ZADÁVACÍ DOKUMENTACE 1. NÁZEV VEŘEJNÉ ZAKÁZKY MALÉHO ROZSAHU: Zpracování průkazů energetické náročnosti budov 2. VYMEZENÍ PLNĚNÍ VEŘEJNÉ ZAKÁZKY MALÉHO ROZSAHU NA SLUŽBY (dále jen veřejné zakázky). Předmětem plnění veřejné zakázky je zpracování průkazu energetické náročnosti (dále jen PEN ) budov, které jsou v majetku Statutárního města Karlovy Vary (dále jen Zadavatel ) Předané PEN budou dílčím plněním této zakázky a budou zpracovány podle zákona č. 406/2000 Sb., o hospodaření energií, v platném znění (dále jen zákon č. 406/2000 Sb.) a podle platných prováděcích předpisů k tomuto zákonu. PEN budou Zadavateli sloužit ke splnění povinnosti vlastníka budov podle 7a odst. 2. zákona č. 406/2000 Sb. Budovy, na které budou zpracovány PEN pro potřeby Zadavatele podle 7a odst. 2. zákona č. 406/2000 Sb., se nacházejí na území města Karlovy Vary. Tam, kde se v zadávací dokumentaci při zpracování PEN uvádí slovo budova, je pro určení tohoto pojmu potřebné vycházet z toho, že se obecně jedná o nemovitosti - stavby jako např. byt, samostatný nebytový prostor, stavba určená pro výrobu, služby nebo jiné komerční využití, objekt bydlení. 2.1. Zpracování PEN podle platné legislativy PEN musí být zpracovány podle platných právních předpisů v době zpracování, resp. v době předání každého PEN zadavateli. Vybraný dodavatel nebude oprávněn v průběhu plnění a platnosti smlouvy požadovat jakékoliv úpravy nabídkových (smluvních cen), a to např. z důvodu změny prováděcí vyhlášky, kterou nedojde k zásadní změně obsahu, charakteru či účelu PEN. K úpravě či zrušení smlouvy s vybraným uchazečem může dojít pouze v případě zásadních legislativních změn, které by měly za následek zásadní změnu obsahu či charakteru předmětu plnění. 2.2. Způsob objednání jednotlivých PEN PEN budou zpracovány na budovy, jejichž specifikace bude uvedena v dílčích objednávkách. Dílčí objednávky budou vystaveny zvlášť na každou jednotlivou budovu. Pouze v případě více než jedné budovy zahrnuté pod jednou smlouvou (budovy tvořící jeden funkční celek), může jedna objednávka zahrnovat požadavek na zpracování i více než jednoho PEN. V tomto případě bude platit stejná lhůta pro zpracování všech PEN jako v případě jednoho PEN. Ve specifikaci budovy budou uvedeny minimálně tyto údaje: základní identifikační údaje vedené k předmětné budově v katastru nemovitostí (číslo pozemkové či stavební parcely, číslo listu vlastnictví, katastrální území atd.); adresu předmětné budovy; účel budovy, odhad počtu užívajících osob apod.;
popř. další údaje charakterizující budovu zejména pro potřeby PEN. Součástí specifikace budovy přiložené k objednávce mohou být i následující informace popř. i potřebná stavebně-technická (projektová) dokumentace, pokud jimi Zadavatel bude disponovat, tj. zejména: stávající projektová dokumentace zejména půdorysy všech podlaží i suterénu či sklepu, řezy objektem a pohledy, technickou zprávu; celkovou situaci stavby (katastrální, inženýrských sítí), ze které bude patrná orientace ke světovým stranám; popis skladeb konstrukcí budovy tj. zejména podlah, obvodových stěn, stropů a střech; popis stavu oken a dveří (druh stáří typ zasklení); v případě již částečných výměn i jejich rozpis; typ a výkon instalovaného kotle včetně popisu ohřevu a zásobníku TUV (použité palivo, výkony a příkony zdroje tepla v kw, objem případných zásobníků v litrech); popis případných technologií na zisk energie (solární, fotovoltaické panely, tepelná čerpadla); typ osvětlovací soustavy (žárovkové, zářivkové apod.), celkový elektrický příkon osvětlení budovy, způsob ovládání osvětlovací soustavy (ruční, automatický apod.); popis vzduchotechnického zařízení je-li instalováno, vč. hlavních technických parametrů (účinnost rekuperace tepla, použití zemního (příp. solankového) výměníku k předehřevu vzduchu, typ a výkon případného ohřívače vzduchu, typ protimrazové ochrany); popis nuceného větrání je-li instalováno; fotografie objektu ze všech světových stran V případě novějších projektových dokumentací mohou být poskytnuty kompletní dokumentace v elektronické podobě (výkresy