UŽIVATELSKÝ MANUÁL PERSONALIZACE MOJE SODEXO V1.2.1 2010-08-25

UŽIVATELSKÝ MANUÁL PERSONALIZACE MOJE SODEXO V1.2.1 2010-08-25

1 Obsah dokumentu 1 Obsah dokumentu... 2 2 Personalizovaná objednávka... 3 3 Jednoduchá... 3 4 Standardní... 4 5 Komplexní... 5 5.1 Párování adres... 8 6 Chytrá... 9 6.1 Se jmény... 9 6.2 Beze jmen...11 7 Editor struktury...12 Strana 2 / 13

2 Personalizovaná objednávka Klient má možnost funkčností personalizace vytvářet složitější objednávky, které pokryjí více oblastí, jako je definice zaměstnanců, pro které se produkty objednávají, typ a počet produktů, pracoviště zaměstnanců oddělení, adresy doručení na oddělení, atd. Z historických důvodů, a zejména snahou o zachování kompatibility se staršími verzemi importních souborů, je k dispozici více typů personalizované objednávky. Objednávku může klient vytvořit importem CSV souboru nebo ručně v grafickém editoru. Každá objednávka musí obsahovat údaje o doručovací adrese, kontaktní osobě, případně oddělení, na která jsou produkty distribuovány. Některé typy objednávek dále umožňuji i definici koncových zaměstnanců s počty a hodnotami poukázek. Personalizace je zobrazena v košíku seskupeně na místech doručení, na kterých je definována. V rámci jedné objednávky je možno vytvořit jen jednu personalizaci. U objednávek, u nichž se používá importní soubor, je prováděna kontrola importovaných údajů. V případě nalezení chyby v souboru je vypsáno upozornění a chybu je nutno odstranit, aby bylo možno pokračovat v importu. Importní soubor může na prvním řádku obsahovat volitelně hlavičku souboru, tedy názvy jednotlivých sloupců. Názvy sloupců jsou systémem kontrolovány a proto musí být uvedeny přesně tak, jak jsou v ukázkových souborech importů. 3 Jednoduchá Objednávka, kde jsou dodané produkty anonymní, tj. není definován seznam konkrétních příjemců obálek s produkty. Místa doručení (adresy) se zadávají v grafickém editoru, stejně tak jako distribuční místa (oddělení), hodnoty a počty poukázek. Nepoužívá se žádný importní soubor. K této funkci se dostaneme přes menu Produkty > Personalizované objednávky > Jednoduchá. Grafický editor je intuitivní s kontextovou nápovědou nad tlačítky. Obsahuje seznam všech míst doručení, která se dají rozkliknout k zobrazení do nich náležejících oddělení. Pod oddělení pak vidíme konkrétní objednávku seznam obálek s počtem poukázek s možností editace. Důležité upozornění: Produkty se zabalují vždy do obálek. Obálka může obsahovat nejvýše 65 produktů, přičemž se nesmí kombinovat stravenky s ostatními produkty. Objednávka se dokončí stiskem tlačítka Objednat v pravém horním rohu obrazovky. Nedojde takto k jejímu přímému objednání, bude pouze vložena do košíku. Při kliknutí na tlačítko Storno se otevřená personalizovaná objednávka vymaže! Strana 3 / 13

4 Standardní Standardní objednávka je prakticky totožná s objednávkou jednoduchou, s tím rozdílem, že je definována do většího detailu tj. na konkrétní. Na jednotlivá oddělení je a poukázky možno zadat jak ručně, tak na základě importu MS Excel souboru ve formátu CSV. Importní soubor může na prvním řádku obsahovat hlavičku souboru, tedy názvy jednotlivých sloupců. Názvy sloupců jsou systémem kontrolovány, a proto musí být uvedeny přesně tak, jak jsou v ukázkových souborech importů. Struktura importního souboru je následující: Detailní obsah jednotlivých obálek je možné zobrazit kliknutím na obálku. V pravé části grafického editoru jsou sumarizace počtu produktů nad oddělením a detail objednávky u každého, jak můžeme vidět na dalším obrázku. Strana 4 / 13

Objednávka se dokončí stiskem tlačítka Objednat v pravém horním rohu obrazovky. Nedojde takto k jejímu přímému objednání, bude pouze vložena do košíku. Při kliknutí na tlačítko Storno se otevřená personalizovaná objednávka vymaže! 5 Komplexní Vychází z relativně složitého importního souboru formátu CSV, ve kterém je definována kompletní personalizovaná objednávka. Definice je zpětně kompatibilní s původní verzí importního souboru a obsahuje všechna data od doručovacích adres, až po obálky doručené konkrétním osobám. Po provedení importu komplexní objednávky je možné tuto dále upravovat prostřednictvím grafického editoru, který se automaticky otevře. Editor odpovídá Chytré objednávce se jmény, která je popsána dále. Do systému se tedy nahraje jediný soubor se všemi údaji. K formuláři, do kterého zadáme cestu k souboru, se dostaneme přes menu Produkty > Personalizované objednávky > Komplexní. Struktura importního souboru komplexní objednávky sestává ze čtyř druhů řádek, které jsou vzájemně provázány. Řádek typu H definuje kontaktní osobu, tj. pracovníka zodpovědného za objednávku, druh objednávaných poukázek a další kmenová data. Tento řádek je v souboru pouze jeden. Strana 5 / 13

