ZARÁŽKY A TABULÁTORY V MS OFFICE WORD

Transkript

1 ZARÁŽKY A TABULÁTORY V MS OFFICE WORD Tabulátory a odrážky slouží k přesnějšímu formátování textů, které mají tabulkový nebo výčtový charakter. Tento text objasní základní práci s těmito funkcionalitami jak v MS Office Word 2003, tak v novější verzi Text je na závěr doplněn kontrolním cvičením, které procvičuje objasněnou problematiku. 1. Zarážky Zarážky přesněji slouží k zarovnání výčtových typů na požadovaný formát. Všichni známe problém se zarovnáním desetinných čísel na desetinnou čárku. Tento problém je v MS Office řešitelný například pomocí desetinné zarážky. Ta nám umožní čísla přesně seřadit pod sebe podle jednotlivých číselných řádů. Typickým využitím může být vytvoření jídelního lístku v restauci (Obr. 1), kde žádoucím efektem je přesné zarovnání cen jednotlivých položek. Obr. 1 Všimněte si také teček v Obr. 1, které nazýváme vodící znaky. O nich bude řeč později v rámci studia tabulátorů. Je jasné, že desetinné zarážky nejsou jediným typem, který lze použít pro formátování. Mezi další typy patří levá zarážka (zarovnává nalevo), pravá zarážka (zarovnává napravo), zarážka na střed (zarovnává na střed). Jakýkoliv typ zarážky vytvoříme tímto způsobem. V levé horní části obrazovky zvolíme tlačítko, které umožňuje vkládání jednotlivých typů (Obr. 2). Obr. 2 Zobrazena verze Office 2007, verze 2003 má toto tlačítko na stejném umístění. Vytvořeno 13. září /6

2 Klikáním na toto tlačítko vybereme požadovaný typ zarážky. Každá zarážka má svůj symbol (Obr. 3), podle kterého rozeznáme jednotlivé typy. Obr. 3 Poté už stačí správně navolenou zarážku umístit pouhým jedním kliknutím na horizontální pravítko. Pokud chcete určit přesnou polohu zarážek, kterou klepnutím na pravítko nelze dosáhnout, nebo pokud chcete před zarážku vkládat určitý znak (vodicí znak), můžete použít dialogové okno Tabulátory, o kterých bude řeč v další kapitole. Samozřejmě platí námi stanovený úzus "včasného zatahování", který říká, že oblast textu, pro kterou chceme provést dané formátování, musíme nejdříve označit (zatáhnout) myší. V případě porušení toho pravidla dojde k nepředvídatelným problémům, které zkomplikují uživatelovu práci. Také si všimněte, že pro ostatní text, který nebyl označen myší, zarážky neplatí. O tom se snadno přesvědčíme tak, že se podíváme na horizontální pravítko, zda se tam nenachází některá ze zarážek. Vytvořeno 13. září /6

3 2. Tabulátory Se zarážkami úzce souvisejí i tabulátory. Dá se říci, že zarážky jsou bez tabulátorů nevyužitelné. Proto je nutné si objasnit i jejich funkci. Klávesu tabulátor naleznete v levé části klávesnice pod označením Tab. Zjednodušená práce s tabulátory spočívá v přesném odsazení textu o určitou mezeru, zpravidla nastaveno defaultně na 1,25 cm. To se nám ale často nehodí. Někdy potřebujeme mezeru větší, jindy menší. Proto se nabízí otázka, jak provést změny v nastavení této hodnoty odsazení. Zobrazení dialogového okna Tabulátory se spouští ve verzi MS Office 2003 buď z hlavního menu, pod položkou Formát > Tabulátory, nebo stejným způsobem, jak v novější verzi MS Office 2007 poklepáním na položenou zarážku v horizontálním pravítku. V každém případě se zobrazí okno, jako na Obr. 4. Obr. 4 Pokud chceme na požadovanou vzdálenost od stránky (zdůrazňuji, že od okraje stránky, nikoliv od nejbližší levé zarážky!) umístit zarážku, zapíšeme do položky Umístění zarážek hodnotu v centimetrech (např. 5,5), zvolíme zarovnání, což je přesněji řečeno typ vložené zarážky (viz. kapitola 1) a dále vodící znak (viz. Obr. 1). Nezapomeneme po nastavení kliknout na tlačítko Nastavit, kterým potvrdíme naší volbu. Na Obr. 4 si také povšimněte nastavení výchozího kroku tabulátorů, o kterém byla řeč výše. Pokud při hromadném zadávání hodnot tabulátorů zapomenete klikat na tlačítko Nastavit, dojde opět k problémům a nebude zobrazen požadovaný výsledek. Proto je nutné si tuto problematiku důsledně procvičit. V podstatě se jedná o mechanickou práci, která se zdokonalí pouze praxí a cvikem. Vytvořeno 13. září /6