ve formátu dwg, nebo dxf apod.) Zadavatel zdůrazňuje, že na výše uvedené informace anebo kompletní dokumentaci, nebude mít vybraný dodavatel automaticky nárok. Zadavatel je uvede v objednávce jen v případě, že je bude mít k dispozici. V době zpracování této ZD zadavatel není schopen určit konkrétní budovy zadané ke zpracování PEN, natož jakou dokumentaci či informace, ke které budově, bude mít k dispozici v době vystavení objednávky. Zadavatel předpokládá, že většina podkladů předaných v rámci objednávky k PEN bude neúplná. Za tímto účelem uchazeči vymezí v nabídce dvoje nabídkové ceny (v členění podle předepsaných kategorií budov pro následující dva případy: a) Zadavatel předá dodavateli v rámci objednávky většinu potřebné dokumentace (v elektronické, popř. listinné podobě) a většinu nezbytných informací pro zpracování PEN; a dodavatel si tedy sám zjistí (doměří) anebo ověří již jen některé chybějící informace; b) Zadavatel předá dodavateli v rámci objednávky jen základní informace o budově a popř. nekompletní nebo žádnou dokumentaci a dodavatel si tedy sám zjistí (doměří) chybějící informace pro řádné zpracování PEN. Pokud se smluvní strany nedohodnou na obsahu a kvalitě předaných podkladů z hlediska určení ceny za PEN, pak bude účtována průměrná cena vypočtená z obou krajních cen. Vybraný dodavatel nebude oprávněn v průběhu plnění a platnosti smlouvy požadovat jakékoliv úpravy nabídkových (smluvních cen), a to např. z důvodu, že musí ke každé budově pořizovat ještě další informace potřebné pro zpracování PEN anebo opakovaně provádět místní měření apod.
Všechny výše uvedené podmínky musí být zapracovány do nabídky. 2.3. Způsob předání a převzetí objednávky na zpracování PEN Objednávku zadavatel předá či doručí vybranému dodavateli: osobně, datum obdržení objednávky potvrdí dodavatel zadavateli na kopii objednávky; poštou na adresu dodavatele, datum obdržení zásilky potvrdí dodavatel zadavateli e-mailem; datovou schránkou; elektronickou poštou, datum obdržení dokumentu potvrdí dodavatel zadavateli e-mailem. Od data obdržení objednávky bude počítána požadovaná lhůta na zpracování PEN, popř. sankce v případě nedodržení této lhůty. Rozsah zakázky pro odhad potřebné kapacity na straně dodavatele: Zadavatel předpokládá rozsah plnění zakázky v počtu 25 objednávek s tím, že do 10 pracovních dnů od podpisu smlouvy bude předáno 10 dílčích objednávek. Zadavatel zdůrazňuje, že se jedná o předpokládaný rozsah, který nemusí být naplněn. Vybraný dodavatel nebude oprávněn v průběhu plnění a platnosti smlouvy požadovat jakékoliv úpravy nabídkových (smluvních cen) či změnu zadávacích podmínek pokud počet objednávek nedosáhne anebo převýší předpokládaný rozsah. 2.4. Prohlídka budovy určené k PEN Do 3 pracovních dnů od data obdržení objednávky na zpracování PEN konkrétní budovy, dodavatel požádá o stanovení termínu prohlídky předmětné budovy za účelem zjištění stavebně technického stavu budovy a provedení potřebných měření pro zpracování PEN. Termín(y) prohlídky, popř. potřebných měření stanoví s ohledem na návrhy dodavatele, ale též s ohledem na nenarušení provozu uživatelů budovy (např. mimo pracovní dobu, užívací dobu u nájemců bytů apod.). V případě, že se nepodaří zadavateli zajistit termín prohlídky budovy do 7 pracovních dnů od požadavku objednatele, a to z důvodů na straně zadavatele, pak zadavatel prodlouží lhůtu dodání PEN o počet dnů, o který bude posunut termín prohlídky nad uvedenou lhůtu 7 pracovních dnů, nebo-li nad lhůtu 10 pracovních dnů od převzetí objednávky ze strany dodavatele. Změnu termínu pak smluvní strany zaznamenají do předávacího protokolu, prostřednictvím kterého dodavatel předá a zadavatel převezme příslušný PEN. 2.5. Forma a způsob zpracování PEN Dodavatel zpracuje PEN ve formě a o obsahu podle platné prováděcí vyhlášky k zákonu č. 406/2000 Sb. (v současnosti Vyhláška č. 78/2013 Sb.). 2.6. Předání PEN zadavateli Dodavatel předá PEN zadavateli, jako dílčí plnění zakázky, a to v listinné podobě ve třech originálech a v elektronické formě. Dodavatel zároveň připraví předávací protokol.