Řádek D určuje adresu, na kterou vám dopravce přiveze objednanou zásilku. Řádek B představuje jednu část balíku obsahující všechny obálky s produkty pro dané oddělení. Na řádek D (místo doručení, firmu) se váže mnoho řádků typu B (oddělení) přes adresy doručení. Strana 6 / 13

Konečně řádek U je obálka s poukázkami pro jednoho. Na řádek B (oddělení) se váže mnoho řádků typu U (obálek pro ) přes adresy distribuce. Strana 7 / 13

5.1 Párování adres Po stisku tlačítka Importovat je provedena kontrola doručovací adres a párování adres z právě nahrané objednávky s adresami již uloženými v systému. Důvodem párování je zamezení duplicit v adresách. V případě absolutní shody adresy s již existující systém provede automatickou volbu a neprovádí pro danou adresu žádný dotaz. U ostatních adres v případě výrazné podoby s existující adresou systém automaticky podobnou adresu doporučí. Samozřejmostí je i možnost nechat v systému nové adresy založit, pokud neodpovídají žádné existující adrese. Všechny kroky kromě absolutní shody máte ale plně pod kontrolou a systém Vás jimi provede. Jelikož importní soubor obsahuje 2 typy adres, adresy místa doručení a adresy oddělení, je i párování adres dvoustupňové. Ukázka, kdy není nalezena žádná shoda s existující adresou: Ukázka doporučení na základě podobnosti. Je zde vidět, že neodpovídá číslo popisné. Je možno tedy nechat založit adresu novou se správnými údaji: Po spárování adres doručení přichází na řadu mapování adres oddělení. Povšimněte si, že v tomto případě jsou absolutní shody zašednuty, aby bylo zdůrazněno, že není potřeba se jimi zabývat: Strana 8 / 13

Po absolvování párování adres přejde aplikace do grafického editoru odpovídajícímu Chytré objednávce se jmény: 6 Chytrá Jedná se o preferovaný typ editoru, který umožňuje provést všechny objednávky jako v předchozích případech. Navíc poskytuje komfortní funkce in-line importů, definování šablon, apod. Možnosti vytvoření objednávky přes tento editor jsou v zásadě dvě: nadefinovat pomocí editoru struktury strukturu objednávky místa doručení, oddělení (místa distribuce), případně příjemce produktů. Editor se po uložení struktury přepne do editačního modu, který dále umožní importovat nebo ručně zadat zbylé potřebné údaje množství a hodnotu produktů a případně jejich příjemce. použít dříve uloženou šablonu struktury a doplnit do ní pouze nezbytné údaje. Práce s šablonou bude více objasněna v dalším textu. Chytrá objednávka má 2 úrovně: Se jmény a Beze jmen. 6.1 Se jmény V této variantě objednávky klient objednává produkty na konkrétní příjemce produktů. Pokud struktura objednávky (šablona) není vyplněna zaměstnanci, má klient možnost naimportovat jejich seznam souborem CSV na celou objednávku, tzn. na všechna oddělení (místa distribuce) najednou (soubor typu 3a), nebo jen na jedno vybrané oddělení (soubor typu 3b). Soubor typu 3a se nahrává do systému přes tlačítko Import objednávky v levém horním rohu grafického editoru nad seznamem míst doručení. Pro import na vybrané oddělení (3b) musíme kliknutím konkrétní místo doručení rozbalit, pod ním se pak zobrazí seznam oddělení s tlačítkem Import objednávky. Do chytré objednávky se jmény se dostaneme přes menu Produkty > Personalizované objednávky > Chytrá > Se jmény. Strana 9 / 13