4 Po kliknutí na tlačítko OK dojde k potvrzení všech změn a na horizontálním pravítku se zobrazí vybraný typ zarážek včetně jejich nastaveného umístění. Pak se již použije výše popsaná klávesa Tab, kterou přesně odsadíme text na požadovanou zarážku. Tímto způsobem docílíme například vzhledu textu jako na Obr. 1. Tlačítky Vymazat, nebo Vymazat vše odstraníme vybranou hodnotu tabulátoru (zarážky). Jak je vidět z předchozího odstavce, pojmy zarážky a tabulátory začaly splývat. Zarážku můžeme tedy definovat jako určitý styl formátování a tabulátor jako prostředek k jejímu dosažení. 3. Příklad použití Představte si, že potřebujete vytvořit seznam výrobků, místo výroby, hodnotu DPH a cenu za kus. K přehlednému zápisu můžete použít buď tabulky, tabulkové procesory (editory) nebo právě zarážky a tabulátory - pro menší počet položek. Proto se podívejme na následující příklad (Obr. 5). Obr. 5 Popíšeme si nyní, jak jsme dosáhli toho výsledku. Nejprve si definujeme vstupní data, ideálně bez mezer (obr. 6). Obr. 6 Tento text je pak označen myší (náš "úzus"). Pokud pracujete v MS Office 2003, stačí vybrat z menu volbu Formát > Tabulátory, ve verzi 2007 pak stačí umístit na libovolné místo horizontálního pravítka libovolnou zarážku (taktéž platí pro verzi 2003). Dvojklikem na tuto zarážku otevřeme dialogové okno Tabulátory (viz. Obr. 4). Hodnotu náhodné zarážky ("pomocné zarážky") odstraníme jejím výběrem a kliknutím na tlačítko Vymazat. Nyní máte k dispozici prostor pro vlastní definování zarážek a tabulátorů. Vytvořeno 13. září /6

5 První zarážka (místo výroby) bude umístěna např. ve vzdálenosti 5 cm od levého okraje stránky, proto zapíšeme číslo 5 do položky Umístění zarážek, dále nastavíme zarovnání na střed a vodící znak na tečky. Nezapomeneme kliknout na tlačítko Nastavit. Stejným způsobem přidáme i zarážku pro DPH. Zapíšeme hodnotu, např. 9 cm, zvolíme zarovnání napravo, vodící znak tečky, klikneme na Nastavit. Dále opět stejným způsobem nastavíme hodnotu umístění na 11 cm, zarování na desetinnou čárku, vodící znak tečky, kliknutí na tlačítko Nastavit. Na závěr klikneme na tlačítko OK. Použijeme tabulátor, tj. za jednotlivými "sloupci" např. rohlík pekárna (v místě " " umístíme kurzor) a stiskneme klávesu Tab. Pro ostatní řádky platí tentýž postup. Zkrátka pro označenou oblast platí námi definované formátování (vyzkoušejte). Pro dosažení výsledku v žádném případě nepoužíváme klávesu mezerník nebo manuálně psané tečky z klávesnice, jako vodící znaky. Tímto špatným způsobem bychom sice možná na obrazovce získali požadovaný efekt, ovšem tisk dokumentu by byl nezdařilý a text by s největší pravděpodobností "odskakoval" a nebyl by správně zarovnaný. K odstranění tohoto problému právě slouží zarážky a tabulátory. Odstrašujícím příkladem jsou typické jídelní lístky z restaurací, kde ceny za jednolivé položky nejsou správně seřazeny podle desetinné čárky, což může způsobovat potíže při čtení nejednomu hostovi. Nejčastěji používáme tzv. proporciální písma, kde písmena mohou mít různou velikost. Tento text je také psán proporciálním písmem, všimněte si, že "i" má jinou šířku než "m", takže zřejmě i číslovka "1" nebude mít stejnou šířku jako tečka. Proporciální písma se používají pro snadnější čtení dokumentu. Proto ještě jednou opakuji, že nepoužíváme v těchto případech mezerníky, tečky ani jiné "vlastní nápady". 4. Rozšiřující informace o zarážkách a tabulátorech Odstranění vybrané zarážky provedeme buď v dialogovém okně Tabulátory nebo jednoduše kliknutím na vybranou zarážku a jejím "odtažením" z oblasti dialogového okna. Pro formátování odstavců se používají taktéž zarážky, jako například odsazení prvního řádku, nebo předsazení prvního řádku. Jejich význam už vyplývá z jejich označení. Setkali jsme se s nimi při cvičení s odstavci. Proto si vyzkoušejte práci s nimi, zejména pak posuvání po horizontálním pravítku. Pokud ve verzi MS Office 2007 nevidíte horizontální pravítko, klikněte v hlavním menu na kartu Zobrazení a zaškrtněte volbu Pravítko. Vytvořeno 13. září /6

6 5. Kontrolní otázky 1. Vysvětlete pojem "zarážka". 2. Vysvětlete pojem "tabulátor". 3. Objasněte význam jednolitvých typů zarážek. 4. Co je to tzv. "vodící znak"? 5. Jaký je defaultní výchozí krok nastavení tabulátorů? 6. Cvičení 1. Vytvořte podobný příklad, jako v kapitole 3, prostřídejte typy zarážek a vodících znaků. 2. Vytvořte krátký seznam CD hudebních nosičů (řádově 10 položek), kde v prvním sloupci bude jméno CD zarovnané doleva, ve druhém sloupci bude zpěvák (skupina), taktéž zarovnáno doleva, další sloupec bude vydavatel - zarovnáno na střed, dále sloupec DPH (kde prostřídejte více hodnot DPH) - zarovnáno napravo a poslední sloupec jednotková cena - zarovnáno na desetinnou čárku. Vytvořeno 13. září /6