HELIOS Orange Inventura skladu

HELIOS Orange Inventura skladu 2013 BüroKomplet, s.r.o.

Obsah 1 Kontakty... 3 2 Obecné... 4 3 Inventura... 5 3.1 Nový... 5 3.1.1 Záložka 1 - Inventura... 5 3.1.2 Záložka 2 - Položky... 7 3.1.3 Záložka 3 Inventurní komise... 8 3.2 Oprava... 9 3.3 Generování položek inventury... 9 3.4 Generování skladových dokladů... 9 3.5 Zrušení vygenerovaných dokladů... 10 3.6 Inventurní vyrovnání VČ a umístění... 10 3.7 Najdi doklad - příjemku... 11 3.8 Najdi doklad - výdejku... 11 4 Metodický postup pro provedení inventur... 12 Inventura 2

1 Kontakty Hotline 800 129 734 helios@ikomplet.cz Vzhledem k vytíženosti našich konzultantů vám nabízíme službu naší hotline. Jelikož z praxe víme, že ne vždy se vám mohou naši konzultanti plně a okamžitě věnovat, použijte prosím naši bezplatnou telefonickou linku nebo e-mail. Jsme vám k dispozici každý pracovní den od 7.00 do 16.30 hodin. Inventura 3

2 Obecné Účelem tohoto dokumentu je popsat základní použití Inventury v IS Helios Orange. Může sloužit jako základní příručka pro nové zaměstnance, popř. pro zastupující kolegy, kteří jednotlivé činnosti nedělají rutinně. Detailní nápovědu najdete přímo v Heliosu. Na záložce nápověda, otevřete odkaz Příručka na webu. V této příručce najdete podrobné informace k jednotlivým modulům, včetně nastavení a příkladů. Inventura 4

3 Inventura Oběh zboží Stav skladu Inventura Potvrzením hlavní nabídky Oběh zboží - Stav skladu - Inventura se zobrazí přehled inventur provedených na daném skladě. Jedná se o přednastavený sklad nebo o sklad, který jste si vybrali z přehledu organizační struktury. Informaci o tom, ve kterém skladu se momentálně nacházíte, naleznete ve stavovém řádku. Poklepáním na číslo organizační jednotky se můžete přepnout do jiného skladu. Každá inventura obsahuje informace o fyzickém množství, množství ve skladové evidenci a inventurním rozdílu jednotlivých položek. Při zadávání inventury můžete pomocí voleb místní nabídky generovat položky inventury a generovat pohybové doklady pro vyrovnání inventurních rozdílů. Vzhled přehledu a způsob setřídění záznamů závisí na uživatelském nastavení a můžete jej měnit pomocí volby Nastav. 3.1 Nový Formulář Inventura je rozdělen na 3 záložky: 1 Inventura 2 Položky 3 - Inventurní komise 3.1.1 Záložka 1 - Inventura [1] Základní údaje Popis - textový popis inventury Typ inventury - vybíráte, zda se jedná o množstevní nebo finanční inventuru. Podle typu inventury můžete pak u jednotlivých položek inventury zadávat buď inventurní množství, nebo inventurní finanční stav, ale ne obojí Druh vstupní ceny - zadáváte, zda se cena u finanční inventury vztahuje k jednotce množství nebo k celkovému množství Datum vytvoření - datum vytvoření inventury Datum schválení - datum schválení inventury Datum uzavření - datum uzavření inventury Datum uzavření musí být vyplněno v okamžiku, kdy chcete generovat rozdílové doklady volbou Generování skladových dokladů. Inventura 5

