Bytové družstvo Belgická 2-4 se sídlem Belgická 4163/2 Prostějov, 796 04 PODKLADOVÉ MATERIÁLY středa 13.6.2018 v 18.00 hodin OBSAH: Pozvánka str. 3 Plná moc str. 4 Zpráva o činnosti představenstva str. 5 Čerpání fondu oprav str. 6-7 Hospodaření družstva + informace o splácení úvěrů str. 8-9 Schválení účetní závěrky za rok 2017 + návrh na vypořádání HV za rok 2017 str. 9 Informace o stavu kotelny Belgická 4 str. 9-10 Revokace usnesení 75/2017 (čipy) str. 10 GDPR str. 10 Rozbor nákladů na kotelny str. 11
2
P O Z V Á N K A Představenstvo Bytového družstva Belgická 2-4 svolává VÝROČNÍ ČLENSKOU SCHŮZI která se koná ve středu dne 13.6.2018 v 18.00 hodin v restauraci Koliba U 3 králů Prostějov s tímto návrhem programu: 1) Zahájení, jmenování zapisovatele, schválení programu 2) Zpráva o činnosti představenstva 3) Čerpání fondu oprav přehled za r. 2017 4) Hospodaření družstva + informace o splácení úvěrů 5) Schválení účetní závěrky za rok 2017 + návrh na vypořádání HV za rok 2017 6) Informace o havarijním stavu kotelny Belgická 4 7) Revokace usnesení 75/2017 (čipy) 8) GDPR v podmínkách našeho bytového družstva 9) Závěr Prostějov, 30.5.2018 Bytové družstvo Belgická 2-4 Barbora Vrtalová předseda představenstva Marcela Štěpánková místopředseda představenstva 643 odst. 2) Zákona o obchodních korporacích: Záležitosti, které nebyly zařazeny do navrhovaného programu členské schůze, lze projednávat jen za účasti a se souhlasem všech členů družstva. Prezence 10 minut před konáním schůze. pozvánka byla vyvěšena na webových stránkách www. bdbelgicka2-4pv.nazory.eu dne 30.5.2018 3
Plná moc (členská schůze družstva) Já, níže podepsaný (á), bytem, (dále jen člen družstva) dávám tímto plnou moc panu(í) bytem aby mne zastupoval(a) jako člena družstva v domě Belgická 2-4 Prostějov, na členské schůzi družstva konané dne 13. června 2018, s právem jednat a hlasovat o záležitostech uvedených na pozvánce na výše uvedenou schůzi. V Prostějově dne člen družstva Plnou moc přijímám: 4
Zpráva o činnosti představenstva Představenstvo: provádí průběžně sledování plateb nájemného (k datu 30.5.2018 není nikdo v prodlení s placením nájemného) provádí průběžně sledování insolvenčního rejstříku v souvislosti s tím schválilo pořízení služby Hlídání insolvenčního rejstříku na 12 měsíců za cenu 2419,- Kč vč. DPH/rok. provádí průběžné sledování katastru nemovitostí průběžně aktualizuje webové stránky domu při změně vlastníků bytů dohlíží k provedení patřičných změn v členství v družstvu. průběžně kontroluje plnění úkolů z členské schůze družstva konané dne 15.6.2017 zrušilo k datu 31.1.2018 účet u ČSOB, a.s. dohlíží na hlášení změn nájemníků firmě Techem spol. s.r.o. kvůli rozúčtování tepla a vody prodloužilo smlouvu s dodavatelem plynu - EP ENERGY TRADING, a.s. - na rok 2018 je dohodnutá cena 662 Kč/MWh plynu. schválilo rozdělení částky 8266,22 Kč určené na vymalování (KOOPERATIVA proplacená škoda zatečení střechou) mezi poškozené takto: byt. jednotka 4163/19: 2500,- Kč; byt. jednotka 4163/20: 2500,- Kč; byt. družstvo: 3266,22 Kč. schválilo