MANUÁL K DATABÁZI VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK A

Transkript

1 MANUÁL K DATABÁZI VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK A INVESTIČNÍCH ZÁMĚRŮ Oživení, o. s. srpen 2008 za finanční podpory Nadace Open Society Fund Praha 1

2 Obsah: str. Účel a základní charakteristika databáze 3 1. Konfigurace databáze a technické požadavky na provoz IT technik Technické požadavky Postup konfigurace 4 2. Uživatelské nastavení administrátor Nastavení a editace textů v databázi Administrátorské účty 6 3. Základní funkce databáze administrátor Investiční záměry Detail investičního záměru Veřejné zakázky a jejich vyhlášení Detail zakázky Databáze dodavatelů Detail dodavatele

3 Účel a základní charakteristika databáze Databáze veřejných zakázek a investičních záměrů je pilotním projektem Oživení o. s., které dlouhodobě usiluje o transparentní veřejnou správu. Databáze je zdarma určena veřejným zadavatelům, zejména samosprávám, pro přehledné a transparentní uveřejňování všech podstatných informací o plánovaných, probíhajících i realizovaných veřejných zakázek. Základní cíle databáze: naplnit informační potřeby občanů měst a obcí, kteří mají právo na volně a snadno přístupné informace o nakládání města s veřejnými prostředky informovat co nejširší okruh podnikatelských subjektů a tím posílit konkurenční prostředí ve veřejné soutěži o veřejnou zakázku snížit riziko korupce a manipulace při zadávání a realizaci veřejných zakázek zvýšením transparentnosti a možnosti efektivní občanské kontroly Databáze rozlišuje tři základní režimy uživatelů: administrátor: veřejný zadavatel, který provozuje databázi na svých internetových stránkách. Má přístup do všech sekcí databáze, které může upravovat. Vstup na základě přihlašovacího jména a hesla (viz. levé menu přihlásit ). veřejnost: veřejně přístupná část databáze na internetu, bez přihlašovacího jména a heslo. Slouží k neomezenému přístupu k veřejným informacím o investičních záměrech, veřejných zakázkách a dodavatelích. zájemce, dodavatel zakázky: podnikatelský subjekt, který projevil zájem účastnit se veřejných zakázek. Po registraci má přístup do svého účtu databázi dodavatelů, kde může editovat svůj základní profil. Vstup je možný po registraci u správce databáze, na základě přihlašovacího jména a hesla (viz. levé menu přihlásit ). Jsou přístupny stejné sekce a informace jako veřejnosti. Databáze je svým charakterem výhradně nástrojem pro jednoduché, přehledné a úplné zveřejňování informací o veřejných zakázkách a investičních záměrech na internetových stránkách zadavatele, tzn. je nainstalována přímo na serveru zadavatele. Databáze nesplňuje atestační podmínky vyhlášky č. 326/2006 Sb., o podrobnostech atestačního řízení pro elektronické nástroje, náležitostech žádosti o atest a o výši poplatku za podání žádosti o atest (vyhláška o atestačním řízení pro elektronické nástroje) dle 149 odst. 2 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, tzn. nelze ji použít jako výhradní elektronický nástroj pro zadávání veřejných zakázek. Databáze tedy slouží zadavateli jako doprovodný nástroj pro zveřejňování informací. Souběžně s databází Oživení v rámci svého protikorupčního programu připravilo pro samosprávy také Vzorová pravidla pro zadávání veřejných zakázek, která obsahují protikorupční a transparentní nástroje při organizaci a zadávání veřejných zakázek. Pro smysluplné a efektivní posílení transparentnosti zadávání veřejných zakázek doporučujeme proto implementovat databázi spolu se vzorovými pravidly. Databáze i vzorová pravidla jsou projektem pilotním, tzn. dosud nedošlo k jeho dlouhodobému osvědčení v praxi. Přivítáme proto jakékoli reakce a připomínky od uživatelů těchto nástrojů pro jejich další zlepšování a inovaci. 3

