výrobní organizace na certifikaci SJ podle ISO 9001/2001 procesním způsobem

Transkript

1 Podnět ke specifické přípravě výrobní organizace na certifikaci SJ podle ISO 9001/2001 procesním způsobem Ing. František Živna, CSc., Praha 1 Úvod Příspěvek navrhuje specifický způsob přípravy výrobní organizace k auditu podle EN ISO 9001/2001 tak, aby byla naplněna představa (uvedená v kap. 0.2 EN ISO 9001) o procesním přístupu při vývoji, uplatňování a zlepšování systému manage mentu jakosti s cílem zvýšit spokojenost zákazníka plněním jeho požadavků. Upřesnění uvedené problematiky Příspěvek vychází ze znalosti normy EN ISO 9001/2001 a zjištění, že příslušné kap. citované normy vlastně zahrnují procesy pro řídící činnosti, zajišťování zdrojů, reali zaci produktů a měření. Účelnější však je rozdělit procesy do tří skupin, a to na procesy realizační, pod půrné a řídící. 2 Pojmy spojené s procesním přístupem Co je proces? Soubor vzájemně souvisejících činností, které přeměňují vstupy na výstupy O jakých procesech často hovoříme? Výrobní hlavní proces, jehož vstupem je objednávka a výstupem produkt (výro bek) Realizační dílčí proces výrobního pro cesu Produktový analogie k výrobnímu Zvláštní proces, u něhož nemůže být shoda snadno nebo ekonomicky ověřena Dílčí totéž jako realizační (např. zvláštní proces je dílčím procesem výrobního pro cesu) 30 SVĚT JAKOSTI 1/2003

2 Řídící zajišťuje řízení systému manage mentu jakosti Podpůrný zajišťuje fungování výrob ních (realizačních) procesů. Činnost je jednoduchý úkon, dále neděli telná část procesu Jaké činnosti rozeznáváme? přípravné řídící prováděcí kontrolní dozorné Dokument obsahuje informace na pod půrném mediu (papír, disketa, CD Rom, databáze na síti, atd.) Záznam je ent, v němž jsou uvede ny dosažené výsledky nebo v němž se po skytují důkazy o provedených činnostech. 3 Postup přípravy výrobce na provedení auditu podle EN ISO 9001/2001 Výrobce, jehož výrobek splňuje specific ké požadavky, musí rozdělit veškerou svoji činnost na procesy, které na sebe navazují výstup z jedněch tvoří vstup do jiných a tím zajistit kontinuitu a návaznost logic kých činností. Nejprve rozdělíme procesy do tří skupin, a to na procesy řídící, realizační a pod půrné. ŘÍDÍCÍ PROCESY REALIZAČNÍ PROCESY PODPŮRNÉ PROCESY Kap. OBCHODNÍ Kap. Kap. normy ČINNOST normy normy entů Marketing příručky jakosti 4.2 záznamů Nabídkové řízení přezk. Odborná způsobilost, požad. týkajíc. se vědomí závaž. a výcvik požadavků na produkt, zaměření Tvorba smlouvy Infrastruktura 6.3 na zákazníka 5.2 komunikace se zákazníkem strategie, 5.3,5.1 PLÁNOVÁNÍ politiky a cílů jakosti REALIZACE PROCESU Pracovní prostředí 6.4 Plánování systému 5.4.2, Plánování 7.1 monitorovacích řízení jakosti 4.1 realizace a měřících zařízení 7.6 Zajištění monitorování, interní komunikace Plánování jakosti prod. 4.1 měření a analýzy procesů 8.1 Přezkoum. syst. řízení jak. 5.6 neustálé zlepšování Návrh a vývoj 7.3 interních auditů Zajištění zdrojů 6.1 Návrh a vývoj procesu 7.3 Monitorování a měřeníprocesu Nakupování 7.4 Monitorování a měření REALIZACE PROCESU neshodného 8.3 a validace výrobních procesů a 2 Analýza údajů 8.4 a validace opatření procesů svařování a 2 k nápravě dalších preventivních zvláštních procesů a 2 opatření Identifikace a sledovatelnost Majetek zákazníka Ochrana Tab.1 Procesy, potřebné pro zajištění fungování systému řízení jakosti podle EN ISO 9001/2001 SVĚT JAKOSTI 1/