Dodatek č. 1 ke stávající smlouvě o úklidu společných prostor s firmou Radoslav Marek, Seloutky 164, IČ 04939549 (PEMA) za paušální měsíční cenu 3.506,- Kč, s platností do 31.12.2019 schválilo dohody o provedení práce podle předloženého návrhu. projednalo změny v Zákoně o dani z příjmu od 1.1.2018 projednalo přípravu k volbám (volební období stávajícího představenstva končí 15.4.2019) projednalo havarijní stav kotelny Belgická 4 a v souvislosti s předpokládanými opravami doporučilo členské schůzi revokovat usnesení 75/2017, kde bylo schváleno pořízení elektronického vstupního systému (zámek na čipy) podle požadavků Ing. Juračky z důvodu zastupitelnosti kotelníka pana Jiřího Finka zaměstnalo (splnění zákonné povinnosti) druhého kotelníka pana Petra Spáčila V souvislosti s GDPR provedlo vnitřní audit a zpracovalo Záznam o zpracování osobních údajů V souvislosti s GDPR schválilo Směrnici o zajištění právní ochrany osobních údajů V souvislosti s GDPR podepsalo s účetní firmou Smlouvu o zpracování osobních údajů Schválilo Dodatek č. 1 ke stávající smlouvě o vedení účetnictví, na jehož základě dochází od 1.7.2018 k úpravě ceny z 80,- Kč + DPH/byt na 95,- Kč + DPH/byt. podalo stížnost Odboru správy majetku města na provedení úpravy zeleně před domem Belgická 2-4 (stromy blízko domu, neupravené stávající keře odpověď všechno je v pořádku) Družstvo řádně platí všechny úvěry poskytnuté na revitalizaci domu 2 pokojové byty řádně splácí lodžie zvýšenou tvorbou fondu oprav Daňová přiznání byla řádně podána prostřednictvím datové schránky na Finanční úřad, účetní závěrku každoročně vyžaduje i Wüstenrot stavební spořitelna a Wüstenrot hypoteční banka. Mimo to je Českomoravské záruční a rozvojové bance předáván čtvrtletní monitoring. 5
Čerpání fondu oprav za rok 2017 Doklad Datum Text čerpání DZ tvorba DZ 0 475100 Počáteční zůstatek k 1.1.2017 0,00 414815,18 0,00 414815,18 1 475200 1 1.1.2017 tv. dlouhodobé zálohy 0,00 71726,00 1 475200 1 1.1.2017 tv. dlouhodobé zálohy - lodžie 0,00 3458,00 1 475300 000001 16.1.2017 oprava a seřízení světel, Petřík Petr 545,00 0,00 1 475300 000002 11.1.2017 dodání a montáž dveřního zavírače, Konečný 1783,00 0,00 Jarosla 1 475300 000004 10.1.2017 oprava protékajícího čroubení -poj.událost., 825,00 0,00 Sordy 1 475310 4 28.1.2017 čerp.dl.zál.na hypoteční úvěr 11148,00 0,00 1 475310 4 28.1.2017 čerpání dl.zál.-úvěr 47174,00 0,00 2 475200 1 1.2.2017 tv. dlouhodobé zálohy - lodžie 0,00 3458,00 2 475200 1 1.2.2017 tv. dlouhodobé zálohy 0,00 71726,00 2 475310 4 28.2.2017 čerp.dl.zál.na hypoteční úvěr 11148,00 0,00 2 475310 4 28.2.2017 čerpání dl.zál.-úvěr 47174,00 0,00 2 475390 000005 1.2.2017 úklid leden, Marek Radoslav 3010,00 0,00 3 475200 1 1.3.2017 tv. dlouhodobé zálohy - lodžie 0,00 3458,00 3 475200 1 1.3.2017 tv. dlouhodobé zálohy 0,00 71726,00 3 475310 4 28.3.2017 čerpání dl.zál.