Datové schránky s návazností na aplikace spisové služby Petr Oplátek Vedoucí týmu spisové služby ICZ a.s.
Zákony a jejich změny Schváleno Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů Zákon č. 301/2008 Sb.,kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů Připravováno Novela zákona č. 499/2008 Sb., o archivnictví a spisové službě Prováděcí právní předpisy implementace Moreq2, stanovení závazných statických datových formátů souborů, podrobnosti provádění autorizovaných konverzí aj.
Zákon o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů (1) Základní prvky zákona Datové schránky a jejich informační systém Autorizovaná konverze dokumentů Datová schránka Pojem: elektronické úložiště, které je určeno k doručování dokumentů orgánů veřejné moci a provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci Účel: umožnit doručování dokumentů a provádění úkonů vůči nebo mezi orgány veřejné moci Cíl: preferovaná forma doručování dokumentů mezi orgány veřejné správy a orgány veřejné správy a některými fyzickými nebo právnickými osobami tam, kde to povaha dokumentu umožňuje Výhody
Zákon o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů (2) Výhody Jednodušší a rychlejší proces doručování; s tím související i fikce doručení dokumentu (dokument se považuje za doručený nejpozději 10. den, kdy byl dodán do adresátovy datové schránky) Nižší náklady na doručování Ministerstvem vnitra garantovaná a zabezpečená důvěryhodná forma komunikace - právní validita elektronických dokumentů Úkon učiněný vlastníkem datové schránky nebo osobou pověřenou, prostřednictvím datové schránky má stejné účinky jako úkon učiněný písemně a podepsaný, ledaže jiný právní předpis nebo vnitřní předpis požaduje společný úkon více z uvedených osob; např. podání tak již nebude muset být podepsáno zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátů
Novela zákona o archivnictví a spisové službě Hlavní připravované změny Primární vedení spisové služby v elektronické podobě za použití výpočetní techniky (výjimečně v podobě listinné) Nakládání s digitálními dokumenty (pravost, uložení) Změny i na úseku archivnictví Nově definované povinnosti Národního archivu při péči o digitální archiválie Povinnost vést spisovou službu mají i malé obce a územními samosprávnými celky zřízené a založené právnické osoby a organizační složky (avšak pouze v zjednodušeném rozsahu)
1) organizační složky státu tu 2) ozbrojené síly 3) bezpečnost ností sbory 4) státn tní příspěvkové organizace 5) státn tní podniky 6) vysoké školy Subjekty povinné vykonávat spisovou službu Úplná Zjednodušená 1) malé obce, které nemají stavební nebo matriční úřad 2) obcemi a kraji zřizovanz izované: a) vlastní organizační složky jako svá zařízen zení bez právn vní subjektivity b) příspp spěvkové organizace jako právnick vnické osoby, které zpravidla ve své činnosti nevytvářej ejí zisk c) obchodní společnosti, a to akciové společnosti a společnosti s ručen ením m omezeným d) obecně prospěšné společnosti podle zvláš áštního zákonaz 7) školy a školská zařízen zení s výjimkou mateřských škol, výchovných e) školské právnick vnické osoby podle zvláš áštního právn vního a ubytovacích ch zařízen zení a zařízen zení školního stravování, předpisu 8) zdravotní pojišťovny ovny f) veřejn ejné výzkumné instituce podle zvláš áštního zákonaz 9) veřejn ejné výzkumné instituce g) veřejn ejné neziskové organizace. 10) právnick vnické osoby zřízenz zené zákonem 11) kraje 12) hlavní město Praha 13) obce s pověř ěřeným obecním úřadem a obce se stavebním m nebo matričním úřadem 14) městskm stská část nebo městský m obvod územně členěného statutárn rního města a městskm stská část hlavního ho města m Prahy, na něžn byla statutem přenesena alespoň část působnosti p obce s pověř ěřeným obecním úřadem nebo působnosti p stavebního úřadu anebo matričního úřadu,
Napojení na datové schránky Jednoznačně popsané procesy Rozhodující budou prováděcí vyhlášky zákonů 300/2008, 301/2008 a po novele z.č. 499/2004 Sb. Standardizované rozhraní Zachování současných komunikačních kanálů úřadu Papírový dokument, vlastní podatelna, osobní podání a jiná podání dokumentu v listinné podobě El. podatelna vnitřní oběh dokumentů a spisů úřadu
Celkové schéma komunikace včetně elektronické spisovny Informační systém datových schránek Externí subjekt Vlastní Externí Elektronická pošta Datová schránka Datová schránka Elektronická podatelna Skartace Klasická podatelna Konverze dokumentů Aplikace spisové služby DES/Spisovna Archiv správní, ÚSC Externí subjekt Externí subjekt Pošta v listinné podobě Státní oblastní archiv Národní archiv
Vliv na procesy úřadu Znamená to změnu pro úřad? Organizační Metodiky Směrnice Personální IS úřadu Základním předpokladem je využití stávajícího IS do kterého již organizace vložily mnoho práce a finančních prostředků
Závěrem. Pro efektivní komunikaci s datovými schránkami je žádoucí vedení spisové služby v elektronické podobě Komunikace bude probíhat s dokumenty v elektronické podobě a to jak při přijetí zpráv, tak i s dokumenty vypravovanými z organizace Po aplikacích spisových služeb bude vyžadováno napojení na datové schránky
Dotazy?