení s BLP automatizované skenování dokladů, extrakci dat a jejich cílené přidělení k účetním operacím přes předem definované procesy schvalování. Výsledkem je rychlejší a bezpečnější zpracování dokladů v ERP systému. Zde se nabízí několik způsobů řešení: 1. Řešení pro menší a středně velké množství dokumentů Pokud zjistíte, že byste potřebovali rozšířit integraci ELO BLP na další firemní procesy, není to díky použité architektuře problém. Se samostatnými funkcemi jako je generování štítků s čárovým kódem prostřednictvím funkce BLP Connect PlugIn Labelprint, lze přijaté faktury přímo z Microsoft Dynamics NAV rychle a jednoduše označit. Čárový kód ELO BLP pak přebírá automatické zpracování dokumentů a přiřadí dokumenty k přijatým fakturám, objednávkám a/ nebo účetním operacím v Microsoft Dynamics NAV. Díky propojení s řešením ELO EMC má uživatel z Microsoft Dynamics NAV přístup do archivu ELO nebo může také naopak otevírat objekty Navision z pevného klienta ELO. Zaměstnanec si tak může například k určité nákupní operaci v MS Dynamics NAV nechat zobrazit všechny příslušné dokumenty z archivu a mít o ní komplexní přehled. Takové funkcionality umožňují efektivní řešení pro zpracování přijatých faktur v malých a středních firmách, včetně všech možností rozšíření. Enterprise Content Management

5 2. Řešení pro velké objemy dokumentů U velkého množství dokumentů je ideálním způsobem zpracování v prostředí MS Dynamics NAV okamžité zaevidování došlých dokladů. Papírové dokumenty se naskenují přímo z došlé pošty a v elektronické podobě pak odešlou k jednotlivým krokům zpracování. Tím odpadají prostoje a je umožněno bezprostřední automatizované zpracování dokladového materiálu. S pomocí ELO DocXtractor lze provést automatizovanou klasifikaci dokladu a vytěžení dat. V rámci inteligentního rozpoznání se přitom bez manuálního zásahu samostatně vyčtou všechna data relevantní pro zaúčtování a zpracování, uživatel provede pouze verifikaci. Pomocí ELO BLP se automatické rozpoznání přijatých faktur integruje hluboko do prostředí Microsoft Dynamics NAV. Díky volitelným komponentám BLP pro DocXtractor lze všechna relevantní data z NAV pro kontrolu výsledků předat modulu DocXtractor. Následně po procesu rozpoznání lze tedy do Microsoft Dynamics NAV předat také účetní data. A to jak pro takzvané kalkulace nákladů, tak i pro faktury z materiálového hospodářství vystavené na základě objednávky. Manuální vypisování údajů do evidenčních karet dokumentů odpadá, výsledkem je podstatně rychlejší zpracování. Navíc lze pomocí ELO BLP a ELO workflow cíleně řídit procesy zpracování dokladu ve společnosti a jednotlivých odděleních. Prostřednictvím monitoringu workflow má uživatel kdykoliv přehled o stavu každého procesu. Systém také samostatně kontroluje dodržování stanovených lhůt a chrání tímto způsobem například před penalizací. Přehled největších předností ELO BLP Jedinečná technologie, u které lze firemní logiku a parametry aplikace volně konfigurovat a spravovat v samostatných šablonách Automatické zpracování tiskových výstupů jako dokladů, reportů, Office dokumentů atd. z MS Dynamics NAV Jednoduchá archivace a přiřazení ů a MS Office dokumentů Výkonné automatizované zpracování přijatých dokladů Automatické vytvoření struktury složek ze systému MS Dynamics NAV Cílené řízení toku dokladu pomocí ELO workflow Vyhledávání a filtrování dle operace v archivačním systému přímo ze systému MS Dynamics NAV Správa dokumentů I Archivace I Workflow I

