PŘEHLED PŘÍSTUPŮ K MANAGEMENTU KOMUNIKACE V PROJEKTU

Transkript

1 PŘEHLED PŘÍSTUPŮ K MANAGEMENTU KOMUNIKACE V PROJEKTU Diskusní odpoledne OSPM Jan Havlík, AIT s.r.o., jhavlik@ait.cz, AIT,

2 Obsah 1. Základní pojmy 2. Přístupy podle ISO 10006, PMI PMBOK, IPMA ICB 3. Charakteristika procesů managementu komunikace v projektu AIT,

3 Communication Výkladový slovník Merriam-Webster dictionary: 1 : an act or instance of transmitting 2 a : information communicated b : a verbal or written message 3 a : a process by which information is exchanged between individuals through a common system of symbols, signs, or behavior <the function of pheromones in insect communication>; also : exchange of information b : personal rapport <a lack of communication between old and young persons> 4 plural a : a system (as of telephones) for communicating b : a system of routes for moving troops, supplies, and vehicles c : personnel engaged in communicating 5 plural but singular or plural in construction a : a technique for expressing ideas effectively (as in speech) b : the technology of the transmission of information (as by print or telecommunication) AIT,

4 Communication Encyclopadia Brittanica: The exchange of meanings between individuals through a common system of symbols. Explicit definitions and theories of communication were not proposed until 20thcentury advances in science and technology gave rise to the mass-communications media. AIT,

5 Charakteristika procesů managementu komunikace PMBOK, ISO 10006: Management komunikace v projektu zahrnuje procesy, potřebné, aby se zajistilo včasné a vhodné vytváření, sběr, šíření, ukládání a konečné předávání projektových informací. (prakticky totožná charakteristika v obou zdrojích) AIT,

6 Procesy managementu komunikace PMBOK*) ISO 10006**) IPMA ICB Plánování komunikace***) Plánování komunikace Okruh 25: Komunikace Dodávání informací Management informací Okruh 21: Informace, dokumentace, reporting Podávání zpráv o plnění Řízení komunikace Okruh 29: Informatika v projektech Administrativní uzavření *) Znalostní oblast 10. Project Communications Management **) Skupina procesů 5.9 Procesy vztahující se ke komunikaci ***)Orig.: Communications Planning AIT,

7 Procesy PMBOK 1. Plánování komunikace určení informace a potřeby komunikace zainteresovaných stran (kdo, co, kdy, jak, komu). 2. Dodávání informací poskytnout v pravý čas informaci zainteresovaným stranám (stakeholder) 3. Podávání zpráv o plnění - jak jsou užívány zdroje k dosažení cílů projektu (stav, pokrok, předpověď dalšího stavu a pokroku) 4. Administrativní uzavření při dosažení cílů fáze nebo projektu nebo při předčasném ukončení dokumentace výsledků projektu AIT,

8 Procesy vztahující se ke komunikaci podle ISO Plánování komunikace plánování informačních a komunikačních systémů projektu. Určit, které informace budou oficiálně poskytovány, média, četnost sdělování, úprava a struktura dokumentů. Management informací zpřístupnění nezbytných informací členům projektové struktury a jiným zainteresovaným stranám. Určit postupy pro přípravu, sběr, identifikování, třídění, distribuování, zařazování, aktualizování, archivaci a vyhledávání informací. Pravidla pro schůzky navrhnout podle typů schůzek. Řízení komunikace řízení způsobu komunikace v souladu s plánovaným komunikačním systémem. Sledovat a přezkoumávat. AIT,

9 Komunikace v projektu podle IPMA ICB Komunikace zajišťuje efektivní přenos informací a interakci mezi komunikujícími partnery Vytváří předpoklady pro motivaci, práci a rozhodování příjemce informace Formy: ústní, písemná, textová, grafická, podle média. Konverzací, na schůzkách, workshopech, konferencích. Komunikace s okolím projektu (kontext)! Reporting je standardní způsob komunikace předem definovaným příjemcům informace Využívání informačních technologií vedoucí projektu musí posoudit vhodnost technologie a dohlížet na její využívání AIT,

10 Komunikování (communicating) jako klíčová obecná dovednost managementu Komunikování znamená výměnu informací. Dimenze komunikace: Písemná a ústní, naslouchání a mluvení Uvnitř a vně projektu Formální a neformální Vertikální a horizontální Zpětná vazba, bariéry komunikace Styl psaného sdělení Presentační techniky, řeč těla, zobrazovací prostředky Techniky řízení schůzek, porad (program, konflikty, role ) (podle PMBOK) AIT,

11 Závěr - zásady Komunikaci naplánovat podle potřeb, kdo, komu a jakou formou Informace prezentovat včas, jasně Zaměřit se na pravidla jednání na poradách, zápisy mají obsahovat rozhodnutí, problémy, odsouhlasená opatření a odpovědné pracovníky Systém komunikace uplatňovat podle plánu, přezkoumávat ho Využívat IT podle potřeb projektu AIT,