HELIOS Orange Doprava

Transkript

1 HELIOS Orange Doprava 2016 BüroKomplet, s.r.o.

2 Obsah 1 Kontakty Obecné Doprava Jízdy Rezervace vozidel Nová rezervace Využití vozidel Smazání staré rezervace Příkazy k jízdě Nový příkaz k jízdě Přehled pohybu vozidel Návazné objednávky PS Stazky Vystavení nové stazky Vystavení nové stazky na základě již vystaveného příkazu k jízdě Základní údaje Základní údaje - čítače Místa nakládek a vykládek Substráty Přehled úseků Vozidla Nové vozidlo Základní údaje Nádrže Technické údaje Ekonomické údaje Aktuální stav vozidla Deník vozidla Nová údržba/kontrola Nová událost Speciality (pro deník vozidla) Speciality Zadání počátečních stavů Závěrka Kontrola návaznosti Cenová úroveň Akutní stavy vozidel Přehled pohybu vozidel Alternativní normy Typy vozidel Skupiny vozidel Kódy údržby Kódy ostatních událostí Deníky vozidel Pneumatiky Nová pneumatika Modul Doprava 2

3 Montáž/Demontáž Do rezervy/do provozu Stav pneumatik Pojistné události Nová pojistná událost (PU) Kopie PHM Nové čerpání vozidla Kódy PHM Nový druh PHM Typy čerpání Nový typ čerpání PHM Platební karty PHM Nová platební karta PHM Typy norem Ostatní náklady Příklad seskupování nákladů Nové náklady Kódy nákladů Fakturace Přehled fakturačních příkazů Číselník služeb Ceníky Sazby dle vstup. parametru Fakturační předpisy Příklad využití fakturačních předpisů pro automatickou fakturaci Fakturační vzorce Základní údaje Koeficienty Silniční daň Období přiznání SD Základní údaje Přiznání SD Karty silniční daně Výpočet silniční daně Generování el. podoby SD česká legislativa Převést vozidlo do celoročního provozu Historie silniční daně Archivace silniční daně Zaúčtování silniční daně Změna období Vygenerovat nové karty SD Vygenerovat opravné nebo dodatečné karty SD Kategorie vozidel SD sazby osobní automobily SD sazby nákladní automobily SD archiv Modul Doprava 3

4 9.7 Osobní přiznání SD Cestovní náhrady Nový cestovní příkaz Cestovní příkaz Příklad zadání zahraniční služební cesty Úseky cesty Výdaje Vlastní vozidlo Zahraniční čerpání Příklad výpočtu cestovních náhrad za služební cestu, která se částečně konala v zahraničí Volby nad přehledem cestovních příkazů Generování pokladních dokladů (Ctrl+Alt+P) Převod do předzpracování mezd (Ctrl+Alt+M) Změna stavu schváleno (Ctrl+Alt+S) Změna stavu vypořádáno (Ctrl+Alt+V) Kopie Tuzemské stravné Zahraniční stravné Zpracování platebních karet Převod kódu čerpání na kmenovou kartu Zpracování výpisu Oprava Souhlasí Automatické odsouhlasení Přenos do nákladů vozidel Spárování s FAD Rozpad částky do PHM Rozpad částky do ost. nákladů EuroShell OnLine MYTO.CZ Mzdové podklady Převod do předzpracování mezd Modul Doprava 4

5 1 Kontakty Hotline Vzhledem k vytíženosti našich konzultantů vám nabízíme službu naší hotline. Jelikož z praxe víme, že ne vždy se vám mohou naši konzultanti plně a okamžitě věnovat, použijte prosím naši bezplatnou telefonickou linku nebo . Jsme vám k dispozici každý pracovní den od 7.00 do hodin. Modul Doprava 5

6 2 Obecné Účelem tohoto dokumentu je popsat základní použití modulu Doprava v IS Helios Orange. Může sloužit jako základní příručka pro nové zaměstnance, popř. pro zastupující kolegy, kteří jednotlivé činnosti nedělají rutinně. Detailní nápovědu najdete přímo v Heliosu. Na záložce nápověda, otevřete odkaz Příručka na webu. V této příručce najdete podrobné informace k jednotlivým modulům, včetně nastavení a příkladů. Modul Doprava 6

7 3 Doprava Modul Doprava je součástí integrovaného systému Helios Orange. Tento modul může fungovat samostatně nebo může vytvářet doklady, které budou dále zpracovány v ostatních modulech systému. Především je zde možnost vytvářet podklady pro fakturaci, které jsou dále zpracovány v modulu Fakturace. Při práci s modulem Doprava využijete řady číselníků. Budete zde využívat některé vlastní číselníky i číselníky společné s ostatními moduly systému Helios Orange. Z vlastních číselníků to budou především číselníky evidence vozidel, stazek a druhů poskytovaných služeb. Naleznete zde evidenci rezervací vozidel, míst nakládek a vykládek, druhů přepravovaných nákladů i přehled údržby jednotlivých vozidel. Dále pak evidenci používaných platebních karet PHM či evidenci používaných pneumatik a ostatních nákladů. Nedílnou součástí modulu Doprava je i přehled kódů a sazeb pro výpočet silniční daně a cestovních náhrad. Ze společných číselníků je v modulu Doprava využit číselník organizací, číselník jednotlivých středisek organizační struktury, číselník zaměstnanců a zakázek a číselník zemí. Modul Doprava 7

8 4 Jízdy Přehled jednotlivých jízd otevřete klepnutím na volbu Doprava, Jízdy ve stromové struktuře hlavní nabídky systému Helios Orange. Zobrazí se kniha jízd, resp. přehled jednotlivých záznamů o provozu motorových vozidel. Vidíte zde přehled všech již realizovaných jízd i všech vystavených příkazů k jízdě. Oba druhy dokladů máte možnost prohlížet i odděleně v přehledech Příkazy k jízdě a Stazky. Systém tak umožňuje odděleně sledovat všechny příkazy k jízdě, které byly vystaveny pro řidiče a nedošlo zatím k jejich vrácení, tedy k převodu na stazky a přehled všech stazek, tedy již realizovaných a zapsaných jízd. Stazka, neboli záznam o jízdě, může tedy vzniknout z předchozího příkazu k jízdě, který byl před jízdou vystaven pro řidiče a to doplněním údajů o skutečném trvání jízdy. Po jízdě odevzdaný jízdní příkaz doplníte v hlavním přehledu Jízdy. Takto doplněný doklad nebude již dále evidován v přehledu Příkazy k jízdě, ale bude zobrazen v přehledu Stazky. Systém eviduje stazky pod stejným evidenčním číslem jako předchozí příkaz k jízdě. Oba druhy dokladů mohou také vzniknout na základě předchozí Rezervace vozidla. Na jízdním příkazu nebo stazce potom vyplníte číslo rezervace a do dokladu se doplní údaje, které byly uvedeny na rezervaci. Takto převedená rezervace zaniká. Typickým procesem vystavování nějakého dokladu o použití vozidla může např. být: Rezervace - Jízdní příkaz - Stazka. UPOZORNĚNÍ Pro jednotlivé vozidlo může v jednom termínu existovat pouze jeden doklad. Z původní rezervace vytvořím např. jízdní příkaz (původní rezervace zanikne) a po jízdě ho doplněním o skutečnosti o průběhu jízdy, a tím ho převedu na stazku (zanikne příkaz k jízdě). 4.1 Rezervace vozidel Doprava Jízdy Rezervace Rezervace jednotlivých vozidel je další součástí systému Helios Orange a je vytvořena pro jednodušší a přehlednější práci s knihou jízd. Přehled rezervací získáte volbou Doprava, Jízdy, Rezervace z hlavní stromové nabídky systému. Touto volbou se v pravé části obrazovky otevře přehled doposud vytvořených rezervací. Rezervaci vozidel můžete využít před samotným vystavením příkazu k jízdě nebo stazky. Modul Doprava 8

9 Rezervace jsou tedy jakýmsi volnějším předstupněm jízdního příkazu a stazky. Pokud při tvorbě jízdního příkazu nebo stazky zadáte přenosem rezervaci, pak rezervace zaniká a její údaje se předvyplní do vznikajícího dokladu. Pokud je na některé vozidlo již vystavena rezervace, systém upozorní na její existenci a nepovolí vystavit na toto vozidlo další doklad ve stejném termínu. Pro práci s přehledem rezervací můžete využít standardní nástroje z panelu nástrojů systému Helios Orange nebo klepnutím pravým tlačítkem myši v okně přehledu vyvoláte místní nabídku. Ta obsahuje také některé nástroje používané pouze pro práci s tímto přehledem. Jde především o tvorbu nových rezervací, využití jednotlivých vozidel a smazání starých rezervací Nová rezervace Záznam nové rezervace do přehledu je umožněn tlačítkem Nový záznam, stisknutím klávesy <F2> v přehledu rezervací nebo stisknutím pravého tlačítka myši a výběr příslušné volby z místní nabídky. Po této volbě se otevře formulář, ve kterém zadáváte vstupní údaje pro záznam nové rezervace vozidla. V tomto formuláři je třeba vyplnit evidenční číslo vozidla a časové údaje o počátku a konci rezervace. Bez těchto údajů nebude rezervace uložena a systém upozorní na nevyplnění údajů. Číslo rezervace systém generuje automaticky a nelze ho dále měnit. Po realizaci jízdy a vyplnění stazky s příslušnou rezervací již tuto rezervaci přehled Rezervace vozidel nebude obsahovat. Pokud se blíží termín plánované údržby nebo kontroly vozidla (tyto možnosti systému jsou popsány v dalších kapitolách), najdete ve spodní části karty rezervace upozornění na blížící se údržbu. Evidenční číslo vozidla - jde o číslo, pod kterým je dané vozidlo evidováno v přehledu vozidel. Můžete zadávat přímo nebo otevřením číselníku vozidel a vyhledáním příslušného vozidla. SPZ - tato položka je určena pro zadávání státní poznávací značky vozidla, pro které provádíte rezervaci. Pokud jste vyplnili položku evidenční číslo vozidla, položka SPZ se doplní automaticky. Pokud jste naopak nevyplnili Ev. č. vozidla a vyplníte položku SPZ, systém sám doplní evidenční číslo vozidla. Opět zde můžete SPZ vyplnit ručně nebo využít číselníku vozidel. Typ - toto pole s výběrem je určeno pro odlišení rezervací jízd od ostatních rezervací vozidla. Implicitně je tato hodnota nastavena na rezervaci typu Jízda. Příkladem pro ostatní rezervace může být např. pronájem vozidla, dlouhodobá odstávka, STK apod. Modul Doprava 9

10 Počátek - časový údaj, který se týká začátku doby, pro kterou bude rezervace provedena. Můžete zadávat ručně i využít vestavěného kalendáře. Konec - časový údaj pro konec zaznamenávané rezervace. Text - textová položka pro záznam důvodu rezervace. Máte možnost využít až 60 znaků. Dispozice pro posádku - textové pole pro záznam dispozic pro posádku k této jízdě. Poznámka - textová položka pro záznam detailních poznámek k dané rezervaci. Systém kontroluje, zda je dané vozidlo k dispozici. V případě, že existuje již jiná jízda nebo rezervace, systém nedovolí zapsat takovou rezervaci a upozorní na existenci jiného dokladu v tomto termínu. Rezervace jsou automaticky číslovány. Volbou tlačítka OK je rezervace uložena do přehledu rezervací. Na základě takto vytvořené rezervace můžete dále vytvořit příkaz k jízdě, stazku nebo při neuskutečnění jízdy tuto rezervaci smazat. Pokud rezervaci převedete na příkaz k jízdě či stazku, bude automaticky vymazána z přehledu rezervací. Systém automaticky čísluje rezervace číslem nejbližším vyšším od poslední rezervace, a to včetně rezervací smazaných nebo převedených Využití vozidel Tato volba je určena pro znázornění využití jednotlivých vozidel nebo celých skupin vozidel ve zvoleném období. Je především pracovním nástrojem dispečera dopravy. Zahrnuje všechny uskutečněné nebo naplánované aktivity, které se týkají daných vozidel, jako jsou jednotlivé jízdy či rezervace. Potvrzením této volby se otevře formulář pro zadávání parametrů využití vozidel. Modul Doprava 10

11 Formulář parametrů pro využití vozidel Volbu časového období provádíte zadáním data do horní části formuláře, a to buď přímo vložením data, nebo výběrem z vestavěného kalendáře. Je zde nastaveno datum od aktuálního data do konce dalších dvou týdnů. Ve středu tohoto formuláře provádíte výběr skupin a typů vozidel, které budou zahrnuty do přehledu využití vozidel. V levém okně určujete podmínky na skupinu vozidel. Tvorbu jednotlivých skupin vozidel provádíte v nabídce Doprava, Vozidla, Skupiny vozidel ve stromové nabídce systému Helios Orange. V pravém okně vkládáte podmínky na typ vozidel, které budou zahrnuty do výběru. Jednotlivé typy vozidel máte možnost definovat v nabídce Doprava, Vozidla, Typy vozidel. Přiřazení vozidla do jednotlivých typů nebo skupin provádíte při evidenci nového vozidla vyplněním příslušných položek vstupního formuláře. UPOZORNĚNÍ Pokud budete využívat typy a skupiny vozidel, je nutné mít vytvořené příslušné číselníky typů a skupin vozidel a při evidenci nových vozidel dbát na vyplnění daných údajů do karet vozidel. Ve střední části formuláře nastavujete podmínku na provedení výběru vozidel. Pokud chcete, aby přehled využitých vozidel splňoval oba požadavky, Modul Doprava 11

12 zaškrtnete tlačítko a zároveň. V případě, že do výběru chcete zahrnout vozidla splňující alespoň jednu podmínku, zaškrtnete volbu nebo. Ve spodní části jsou tlačítka, kterými zahrnete do výběru všechny typy a skupiny anebo naopak všechny vyloučíte z výběru. Tlačítkem Původní hodnoty obnovíte výběr, který obsahoval formulář při otevření. Po stisknutí tlačítka OK se zobrazí Přehled využití vozidel. Jde o přehledný kalendář, který obsahuje jednotlivá vozidla, dny a příslušné činnosti. V přehledu jsou zobrazeny všechny rezervace a to v rozlišení na jízdy a ostatní, jízdní příkazy a stazky. Legenda popisující charakter akce je v pravé části přehledu. Klepnutím levým tlačítkem myši nebo najetím kurzorem na některou položku přehledu se zobrazí legenda, která podává podrobnější informace o skutečnosti dané akce. Tato legenda obsahuje období, ve kterém se akce uskuteční či uskutečnila, charakter akce a její popis a informace o jejím pořízení. Poklepáním levým tlačítkem myši na konkrétní akci z přehledu se otevře formulář související s touto akcí. V něm můžete editovat či doplňovat další skutečnosti této akce. To neplatí pro stazky, které touto cestou nelze upravovat. Klepnutí pravého tlačítka myši v tomto přehledu vyvolá místní nabídku pro práci s přehledem. Máte zde možnost přímo v tomto přehledu zapisovat nové rezervace a jízdní příkazy. Pokud si vyberete nějakou již vytvořenou rezervaci, máte možnost ji navíc ihned převádět na příkaz k jízdě. Vybranou rezervaci nebo příkaz k jízdě můžete také editovat nebo smazat. Také můžete přímo v přehledu měnit a obnovovat parametry pro výběr vozidel do tohoto přehledu a zvětšovat či zmenšovat obrazovku o legendu na pravé straně přehledu Smazání staré rezervace Vyvoláním místní nabídky v přehledu rezervací a výběrem Smazat staré rezervace otevřete jednoduchý formulář pro mazání rezervací. Tímto nástrojem můžete vymazat hromadně všechny staré rezervace. V tomto formuláři nastavujete datum, které je hranicí pro mazání rezervací. Implicitně je zde nastaveno aktuální datum. Po výběru data a stisknutí tlačítka OK, budou rezervace, starší než vybrané datum, vymazány z přehledu rezervací. Jednotlivé rezervace můžete mazat klávesou <Del> nebo volbou zrušit v místní nabídce přehledu rezervací. Modul Doprava 12

13 UPOZORNĚNÍ Přehled rezervací obsahuje rezervace vozidel, které dosud nebyly převedeny na jízdní příkaz, stazku nebo rezervace na jízdy, které se neuskutečnily. Rezervace převedené na jízdní příkaz nebo stazku jsou z tohoto přehledu automaticky vymazány. Další nástroje místní nabídky v přehledu rezervací jsou standardní pro práci ve všech přehledech systému Helios Orange. Umožňují označovat a seskupovat, nastavovat automatickou šířku sloupců, nastavovat třídění a filtry pro věty v přehledu a obnovovat přehled. 4.2 Příkazy k jízdě Doprava Jízdy Příkazy k jízdě Příkaz k jízdě je doklad, který vystavujete jako podklad pro řidiče, a to před uskutečněním jízdy. Možnost prohlížet, editovat nebo vytvářet nové příkazy k jízdě máte volbou Doprava, Jízdy, Příkazy k jízdě v okně hlavní stromové nabídky systému Helios Orange. Klepnutí levého tlačítka myši na tuto volbu otevře přehled již vystavených příkazů k jízdě. Tyto příkazy k jízdě jsou také uvedeny v hlavním přehledu knihy jízd, kde po realizaci jízdy a doplnění příslušných údajů budou převedeny na stazky. V přehledu příkazů k jízdě můžete využít standardní nástroje pro práci s přehledy v systému Helios Orange (rušení, oprava, tisk, třídění, filtrace atd.) pomocí panelu nástrojů v levé horní části obrazovky nebo klepnutím pravého tlačítka myši, kterým vyvoláte místní nabídku pro práci s tímto přehledem. Z nástrojů určených pouze pro práci s tímto přehledem bude dále popsána tvorba nového příkazu k jízdě a přehled pohybu vozidel Nový příkaz k jízdě Nový příkaz k jízdě můžete vytvořit klepnutím na tlačítko <F2>, ikonu v panelu nástrojů anebo výběrem z místní nabídky v přehledu příkazů k jízdě. Otevře se vstupní formulář pro vystavení nového jízdního příkazu Modul Doprava 13

14 Tvorba příkazu k jízdě Do tohoto formuláře je nutné vyplnit čísla stazky, časové údaje o předpokládaném počátku a konci jízdy, evidenční číslo vozidla a data o řidiči. Bez těchto údajů systém nedovolí zaznamenat jízdní příkaz. Číslo stazky (povinný údaj) - až 15místný číselný údaj určený pro evidenci stazek. UPOZORNĚNÍ Pokud chcete, aby systém automaticky čísloval stazky, musíte ve volbě Doprava, Nastavení parametrů, Doprava-konfigurace, zaškrtnout Automaticky číslovat stazky a zadat tvar tohoto číslování. Nastavíte, od kterého čísla se stazky budou číslovat. Číslo rezervace - číselný údaj týkající se rezervace vozidla pro vytvářený příkaz k jízdě. Pokud jste před příkazem k jízdě již vytvořili rezervaci vozidla, vyplněním čísla této rezervace ji přiřadíte k tomuto příkazu a budou do něho předvyplněny údaje podle rezervace. Po uložení příkazu původní rezervace Modul Doprava 14

15 zanikne. Pokud nevystavujete příkaz k jízdě na základě rezervace, necháte pole prázdné. Počátek jízdy (povinný údaj) - den a hodina začátku jízdy, pro který vystavujete příkaz. Můžete zadávat ručně nebo využít kalendář. Pokud vystavujete příkaz k jízdě a vyplníte příslušnou rezervaci, časové údaje o počátku a konci budou převzaty automaticky z této rezervace. UPOZORNĚNÍ Pokud máte v Nastavení parametrů vyplněn Obvyklý počátek jízdy a Obvyklý konec jízdy, budou se tyto časy předvyplňovat při vystavování jízdního příkazu nebo stazky do počátků a konců jízdy. Předpokládaný konec jízdy (povinný údaj) - den a hodina předpokládaného konce jízdy. JP vydán dne - datum vystavení příkazu k jízdě. Je zde přednastaveno aktuální datum dne, ve kterém provádíte záznam. UPOZORNĚNÍ Systém automaticky kontroluje případné kolize časových údajů a v případě kolize časových údajů při vystavování příkazu k jízdě upozorní na existenci jiného dokladu pro stejné vozidlo v tomto období. Ev.č. vozidla (povinný údaj) - číselný údaj určený pro evidenci vozidel. Můžete zde ručně zadávat evidenční číslo vozidla, které je uvedeno v evidenci vozidel, nebo použít číselník vozidel. SPZ (povinný údaj) - tato položka je určena pro zadání státní poznávací značky vozidla, které bude pro tuto jízdu použito. Můžete zadávat ručně nebo pomocí číselníku vozidel. Pokud vyplníte Ev. č. vozidla výběrem z číselníku vozidel, bude pole SPZ vyplněno automaticky. Pokud naopak vyplníte pole SPZ výběrem z číselníku vozidel, bude evidenční číslo doplněno automaticky. V případě, že vyplníte špatné evidenční číslo vozidla pro danou SPZ, bude toto evidenční číslo automaticky opraveno podle SPZ. Ev. č. vleku - číselná položka pro uvedení evidenčního čísla použitého vleku či přívěsu. Máte opět možnost zadávat přímo číslo nebo použít číselník vozidel. Vleky a přívěsy musí mít správně definovaný typ vozidla (Návěs/Přívěs ) v kartě vozidel. SPZ vleku - položka pro zaznamenání státní poznávací značky použitého vleku. Pokud je vyplněna položka evidenční číslo vleku, bude SPZ doplněna automaticky. Řidič (povinný údaj) - evidenční číslo zaměstnance, kterému vystavujete příkaz k jízdě. Opět můžete zadávat přímo nebo využít číselník zaměstnanců. Pokud nevyplníte v poli řidič číslo řidiče, bude do jízdního příkazu automaticky zapsán řidič, který je tomuto vozidlu přiřazen v kartě příslušného vozidla. Příjmení, jméno (povinný údaj) - textové pole pro zápis příjmení řidiče. Pokud je vyplněno pole řidič, bude pole příjmení doplněno automaticky. Modul Doprava 15

16 Řidič 2 - číselná položka pro záznam evidenčního čísla druhého zaměstnance, kterému vystavujete příkaz k jízdě. Můžete opět zadat přímo nebo využít číselník zaměstnanců. Příjmení, jméno - textové pole pro záznam příjmení druhého řidiče. Pokud správně vyplníte evidenční číslo druhého řidiče z číselníku zaměstnanců, bude jeho příjmení doplněno automaticky. Cíl cesty - textové pole o délce 60 znaků pro specifikaci cíle cesty. Číslo zakázky - číselné pole pro záznam zakázky, pro kterou bude cesta uskutečněna. Můžete zadávat ručně nebo pomocí číselníku zakázek. Účel cesty - textové pole pro záznam účelu cesty. Typ přepravy - v tomto poli vybíráte ze dvou možností. Tuzemský nebo Mezinárodní typ přepravy. Je zde přednastaven tuzemský typ přepravy. Pokud se jedná o mezinárodní typ přepravy, je třeba tuto hodnotu změnit. Údaj je určen především pro statistické účely. Cílová země - toto pole je přístupné pouze pro mezinárodní typ přepravy. Vybíráte zde z číselníku Země. Údaj slouží především pro statistické účely. Dispozice pro posádku - textové pole určené pro záznam pokynů pro posádku. Dispečer - další textové pole, určené pro záznam jména dispečera, který vystavuje příkaz. Objednávky PS - tlačítko je viditelné, pouze pokud je instalován modul Přepravní služby. Je-li na jízdním příkaze uvedeno vlastní vozidlo, zobrazí se prostřednictvím tohoto tlačítka přehled všech zásilek nebo pozic, které nemají datum nakládky starší než 30 dnů, je na nich uvedeno shodné vozidlo jako na jízdním příkazu a mají v kalkulacích nejméně jednu nákladovou položku, kde dodavatelem je vlastní organizace (náklad zásilky je vlastně výnos dopravy). Po realizaci jízdy a doplnění údajů do příkazu k jízdě v přehledu knihy jízd je tento dokument převeden na stazku a tedy není dále uveden v přehledu příkazů k jízdě. Dále bude již uveden v přehledu stazek nebo v hlavním přehledu knihy jízd Přehled pohybu vozidel Kliknutím pravého tlačítka myši v přehledu příkazů k jízdě otevřete místní nabídku. Volbou Přehled pohybu vozidel vyvoláte akci, jejímž smyslem je ke zvolenému datu zachytit pohyb jednotlivých vozidel, a to podle údajů vyplňovaných na stazkách a příkazech k jízdě. V horní části tohoto přehledu je třeba definovat období, za které chcete zobrazit pohyby vozidel. Po stisknutí tlačítka Přepočet se zobrazí stav vozidel podle údajů ze stazek. Ve třetím sloupci je uveden znak V, pokud je vozidlo volné nebo J, když existuje stazka. V tomto přehledu je opět možnost třídit, filtrovat, volit sloupce, které zde budou zahrnuty, i možnost tisknout. Modul Doprava 16