Zadavatel zkontroluje podklady k PEN (podle výše uvedené věty) a v případě, že neshledá nedostatky, tak potvrdí dodavateli převzetí PEN na předávacím protokole. Pokud zadavatel shledá nedostatky v předávaných podkladech PEN, pak je vymezí v předávacím protokole. Dodavatel je povinen zjištěné nedostatky odstranit a znovu vyzvat zadavatele k převzetí PEN. Lhůta ke zpracování a předání PEN končí až dnem potvrzení zadavatele převzetí bezvadného PEN na předávacím protokole. Zadavatel připomíná, že za formální a věcně správný obsah každého PEN, podle platné legislativy, je plně odpovědný pouze dodavatel, a tedy že podpisem zadavatele na předávacím protokole nepřechází na zadavatele jakákoliv odpovědnost za formální či věcnou správnost PEN zpracovaného dodavatelem. 2.7. Předpokládané počty budov podle jednotlivých kategorií Pouze pro účely vymezení jednotného obsahu výpočtu celkové nabídkové ceny za plnění veřejné zakázky, zadavatel stanovil předpokládané objemy budov ze vzorku určených ke zpracování PEN podle jednotlivých kategorií budov. V následující tabulce je vzorek 25 budov rozdělen do 8 kategorií podle předpokládané výměry celkové energetické vztažné plochy a stavebního charakteru budovy. Celková energeticky vztažná plocha budovy v m 2 Počet budov z předpokládaného vzorku 25 budov Poznámka do 1800 5 typová bytová výstavba T02B, 1800 3400 7 T06B, T08B, G57 3401-12000 2 apod. nad 12000 2 do 800 2 atypická bytová i nebytová výstavba 800 2500 4 2501 6000 2 nad 6000 1 2.8. Požadavky na zpracování popisu nabízeného plnění Podle výše uvedených podmínek a následujících upřesnění uchazeč uvede v nabídce konkrétní postupy nezbytných prací, včetně vymezení případných dalších souvisejících prací, které uchazeč považuje za nezbytné pro řádné splnění a zajištění požadovaných PEN. Uchazeč uvede v nabídce rovněž všechny podmínky, kterými podmiňuje řádné a komplexní splnění předmětu zakázky, které však nesmí být v rozporu s podmínkami uvedenými v této ZD anebo, které by rozšiřovaly podmínky či součinnost zadavatele na plnění apod.
3. OBCHODNÍ PODMÍNKY 3.1. Požadavky na způsob zpracování nabídkové ceny Nabídkové ceny předmětu plnění musí být zpracovány podle členění v následujících dvou tabulkách. Všechny ceny v tabulce musí být vyplněny. Všechny ceny musí být zaokrouhleny na celé Kč bez desetinných míst. a) Nabídkové ceny v případě, že zadavatel předá dodavateli v rámci objednávky většinu potřebné dokumentace (v elektronické, popř. listinné podobě) a většinu nezbytných informací pro zpracování PEN; a dodavatel si tedy sám zjistí (doměří) anebo ověří již jen některé chybějící informace; Celková energeticky vztažná plocha budovy v m 2 Nabídková cena za jeden PEN v Kč bez DPH Předpokládaný počet budov (ze vzorku 25 budov) Nabídková cena za předpokládaný počet PEN v Kč bez DPH Nabídková cena za předpokládaný počet PEN v Kč s DPH (DPH platné k podání nabídky) do 1800 5 1800 3400 7 3401-12000 2 nad 12000 2 do 800 2 800 2500 4 2501 6000 2 nad 6000 1 Celková cena za 25 PEN v případě, že zadavatel předá dodavateli většinu potřebné dokumentace 25 b) Zadavatel předá dodavateli v rámci objednávky jen základní informace o budově a popř. nekompletní nebo žádnou dokumentaci a dodavatel si tedy sám zjistí (doměří) chybějící informace pro řádné zpracování PEN; Celková energeticky vztažná plocha budovy v m 2 Nabídková cena za jeden PEN v Kč bez DPH Předpokládaný počet budov (ze vzorku 25 budov) Nabídková cena za předpokládaný počet PEN v Kč bez DPH Nabídková cena za předpokládaný počet PEN v Kč s DPH (DPH platné k podání nabídky) do 1800 5 1800 3400 7