-úvěr 47174,00 0,00 3 475310 4 28.3.2017 čerp.dl.zál.na hypoteční úvěr 11148,00 0,00 3 475390 000007 1.3.2017 úklid únor, Marek Radoslav 3010,00 0,00 3 475390 000008 1.3.2017 kontrola požárních vodovodů, Ing. Netopil 1398,00 0,00 Zbyněk 3 475390 000012 31.3.2017 kontrola has. přístroje, HASPO spol. s r.o. 387,00 0,00 4 475200 1 1.4.2017 tv. dlouhodobé zálohy - lodžie 0,00 3458,00 4 475200 1 1.4.2017 tv. dlouhodobé zálohy 0,00 71726,00 4 475310 4 28.4.2017 čerp.dl.zál.na hypoteční úvěr 11148,00 0,00 4 475310 4 28.4.2017 čerpání dl.zál.-úvěr 47174,00 0,00 4 475390 000014 1.4.2017 úklid březen, Marek Radoslav 3010,00 0,00 4 475390 000015 20.4.2017 odvoz a likvidace odpadu, FCC Prostějov, s.r.o. 3968,00 0,00 4 475390 2 28.4.2017 DPP-Stolarik zúčt. 1000,00 0,00 4 475390 3 28.4.2017 DPP-Němeček zúčt. 1000,00 0,00 4 475390 4 28.4.2017 DPP Štěpánková zúčt. 1000,00 0,00 4 475390 5 30.4.2017 DPP Přecechtělová zúčt. 1000,00 0,00 5 475200 1 1.5.2017 tv. dlouhodobé zálohy - lodžie 0,00 3458,00 5 475200 1 1.5.2017 tv. dlouhodobé zálohy 0,00 71726,00 5 475290 10 31.5.2017 dotace-zúčt. 0,00 12629,00 5 475310 4 28.5.2017 čerp.dl.zál.na hypoteční úvěr 11148,00 0,00 5 475310 4 28.5.2017 čerpání dl.zál.-úvěr 47174,00 0,00 5 475390 000016 1.5.2017 úklid duben, Marek Radoslav 3010,00 0,00 5 475390 000017 1.5.2017 zprac. úč. závěrky,dp, vyúčt. daní, ROZVOJ, 4719,00 0,00 staveb 5 475390 000018 2.5.2017 servis a oprava výtahu, Výtahy PV v.o.s. 1466,00 0,00 5 475390 000019 31.5.2017 číslo na dveře, ACCEPT s.r.o. 995,00 0,00 5 475390 6 31.5.2017 posyp.sůl 45,00 0,00 5 475390 7 31.5.2017 DPP-Vrtal zúčt. 1000,00 0,00 5 475390 8 31.5.2017 DPP Strolarik zúčt. 1000,00 0,00 5 475390 9 31.5.2017 DPP-Němeček zúčt. 1000,00 0,00 6 475200 1 1.6.2017 tv. dlouhodobé zálohy - lodžie 0,00 3458,00 6 475200 1 1.6.2017 tv. dlouhodobé zálohy 0,00 71726,00 6 475310 4 28.6.2017 čerp.dl.zál.na hypoteční úvěr 11148,00 0,00 6 475310 4 28.6.2017 čerpání dl.zál.-úvěr 47174,00 0,00 6 475390 000020 1.6.2017 piktogramy,čísla na dveře, ACCEPT s.r.o. 3959,00 0,00 6 475390 000021 1.6.2017 úklid květen, Marek Radoslav 3010,00 0,00 6 475390 000022 1.6.2017 výroba a montáž stojanů na kola, Konečný 24470,00 0,00 Jaroslav 6 475390 000023 21.6.2017 hlídání insolvenční rejstřík 12 měsíců, 2419,00 0,00 6
Doklad Datum Text čerpání DZ tvorba DZ 7 475200 1 1.7.2017 tv. dlouhodobé zálohy 0,00 71726,00 7 475200 1 1.7.2017 tv. dlouhodobé zálohy - lodžie 0,00 3458,00 7 475300 000028 17.7.2017 oprava a seřízení světel, Petřík Petr 447,00 0,00 7 475310 4 28.7.2017 čerp.dl.zál.na hypoteční úvěr 11148,00 0,00 7 475310 4 28.7.2017 čerpání dl.zál.-úvěr 47174,00 0,00 7 475390 000025 1.7.2017 úklid červen, Marek Radoslav 3010,00 0,00 7 475390 000026 12.7.2017 oprava kolárny a prádelny, Krátký Luděk - 23317,00 0,00 zednictv 7 475390 13 31.7.2017 DPP-Lisická zúčt. 3000,00 0,00 7 475390 14 31.7.2017 DPP-Němeček zúčt. 3000,00 0,00 91096,00 75184,00 8 475200 1 1.8.2017 tv. dlouhodobé zálohy - lodžie 0,00 3458,00 8 475200 1 1.8.2017 tv. dlouhodobé zálohy 0,00 71726,00 8 475310 4 28.8.2017 čerp.dl.zál.na hypoteční úvěr 11148,00 0,00 8 475310 4 28.8.2017 čerpání dl.zál.