Outsourcing a řízení dodavatelů Konference ebf 2016 listopad 2016
Agenda Kde jsou příležitosti outsourcingu v nákupu Jak stanovit komodity (kategorie) pro nákupní outsourcing Jak se vyhnout kritickým dodavatelským chybám Strana 1
Základní otázky při zvažování outsourcingu Strategie společnosti v oblasti outsourcingu Máte ve vaší společnosti správně nastavený model využití externích dodávek výrobků a služeb? Jsou očekávané přínosy ze změny modelu dostatečně vysoké s ohledem na rizika? Náklady na outsourcing vs. náklady na zajištění vlastními silami a změna využití aktiv Bude uvolněná výrobní kapacita nahrazena jinou ziskovější výrobou? Máte dostatek informací pro porovnání nákladů na vlastní zajištění / nákup služby? Nakolik se podílíte na rozhodování o náhradě vlastní výroby nákupem od dodavatelů ( Make or Buy )? Rizika outsourcingu oproti zajištění vlastními silami Nastává při využití externích dodavatelů riziko úniku kritického know-how společnosti? Jsou interní mechanismy pro řízení výkonů dodavatelů služeb nastaveny optimálně? Dosahuje profesní specializace externích dodavatelů služeb požadované úrovně? Strana 2
Zapojení útvaru nákupu na procesech Make or Buy Výsledky průzkumu Procurement Survey 2016 Příležitosti outsourcingu v nákupu Útvar nákupu se na procesech Make or Buy podílí alespoň ve vybraných případech v 80 % společností, v loňském roce to bylo 71% společností účastnících se průzkumu Rozhodování o outsourcingu Make or Buy 20 % Útvar nákupu se neúčastní procesů 18 % Útvar nákupu vede procesy Na procesech Make or Buy se nejvíce podílejí útvary nákupu společností z odvětví strojírenského průmyslu, stavebnictví, chemického průmyslu a automobilového průmyslu 20 % Útvar nákupu se podílí na procesech ve vybraných případech 42 % Útvar nákupu se podílí na procesech Strana 3
Dostupnost na trhu Využití externího dodavatele Základní rozhodovací matice Příležitosti outsourcingu v nákupu Zajištění dodavatelsky Strategie společnosti Plánované vytížení interních pracovníků Porovnání interní / externí hodinové sazby Nastavení kontrolních mechanismů Dostupnost > Kritičnost Zajištění dodavatelsky Dostupnost < Kritičnost Zajištění vlastními silami Zajištění vlastními silami Kritičnost pro plnění business plánu Strana 4
Klíčové faktory při zvažování outsourcingu Příležitosti outsourcingu v nákupu Interní faktory 1 Kapacitní možnosti a technologické možnosti/ odborné znalosti vlastních pracovníků 2 Vazba na klíčové know-how společnosti 3 Finanční / časová náročnost zpětného insourcingu (včetně know-how) Externí faktory 4 Cenové / necenové podmínky 5 Dodací lhůty, způsob zajištění dostupnosti pracovníků a požadovaného reakčního času 6 Způsob zajištění odborných znalostí 7 Kompatibilita informačního systému dodavatele s IT řešením zákazníka 8 Využívání metod soustavného zlepšování 9 Celkové finanční zdraví / míra potenciální závislosti dodavatele na zákazníkovi (více než 20 % = riziko) Strana 5
Outsourcing a řízení dodavatelů Příležitosti outsourcingu v nákupu Pro úspěšné naplnění outsourcingu je třeba zavést propracovaný systém řízení dodavatelů Systém řízení dodavatelů je obdobou řízení vlastních předvýrobních etap, výroby či projektů Outsourcing neřeší nejistotu, ale přesouvá ji jinam Předvýrobní etapy / výroba / plánování / projektové řízení útvar řízení dodavatelů v rámci útvaru Nákupu V případě naléhavých termínů je snazší přeplánovat vlastní výrobu než přesvědčit k tomu dodavatele Dodávky je třeba nakupovat v předstihu a zafinancovat je, včetně marže dodavatele V případě vlastní výroby jsou ve skladových zásobách vázané pouze náklady Strana 6
Vybrané případové studie rozhodování o outsourcingu Kategorie pro nákupní outsourcing Část výroby Zajištění vlastními silami Zajištění dodavatelsky při vhodném využití vlastních aktiv na jinou činnost Zajištění dodavatelsky (outsourcing) a v případě dlouhodobého výpadku části dodávek opět zajištění vlastními silami (insourcing) Právní služby Právní oddělení v rámci podniku Jeden právník, nákup právních služeb přesahujících jeho časové možnosti a odbornou kvalifikaci Nákup veškerých právních služeb od právní kanceláře Údržba zařízení pro výrobu Zajištění výhradně vlastními silami Ponechání si klíčového know how, dodavatelské zajištění činností s nízkou přidanou hodnotou Případně: Outsourcing plánovaných aktivit - plánované odstávky, střední a generální opravy Outsourcing speciálních aktivit - speciální technologie Outsourcing systémové funkce - využití služeb výrobce zařízení Outsourcing skladu náhradních dílů Zajištění činností výhradně dodavatelsky Strana 7
Finanční rozhodovací kritéria Vyčíslení nákladů variant při rozhodování Make or Buy Kategorie pro nákupní outsourcing Při rozhodování Make or Buy je třeba zohlednit odpovídající náklady na zajištění činnosti a případné náklady obětované příležitosti při zajištění činnosti dodavatelsky A Zajištění činnosti vlastními silami Náklady na zajištění činnosti B Zajištění činnosti dodavatelsky Náklady na zajištění činnosti Kupní cena Náklady obětované příležitosti Snížení daňových úlev Ztráta výnosů z vedlejších produktů Ztráta úspor z rozsahu Snížení utilizace výrobních / přepravních kapacit Náklady na likvidaci Strana 8
Hlavní náklady vstupující do kalkulace Make or Buy Kategorie pro nákupní outsourcing Náklady Zajištění vlastními silami ( Make ) Zajištění dodavatelsky ( Buy ) Přímý materiál Ano (vlastní) Ano (dodavatele) Kooperace Mohou nastat Mohou nastat Výrobní sazba Ano (vlastní) Ano (dodavatele) Výrobní sazba Ano (vlastní) Ano (dodavatele) Náklady na výzkum a vývoj Ano (vlastní) Ano (dodavatele, případně i vlastní) Náklady na technologii Ano (vlastní) Ano (dodavatele, případně i vlastní) Nákup zásobovací režie Vlastní Vlastní Nákup řízení dodavatelů Ano (pro dílčí materiál, snazší) Ano (pro větší dodávky, složitější) Náklady na skladování Ano (nižší, delší období) Ano (vyšší, včetně marže, kratší období) Náklady na výrobní režii Ano (vlastní) Ano (dodavatele, vlastní v nižší míře) Správní režie Ano (vlastní) Ano (dodavatele i vlastní) Z jednoduchého porovnání vlastních nákladů a ceny může vyplynout, že nakoupit je výhodnější Pro objektivní posouzení je třeba zohlednit případné snížení využití aktiv (zvýšení nákladů na ostatní produktyú a rovněž dodatečné vlastní náklady, jež rozhodování zpravidla značně ovlivňují Strana 9
Outsourcing a řízení dodavatelů ekonomické dopady Kategorie pro nákupní outsourcing Outsourcing znamená platbu nejen za náklady dodavatele i jeho zisk Vlastní výroba přispívá k využití aktiv i rozmělnění fixních (režijních) nákladů Náklady na správní režii se v případě outsourcingu mohou platit tzv. dvakrát vlastní a dodavatele Náklady na řízení výroby a předvýrobních etap jsou nahrazeny náklady na přejímky, řízení a kontrolu dodavatelů Strana 10