3401-12000 2 nad 12000 2 do 800 2 800 2500 4 2501 6000 2 nad 6000 1 Celková cena za 25 PEN v případě, že zadavatel předá dodavateli jen základní informace 25 Všechny nabídkové ceny musí být stanoveny jako ceny nejvýše přípustné a konečné. V těchto cenách musí být již započítány veškeré související ceny, náklady, poplatky, pojištění, licence apod. Všechny dodávky nebo související služby musí být poskytnuty zadavateli v požadovaném rozsahu, a to bez jakéhokoliv omezení. Dodavatel nebude oprávněn doúčtovat zadavateli jakékoliv dodatečné služby, práce či dodávky, které budou nezbytné pro řádné splnění dílčího nebo celého předmětu zakázky, a to např. i z důvodu, že dodavatel chybně odhadl dílčí cenu anebo poskytnul nekvalitní službu či dodávku, v jejichž důsledku bylo nezbytné poskytnout další plnění pro komplexní a řádné splnění dílčího nebo celého předmětu zakázky apod. 3.2. Podmínky, za nichž je možno překročit výši nabídkové ceny Všechny nabídkové ceny musí být stanoveny v návrhu smlouvy jako ceny smluvní a platné v nezměněné výši od data nabytí účinnosti nebo platnosti smlouvy až do ukončení platnosti smlouvy. Nabídkové ceny bude možné upravit pouze v souvislosti se změnou daňových předpisů týkajících se DPH, a to o výši, která bude odpovídat takové legislativní změně. 3.3. Platební podmínky Platby za zpracované a řádně předané PEN budov podle jednotlivých objednávek budou prováděny na základě jednotlivých faktur vystavených dodavatelem, a to až po převzetí PEN ze strany zadavatele, tj. po potvrzení zadavatele o bezvadném předání dokumentace k PEN na předávacím protokole (viz odst. 4.7. ZD). Faktury budou doručeny zadavateli se splatností 21 dní od převzetí faktury zadavatelem. Fakturace i platby budou prováděny v české měně. Zálohy zadavatel neposkytuje.
3.4. Místo plnění veřejné zakázky Místem plnění veřejné zakázky budou jednotlivé budovy určené zadavatelem v objednávce ke zpracování PEN. 3.5. Doba platnosti smlouvy Smlouva o dílo bude uzavřena na dobu určitou do 31.12.2013 s předpokládaným termínem účinnosti od 2.9.2013. 3.6. Lhůta plnění Lhůta na zpracování a předání jednoho PEN bez vad je stanovena jednotně pro všechny kategorie budov v délce do 15 pracovních dnů. Lhůta začíná běžet den následující po převzetí objednávky a končí potvrzením zadavatele o bezvadném převzetí PEN na předávacím protokole. 3.7. Sankce v případě nedodržení lhůty plnění V případě nedodrženi lhůty plnění, tj. zpracování a předání jednoho PEN bez vad, musí být v návrhu smlouvy uvedena jednoznačná sankce pro dodavatele ve výši 10 % z ceny za jeden PEN odpovídající příslušné kategorii (podle energeticky vztažné plochy budovy), a to za každý započatý den zpožděni předání a převzetí bezvadného dokumentace k PEN. Výše sankce nesmí být omezena. Uplatněním sankce nesmí být omezeno právo zadavatele na uplatnění případné škody v celé výši. 4. ZPŮSOB HODNOCENÍ NABÍDEK Hodnotící komise bude hodnotit nabídky a stanoví jejich pořadí podle jednotlivých dílčích hodnotících kritérií a jejich vah: Pořad. číslo kritéria Dílčí hodnotící kritérium váha v % 1. 2. Celková cena za 25 PEN v případě, že zadavatel předá dodavateli většinu potřebné dokumentace Celková cena za 25 PEN v případě, že zadavatel předá dodavateli jen základní informace 60 40