17 4.2.3 Návazné objednávky PS Pokud je současně s modulem Doprava používán modul Přepravní služby, je možné provázat jízdní doklad s konkrétní zásilkou. Kliknutím pravého tlačítka myši v přehledu příkazů k jízdě otevřete místní nabídku a po výběru volby Návazné objednávky PS se zobrazí přehled navázaných zásilek, který je určen pouze k prohlížení. 4.3 Stazky Doprava Jízdy - Stazky Tento přehled obsahuje seznam všech realizovaných jízd (na rozdíl od hlavního přehledu Jízdy, který zobrazuje všechny jízdy i všechny příkazy k jízdě). Možnost prohlížení, editace a tvorby jednotlivých stazek získáte volbou Doprava, Jízdy, Stazky v okně hlavní stromové nabídky systému Helios Orange. Po potvrzení této akce se otevře přehled všech realizovaných jízd. Jednotlivé věty v přehledu stazek jsou realizované jízdy. Pro práci s tímto přehledem můžete opět využít standardní nástroje pro práci s přehledy v systému Helios Orange. První možnost je využít panel nástrojů umístěný v levé horní části obrazovky. Druhá možnost je využít místní nabídku pro práci s přehledy, kterou vyvoláte kliknutím pravým tlačítkem myši v přehledu stazek. Nové stazky je možno vytvořit dvěma způsoby: 1. vytvoření úplně nové stazky k realizované jízdě 2. vystavení stazky na základě již dříve vystaveného příkazu k jízdě nebo rezervace vozidla Vystavení nové stazky Vystavit novou stazku můžete stisknutím tlačítka <F2>, kliknutím na příslušnou ikonu nebo vyvoláním místní nabídky v přehledu stazek a výběrem akce Nová. Potvrzením této akce se otevře formulář pro zadávání údajů potřebných pro vytvoření stazky. Modul Doprava 17

18 Vystavení nové stazky Při otevření formulář obsahuje pouze tři záložky. Karta PHM se objeví až po vyplnění údajů o počátku a konci jízdy a údajů o vozidle. Karta Fakturace se objeví po nastavení střediska služeb v Konfiguraci/správa systému, Oběh zboží Vystavení nové stazky na základě již vystaveného příkazu k jízdě Po skončení jízdy a vrácení vyplněného jízdního příkazu chcete příkaz k jízdě převést na stazku. Po doplnění údajů o skutečném trvání jízdy v přehledu Jízdy, systém převede příkaz k jízdě na stazku a příkaz k jízdě zanikne. Tu máte možnost dále editovat i v přehledu Stazky Základní údaje Tato záložka obsahuje důležité údaje o evidenčním číslu stazky, o počátku a konci jízdy, o použitých vozidlech a o řidičích. Bez jejich vyplnění systém nedovolí stazku uložit. Ostatní údaje jsou důležité pro další zpracování návazných dokumentů. Modul Doprava 18

19 Číslo stazky (povinný údaj) - číselné pole určené pro evidenci jednotlivých stazek. Maximální délka 9 míst. Pokud máte nastaveno v Nastavení parametrů automaticky číslovat stazky, doplní se automaticky. Číslo rezervace - číselné pole pro záznam rezervace vozidla. Toto pole vyplníte v případě, že jste měli předem vystavenou rezervaci na příslušné vozidlo. Můžete zadávat přímo nebo využít číselník rezervací. V případě, že máte vystavenou rezervaci na vozidlo a vystavujete pro ni stazku, po vyplnění čísla rezervace se automaticky převedou z této rezervace údaje o počátku a konci jízdy a údaje o použitém vozidle a původní rezervace zanikne. Počátek a Konec jízdy (povinný údaj) - tato pole jsou určena pro záznam data a času již realizované jízdy. Bez jejich vyplnění systém nevytvoří stazku. Pokud máte vyplněny v Nastavení parametrů, Obvyklý počátek a Obvyklý konec jízdy, doplní se tyto časy automaticky podle těchto hodnot. JP vrácen dne - datum vrácení příkazu k jízdě. Je zde nastaveno aktuální datum dne, ve kterém provádíte záznam. Ev.č. vozidla (povinný údaj) - číselný údaj určený pro evidenci vozidel. Můžete zde ručně zadávat evidenční číslo vozidla, které je uvedeno v evidenci vozidel, nebo použít číselník vozidel. SPZ (povinný údaj) - tato položka je určena pro zadání státní poznávací značky vozidla, které bude pro tuto jízdu použito. Můžete zadávat ručně nebo pomocí číselníku vozidel. Pokud vyplníte Ev. č. vozidla výběrem z číselníku vozidel, bude pole SPZ vyplněno automaticky. Pokud naopak vyplníte pole SPZ výběrem z číselníku vozidel, bude evidenční číslo doplněno automaticky. V případě, že vyplníte špatné evidenční číslo vozidla pro danou SPZ, bude toto evidenční číslo automaticky opraveno podle SPZ. Ev. č. vleku - číselná položka pro uvedení evidenčního čísla použitého vleku či přívěsu. Máte opět možnost zadávat přímo číslo nebo použít číselník vozidel. Vleky a přívěsy musí mít správně definovaný typ vozidla (Návěs/Přívěs ) v kartě vozidel. SPZ vleku - položka pro zaznamenání státní poznávací značky použitého vleku. Pokud je vyplněna položka evidenční číslo vleku, bude SPZ doplněna automaticky. Řidič (povinný údaj) - evidenční číslo zaměstnance, kterému vystavujete příkaz k jízdě. Opět můžete zadávat přímo nebo využít číselník zaměstnanců. Pokud nevyplníte v poli řidič číslo řidiče, bude do stazky automaticky zapsán řidič, který je tomuto vozidlu přiřazen v kartě příslušného vozidla. Příjmení (povinný údaj) - textové pole pro zápis příjmení řidiče. Pokud je vyplněno pole řidič, bude pole příjmení doplněno automaticky. Výkon [km] - pole výkon km vyplníte v případech, kdy jsou na stazce uvedeni dva řidiči a chcete ujeté kilometry mezi ně rozepsat. Modul Doprava 19

20 Řidič 2 - evidenční číslo zaměstnance, který jede jako druhý řidič, případně závozník. Opět můžete zadávat přímo nebo využít číselník zaměstnanců. Příjmení (řidiče 2) - textové pole pro zápis příjmení druhého řidiče. Pokud je vyplněno pole řidič, bude pole příjmení doplněno automaticky. Výkon [km] (řidiče 2) - počet kilometrů, které ujel druhý řidič. Typ přepravy - pole s výběrem, zda se jedná o mezinárodní či tuzemský typ přepravy. Cílová země - toto pole je přístupné pouze pro mezinárodní typ přepravy. Vybíráte zde z číselníku Země. Údaj slouží především pro statistické účely. Cíl cesty - textové pole o délce 60 znaků pro specifikace cíle cesty. Číslo zakázky - číselné pole pro záznam zakázky, pro kterou bude cesta uskutečněna. Můžete zadávat ručně nebo pomocí číselníku zakázek. Účel cesty - textové pole pro záznam účelu cesty. Dispozice pro posádku - textové pole určené pro záznam pokynů pro posádku Základní údaje - čítače Systém umožňuje sledovat až 4 nezávislé čítače jednotek. Hlavní - hlavní pohonná jednotka (sleduje proběh kilometrů) Hybridní - vedlejší pohonná jednotka (sleduje proběh kilometrů) Agregát - agregát (sledován v MTH) Topení - topení (sledováno v hodinách) UPOZORNĚNÍ Přístupnost jednotlivých čítačů na stazce je umožněna zadáním odpovídajících normospotřeb v kartě daného vozidla!!! Hlavní Tachometr PS - číselná položka pro záznam počátečního stavu tachometru vozidla před jízdou. Položky o počtech a stavech km jsou přístupné u vozidel, které mají ve své kartě v poli Sledovat km nastavenou hodnotu na Ano. Hodnota je automaticky přebírána z koncového stavu předchozí jízdy. Máte však možnost údaj podle svých potřeb korigovat. Provádět podstatné změny v návaznosti stavu kilometrů není však příliš časté. Toleranci, ve které se mohou odchylky pohybovat, je možno nastavit volbou Doprava, Nastavení parametrů. Modul Doprava 20

21 UPOZORNĚNÍ Nesrovnalosti mezi stavy tachometrů lze odhalit pomocí nástroje Kontrola návaznosti. Tento nástroj lze vyvolat v místní nabídce přehledu Vozidla volbou Speciality. Ujeté km - číselná položka pro záznam celkového počtu kilometrů ujetých během jízdy. Pečlivé vyplnění je důležité pro výpočet konečného stavu a především pro správný výpočet průměrné spotřeby pohonných hmot. Tachometr KS - konečný stav tachometru po jízdě. Je automaticky doplněn z počátečního stavu a ujetých km Hybridní Čítač PS - počáteční stav čítače hybridního pohonu. Hodnota je automaticky načtena z koncového stavu po předešlé jízdě. Můžete ji však ručně opravit podle požadavků. Ujeto km-h - počet ujetých kilometrů na hybridní pohon z celkového počtu kilometrů (viz výše). Tento počet km se při výpočtu průměrné spotřeby na 100 km odečte od celkových ujetých km. UPOZORNĚNÍ Tato hodnota má vliv na výpočet skutečné průměrné spotřeby hlavní pohonné jednotky!!! Čítač KS - koncový stav čítače hybridního pohonu, který je počítán z počátečního stavu a ujetých km Agregát MTH PS - počáteční stav motohodin příslušného vozidla. Položky pro záznam motohodin jsou přístupné u vozidel, která mají na své kartě nastaveno sledovat motohodiny. Hodnota je automaticky načtena z koncového stavu po předešlé jízdě. Můžete ji však ručně opravit podle požadavků. Pro kontrolu návaznosti to však není doporučeno tyto stavy měnit. Motohodiny jsou využívány především při chodu přídavného agregátu. MTH celkem - pole pro záznam celkových motohodin chodu přídavného agregátu vozidla. MTH KS - koncový stav motohodin vozidla, který je počítán z počátečního stavu a motohodin celkem Topení Topení PS - počáteční stav čítače topení. Hodnota je automaticky načtena z koncového stavu po předešlé jízdě. Můžete ji však ručně opravit podle požadavků. Pro kontrolu návaznosti to však není doporučeno tyto stavy měnit. Modul Doprava 21

22 Hod. topení - pole pro záznam celkového počtu hodin chodu topení vozidla. Topení KS - koncový stav čítače topení, který je počítán z počátečního stavu a hodin celkem. Ujeté km vleku - v případě, že použijete vlek a máte na jeho kartě nastaveno v poli sledovat km hodnotu Ano, je třeba i v tomto poli vyplnit počet ujetých kilometrů. ROLO - do tohoto číselného pole vyplníte počet kilometrů, kdy bylo vozidlo přepravováno na železnici. Dispečer - textová položka určená pro záznam jména dispečera, který vystavil stazku Objednávky PS Tlačítko je viditelné, pouze pokud je instalován modul Přepravní služby. Je-li na stazce uvedeno vlastní vozidlo, zobrazí se prostřednictvím tohoto tlačítka přehled všech zásilek nebo pozic, které nemají datum nakládky starší než 30 dnů, je na nich uvedeno shodné vozidlo jako na stazce a mají v kalkulacích nejméně jednu nákladovou položku, kde je dodavatelem vlastní organizace (náklad zásilky je vlastně výnos dopravy). 4.4 Místa nakládek a vykládek Doprava Jízdy Místa nakládek a vykládek Pokud chcete pracovat s místy nakládek a vykládek, zvolíte v hlavní stromové struktuře systému Helios Orange volbu Doprava, Jízdy, Místa nakládek a vykládek. Otevře se jednoduchý přehled všech míst, které využíváte pro nakládání a vykládání svého zboží. Při prvním otevření je přehled prázdný. Nové místo vytvoříte stisknutím tlačítka <F2>, volbou příslušného tlačítka v panelu nástrojů nebo vyvoláním místní nabídky a volbou Nový. Otevře se jednoduchý formulář pro zadání názvu místa nakládky či vykládky. Kliknutím na tlačítko OK uložíte nové místo do přehledu. V místní nabídce přehledu najdete standardní nástroje pro práci s přehledy. Tento číselník lze také využít pro jednoduchou evidenci relací se vzdálenostmi, podle nichž lze následně fakturovat. Odkud, kam - slovní popis nakládky a vykládky - relace Skupina vozidel - je-li tento údaj vyplněn, je přehled při volání z úseku stazky filtrován podle skupiny vozidel, do které je příslušné vozidlo zařazeno Číslo zakázky - pokud je vyplněno, doplní se i do úseku stazky Modul Doprava 22

23 Počet MJ - obvyklý počet MJ, který se má předvyplnit do úseku stazky Měrná jednotka - měrná jednotka, která se má předvyplnit do úseku stazky Pokud je měrná jednotka km, do celkového počtu najetých kilometrů se duplikuje údaj z položky Počet MJ Smluvní cena - obvyklá smluvní cena za relaci, která se má předvyplnit do úseku stazky Měna - měna, v které je uvedena smluvní cena Za MJ - zda je smluvní cena za MJ nebo za celou relaci Fakturační předpis - fakturační předpis, podle kterého se bude daný úsek fakturovat a který se má předvyplnit do úseku stazky Pokud bude volán tento přehled z políčka Místo nakládky v úseku stazky, výše uvedené údaje se do úseku předvyplní všechny. Pokud ale bude přehled volán z políčka Místo vykládky, využije se z přehledu pouze pole Odkud, které se doplní do Místa vykládky!!! Pokud je vozidlo zařazeno do nějaké skupiny vozidel, je tento přehled při volání z úseků stazky filtrován!!! Místa nakládek a vykládek / Relace Modul Doprava 23

24 4.4.1 Substráty Doprava Jízdy Substráty Pokud chcete evidovat, prohlížet nebo editovat druhy nákladů, které přepravujete, zvolte z hlavní nabídky Doprava, Jízdy, Substráty. Otevře se jednoduchý přehled typů nákladů. Po zvolení nabídky tvorby nového záznamu vyplníte v následném formuláři pouze název typu nákladu a měrné jednotky pro přepravovaný náklad, které budete dále využívat Přehled úseků Doprava Jízdy Přehled úseků Tento přehled vyvoláte potvrzením nabídky Doprava, Jízdy, Přehled úseků. Jde o jednoduchý přehled všech úseků, které jsou realizovány v jízdách a zapsány v příslušných stazkách a který využijete především pro vyhodnocovací účely. Modul Doprava 24

25 5 Vozidla Další část modulu Doprava, která je vytvořena pro tvorbu, editaci a prohlížení přehledu vozidel. V tomto přehledu musí být uvedena všechna vozidla nebo jiné dopravní zařízení, se kterými chcete pracovat. Tyto přehledy jsou také důležité i pro práci v ostatních částech modulu Doprava. Součástí je i tvorba skupin a typů vozidel, kódů údržby, práce s deníky vozidel, stavy pneumatik atd. Přehled vozidel otevřete klepnutím na volbu Doprava, Vozidla v hlavní stromové struktuře systému Helios Orange. Otevře se přehled dosud zaevidovaných vozidel. Pro práci s panelem hlavní nabídky, který je umístěn v horní části obrazovky, platí stejná pravidla jako v celém systému Helios Orange. Máte zde možnost pracovat s jednotlivými záznamy knihy jízd (nový, oprava, zrušit), volit třídění či filtraci záznamů, volit sloupce zobrazené v přehledu knihy jízd či tisknout. Pro detailnější práci s přehledem vozidel můžete vyvolat stisknutím pravého tlačítka myši místní nabídku. V místní nabídce naleznete některé specifické nástroje pro práci pouze s tímto přehledem. Ty budou popsány v následujícím textu. 5.1 Nové vozidlo Po volbě Nový z místní nabídky, stisknutím <F2> nebo tlačítkem na panelu nástrojů se otevře vstupní formulář pro zaevidování nového vozidla do Modul Doprava 25

26 přehledu vozidel. Pro identifikaci je rozhodující SPZ vozidla, bez vyplnění tohoto pole systém nedovolí nové vozidlo zapsat. Tento formulář má celkem čtyři záložky. V záhlaví formuláře vyplňujete některé obecné údaje o vozidle: Evidenční číslo - 20místné textové pole pro záznam evidenčního čísla vozidla. V případě, že je již některé vozidlo pod tímto číslem evid1ováno, systém nedovolí data zapsat a na duplicitní údaj upozorní. SPZ (povinné) 12místné textové pole pro zaevidování státní poznávací značky vozidla. Bez tohoto údaje systém nedovolí vozidlo uložit do databáze. Typ vozidla - toto pole je určeno pro zadání typu vozidla. Zadáváte pouze prostřednictvím návazného číselníku typů vozidel, který je popsán v kapitole Typy vozidel. Kategorie - zařazení vozidla do kategorie z pohledu silniční daně. Popis - textové pole pro podrobný popis typu vozidla. Pokud pomocí číselníku vyplníte typ vozidla, doplní se popis podle tohoto typu. Máte možnost tento popis změnit. Pokud nezadáte typ vozidla lze tento popis doplnit ručně. Formulář pro zaevidování nového vozidla do databáze má celkem čtyři záložky, jejichž vyplnění je dobrovolné. Avšak pokud chcete využít všech možností systému, např. automatické výpočty průměrné spotřeby, silniční daně atd., je třeba jednotlivé údaje pečlivě vyplnit. 5.2 Základní údaje První záložka při evidenci nového vozidla. Slouží k záznamu některých nejdůležitějších údajů o vozidlech. Především o typu vozidla a odpovědném řidiči, o pohonných hmotách a jejich normách atd. Modul Doprava 26

27 Typové označení dané výrobcem - textové pole pro přesné označení vozidla dané výrobcem. Vozidlo/Návěs - toto pole s výběrem popisuje, zda se jedná o vozidlo s vlastním pohonem nebo návěs. Nemůžete zapisovat přímo, můžete pouze volit z možností, které jsou určeny systémem. Rozlišení majitele - pole s výběrem, zda jde o vozidlo vlastního nebo externího majitele. Můžete tak vést evidenci pro cizí vozidla. Středisko - číselné pole pro přiřazení střediska, kterému je vozidlo přiřazeno. Při zadávání můžete využít návazný číselník organizační struktury. Číslo střediska můžete zadat také ručně a systém kontroluje, zda číslo odpovídá nějakému středisku z organizační struktury firmy. Pokud pro zadané číslo neexistuje středisko, upozorní na chybu. Ve volbě Nastavení parametrů můžete zadat středisko, které se bude u nového vozidla automaticky předvyplňovat. Skupina vozidel - pole, ve kterém vyplňujete skupinu, do které chcete vozidlo zařadit. Vyplňujete pouze pomocí návazného číselníku Skupiny vozidel. Můžete si tak sami definovat skupiny vozidel, např. tuzemská a zahraniční vozidla atd., které můžete dále využívat pro výběry vozidel podle skupin. Modul Doprava 27

28 Obvyklé spojení/návěs - pole pro přiřazení obvyklého spojení s přívěsem či návěsem. Lze zapsat libovolný text (SPZ) nebo vybrat z číselníku vozidel. V případě, že je na dokladu použito toto vozidlo, je automaticky předvyplněno obvyklé spojení do pole vleku. Řidič osobní číslo - číselná položka pro přiřazení řidiče odpovědného za vozidlo. Můžete vyplňovat ručně, systém kontroluje, zda pro vyplněné číslo existuje zaměstnanec, nebo využít návazný číselník Zaměstnanci. Po vyplnění čísla se automaticky vyplní jméno a příjmení řidiče. Akt.dopr.prostředek - je-li implementován modul Celní případy, slouží toto pole pro předvyplnění údaje na JCD při výběru daného vozidla, a to jak vlastního, tak externího. Nejsou-li celní případy implementovány, pole se nezobrazuje. Koef.náhr. za použ.fir.voz. pro soukr.účely/1 km - číselné pole pro zadání koeficientu náhrady za použití firemního vozidla pro soukromé účely na 1 kilometr. Zadáváte opět přímo nebo pomocí vestavěného kalkulátoru. Sledovat km - pole s výběrem. Pokud chcete u daného vozidla sledovat stav ujetých km, nastavíte na hodnotu Ano. Pokud ve stazce neuvedete u tohoto vozidla počáteční stav tachometru a počet ujetých km, systém na tuto skutečnost upozorní. V opačném případě se stav ujetých km nebude sledovat a nebudete mít možnost do těchto polí zapisovat. Nastavení pole sledovat km je velice důležité, pokud chcete, aby systém počítal průměrnou spotřebu pohonných hmot, resp. nadspotřebu či úsporu PHM. Pro výpočet nadspotřeby PHM je také důležité pole Norma PHM, Navýšení normy a Norma topení. Sledovat motohodiny - pole s výběrem. V případě, že chcete u daného vozidla sledovat počet motohodin chodu agregátu, zvolíte hodnotu Ano. Ve stazce pak budete mít možnost zapisovat do polí motohodiny PS a motohodiny celkem. Pokud tyto hodnoty ve stazce nevyplníte, systém na to upozorní. Pokud nebudete sledovat motohodiny, nastavíte hodnotu na Ne. Sledování motohodin se týká vozidel s přídavnými agregáty, např. jeřáby, mrazicí návěsy atd. Navýš.nor.-vlek[%] - číselné pole pro záznam navýšení normy spotřeby pohonných hmot při použití vleku za vozidlem. Hodnota se udává v procentech a to přímo nebo pomocí vestavěného kalkulátoru. Opět důležitá hodnota pro správný výpočet nadspotřeby či naopak úspory pohonných hmot Nádrže Systém umožňuje evidovat až 4 nezávislé nádrže s různými druhy PHM. U každé nádrže, kde uvedete normospotřebu, musíte zároveň vyplnit druh PHM, kapacitu nádrže (nepovinné) a u agregátu a topení také z jaké nádrže spotřebovávají PHM. Modul Doprava 28

29 Norma PHM, Norma PHM-H, Norma MTH, Norma topení - číselná pole pro záznam normovaných spotřeb pohonných hmot. Tato hodnota je důležitá při srovnání skutečné průměrné spotřeby s normovanou (a u hlavní nádrže pro výpočet nadspotřeby). Normospotřeba se implicitně předvyplňuje do stazky. Na samotné stazce ji však lze měnit. Typ PHM - pole s výběrem, které je určené pro výběr druhu používaných pohonných hmot daného vozidla. Jednotlivé druhy pohonných hmot si definujete v nabídce Doprava, PHM. PHM do nádrže - u agregátu a topení je nutné nadefinovat, odkud se čerpá PHM při "běhu" těchto zařízení. Tento parametr má vliv na přístupnost počátečních a koncových stavů nádrží na stazce. Objem (kapacita) nádrže - kapacita jednotlivých nádrží. Tento údaj najde uplatnění při vyplňování čerpání "do plného" na stazce. Datum pořízení a Datum zařazení vozidla do evidence - datumové položky, které můžete vyplnit přímo nebo použít kalendář. Pro pole datum zařazení vozidla do evidence je přednastaveno aktuální datum. Datum zařazení vozidla do evidence je počátečním stavem, od kdy je vozidlo uvedeno do provozu. Před toto datum nelze vkládat záznamy o provozu vozidla (stazky, rezervace, jízdní příkazy). 5.3 Technické údaje Druhá záložka při tvorbě nového záznamu o vozidle. Je určena pro záznam veškerých technických údajů o vozidle, jako jsou čísla dokladů, výrobní čísla součástí, provozní hmotnosti a nosnosti, rozměry atd. Vyplnění těchto údajů je velice jednoduché a není povinné. Pole z části Doplňující údaje slouží jako podklad pro generování karet silniční daně. Modul Doprava 29