4 1. Konfigurace databáze a technické požadavky na provoz IT technik Konfiguraci je nutné provést před prvním spuštěním, kdy má administrátor, který spouští aplikaci, možnost nastavit základní hodnoty pro správné fungování aplikace. 1.1 Technické požadavky server podporující PHP verze 4 a novější (např. PHP 4.4,PHP 5.0,PHP 5.1 atd.) MySQL databáze verze a novější (např. MySQL 4.1.2, MySQL 5 atd.) adresáře files a templates_c musí mít nastaveno povolení zápisu pro uživatele pod kterým běží webová aplikace (pokud si nejste jisti, nastavte práva na hodnotu reprezentovanou číslem 0777); v případě, že PHP běží v safe mode, je navíc třeba, aby vlastník těchto adresářů byl shodný s uživatelem, pod kterým běží PHP aplikace. pro správné zobrazení je nutné mít prohlížeč podporující JavaScript doporučené prohlížeče jsou Internet Explorer 6 a novější (Int. Explorer 7) a Mozilla Firefox (verze 2 a novější) dále jsou podporované prohlížeče Opera a Safari 1. 2 Postup konfigurace 1. Soubor data.zip rozbalte a umístěte na FTP, kde budete aplikaci provozovat 2. Pokud splňujete technické požadavky (1.2), můžete začít s konfigurací 3. Do vašeho prohlížeče zadejte ADRESA_VASI_APLIKACE/setup.php 4. Vyplňte formulář s potřebnými hodnotami a klikněte na tlačítko s nápisem Uložit 5. Pokud jste vše vyplnili a splňujete technické požadavky (1.2), měla by konfigurace aplikace proběhnout úspěšně. Pokud nastanou při konfiguraci chyby, budou zaznamenány na výstupu. a) první přihlášení Po úspěšné konfiguraci je možné se přihlásit do aplikace na adresa ADRESA_VASI_APLIKACE nebo ADRESA_VASI_APLIKACE/index.php (pro přihlášení klikněte v levém menu na Přihlášení). Přihlašovací údaje pro Superadministrátora 1 - přihlašovací jméno: přihlašovací heslo: Po přihlášení je vhodné změnit přihlašovací heslo. b) chyby Pokud vyplníte správné hodnoty, můžou nastat tyto chyby Nepodaří se nastavit práva pro adresáře /files, /templates_c, a nebo soubor /setup_config.php. Pro adresář je nutné nastavit práva zápisu pro svět i skupinu přes vašeho FTP klienta (číselná reprezentace práva musí být 0777). U souboru je nutné nastavit tato práva kvůli budoucímu editaci údajů, ale pro provoz aplikace to není nutné. Nepodaří se připojit k MySQL databázi a vytvořit MySQL databázi. Pokud databáze je umístěna na jiném SQL serveru a není povoleno venkovní připojení do databáze, je nutné povolit na SQL serveru venkovní připojení nebo použít jiný SQL server. 1 Primární přihlašovací jméno a heslo vám bude sděleno osobně v případě zájmu zadavatele o používání databáze 4

5 2. Uživatelské nastavení administrátor 2.1 Nastavení a editace textů v databázi levé menu nastavení Databáze umožňuje administrátorovi databáze upravit dle svých představ a potřeb texty jednotlivých sekcí databáze (např. instruktážní popisky sekcí pro lepší orientaci, charakteristika zadavatele, kontaktní osoby atp.). funkce předdefinované hodnoty (obr. 1) editovat webové stránky (obr. 2) popis editace předdefinovaných hodnot zakázek u druhu a rozsahu veřejné zakázky (v případě změny zákonné úpravy či zadávacích směrnic zadavatele) kliknutím na editovat, změny provedete příkazem vložit editace textu jednotlivých sekcí kliknutím na aktivní sekce umožňující editaci formou jednoduchého editačního textové rozhraní (schodné ovládání jako u běžného textového editoru). Změny provedete příkazem upravit pod textovým oknem. Obr. 1 Obr

6 2.2 Administrátorské účty levé menu administrátorské účty administrace databáze funguje ve dvou základních režimech: superadmin: může vytvářet účty a přidělovat práva na jednotlivé sekce databáze (práva k editaci a správě), má přístup do všech sekcí databáze. Může přidávat,editovat profily administrátorů a v profilech může zakázat přihlášení do aplikace. Při prvním spuštění databáze má administrátor práva superadmin. admin: může spravovat a editovat tu část databáze, do které získal přístup od superadmina funkce administrátorský účet přidat administrátorský účet popis přehled administrátorských účtů databáze v režimech admin/superadmin, po kliknutí na detail lze dále upravovat práva uživatele účtu na editaci jednotlivých stránek databáze podle potřeb zadavatele. Editace se potvrdí příkazem odeslat. příkaz pro vytvoření nového účtu za dodržení stejného postupu Obr. 3 Obr. 4 Administrátorské účty umožňují jednoduše organizovat dle organizačního schématu zadavatele zanášení a úpravu informací v jednotlivých sekcích databáze. Např. admin zaměstnanec odpovědný za oblast plánování investic bude mít přístup pouze do sekce investičních záměrů. 6

