25. května Time Management IV. generace. Připravil a prezentuje: Marek Sebastian Coutierre

Transkript

1

2 25. května 2010 Time Management IV. generace Připravil a prezentuje: Marek Sebastian Coutierre

3 Od I. ke III. generaci řízení času I. generace Seznam úkolů. Úkoly se nenosí v hlavě. Zmenšení stresu. II. generace Časové plánování úkolů. Kalendář co a kdy je třeba udělat. III. generace Přemýšlení, jak rozsáhlejší úkoly udělat. Zavádění cílů, rozdělování úkolů podle priorit. Propracované systémy pomůcek. Přesné plánování denní, týdenní, měsíční, roční. Nevýhody Propracovanost až nelidskost. Středem zájmu dnešek naléhavost, hašení. Zaměření na výsledky, ne na člověka a jeho hodnoty. Doba se zrychlila neefektivnost, časová náročnost. Škodlivé názory a předsudky Starého psa novým kouskům nenaučíš. Přijde čas, kdy se bude dařit lépe. Nejlépe pracuji ve stresu. Nejsem robot, abych se musel řídit nějakým plánem. Pořádek je pro blbce, inteligent zvládá chaos. Kdo se v práci usmívá a nepospíchá je podezřelý. Práce je vážná, seriózní a racionální záležitost. Je třeba, aby se ostatní ke mně chovali dobře, pak budu vstřícný i já. Pevně zakořeněné zlozvyky Snaha o okamžité zvládnutí všeho, co přichází. Práce bez přemýšlení. Nerespektování přirozených vlastností mozku. Používání kapacity našeho mozku jako databanky. Negativistický pohled na sebe i své okolí. Preferování maličkostí.

4 IV. GENERACE Vytváření individuálního systémů plánování času a způsobu myšlení Vychází z osobních potřeb Respektuje důležité principy Podporuje vznik návyků Pomáhá naplňovat pracovní a osobní cíle Rovnováha důleţitých oblastí Jasné pojmenování všech důležitých oblastí života Snaha o udržování rovnováhy ve všech oblastech Plánování práce i soukromí IV. GENERACE ŘÍZENÍ ČASU Vyuţívání principů Nehledáme povrchní, zaručené rychlé návody Při organizaci a řízení času dodržujeme principy Respektujeme a využíváme zákonitosti mozku Pracujeme s prioritami Posilujeme sféru vlivu Blázen je ten, kdo dělá pořád to samé a chce dosahovat jiné výsledky. Efektivita a osobní spokojenost Spokojený, dobře motivovaný člověk udělá více a lépe než člověk v nepohodě Změna návyků a způsobu myšlení Cílem jsou trvalé a hluboké změny Aktivita a zodpovědnost za změny zůstává na mě

5 Práce s myslí Vědomí jedna aktivita nové činnosti kontrola, posuzování koncentrace Podvědomí návyky více činností najednou paměť pracuje neustále Nevědomí hodnoty hodně energie silné zákony 3 PRÁCE S MYSLÍ Každý jsme pět minut denně géniem, jen nikdy nevíme, kdy to přijde. Zamezujeme vyrušování Vyřizujeme do 3 Dokončujeme myšlenku Efekt pilového listu Mysl není schopná začít okamžitě tvořit, potřebuje zahřívací čas Při přerušení spojení ještě cca 3 dobíhá a jsme schopni plynule navázat na myšlenky Po této době začínáme zahřívat znovu Časová ztráta při vyrušení je tak výrazně delší Vyuţití podvědomí Potřebujeme dostatečný čas na kvalitní vymýšlení Podvědomí pracuje na problému pořád, i když děláme něco jiného Geniální chvíle potřebují čas, přichází nejčastěji v klidu Důleţitá rozhodnutí a tvořivou práci začínáme včas Rozkládáme do více kratších úseků Zaznamenáváme nápady ihned, kdyţ přijdou

6 Plánování úkolů Uţitečné tipy Trpělivost sama se sebou Každý týden znovu na 1 místo Doma první D, ranní rituál V práci začít od D Identifikace žroutů času Pěstování vůle malými D Pružnost a přizpůsobivost Zpochybňování (20/80) Na konci dne vyhodnocovat Dokud jsem nepřevzal úkol, není můj. Soukromá vítězství Týdenní plánování ŘÍZENÍ Není důležité, co se dělá výjimečně, ale to, co se dělá každý den. D ND Smysl Dostat důležité věci do vědomí Realizovat je Rozvíjet proaktivitu a nezávislou vůli Vypěstovat dobré návyky Odmítání Dostupnost Vše na 1 místě Souvislosti Nadhled Pružnost a přizpůsobivost Přirozenost Pravidelné zamyšlení dopředu Spolupráce s podvědomím Využívání vlastní kapacity O N Začít u N a O Síla a znalost vlastních priorit Nedělat zbytečnosti Naučit se některé věci nedělat Pozor na perfekcionismus