30 K vyplnění údajů na této záložce potřebujete pouze technický průkaz daného vozidla. Hmotnostní pole zadáváte v celých kilogramech. Pole pro rozměry můžete vyplňovat v libovolných jednotkách. Doporučujeme je však vyplňovat v milimetrech, které jsou základní měrnou jednotkou pro tyto účely. 5.4 Ekonomické údaje V této záložce evidujete veškeré ekonomické údaje o příslušném vozidle jako je cenová úroveň služeb, pořizovací cena, údaje o pojištění atd. Modul Doprava 30

31 Ceník - číselné pole, ve kterém zadáváte cenovou úroveň služeb použitou pro konkrétní vozidlo. Zadáváte buď přímo, nebo z návazného číselníku Ceníky. V tomto ceníku můžete mít vytvořeny různé druhy nabídkových cen poskytovaných služeb. Slouží jako podklad při fakturaci dopravních výkonů. Ceníky pro fakturaci dopravních výkonů jsou realizovány pomocí standardních cenových úrovní oběhu zboží. Pokud nikde není zadána žádná cenová úroveň, pak se všechny ceny při fakturaci zapisují ručně. Pokud máte v Doprava-Nastavení parametrů nastavenu standardní cenovou úroveň, pak se ceny přebírají odtud. Další možnost je mít nastavenu nějakou jinou cenovou úroveň pro vozidlo nebo zákazníka. Pak má tato cena přednost před standardní. Pořizovací cena - číselné pole pro záznam pořizovací ceny automobilu. Povinné ručení u, Číslo povin.ručení, Povinné ručení[tuz.měna] - definice sjednaného povinného ručení. Havarijní pojištění, Číslo pojistné smlouvy - definice havarijního pojištění. Leasingová společnost, Číslo leas.smlouvy - definice leasingového vztahu. Modul Doprava 31

32 Koef1-Koef3 - pole umožňující zadat číselný údaj (koeficient či konstanta vztahující se k vozidlu), který lze pak využít v kalkulačních vzorcích např. při definování SQL dotazů. Při zapisování vozidla do databáze jste vyzvání k zadání počátečního stavu vozidla. Zadáte zde datum a počáteční stavy čítačů a nádrží k tomuto datu. Dále zde nastavujete plánované údržby a kontroly pro dané vozidlo. Pokud tak neučiníte, máte možnost zadat počáteční stavy pomocí volby Speciality z místní nabídky v přehledu vozidel. Zadání počátečního stavu je podrobně popsáno v kapitole Speciality Zadání počátečních stavů. 5.5 Aktuální stav vozidla První specifický nástroj pro práci v přehledu vozidel, který vyvoláte výběrem v místní nabídce v přehledu vozidel. Otevře se okno současného stavu vybraného vozidla, tedy vozidla, na kterém stojíte kurzorem v přehledu vozidel. Toto okno má pouze informativní charakter a proto do něj nemůžete sami zapisovat. V levé části okna naleznete údaje o stavu ujetých kilometrů, motohodin a stavu nádrže. V pravé části okna vidíte aktuální přehled údržby pro zvolené vozidlo. Jednotlivé druhy údržby se nastavují v nabídce Doprava, Vozidla, Kódy údržby. V přehledu údržby můžete využít možnosti pro práci s přehledy jako volba sloupců, třídění, filtrace, tisk atd. Modul Doprava 32

33 5.6 Deník vozidla Jde o chronologický přehled událostí, které se týkají vybraného vozidla. V deníku se evidují počáteční stavy, kontrolní body, které vznikají při uzávěrce vozidla a popisují stav vozidla ke dni této uzávěrky, a dále také všechny údržby týkající se daného vozidla. V přehledu vidíte počáteční stav daného vozidla, všechny kontrolní body vzniklé závěrkou a také všechny plánované a provedené údržby, kontroly či jiné události. Termíny jednotlivých údržeb a kontrol můžete zadávat při evidenci nového vozidla. Od tohoto data nebo počtu kilometrů bude systém kontrolovat provedení těchto údržeb. S blížícím se termínem údržby vás bude systém upozorňovat na její provedení. Upozornění blížící se údržby nebo její zmeškání najdete na kartě jednotlivých vozidel. Přehled všech aktuálních alarmů najdete pomocí akce Akutní stavy vozidel z místní nabídky přehledu vozidel. Kontrolní body vzniknou závěrkou vozidla k určitému dni. Závěrka zkontroluje všechny údaje o vozidlu k danému dni a po závěrce už nebude možno tyto údaje měnit. Poslední kontrolní bod však máte možnost zrušit a tím zpřístupnit dřívější údaje. Modul Doprava 33

34 Stisknutím pravého tlačítka myši v deníku vyvoláte místní nabídku pro práci s deníkem. V místní nabídce naleznete standardní nástroje pro práci s přehledy i některé specifické nástroje, které jsou určené pouze pro práci s deníkem. 5.7 Nová údržba/kontrola Pomocí této volby můžete zadat nový systém automaticky sledovaných údržeb nebo kontrol. Na tyto údržby bude systém upozorňovat. Otevře se vstupní formulář, ve kterém vyplňujete údaje o druhu a době prováděného systému údržby. Kód událostí - v tomto poli zadáváte kód události pro novou údržbu. Zvolením tohoto kódu vozidlu přiřadíte novou údržbu či kontrolu. Vyplňujete z návazného číselníku Kódy údržby, kde si definujete druhy údržby a kontroly. Podrobně bude popsáno v následujících kapitolách. Popis - textové pole pro popis zaváděné údržby nebo kontroly. Pokud máte tento popis uveden u údržby v číselníku Kódy údržby, doplní se pole automaticky po výběru kódu údržby. Dále máte možnost tento popis editovat. Modul Doprava 34

35 Datum a Čas - pole pro záznam data a času provedení nové údržby nebo kontroly. Je zde přednastaveno aktuální datum. Následující kontrola/prohlídka - v této části se zobrazí pole pro nastavení další údržby nebo kontroly. Typ a počet polí, které se zde zobrazí, je určen druhem údržby a způsobem jejího sledování. Způsob sledování pro jednotlivé druhy údržby se nastavují v číselníku Kódy údržby. Může se zde objevit např. opakovat po určitém počtu kilometrů nebo určitého dne. Poznámka - textové pole pro návaznou poznámku k evidované údržbě Nová událost Touto volbou zadáváte ostatní události, které se přímo netýkají kontroly vozidla. Nejde tak o automaticky sledovaný systém kontrol, ale o evidenci jednorázových událostí. Otevře se formulář, kde opět zadáte kód této události pomocí číselníku Kódy ostatních událostí. Kód události - pole pro záznam kódu nové události, který vybíráte z návazného číselníku Kódy ostatních událostí. Druh nové události tak musí být nejprve vytvořen v tomto číselníku. Modul Doprava 35

36 Popis - textové pole pro popis nové události. Pokud máte pro událost vyplněn popis v číselníku Kódy ostatních událostí, doplní se automaticky. Máte však možnost tento popis dodatečně editovat. Datum a Čas - tyto položky jsou určeny pro záznam data a času provedené události. Můžete vyplnit přímo nebo pomocí vestavěného kalendáře. Implicitně je zde opět nastaveno aktuální datum. Poznámka - textové pole pro návaznou poznámku k evidované události Speciality (pro deník vozidla) Touto akcí můžete provést změny některých základních deníkových údajů, které se promítnou na kartě vozidla. Jsou to změny, které se týkají stavu nádrže, výměny tachometru, počítadla motohodin a výměna SPZ. 5.8 Speciality Zadání počátečních stavů U vozidel, která mají počáteční stav již zadaný, se zobrazí počáteční stav, který je určen pouze pro čtení a má pouze informační charakter. Můžete zde pouze pracovat s přehledem systému kontrola a údržby. U vozidel, která ještě nemají zadán počáteční stav, se otevře také formulář pro zadání nového počátečního stavu, ale máte možnost do něho již zapisovat. Modul Doprava 36

37 V levé části okna zadáváte datum dne, ke kterému zadáváte počáteční stav, stav tachometr, celkem ujeto km, stav počítadla motohodin a motohodiny celkem a stav nádrže. Některé položky, které jsou v kartě vozidla nastaveny na hodnotu nesledovat, budou nepřístupné. V pravé části zadáváte systém údržby a kontrol, které bude systém automaticky kontrolovat. Implicitně se zde nabídnou údržby, které jsou v číselníku Kódy údržby nastaveny pro každé nové vozidlo. Můžete zde také zadat nový druh údržby Závěrka Uzávěrka vozidla slouží k ochraně již existujících záznamů o vozidle (stazky, deník vozidla) před nechtěným smazáním nebo změnami. Tato akce zkontroluje a uzavře všechny údaje pro vybraná vozidla. Můžete tak provádět závěrku pro jedno nebo více vozidel najednou. Závěrka zkontroluje návaznost a úplnost jednotlivých záznamů ze stazek a vytvoří tzv. kontrolní body (stav vozidla ke konci zadaného dne). Pokud je u některého vozidla porušena návaznost, nebude pro toto vozidlo provedena závěrka a systém upozorní na porušení návaznosti. Po odstranění kolize v návaznosti údajů ve stazce, můžete provést závěrku znovu pro dané vozidlo. UPOZORNĚNÍ Před datem provedené závěrky již nebudete mít možnost měnit údaje ve stazce příslušného vozidla. Avšak v případě potřeby je možno uzávěrku vozidla zrušit tak, že se odstraní příslušný záznam v deníku vozidla Kontrola návaznosti V programu Doprava se pro každé vozidlo sledují až tři stavové veličiny: stav nádrže, stav tachometru a (pro mechanizmy) stav počítadla motohodin. Pro tyto veličiny je možné provést automatizovanou kontrolu návazností. Ta se spouští automaticky před každou uzávěrkou. Kromě toho, kontrolu návazností je možné spustit i mimo uzávěrku ze seznamu vozidel z místní nabídky volbou Speciality, Kontrola návaznosti. Kontrola se provádí vždy od poslední uzávěrky (pokud již nějaká byla) až do zadaného data. Kontrolu návazností je možné vypnout (v Nastavení parametrů, záložka Kontrola návazností). Zde je také možné nastavit povolené tolerance jednotlivých veličin (tachometr, nádrž, počítadlo MTH). Modul Doprava 37

38 Kontrola se provádí pro všechna označená vozidla. Pokud skončí neúspěchem, objeví se formulář s tabulkou; řádky v tabulce reprezentují vždy kombinaci vozidlo - veličina, která způsobila selhání kontroly (jedno vozidlo se tedy může v tabulce objevit až ve 3 řádcích - pro nádrž, tachometr i pro počítadlo MTH). Pro získání detailních informací o konkrétním řádku je třeba stisknout nad daným řádkem pravé tlačítko myši a z nabídky vybrat volbu Detaily - objeví se formulář s detailními informacemi o konkrétní kombinaci vozidlo - veličina. Poté je třeba příčinu kolize odstranit. 5.9 Cenová úroveň Tato akce se použije v případě kdy je potřeba použít pro fakturaci výkonů daného vozidla pro různé zákazníky různou cenovou úroveň, tj. jiný ceník je zadán na kartě tohoto vozidla na záložce Ekonomické údaje. Přehled v podstatě obsahuje převodní tabulku mezi cenovou úrovní zákazníka (pole Původní cenová úroveň) a cenovu úrovní, která se má pro daného zákazníka u vozidla uplatnit (pole Nová cenová úroveň). Výpočet jednotkové ceny probíhá v několika krocích: Nejprve program určí ceník, který bude použit pro konkrétní fakturační příkaz (závisí na kombinaci zákazník vozidlo): 1. Program zjistí ceník přidělený zákazníkovi (cenová úroveň z karty organizace); pokud zákazník nemá přidělen žádný ceník, bere se cenová úroveň) z konfigurace. 2. Program prohledá tabulku cenových úrovní použitého vozidla; pokud ve sloupci Původní cenová úroveň nalezne ceník přidělený podle bodu jedna (tj. cenovou úroveň zákazníka), změní cenovou úroveň podle sloupce Nová cenová úroveň (tj. změní ceník pro daného zákazníka a dané vozidlo na ceník uvedený v sloupci Nová cenová úroveň). Pokud v tabulce ceník nenalezne, zůstává v platnosti ceník z bodu jedna. 3. V takto zjištěném ceníku je vyhledána cena pro příslušný kód služby. Pokud není pro příslušný kód služby cena v ceníku nalezena, program nastaví nulu. Z výše uvedeného mj. vyplývá, že pokud je pro kombinaci zákazník / vozidlo nastaven jiný ceník než standardní a v tomto speciálním ceníku není pro příslušný kód služby nalezena cena, program vrátí ihned nulu a nepokračuje již prohledáním standardního ceníku. Po stisknutí tlačítka Nový se otevře formulář, kde zadáte původní a novou cenovou úroveň pro toto vozidlo. Modul Doprava 38

39 5.9.1 Akutní stavy vozidel Akci vyvoláte z místní nabídky v přehledu vozidel. Otevře se přehled všech aktuálních alarmů ke všem vozidlům, které mají zavedený automatický systém sledování údržeb a kontrol. Intervaly, které jsou rozhodné pro upozornění na příslušnou údržbu, se nastavují v číselníku Kódy údržby, v poli Upozornit předem. V přehledu jsou všechny alarmy, kdy se blíží termín další údržby a samozřejmě i údržby po uplynutí intervalu údržby. Přehled má pouze informační charakter. Můžete však pracovat se standardními nástroji pro práci s přehledy v systému Helios Orange, tzn. tisk, třídění, filtrace atd Přehled pohybu vozidel Volbou Přehled pohybu vozidel vyvoláte akci, jejíž smyslem je ke zvolenému datu přehledně zachytit pohyb jednotlivých vozidel a to podle údajů vyplněných na stazkách a příkazech k jízdě Modul Doprava 39

40 V horní části tohoto přehledu definujete datum, ke kterému chcete zobrazit pohyby vozidel. Po stisknutí tlačítka Přepočet se zobrazí stav vozidel podle údajů ze stazek. V tomto přehledu je opět možnost třídit, filtrovat, volit sloupce, které zde budou zahrnuty, i možnost tisknout Alternativní normy Tato akce umožňuje definovat alternativní normy spotřeby pohonných hmot pro jednotlivá vozidla, jiné než běžná spotřeba pohonných hmot, kterou vyplňujete přímo na kartě příslušného vozidla. Pomocí tohoto nástroje pak můžete pracovat s normou spotřeby ve městě, zimě, terénu atd. V přehledu Vozidla vyberete jedno, kterému chcete vytvořit alternativní normy spotřeby PHM. Po stisknutí pravého tlačítka myši, které vyvolá místní nabídku, vyberete volbu Alternativní normy. Otevře se přehled alternativních norem k tomuto vozidlu. Modul Doprava 40

41 Pokud je tento přehled doposud prázdný, volbou Nový otevřete velice jednoduchý vstupní formulář pro evidenci nové alternativní normy. Formulář obsahuje následující pole: SPZ vozidla - pole se doplní automaticky podle vybraného vozidla. Modul Doprava 41

42 Název normy - toto pole vyplníte pomocí návazného číselníku Typy norem. Pokud tento číselník zatím neobsahuje typ vytvářené normy, je třeba jej nejprve doplnit. Norma - do tohoto číselného pole vyplníte normu spotřeby pohonných hmot konkrétního vozidla a typu alternativní spotřeby. Platnost - zde můžete nastavit platnost dané normy v měsících. Toto nastavení proveďte buď ručně zaškrtáním vybraných měsíců nebo pomocí tlačítek Sezóna nebo Mimo sezónu. Pokud při zadávání stazky systém dohledá alternativní normu, která platí v okamžiku datumu počátku jízdy, bude tato automaticky doplněna na stazku!!! Tlačítko Sezóna - pokud kliknete na toto tlačítko, dojde k výběru měsíců podle nastavení v Doprava/Nastavení parametrů/záložka 3 Tlačítko Mimo sezónu - pokud kliknete na toto tlačítko, dojde k výběru měsíců podle negace nastavení v Doprava/Nastavení parametrů/záložka 3 Kterou normu spotřeby použít, zda běžnou nebo alternativní, pak můžete také ručně určit na stazce vozidla Typy vozidel V tomto přehledu jsou uvedeny jednotlivé typy evidovaných vozidel, které slouží jako šablony pro evidenci nových vozidel. Můžete si tak vytvořit typy jako osobní, nákladní, přívěsy atd. Typy vozidel využijete při zadávání nových vozidel do evidence. Podle hodnot uvedených u jednotlivých typů se budou předvyplňovat údaje na kartě nového vozidla. Podle tohoto hlediska můžete také filtrovat. Např. při využití vozidel filtrujete podle těchto typů. Zobrazí se tak informace o vozidlech, které odpovídají vybranému typu. Volbou Nový v tomto přehledu se otevře vstupní formulář, který obsahuje dvě záložky. Na první zadáváte základní údaje o vozidle a na druhé některé technické údaje. Modul Doprava 42

43 Při práci s přehledem můžete samozřejmě využít standardní nástroje pro práci s přehledy v systému Helios Orange. Jednotlivé pole formuláře již byly vysvětleny při postupu evidence nového vozidla. Správné vyplnění tohoto formuláře je důležité především v případě, že evidujete více vozidel jednonoho typu. Systém při zadání nového vozidla automaticky předvyplní údaje podle vybraného typu a tím ulehčí opakované zadávání vozidel stejného typu..tento formulář obsahuje především údaje důležité pro výpočet normované spotřeby pohonných hmot a částky silniční daně. Další možností je definovat Alternativní normy spotřeby PHM pro jednotlivé typy vozidel. Akci vyvoláte místní nabídkou v přehledu typů vozidel. Postup je stejný jako při definování alternativních norem spotřeby PHM u jednotlivých vozidel. Touto volbou však vytvoříte alternativní normy spotřeby PHM pro všechna vozidla zahrnutá do tohoto typu vozidel. Kterou normu spotřeby použít, zda běžnou nebo alternativní, pak určujete na stazce vozidla. Modul Doprava 43

44 Skupiny vozidel Skupiny vozidel mohou posloužit jako další třídící hledisko. Definujete si tak vlastní skupiny, do kterých budete jednotlivá vozidla při jejich evidenci zařazovat. Můžete si tak vytvořit např. skupiny podle využití vozidla (jeřáby, sklápěče, cisterny atd.) nebo jiné skupiny, které máte možnost využít při filtraci. Pokud budete chtít tyto skupiny využívat, musíte je při zadávání nového vozidla pečlivě vyplňovat Kódy údržby Kódy údržby jsou vytvořeny pro systém kontrol a údržby jednotlivých vozidel. Systém pravidelných kontrol a údržeb můžete nastavit při evidenci každého nového vozidla. V tomto případě bude systém upozorňovat na blížící se údržbu nebo kontrolu. Seznam všech varování vidíte v akutním stavu vozidel v místní nabídce přehledu vozidel. Provedenou údržbu zanesete do databáze v deníku vozidla volbou Nová údržba/kontrola v místní nabídce. Termín další údržby se následně posune podle nastavení systému údržby a kontrol. UPOZORNĚNÍ Systém automatických údržeb a kontrol se odvíjí od zadání počátečního stavu vozidla. Tento stav vozidla na rozdíl od běžných kontrolních bodů nelze smazat. Dodatečně lze pouze opravovat jeho datum. Po zvolení nabídky Kódy údržby se zobrazí přehled již vytvořených druhů údržeb a kontrol. Nastavení již vytvořených údržeb můžete měnit. Změna se však projeví pouze pro vozidla evidovaná po této změně. Nastavení údržby u vozidel s původním nastavením se takto nezmění. Seznam plánovaných údržeb pro jednotlivá vozidla vidíte v aktuálním stavu vozidla. Seznam již provedených údržeb naopak vidíte v deníku vozidla. UPOZORNĚNÍ Pokud chcete změnit nastavení údržby u vozidla s již dříve přiřazenou údržbou, můžete tak učinit pouze v deníku příslušného vozidla. Poklepáním na vybranou údržbu se otevře formulář, ve kterém změníte požadované nastavení. Po volbě Nový se otevře jednoduchý vstupní formulář pro zadání základních údajů nové údržby. Kód události - 20místné textové pole pro záznam kódu události. Popis - textové pole pro detailní popis prováděné údržby. Sledovat - pole s výběrem, ve kterém volíte, zda pro nastavovanou údržbu bude systém sledovat kilometry, motohodiny provozu nebo měsíce a poté upozorní na termín další údržby nebo kontroly. Modul Doprava 44

45 Interval - číselné pole pro záznam délky intervalu do příštího termínu údržby. Systém automaticky nastavuje měřené jednotky podle volby Sledovat, tzn. km, motohodiny nebo měsíce. Automaticky pro nové vozidlo - pole s výběrem, pro která vozidla budete chtít nastavit systém automatických upozornění na údržbu. Můžete nastavit pro všechna nová vozidla, pro žádné, pouze tažné nebo pouze pro vlek. Upozornit předem - číselné pole pro záznam intervalu, ve kterém vás systém bude upozorňovat na termín další údržby. Jednotky jsou opět nastaveny automaticky podle hodnoty v poli Sledovat, tzn. pro km a motohodiny jsou to opět km a motohodiny a pro pole měsíce jsou to dny. UPOZORNĚNÍ Pokud chcete využívat systém automatických upozornění na údržbu a kontroly, musíte při vyplňování stazek jednotlivých vozidel vyplňovat ujeté kilometry nebo motohodiny u přídavných zařízení Kódy ostatních událostí Ostatní události jsou v systému použity pro záznam všech ostatních událostí týkajících se vozidel, které však přímo nesouvisí s údržbou (např. nový lak, odcizení vozidla, odebrání technického průkazu atd.). Některé události jsou v systému automaticky nastaveny. Ostatní je třeba si vytvořit podle individuálních požadavků. Volbou Kódy ostatních událostí se otevře přehled dosud vytvořených událostí. Pokud chcete zaznamenat nový typ události, zvolíte volbu Nový v tomto přehledu a otevře se jednoduchý formulář pro zadání kódu a popisu nové události. Modul Doprava 45

46 V tomto číselníku je již předdefinováno několik kódů začínající znakem _ (podtržítko). Tyto kódy jsou systémové - program je potřebuje ke své činnosti a nejdou smazat. Je možné, že v budoucnu přibydou i další systémové kódy; proto ve svých kódech událostí nepoužívejte, prosím, jako první znak podtržítko. Novou událost přiřazujete k vozidlům v deníku příslušného vozidla a to volbou Nová událost v místní nabídce deníku Deníky vozidel Deník vozidel obsahuje chronologický přehled všech záznamů týkajících se stavu vozidel. Jsou zde zaznamenány počáteční stavy, kontrolní body, údržby a kontroly a všechny ostatní události. V tomto přehledu máte možnost využít standardní nástroje pro práci s přehledy v systému Helios Orange. Můžete tak věty v přehledu tisknout, třídit filtrovat či si volit zobrazované sloupce. Pomocí filtru si tak můžete definovat podmínky zobrazení vět. Získáte tak přehledy např. pro jednotlivá vozidla, skupiny vozidel, časová období atd Pneumatiky Po zvolení této nabídky se otevře přehled všech evidovaných pneumatik. V základním nastavení přehledu vidíte kromě evidenčního čísla pneumatik a typu pneumatik i údaje o současném stavu pneumatik a o jejich umístění na vozidlech. V přehledu evidujete jednotlivé pneumatiky. V přehledu máto možnost využít všech standardních nástrojů pro práci s přehledy v systému Helios Orange, tzn. třídit, filtrovat, volit zobrazené sloupce, tisknout atd. Modul Doprava 46

47 Vyvoláním místní nabídky v přehledu se otevřou možnosti pro práci s evidencí pneumatik Nová pneumatika Možnost evidence nové pneumatiky získáte volbou z místní nabídky v přehledu, stisknutím <F2> nebo stisknutím správného tlačítka v panelu nástrojů. Otevře se vstupní formulář pro evidenci nové pneumatiky. Tento formulář obsahuje dvě záložky. Na první záložce zadáváte základní údaje o pneumatikách. Záložka Historie obsahuje přehled všech pohybů pneumatiky, tzn., na kterých automobilech byla v provozu nebo kde se vyskytuje jako rezerva. U nové pneumatiky je tento přehled tedy prázdný. Záložka Základní údaje Evidenční číslo - 20místné číselné pole pro zadání evidenčního čísla pneumatiky. Datum - pole pro zadání data, ke kterému chcete pneumatiku zanést do evidence. Implicitně je zde nastaveno aktuální datum. Můžete zadat přímo nebo využít vestavěného kalendáře. Výrobní číslo - 30místné číselné pole pro zadání výrobního čísla evidované pneumatiky. Počáteční stav km - číselné pole pro záznam počtu kilometrů, po které pneumatika k datu evidence již byla v provozu. Typ pneumatiky - 30místné textové pole pro záznam typového označení pneumatiky dané výrobcem. Poznámka - 50místné textové pole, kde si můžete k evidované pneumatice zadat poznámku. Můžete si tak např. specifikovat typ konstrukce pneumatiky, roční období, pro které je určena atd. Norma (km) - v tomto číselném poli zadáváte normu počtu kilometrů, po které by daná pneumatiky měla být v provozu. Pole Vozidlo, Stav a Umístění na vozidle nejsou přístupná. Hodnoty v těchto polích se doplní automaticky po přiřazení pneumatiky k danému vozidlu. Záložka Historie Na kartě historie naleznete přehled všech pohybů příslušné pneumatiky, tzn. při evidenci nové pneumatiky je tento přehled prázdný. Po zavedení pneumatiky do provozu a její přiřazení k vozidlu najdete v tomto přehledu období, po které byla v provozu nebo byla použita jako rezerva a její umístění na vozidle. Přehled je pouze informační a proto do něho nelze Modul Doprava 47

48 zapisovat. Můžete využít pouze nástroje pro práci s přehledy jako třídění, filtrace, tisk atd Montáž/Demontáž V místní nabídce je aktivní volba Montáž v případě, kdy pneumatika není v provozu na nějakém vozidle a není ani umístěna jako rezerva. Touto volbou se otevře jednoduchý formulář, ve kterém vyplněním údajů pneumatiku přiřadíte vozidlu. Systém automaticky kontroluje případné kolize v datech montáže a demontáže a nedovolí tak například zapsat montáž pneumatiky na vozidlo, která již byla s dřívějším datem namontována na jiné vozidlo. Na kolizi systém upozorní a nedovolí změny stavu zapsat. Datum montáže na vozidlo - datumová položka pro záznam data, kdy byla pneumatika namontována na vozidlo. Je opět přednastaveno aktuální datum. Při zadávání můžete využít vestavěný kalendář. Stav - pole s výběrem, které je určeno pro zadání stavu pneumatiky. Vybíráte ze dvou možností stavů. Pneumatiku tak můžete umístit do provozu nebo jako rezervu nějakého vozidla. Modul Doprava 48

49 Ev. č. vozidla - číselné pole pro zadání evidenčního čísla vozidla, na kterém je pneumatika namontována. Pokud znáte evidenční číslo příslušného vozidla, můžete ho zadat přímo z klávesnice. Jinak můžete využít návazný číselník vozidel. Pokud zadáváte vozidlo pomocí SPZ, doplní se evidenční číslo vozidla automaticky. SPZ - toto číselné pole je určeno pro zadání SPZ vozidla, na kterém je pneumatika namontována. Můžete vyplnit buď přímo, nebo využít návazný číselník Vozidla. Pokud jste v poli Ev.č.vozidla již vybrali vozidlo, pole SPZ se doplní automaticky. Umístění na vozidle - textové pole pro záznam umístění příslušné pneumatiky na vozidle. Vyplňovat toto pole je důležité pro vedení přehledné evidence. Pokud je pneumatika již v provozu (umístěna na některém vozidle nebo je použita jako rezerva) je aktivní volba Demontáž. Ve formuláři vyplníte datum, ke kterému chcete demontovat pneumatiku Do rezervy/do provozu Volby jsou přístupné pouze pro pneumatiky, které nejsou nové. Novou pneumatiku máte možnost umístit pouze do provozu na některé vozidlo. Volba Do rezervy je přístupná, pokud je příslušná pneumatika v provozu na některém vozidle. Touto volbou se otevře formulář, kde vyplníte pouze datum, od kterého je daná pneumatika využívána jako rezerva. Takto můžete umístit pneumatiku pouze na vozidlo, kde byla zároveň v provozu. UPOZORNĚNÍ Pokud chcete pneumatiku umístit do rezervy jiného vozidla než toho, kde byla zároveň v provozu, musíte provést nejprve demontáž a poté montáž. Montáž rezervy provedete výběrem Stav, Rezerva Volba Do provozu je přístupná u pneumatik, které jsou umístěny na některém vozidle jako rezervy a rozhodnete se je opět umístit do provozu na vozidlo. Vyplníte pouze datum, kdy byla umístěna jako rezerva. Pokud chcete pneumatiku umístit do provozu na jiné vozidlo, než kdy byla jako rezerva, je třeba nejprve provést demontáž a poté montáž na vybrané vozidlo Stav pneumatik Touto volbou z místní nabídky přehledu pneumatik se otevře formulář Přehled projezdu pneumatik. Přehled je určen pouze pro čtení a obsahuje informace o stavu a umístění pneumatik. Modul Doprava 49

50 5.17 Pojistné události Po zvolení této nabídky se otevře přehled všech pojistných událostí, které jste v systému zaevidovali. V přehledu máte možnost využít všech standardních nástrojů pro práci s přehledy v systému Helios Orange, tzn. třídit, filtrovat, volit zobrazené sloupce, tisknout atd. Vyvoláním místní nabídky v přehledu se otevřou možnosti pro práci s pojistnými událostmi Nová pojistná událost (PU) Možnost evidence nové PU získáte volbou z místní nabídky v přehledu, stisknutím <F2> nebo stisknutím správného tlačítka v panelu nástrojů. Otevře se vstupní formulář pro evidenci nové PU. Modul Doprava 50

51 'Interní číslo' PU - 15místné číselné pole pro zadání interního evidenčního čísla PU - nekontroluje se duplicita čísel, což znamená, že lze evidovat více záznamů pod jedním interním číslem (plnění prostřednictvím více pojišťoven apod.) Datum PU - datum kdy došlo k PU Ev.č.vozidla/SPZ - vozidlo, kterého se daná PU týká (vazba na číselník vlastních vozidel) Hradí - odkaz na organizaci, která provede finanční plnění dané PU. Číslo hlášenky/číslo PU - evidenční čísla, pod kterými daná PU figuruje u organizace, která provede finanční plnění dané PU. Viník - libovolný popis viníka PU Poškozený - libovolný popis poškozeného. Popis - specifikace dané PU - rozsah škod apod. Datum předání/poznámka - pokud danou PU postupujete jiné organizaci, lze zadat datum a slovní popis komu. Datum úhrady/poznámka - datum úhrady dané PU + poznámka. Výška plnění/měna - částka a měna plnění PU Kopie Systém provede kopii označeného záznamu (nezmění číslo PU, ale vymaže pole Hradí). Modul Doprava 51

52 6 PHM Tato část modulu Doprava byla vytvořena pro evidenci a práci s přehledy uskutečněných čerpání pohonných hmot během provozu vozidel, pro evidenci druhů pohonných hmot používaných vozidly, pro evidenci typů čerpání a také pro evidenci používaných platebních karet PHM. Systém umožňuje sledovat pouze jeden druh pohonných hmot na vozidlo. Sledujete tak přímé náklady, které vznikly čerpáním pohonných hmot jednotlivých motorových vozidel. Systém umožňuje sledovat spotřebu pohonných hmot na úrovni vozidla i na úrovni jednotlivé jízdy. Spotřebu pohonných hmot na jízdu najdete přímo na kartě příslušné jízdy (stazky) a to na záložce PHM. Spotřebu vozidla za zvolené období naleznete naopak volbou Doprava, Jízdy a pomocí místní nabídky v hlavní knize jízd vyvoláte volbu Přehled výkonu vozidel. Zde naleznete celkové čerpání i průměrnou spotřebu pohonných hmot. Přehled dosud realizovaných čerpání pohonných hmot získáte volbou Doprava, PHM v hlavní stromové nabídce systému Helios Orange. Otevře se přehled všech čerpání pohonných hmot, který je vytvořen z údajů uvedených na stazkách příslušných jízd i z čerpání vzniklých přímo v tomto přehledu, které nejsou přiřazeny k žádné stazce. Přehled čerpání PHM Modul Doprava 52

53 Pro práci s přehledem čerpání můžete využít všechny standardní nástroje pro práci s přehledy v systému Helios Orange. Můžete volit zobrazované sloupce, filtrovat věty v přehledu, využít třídění, tisknout atd. UPOZORNĚNÍ Pro práci s tímto přehledem je třeba při vyplňování údajů na stazce pečlivě vyplnit záložku PHM. Nezapomeňte také, že po provedení závěrky vozidla, již bude stazka uzavřena a nebudete mít možnost tyto údaje zpětně do stazky zanést. Jednotlivá čerpání uvedená v tomto přehledu mohou vznikat těmito způsoby: vyplnění údajů ve stazce na záložce PHM, vystavením nového zápisu o čerpání přímo v přehledu PHM. Takto vytvořený zápis o čerpání není přiřazen konkrétní jízdě. importem z účetnictví Otevřením aktivní věty v přehledu (věta je vysvícena) se otevře detail příslušného čerpání. U čerpání, která vznikla zaevidováním stazky, je tento detail určen pouze pro čtení. Takto vytvořené čerpání můžete změnit pouze na příslušné návazné stazce. Pro čerpání, vzniklé přímo v tomto přehledu bez předchozí stazky, je ponechána možnost dále editovat údaje na kartě příslušného čerpání. Import nákladů z účetnictví (přístupné z menu pouze v případě nainstalování účetnictví) - funkce provede import čerpání PHM za zvolené období podle analytických účtů uvedených u kódů PHM. Pokud je v textu účetního řádku numerická hodnota, je dosazena do položky množství v nákladech dopravy. Jinak se importuje pouze finanční hodnota účetního řádku. Při importu se bere ohled na středisko. U hodnot importovaných z účetní položky na straně DAL se obrací znaménko. Systém při opětovném spuštění akce nekontroluje, zda byl již náklad za dané období z účetnictví importován či zda byl daný náklad zadán ručně. Případné duplicity musí řešit obsluha. Spárování s FAD - tato volba je přístupná nad přehledem čerpání přes pravé tlačítko myši. Umožňuje spárovat dané čerpání s konkrétní přijatou (došlou) fakturou. Číslo spárované faktury lze v přehledu zobrazit pomocí Nastav. Orientační přehled spotřeby (pouze z čerpání) - pro označené řádky přehledu dojde k výpočtu průměrné spotřeby PHM na 100 km. Výpočet vychází z hodnot pole Stav tachometru, které je naplněno u některých typů čerpání při importu platebních karet nebo jej musí zadávat obsluha ručně. Výpočet slouží k orientační kontrole spotřeby PHM. Modul Doprava 53

54 6.1 Nové čerpání vozidla Volbou Nový v místní nabídce přehledu PHM, stisknutím <F2> nebo tlačítka v panelu nástrojů, se otevře vstupní formulář pro zanesení nového čerpání pohonných hmot do evidence. Ev.č.vozidla (povinný údaj) - číselné pole pro záznam evidenčního čísla vozidla, které uskutečnilo čerpání. Můžete vyplnit přímo z klávesnice nebo využít návazný číselník Vozidla. Pokud vyplníte dříve pole SPZ, bude pole evidenční číslo vyplněno automaticky. SPZ (povinný údaj) - textové pole pro záznam státní poznávací značky vozidla, které uskutečnilo čerpání. Můžete opět zadávat přímo z klávesnice nebo využít návazný číselník Vozidla. Pokud jste již vyplnili pole evidenční číslo vozidla, bude pole SPZ vyplněno automaticky. Datum čerpání - datumová položka pro záznam data uskutečněného čerpání. Můžete zadávat přímo z klávesnice nebo využít vestavěný kalendář. Implicitně je zde nastaveno aktuální datum. Stazka - toto číselné pole není přístupné. U čerpání zaznamenaných na stazce je zde uvedeno číslo návazné stazky. PHM - textové pole, které není přístupné. Automaticky se vyplňuje zvolením vozidla podle údajů uvedených na kartě tohoto vozidla. Litrů - číselné pole pro záznam celkového počtu litrů čerpaných pohonných hmot. Měna - pole s výběrem, kde zadáváte typ měny, kterou jste platili čerpání. Novou měnu je třeba nejprve zanést do číselníku Kódy měn a definovat pro ni kurz v číselníku Kurzovní lístek. Pokud neuvedete typ měny nebo zvolíte CZK, budete v dalších polích vyplňovat pole Litrů a Celk. cena. Pro čerpání uskutečněné v zahraničí je třeba zvolit příslušnou cizí měnu. V tomto případě vyplňujete pole Celková cena bez daní (valuty) a pole Kurz. Pole Celk. cena se vypočte podle ceny ve valutách a kurzu automaticky. Celková cena bez daní (valuty) - číselné pole, které vyplňujete u čerpání provedeného v zahraničí a pokud v poli Měna zadáte příslušnou cizí měnu. Kurz - číselné pole pro zadání přepočtového kurzu cizí měny. Pokud máte pro tuto měnu vytvořený kurz v číselníku Kurzovní lístek, pole se automaticky předvyplní. Máte však možnost tento kurz dále upravovat. Celk. cena - číselné pole pro evidenci celkové ceny nákupu pohonných hmot. Pole je přístupné pouze pokud neuvedete typ měny nebo pro nákup v domácí měně. Pro zahraniční měnu se pole doplní automaticky podle ceny ve valutách a příslušného kurzu. Platební karta - pole pro zadání čísla platební karty použité na nákup pohonných hmot. Zadáváte pomocí návazného číselníku Platební karty PHM. Modul Doprava 54

55 Typ čerpání - textové pole, které vyplňujete pomocí návazného číselníku Typy čerpání. Můžete tak např. odlišit čerpání placené hotově, kartou, druh karty atd. Číslo dokladu - textové pole, do kterého je možno pro kontrolu doplnit číslo příslušného dokladu (paragonu). 6.2 Kódy PHM Volbou Doprava, PHM, Kódy PHM se otevře jednoduchý přehled všech dosud používaných druhů pohonných hmot. Pro práci v tomto přehledu můžete opět využít všechny standardní nástroje pro práci s přehledy v systému Helios Orange. V tomto přehledu je třeba mít definovány všechny druhy pohonných hmot, které používáte při provozu vozidel nebo jiných dopravních prostředků a které budou dále využívány v ostatních částech modulu Doprava (např. tvorba stazky, karta vozidla, čerpání PHM atd.). Údaj Účet MD slouží jako přímá vazba na analytický účet, kam se účtuje spotřeba tohoto kódu PHM. Vazba se využívá v případě, že chcete provádět pravidelný import nákladů z účetnictví. Každý kód čerpání v tomto případě musí mít jedinečnou vazbu na analytický účet! Nový druh PHM Nový druh používaných pohonných hmot můžete zaevidovat stisknutím tlačítka <F2>, příslušné ikony v panelu nástrojů nebo volbou Nový v místní nabídce přehledu pohonných hmot. Otevře se jednoduchý vstupní formulář pro evidenci nového druhu pohonných hmot. Formulář obsahuje dvě jednoduchá pole, která je třeba vyplnit. Bez vyplnění obou polí systém nový druh PHM neuloží. Název (povinný) - 20místné textové pole pro zadání názvu nového druhu používaných pohonných hmot (např. Natural 95, Speciál, Nafta atd.). Typ PHM (povinný) - pole s výběrem typu používaných PHM. Volíte z předem definovaných hodnot benzin, nafta, plyn nebo ostatní. Účet MD (přístupný pouze v případě implementace modulu účetnictví) - údaj slouží jako přímá vazba na analytický účet, kam se účtuje tento druh pohonných hmot v účetním deníku na stranu má dáti. Vazba se využívá v případě, že chcete provádět pravidelný import nákladů z účetnictví. Každý kód nákladu v tomto případě musí mít Modul Doprava 55

56 jedinečnou vazbu na analytický účet a předpokládá se účtování na vozidla! Účet DAL (přístupný pouze v případě implementace modulu účetnictví) - údaj slouží jako přímá vazba na analytický účet, kam se účtuje tento druh pohonných hmot v účetním deníku na stranu dal. Vazba se využívá v případě, že se bude provádět import nákladů z účetnictví. Přehled výkonů vozidel II Sumační a třídící hledisko - pro Přehled výkonů vozidel II (akce je přístupná v menu Jízdy nebo Stazky) je možné druhu pohonných hmot přiřadit sumační a třídící hledisko. Podle tohoto hlediska lze pak přehled setřiďovat nebo seskupovat. Není-li hledisko zadáno, je náklad zahrnut do celkové sumy nákladů automaticky. 6.3 Typy čerpání Volbou Doprava, PHM, Typy čerpání v hlavní stromové nabídce systému Helios Orange se otevře přehled povolených typů čerpání pohonných hmot. Pomocí těchto typů čerpání je možné odlišit a následně odděleně zpracovat např. čerpání hrazené kartou od čerpání hrazené v hotovosti. Typy čerpání využijete především ve formulářích Čerpání PHM a Platební karta. Pokud je vyplněna Platební karta, pak typ čerpání musí být stejný jako typ čerpání u této platební karty (např. nelze zadat platební kartu Shell a k tomu typ čerpání CCS) Pro práci v přehledu typů čerpání můžete opět využít všechny standardní nástroje pro práci v systému Helios Orange, tzn. volbu sloupců, třídění, filtraci, tisk atd Nový typ čerpání PHM Nový typ čerpání používaných pohonných hmot můžete zaevidovat stisknutím tlačítka <F2>, příslušné ikony v panelu nástrojů nebo volbou Nový v místní nabídce typů čerpání. Otevře se jednoduchý vstupní formulář pro evidenci nového typu čerpání pohonných hmot. Formulář obsahuje dvě jednoduchá pole, která je třeba vyplnit. Bez vyplnění obou polí systém nový typ čerpání PHM neuloží Typ čerpání (povinné) - 20místné textové pole pro název nového typu čerpání. Podle názvu tak můžete rozlišit, zda se jedná o čerpání v hotovosti nebo na kartu, případně specifikovat typ karty (CCS, Shell atd.). Platba (povinné) - pole s výběrem, kde volíte z předem definovaných způsobů placení. Tyto způsoby jsou hotově, kartou nebo jinak. Modul Doprava 56

57 6.4 Platební karty PHM Volbou Doprava, PHM, Platební karty PHM v hlavní stromové nabídce se otevře přehled všech dosud evidovaných platebních karet. Systém Helios Orange umožňuje vedení evidence platebních karet přidělených řidiči, vozidlu nebo univerzálních. Veškeré náklady placené kartou (nemusí jít jen o čerpání PHM) lze potom evidovat i podle čísla karty. Pro práci v přehledu platebních karet můžete opět využít všech standardních nástrojů pro práci s přehledy v systému Helios Orange Nová platební karta PHM Novou platební kartu PHM můžete zaevidovat stisknutím tlačítka <F2>, příslušné ikony v panelu nástrojů nebo volbou Nový v místní nabídce platebních karet. Otevře se jednoduchý vstupní formulář pro evidenci nové platební karty PHM. Typ čerpání (povinné) - textové pole pro záznam typu čerpání příslušné platební karty. Můžete tak rozlišovat mezi jednotlivými druhy platebních karet. Zadáváte pomocí návazného číselníku Typy čerpání, který obsahuje pouze čerpání s typem platby Kartou. Text - textové pole pro záznam názvu čerpání. Číslo karty (povinné) - číselné pole pro záznam identifikačního čísla karty. PIN - číselné pole pro záznam pin kódu příslušné karty. U platebních karet některých společností se nepoužívá. Platnost od - položka pro zadání data, od kterého lze kartou platit. Můžete zadávat přímo z klávesnice nebo pomocí vestavěného kalendáře. Platnost do - položka pro zadání data, do kterého lze kartou platit. Opět můžete zadávat přímo z klávesnice nebo pomocí vestavěného kalendáře. Typ karty - pole s výběrem, kde vybíráte druh platební karty. Takto můžete zaevidovat platební kartu na vozidlo, řidiče nebo kartu univerzální. Implicitně je přednastaven typ karty na vozidlo. Pokud na vozidlo vystavíte kartu, bude se tato platební karta předvyplňovat při čerpání PHM na stazce. Pro platební kartu na vozidlo jsou dále přístupná pouze pole Ev. č. vozidla a SPZ. Pro platební kartu na řidiče jsou naopak dále přístupná pole Řidič, Příjmení a Jméno. Pro univerzální kartu nejsou další pole přístupná. Ev. č. vozidla - textové pole pro záznam evidenčního čísla vozidla, pro které vystavujete platební kartu. Můžete zadat přímo z klávesnice nebo Modul Doprava 57

58 pomocí návazného číselníku Vozidla. Pokud dříve zadáte pole SPZ, vyplní se pole evidenčního čísla vozidla automaticky. SPZ - textové pole pro záznam státní poznávací značky vozidla, kterému vystavujete platební kartu. Můžete opět zadat přímo z klávesnice nebo využít návazný číselník vozidla. Pokud jste již vyplnili pole Ev. č. vozidla, doplní se příslušná státní poznávací značka automaticky. Řidič - číselné pole pro záznam evidenčního čísla zaměstnance (řidiče), kterému chcete zaevidovat platební kartu na pohonné hmoty. Můžete zadávat přímo z klávesnice nebo pomocí návazného číselníku Zaměstnanci. V případě, že dříve vyplníte pole Příjmení, pole Řidič se doplní automaticky. Příjmení a Jméno - textové pole pro zadání příjmení a jména řidiče, na kterého vystavujete platební kartu. Můžete opět zadávat přímo z klávesnice nebo využít návazný číselník Zaměstnanci. Pokud jste již vyplnili pole Řidič, tak se obě pole se doplní automaticky. 6.5 Typy norem Tato část modulu Doprava je vytvořena pro definování různých norem spotřeby pohonných hmot. Kromě běžné normy spotřeby, kterou uvádíte na kartě každého vozidla, tak můžete pomocí těchto norem definovat alternativní normy spotřeby pohonných hmot. Můžete tak odlišit např. normy spotřeby ve městě, kombinovanou spotřebu nebo spotřebu v zimě či v extrémním terénu. Touto cestou vytvoříte pouze typy alternativních norem spotřeby. Samotnou alternativní normu spotřeby pak vytvoříte ke každému vozidlu na přehledu vozidel. Přehled vytvořených alternativních norem spotřeby PHM otevřete volbou Doprava, PHM, Typy norem v hlavní nabídce systému Helios Orange. Přehled norem spotřeby PHM Modul Doprava 58

59 Pokud je přehled prázdný nebo chcete vytvořit další typ normy, potom volbou Nový otevřete jednoduchý vstupní formulář pro evidenci nového typu spotřeby. Vyplníte zde pouze název vytvářené alternativní normy. Modul Doprava 59

60 7 Ostatní náklady V této části modulu Doprava pracujete s ostatními druhy přímých nákladů, které vzniknou během provozu vozidel, kromě nákladů na čerpání pohonných hmot. Ty jsou samostatnou částí modulu. Pracujete zde s přehledy již vzniklých nákladů, evidujete nově vzniklé náklady a také zde vytváříte jejich kódy, podle kterých se jednotlivé druhy nákladů zapisují a rozdělují. Přehled vzniklých nákladů získáte volbou Doprava, Ostatní náklady v hlavní stromové struktuře systému Helios Orange. Otevře se přehled všech nákladů, které mohly vzniknout vyplněním na stazkách na záložce Náklady, tzn. náklady vzniklé během konkrétní jízdy, anebo náklady vzniklé přímo v tomto přehledu nebo vzniklé importem z účetnictví. Tyto náklady nemusí vzniknout během realizace jízdy. Přehled ostatních nákladů V tomto přehledu můžete využít standardní nástroje pro práci s přehledy v systému Helios Orange jako je tisk, třídění, filtrování, volba zobrazených sloupců, export do MS Wordu či Excelu atd. Věty v přehledu představují jednotlivé náklady. Tyto náklady můžete zpětně opravovat nebo rušit. Výjimkou jsou náklady vzniklé během jízdy a tedy zaevidované na stazce. Tyto náklady jsou určeny pouze ke čtení a jejich oprava je možná pouze na příslušné stazce. Pro práci se skupinami nákladů můžete využít místní nabídku v tomto přehledu a to především volbou Povolit seskupování. Pomocí tohoto standardního nástroje systému Helios Orange můžete jednoduše vytvořit skupiny nákladů podle Vámi zvoleného kritéria. Můžete například seskupovat podle vozidel, kódů nákladů, data vzniku nákladů atd. Modul Doprava 60

61 Spárování s FAD - tato volba je přístupná nad přehledem nákladů přes pravé tlačítko myši. Umožňuje spárovat daný náklad s konkrétní přijatou (došlou) fakturou. Číslo faktury lze v přehledu zobrazit pomocí Nastav. Import nákladů z účetnictví (přístupné v menu pouze v případě nainstalování účetnictví) - tato volba je přístupná pouze, je-li implementován modul účetnictví. Umožňuje importovat náklady zaúčtované v účetním deníku. Nutnou podmínkou je uvedení analytického účtu u příslušného kódu nákladu. Za zvolené období jsou importovány náklady s vazbou na vozidlo. Pokud je vozidlo zařazené na středisko, musí být shodné středisko uvedeno i v deníkovém záznamu. Pokud středisko uvedeno není (ať ve vozidle nebo v deníku), dotahuje se středisko nastavené v konfiguraci dopravy. V účetnictví je pouze finanční informace (nikoli množstevní), avšak pokud je v textu účetního řádku numerická hodnota, je dosazena do položky množství v nákladech dopravy. U hodnot importovaných z účetní položky na straně DAL se obrací znaménko. Systém při opětovném spuštění akce nekontroluje, zda byl již náklad za dané období z účetnictví importován či zda byl daný náklad zadán ručně. Případné duplicity musí řešit obsluha. 7.1 Příklad seskupování nákladů Zadání - chcete analyzovat ostatní náklady podle jednotlivých vozidel. Řešení - v přehledu ostatních nákladů vyvoláte místní nabídku a vyberete volbu Povolit seskupování. V přehledu nákladů přetáhnete záhlaví sloupce SPZ do tmavé oblasti nad záhlavím sloupců. Vzniknou tak jednotlivé skupiny nákladů rozdělené podle státní poznávací značky vozidel, kterým tyto náklady náleží. Takto vytvořené skupiny nákladů můžete také tisknout nebo s nimi dále pracovat. Modul Doprava 61

62 Seskupování nákladů 7.2 Nové náklady Jak již bylo uvedeno dříve, kromě nákladů vzniklých během jízdy a zapsaných na stazce, mohou provozem vozidel vzniknout i další náklady, které nemusí být přiřazeny konkrétní jízdě. Tento druh nákladů zaznamenáte přímo v tomto přehledu. Stisknutím tlačítka <F2>, příslušné ikony v panelu nástrojů nebo volby Nový v místní nabídce tohoto přehledu se otevře vstupní formulář pro evidenci takto vzniklých nákladů. Modul Doprava 62

63 Nové náklady Vozidlo (povinné) - textové pole pro záznam evidenčního čísla vozidla, kterému přísluší vzniklý náklad. Můžete zadávat přímo z klávesnice nebo pomocí návazného číselníku Vozidla. Pokud dříve vyplníte pole SPZ, bude toto pole vyplněno automaticky. SPZ - textové pole pro záznam státní poznávací značky vozidla. Můžete opět zadat přímo z klávesnice nebo pomocí návazného číselníku Vozidla. Pokud jste již dříve vyplnili pole Vozidlo, bude toto pole vyplněno automaticky. Datum (povinné) - pole typu datum, kde zadáváte datum vzniku nákladu. Implicitně je nabízeno aktuální datum. Můžete opět zadávat přímo z klávesnice nebo využít vestavěného kalendáře. Stazka - toto číselné pole není přístupné. Pokud náklad vznikl během jízdy a byl zaevidován na stazce, bude v tomto poli uvedeno číslo příslušné stazky. Kód nákladu (povinné) - toto pole vyplňujete pomocí návazného číselníku Kódy nákladů. Pole je určeno pro záznam typu vzniklých nákladů. Popis - textové pole pro záznam podrobného popisu typu nákladů nebo jiných skutečností souvisejících s těmito náklady. Vyplněním pole Kód nákladu se toto pole předvyplní podle textu pro příslušný kód. Můžete však tento text podle svých potřeb dále editovat. Modul Doprava 63

64 Měna - pole s výběrem, kde zadáváte typ měny, kterou jste hradili vzniklé náklady. Novou měnu je třeba nejprve zanést do číselníku Kódy měn a definovat pro ni kurz v číselníku Kurzovní lístek. Pokud neuvedete typ měny nebo zvolíte CZK, budete v dalších polích vyplňovat pole Litrů a Celk. cena. Pro čerpání uskutečněné v zahraničí je třeba zvolit příslušnou cizí měnu. V tomto případě vyplňujete pole Celková cena bez daní (valuty) a pole Kurz. Pole Celk. cena se vypočte podle ceny ve valutách a kurzu automaticky. Celková cena bez daní (valuty) - číselné pole, které vyplňujete u čerpání provedeného v zahraničí a pokud v poli Měna zadáte příslušnou cizí měnu. Kurz - číselné pole pro zadání přepočtového kurzu cizí měny. Pokud máte pro tuto měnu vytvořený kurz v číselníku Kurzovní lístek, pole se automaticky předvyplní. Máte však možnost tento kurz dále upravovat. Cena celkem - číselné pole pro evidenci celkové ceny nákupu pohonných hmot. Pole je přístupné pouze pokud neuvedete typ měny nebo pro nákup v domácí měně. Pro zahraniční měnu se pole doplní automaticky podle ceny ve valutách a příslušného kurzu. Množství (mj) - číselné pole pro záznam počtu měrných jednotek, jejichž nákup jste uhradili. Pole je přístupné pouze u nákladů, které mají v kódech nákladů nastaveno sledování měrných jednotek. Druh platby - pole s výběrem způsobu úhrady nákladů. Toto pole se předvyplňuje podle typu platby, který máte pro příslušný typ nákladů nastaven v kódech nákladů. Pro konkrétní případ však můžete druh platby měnit. Číslo karty - číselné pole pro záznam použité platební karty. Zadáváte pouze pomocí návazného číselníku Platební karty. Pole je přístupné pouze v případě, když máte v poli Druh platby nastaveno na hodnotu Kartou. Číslo dokladu - alfanumerické pole pro uvedení čísla dokladu (paragonu). 7.3 Kódy nákladů V této části modulu definujete jednotlivé typy přímých nákladů, které vzniknou provozem vozidel (kromě čerpání pohonných hmot). Podle jejich kódů je potom přiřazujete na jednotlivé stazky nebo evidujete ostatní přímé náklady, které nelze přiřadit ke konkrétní jízdě. Přehled dosud definovaných kódů nákladů otevřete volbou Doprava, Ostatní náklady, Kódy ostatních nákladů. V tomto přehledu můžete opět využít všechny standardní nástroje pro práci s přehledy v systému Helios Orange. Pokud byl některý kód nákladu již využit při evidenci některých nákladů, nejde tento typ nákladů již zrušit. Modul Doprava 64

65 V systému Helios Orange si můžete sami definovat jakýkoliv typ nákladů, který budete později využívat při evidenci jednotlivých nákladů. Stisknutím tlačítka <F2>, stisknutím příslušné ikony v panelu nástrojů nebo vyvoláním místní nabídky a volbou Nový otevřete jednoduchý vstupní formulář pro záznam nového typu nákladů. Kód (povinné) - textové pole pro záznam kódu nákladu. Podle těchto kódů se evidují vzniklé náklady, a proto je třeba volit nějaké logické a přehledné výrazy. Název nákladu - textové pole pro podrobný popis typu nákladů. Druh platby - pole s výběrem způsobu platby. Volíte z možností úhrady hotově, kartou nebo jinak. Při záznamu nových nákladů se toto pole předvyplňuje pro konkrétní kód nákladů a to právě podle této hodnoty. Sledovat MJ - zaškrtávací pole pro záznam, zda se u příslušných nákladů mají sledovat měrné jednotky. Pokud zaškrtnete sledování měrných jednotek, bude při evidenci nových nákladů přístupné pole Množství. Měrná jednotka - textové pole pro záznam označení měrné jednotky sledovaného typu nákladů. Toto pole je přístupné pokud zaškrtnete sledování měrných jednotek. Účet MD (přístupný pouze v případě implementace modulu účetnictví) - údaj slouží jako přímá vazba na analytický účet, kam se účtuje tento druh nákladu. Vazba se využívá v případě, že chcete provádět pravidelný import nákladů z účetnictví. Každý kód nákladu v tomto případě musí mít jedinečnou vazbu na analytický účet a předpokládá se účtování na vozidla! Účet DAL (přístupný pouze v případě implementace modulu účetnictví) - údaj slouží jako přímá vazba na analytický účet, kam se účtuje tento druh nákladu v účetním deníku na stranu dal. Vazba se využívá v případě, že se bude provádět import nákladů z účetnictví. Přehled výkonů vozidel Číslo sloupce - údaj slouží k rozčlenění nákladů v Přehledu výkonů vozidel (akce je přístupná v menu Jízdy nebo Stazky). Číslo zadané v tomto poli indikuje, že náklad bude přístupný v Nastav jako další sloupec přehledu. Lze tak dosáhnout v přehledu výkonů vozidel vyhodnocení sledovaných nákladů dle potřeb zákazníka. Čísla se očekávají v rozsahu Náklady se shodným číslem se sčítají do společného sloupce. Přehled výkonů vozidel II Sumační a třídící hledisko - pro Přehled výkonů vozidel II (akce je přístupná v menu Jízdy nebo Stazky) je možné nákladu přiřadit sumační a třídící hledisko. Podle tohoto hlediska lze pak přehled setřiďovat nebo seskupovat. Není-li hledisko zadáno, je náklad zahrnut do sumy nákladů automaticky. Pokud je třeba náklad začlenit do skupiny fixních nákladů (např. silniční daň), je třeba uvést zkratku COSFIX. Budou-li prostřednictvím importu z účetnictví zahrnuty do přehledu Ostatní náklady také tržbové účty, je nezbytné, aby Modul Doprava 65

66 u takovýchto kódů nákladů pole obsahovalo zkratku REV. Zkratka je pak v přehledu interpretována jako Tržba a zajistí, že nedojde k sumaci s náklady. Modul Doprava 66

67 8 Fakturace Nabídka Doprava-Fakturace je částí systému Helios Orange, která umožňuje vytvářet tuzemské podklady k fakturaci (tzv. fakturační příkazy) na základě informací o výkonech vozidel. Informace o výkonech vozidel jsou získávány z příslušných stazek. Tyto podklady k fakturaci obsahují veškeré náležitosti daňového dokladu a je pak možné je zařazovat na standardní fakturu Helios Orange (v modulu Fakturace/Vydané faktury prostřednictvím převodu dokladů); tímto způsobem je pak možné vytvářet i hromadné faktury. Druhou možností, zejména pokud používáte Dopravu izolovaně bez vazby na účetnictví, je tyto fakturační příkazy přímo z dopravy tisknout. Standardně se modul Doprava dodává s formulářem, který tiskne fakturační příkaz ve formě faktury. Je však třeba mít na paměti, že z hlediska celého ekonomického systému Helios Orange se nejedná o standardní fakturu. K vytvoření vydané faktury, kterou chcete automaticky promítnout do účetnictví v Helios Orange, je nutné využít modul Fakturace. Jednotlivé fakturační příkazy se skládají z hlavičky (číslo dokladu, odběratel, datumy, celková cena ) a položek, resp. jednotlivých řádků, které reprezentují jednotlivé fakturované služby. Každá položka fakturačního příkazu obsahuje kód fakturované služby, text, množství, jednotkovou cenu a sazbu DPH. Každý fakturační příkaz v modulu Doprava je svázán s konkrétním vozidlem a konkrétní jízdou (stazkou). Fakturační příkaz se vždy vystavuje z formuláře konkrétní stazky a může vzniknout dvojím způsobem: ruční fakturací - na záložce stazky Fakturace službou Nový zobrazíte prázdný formulář pro fakturační příkaz. Do tohoto formuláře ručně přidáte (opět prostřednictvím tlačítka Nový) položky. Pro každou položku je nutné zadat minimálně kód služby a množství, jednotkovou cenu a sazbu DPH. automatickou fakturaci - k automatické fakturaci je třeba mít naplněn číselník tzv. fakturačních předpisů. Fakturační předpis slouží jako šablona, která dopředu popisuje, jaké služby budou fakturovány (např. "km + nakládka" nebo "smluvní cena"). Podle nich je možné ve stazce označit vybrané úseky a službou Fakturovat podle předpisu. Program pak vygeneruje jednotlivé fakturační příkazy (pro každý úsek vznikne jeden příkaz). Takto vytvořené fakturační předpisy je možné na záložce stazky Fakturace ručně upravovat, tisknout apod. Podrobný postup následuje v kapitole o fakturačních předpisech. Modul Doprava 67

68 Všechny fakturované služby musí být popsány v číselníku služeb. Jednotkové ceny jednotlivých služeb jsou uloženy v cenících. Jeden z ceníků je standardní. Který to bude, určujete v Nastavení parametrů (údaj Ceník). V systému Helios Orange je také možné ke každému zákazníkovi přidělit jeho vlastní ceník (cenovou úroveň), a to v číselníku organizací (formulář Organizace, záložka Slevy, údaj Cenová úroveň). Druhou možností je v seznamu vozidel pro každé vozidlo definovat tabulku cenových úrovní, která umožňuje nastavit přidělení ceníku pro kombinaci zákazník - vozidlo. 8.1 Přehled fakturačních příkazů Přehled všech vystavených fakturačních příkazů, které byly dosud v dopravě vytvořeny, získáte volbou Fakturace v hlavní stromové nabídce systému Helios Orange. Přehled fakturačních příkazů v dopravě V tomto přehledu není možné faktury vystavovat ani editovat. Opravovat faktury můžete na příslušné stazce na záložce Fakturace. Tento přehled je spíše určen pro získávání informací o tržbách z dopravy. K těmto účelům je zejména vhodné používat standardní nástroje pro práci s přehledy v systému Helios Orange, jako je Nastav, Opis, Seskupování a exporty do Wordu či Excelu. Popis jednotlivých částí a polí fakturačního příkazu je tedy uveden v kapitole Jízdy, kde můžete faktury vystavovat a editovat. Modul Doprava 68

69 8.2 Číselník služeb V tomto číselníku musíte mít všechny služby, které chcete v modulu Doprava fakturovat. Tento seznam je přístupný volbou Doprava, Fakturace, Číselník služeb v hlavní stromové nabídce systému. Seznam služeb UPOZORNĚNÍ Ještě než začnete do tohoto číselníku zadávat první dopravní služby, je potřeba v Nastavení parametrů na záložce Základní údaje nastavit dopravní služby do pole Skupina zboží. Podle této skupiny program rozliší dopravní služby od ostatních. Pokud dopravní služby nebudou takto nastaveny, systém nedovolí služby do číselníku zapsat. Volbou Nový v přehledu služeb otevřete jednoduchý vstupní formulář pro evidenci nové dopravní služby, na kterou chcete vytvářet fakturační příkazy. Modul Doprava 69

70 Dopravní služby Formulář služby obsahuje následující pole: Registrační číslo (povinné) - toto pole jednoznačně identifikuje službu v celém systému Helios Orange. Systém kontroluje duplicitu tohoto čísla nejen v rámci dopravních služeb, ale i v rámci služeb v modulu Oběh zboží. Název textové pole určené pro název služby. Druhé dva řádky můžete využít např. pro jazykové mutace názvu dopravní služby. DPH Vstup - pole s výběrem sazby DPH na vstupu pro poskytované dopravní služby. DPH Výstup - opět pole s výběrem sazby DPH, tentokrát pro DPH na výstupu. Touto sazbou budete danit poskytované dopravní služby. MJ výstup - textové pole pro označení měrné jednotky poskytované služby. Zadáváte pomocí návazného číselníku Měrné jednotky nebo vyplníte přímo z klávesnice. Pokud zadáváte ručně, musí být jednotka uvedena v číselníku měrných jednotek. V systému Helios Orange existuje pouze jeden společný číselník zboží a služeb, který je dostupný z modulu Oběh zboží, Zboží a služby. Toto zboží a služby se člení do skupin. Číselník těchto skupin je dostupný z hlavní nabídky Oběh zboží, Zboží a služby, Skupiny zboží. Pro rozlišení Modul Doprava 70

71 dopravních služeb od ostatních služeb, bylo přijato pravidlo, že všechny dopravní služby budou zařazeny pouze do jedné skupiny (pouze tyto služby z této jedné skupiny "doprava" budou dostupné z číselníku služeb v modulu Doprava). Kód této služby závisí na údaji Skupina zboží v Nastavení parametrů modulu Doprava. 8.3 Ceníky Pomocí ceníku můžete přiřadit jednotlivým službám jednotkové ceny. Ceník může obsahovat ke každému kódu služby právě jednu jednotkovou cenu. Seznam ceníků je dostupný volbou Doprava, Fakturace, Ceníky. Při vlastním vystavování fakturačního příkazu v dopravě, je pak podle zákazníka nebo vozidla na faktuře, vyhledán příslušný ceník pro fakturovanou službu a na fakturu se doplní jednotková cena z tohoto ceníku Každý ceník se skládá ze dvou částí: hlavička ceníku, definice položek ceníku. První částí tvorby ceníku je tvorba hlavičky. Volbou Nový v přehledu použitých ceníků otevřete jednoduchý vstupní formulář pro vyplnění hlavičky nového ceníku. Modul Doprava 71

72 Hlavička ceníku Cenová úroveň - v tomto čtyřmístném číselném poli jednoznačně definujete kód ceníku. Název - textové pole pro logický název cenové úrovně služby. Druhým krokem po vyplnění hlavičky ceníku, je definice jeho položek (určení služeb a jim příslušných jednotkových cen). V přehledu cenových úrovní označíte tu, ke které chcete definovat položky ceníku. Stisknutím pravého tlačítka myši otevřete místní nabídku. Z té vyberete volbu Definovat ceník a otevře se přehled Nabídkové ceny, resp. přehled služeb a jim vytvořených jednotkových cen, které jsou vytvořeny pro daný ceník. Pokud chcete vytvořit novou položku ceníku, opět volbou Nový otevřete formulář pro vytvoření nové položky. Modul Doprava 72

73 Položka v ceníku Formulář Ceník obsahuje následující pole, které je třeba vyplnit: Registrační číslo - číselné pole pro kód služby. Po jeho vyplnění se automaticky doplní Název. V rámci jednoho ceníku se může každá služba vyskytovat pouze jednou. Cena v Kč - číselné pole pro vyplnění jednotkové ceny za službu. Měrné jednotky jsou uvedeny u konkrétní služby v přehledu Číselník služeb. Pokud u zákazníka ani vozidla nemáte definovaný žádný ceník, program při vystavování faktury nabídne jednotkovou cenu podle standardní cenové úrovně, kterou definujete v Nastavení parametrů. Pokud je definován ceník jen pro vozidlo nebo jen pro zákazníka, doplní se automaticky jednotková cena podle tohoto ceníku. V případě, že máte definován rozdílný ceník pro zákazníka a použité vozidlo, nabídne se jednotková cena podle ceníku u vozidla Sazby dle vstup. parametru Nad přehledem položek ceníku je přes pravé tlačítko myši přístupná volba Sazby dle vstup. parametru. Tato volba slouží k definování doplňkového ceníku pro danou službu v dané cenové úrovni. Tento doplňkový ceník se uplatní v případě kdy je potřeba stanovovat cenu ne na základě pevné ceny pro konkrétní úroveň, ale na základě progresivního či degresivního mechanismu, např. při ujetých kilometrech v pásmu do 100 km se má uplatnit sazba 15 CZK/km, do 200 km sazba 12 CZK/km atd. Ceník se vytváří standardním postupem pomocí tlačítka Nový. Modul Doprava 73

74 Sazby dle vstup. parametru Vstup nad - pole obsahuje spodní hranici intervalu vztaženého k údaji, který se uplatní při fakturaci stazky prostřednictvím fakturačního předpisu. Fakturační předpis obsahuje vazbu na fakturační vzorec, jenž má v poli Vstupní parametr pro sazbu uveden příslušný údaj. Do intervalu budou vybrány hodnoty větší než tato hranice. Vstup do - pole obsahuje horní hranici intervalu vztaženého k údaji, který se uplatní při fakturaci stazky prostřednictvím fakturačního předpisu. Fakturační předpis obsahuje vazbu na fakturační vzorec, jenž má v poli Vstupní parametr pro sazbu uveden příslušný údaj. Do intervalu budou vybrány hodnoty menší nebo rovné této hranici. Výstup - obsahuje sazbu, která se má uplatnit při hodnotách (např. počtu ujetých kilometrů) spadajících do intervalu Vstup nad až Vstup do. 8.4 Fakturační předpisy Fakturační předpisy jsou vytvořeny pro automatickou fakturaci z úseků uvedených na stazce. Pro program představují návod, jak a podle čeho vytvořit z vybraných úseků fakturační předpis. Na začátku si vysvětlíme postup při automatické fakturaci. Spouští se z formuláře Stazka při evidenci jízdy a to na záložce Úseky jízdy. Označíte úsek jízdy (můžete i více úseků najednou) a vyvoláte místní nabídku. Volbou Fakturovat podle předpisu spustíte automatickou fakturaci. Podmínky pro automatickou fakturaci: u každého úseku musí být vyplněn údaj Organizace; pokud je vyplněna 0 (vlastní firma), musí být vyplněn údaj Středisko (značí nákladové Modul Doprava 74

75 středisko vlastní firmy). Pokud není vyplněna organizace ani středisko program neprovede fakturaci. úsek ještě nebyl fakturován. Pokud již byla faktura na daný úsek vytvořena, program nedovolí fakturaci znovu vytvořit. Automatická fakturace se tedy spustí volbou Fakturovat podle předpisu (místní nabídka v přehledu úseků). Ve druhém kroku vyberete Fakturační předpis. Ten určuje služby (a na základě jakých údajů z úseku), které budou fakturovány. UPOZORNĚNÍ Fakturační předpis obsahuje jednu nebo více položek (řádků), kde v každém řádku je uveden kód služby a k němu odpovídající předpis pro získání hodnoty z úseku. Po zvolení fakturačního předpisu program provede příslušný výpočet a vytvoří na záložce Fakturace odpovídající počet fakturačních příkazů. Jednomu vybranému úseku odpovídá jeden vytvořený fakturační příkaz. Počet položek na vytvořeném příkazu odpovídá počtu položek na fakturačním předpisu. UPOZORNĚNÍ Fakturační příkaz vzniklý automatickou fakturací je pevně svázán s úsekem, ze kterého byl vytvořen. Pro takovýto úsek již není možné vystavit jiný fakturační příkaz. Pokud se však fakturační příkaz smaže, úsek se automaticky vrátí zpět do nevyfakturovaného stavu. Na záložce Fakturace můžete dále pracovat s jednotlivými fakturačními příkazy pomocí standardních nástrojů systému Helios Orange. Seznam vytvořených fakturačních předpisů naleznete volbou Doprava, Fakturace, Fakturační předpisy. Přehled fakturačních předpisů Modul Doprava 75

76 Volbou Nový v tomto přehledu otevřete jednoduchý formulář pro vytvoření nového fakturačního předpisu, který chcete využívat při automatické fakturaci. Fakturační předpis V horní části formuláře vyplníte pole Popis, který by měl obsahovat jednoduchý popis tohoto předpisu. Ten by měl vyjadřovat to, co bude fakturovat (např. smluvní cena, km celkem, km celkem + doba jízdy atd.). Ve spodní části definujete seznam položek. Každá položka reprezentuje předpis pro výpočet jednoho řádku budoucího fakturačního příkazu. Volbou Nový otevřete další formulář pro vytvoření položky na fakturačním předpisu. Modul Doprava 76

