IS SEM - informační systém pro správu a evidenci nemovitého majetku hlavního města Prahy Martin Diviš, Martin Vimr DELTAX Systems a.s. Jankovcova 1569/2c 170 00 Praha 7 martin.divis@deltax.cz, martin.vimr@deltax.cz Abstrakt Správa a evidence majetku je jedním z hlavních a nosných procesů úřadu samosprávy. Tento proces ovšem není izolován od okolního prostředí, ale je jeho integrální součástí. IS SEM je robustním informačním systémem, jehož hlavní úkolem je jednotná, úplná a aktuální evidence spravovaného majetku (technická i ekonomická) a optimalizace celkových nákladů na správu majetku. Jeho zavedení umožňuje zvýšení výnosů, udržení hodnoty majetku a optimalizaci nákladů na údržbu. Jednoznačnost v procesech správy majetku a monitoring vzniku a řešení problémů zvyšuje efektivitu a produktivitu správy majetku včetně snižování personálních nákladů. Současně zprůhledňuje veškeré soustředěné informace týkající se nemovitého majetku, zrychluje přístup k informacím a zamezuje duplikaci činností a evidencí. Systém je plně integrován do prostředí IS MHMP. Klíčová slova IS SEM, nemovitý majetek, evidence objektů, registry, PROXIO, aplikace, agenda, integrace, GIS, digitální mapa, 1. Úvod Problematika majetku a partnerů města je velmi složitá záležitost a to hlavně z důvodu její rozmanitosti v prostředí samosprávy. Oproti komerčním subjektům samospráva musí řešit násobně více úkonů v těchto oblastech. Z těchto důvodů komerční přístup založený na řešení ekonomických procesů v prostředí samosprávy selhává. Na úřadech samosprávy jsou řešeny stovky druhů správních agend, které na sebe procesně nijak neváží. Proto je, v prostředí samosprávy, důležitá orientace na precizní datovou integraci, která je základem efektivní evidenční vrstvy. Zároveň tato datová vrstva musí být orientována jako vazební prvek pro fungování nezávislých procesních aplikací, které prakticky vždy pracují s partnerem města, velmi často pracují objektem majetku a vždy tyto procesy obsluhují zaměstnanci úřadu. Základním poslání úřadu samosprávy je kvalitní služba občanům. Této definici jsou podřízeny všechny politické i úřední vrstvy úřadů. Díky rozmanitosti úkonů, které dnes samospráva vykonává ve spojení s úkony přenesené státní správy, se systém stává velmi nepřehledným a řízení takto definované struktury je velmi složité. Lidský potenciál je velmi často vyčerpáván znovu a znovu se opakujícími činnostmi. 43 SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 1/2008
DELTAX Systems Základním důvodem těchto redundancí tedy plýtvání lidským potenciálem je špatná distribuce a práce s informacemi. IS SEM je koncipován tak, aby se stal základem pro kvalitní řešení těchto problémů v prostředí informačního systému Magistrátu hlavního města Prahy. 2. Řešené oblasti a klíčové vlastnosti Vedení a správa evidence objektů (zakládání, opravy a úpravy záznamů) Každý objekt nemovitého majetku vlastněného nebo spravovaného hlavním městem Prahou je v rámci systému veden pouze jednou. Možnost zakládat a upravovat záznamy majetku daného typu a v dané lokalitě je definována přístupovými právy jednotlivých uživatelů systému. Realizace úkonů nakládání s objekty (uzavírání smluv, tvorba protokolů apod.). Systém umožňuje použitím předem navržených šablon dokumentů jednoduché generování pro konkrétní případ. Do takto vytvořeného dokumentu jsou systémem dotaženy údaje o objektech nemovitého majetku včetně požadovaných detailních informací a také údaje o subjektech, kterých se daný úkon týká (např. do nájemní smlouvy je automaticky dotažen nejen předmět nájmu, ale také nájemce). Kdokoli může dle nastavených oprávnění vidět, že k danému objektu nemovitého majetku byla vytvořena např. nájemní smlouva. Provázanost dat o objektech s daty v REN (katastr nemovitostí) a RB (územně identifikační registr). Každý objekt nemovitého majetku je identifikován dle identifikace Českého úřadu zeměměřičského a katastrálního, případně dle Územně identifikačního registru adres (ÚIR-ADR). To umožňuje ztotožnění objektů vedených v agendách, které dosud nebyly integrovány. Vedení kompletní historie záznamu o objektech v čase. Je možné zobrazit nejen kdo a kdy změnil záznam o daném objektu, ale modifikace dät je možné sledovat až na úroveň jednotlivých atributů. Možnost zobrazení detailní informace o objektu. Každý objekt je možné zobrazit v detailu včetně případných vazeb mezi objekty navzájem (pozemek budova - byt). Je možné vygenerovat pro každý objekt nemovitého majetku výstup ve formě listu vlastnictví, tak jak jej poskytují katastrální úřady. Podpora procesu inventarizace objektů. V návaznosti na organizační jednotku, která daný objekt spravuje a jednotku účetní, kde je o daném objektu účtováno, systém umožňuje vygenerovat příslušné inventurní soupisy. Sledování nákladů a výnosů. