CZ.1.07/2.2.00/

Transkript

1 2014, Brno Připravil: Ing. Vlastimil Vala, CSc., Ing. Jiří Leitner Porady cvičení Management Vytvořeno s podporou projektu Průřezová inovace studijních programů Lesnické a dřevařské fakulty MENDELU v Brně (LDF) s ohledem na disciplíny společného základu reg. č. CZ.1.07/2.2.00/ za přispění finančních prostředků EU a státního rozpočtu České republiky

2 strana 2 Co to je porada podle slovníku spisovné češtiny? Porada je rozprava o řešení určitých otázek. (rozprava je diskuse, rozhovor, debata).. V managementu je to tedy řešení otázek managementu.

3 strana 3 Porady?

4 strana 4 Porada v managementu Porada je nástrojem managementu- její cíle jsou různé : jde řešení otázek, problémů, předávání informací, analyzování, rozhodování, kontrolování Porady jsou realizovány ve skupinách pracovníků, zpravidla na schůzce, kde se účastníci setkají, může to být dnes také prostřednictvím moderních komunikačních prostředků.

5 strana 5 Náplň cvičení Proč porady Jak připravit poradu Jak vést poradu Jak zpracovat informace z porady

6 strana 6 Proč vést poradu Informovat Řešit problém Zpětná vazba, inovace Delegování úkolů Kontrola

7 strana 7 1. Část: Jak připravit poradu Základním stavebním kamenem úspěšné porady je její pečlivá příprava. První krok představuje rozhodnutí, je-li vůbec poradu třeba svolávat. Pokud ano, je vhodné předem stanovit její cíle, vybrat účastníky a stanovit program

8 strana 8 Je vůbec schůzka nutná? Dříve než vůbec svoláte své spolupracovníky a vyrušíte je při jejich práce, vždy nejdříve prozkoumejte důvody a nutnost svolání porady. Muže se ukázat, že je porada zbytečná a že problémy se dají řešit rychleji a jiným způsobem.

9 strana 9 Čas jsou peníze Hospodaření s časem hraj při přípravě porady rozhodující roli. Váš čas a čas vašich spolupracovníků představují hodnoty, jimiž nebudete mrhat jen při cílevědomém a systematicky strukturovaném plánování

10 strana 10 Jak hospodařit s časem Vyhněte se době kdy jste nejčastěji vyrušováni Např :00 hod Případně 14 17:00 Hod

11 strana 11 Jak hospodařit s časem Dodržujte 3 min. pravidlo Zjistěte aby účastnící byly připraveni Zahajujte porady ke konci pracovní doby Respektujte pravidlo 60:20:20

12 strana 12 Jak hospodařit s časem Pravidlo 60:20:20 60% - času věnujte naléhavým záležitostem 20% času na variabilní program 20% času rezervujte pro společné aktivity (přestávky, rozhovory, oběd)

13 strana 13 Jak hospodařit s časem Stanovte přestávky (po 45 min.) Určete si čas k osobním rozhovorům Stanovte čas a délku porady Vše plánujte písemně Na termínech se předem dohodněte Zvolte správné místo

14 strana 14 Formulujte cíle Co chci sdělit Jakým způsobem to podám Čeho chci dosáhnout Pokud je cíl měřitelný, definujte jej. Podělte se o své vize a záměry

15 strana 15 Druhy porad Formální Předem připravené porady s programem Účelové Porady svolané zpravidla s malým předstihem a bez pevného programu.

16 strana 16 Druhy porad Řešitelské Cílem těchto porad je vyřešení problému nebo produkce nových nápadů. Informační Schůzky, jejichž účelem je informovat ostatní. Mohou to být třeba krátké ranní porady útvarů

17 strana 17 Kdo se má zúčastnit porady Výběr účastníků porady vyžaduje pečlivé zkoumání, protože každý spolupracovník, který s tématem porady nemá nic společného, promarní cennou pracovní dobu a ještě může nakazit kolegy svým nezájmem.

18 strana 18 Je velikost skupin odpovídající Produktivita porady a spokojenost účastníků jsou výrazně ovlivněny velikostí skupiny. Zásadně platí: čím menší skupina tím lépe pro průběh porady.