77 Položka fakturačního předpisu Formulář obsahuje tři následující pole: Kód služby - zde vyberete z číselníku služeb tu, kterou chcete přenést na fakturační předpis. Pokud taková služba zatím neexistuje, musíte ji nejprve vytvořit. Údaj z úseku - zde vyberete ze seznamu fakturačních vzorců ten, který se bude načítat z úseku na stazce a který chcete použít jako základ při tvorbě fakturačního předpisu. Text - text se přenáší z číselníku služeb po zvolení kódu služby. Můžete ho však měnit. Fakturační předpis tak v konečné fázi může obsahovat několik položek, které jsou podkladem pro vytvoření fakturačního předpisu. Můžete tak například fakturovat ujeté km s nákladem za jednu cenu a k tomu fakturovat dobu jízdy, samozřejmě za jinou jednotkovou cenu. UPOZORNĚNÍ Pokud chcete využívat automatickou fakturaci podle předpisů, je třeba mít k jednotlivým fakturovaným cenám vytvořen ceník. Pokud tak učiníte, program vytvoří příkaz podle zvolených údajů ze stazky a z ceníku k nim doplní jednotkové ceny. Pokud tak neučiníte, musíte přímo na fakturačním příkazu tyto ceny doplnit. Modul Doprava 77

78 8.4.1 Příklad využití fakturačních předpisů pro automatickou fakturaci Tento příklad slouží jako ilustrace možného využití fakturačních předpisů v automatické fakturaci. Zadání Na základě údajů z úseků stazky chcete automaticky fakturovat: 1. dobu nakládky a vykládky za cenu 100 Kč za hodinu (bez DPH), 2. dobu jízdy za cenu 90 Kč za hodinu (bez DPH). Sazba DPH je pro obě služby shodně 5 %. Řešení Jako první krok je třeba vytvořit v číselníku služeb dvě poskytované služby. To provedete volbou Nový v přehledu Doprava, Fakturace, Číselník služeb. Dvě proto, že chcete každou službu fakturovat za odlišnou cenu. Vytvoříte tak služby Doba nakládky a vykládky a Doba jízdy. Pro obě služby nastavíte DPH na výstupu 5 % a MJ výstup na hodiny. Druhým krokem je definice cen pro tyto služby. Vyvoláte volbu Doprava, Fakturace, Ceníky a otevřete přehled vytvořených cenových úrovní. Označíte vhodnou cenovou úroveň a poté klepnete pravým tlačítkem myši. Otevře se místní nabídka, ve které vyberete Definovat ceník. Otevře se přehled služeb, které mají definované ceny. Volbou Nový přistoupíte ke tvorbě ceníku. V poli Registrační číslo vyberete první službu, tedy dobu nakládky a vykládky a přiřadíte jí cenu 100 Kč. Poté opět volbou Nový otevřete další ceník, tentokrát vyberete dobu jízdy a vyplníte cenu 90 Kč. Tak zajistíte, že obě služby budou fakturovány za rozdílné ceny. Ve třetím kroku vytvoříte fakturační předpis pro automatickou fakturaci. Volbou Doprava, Fakturace, Fakturační předpisy otevřete přehled doposud vytvořených předpisů. Volbou Nový v tomto přehledu začnete tvořit nový předpis. Ten bude obsahovat všechny údaje, které budou ze stazky použity pro automatickou fakturaci (bude to doba nakládky, doba vykládky a doba jízdy). Do pole Popis zadáte název předpisu (Doba nakládky, vykládky a jízdy). Ve spodní části bude přehled údajů z úseku použitých pro tento předpis. Volbou Nový v tomto přehledu vytvoříte první část předpisu, která bude načítat dobu nakládky. V poli Kód služby vyberete z číselníku služeb službu dobu nakládky a vykládky. Do pole Údaj z úseku vyberete příslušný vzorec (doba nakládky). První část předpisu uložíte. Poté opět volbou Nový vytvoříte druhou část předpisu, která bude z úseku načítat dobu vykládky. Nakonec ještě vytvoříte třetí část, které bude z úseku stazky načítat dobu jízdy. U tohoto vzorce do pole Údaj z úseku vyberete službu doby jízdy. Takto vytvořený fakturační předpis uložíte. Pokud budete mít na stazce v úseku jízdy vyplněny všechny potřebné údaje (organizace a doby nakládky, vykládky a jízdy), můžete na stazce u tohoto Modul Doprava 78

79 úseku přistoupit k automatické fakturaci. Vyberete příslušný fakturační předpis (Doba nakládky, vykládky a jízdy). Ten vytvoří na základě údajů z úseku jeden fakturační příkaz, který bude obsahovat tři položky s automaticky vypočtenými fakturovanými částkami. 8.5 Fakturační vzorce Volbou Doprava, Fakturace, Fakturační vzorce v hlavním menu systému Helios Orange otevřete přehled fakturačních vzorců. V přehledu můžete využít všechny standardní nástroje pro práci s přehledy. Fakturační vzorce Tento číselník umožňuje definovat vzorce pro převod hodnoty jednoho nebo více údajů z úseku jízdy pod jedním názvem. Můžete si tak např. z údajů Doba nakládky a Doba vykládky, které jsou na úseku odděleny, definovat jeden vzorec Doba nakládky a vykládky jako součet výše uvedených údajů. Pokud je potřeba, můžete si ve vzorci definovat i jiné časové intervaly (např. započaté čtvrthodiny). Číselník fakturačních vzorců se dodává již předvyplněný. Protože vytvoření vzorce vyžaduje alespoň základní znalost jazyka SQL, doporučuje se tvorba složitějších vzorců nebo jejich úprava za asistence implementační firmy. Volbou Nový v přehledu fakturačních vzorců otevřete jednoduchý vstupní formulář pro vytvoření vzorce. Modul Doprava 79

80 Tvorba fakturačního vzorce Základní údaje Kód vzorce - textové pole pro jednoznačnou identifikaci vzorce. Popis vzorce - toto textové pole je určeno pro uživatelský popis vzorce, který je vidět při tvorbě fakturačního předpisu ve formuláři Položky fakturačního předpisu v poli Údaj z úseku. SQL výraz - textové pole pro výraz v jazyce SQL. Jeho pomocí databázový server vrací příslušnou hodnotu. Tento výraz se při automatické fakturaci vyhodnocuje z každého úseku. Vstupní parametr pro sazbu - vstupní parametr pro sazbu je určen pro zvláštní případy výpočtu ceny. Příkladem může být např. situace, kdy je třeba spočítat cenu za kilometry degresivním či progresivním způsobem. Při ujetých kilometrech v pásmu do 100 km mají sazbu 15 CZK/km, do 200 km sazbu 12 CZK/km a nad 200 km mají sazbu 10 CZK/km. V tomto případě se uvede v poli Vstupní parametr pro sazbu ve fakturačním vzorci KmCelkem, ve fakturačních předpisech se založí nový předpis, ve kterém se v položce naváže na příslušnou službu ze skladu služeb fakturační vzorec. Tato služba musí mít v definici ceníku příslušné cenové úrovně vybudován doplňkový ceník Sazby dle vstup.parametru, který obsahuje degresivní resp. progresivní definici ceny ve formě od, do (interval větší než "od" a menší nebo rovno "do") a sazba, pomocí které se bude počítat cena. Výsledná cena je pak vypočítána takto: nejprve se vyhodnotí SQL výraz, jehož výsledkem je fakturované množství. Pak se z úseku získá konkrétní hodnota údaje zadaného jako Vstupní parametr pro sazbu. Modul Doprava 80

81 Tato hodnota se porovná s intervaly zadanými v doplňkovém číselníku, a pokud spadá do některého intervalu, vynásobí se nalezená sazba fakturačním množstvím. Pokud hodnota nespadá do žádného intervalu, uplatní se "pevná" sazba z ceníku dané cenové úrovně Koeficienty Na této záložce je možné pro speciální účely definovat hodnoty až 6 koeficientů. Koeficienty lze pak využít v SQL výrazech jako operandy (Koef1 až Koef6). Názvy koeficientů se definují v Nastavení parametrů na záložce Ostatní. Fakturační vzorce - koeficienty Modul Doprava 81

82 9 Silniční daň Tato část modulu Doprava je vytvořena pro práci s výpočty silniční daně za všechna firemní vozidla. Program je pro každé vozidlo, které je uvedeno v seznamu vozidel, schopen vyčíslit na základě zadaných technických parametrů roční výši silniční daně. Program je dále schopen rozpočítat výslednou částku do jednotlivých záloh a doplatků a také zařadit do výpočtu osvobození a slevy na dani. Konečně program umožní na základě výpočtu tisk daňového přiznání a export ve formátu EPO. Do silniční daně lze zahrnout i soukromá vozidla využitá pro potřeby zaměstnavatele. Podkladem pro správný výpočet daně jsou údaje vyplněné na kartách jednotlivých vozidel, kódy a sazebníky silniční daně pro osobní a nákladní automobily. Tyto sazebníky se dodávají nastavené podle platného znění Zákona o dani silniční k datu instalace, a proto není doporučena jejich úprava, pokud nedojde k legislativním změnám. Silniční daň je evidována na kartách silniční daně. Pro každý rok je vytvářen samostatný přehled, který obsahuje záznamy pro všechny typy přiznání (řádné, opravné, dodatečné). 9.1 Období přiznání SD Pro každé období přiznání silniční daně je nutné zavést nový záznam. U každého záznamu je možné evidovat: Základní údaje Rok - zdaňovací období (smí být obsaženo v seznamu pouze jednou) Stav - otevřené/uzavřené období. Stav obsluha nastavuje ručně a určuje tím, v jakém období lze resp. nelze dělat změny v kartách SD. Typ daňového přiznání - řádné/opravné/dodatečné - pokud jsou v kartách SD pro dané období zavedeny karty typu Opravné resp. Dodatečné přiznání, nelze nastavit atribut typ zpět na Řádné!!! Je nezbytné nejdříve karty typu Opravné resp. Dodatečné přiznání smazat a poté lze nastavit typ období na Řádné. Typ zde nastavený ovlivňuje typ záznamů vytvářených funkcí Vygenerovat opravné nebo dodatečné katry SD. Datum vystavení SD - datum, který chcete prezentovat vůči FÚ. Pův. známá daň. pov. - při vytváření dodatečného přiznání zde vyplníte původní známou daňovou povinnost - výše (částka) silniční daně, která byla stanovena předchozím přiznáním. Pole není pro řádně a opravné přiznání k dispozici. Modul Doprava 82

83 Dat. zjiš. skut. pro podání DP - pole se zpřístupní pouze pro dodatečné daňové přiznání. Uvádí se zde datum zjištění skutečností pro podání dodatečného daňového přiznání. Výpočet zálohy SD o Rovnoměrně - zálohy budou vypočteny rovnoměrně podle počtu měsíců v provozu bez ohledu na případné změny dle par. 6. o Zohlednit změnu sazby - výše záloh respektuje případné změny dle par. 6 v daném čtvrtletí (zálohy mohou být nerovnoměrné). Fixovat zálohy - kombinací tohoto parametru a doplněného datumu odvedené zálohy v daném(ných) čtvrtletích lze docílit toho, že při změně parametrů v daném zdaňovacím období, které ovlivňují výši výsledné daně (a tedy i změnu vypočtených záloh) nedochází k přepočtu již odvedených záloh a případný rozdíl se uplatní jako přeplatek resp. nedoplatek daně. Datum a Záloha v Kč (1-5) - v těchto polích vyplňujete datum a částky jednotlivých zaplacených záloh během roku (za každé čtvrtletí a doplatek). Sazba SD za využití soukromého vozidla - zde se uvede sazba za použití soukromého vozidla pro služební účely, která je stanovena v 6 odst. 4 zákona o silniční dani. Uvedená sazba musí korespondovat s rokem, za který je silniční daň vytvářena (např. v roce Kč/den) Přiznání SD Pro elektronické podání přiznání resp. pro tisk se vyplňují další údaje: Finančnímu úřadu pro - do tohoto textového pole se vyplňuje název finančního úřadu, kterému odevzdáváte přiznání k silniční dani. Číslo FÚ pro - číslo finančního úřadu stanovené ministerstvem financí (nezbytný údaj pro elektronický přenos). Územní pracoviště v - do tohoto textového pole se vyplňuje název územního pracoviště v rámci výše uvedeného finančního úřadu, kterému odevzdáváte přiznání k silniční dani. Číslo ÚP pro - číslo územního pracoviště finančního úřadu stanovené ministerstvem financí (nezbytný údaj pro elektronický přenos). Bankovní účet - zde nastavíte název bankovního účtu, ze kterého daň hradíte. Vybíráte z číselníku bankovních spojení. Jsou zde přístupná pouze bankovní spojení vlastní organizace. Telefon do přiznání SD - v tomto poli vyplníte telefonní číslo oddělení, kde bylo daňové přiznání sestaveno. Fax do přiznání SD - číslo faxu do oddělení, které sestavilo daňové přiznání. Modul Doprava 83

84 Prohlášení Jméno a příjmení + Funkce - v tomto poli vyplníte jméno a příjmení osoby odpovědné za daňové přiznání + funkci, kterou zastává ve vaší organizaci Tento údaj je nezbytný pro tisk a generování elektronického souboru pro EPO. SD sestavil + Telefon - jméno a příjmení pracovníka, který sestavil daňové přiznání + kontaktní telefon. Tento údaj je nezbytný pro tisk a generování elektronického souboru pro EPO. Zástupce pro podání SD - pro slovenskou legislativu - jméno a příjmení pracovníka, který je statutárním zástupcem (za právnickou osobu) nebo zplnomocněným zástupcem (za fyzickou osobu). Zástupce pro doručení písemností - pro slovenskou legislativu - do tohoto pole vyplníte zástupce (vazba na číselník zaměstnanců) v případě, že daňový poplatník zdržuje v cizině. Období přiznání nelze smazat, pokud pro toto období existují karty SD. Nad přehledem období jsou k dispozici funkce Uzavření období Otevření období Jejich provedení se zapisuje se do protokolu. 9.2 Karty silniční daně Silniční daň je členěna na tzv. karty SD. Pro každé období SD je třeba vytvořit nové karty, které obsahují zcela autonomní údaje o vozidle nutné pro podání přiznání SD. Znamená to, že číselník vozidel již nemá atributy pro výpočet SD aktivní a veškerá agenda spojená se SD se odehrává v přehledu karet SD! Důležitá upozornění: vozidlo může mít v jednom období více karet SD jednoho a/nebo více typů daňového přiznání (kvůli změně majitele, přestavbě, změně SPZ, opravném a/nebo dodatečném přiznání apod.). Uživatel ale zodpovídá za to, že se karty nedostanou do vzájemného daňového konfliktu! Systém při ukládání karty na případnou multiplicitu v rámci jednoho typu daňového přiznání obsluhu upozorní, ale umožní záznam uložit a pokračovat v práci. rozhodné údaje pro výpočet SD jsou na kartě SD editovatelné a není nutné je držet synchronní v číselníku vozidel Modul Doprava 84

85 pro daňové přiznání k SD je rozhodný obsah a správnost údajů v přehledu Karty silniční daně. Číselník vozidel má pro SD pouze informativní charakter, případně slouží pouze jako prvotní podklad pro vygenerování karet SD některé operace nejsou v uzavřeném období přiznání SD dostupné (viz níže) pokud obsluha chce okamžitě vidět změny při změně údajů rozhodných pro výpočet SD, je nutné v editoru kliknout na tlačítko Přepočet. Jinak se přepočet podle aktuálních údajů provede při uložení formuláře nebo následně po spuštění funkce Výpočet SD. před spuštěním některých funkcí se kontroluje, zda počet záznamů v číselníku vozidel odpovídá počtu vozidel v aktuálním přehledu karet SD. Pokud neodpovídá, je obsluha upozorněna a doporučujeme provést nápravu: a) buď dogenerovat chybějící karty u detekovaných vozidel b) nebo uvést v číselníku vozidel u nadbytečných záznamů kód silniční daně=0 Funkce Výpočet silniční daně, Tisk a Generování el. podoby SD pracují pouze s kartami, které odpovídají aktuálnímu nastavení typu daňového přiznání (v číselníku Období SD). Vzhled formuláře se mění podle rozlišení majitele. V záhlaví formuláře lze zvolit evidenční číslo vozidla z číselníku vozidel, Pole SPZ je volně editovatelné, aby bylo možné v případě změny SPZ údaj upravit. Výběr rozlišení majitele ovlivňuje formát zobrazeného formuláře. Kód silniční daně - pole s výběrem typu vozidla. Pole není přístupné ve verzi nižší než , neboť koresponduje s polem Kategorie v hlavičce vozidla (přebírá jeho hodnotu). Ve vyšších verzích je pole předvyplněné, pokud je záznam vygenerován pomocí funkce Vygenerovat nové karty SD, lze jej však upravovat. Typ daňového přiznání - pole není přístupné, jeho hodnota koresponduje s aktuálním nastavením v Období přiznání SD. Měsíce v provozu - v tomto sloupci volíte měsíce, ve kterých bylo vozidlo v provozu. Implicitně je vybráno všech 12 měsíců. Je třeba odznačit měsíce, kdy vozidlo nebylo v provozu. Pro označení/odoznačení všech měsíců slouží přepínací tlačítko pod seznamem měsíců. Osvob. par.3 - tento sloupec je přístupný pouze v případě, kdy se vás týká osvobození od silniční daně podle 3 zákona o dani silniční a máte tedy vyplněno pole 3. Zaškrtnete zde měsíce, ve kterých bylo vozidlo osvobozeno od daně. Pro označení/odoznačení všech měsíců slouží přepínací tlačítko pod seznamem měsíců. Modul Doprava 85

86 D-205/D údaj je přístupný pouze do verze Pokyny D-205, D-241 již nejsou platné. Je-li vozidlo osvobozeno od silniční daně na základě pokynu D-205 nebo D-241, zaškrtnete zde měsíce, po které splňovalo podmínku prominutí daně silniční (např. státní poznávací značka a osvědčení o technickém průkazu byly odevzdány příslušnému orgánu, který vede evidenci vozidel). Datum registrace - datum první registrace vozidla, podle něhož je uplatňována sleva na SD podle 6/odst.6 (uplatní se pouze v případě, že v Nastavení parametrů/přiznání SD bude hodnota Rok pro SD větší nebo rovna 2008). Datum musí být vyplněno u všech vlastních vozidel Počet náprav - číselné pole pro záznam počtu náprav příslušného vozidla. Velice důležitá hodnota pro správný výpočet daně u nákladních automobilů, která se určuje podle počtu náprav a celkové hmotnosti. Objem motoru - číselné pole důležité pro výpočet daně pro osobní automobily, která se určuje právě podle objemu motoru. Celková hmotnost [kg] - číselné pole pro zadání celkové hmotnosti vozidla v kilogramech. Podle této hodnoty a počtu náprav se počítá částka silniční daně. Pokud máte vyplněnou celkovou hmotnost na kartě vozidla, toto pole bude již předvyplněno. Paragraf 6 - číslo odstavce z 6 zákona o silniční dani, podle kterého je uplatňována snížená či zvýšená sazba daně. Systém verifikuje odst. 6,8 (od roku 2008) a 9,10 (od roku 2009). % 6 - procento snížení či zvýšení sazby daně (např. pro odstavec 6 snížení platné pro období Od - do, které se uplatňuje podle stáří vozidla odvozeného od datumu první registrace vozidla atd.) Pro atributy Od-do jsou přípustné pouze varianty (Od1)1-(Do1)12 nebo (Od1)1-(Do1)n v kombinaci (Od2)n+1 - (Do2)12 D zde uvedete, podle kterého článku uvedeného pokynu se daň u vozidla snižuje (např. pro legislativní úpravu roku 2005 I, II/1 a II/2). 3 - textové pole pro zadání písmena v odstavci 1 3, podle kterého máte nárok na osvobození od daně (např. pro legislativní úpravu roku 2005 linková osobní přeprava, vozidla ozbrojených sil, požární ochrany, policie, záchranná služba atd.). Po vyplnění tohoto pole je přístupný sloupec Osvob.SD'Par. 3, kde zaškrtnete měsíce, ve kterých bylo vozidlo osvobozeno. Roční sazba, Sazba 6, Sazba 3 - v těchto položkách systém ze zadaných údajů automaticky generuje roční sazbu daně sazbu podle 3 a 6. Pole nejsou přístupná. Sazba 12 - zde zadáváte částku slevy na silniční dani podle paragrafu 12 zákona o silniční dani (sleva na dani pro kombinovanou přepravu s železniční nebo vodní dopravou podle počtu realizovaných jízd). Záloha 1.-4.Q, Doplatek - systém automaticky, podle vyplněných údajů, počítá výši čtvrtletních záloh a doplatku na silniční daň. Modul Doprava 86

87 Celkem - v této položce systém na základě zadaných údajů o sazbě daně, osvobození od daně a slevy na dani vypočte skutečnou daňovou povinnost. Výpočet SD za využití soukr. vozidla pro potřeby zaměstnavatele: o Sazba SD za využití soukr. vozidla - zde se uvede sazba za použití soukromého vozidla pro potřeby zaměstnavatele, která je stanovena v 6 odst. 4 zákona o silniční dani. Uvedená sazba musí korespondovat s rokem, za který je silniční daň vytvářena (např. v roce Kč/den). o I.-V. pole, do nichž se uvede počet dnů, po které bylo použito soukromé vozidlo pro potřeby zaměstnavatele. Údaje lze rozdělit do jednotlivých čtvrtletí I.-IV. nebo zapsat celkem do pole V Podklady se získají v Cestovních příkazech a náhradách (pomocí filtru se vyberou cestovní příkazy, kde je v poli Způsob dopravy Soukromé vozidlo a SD platí zaměstnavatel, z počátku a konce cesty uvedené na cestovním příkaze lze pak odvodit počet dnů). o SD celkem - nepřístupné pole, ve kterém se pronásobí Sazba SD za využití soukr. vozidla s počtem dnů zadaných v polích I.-V. Silniční daň v Helios Orange Rekapitulace: Obecně v červnu 2008 byla přijata novela zákona o dani silniční (246/2008 Sb.), stanovující nový způsob výpočtu snížení daně dle odstavce 6 paragrafu 6. Snížení závisí na době uplynulé od první registrace vozidla. koncem listopadu 2008 MF ČR zveřejnilo formuláře daňového přiznání, pokyny k jejich vyplnění a zprovoznilo testovací verzi portálu pro elektronické zpracování přiznání (EPO) v průběhu prosince 2008 jsme se pokoušeli realizovat výpočet daně dle pokynů a verifikovat výsledek pomocí EPO. Narazili jsme na řadu logických i aplikačních chyb ve znění Pokynů, v popisu rozhraní EPO i v testovací verzi EPO. Chyby jsme avizovali na hotline MF ČR. Popis chyb, problémů, nejasností v Pokynech (22) se u vozidel, kde se v daném roce láme procentní snížení dle par. 6 odst. 6, zavádí pojem upravené měsíční sazby daně, přičemž jejich součet za měsíce, kdy vozidlo bylo provozováno, je roční sazba. Osvobození dle par. 3 ovšem odečítá za každý osvobozený měsíc 1/12 roční sazby. Je tedy evidentní, že v případě souběhu osvobození, zlomu sazby dle par. 6 odst. 6 a využívání vozidla jen po část roku nemusí být celková roční povinnost nulová ( v závislosti na tom, zda se vozidlo využívá začátkem nebo koncem roku může být kladná či záporná) - v těchto případech doporučujeme spíše odst.6 neuplatňovat Modul Doprava 87

88 V případě zlomu sazby dle par. 6 odst. 6 ve čtvrtletí, kdy vozidlo nebylo používáno, vyžaduje EPO (23) pořadová čísla měsíců tohoto čtvrtletí, v nichž používáno bylo. V popisu rozhraní pro EPO se u některých údajů stanovuje zaokrouhlení na celé koruny, ovšem při jejich zaokrouhlení hlásí EPO nesrovnalosti POZOR: při opravě přiznání přímo v aplikaci EPO ořeže aplikace případný víceciferný počet dnů použití u vozidel s denní sazbou a následně chybně vypočte povinnost V případě uplatnění pokynu D-270, pokud se podmínky během roku měnily, uvádí popis struktury DSLDP1 zapište vozidlo se stejnou poznávací značkou do dvou řádků na daňovém přiznání, aniž konkrétně uvádí, jak v takovém případě postupovat. Z pokynů není jasné, jak postupovat v případě souběhu D-270 a snížení daně dle par. 6 odst. 6 Doporučení V případě, že provozujete vozidla osvobozená dle paragrafu 3, zkontrolujte, zda se u nich neláme procentní snížení dle par. 6 odst. 6. Je-li tomu tak, bude zřejmě lepší snížení neuplatňovat vyhnete se komplikaci uvedené výše. V případě souběhu par. 6 odstavců 5 a 8 zapište číslo odstavce 58 a procentní snížení ve výši 10% doplňte ručně V Nastavení parametrů - záložka Přiznání SD - doplňte potřebné náležitosti do záznamu Přiznání SD za rok 2008 (číslo finančního úřadu, zodpovědné osoby a jejich funkce, bankovní účet, datumy a výši odvedených záloh) Výpočet silniční daně Silniční daň se v systému vypočítává on-line, tzn. přímo při změně údajů na kartě silniční daně. Nástroj Výpočet silniční daně se použije při takové změně, která si vyžádá hromadnou změnu výpočtu silniční daně u více vozidel. Příkladem takovéto změny může být např. změněná sazba silniční daně. Tímto nástrojem tedy systém aktualizuje vypočtené údaje související se silniční daní (výslednou daň, zálohy, osvobození a slevy). Výpočet (přepočet) probíhá u všech vozidel v seznamu, která mají v Kategorii (kód silniční daně) jinou hodnotu než 0, bez ohledu na aktuálně nastavené filtry! Tuto funkci důrazně doporučujeme spustit před tiskem formuláře SD nebo generováním souboru pro EPO - bude tím zajištěn přepočet SD podle platné legislativy pro aktuální verzi Helios Orange! Modul Doprava 88