7 3. Základní funkce databáze administrátor Databáze je uspořádána do tří hlavních sekcí, mimo doprovodné uživatelské funkce (nastavení, přihlašování, administrátorské účty): investiční záměry veřejné zakázky databáze dodavatelů 3.1 Investiční záměry levé menu investiční záměry obsahuje editaci a přehled všech investičních záměrů tzn. ohlášení o plánované veřejné zakázce funkce popis přehled vyhlášených záměrů, na které dosud nebyla vyhlášená veřejná zakázka, může se na ně přihlásit zájemce. Po kliknutí na aktivní číslo zakázky investiční záměry (obr. 5) lze upravovat již zveřejněné údaje (např. oprava, zpřesnění atp.) (viz. detail investičního záměru) přehled minulých záměrů, na které již byla vyhlášena řádná soutěž, nelze o ně již projevit zájem, do této sekce se záměry zařazují automaticky po vyhlášení uzavřené záměry veřejné zakázky. Po kliknutí na aktivní číslo zakázky lze upravovat již zveřejněné údaje (např. oprava, zpřesnění atp.) (viz. detail investičního záměru) přidat investiční záměr tvorba nového investičního záměru, provede se vyplněním formuláře a vyhlásí se (obr. 6) příkazem odeslat, automaticky se zařadí do sekce investiční záměry Obr. 5 Obr

8 Pozn: ve formuláři Přidat investiční záměr u zadavatele lze vybrat zadavatele z rolovací existující nabídky, případně přidat nového zadavatele, pokud dosud žádný zadavatel nebyl přidán. Databáze počítá s tím, že v rámci samosprávy existuje více veřejných zadavatelů, kteří jsou zřízené a provozované samosprávou (např. příspěvkové organizace města) Detail investičního záměru levé menu investiční záměry detail investičního záměru (aktivní číslo u investičních záměrů nebo uzavřených záměrů ) funkce detail investičního záměru (obr. 7) informovat přihlášené (obr. 8) přihlášené firmy popis příkaz odeslat : editace informací o investiční záměru, slouží pro případné změny v záměru či zpřesnění informací příkaz vypsat zakázku : automaticky přesune investiční záměr do skupiny uzavřené záměry a nabídne formulář pro vypsání veřejné zakázky - funkce přidat veřejnou zakázku umožňuje editaci a rozeslání hromadného u zájemcům přihlášených k investičnímu záměru označením přihlášených firem a příkazem odeslat informativní přehled zájemců o investiční záměr Obr

9 Obr Veřejné zakázky a jejich vyhlášení levé menu veřejné zakázky obsahuje přehled všech veřejných zakázek, jejich editaci a veškeré operace od vyhlášení zakázky, přes hodnocení nabídek po uzavření soutěže a hodnocení dodavatelských prací (obr. 9). funkce aktuální zakázky uzavřené zakázky zrušené zakázky přidat veřejnou zakázku (obr. 10) vyhledávání ve veřejných zakázkách popis přehled zakázek, u kterých probíhá veřejná soutěž, nebyl dosud vybrán dodavatel, po kliknutí na aktivní číslo zakázky lze libovolně editovat údaje o zakázce a volit další funkce (viz. detail zakázky) přehled zakázek, u kterých je již soutěž uzavřena a byl vybrán dodavatel. Jsou zde zařazeny zakázky v realizaci nebo zakázky, u kterých byl předmět zakázky realizován a předán zadavateli, po kliknutí na aktivní číslo zakázky lze libovolně editovat údaje o zakázce volit další funkce (viz. detail zakázky) přehled zakázek, jejichž soutěž byla ze zákonných důvodů zrušena, nebyl vybrán dodavatel, po kliknutí na aktivní číslo zakázky lze libovolně editovat údaje o zakázce volit další funkce (viz. detail zakázky) editace nové zakázky, příkazem odeslat je zakázka vyhlášena a automaticky se zařadí do sekce aktuální zakázky jednoduchý nástroj pro vyhledávání zakázek dle zadavatele, druhu, rozsahu a stavu zakázky 9