19 strana 19 Program porady Respektive plán porady představuje červenou nit každého zasedání Umožňuje následně kontrolovat, jak porada dopadla.

20 strana 20 Program porady Neplánujte příliš nabitý program porady. Vystavujete tak spolupracovníky časovému tlaku a přispíváte ke špatné náladě. Důsledek může být neefektivní výsledek porady.

21 strana 21 Kontrola skutečností Jsou všichni účastnici porady srozumění s: Termínem, typem a naplní porady podklady pro poradu potřebnými

22 strana část: Jak vést poradu Řízení průběhu porady klade na jejího moderátora různé nároky: Musí umět řešit konflikty Zvládat případné problematické účastníky Aktivně zapojit do dění všechny přítomné spolupracovníky

23 strana 23 Jak vést poradu úkoly moderátora Bude-li porada efektivní, závisí rozhodujícím způsobem na komunikačních schopnostech a technikách moderátora porady. Jeho práce je jako obtížné balancování na okraji propasti.

24 strana 24 Úkoly moderátora Objasňuje účastníkům význam společného úkolu a zdůrazňuje své očekávání. Krádce uvede body programu, vysvětluje stav věci a všechny účastníky informuje Stará se o dodržování základní stanovené linie a dodržuje časový plán

25 strana 25 Úkoly moderátora Oceňuje každý příspěvek do diskuze Nikdy se nekompromituje Zůstává nadstranický Je stále věcný a uvolněný Podporuje formulování stanovisek Působí jako zprostředkovatel při konfliktech

26 strana 26 Konflikty jsou pozitivní V každé situaci platí: v mezilidských vztazích jsou konflikty nevyhnutelné, protože každý má jiné hodnoty, osobní cíle, potřeby a vyjednávací možnosti. Často jsme účastníků konfliktu svědky obranných reakcí, které směřují k tomu, aby se vyhnuli sporu. Vyhýbáním se však spor neodstraní.

27 strana 27 Konflikty jsou pozitivní Pokud se problémy neřeší ofenzívně, dále narůstají pod povrchem, a jednoduše nezmizí. Řešení problémů hned pročistí vzduch a umožní zdárné dokončení debaty Z konfliktů a čelení jim se můžeme mnohému přiučit a získat si tím i úctu zbylých účastníků porady.

28 strana 28 Řešení konfliktů úkol moderátora Udržení debaty na věcné úrovni Vyvarování se sklouznutí v debatě ke vztahové úrovni. Vyhnutí se hodnocení, i když se jedná o žádost Zachování si od problémů odstup

29 strana 29 Kdo se ptá, poradu řídí Pomocí otázek můžete poradu cíleně řídit

30 strana část: jak zpracovat poradu po jejím skončení Po skončení porady je užitečné vyhotovit písemný zápis. Správně připravený zápis by měl být stručný, přehledný a dobře strukturovaný.

31 strana 31 Zápis z porady Záznam výsledků Usnadnění zpětné kontroly Poklad k přípravě příští porady

32 strana 32 Výběr zapisovatele Při výběru zapisovatele je dobré dbát, aby nebyl náhodný, ale aby úkol dobrovolně přijal.

33 strana 33 Obsah zápisu Téma porady Projednané body a průběh porady Všechny výsledky a plánovaná opatření Body které zůstaly otevřené Další postupy a termíny příštího sezení

34 strana 34 Které body nesmí v zápisu chybět Rozdělení účastníků Místo, datum, čas a doba trvání Podnik, oddělení pracovní skupina Podpis zapisovatele a případně vedoucího porady

35 strana 35 Čemu je dobré se vyhnout Heslům Hovorovým výrazům Dvojsmyslům Nepochopitelným výrazům

36 strana 36 Závěrem Porady nemusí znamenat jen neplodně strávené dlouhé hodiny, spoustu vypité kávy, plné popelníky a úmorné nekonečné proslovy. Mohou se naopak snadno stát ústředním bodem řešení pracovních problémů a místem kde mohou všichni projevit své názory.

37 strana 37 Praktické cvičení Simulace porady Příprava: 5min.

38 strana 38 Děkuji za pozornost Použitá literatura Porady, Anita Bischof / Klaus Bischof, Grada, 2003, 112 s. ISBN