[2] Definice Řada dokladu pro příjem - dokladová řada, do které budou vystaveny volbou Generování skladových dokladů příjemky pro příjem inventurních přebytků. Vybíráte z číselníku Druhy dokladů pohybu zboží. Řada dokladu pro výdej - dokladová řada, do které budou vystaveny volbou Generování skladových dokladů výdejky pro výdej inventurních úbytků. Vybíráte z číselníku Druhy dokladů pohybu zboží. Předvyplňovat - určujete, jakou hodnotu má program při zařazování položek na inventuru vyplnit do pole Množství inventury. Jestliže pole není zaškrtnuto, budou ve sloupci Množství inventury předvyplněny nuly. Jestliže pole je zaškrtnuto, budou ve sloupci Množství inventury předvyplněny stejné hodnoty jako ve sloupci Množství na skladě, což odpovídá nulovým inventurním rozdílům. Generovat položky (stav skladu) s ev. množstvím - volíte způsob, jakým se budou generovat položky inventury. Vybíráte z možností: o Jakýmkoliv - do přehledu položek inventury se vygenerují všechny položky, i ty, které mají ve stavu skladu nulové množství. o Různým od nuly - vygenerují se pouze ty položky, které mají ve stavu skladu nenulové množství. Pokud najdete inventurní přebytek u položky, která má v systému nulový stav sklad, lze takovou položku na inventuru dodatečně přidat na záložce 2- Položky volbou Nový. Výrobní čísla - u množstevní inventury můžete zaškrtnutím pole určit, že se na položkách inventury budou zadávat i výrobní čísla. To platí i pro generování položek inventury. Generovat položky (výrobní čísla) s ev. množstvím - volíte způsob, jakým se budou generovat položky inventury. Vybíráte z možností: o Jakýmkoliv - do přehledu položek inventury se vygenerují všechny položky, i ty, které mají nulové množství na výrobních číslech. o Různým od nuly - vygenerují se pouze ty položky, které mají nenulové množství na výrobních číslech. Pokud najdete inventurní přebytek u položky, která má v systému nulový stav na výrobních číslech, lze takovou položku na inventuru dodatečně přidat na záložce 2-Položky volbou Nový. Umístění - u množstevní inventury můžete zaškrtnutím pole určit, že se na položkách inventury budou zadávat i umístění. To platí i pro generování položek inventury. Generovat položky (umístění) s ev. množstvím - Volíte způsob, jakým se budou generovat položky inventury. Vybíráte z možností: Inventura 6

o Jakýmkoliv - do přehledu položek inventury se vygenerují všechny položky, i ty, které mají nulové množství na umístěních. o Různým od nuly - vygenerují se pouze ty položky, které mají nenulové množství na umístěních. Pokud najdete inventurní přebytek u položky, která má v systému nulový stav na umístěních, lze takovou položku na inventuru dodatečně přidat na záložce 2-Položky volbou Nový. [3] Zpracoval, schválil Zaměstnanec zpracoval - Číslo, Příjmení, Jméno - údaje o zaměstnanci, který inventuru zpracoval. Vybíráte z číselníku zaměstnanců. Kontaktní osoba zpracoval - Číslo, Příjmení, Jméno - údaje o kontaktní osobě, která inventuru zpracovala. Vybíráte z číselníku kontaktních osob. Zaměstnanec schválil - Číslo, Příjmení, Jméno - údaje o zaměstnanci, který inventuru schválil. Vybíráte z číselníku zaměstnanců. Kontaktní osoba schválil - Číslo, Příjmení, Jméno - údaje o kontaktní osobě, která inventuru schválila. Vybíráte z číselníku kontaktních osob. 3.1.2 Záložka 2 - Položky Záložka 2 - Položky obsahuje přehled položek zařazených na inventuru. Volbou místní nabídky Nový máte možnost zařadit na inventuru vybrané položky. Otevře se formulář pro zadání inventurních hodnot položky. Najdete v něm pole: [1] Zboží Pole pro zadání zboží - výchozí způsob zadání položky závisí na nastavení konstanty Inventura - způsob zadání. (Možnosti, Konfigurace/správa systému, Oběh zboží, Položky dokladů). Zadávat můžete podle Registračního čísla, Čísla zboží (Skupina+Reč. číslo), Názvu 1, SKP, Čárového kódu, Doplňkového kódu, Výrobního čísla. Změna způsobu zadání se provádí kombinací kláves Shift+Ctrl+číslice (viz kontextová nápověda v poli). Skupina, Registrační číslo, Název 1 - pole pro zadání položky podle uvedených údajů. Návazný přehled je setříděn podle toho údaje, ze kterého do přehledu vstoupíte přes tlačítko se třemi tečkami. Inventura 7