7 TÝDENNÍ PLÁNOVÁNÍ Formulář Plánování Vše vzít do hlavy a přehodnotit REVIZE - uděláno návazné úkoly - neuděláno - vyhnilo, změnilo, zůstalo VÝHLED 3 4 TÝDNY DOPŘEDU - připomínka, co mě čeká - co je třeba připravit, rozpracovat - podrobně aktuální týden ROVNOVÁHA PRIORIT - Stanovit týdenní priority a seznam úkolů - Prověřit zaváděné návyky - Plánovat práci i soukromí Plánovat 20 % rezervu!!! (VŽDY něco přijde a něco se natáhne) Dobrý DIÁŘ DOSTUPNÝ 1 pohyb, 1 ruka, mobilnost PŘEHLEDNÝ 1 pohled - aktuální týden - seznam úkolů - vše na 1 místě DOSTATEČNĚ VELIKÝ NUTÍ DĚLAT REVIZI Každý týden vytvořit nový seznam Odpovídající velikost Členění úkolů do logických celků Horní část centrum pozornosti -netermínované věci typu D a DN -týdenní priority -zaváděné návyky Střední část časový plán -termínované věci typu DN a N -pevné schůzky -úkoly související s prioritami Dolní část poznámky, drobnosti věci typu N a O zařídit mimo zařídit v kanc., doma kontrola, dotaz, potvrzení volat, napsat prostor pro poznámky

8 TÝDENNÍ PLÁNOVÁNÍ Uţitečné návyky Začínat den činnostmi typu D Týdenní plán tvořit v neděli večer, v pátek odpoledne Nenosit věci v hlavě Psát nebo zaznamenávat věci - ihned, jak vzniknou - na své místo Přemýšlet, nejde-li něco dělat rychleji / nedělat vůbec Malá D dělat hned (vyhodnocení schůzky ) Během týdne Ranní pohled do diáře, označit denní úkoly Průběžně aktualizovat diář Mít ho často na očích Zvýrazňovačem označovat, co je hotovo, zlepšuje to dobrý pocit Každý den věnovat alespoň chvíli týdenním prioritám Rozkládat velké bloky do menších využívat podvědomí Využívat zkratky

9 DOBRÉ NÁVYKY Mít se rád I s nedokonalostmi I když nestíhám I když to nejde Práce na sobě Mnou řízené posouvání hranic Průběžná práce s návyky Přijímání výzev Sebereflexe Vím co a proč dělám Jednám- Nereaguji Zdravý ţivotní styl!! PRAVIDELNĚ!! Pohyb Stravovací návyky Dobíjení baterií Psychická pohoda Práce s prioritami Dostat důležité věci do vědomí Vyuţívat diář- ihned zapisovat Termíny Úkoly Sliby Kontakty Nápady Týdenní plánování Pravidelné zastavení Hodnocení- co bylo Zamyšlení- co bude Pohled na životní rovnováhu 20% časová rezerva Začínat věci s myšlenkou na konec K čemu a komu to slouží Jaký má být výsledek? Jaký je efektivní způsob realizace? Průběţně tvořit pravidla spolupráce Rozdělení odpovědností Týdenní plánování Pravidelné zastavení Hodnocení- co bylo Zamyšlení- co bude Pohled na životní rovnováhu 20% časová rezerva Odmítat vyrušení Může to počkat? Co ztratím odmítnutím? Vyuţívat podvědomí Každý den jednou a jasně vidět rozmyšlené věci Konstruktivní myšlení Co s tím udělám? Jak to můžu ovlivnit?

10 ČASOVÉ REZERVY Delegování Opravdu to musím udělat já? Umět odmítat Vše, co nesouvisí s prioritami Vést ostatní k zodpovědnosti Jsem manager, ne máma, ani chůva 20 / 80 Více promyšleně, ne více usilovně Dělám, co má smysl a posouvá k prioritám Zbytek odmítám Pozor na návyky a stereotypy Hospodaření s energií Respekt k vašim biorytmům -Složité úkoly když mi to myslí -Aktivní relaxace Sféra zájmu Chce se mi to řešit? - Nezabývat se tím - Co nejdříve do sféry vlivu Jak to mohu ovlivnit? - Vždy mohu ovlivnit svůj postoj Koncentrace X vyrušování 20min bez vyrušení, 2hod s vyrušováním Ochrana koncentrovaných okamžiků Do 3min navázat na vyrušení Dotahovat myšlenky do rozhodnutí Vyuţití podvědomí Co se musí vymyslet, nelze uspěchat Rozložit náročné úkoly v čase Při práci v předstihu pozor na efektivitu