10 Obr. 9 Obr

11 3.2.1 Detail zakázky levé menu veřejné zakázky detail zakázky (aktivní číslo u aktuálních, uzavřených a zrušených zakázek) funkce údaje o zakázce hodnocení nabídek (obr. 11) smlouva (obr. 12) vyhodnocení zakázky popis editace údajů o zakázce (doplnění, zpřesnění atp.) a upload zadávací dokumentace, změny se provedou příkazem odeslat hodnocení nabídek pomocí uploadu relevantních dokumentů dle zákona protokolu o otevírání obálek, zprávy o hodnocení nabídek editace údajů o uzavření smlouvy a dodavateli zakázky včetně uploadu znění smlouvy, smluvních dodatků v průběhu realizace. Příkazem odeslat bude zakázka automaticky přesunuta do skupiny uzavřených zakázek příkaz odeslat : editace konečného hodnocení zakázky po předání předmětu zakázky do užívání (cena, kritéria, zdůvodnění) (obr. 13) příkaz zrušení veřejné zakázky : editace zákonných důvodů zrušení zakázky, zvolením příkazu se zakázka automaticky přesune do skupiny zrušených zakázek. Může být přeskočena fáze hodnocení nabídek, uzavření smlouvy (obr. 14). Obr. 11 Obr

12 Obr

13 Obr. 14 Upload dokumentů Všechny nabízené funkce detailu veřejné zakázky (viz. kap ) umožňují upload (přiložení) relevantních dokumentů podobným způsobem jako u jiných webových aplikací (např. ové pošty). Upload se provede příkazem procházet a přiložit, dokument lze samozřejmě také smazat.!formát údajů o ceně! Pro zadání cen v detailu VZ se používá jednotný formát oddělovač tisíců (.) a klasická desetinná čárka (,), např ,00. Při zadání hodnoty v jiném formátu nelze hodnotu zadat, resp. se automaticky přiřadí nulová hodnota 13

14 3.3 Databáze dodavatelů levé menu databáze dodavatelů Sekce obsahuje přehled o všech firmách (zájemcích, dodavatelích), kteří se zaregistrovali přes databázi veřejných zakázek. Firma může být zaregistrována skrze databázi třemi způsoby: 1) firma (v režimu veřejného přístupu) projeví zájem o investiční záměr a bude vyzvána databází k registraci 2) firma (v režimu veřejného přístupu) se přímo zaregistruje do databáze dodavatelů, aniž má zájem o některý z investičních záměrů 3) firma může být zaregistrována samotným zadavatelem (viz. registrace firmy) funkce databáze dodavatelů (obr. 15) registrace firmy popis souhrnný přehled informací o zaregistrovaných dodavatelích, včetně informací o tom, zda již realizovali zakázku a mají přístup do databáze. Po kliknutí na název dodavatele se zobrazí jeho detail a další funkce registrace dodavatele zadavatelem (adminem, superadminem), vyplnění registračního formuláře se potvrdí příkazem odeslat. Při zaškrtnutí horní pole se přihlašovací údaje automaticky odešlou na ovou adresu dodavatele uvedenou ve formuláři. Obr

15 3.3.1 Detail dodavatele levé menu databáze dodavatelů detail firmy nebo organizace (název dodavatele) funkce detail firmy nebo organizace (obr. 16) přihlášené záměry (obr.17) realizované zakázky (obr. 18) popis možnost editace údajů o dodavateli, úprava jeho režimu v databázi, tzn. úprava údajů, volba přihlašování ano/ne příp. odstranění dodavatele z databáze: příkaz odeslat, přihlašování ano : pouhá změna údajů o dodavateli, např. kontaktních údajů, osob atp. příkaz odeslat, přihlašování ne : údaje o dodavateli zůstanou zaneseny v databázi, dodavatel však nebude mít přístup do svého účtu, nebude se moci přihlašovat na investiční záměry. Lze použít např. jako sankci na určitou dobu za opakované chyby či špatnou práci dodavatele. příkaz odstranit firmu z databáze : nenávratně vymaže informace z databáze. Např. se jedná o nevěrohodného dodavatele, dodavatel hrubě porušil spolupráci či pravidla atp. přehled o investičních záměrech, ke kterým se firma přihlásila, kliknutím na číslo záměru se dostanete na detail investičního záměru přehled o realizovaných zakázkách daným dodavatelem, realizovanou zakázku přiřadíte danému dodavateli výběrem zakázky z rolovací nabídky (v nabídce se zobrazují pouze realizované zakázky) dle čísla a názvu zakázky a příkazem přidat vybranou zakázku. U přiřazených zakázek se kliknutím na číslo zakázky dostanete do detailu realizované zakázky Obr

16 Obr. 17 Obr. 18 Doporučení: Registrace v databázi představuje stručný a rychlý informativní přehledu pro potřeby zadavatele a veřejnosti o dodavatelích. Plně nenahrazuje systém zadavatele v prověřování věrohodnosti údajů, platného oprávnění k podnikání atp. V případě jakýchkoli pochyb může zadavatel postupovat dle kroků v bodu