[2] Vlastnosti V případě provádění množstevní inventury jsou zde pole pro zadání množství, příp. výrobního čísla a umístění. V případě finanční inventury je zde pole pro zadání ceny. [3] Poznámka Výrobní číslo (umístění) - pokud je na záložce 1 - Inventura zaškrtnuto pole Výrobní čísla (umístění), můžete provádět inventuru podle výrobních čísel (umístění) a můžete i zadávat nová výrobní čísla (umístění): na řádku inventury, na kterém není výrobní číslo (umístění), dáte Oprava, na poli Výrobní číslo (umístění) vstoupíte do návazného číselníku a zde zadáte nové výrobní číslo (umístění). Na řádku inventury, na kterém není uvedeno výrobní číslo (umístění) vidíte rozdíl "Množství na stavu skladu mínus Suma množství na všech výrobních číslech" (umístěních). Může zde být i záporné číslo, což znamená, že stav na výrobních číslech (umístěních) je vyšší než stav skladu. Inventurní množství v MJ, Množstevní jednotka - v případě množstevní inventury zadáváte zjištěné inventurní množství a inventurní měrnou jednotku. Cena - v případě finanční inventury zadáváte inventurní finanční stav. Libovolná poznámka k položce inventury. V místní nabídce na záložce 2 - Položky najdete dále volby: Odblokování/Zablokování položky - na položce můžete Povolit/Zakázat opravu inventurních údajů. Generování položek inventury - všechny - volba zařadí na inventuru všechny položky daného skladu. Generování položek inventury - označené - zařadí na inventuru položky, které označíte ve stavu skladu. 3.1.3 Záložka 3 Inventurní komise Na záložce 3 - Inventurní komise vidíte složení inventurní komise. Vybíráte z číselníku zaměstnanců. Změny ve formuláři inventury uložíte tlačítkem OK. Tlačítkem Storno opustíte formulář. V tom případě systém zkontroluje, zda jste ve formuláři neprovedli změny. Pokud ano, zeptá se: Inventura 8

Uložit změny? Tlačítkem Ano změny uložíte a vrátíte se zpět do přehledu. Tlačítkem Ne se vrátíte do přehledu stavu skladu bez uložení změn. Tlačítkem Storno změny neuložíte, ale zůstanete ve formuláři. 3.2 Oprava Tato volba slouží k prohlížení a opravě formuláře inventury. Po výběru volby se otevře formulář té inventury, na které jste nastaveni kurzorovým řádkem. 3.3 Generování položek inventury Volba umožňuje vygenerovat položky inventury. To znamená, že na inventuru program zařadí všechny položky daného skladu. Hodnoty Množství na skladě a Finanční stav program naplní podle stavu skladu na skladových kartách. Hodnota, kterou program naplní do hodnoty Inventurní množství' (resp. CC bez daní pro Finanční inventuru), závisí na zaškrtávacím poli Předvyplňovat ve formuláři inventury. Jestliže pole není zaškrtnuto, budou ve sloupci Inventurní množství (resp. CC bez daní) nuly. Jestliže pole je zaškrtnuto, bude se Inventurní množství (resp. CC bez daní) rovnat Množství na skladě' (resp. Finančnímu stavu). Pokud je na záložce 1 - Inventura zaškrtnuto pole Výrobní čísla, vygenerují se položky inventury včetně výrobních čísel. Lze tedy udělat inventuru po výrobních číslech. Položka se vygeneruje do inventury tolikrát, kolik má výrobních čísel nenulového stavu, plus k tomu ještě jedna položka na "zbytek", tj. na stav skladu mínus součet množství všech výrobních čísel. Pozor, pokud znovu spustíte generování položek inventury, hodnoty se nepřepíší aktuální stavem skladu, pouze se doplní nově založené skladové karty. Pokud chcete položky přegenerovat, tzn. změnit množství na aktuální hodnoty, musíte původní položky inventury nejdříve smazat. 3.4 Generování skladových dokladů Volbou vygenerujete pohybové doklady pro inventurní příjem a výdej. Inventura 9

V případě množstevní inventury se na inventurní příjemku a výdejku zařadí z inventury pouze ty položky, u kterých se liší množství a inventurní množství, tj. doklady se vygenerují na inventurní rozdíly. V případě finanční inventury se na inventurní příjemku a výdejku zařadí z inventury všechny položky. Pokud se výdejkou vygenerovanou z inventury vydávají položky, u kterých je množství na skladě hlídáno rezervací nebo expedičním příkazem, hlídání se při realizaci ignoruje a doklad se podaří zrealizovat. Algoritmus pro stanovení ceny na položce příjemky při množstevní inventuře je následující: V okamžiku generování položek inventury Helios Orange překlopí sloupce Množství a Finanční stav ze stavu skladu na položku inventury. Při generování příjemky pak vezme hodnotu ze sloupce Finanční stav skladu na inventuře a vydělí ho sloupcem Množství na skladě (tedy finančního stavu skladu bez SN v okamžiku generování položek inventury) tím získá jednotkovou cenu položky na příjemce. V případě výdejek Helios odepíše ze skladu aktuální skladovou cenu. Po realizaci některého z vygenerovaných dokladů je tato akce nevratná. 3.5 Zrušení vygenerovaných dokladů V případě, že žádný z vygenerovaných skladových dokladů není realizován, je možné touto volbou doklady zrušit. 3.6 Inventurní vyrovnání VČ a umístění Pokud provádíte inventuru podle výrobních čísel nebo podle umístění nebo podle obojího, slouží volba k dorovnání inventurních rozdílů v těchto údajích. Inventurní vyrovnání provádí systém takto: Jestliže je rozdíl mezi součtem množství dané položky na (všech jejích) výrobních číslech (umístěních) v systému a součtem množství na výrobních číslech (umístěních) zjištěným při inventuře, zařadí se položka na rozdílový doklad příjemka/výdejka a rozdíl stavu výrobního čísla (umístění) se přijme/vydá. Inventura 10