-úvěr 47174,00 0,00 8 475390 000029 1.8.2017 úklid červenec, Marek Radoslav 3010,00 0,00 8 475390 000032 28.8.2017 notebook, Office 2016 Home and Busines, 23000,00 0,00 Infos Art, 8 475390 15 31.8.2017 klíče, vyjmutí 310,00 0,00 8 475390 15 31.8.2017 skříňka na klíče 767,00 0,00 9 475200 1 1.9.2017 tv. dlouhodobé zálohy - lodžie 0,00 3458,00 9 475200 1 1.9.2017 tv. dlouhodobé zálohy 0,00 71726,00 9 475310 4 28.9.2017 čerp.dl.zál.na hypoteční úvěr 11148,00 0,00 9 475310 4 28.9.2017 čerpání dl.zál.-úvěr 47174,00 0,00 9 475390 000033 1.9.2017 úklid srpen, Marek Radoslav 3010,00 0,00 10 475200 1 1.10.2017 tv. dlouhodobé zálohy - lodžie 0,00 3458,00 10 475200 1 1.10.2017 tv. dlouhodobé zálohy 0,00 71726,00 10 475300 000038 4.10.2017 výměna vložky FAB, Konečný Jaroslav - 943,00 0,00 zámečnictví 10 475300 000039 9.10.2017 oprava a seřízení světel, Petřík Petr 1975,00 0,00 10 475300 000040 15.10.2017 roční údržba a oprava kotlů, Marek Josef - 3214,25 0,00 servis, 10 475310 4 28.10.2017 čerp.dl.zál.na hypoteční úvěr 11148,00 0,00 10 475310 4 28.10.2017 čerpání dl.zál.-úvěr 47174,00 0,00 10 475390 000036 2.10.2017 úklid září, Marek Radoslav 3010,00 0,00 11 475200 1 1.11.2017 tv. dlouhodobé zálohy - lodžie 0,00 3458,00 11 475200 1 1.11.2017 tv. dlouhodobé zálohy 0,00 71726,00 11 475290 17 30.11.2017 dotace zúčt. 0,00 12629,00 11 475300 000044 30.11.2017 montáž podlany kolárna, Matoušek podlahy 8978,00 0,00 s.r.o. 11 475300 000045 3.11.2017 oprava úst.topení Malík,Slezák, Sordyl Radomír 2952,00 0,00 11 475310 4 28.11.2017 čerp.dl.zál.na hypoteční úvěr 11148,00 0,00 11 475310 4 28.11.2017 čerpání dl.zál.-úvěr 47174,00 0,00 11 475390 000043 1.11.2017 úklid říjen, Marek Radoslav 3010,00 0,00 12 475200 1 1.12.2017 tv. dlouhodobé zálohy 0,00 71726,00 12 475200 1 1.12.2017 tv. dlouhodobé zálohy - lodžie 0,00 3458,00 12 475290 32 31.12.2017 zúčt. nákl. a záloh 0,00 5570,40 12 475300 000050 18.12.2017 oprava a seřízení světel, Petřík Petr 680,00 0,00 12 475310 4 28.12.2017 čerp.dl.zál.na hypoteční úvěr 11148,00 0,00 12 475310 4 28.12.2017 čerpání dl.zál.-úvěr 47174,00 0,00 12 475390 000048 1.12.2017 úklid listopad, Marek Radoslav 3010,00 0,00 12 475390 000049 17.12.2017 kontrola kotelny,kontr. PZ, revize tlak. zaříz., S 1000,00 0,00 12 475390 000051 30.12.2017 úklid prosinec, Marek Radoslav 3010,00 0,00 12 475390 19 31.12.2017 DPP-Vrtal zúčt. 4000,00 0,00 12 475390 20 31.12.2017 DPP-Vrtalová-zúčt., 8500,00 0,00 12 475390 21 31.12.2017 DPP-Štěpánková zúčt. 4500,00 0,00 12 475390 22 31.12.2017 DPP-Stolatiková zúčt. 4500,00 0,00 12 475390 28 31.12.2017 přeúčt. el.energie kamerový systém 12000,00 0,00 Celkem čerpání - tvorba 897 046,25 Kč 1 347 851,58 Kč Celkem k 31.12.2018 450 805,33 Kč 7
Hospodaření družstva za rok 2017 + informace o splácení úvěrů Účetnictví domu vedeme přes účet bytového družstva, z tohoto účtu odcházejí všechny platby včetně plateb za úvěry. Náklady čerpané z dlouhodobé zálohy Kč Čerpání na opravy 22 342,25 Čerpání na úvěr - opravy 699 864,00 Čerpání na provozní výdaje 174 840,00 Celkem čerpání z dlouhodobé zálohy: 897 046,25 Dlouhodobá záloha (fond oprav): Počáteční zůstatek k 1.1.2017 - opravy 414 815,18 Tvorba z nájemného 