Uživatelský manuál služby edrivesoft společnosti Audit Alliance spol. s r.o. audit

Transkript

1 Pro audit dokladů je pro Vás připravena tato volba. Vyberte si z rozbalovacího seznamu organizaci a vyberte si konkrétní typ dokladů, o které máte zájem. V rámci názvů jednotlivých typů dokladů bylo použito označení a předčíslí dokladu dle údajů převzatých z účetního programu. Pro lepší orientaci na první pohled je umístěno za lomítkem u názvu typu dokladu také první použité číslo v číselné řadě. Číslo každého dokladu je pak vždy shodné s číslem použitým v účetním programu Po výběru typu dokladů se Vám níže objeví jejich kompletní seznam. Stačí si jen vybrat ten, o který máte zájem a kliknout na jeho název

2 Po otevření dokladu v náhledu je možné ověřovat či kontrolovat správnost a obsahovou úplnost dokladu a činit s ním další úkony v rámci procesu auditu: 1) při splnění všech předpokladů či kladném posouzení správnosti a oprávněnosti dokladu jako celku je možné zvolit funkci Auditovat. (POZOR: zvolením této funkce a potvrzením v následném dialogovém okně kliknutím na OK se práce s dokladem nenávratně uzamkne a není již možné s ním pracovat jinak, než si jej v plném obsahovém náhledu prohlížet!). Tato funkce potvrzuje jednoznačný výrok auditora k tomuto dokladu. 2) Nebo je možné si vyžádat doplňující vyjádření k auditovanému dokladu od vybraného uživatele. (Variantám 1) a 2) se budeme věnovat na dalších stranách, 3) nebo je možné si doklad jen prohlédnout (využijí například oprávnění účetní, daňový poradci či vedoucí pracovníci podniku) a odejít do jiných částí SW (pokud je máte přístupné), případně kliknout na ikonu audit pro návrat na předchozí stránku SW, ze které jste doklad vybírali.

3 Pokud jste rozhodnuti doklad auditovat, je pro Vás připravena tato volba. Po kliknutí na OK v potvrzujícím dialogovém okně bude aktivní práce s dokladem ukončena, doklad bude uzamčen.

4 a Vy se vrátíte automaticky zpět na poslední stranu, ze které jste doklad vybírali. Informace o provedeném auditu se projeví vpravo vedle názvu příslušného dokladu.

5 Pokud jste ovšem dospěli k názoru, že nemáte dostatek informací k dokladu, případně jste v jeho obsahu shledali chyby a potřebujete jej před provedením auditu ještě konzultovat s oprávněnými pracovníky společnosti, využijte této možnosti. Napište doplňující dotaz do tohoto pole Vyberte z rozbalovacího seznamu konkrétního uživatele a kliknutím na Odeslat k vyjádření a následně potvrzením OK jej odešlete vybranému uživateli.

6 V případě vyžádání si vyjádření se tento aktuální stav projeví informací vpravo od názvu konkrétního dokladu. Oslovený uživatel obdrží zprávu em v tomto znění (například). Stačí, aby na odkaz kliknul (otevře se mu automaticky okno webového prohlížeče), přihlásil se do edrivesoft a poskytl své vyjádření, o které byl auditujícím požádán.

7 K seznamu dokladů, u nichž byl uživatel požádán auditujícím o vyjádření, se uživatel může dostat také přímým přihlášením do edrivesoft. Na tomto místě je informován o celkovém počtu takových dokladů a po kliknutí na Otevřít. se objeví nové okno se seznamem všech těchto dokladů. Stačí si vybrat požadovaný dokument, kliknutím na jeho název jej otevřít v náhledu. následně poskytnout svůj komentář či vyjádření k dokladu a kliknutím na Odeslat (a následně ještě kliknutím na OK v potvrzujícím dialogovém okně) poskytnout zpět auditujícímu. Ten je pak o podaném vyjádření, které je stejně jako text dotazu zaznamenáno v linii auditu

8 informován em. Zároveň je informace o podaném vysvětlení či vyjádření zaznamenána pro přehlednost přímo vpravo od názvu konkrétního dokladu.

9 V této části je možné nalézt přehlednou informaci nejen o aktuálním stavu dokladu a informaci o tom, kdo je například na řadě, ale také celou historii práce s ním. Kdo, kdy a jak s dokumentem pracoval, jaký úkon provedl. Naleznete zde také celé texty vzájemné komunikace mezi auditorem a uživateli Je-li auditor spokojen s podaným vyjádřením, je možné potvrdit audit dokladu (případně samozřejmě dotazy a odpovědi opakovat tak dlouho, jak je třeba). Pokud je doklad po podaném vyjádření auditován, změní se příslušný příznak vpravo od názvu dokumentu a tento stav je zde a automaticky zaznamenán.

10 A pokud je doklad auditorem auditován, jsou automaticky znemožněny jakékoli manipulace s informacemi k dokladu (všechny předchozí volby zmizí) a je možné si v této části doklad již jen prohlížet, případně k němu pouze přikládat dodatečné přílohy.