Jestliže se součet množství položky na výrobních číslech (umístění) v systému rovná součtu množství na výrobních číslech (umístěních) zjištěnému při inventuře, položka se nezařazuje na rozdílový doklad. Potřebné úpravy stavů výrobních čísel (umístění) se provedou přímo na jednotlivých výrobních číslech (umístěních). Provedené změny si pak lze zobrazit na položkách inventury v Nastav, ve sloupcích nazvaných Rozdíl v umístění... a Rozdíl VČ... 3.7 Najdi doklad - příjemku Pokud je z inventury vygenerovaná příjemka na inventurní rozdíly, přepne se program touto volbou do přehledu Příjemky a nastaví se na vygenerovaný doklad. 3.8 Najdi doklad - výdejku Pokud je z inventury vygenerovaná výdejka na inventurní rozdíly, přepne se program touto volbou do přehledu Výdejky a nastaví se na vygenerovaný doklad. Inventura 11

4 Metodický postup pro provedení inventur Pro správné provedení inventur je nezbytně nutné je dopředu naplánovat nejen organizačně, ale i z pohledu přípravy dat v informačním systému, a zkombinovat inventuru s využitím dalších funkcí. Zde najdete doporučený postup jednotlivých kroků včetně jejich pořadí. 1) Před zahájením fyzických inventur i jejich vykazování v systému bezpodmínečně musí být zrealizovány všechny doklady měnící stavy skladů (příjemky, storna příjmů, výdejky, storna výdejů) s požadovaným datem naskladnění (tzn. datem realizace) do data rozhodného pro inventuru (včetně tohoto data). Zároveň nesmí být realizovány žádné doklady měnící stav skladů s datem realizace po datu rozhodném pro inventuru. Používáte-li modul výroba, je nezbytné mít v Helios Orange "vyrobené" všechny polotovary, které máte fyzicky vyrobené a budete je inventarizovat. Tj. musí na ně být vydán veškerý materiál a polotovary být přijaté na sklad. Dále je nezbytné vyřešit záměny skladových karet, pokud se toto téma týká provozovaného skladu. (Příkladem mohou být samostatné skladové karty jednoho výrobku pro každé z barevných či velikostních provedení. Takové karty se snadno zamění na dokladech a přebytky jedné karty jsou kompenzovány ztrátami na druhé. Celkové množství a finanční stav za více karet dohromady ale souhlasí.) Cílem je, aby rozdíly v inventuře byly pokud možno opravdu jen inventurní rozdíly, které nelze jinak vysvětlit. 2) Stav skladu, kdy jsou realizovány výhradně všechny doklady do data inventury, je nutno uzamknout. Uzamčení skladu neřeší inventurní doklad, ale funkce Stav skladu k datu. Najdete ji v přehledu Stav skladu -> funkce na pravém tlačítku myši -> Přehledy -> Stav k datu. Zde je přes Nový nutno zadat datum inventury (např. 31.12.2011) a následně provést skladovou uzávěrku (viz funkce na pravém tlačítku myši). 3) Neprodleně po uzamčení skladu doporučujeme založit inventurní doklad (přehled Stav skladu -> další úroveň menu s přehledem Inventura -> v něm funkce Nový) a především do tohoto dokladu načíst veškeré skladové karty, které se budou inventarizovat. Jestliže se provádí inventura k poslednímu dni účetního období, musí být inventurní doklad zadán ještě v končícím období. Důrazně upozorňujeme na důležitost provedení tohoto kroku až po realizování všech dokladů ovlivňujících sklad do data inventury včetně, ale zároveň dříve, než bude realizován první skladový doklad s datem realizace po datu inventury! Inventura 12