89 Pokud dojde při spuštění této funkce k tomu, že systém nahlásí chybu, je nutné se zaměřit především na to, zda máte u všech vozidel, která mají nastavenu Kategorii (kód silniční daně) na jinou hodnotu než 0 (nula), správně vyplněny všechny údaje, které jsou nezbytné pro výpočet SD podle platné legislativy. Nejčastější problém je v tom, že uživatel má nastavený nějaký filtr, který nezobrazuje část vozidel, u kterých je chyba v zadání apod. (např. stará, vyřazená vozidla musí mít nastavenu kategorii na 0, jinak je vyžadován datum registrace) Generování el. podoby SD česká legislativa Pomocí této volby lze za daný rok a příslušnou legislativu vygenerovat do zvoleného adresáře XML soubor, jehož struktura odpovídá požadavkům finančního úřadu. Pro elektronický přenos musí být správně vyplněna pole Oprávněná osoba a Sestavil v Období SD na záložce Přiznání SD (do verze v Nastavení parametrů na záložce Přiznání SD ). Generování datového souboru Nad přehledem Karty silniční daně spusťte funkci Generování el.podoby SD a zadejte požadované umístění, případně jméno ( standardně SD_rrrr.xml ). Verifikace v EPO V internetovém prohlížeči přejděte na Daňový portál MF ČR ( dále o Elektronická podání pro daňovou správu, o Elektronické formuláře - v sekci Daň silniční Daňové přiznání k dani silniční od roku 2009 včetně o Po dalších potvrzeních certifikátů atd. se objeví Úvodní stránka pro vyplnění formuláře, kde je tlačítko Načtení souboru o pomocí tlačítka Procházet nalezněte svůj xml soubor a klikněte na tlačítko Načíst Po úspěšném načtení je možno volbou Kontrola zobrazit protokol chyb, volbou Tisk vygenerujete výtisky přiznání v pdf tvaru. V případě chyb V případě zjištění chyb nedoporučujeme opravovat je přímo v EPO, ale vytisknout protokol chyb, opustit aplikaci, vrátit se do Helios Orange a provést opravy. V případě chyb typu vozidlo nebylo v daném čtvrtletí provozováno, ale lámala se v něm sazba snížení dle par. 6 odst. 6, doporučuji jen vytisknout pdf soubory a odevzdat přiznání v listinné formě. V případě, že chcete zjištěné chyby konzultovat s námi, zašlete nám, prosím, Váš vygenerovaný soubor (SD_rr.xml) a Protokol chyb. Modul Doprava 89

90 9.2.3 Převést vozidlo do celoročního provozu Akce umožňuje hromadně nad označenými kartami SD zatrhnout Měsíce provozu Historie silniční daně Systém zobrazí pro aktuální vozidlo přehled všech dostupných karet SD bez ohledu na období Archivace silniční daně Akce je k dispozici pouze ve verzích nižších než Program uchovává údaje o silniční dani za aktuální rok. Při přechodu na nový rok vyvoláte aparát Archivace silniční daně. Otevře se formulář, ve kterém vyplníte rok, pro který chcete archivovat. Je zde nastaven aktuální rok (resp. rok, pro který se tisklo poslední daňové přiznání) a není tedy důvodu toto datum při archivaci měnit. Program automaticky zkopíruje údaje o silniční dani z karet vozidel do archivu silniční daně a (po předchozím dotazu) "posune" aktuální rok a smaže údaje o již zaplacených zálohách. Pod tímto datem budou informace o silniční dani uloženy v archivu. Po potvrzení tlačítkem OK se vypočtená silniční daň za rok 1999 uloží do archivu a aktuální datum se nastaví na rok Zaúčtování silniční daně Provede přímé zaúčtování záloh SD podle jednotlivých čtvrtletí. Po spuštění funkce obsluha musí doplnit následující údaje: druh účetního dokladu období stavu (nepovinné) účet MD pro účtování jednotlivých částek podle zvoleného kritéria seskupení účet DAL pro účtování fixované zálohy kritérium seskupení podle vozidla/střediska Pro úspěšné spuštění této funkce je nezbytné mít v Nastavení parametrů předvyplněny tyto údaje: Nastavení parametrů/zál.přiznání SD/Fixovat zálohy po vyplnění datumu zaškrtnuto Nastavení parametrů/zál.přiznání SD/je vyplněn datum odvedení zálohy pro dané čtvrtletí Změna období Funkce je dostupná z menu nebo přímo přes ikonu v horní ovládací liště přehledu. Po zvolení období se karty SD zafiltrují podle příslušného roku Modul Doprava 90

91 a podle stavu období se nastaví dostupnost výše uvedených funkcí a editovatelnost údajů v kartě SD Vygenerovat nové karty SD Karty typu řádného daňového přiznání se generují pouze pro vozidla, která uživatel po spuštění funkce označí v přehledu vozidel. Funkce je určena pro tyto operace: 1. při založení nového období lze nad prázdným seznamem karet SD vygenerovat karty pro toto období. Vygenerování probíhá tak, že systém vezme z číselníku vozidel všechna vozidla, která mají platný kód SD. Při převodu pak vezme poslední známou daňovou povinnost z minulého období podle hierarchie Dodatečné->Opravné->Řádné DP a převede ji do nového roku. Pokud pro vozidlo neexistuje záznam v minulém období, založí se nová karta podle údajů z číselníku vozidel. Po vygenerování karet se automaticky spustí funkce Výpočet SD. 2. při založení nového vozidla lze pomocí této funkce doplnit kartu do seznamu pro zvolené období, přičemž z číselníku vozidla se zkopírují údaje rozhodné pro výpočet SD (SPZ, rozlišení majitele, kód SD, datum první registrace, objem motoru resp. počet náprav a hmotnost). Následně je ale nutné doplnit další údaje, které mají vliv na SD! Vygenerovat opravné nebo dodatečné karty SD Systém vygeneruje pro označená vozidla nové karty SD podle typu nastaveného v tomto okamžiku v příslušném období SD. Pro totožný typ SD pak lze tuto funkci využít pro kopírování karet (a to i pro řádné přiznání). 9.3 Kategorie vozidel Pomocí volby Doprava, Silniční daň, Kategorie vozidel otevřete již definovaný číselník obsahující povolené kódy silniční daně tak, jak je definuje Zákon o dani silniční. Pomocí těchto kódů, které přiřazujete k vozidlům na jejich kartě, systém počítá výši silniční daně. Zvláštní postavení má kód 0 (nula) - vozidla s tímto kódem nebudou uvedena v přiznání k silniční dani. UPOZORNĚNÍ Číselník se dodává naplněný podle aktuálního znění zákona v okamžiku instalace systému. Pokud nedojde k legislativním změnám zákona, nedoporučují se jeho úpravy. Při legislativních změnách však musí uživatel číselník upravit tak, aby odpovídal platnému zákonu o silniční dani. Modul Doprava 91

92 Pokud se rozhodnete evidovat nový kód silniční daně, po stisknutí tlačítka <F2>, volbou Nový v místní nabídce nebo stisknutí vhodné ikony v panelu nástrojů, se otevře vstupní formulář pro zanesení kódu silniční daně. Ve formuláři vyplníte jednomístné textové pole pro označení kódu silniční daně a ve druhém poli jeho popis. UPOZORNĚNÍ Pokud se rozhodnete upravovat již vytvořené kódy silniční daně, bude systém kontrolovat, zda na tento kód již není vystaven nějaký záznam. Pokud takový záznam již existuje, nedovolí změněný kód uložit. 9.4 SD sazby osobní automobily Volbou Doprava, Silniční daň, SD sazby osobní automobily v hlavní stromové nabídce systému Helios Orange se otevře přehled zákonem daných sazeb pro výpočet částky silniční daně pro osobní automobily, která se podle zákona počítá podle objemu motoru. Tento přehled tedy obsahuje výčet intervalů objemu motoru a k nim příslušných sazeb silniční daně. V tomto přehledu opět můžete využít standardní nástroje pro práci s přehledy v systému Helios Orange jako je tisk, filtrace, třídění atd. UPOZORNĚNÍ Seznam sazeb silniční daně se dodává s programem naplněný podle toho, jak ho definuje Zákon o dani silniční v okamžiku instalace systému. Proto se v tomto seznamu nedoporučují žádné změny. Při legislativních změnách však musí uživatel zajistit, aby rok, pro který tiskne přiznání, korespondoval s platnými sazbami. Přesto, že to není doporučeno, je zde ponechána možnost provádět opravy (pro případné změny v sazbách) nebo evidovat nové sazby (v okamžiku nechtěného smazání některé sazby). Stiskem klávesy <F2>, volbou Nový v místní nabídce přehledu nebo stisknutím příslušné ikony v panelu nástrojů se otevře formulář pro evidenci nové sazby. Ve formuláři vyplníte tři číselná pole, která se týkají intervalu objemu motoru a částky daně. Není-li uvedena Platnost do, je sazba chápána jako aktuální, bez omezení. Po stisknutí tlačítka OK se formulář uloží. 9.5 SD sazby nákladní automobily Volbou Doprava, Silniční daň, SD sazby silniční daně se otevře přehled zákonem stanovených sazeb silniční daně pro nákladní automobily. Tato daň se podle Zákona o dani silniční určuje podle počtu náprav a hmotnosti Modul Doprava 92

93 nákladního vozidla. Přehled tedy obsahuje výčet intervalů podle počtu náprav a hmotnosti vozidel a jim příslušných sazeb silniční daně. Přehled sazeb silniční daně pro nákladní automobily se dodává vyplněný podle toho, jak ho upravuje Zákon o dani silniční v okamžiku instalace systému. Z tohoto důvodu není doporučeno tento přehled upravovat. Při legislativních změnách však musí uživatel zajistit, aby rok, pro který tiskne přiznání, korespondoval s platnými sazbami. Pro případné změny v zákoně je zde ponechána možnost opravy. Pro případ nechtěného smazání některé sazby je zde ponechána i možnost tvorby nové sazby. Stiskem <F2>, volbou Nový v místní nabídce nebo stisknutím příslušné ikony na panelu nástrojů otevřete vstupní formulář pro tvorbu nové sazby. Ve formuláři vyplníte číselná pole, která se týkají počtu náprav, intervalu hmotnosti a konečně roční sazby silniční daně. Není-li uvedena Platnost do, je sazba chápána jako aktuální, bez omezení. Po stisknutí klávesy OK se nová sazba uloží. 9.6 SD archiv Volba Doprava, Silniční daň, SD archiv v hlavní stromové struktuře je přístupná pouze ve verzích nižších než Otevře přehled uložených záznamů týkajících se silniční daně. Tento přehled obsahuje pro každé vozidlo a pro každý uložený ročník právě jeden záznam. V přehledu je možno opět využívat všechny standardní nástroje pro práci s přehledy v systému Helios Orange jako je tisk, třídění, filtrace, export, atd. Záznamy jsou tedy určeny pro čtení a vznikly archivací silniční daně v jednotlivých letech (v místní nabídce přehledu Silniční daň). V archivu tedy není možno pořizovat nebo opravovat. Záznamy můžete pouze mazat nebo prohlížet Poklepáním levým tlačítkem myši na záznam, volbou Oprava v místní nabídce nebo příslušnou ikonou v panelu nástrojů vyvoláte detail daně k vybranému vozidlu a roku. Tento detail je tedy určen pouze pro čtení a jednotlivá pole nelze opravovat. Jednotlivá pole obsahují uložené údaje o silniční dani, tak jak byly převzaty podle skutečnosti v daném roce. V pravé horní části je uvedeno období, za které byla daň odvedena a uložena. Modul Doprava 93

94 9.7 Osobní přiznání SD Číselník je přístupný pouze ve verzích vyšších než popis viz Silniční daň Doprava. Modul Doprava 94

95 10 Cestovní náhrady Další část systému Helios Orange, která je vytvořena pro evidenci jednotlivých cestovních příkazů a výpočet odpovídajících cestovních náhrad a to i v různých peněžních měnách. Výpočet cestovních náhrad probíhá na základě sazebníků tuzemského a zahraničního stravného a příslušných údajů zadaných na cestovním příkaze. V systému je také možno vytvářet cestovní příkazy pro zaměstnance uvedené na stazce přímo při tvorbě stazek. Takto vytvořený příkaz přebírá některé údaje ze stazky a tudíž není potřeba zadávat údaje opakovaně. Před samotným vystavením prvního cestovního příkazu je potřeba v nabídce Doprava, Nastavení parametrů na záložce Cestovní příkazy a náhrady zadat potřebné parametry. Volbou Doprava, Cestovní příkazy a náhrady se otevře přehled všech dosud vystavených cestovních příkazů, bez ohledu na to, zda byly vystaveny v tomto přehledu nebo na základě konkrétní stazky. V tomto přehledu máte možnost využít všechny standardní nástroje pro práci s přehledy v systému Helios Orange jako je třídění, filtrace, tisk, seskupování atd. Je-li poskytováno zaměstnancům při cestovních náhradách vyšší plnění než stanovuje zákon, je možné po nastavení příslušných parametrů vyčíslit zákonný nárok (podklad pro stanovení částky podléhající dani z příjmu zaměstnance). Lze jej zobrazit v přehledu cestovních příkazů pomocí Nastav (Zákonné diety). Jak bylo již uvedeno výše, máte možnost vystavovat cestovní příkazy, na jejichž základě se počítají cestovní náhrady, dvěma způsoby: 1. automaticky při tvorbě stazky (údaje se předvyplní automaticky podle stazky, postup uveden v kapitole tvorby stazky), 2. v přehledu Cestovní náhrady volbou nový (údaje musíte doplnit ručně). Pokud tedy vystavujete cestovní příkaz ze stazky, budou do něho automaticky převedeny některé podstatné údaje. Tento příkaz potom najdete v přehledu Cestovní příkazy a náhrady pod označením příslušné stazky, kde je také zachována možnost jeho editace nebo doplnění. Popis jednotlivých záložek a polí při editaci je shodný jako při tvorbě nového příkazu a následuje v další kapitole Nový cestovní příkaz Volbou tvorby nového příkazu v přehledu Cestovní příkazy a náhrady se otevře vstupní formulář, který v prvním okamžiku obsahuje pouze tři záložky. Modul Doprava 95

96 10.2 Cestovní příkaz Na této záložce je třeba vyplnit některé základní údaje, bez jejichž vyplnění nemůže být cestovní příkaz vystaven. Pokud nevyplníte všechna povinná pole, systém nedovolí cestovní příkaz uložit a upozorní, kterou položku je třeba doplnit. Doklad (povinné) - textové pole pro záznam označení dokladu. Maximální délka je 20 míst. Pokud máte vytvořeny číselné řady v Nastavení parametrů a zapnuté automatické číslování stazek, doplní se údaj automaticky. Datum vystavení (povinné) - datumové pole pro záznam data vystavení cestovního příkazu. Při otevření se automaticky nabízí aktuální datum. Pro zadávání můžete využít vestavěného kalendáře. Stav - pole může nabývat těchto hodnot: Přechod mezi jednotlivými stavy lze provést buď změnou obsahu pole Stav v cestovním příkazu, nebo pomocí volby přes pravé tlačítko myši Změna stavu schváleno a Změna stavu vypořádáno (vhodné pro hromadné schvalování a vypořádání). Všechny akce jsou vázány na příslušná oprávnění, která jsou v konfiguraci nastavena pro konkrétního uživatele. Stav Vypořádaný se automaticky nastaví i po vygenerování pokladního dokladu nebo po převodu do předzpracování mezd. Zaměstnanec - cestovní příkaz je vždy vázán na konkrétního zaměstnance. V sekci zaměstnanec jsou tři pole. První je číselné pole, kde zadáváte osobní číslo zaměstnance. Můžete zadat přímo z klávesnice nebo pomocí číselníku Zaměstnanci. Ostatní jsou textová pole, kde zadáváte příjmení a jméno zaměstnance. Opět ručně nebo pomocí číselníku. Vždy zadáte jedno pole a ostatní dvě se automaticky doplní. Cíl cesty - textové pole charakterizující cíl cesty. Účel cesty - textové pole, které může sloužit k podrobným poznámkám vztaženým k cestě. Číslo zakázky - pole, které slouží k odkazu na zakázku, ke které se cesta vztahuje. Můžete zadávat přímo číslo zakázky nebo využít návazný číselník Zakázky. Nákladový okruh - pole, které slouží k odkazu na nákladový okruh, ke kterému se cesta vztahuje. Můžete zadávat přímo číslo nákladového okruhu nebo využít návazný číselník Nákladový okruh. Modul Doprava 96

97 Středisko - pole, které slouží k odkazu na středisko, ke kterému se cesta vztahuje. Můžete zadávat přímo číslo střediska nebo využít návazný číselník Organizační struktura. Organizace - toto číselné pole slouží k odkazu na organizaci, k níž se služební cesta vztahuje. Můžete opět zadávat přímo z klávesnice nebo využít návazný číselník Organizace. Počátek a Konec cesty (povinné) - obě pole typu datum a čas, kde zadáváte období trvání služební cesty, pro kterou chcete vyčíslit cestovní náhrady. Vyplnění obou polí je povinné a systém kontroluje, zde se data a časy nepřekrývají. Systém nekontroluje hodiny a tak pokud necháte časový údaj nastavený na 0:00 hodin, systém počítá s počátkem a koncem cesty o půlnoci příslušného dne. Můžete zadávat ručně nebo pomocí vestavěného kalendáře. Typ cesty - v tomto poli s volbou určujete, zda se jedná o tuzemskou nebo zahraniční cestu. Pokud vyberete zahraniční, zpřístupní se některá další pole, nezbytná pro správný výpočet cestovních náhrad. Způsob dopravy - v tomto poli s výběrem zadáváte, jaké vozidlo bylo pro služební cestu použito. Pro cestu můžete použít služební vozidlo, veřejnou dopravu, soukromé vozidlo nebo jiné vozidlo. Implicitně je nastaveno služební vozidlo. Pokud vyberete soukromé vozidlo, zpřístupní se ve formuláři záložka Vlastní vozidlo. Na této záložce zadáváte skutečnosti podstatné pro výpočet náhrad za vlastní vozidlo. Tato záložka bude popsána v dalším textu. Datum vystavení zálohy - toto pole je významné především pro zahraniční cestovní příkazy, neboť zároveň určuje datum, ke kterému budou přepočítávány částky v cizí měně na hlavní měnu, tj. je zároveň datem kurzu. Ev.č.vozidla, SPZ - identifikace vozidla, lze využít návazný číselník Vozidla. V pravé dolní části záložky jsou nepřístupná orientační pole, do kterých systém dopočítává příslušné výše cestovních náhrad. Systém zde podle zadaných údajů automaticky spočítá výši stravného a kapesného, náhrad za vlastní vozidlo, dalších výdajů vzniklých během cesty a náhrad za pohonné hmoty. Kapesné (%) - číselné pole přístupné pouze u zahraničních cest. Zde můžete individuálně zadávat výši kapesného v procentech počítaných ze zahraničního stravného pro příslušnou zemi. Nabízenou výši procent je možno nastavit v Nastavení parametrů na záložce Cestovní náhrady. Výše kapesného se může počítat dvěma způsoby: o z plného nároku na stravné o ze sníženého nároku na stravné (pokud např. dostal zaměstnanec na prac. cestě oběd apod.) Způsob výpočtu závisí na nastavení parametru "Kapesné vyčíslit z nároku stravného", který je na záložce Doprava / Nastavení parametrů / 4-Cestovní příkazy a náhrady. Modul Doprava 97

98 Úprava stravného v % [+/-] - hodnota v procentech, která koriguje výši nároku na stravné. Pokud je hodnota kladná resp. záporná, dojde k navýšení resp. snížení (zkrácení) stravného. Tato hodnota se následně kopíruje do každého úseku cestovní náhrady, kde ji lze dodatečně upravit a tím tedy různě korigovat stravné. Výše kapesného při krácení stravného u zahraniční cesty není touto hodnotou dotčena. Proplacení náhrad v tuzemské měně - parametr určuje, zda výdajový doklad v pokladně (v případě, že zaměstnavatel musí zaměstnanci doplatit vzniklé náklady spojené s cestovním příkazem) má být generován v tuzemské měně, resp. v měně vzniklých nákladů. Tento atribut má význam pouze u vyúčtování, kde jsou náklady také v jiné, než tuzemské měně a pouze v případě, že vznikají výdajové doklady. V pravé dolní části záložky jsou nepřístupná orientační pole, do kterých systém dopočítává příslušné výše cestovních náhrad. Systém zde podle zadaných údajů automaticky spočítá výši stravného a kapesného, náhrad za vlastní vozidlo, dalších výdajů vzniklých během cesty a náhrad za pohonné hmoty Příklad zadání zahraniční služební cesty Zadání Chcete vytvořit cestovní příkaz a následně vypočítat výši cestovních náhrad pro zahraniční služební cestu, která trvala dva dni. Začala první den v 8:00 hodin ráno a skončila druhý den v 18:00 hodin večer. První den byl pracovník pouze na území ČR, druhý den v zahraničí. Potom se vrátil zpět, Výše zahraničního kapesného činí 50 % zahr. stravného. Použil služební vozidlo. Řešení Nejprve začnete vytvářet nový cestovní příkaz. Do polí Počátek a Konec cesty zadáte celkovou dobu trvání služební cesty. V poli Typ cesty zvolíte hodnotu Zahraniční. Zpřístupní se pole Kapesné (%), kde vyplníte úroveň poskytnutého stravného pro zahraniční část cesty. Na záložce Úseky cesty (bude popsáno níže) vidíte nyní první úsek cesty, který je tuzemský a vypočtenou částku tuzemského stravného. Nyní zadáte nový úsek cesty, který byl v zahraničí. Zadáte počátek úseku zahraniční cesty a vyberete zemi. Pokud nemáte cizí zemi v číselníku, je třeba zadat novou zemi a příslušný měnový kurz. Po uložení úseku vidíte částky náhrad pro jednotlivé úseky. U zahraničního úseku je částka v cizí měně. Po uložení program částky přepočítá na domácí měnu Úseky cesty Záložka obsahuje přehled jednotlivých úseků vztažených k jedné cestě. Zadáváte zde trvání a typ jednotlivých úseků cesty. V případě nepřerušené tuzemské cesty není nutno tuto záložku editovat (jediný úsek se vygeneruje automaticky). V případě soukromého přerušení cesty nebo při pobytu v zahraničí je třeba odděleně zadat jednotlivé úseky cesty, které pak definují Modul Doprava 98