3 Řídící procesy jsou procesy, které jsou používány k zajiš tění řízení systému managementu jakosti. Realizační procesy jsou používány k zajištění výrobních pro cesů a. Realizační procesy můžeme rozdělit do tří tříd, které zahrnují: Obchodní činnost Plánování realizace procesu Realizace procesu Podpůrné procesy jsou procesy, které jsou používány k zajiš tění fungování výrobních (realizačních) procesů. V tab.1 jsou uvedeny procesy, odvozené z normy EN ISO 9001/2001 a rozdělené do tří skupin 3.1 Vytvoření mapy procesů organizace Významným počinem při budování systé mu jakosti organizace je vytvoření tzv. ma py procesů Vznikne takto: nejprve jsou stanoveny potřebné procesy řídící, realizační a pod půrné, potřebné pro požadované fungování systému řízení jakosti tak, aby vznikl pro dukt, splňující specifické požadavky norem a požadavky zákazníka. Základem pro vnik tzv. Mapy procesů je Tab.1. Toto je nejdůležitější fáze přípravy k certifikaci vytvoření Mapy procesů organizace. Znamená to, že: některé z procesů, odvozené z normy ne musí organizace potřebovat pro realizaci Tab. 2 Mapa procesů Řídící procesy Realizační procesy Podpůrné procesy RO1 Obchodní činnost Marketikng M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 entů záznamů požadavků týkaj. se strategie, pol. jak. a cílů jakosti Plánování systému řízení jakosti interní komunikace Přezk.syst.říz.jakosti neustálé zlepšování Zajištění zdrojů RO2 RO3 Plánování a realizace RP1 Plánování realizace RP2 Plánování jakosti RZ3 Návrh a vývoj RP4 Návrh a vývoj procesu RP5 Nakupování RZ1 RZ1a RZ1b RZ2 RZ3 RZ4 Nabídkové řízení přez. požadavků Tvorba smlouvy komun. se zákaz. Realizace a validace výrobních procesů procesů svařování dalších zvláštních procesů Identifikace a sledovatelnost Majetek zákazníka Ochrana P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 P8 P9 P10 P11 P12 P13 příručky jakosti Odborná způsobilost Infrastruktura Pracovní prostředí monitorovacích a měřících zařízení Zajištění monitoro vání a měření interních auditů Monitorování a měření procesů Monitorování a měření neshodného výrobku Analyza údajů opatření k nápravě preventiv. opatření 32 SVĚT JAKOSTI 1/2003

4 jiné procesy přibudou: vzhledem ke specifické povaze přísluš ného procesy, vznikající v souvislosti s rozši řováním produkce, příp. s neustálým zlepšováním (kap ). Tyto procesy je vhodné číslovat např. tak, jak je uvedeno v Mapě procesů. Příklad Mapy procesů je uveden v Tab. 2 Poznámky důvody pro číslování procesů Produktový tok je tok materiálu, poloto varů a produktů výrobou. Je významně ovlivňován kontinuitou procesního toku. Produktovým tokem se zabývá logistika. Procesní tok realizačních procesů je dán logikou výrobního procesu. Protože chápeme procesy jako sled čin ností od vstupů k výstupům, je vhodné je očíslovat, např. tak, jako v tab. 2 Procesní vazby mohou pak být snadno popsány např. vývojovým diagramem. Číslování procesů je vhodné ke stručné mu popisu ve vývojovém diagramu, který se tak stane významnou pomůckou pro plá nování a řízení výrobních procesů. 3.2 Mapy procesů pro procesy realizační, řídící a podpůrné Mapa realizačních proce sů obsahuje kromě základ ních procesů realizačních ještě další dílčí procesy a činnosti, které mohou vy žadovat vytvoření přísluš ných entovaných postupů a vznik potřebných záznamů tak, aby bylo za jištěno splnění specifických požadavků na produkt. Do Mapy realizačních procesů jsou přidány sloup ce pro dílčí procesy a čin nosti, které jsou doplněny sloupci pro odpovědnosti za proces a označení doku mentu. Příklad Mapy reali začních procesů je uveden v Tab.3 PODNĚT KE SPECIFICKÉ PŘÍPRAVĚ VÝROBNÍ ORGANIZACE NA CERTIFIKACI SJ PODLE ISO 9001/2001 PROCESNÍM ZPŮSOBEM Také u řídících a podpůrných procesů je možné očekávat jejich případné doplnění o dílčí procesy a činnosti a jejich mapy vy tvoříme v případě potřeby zcela shodným způsobem, jako u procesů realizačních. 3.3 Vznik entů Některé procesy je vhodné v systému říze ní jakosti entovat. Stále platí, že enty, nutné pro řízení SJ vznikají zpravidla ve třech úrovních: PJ příručka jakosti Směrnice či TOP (technicko organizační předpisy), obsahují odpovědi na otázky CO se provádí? a KDO je za to zodpo vědný? Postupy obsahují sled činností a odpo vědi na otázku JAK se to či ono dělá? Dosavadní způsob číslování entů u organizace je vhodné zachovat. Tento způsob může být např. založen na typické hierarchii entovaného systé mu jakosti dle ISO Tab. 3 Mapa realizačních procesů realizace zakázky Základní Ozn. Ozn. Ozn. procesy dok. Realizační procesy dok. Činnosti dok. ŘÍZENÍ A REALIZACE ZAKÁZKY RZ 1 ŘÍZENÍ A VALIDACE řízení zakázek VÝROBNÍCH PROCESŮ zajištění výrobních podkladů zajištění použití vhodného zařízení zajištění použití monitor. a měřícího zaříz. uplatňování monitorování a měření činnosti při uvolňování, dodáv. a po dodání stanovení kritérií pro přezk. procesů použití speciálních metod a postupů zajištění záznamů schválení zařízení a kvalifikace pracovníků RZ 1a ŘÍZENÍ A VALIDACE identifikace a řízení svařovacích procesů PROCESŮ SVAŘOVÁNÍ zajištění entovaných postupů zajištění zařízení pro svařování a údržby zajištění kritérií pro přezkoumání procesů monitorování parametrů před a v průb. svař. validace svařovacích procesů zajištění kvalifikace pracovníků udržování záznamů zajištění s tím spojených požadavků a specifických požadavků dle EN RZ 1b ŘÍZENÍ DALŠÍCH stejné činnosti jako u RZ 4 ZVLÁŠTNÍCH PROCESŮ zajištění s tím spojených požadavků a specifických požadavků dle přísl. norem RZ 2 IDENTIFIKACE identifikace statusu s ohledem A SLEDOVATELNOST k požadavkům na monitorování a měření řízení a záznam identifikace RZ 3 MAJETEK ZÁKAZNÍKA řízení identifikace, ověř., chránění a zabez. udržování záznamů o ztrátě a poškození RZ 4 OCHRANA PRODUKTU řízení ochrany (identifikace, manipulace, balení, skladování) SVĚT JAKOSTI 1/