Obě dílčí kritéria jsou číselně vyjádřitelná. Hodnocená nabídka získá bodovou hodnotu, která vznikne násobkem 100 a poměru hodnoty nejvýhodnější nabídky k hodnocené nabídce. Nejvýhodnější nabídkou je v tomto případě nabídka s nejnižší cenou. Bodové hodnocení nabídek podle obou dílčích kritérií (BHN K1,2 ) bude určeno podle následujícího vzorce: BHN kde K 1,2, Cena MIN Cena 100 BHN K... Bodová hodnota nabídky podle dílčího kritéria Cena... Cena z nabídky Cena MIN... Nejnižší cena Výsledek hodnocení nabídek (výsledné pořadí nabídek) podle obou dílčích hodnotících kritérií provede hodnotící komise tak, že jednotlivá bodová hodnocení nabídek dle dílčích kritérií vynásobí příslušnou vahou daného kritéria. Na základě součtu výsledných hodnot u jednotlivých nabídek hodnotící komise pak stanoví pořadí výhodnosti jednotlivých nabídek tak, že jako nejvýhodnější bude stanovena nabídka, která dosáhne nejvyšší hodnoty. 5. POŽADAVKY NA SPLNĚNÍ KVALIFIKACE Uchazeči o zakázku doloží ve svojí nabídce neověřenou kopii živnostenského listu a neověřenou kopii výpisu z obchodního rejstříku, pokud jsou v něm vedeni, nebo neověřenou kopii jiného dokladu, který plně nahrazuje doklady výše uvedené. Součástí prokázání kvalifikace je i neověřená kopie osvědčení o odborné způsobilosti uchazeče. Dále uchazeči v nabídce předloží seznam svých nejvýznamnějších zakázek za poslední 2 roky. Součástí nabídky rovněž bude Čestné prohlášení, že uchazeč nemá žádné závazky po lhůtě splatnosti vůči Statutárnímu městu Karlovy Vary a jeho příspěvkovým organizacím. 6. POŽADAVEK NA FORMÁLNÍ ÚPRAVU, STRUKTURU A OBSAH NABÍDKY Nabídka bude zpracována v českém jazyce v písemné formě a podepsána oprávněným zástupcem uchazeče. Nabídka bude předložena ve 2 výtiscích, vytištěna nesmazatelnou formou a každý list nabídky bude označen vzestupně číslem. Nabídka bude v řazení dle níže uvedených oddílů: Krycí list nabídky (jako první list nabídky bude použit vyplněný formulář, který je přílohou č. 1 této zadávací dokumentace) Obsah nabídky Prokázání splnění kvalifikace Cenová nabídka Termínová nabídka (celková doba plnění, zahájení a ukončení díla jako celku) Nabídky musí být podány v řádně uzavřených a přelepených obálkách zřetelně označených - Veřejná zakázka: Zpracování průkazů energetické náročnosti budov - neotevírat nabídka.
7. DALŠÍ PODMÍNKY SOUTĚŽE Podmínky, při jejichž splnění je možno překročit výši nabídkové ceny: - - Zadavatel bude požadovat provedení jiných prací než těch, které jsou uvedeny v zadávací dokumentaci a jejichž rozsah mu nebyl při vypisování soutěže znám. - Dojde k významné změně termínu realizace - Změní se daňové předpisy. 8. DODATEČNÉ INFORMACE K ZADÁVACÍ DOKUMENTACI Uchazeč je oprávněn požadovat dodatečné informace. Žádost musí být v písemné formě a doručena nejpozději 5 dnů před uplynutím lhůty pro podání nabídek. Kontaktní osobou zadavatele - odboru majetku města je Bc. Petr Fischer tel: 775 878 560, e-mail: p.fischer@mmkv.cz 9. PRÁVA ZADAVATELE Zadavatel si vyhrazuje právo: - - zadávací podmínky změnit - zadávací řízení zrušit - nevracet uchazečům podané nabídky - neposkytovat náhradu nákladů, které uchazeč vynaloží na účast v zadávacím řízení - změnit termín plnění a rozsah plnění v závislosti na přidělených finančních prostředcích a na efektivnosti jejich vynakládání Zpracoval: Bc. Petr Fischer V Karlových Varech dne 31.7.2013 Přílohy: Krycí list nabídky - formulář Ing. Jan Choulík v.r. vedoucí odboru majetku města