11 TIME MANAGEMENT Uţitečné návyky Začínat den věcmi činnostmi typu D Tvořit týdenní plán v neděli večer nebo v pátek odpoledne Nenosit věci v hlavě Psát nebo zaznamenávat věci oihned, jak vzniknou ona své místo Přemýšlet, nejde-li něco dělat rychleji / nedělat vůbec Malá D dělat hned (vyhodnocení schůzky, zapsání poznámek ) Během týdne Zvýrazňovačem označovat, co je hotovo, zlepšuje to dobrý pocit Každý den věnovat alespoň chvíli týdenním prioritám Rozkládat velké bloky do menších využívat podvědomí Mít diář často na očích Využívat zkratky TÝDENNÍ PLÁNOVÁNÍ Plánování Každý týden vytvořit nový formulář Vše na jedno místo Vše vzít do hlavy a přehodnotit oco zbylo oco mě čeká orovnováha priorit Stanovit týdenní priority s ohledem na životní a pracovní priority Prověřit zaváděné návyky Plánovat práci i soukromí Z malého diáře přepsat termínované schůzky Plánovat 20 % rezervu!!! (VŽDY něco přijde a něco se natáhne) Formulář Na jednom listě celý týden Ideál A4 Horní část centrum pozornosti -netermínované věci typu D a DN -týdenní priority -zaváděné návyky Střední část časový plán -termínované věci typu DN a N -pevné schůzky -úkoly související s prioritami Dolní část poznámky, drobnosti věci typu N a O zařídit mimo zařídit v kanc., doma kontrola, dotaz, potvrzení volat, napsat prostor pro poznámky

12 TIME MANAGEMENT 80 % 20 % Paretovo pravidlo Úsilí Efekt Práce 20 % 80 % VEDENÍ Dejte mi pevný bod a pohnu zeměkoulí. Archimédes Vize Poslání Hodnoty Soukromí Pohled od konce Nezapomínám, co je pro mne důležité Vím, co chci Umím odmítnout Jsem realista Rozhoduji se s ohledem na budoucnost Sdílím své cíle Více priorit méně cílů Strategické cíle Za co jsem placen Projekty SMART cíle Co je v hlavách ne na papíře Naplňování rolí Vztahy Kondice Potřeby Sny Osobní priority Priorita určuje směr, ne cíl. Dává volnost, nelpění. Umožňuje přizpůsobení. Dá se plnit přišlými maličkostmi. K prioritám se přiřazují úkoly, ne naopak.

13 TIME MANAGEMENT

14 TIME MANAGEMENT Kotel emocí Má dvě důležité hladiny - absolutní pohoda - nezvladatelné napětí Od negativních emocí Krátkodobě nejlépe funguje prudký výdej energie Dlouhodobě funguje - pravidelný tělesný pohyb - pravidelný spánek - pravidelná relaxace - pravidelný sex % emocí je objektivních prudkost, rychle jsou pryč 90 % je v mém myšlení moje reakce a rozvinutí moje vlastní prožívání situace EMOCE A PROŢÍVÁNÍ Věř a dle víry se ti staň. Jak budeš o věcech přemýšlet, takové do roka budou. Zábrany Hlava logické Srdce emoční Tělo konativní Nejsilnější je tělo 1. dojem Jak situace začne, tak má tendenci pokračovat. Ranní rituály. Pozor, jak věci začínají. ÚHEL POHLEDU Ovlivňuje můj postoj. Změnu umožňuje jeho změna. Můj přístup ovlivňuje moje přemýšlení a výsledky Mohu využít svobodu volby Partner, 3. strana. Za týden, za rok. K čemu je to dobré? Mohu využít svobodu volby

15 TIME MANAGEMENT Domácí úkol Za dva měsíce napište lektorovi: co Vám kurs přinesl, jaké změny se Vám podařilo zrealizovat a jaké návyky zavést. Kontakt: Marek Sebastian Coutierre coutierre@seznam.cz LITERATURA A DOMÁCÍ ÚKOL Doporučená literatura Stephen R. Covey: 7 návyků vůdčích osobností, PRAGMA Petr Pacovský: Člověk a čas, Time Expert Michal Čakrt: Typologie osobnosti pro manažery, Management Press

16 Děkuji za pozornost