5 Povinnost některých entů Dle kapitoly musí entace SJ zahrnovat následující enty: entovaná prohlášení o politice ja kosti a o cílech jakosti příručku jakosti entované postupy požadované touto normou Jsou to následující postupy: řízení entace řízení záznamů řízení interních auditů řízení neshodného řízení opatření k nápravě řízení preventivních opatření enty, které organizace potřebuje pro zajištění efektivního plánování, fun gování a řízení svých procesů záznamy požadované kapitolou ISO 9001/2001 Poznámka: tyto povinné enty a zá znamy jsou v přehledu procesů, uvedeném v Tab. 1, vyznačeny tučným písmem. 3.4 Vznik záznamů Záznamy se musí vytvořit a udržovat, aby se poskytly důkazy o shodě s požadavky. Formuláře záznamů na podpůrných me diích (papír, disketa,cd Rom, databáze na síti, atd.) se vytvoří zejména pro činnosti přípravné, řídící, kontrolní a příp. i do zorné. Záznamy vznikají v závislosti na požado vané zpětné sledovatelnosti a požadavků promítnutých do zkušebního a kontrolního plánu. Formuláře pro záznamy mohou být ozna čeny značkami, které korespondují s proce sem a činností, pro které jsou vytvořeny. 3.5 Postup tvorby entace Pro tvorbu entace SJ je vhodný Literatura: [1] EN ISO 9001, 8/2001 [2] EN ISO 9004, 8/2001 [3] EN až 4 [4] ISO [5] Živna, F.: Příspěvek k možnostem posuzování schopnosti organizace řídit procesy svařování a s tím související činnosti při procesu kvalifi kace a certifikace SJ podle EN ISO 9000/1994 a EN ISO 9001/2001, Zvaranie / Svařování 3 4 / následující postup: vytvořit a entovat Mapy procesů a Mapy realizačních, podpůrných a řídí cích procesů vznik Příručky jakosti, politiky jakosti a cílů jakosti vytvořit povinné enty vytvořit enty pro procesy, nutné k efektivnímu fungování a řízení SJ vytvořit záznamy Vytvořená entace a záznamy jsou nezbytnou pomůckou k plánování, přípra vě, řízení, realizaci, kontrole a dozoru. Chybějící entace ještě nemusí znamenat přímé narušení SŘJ, avšak chybějící záznam přímo ovlivňuje shodu či neshodu výsledného. 4 Závěry Aplikace systému procesů v rámci orga nizace spolu s identifikací těchto procesů, jejich vzájemným působením a řízením lze nazývat procesní přístup. Tento přístup je významným přínosem pro transparentní, efektivní řízení systému jakosti výrobní or ganizace. Navržený specifický postup přípravy vý robní organizace k procesnímu auditu spo čívá v: rozdělení procesů, popsaných v přísluš ných kapitolách EN ISO 9001/2001 do tří skupin na procesy realizační, pod půrné a řídící vytvoření mapy procesů, která se stane významným entem pro řízení pro cesu neustálého zlepšování a pro pře zkoumání vedením vytvoření Map realizačních, podpůrných a řídících procesů, které jsou základem pro vznik nezbytně nutné entace a záznamů pro efektivní fungování SŘJ výrobní organizace PS.: výše uvedený Podnět ke specifické přípravě výrobní organizace na certifikaci SJ podle ISO 9001/2001 procesním způsobem byl ve formě Metodického postupu. představen na Setkání s klienty a jednání Klubu certifikovaných organizací a pracovníků, které uspořádala společnost CERT Kladno a CERT ACO v malém sále kladenského Kokosu dne SVĚT JAKOSTI 1/2003