902 208,00 Tvorba dotace, zúčtování provoz. výdajů 30 858,40 Čerpání -897 046,25 Zůstatek dlouhodobé zálohy k 31.12.2017: 450 805,33 Provozní zálohy: Tvorba 25 200,00 Čerpání -21 243,00 Rozdíl zúčtován s dlouhodobou zálohou: 3 957,00 Ostatní náklady 548/300 os.prov.náklady (poj.událost) 9152,78 548/430 - ostatní pojištění 1 755,00 568/100 bankovní poplatky 1746,60 Celkem 12 654,38 Výnosy: 602/940 - tržby z nájemného (Infos) 2 000,00 648/100 - provozní výnosy 12 439,00 662/100 - úroky z běžného účtu 104,63 C e l k e m 14 543,63 Stav peněžních prostředků k 31.12.2017 Pokladna: 4 638,00 Běžný účet 753,64 Stavební spoření 1 219 689,35 Dlouhodobý úvěr- hypoteční 2 157 671,24 Dlouhodobý úvěr 7 502 550,49 8
Informace o splácení úvěrů V loňském roce jsme řádně každý měsíc zaplatili všechny splátky tak, jak nám bylo uloženo. K 31.12.2017 je stav následující: Hypotéční úvěr 2.500.000 Kč (do 30.4.2036) splátka pro družstvo 14.455,- Kč/měsíc zůstatek k 31.12.2017: -2.157.671,24 Kč Stavební spoření: Překlenovací úvěr ve výši 7.500.000,- Kč (do 31.3.2027) splátka pro družstvo 33.125,- Kč/měsíc, k tomu spořící účet stavebního spoření (do 31.3.2027) spoření ve výši 14.049 Kč/měsíc platba za družstvo celkem 47.174 Kč/měsíc. Zůstatek k 31.12.2017: - 6 283.161,14 Kč po získání nároku na úvěr ze stavebního spoření (od 1.4.2027 do 1.8.2035) splátka pro družstvo 52.500 Kč/měsíc. Kromě toho 2 pokojové byty splácí do fondu oprav mimořádné splátky jako úhradu nákladů na pořízení lodžie (cena lodžie: 59.172 Kč) ve výši 247 Kč/měsíc. Splátky jsou na 240 měsíců od 1.7.2012. Na úroky z hypotéčního úvěru je družstvu poskytována státní dotace z programu PANEL ve výši 25.258,00 Kč/rok. Schválení roční účetní závěrky za rok 2017 + návrh na vypořádání HV Představenstvo družstva navrhuje členům roční účetní závěrku za rok 2017 schválit. Hospodářský výsledek k 31.12.2017 činí zisk 1889,25 Kč. Zisk navrhujeme převést do dlouhodobé zálohy. Daňová přiznání byla řádně podána prostřednictvím datové schránky na Finanční úřad, účetní závěrku každoročně vyžaduje i Wüstenrot stavební spořitelna a Wüstenrot hypoteční banka. Mimo to je Českomoravské záruční a rozvojové bance předáván čtvrtletní monitoring. Návrh usnesení: Členská schůze schvaluje: 1) roční účetní závěrku za rok 2017 2) převést zisk ve výši 1889,25 Kč do dlouhodobé zálohy na opravy Informace o havarijním stavu kotelny Belgická 4 V prosinci loňského roku začalo docházet v kotelně Belgická 4 k neustálým odstávkám topení a ohřevu TUV. Systém vykazoval nahodile poruchový stav, ovšem reálně porucha nenastala. Systém se pak musel resetovat a kotelna fungovala opět normálně. Na závadu jsme zavolali firmu Strážnický s.r.o., která od r. 1994 zajišťuje servis systému měření a regulace kotelny. Po kontrole jsme byli postaveni před problém. Řídící systém, resp. jeho SW, firmy AMON REGULACE s.r.o. je nefunkční a nelze jej spolehlivě opravit. Firma AMON REGULACE již neexistuje, náhradní díly nejsou k dispozici. 9