99 počátek přerušení nebo přechodu hranic. Pro každý úsek cesty je pak nutné zadat počátek, typ cesty a případně příslušnou zemi (ostatní údaje jsou nepovinné). Úseky se tvoří, editují a ruší standardním způsobem. Volbou Nový otevřete vstupní formulář pro zadání dílčího úseku služební cesty. Počátek - pole typu datum, kde zadáváte datum a čas počátku jednotlivých úseků cesty. První úsek má nastaven počátek podle začátku celé cesty. U druhého úseku musíte zadat jeho počátek po přerušení nebo čas, od kdy se jedná o zahraniční služební cestu. Celá služební cesta se tak rozepíše na jednotlivé intervaly. Můžete zadávat ručně nebo pomocí vestavěného kalendáře. Typ úseku - pole s výběrem, kde zadáte, zda se jedná o úsek cesty tuzemský nebo zahraniční. Země - v tomto poli zadáváte z číselníku Zahraniční stravné zemi, pro kterou budete počítat cestovní náhrady. Pro výpočet výše stravného musí být kromě denního stravného pro danou měnu a zemi zadán kurz cizí měny v Číselníky, Kurzovní lístek. Účel, Odkud, Kam - slovní popis (charakteristika) úseku. Úprava strav. v % [+/-] - pokud je nutné korigovat výši stravného pro tento konkrétní úsek, lze využít tento atribut. Úprava str. zák.v % [+/-] - korekce výše stravného pro tento konkrétní úsek, která by měla být provedena podle zákona, tj. v závislosti na délce pracovní cesty v daném dni a v závislosti na počtu poskytnutých bezplatných jídel se zapíše procento krácení stravného. Pokud je v poli Úprava strav.v % hodnota odpovídající maximálnímu zákonnému krácení (zaměstnanci nevznikne povinnost odvádět daň z příjmu), není nutno hodnotu v tomto poli zadávat. Speciální funkce přehledu o Úsek - ostatní výdaje na cestě - lze spárovat konkrétní výdaje s aktuálně označeným úsekem o Úsek - čerpání v zahraničí - lze spárovat konkrétní čerpání s aktuálně označeným úsekem 10.4 Výdaje Na této záložce zadáváte ostatní výdaje, kromě zákonem stanovených nároků zaměstnanců (stravné, kapesné, náhrady za použití vlastního vozidla.). Vyplňujete zde tedy nutná vydání vzniklá během služební cesty, které zaměstnanci proplatíte. Může jít např. o poplatky za ubytování či parkovné, které zaměstnanec platí hotově během cesty. Pokud během cesty dojde ke směně cizí měny, kterou pracovník dostal jako zálohu na cestu, na jinou měnu, je potřeba na záložce Výdaje zadat směňovanou částku CM jako nový výdaj (výdaj původní CM ve směnárně) Modul Doprava 99

100 a nabytí jiné CM je potřeba zadat jako nový výdaj v záporné částce (tj. dojde k převodu zálohy na jinou CM). Jako další výdaj lze uvést např. poplatky za směnu měn. Klepnutím na tuto záložku se otevře přehled všech dosud zaevidovaných ostatních výdajů. Při prvním otevření je tento přehled samozřejmě prázdný. V přehledu můžete využít standardní nástroje pro práci s přehledy. Volbou Nový se otevře vstupní formulář pro zanesení nového výdaje na cestovní příkaz. Kód nákladu - do tohoto pole zadáváte pomocí návazného číselníku Kódy náklady příslušný kód vzniklého nákladu. Pole popis se doplní automaticky. Datum - v tomto poli vyplníte datum vzniku výdaje. Můžete zadávat ručně nebo pomocí vestavěného kalendáře. Měna - pole s výběrem kódu použité cizí měny. Druhy použitých cizích měn definujete pomocí volby Číselníky, Kurzovní lístek, Kódy měn. V kurzovním lístku také musíte nadefinovat platný kurz cizí měny. Pokud zadáte volbu není nebo domácí měnu, budete mít dále přístupné pole Celkem (Kč). Pokud zadáte použití cizí měny, je třeba vyplnit pole Celkem (valuty) a Kurz. Celkem (valuty) - do tohoto číselného pole vyplňujete celkovou částku valut, kterou zaměstnanec hradil vzniklý náklad. Pole přístupné pouze pokud zvolíte typ měny na nějakou cizí měnu. Kurz - toto číselné pole slouží pro zadání měnového kurzu pro přepočet valut. Přednastaví se podle kurzu, který máte pro příslušnou měnu nastaven v kurzovním lístku. Můžete však tento kurz dále opravovat. Celkem (tuz. měna) - číselné pole pro zadání výše výdaje v Kč. Pole vyplňujete pouze v tom případě, že máte nastavenou domácí měnu nebo typ měny na hodnotu není. Pokud jste vyplnili cizí měnu, pole se podle počtu valut a příslušného měnového kurzu dopočte automaticky. Po stisknutí OK se výdaj uloží. Celkovou částku výdajů v Kč, zadaných na jeden cestovní příkaz, můžete vidět na první záložce Cestovní příkaz ve spodní části v orientačním poli Výdaje. UPOZORNĚNÍ Na záložce Výdaje lze kromě běžných výdajů zadávat také poskytnuté zálohy. K tomuto účelu je vhodné vytvořit kód nákladu pro zálohy (např. PZ-Kc, PZ-EUR atd.) a výši zálohy zadávat zápornou částkou Vlastní vozidlo Tato záložka je přístupná pouze tehdy, pokud zaměstnanec se souhlasem zaměstnavatele použije pro služební cestu soukromé vozidlo. Předpokladem je Modul Doprava 100

101 tedy, že na záložce Cestovní příkaz v poli Způsob dopravy vyberete soukromé vozidlo. Pokud tedy pracovník použije ke služební cestě soukromé vozidlo, náleží mu za každý ujetý kilometr sazba základní náhrady a náhrada za spotřebované pohonné hmoty. Pokud se jedná o zahraniční cestu, vznikne po určité ujeté vzdálenosti v zahraničí nárok na náhradu pohonných hmot ve valutách. Ke správnému výpočtu cestovních náhrad za použití vlastního vozidla je třeba na této záložce vyplnit následující položky: SPZ vozidla - textové pole pro záznam použitého vozidla. Pole má pouze orientační význam. SD platí - pokud je ke služební cestě použito soukromé vozidlo, je třeba za toto vozidlo odvést silniční daň za příslušné období. V tomto poli s výběrem uvádíte, zda daň má odvést organizace nebo zaměstnanec. Protože zákon v tomto bodě nestanoví způsob vyrovnání mezi organizací a zaměstnancem, nemá způsob odvodu vliv na výpočet cestovních náhrad zaměstnance. Sazba za km - v tomto číselném poli vyplníte výši základní sazby cestovních náhrad za jeden ujetý km. Podle zákona je tato sazba různá pro jednotlivé typy vozidel. Nicméně program umožní zadat jakoukoliv sazbu. Implicitně se nabízí sazba nastavená v Doprava, Nastavení parametrů na záložce Cestovní náhrady. Násobek této sazby a počtu ujetých km celkem je základní částkou náhrad za vlastní vozidlo. Spotřeba/100 km - číselné pole, ve kterém zadáváte spotřebu vozidla v litrech na 100 kilometrů. Zákon ukládá uvést aritmetický průměr spotřeby podle technického průkazu vozidla. Spotřeba, počet ujetých km a cena za litr jsou základem pro výpočet cestovních náhrad za pohonné hmoty. Cena za litr - v tomto číselném poli vyplníte cenu 1 litru pohonných hmot v tuzemsku. Cena má být doložena dokladem nebo je stanovená vládou pro příslušné období. KM celkem - číselné pole pro zadání celkového počtu ujetých kilometrů během služební cesty. Z této položky program počítá výši náhrad za pohonné hmoty. Km zahraničí - v tomto číselném, poli vyplníte počet kilometrů ujetých během služební cesty v zahraničí. UPOZORNĚNÍ Pokud se služební cesta konala částečně v zahraničí a došlo k čerpání pohonných hmot v zahraničí, je třeba vyplnit pole Km celkem i pole Km zahraničí. Cestovní náhrady jsou v tomto případě složeny ze dvou částí. V tuzemsku jsou dány spotřebou, cenou litru pohonných hmot a rozdílem mezi polí Km celkem a Km zahraničí (počet km v tuzemsku). Výše náhrad za pohonné hmoty v zahraničí je dána počtem kilometrů ujetých v zahraničí, spotřebou a cenou za litr Modul Doprava 101

102 pohonných hmot v zahraničí. Cena za litr v zahraničí se počítá u jednotlivých čerpání. Zahr. PHM nad (km) - číselné pole, kde zadáváte zákonem stanovený počet kilometrů, které vozidlo musí ujet po zahraničním území, než vznikne nárok na náhradu nákladů za PHM ve valutách. Standardní hodnota se nastaví v nabídce Nastavení parametrů na záložce Cestovní náhrady Zahraniční čerpání Pokud se tedy zahraniční cesta koná v zahraničí a došlo také k čerpání pohonných hmot v zahraničí, musíte toto čerpání zaevidovat. Na záložce Vlastní vozidlo vidíte v pravé části přehled zahraničních čerpání. Po volbě nový se otevře vstupní formulář nového zahraničního čerpání. Čerpání (litry) - číselné pole pro záznam počtu litrů čerpaných pohonných hmot. Datum - do tohoto pole zadáte datum uskutečněného čerpání. Můžete zadávat ručně nebo pomocí vestavěného kalendáře. Měna - v tomto poli s výběrem zadáte kód použité cizí měny. Druhy použitých cizích měn definujete pomocí volby Číselníky, Kurzovní lístek, Kódy měn. V kurzovním lístku také musíte nadefinovat platný kurz cizí měny. Cena za litr (valuty) - číselné pole sloužící k zadání ceny litru pohonných hmot ve valutách. Kurz - číselné pole pro zadání měnového kurzu příslušné měny. Implicitně se nastaví podle aktuálního kurzovního lístku zadaného pro používané cizí měny. Máte možnost ho dodatečně měnit. Cena / litr (tuz.měna) - toto pole nevyplňujete. Systém sám dopočítá cenu za litr podle ceny za litr ve valutách a použitého měnového kurzu Příklad výpočtu cestovních náhrad za služební cestu, která se částečně konala v zahraničí Zadání Zaměstnanec jede na dvoudenní služební cestu vlastním vozidlem. První den probíhá cesta v tuzemsku a to od 8:00 hod, druhý den od 8:00 hod. v zahraničí. Končí druhý den v 16:00 hod. Určete výši cestovních náhrad, pokud zaměstnanec pobírá kapesné ve výši 50 % stravného, výdaje na parkovné činí 200 Kč, čerpal benzin v zahraničí, základní sazba 3 Kč za km, průměrná spotřeba10 litrů, cena za litr v tuzemsku 30 Kč a ujel 200 km, z toho 100 v zahraničí. Modul Doprava 102

103 Řešení Začnete vytvářet nový cestovní příkaz. Na první záložce vyplníte kromě podstatných údajů počátek např a 8:00 hod. konec cesty na druhý den 16:00 hod., typ cesty na zahraničí, kapesné 50 % a způsob dopravy na soukromé vozidlo. Na druhé záložce Úseky cesty je nyní jeden úsek na celou cestu a to v tuzemsku. Vytvoříte nový úsek s počátkem druhý den v 8:00 hodin a to typ zahraniční. Je třeba mít vytvořeny příslušné země, kódy měn a měnový kurz. Tím se cesta rozpadne na dvě části. První od 8:00 hod do 8:00 hod. druhého dne v tuzemsku a druhá část v zahraničí a to druhý den od 8:00 hod do 16:00 hod. Na záložce Výdaje zadáte nový výdaj ve výši 200Kč. Na záložce Vlastní vozidlo vyplníte především základní sazbu za ujeté km ve výši 3 Kč, spotřeba 10 litrů, cena za litr v tuzemsku 30 Kč, km celkem 200, km v zahr Poté je třeba ještě zohlednit pohonné hmoty čerpané v zahraničí. Zadáte nové zahraniční čerpání. Na konci jsou vypočteně náhrady za vlastní vozidlo: náhrady za vl. vozidlo ve výši základní sazba a km celkem náhrady za PHM se dělí na dvě části. V tuzemsku jsou dány spotřebou, cenou za litr a počtem km v tuzemsku (km celkem - km zahr.) a v zahraničí, kde jsou dány počtem km zahr. spotřebou a cenou za litr v zahraničí (dáno podle čerpání) Volby nad přehledem cestovních příkazů Generování pokladních dokladů (Ctrl+Alt+P) Má-li uživatel pro tuto volbu nastaveno oprávnění v definici práv, vygenerují se pro označené záznamy odpovídající pokladní doklady. Při generování platí tato pravidla: je-li v číselníku pokladen pro danou měnu pouze jedna pokladna, jsou pokladní doklady generovány ihned je-li v číselníku pokladen pro danou měnu více pokladen, zobrazí se přehled, ze kterého uživatel volí konkrétní pokladnu a to postupně pro všechny měny vyskytující se na označených cestovních příkazech je-li označeno více příkazů 1 pracovníka, vzniká za každou měnu jeden pokladní doklad, který v položkách obsahuje částky z jednotlivých cestovních příkazů z cestovních příkazů se do pokladních dokladů generují pouze výdaje placené v hotovosti, výdaje placené kartou mohou být v cestovním příkazu uvedeny a při vytváření pokladního dokladu se eliminují je-li na cestovní příkazu zadána zakázka, nákladový okruh, organizace je převedena do položek pokladního dokladu je-li v Nastavení parametrů vyplněno pole Účet pro diety, Účet pro výdaje a Účet pro náhrady vyplní se v položkách pokladního dokladu pole Účet u položek cizoměnových pokladních dokladů se do pole Datum kurzu přebírá Datum vystavení zálohy a kurz použitý v cestovním příkazu; na Modul Doprava 103

104 součtové záložce Částky CM se pole Datum kurzu a kurz nevyplňuje, neboť součet částek v cizí měně nemusí být tvořen shodným kurzem; částka k úhradě v CM je zaokrouhlena podle nastavení pole Násobek v číselníku Kódy měn cestovní příkaz je automaticky převeden do stavu Vypořádáno Převod do předzpracování mezd (Ctrl+Alt+M) Je-li v Nastavení parametrů zadána mzdová složka pro vypořádání cestovního příkazu (pole Cestovní náhrady, příp. pole Cestovné nad limit pro částku podléhající dani z příjmu) a má-li uživatel pro tuto volbu nastaveno oprávnění v definici práv, vygeneruje se odpovídající mzdová složka pro označené záznamy do předzpracování mezd, a to do aktuálního mzdového období. Na základě označených cestovních příkazů se provede výběr zaměstnanců, který je možné ještě omezit (např. označí-li se cestovní příkazy 3 zaměstnanců, zobrazí se nejprve přehled 3 zaměstnanců, a kde lze vybrat 2 zaměstnance, pro které bude vytvořena odpovídající mzdová složka). Cestovní příkazy, pro které byly vygenerovány mzdové složky, jsou automaticky převedeny do stavu Vypořádáno. V okamžiku přenosu do předzpracování mezd systém porovnává zákonný nárok a skutečně spočtené hodnoty. V případě překročení zákonného nároku je rozdíl zaevidován pod mzdovou složkou pro cestovné nad limit, zadanou v Nastavení parametrů Změna stavu schváleno (Ctrl+Alt+S) Označené záznamy jsou nastaveny do stavu schváleno (tj. cestovní příkaz byl schválen nařízeným pracovníkem a bude možné jej finančně vypořádat). Tato akce je vázána na oprávnění přiřazená uživateli v definici práv. Je-li potřeba vrátit stav cestovního příkazu na otevřený, je nutné změnit obsah pole stav přímo v cestovním příkazu. Tento postup je vázán na oprávnění Znovuotevření cesťáku v definici práv uživatele Změna stavu vypořádáno (Ctrl+Alt+V) Označené záznamy jsou nastaveny do stavu vypořádáno (tj. cestovní příkaz byl vyplacen). Tato akce je vázána na oprávnění přiřazená uživateli v definici práv. Použije se v situaci, kdy k vypořádání nedošlo některou z voleb Generování pokladního dokladu nebo Převodem do předzpracování mezd (tyto volby nastavují stav Vypořádáno automaticky). Je-li potřeba vrátit stav cestovního příkazu na schválený případně otevřený, je nutné změnit obsah pole stav přímo v cestovním příkazu. Tento postup je vázán na oprávnění Znovuotevření cesťáku v definici práv uživatele Kopie Funkce pro rychlou kopii CP. Modul Doprava 104

105 10.8 Tuzemské stravné V tomto sazebníku musíte zadat výši stravného v korunách, náležející zaměstnanci podle délky trvání tuzemské služební cesty, které přísluší zaměstnanci za každý kalendářní den služební cesty. Tyto sazby jsou základem pro výpočty cestovních náhrad. Můžete zadávat libovolný počet pásem. Při určování výše stravného je však třeba postupovat v souladu se zákonem o cestovních náhradách, který stanovuje jednotlivá pásma trvání služební cesty a jim odpovídající výše stravného. Z důvodu existence odlišných sazeb stravného pro jednotlivé firmy je tento sazebník při dodání prázdný. Proto musíte před tvorbou cestovních příkazů tento sazebník vytvořit. Volbou Nový na přehledu Tuzemské stravné se otevře jednoduchý vstupní formulář pro zadání výše stravného. Hodin nad - pokud bude služební cesta trvat nad počet hodin, který vyplníte do tohoto číselného pole, bude pracovníkovi přiznáno příslušné stravné, které je vyplněné v poli Stravné [Kč]. Stravné [tuz.měna] - číselné pole pro zadání výše tuzemského stravného, které přísluší zaměstnanci, pokud je délka služební cesty větší než odpovídající počet hodin. Jde o stravné, které přísluší zaměstnanci za každý kalendářní den pracovní cesty. Stravné (zákonné) - číselné pole pro zadání výše tuzemského stravného, které přísluší zaměstnanci za kalendářní den podle zákona, pokud je délka služební cesty větší než odpovídající počet hodin. Je-li je stravné poskytované zaměstnavatelem v souladu se zákonnými limity (v poli Stravné[tuz.měna]) a nedojde tak k příjmu zaměstnance podléhajícímu dani z příjmu, není nutné vyplňovat. Profese - je-li specifikována profese, vztahují se sazby tuzemského stravného na zaměstnance, který je do této profese zařazen (Mzdy Zaměstnanci Doplňující údaje záložka Osobní údaje sekce [2] Zaměstnání). Platnost do - datum určuje, do kdy je daná sazba v platnosti (včetně) 10.9 Zahraniční stravné V tomto sazebníku vyplníte sazby celodenního stravného v příslušné cizí měně, pro jednotlivé země, které bude zaměstnanci vypláceno při zahraniční služební cestě. Údaje jsou vázány na číselníky zahraničních měn a na číselník zemí. Základní výši stravného v cizí měně pro jednotlivé státy stanoví Ministerstvo financí vyhláškou vždy s účinností od počátku kalendářního roku. Číselník musí udržovat aktuální uživatel! Při dodání programu je tento sazebník opět prázdný. Před výpočtem cestovních náhrad za zahraniční služební cesty je proto třeba tento sazebník Modul Doprava 105

106 vytvořit. Volbou Nový v přehledu Zahraniční stravné se otevře jednoduchý vstupní formulář pro evidenci nové sazby zahraničního stravného. Země - název země, které chcete přiřadit sazbu celodenního zahraničního stravného. Vybíráte pomocí návazného číselníku Země. Pokud daná země v tomto číselníku není, je potřeba ji nejprve vytvořit. Měna - do tohoto pole vyplníte kód cizí měny, kterou vyplácíte zahraniční stravné. Můžete vyplnit přímo z klávesnice nebo pomocí číselníku Kódy měn. Pokud měna není v číselníku, je třeba ji nejprve založit. Denní stravné - číselné pole pro vyplnění odpovídající výše celodenního zahraničního stravného v cizí měně. Stravné (zákonné) - číselné pole pro zadání výše celodenního zahraničního stravného v cizí měně, které přísluší zaměstnanci za kalendářní den podle zákona. Je-li je stravné poskytované zaměstnavatelem v souladu se zákonnými limity (v poli Denní stravné) a nedojde tak k příjmu zaměstnance podléhajícímu dani z příjmu, není nutné vyplňovat. Profese - je-li specifikována profese, vztahují se sazby tuzemského stravného na zaměstnance, který je do této profese zařazen (Mzdy Zaměstnanci Doplňující údaje záložka Osobní údaje sekce [2] Zaměstnání). Platnost do - datum určuje, do kdy je daná sazba v platnosti (včetně) Modul Doprava 106

107 11 Zpracování platebních karet Tato služba programu umožňuje zpracovat elektronické výpisy platebních karet, určených pro čerpání PHM, případně tyto výpisy zpracovat do nákladů vozidel. Současná verze programu podporuje zpracování karet: CCS (soubor s příponou txe) UTA (zahraniční čerpání CCS - přípona exu) OMV (soubor formátu CCS - přípona txe) SHELL ETD (soubor s příponou csv) SLOVNAFT (soubor s příponou txt) AGIP (soubor s příponou txt) BENZINA (soubor s příponou dat) EuroShell OnLine (soubor s příponou csv) - popis viz níže MYTO.CZ (zpracování souboru Premid) 11.1 Převod kódu čerpání na kmenovou kartu Pro správnou činnost celého systému je nezbytně nutné nastavit převodní můstek mezi kódy na straně dodavatele a kódy na straně Helios Orange. Pro tento krok je určen seznam Převod kódů čerpání. Základní údaje tohoto seznamu jednoznačně určují vztah mezi službou dodavatele, nákladem modulu doprava a kmenovou kartou služby. Převod kódu čerpání na kmenovou kartu Typ - typ platební karty (CCS, UTA, OMV, Shell) Modul Doprava 107

108 Kód - identifikace služby na straně dodavatele (alfanumerický kód, který je použit ve výpisu pro identifikaci druhu pohonné hmoty či jiného nákladu, např. nákup oleje). Název PHM - přiřazení kódu dodavatele k druhu PHM v modulu Doprava (je-li kód dodavatele čerpáním PHM). Ostatní náklady - přiřazení kódu dodavatele k druhu ostatních nákladů v modulu Doprava (je-li kód dodavatele jinou službou než čerpání PHM). Koeficient přepočtu - zatím nevyužit Registrační číslo - přiřazení kódu dodavatele ke kmenové kartě služby v modulu Oběh zboží. Obecně můžete zadat buď Název PHM nebo Ostatní náklady. Tím určujete zda kód služby patří v Dopravě do čerpání PHM nebo do ostatních nákladů. Kromě převodu kódu čerpání na kmenovou kartu musíte pro správné zpracování výpisu zadat v modulu Doprava jednotlivé platební karty s vazbou na vozidla Zpracování výpisu Samotné zpracování se spouští v přehledu Zpracování platebních karet volbou místní nabídky Zpracování výpisu. Nejdříve vyberete typ zpracování a potom vyhledáte soubor, který chcete naimportovat (pokud náhodou vyberete totožný s tím, který jste již jednou zpracovali a je v seznamu čerpání, program vás upozorní a nové zpracování neumožní!). Import pak spustíte přes tlačítko Zpracovat. V okně můžete sledovat kontrolní výpisy ze zpracování a v levém dolním rohu nakonec uvidíte počet naimportovaných záznamů. Po návratu do seznamu výpisů si můžete import zkontrolovat. Sloupec Spárováno vyjadřuje úspěšnost spárování výpisu proti dopravě (karty, SPZ) a kmenové kartě služby (spárované záznamy pak lze převést do dopravy). Pokud se stane, že některý ze záznamů není spárován, lze to udělat dodatečně ručně přes opravu záznamu (viz Oprava, bod 2.1.2). Pokud se ale stalo, že skupina nespárovaných záznamů je velká, je pohodlnější odhalit příčinu, doplnit patřičné údaje do dopravy, popř. oběhu zboží, odmazat naimportované záznamy a provést kompletně nové zpracování Oprava Nedojde-li v některých případech ke spárování SPZ a čísel karet uvedených ve výpisu oproti odpovídajícím číselníkům v dopravě, lze provést spárování ručně přes opravu naimportovaných záznamů, kde můžete doplnit jednotlivé vazby na SPZ, číslo karty nebo středisko. Modul Doprava 108

109 Převod kódu čerpání na kmenovou kartu oprava Souhlasí Tuto volbu lze využít pro ruční odsouhlasení elektronického výpisu proti záznamům ze stazek, došlé faktuře apod. (označený blok lze přes menu nebo CTRL+ALT+S hromadně odsouhlasit). Informace o tom, že záznam byl odsouhlasen, se ukládá do sloupce Souhlasí Automatické odsouhlasení Systém provede pokus o odsouhlasení označených záznamů, přičemž shodu verifikuje na: vozidlo datum množství celkovou cenu (bez DPH) Problém při verifikaci nastává především v případě, že elektronický výpis obsahuje ceny po různých množstevních rabatech, ale údaje z kontrolních ústřižků, které zadává obsluha do čerpání ručně, obsahují částky před slevou! Modul Doprava 109