3a 3b obr. editor se jmény Importní soubor 3a slouží k doplnění dat na celou strukturu objednávky, neboli musí být zadáno oddělení, aby mohlo být ve struktuře identifikováno: Příjmení Jméno Oddělení (nebo adresy) Počet obálek číslo listě 1 listě 2 Oddělení Počet 1 1 Počet 2 2 číslo číslo číslo číslo POVINNÉ POVINNÉ nepovinné POVINNÉ ignorované nepovinné nepovinné nepovinné POVINNÉ POVINNÉ nepovinné nepovinné 123 Urban Martin 520 10 80 5 90 8888 Novák Jan 520 987654 Dlouhý Robert Stravenky 4/Q 22 80 5 90 640 15 80 5 90 Importní soubor 3b je určen k doplnění dat na vybrané oddělení, oddělení je definováno jeho rozkliknutím v grafickém editoru: Příjmení Jméno Oddělení (nebo adresy) Počet obálek číslo listě 1 listě 2 Oddělení Počet 1 1 Počet 2 2 číslo číslo číslo číslo POVINNÉ POVINNÉ nepovinné ignorované ignorované nepovinné nepovinné nepovinné POVINNÉ POVINNÉ nepovinné nepovinné 123 Urban Martin 10 80 5 90 8888 Novák Jan 987654 Dlouhý Robert Stravenky 4/Q 22 80 5 90 15 80 5 90 Strana 10 / 13

6.2 Beze jmen Při této objednávce se zadávají produkty souhrnně na celé oddělení, které si distribuci dále řídí samo. Lze použít ekvivalentní importy pro všechna místa doručení (soubor typu 4a) nebo pro jedno zvolené oddělení (soubor 4b). Princip je podobný jako u předchozího typu se jmény, jen konečné produkty nejsou přiřazeny příjemcům zaměstnancům, ale obecně na oddělení. Vzhled grafického editoru: 4a 4b obr. editor beze jmen Importní soubor 4a obsahuje produkty pro celou strukturu objednávky, zaměstnanci jsou ignorovaní, produkty se vážou přímo na oddělení: Příjmení Jméno Oddělení (nebo adresy) Počet obálek číslo listě 1 listě 2 Oddělení Počet 1 1 Počet 2 2 číslo číslo číslo číslo ignorované ignorované ignorované POVINNÉ POVINNÉ nepovinné nepovinné nepovinné POVINNÉ POVINNÉ nepovinné nepovinné 123 Urban Martin 520 10 10 80 5 90 8888 Novák Jan 520 10 987654 Dlouhý Robert Stravenky 4/Q 22 80 5 90 640 20 15 80 5 90 Strana 11 / 13

Importní soubor 4b obsahuje produkty pro vybrané oddělení struktury, zaměstnanci jsou ignorovaní, produkty se vážou přímo na oddělení. oddělení je ignorováno, neboť je definováno jeho rozkliknutím v grafickém editoru: Příjmení Jméno Oddělení (nebo adresy) Počet obálek číslo listě 1 listě 2 Oddělení Počet 1 1 Počet 2 2 číslo číslo číslo číslo ignorované ignorované ignorované ignorované POVINNÉ nepovinné nepovinné nepovinné POVINNÉ POVINNÉ nepovinné nepovinné 123 Urban Martin 10 10 80 5 90 8888 Novák Jan 10 987654 Dlouhý Robert Stravenky 4/Q 22 80 5 90 20 15 80 5 90 V importních souborech 3a, 3b, 4a a 4b je kontrolována maximální délka textu na listě a názvu oddělení, maximální délka je 30. Dvojice sloupců počet a hodnota lze připojovat na konec dokumentu a importovat tímto způsobem například 5 dvojic sloupců počet a hodnota. Editor struktury Práce se šablonou struktury/uloženou strukturou spočívá ve třech krocích, které můžeme shrnout do tří bodů. 1) Vytvoření struktury v grafickém editoru, do něhož se dostaneme stlačením tlačítka Upravit strukturu objednávky v levém horním rohu, jak vidíme ve snímcích Editor se jmény a editor beze jmen. 2) Ve druhém kroku přidáme, upravíme či smažeme doručovací adresy. Klikneme-li na doručovací adresu, můžeme podobným způsobem upravit oddělení pod touto vybranou doručovací adresou. Pokud jsme tlačítko Upravit strukturu objednávky stiskli v editoru se jmény, je možno pod oddělení přidat. Pokud jsme tlačítko Upravit strukturu objednávky stiskli v editoru beze jmen, přirozeně nelze přidávat, neboť produkty v objednávce beze jmen jsou anonymní, vázané obecně nad oddělení. 3) Poslední krok znamená uložení struktury tlačítkem Uložit jako šablonu. Tím bude struktura zanesena do systému a při každém dalším vyvolání chytré objednávky se automaticky načte do grafického editoru. V případě chytré objednávky se jmény včetně zaměstnanců, při objednávce beze jmen bez zaměstnanců. Šablona zůstane ve stejném stavu, dokud ji nepřepíšeme dalším stiskem tlačítka Uložit jako šablonu. Tlačítkem Uložit nastavení se struktura uloží pouze pro aktuální chytrou objednávku. Je umožněno i mazání ze struktury. Lze najednou smazat všechny či celou strukturu. Takto lze smazat i šablonu, pokud ji uložíme jako prázdnou. Strana 12 / 13

Snímek editoru šablony: Strana 13 / 13