Funkcionalita inventury přebírá do skladového množství výhradně aktuální hodnotu ze skladové karty a tuto hodnotu nelze následně nijak uživatelsky měnit. Tato hodnota se porovnává se zjištěným inventurním stavem a rozdíl hodnot určuje případné množství na inventurní příjemce či výdejce, tzn. výnosy a náklady společnosti. (Skladové množství na položce inventury nelze žádným způsobem zadat zpětně. Nelze např. převzít množství ze stavu skladu k datu!) 4) V této chvíli máte v Helios Orange připraven inventurní doklad, do kterého budete následně zadávat zjištěná množství při inventuře. Zároveň můžete začít realizovat skladové doklady s datem realizace po datu inventury. (Uzamčení stavu skladu k datu inventury, viz druhý bod tohoto postupu, vám zajistí, že nepůjde zpětně realizovat žádný doklad před datumem inventury.) 5) Až budete mít fyzicky provedenu inventuru, můžete zjištěná množství zadávat do dokladu inventury. Zadávání může být postupné, lze ho provádět dle vašich kapacitních možností (a samozřejmě dle potřeby, do kdy musíte mít dokončeny inventury, včetně jejich vlivu na ekonomiku firmy). 6) Po zadání všech inventarizovaných položek je třeba uzavřít inventuru zadáním Datumu uzavření inventury. Dle tohoto datumu budou následně generovány inventurní příjemka a výdejka do příslušného období (tzn. zpravidla k poslednímu dni inventarizovaného období). Vzhledem ke skladové uzávěrce tato příjemka a výdejka nepůjdou realizovat. Doporučujeme ale oba doklady zkontrolovat. 7) Před realizací inventurní příjemky a výdejky je třeba nejprve zrušit skladovou uzávěrku k danému dni. Následně je možné doklady zrealizovat. Datum realizace by měl být k poslednímu dni inventarizovaného období. Posledním krokem je opětovné provedení skladové uzávěrky a tím uzamčení skladu do data inventury včetně. Všechny tři kroky je nutno provést těsně po sobě, bez prodlev, aby ve chvíli otevřeného skladu neproběhl pokus o zpětnou realizaci příjmu či výdeje do již zinventarizovaného období. V této souvislosti je třeba dát pozor na konstantu Dotaz pro pozdější realizaci v konfiguraci Heliosu, která může být nastavena na Datum vystavení dokladu, a tím uživateli bez varování zrealizovat inventurní příjemku a výdejku až do nového období. Doporučujeme mít konstantu nastavenu na hodnotu Dotaz, kdy Helios při zpětné realizaci žádá uživatele o výběr datumu, ke kterému má být realizováno. 8) Pokud společnost eviduje výrobní čísla, umístění nebo jejich kombinaci, nesmí zapomenout neprodleně po vygenerování a realizaci inventurních pohybových dokladů spustit nad dokladem inventury funkci Vyrovnání VČ a umístění. Inventura 13

9) Zaúčtováním inventurní příjemky a výdejky je proces inventury uzavřen. Proces inventury, doporučujeme, by měl proběhnout v co možná nejkratším čase. Cílem je srovnat fyzický a evidenční stav skladu! Nejčastější příčinou problémů při inventuře je chybně připravený inventurní doklad (viz body 1 3). Buď po jeho vzniku ještě byly realizovány skladové pohyby s datem před inventurou. Nebo (a to častěji) uživatelé provedli realizaci skladových pohybů již i v novém období po datu inventury. Výsledkem je, že aktuální skladové množství na skladové kartě neodpovídá skladovému množství požadovanému na inventurním dokladu, s nímž bude následně porovnán fyzický stav zjištěný při inventuře. Vzhledem k tomu, že do skladového množství na inventurním dokladu nelze načíst jiný údaj, než aktuální stav skladu, stává se doklad inventury nepoužitelným a uživatel musí provést inventuru manuálně mimo Helios. V takovém případě je možné postupovat takto: Proveďte kroky 1 a 2 z výše uvedeného postupu, tzn., budou realizovány všechny doklady do data inventury a sklad bude uzamčen Výsledkem kroku 2 bude vypočtený stav skladu k datu, který lze zobrazit a následně vyexportovat do MS Excelu. Zadání inventurních množství a spočtení rozdílů musíte provést v MS Excelu. Případné inventurní příjemky a výdejky je nutno pořídit, realizovat a zaúčtovat stejně jako běžné skladové doklady. Inventura 14