Nechali jsme situaci pro jistotu posoudit dalším odborníkem ELMAR Group spol. s r.o. Prostějov zjištěno to samé. Ing. Volný (ELMAR) si převzal původní dokumentaci kotelny a zpracovává návrh řešení tak, aby byla regulace funkční s tím, že systém bude vyhovovat i do budoucna po výměně kotlů. Havarijní oprava regulace bude drahá záležitost. Počítáme s částkou +- 250 tis. Kč. Rekonstrukce celé kotelny přibližná cena: 1,5 mil. Kč My máme kotelny dvě. Stav fondu oprav k 30.4.2018: 478 000,- Kč. K datu 30.5.2018 jsme ještě neměli k dispozici návrh řešení firmy ELMAR Group s.r.o. Návrh usnesení: Členská schůze Bytového družstva Belgická 2-4 bere na vědomí informaci o havarijním stavu kotelny Belgická 4. Revokace usnesení 75/2017 (čipy) Z důvodu budoucí finančně náročné havarijní opravy kotelny navrhuje představenstvo družstva, aby ČS REVOKOVALA Usnesení 75/2017, kde bylo schváleno pořízení elektronického vstupního systému (zámek na čipy) podle požadavků Ing. Juračky. Cena takového vstupního systému, jak bylo požadováno čl. schůzí, by se zvedla na 182 tis. Kč bez DPH (FM Connect), resp. 171 tis. Kč bez DPH ( 2MAX s.r.o.) Návrh usnesení: Členská schůze Bytového družstva Belgická 2-4 revokuje usnesení 75/2017 - pořízení elektronického vstupního systému (zámek na čipy) podle požadavků Ing. Juračky GDPR v podmínkách našeho bytového družstva Od 25. května 2018 platí Evropská směrnice o osobních údajích (GDPR). V této souvislosti představenstvo družstva provedlo audit zacházení s osobními údaji, provedlo Záznam o zpracování osobních údajů a přijalo Směrnici o zajištění právní ochrany osobních údajů. Osobní údaje členů družstva jsou předávány účetní firmě, se kterou jsme z tohoto důvodu podepsali Smlouvu o zpracování osobních údajů V podmínkách našeho domu jsou vesměs všechny osobní údaje shromažďovány a zpracovávány na základě zákona až na kamery. V souvislosti s tímto vám v nejbližším termínu předložíme Souhlas se zpracováním osobních údajů. 10
Pro zajímavost rozbor spotřeby plynu a nákladů na kotelnu před zateplením (rok 2010), po zateplení a bez RTN r. 2011 (spotřeba tepla se rozpočítávala na velikost bytu), s RTN (spotřeba se rozpočítává podle naměřených hodnot) a v minulém roce, kdy se stav normalizoval spotřeba plynu v m 3 - přehled rok vchod 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 B2 31.157 21.884 24.321 15255 16299 15485 15934 17747 B4 30.982 24.255 25.788 14821 16273 16980 18523 20612 náklady na kotelnu - srovnání rok vchod 2010 2016 2017 B2 458 006 Kč 260 476 Kč 265 300 Kč B4 476 656 Kč 302 317 Kč 304 767 Kč Revize plynového zařízení Družstvo objednalo výměnu plynových uzávěrů - nedostatek vyplývající z revize. U této opravy bude muset být zastaven hlavní přívod plynu. Výměnu zaplatí družstvo. Termín opravy bude oznámen na nástěnce. Bude možné dohodnout s plynařem i ostatní opravy, tyto si už budou vlastníci hradit sami. Dlažba u zadního vchodu Belgická 2 Nedaří se nám zajistit řemeslníka na opravu dlažby. Pokud má někdo zájem provést tuto práci přihlaste se u paní Vrtalové V Prostějově dne 30.5.2018 Zuzana Stolariková v.r. Marcela Štěpánková v.r. Barbora Vrtalová v.r. 11