Řízení dodavatelů Hlavní přínosy a rizika outsourcingu Kategorie pro nákupní outsourcing Zajištění činnosti vlastními silami Kontrola nad kvalitou a produktivitou Kratší reakční časy Náklady snížené o ziskovou marži kontraktora Znalost specifik výroby a technologie Fixní náklad Převzetí rizik dané činnosti Zajištění činnosti dodavatelsky Pružnost při zajištění činnosti Nižší počet interních pracovníků Převod fixních nákladů na variabilní Využití odborných technických znalostí Vyšší administrativní zatížení nákupu Vyšší počet a vytížení pracovníků pro řízení dodavatelů Nízké vytížení specializovaných pracovníků Zvýšené nároky na řízení lidských zdrojů Potřeba držet nadkapacitu Delší reakční časy Informační bariéra mezi kontraktorem a interními útvary Transfer know-how na kontraktora Při rozhodování o outsourcingu záleží, která z kritérií jsou pro danou společnost významnější Strana 11
Nastavení spolupráce s externími dodavateli služeb Kritické dodavatelské chyby 1 Strategie řízení dodavatelů služeb Nastavení poměru zajištění činnosti vlastními silami / dodavatelsky Nastavení interních pravidel pro využití paušální platby / hodinové sazby 2 Přístup k nákupu služeb Rozdělení činností v rámci nákupních výběrových řízení: Technická specifikace poptávky provádí technická část odpovědného útvaru Výběrové řízení provádí útvar nákupu 4 Sledování ukazatelů procesů Definování požadavků na zajištění datových zdrojů poskytovatelem služby Zajištění možnosti sledování veškerých (interních i externích) výkonů dané činnosti 3 Nastavení smluv s dodavateli Vytvoření standardní šablony Uzavírání smluv na dobu určitou Definování standardizovaného procesu vykazování odvedené práce Nastavení záruk a sankcí Strana 12
Nastavení spolupráce s externími dodavateli služeb Hodnocení dodavatelů Kritické dodavatelské chyby V rámci spolupráce s dodavateli je klíčové nastavení a pravidelná aktualizace jejich hodnocení zejména v následujících oblastech Plnění Kompletnost 1 Stálost ceny 2 termínů 3 dodávky 4 Dodržování smluvních podmínek Záruční Flexibilita 5 Reklamace 6 doba 7 dodávek 8 Balení a doprava Strana 13
Nástroje řízení externích dodavatelů Kritické dodavatelské chyby Údržba realizovaná formou hodinových sazeb / smlouvou o dílo Přehled kontrol Související dokumenty Nevýznamnější firmy a realizované činnosti Popis provedených aktivit a vývoj jejich nákladovosti Věcný reporting Klíčové ukazatele výkonnosti Elektronická karta zakázky Stanovení časové náročnosti Předběžná kalkulace Dohoda technika a zástupce externí firmy Elektronická on-line aplikace / papírový formulář výkony po dnech, pracovnících a hodinách Vykazování hodin Sledování hodin na pracovišti Sledování hodin v areálu Standardizovaná kontrola Realizace v místě výkonu Četnost dle finančního objemu zakázky Zdroj dat terminál vstupu do provozu / povolení na práci Zastavení technologie Vykázané hodiny / hodiny v docházkovém systému Docházkový systém data od HR / systémová data Strana 14
Závěrečné shrnutí doporučený přístup Kritické dodavatelské chyby 6) Nákup Smluvní ujednání Řízení dodavatele Řízení KPIs 5) Audity Dohodnuté intervaly auditů Poskytnuté zdrojů Definování zodpovědných osob Popis postupů v případě nalezených neshod (eskalace) Dodržování smluvních ujednání Zavádění vstupních kontrol 6. Nákup 5. Audity 1. Výběr a hodnocení dodavatelů Zvýšení dodavatelské spolehlivosti 4. Komunikace a spolupráce 4) Komunikace Využití elektronické komunikace Sledovatelnost dodávky 2. Požadovaný systém řízení kvality 3. Zajištění kvality 1) Kvalifikace a hodnocení Definování kritérií kvalifikace Sledování nekvality a odchylek Hodnocení dodavatelů 2) Systém řízení kvality Certifikace 3) Zajištění kvality Dodržování ISO norem Řízení a plánování kvality Vzorování FMEA Kontrolní plány Strana 15
Děkujeme za pozornost!