6 Inteligentní správa ů ELO Business Logic Provider Více dynamiky vašim procesům Integrované vytváření a zpracování Office dokumentů S pomocí speciálního Office pluginu v ELO BLP se vyřizování externí korespondence stává hračkou, neboť umožňuje správu libovolných předloh dokumentů. S ohledem na konkrétní případ lze přímo z MS Dynamics NAV zhotovit požadovaný dopis zákazníkovi či dodavateli. Předlohy dokumentů se pak automaticky naplní požadovanými daty z MS Dynamics NAV. Také přímo s dokumenty MS Word a Excel zajistí ELO BLP správné propojení s daty a operacemi v MS Dynamics NAV, čímž je zaručena naprostá transparentnost obchodních případů i po jejich uzavření. Díky pohodlnému vytvoření dokumentů Office přímo z MS Dynamics NAV lze zpravidla automatizovat až 70 procent korespondence. Integrované zpracování ů Jako obchodní dopis podléhá také příslušným právním předpisům. Právní legislativy jednotlivých států a Evropské unie obvykle nařizují dlouhodobou archivaci relevenantích dokladů po dobu 10 i více let. Co se tedy nabízí více, než spravovat y pomocí systému ELO v souhře s MS Dynamics NAV? ELO zařizuje archivaci ů a přes BLP umožňuje přímé propojení a přiřazení k firemní operaci z MS Dynamics NAV. Nezávisle na tom, jedná-li se o dodavatele, o zpracování zakázek či obecně o zákaznický projekt, je díky propojení pomocí ELO BLP kdykoliv zajištěn kompletní přehled o určité operaci. To pochopitelně platí pro všechny doručené a odeslané y. V obou případech proběhne věcně správná archivace a přiřazení k příslušné obchodní operaci v MS Dynamics NAV. Komplexní vyhledávání také přímo z NAV Výkonná funkcionalita SmartSearch umožňuje přímý přístup ke všem dokumentům z MS Dynamics NAV. Tak můžete například z karty dlužníka v NAV kliknutím myší vyhledat všechny relevantní dokumenty k příslušnému zákazníkovi. Enterprise Content Management

7 Přímé načtení objektů NAV z ELO ECM BLP Connect Plugin NAV-Start umožňuje načtení informací z Dynamics NAV do ELO ECM. Uživatel tak může například při rešerši k zákazníkově reklamaci narazit v ELO na , který dokazuje dosud neuplatněnou podmínku rabatu. Je tedy třeba vystavit odpovídající dobropis a také upravit kód rabatu v kartě dlužníka v MS Dynamics NAV. Uživatel nyní může pohodlně přímo z archivu ELO otevřít příslušnou kartu zákazníka a evidenci dobropisů v NAV a provést úpravy. Skutečný užitek pro malé, střední a velké firmy ELO BLP nabízí firmám všech velikostí jasné výhody. Malé firmy mají díky ELO BLP k dispozici téměř krabicové ECM řešení. Přesně vyladěné nabídky balíčků pro malé firmy umožňují finančně velmi efektivní nasazení. U středních, velkých a komplexních projektů se díky flexibilním možnostem konfigurace a jednoduchému používání daří realizovat vysoce kvalitní ECM řešení s obrovskými časovými a finančními výhodami. Jistota souladu s předpisy Propojení s ELO ECM pomocí modulu Business Logic Provider nabízí firemním řešením MS Dynamics také výhody výkonného archivačního systému. Ten vytváří základ pro bezpečnou archivaci dokumentů v souladu s právními a legislativními předpisy. Zejména dokonalá prokazatelnost správně uzavřených obchodních případů získává jak v případě kontroly, tak i v případě právního sporu stále většího významu. Systémové požadavky Jedinečná koncepce ELO BLP zajišťuje stejně flexibilní jako transparentní systém. Výsledkem jsou nízké provozní a budoucí náklady při vysoké pružnosti systému, která umožňuje kdykoliv a naprosto přesně naplnit požadavky firmy. Škálovatelnost řešení na jedné straně umožňuje zobrazit nejrůznější požadavky jednotlivých mandantů v jednom projektu a na straně druhé propojení nejrůznějších informačních systémů (ERP/CRM). Díky tomu je možný, při centrální konfiguraci, integrovaný projekt na základě MS Dynamics NAV a zároveň například na bázi MS Dynamics AX. Microsoft Dynamics NAV (NAVISION) od verze 3.x Správa dokumentů I Archivace I Workflow I

8 ELO Business Logic Provider ELO Digital Office GmbH, Stuttgart/Germany. Kopírování a distribuce části nebo celého dokumentu, pouze s písemným souhlasem firmy ELO DIGITAL OFFICE ČR s.r.o. Pro další informace kontaktujte naše obchodní partnery ELO Digital Office ČR s.r.o - CZ - Praha elo@elo-digital.cz Enterprise Content Management I Správa dokumentů I Archivace I Workflow I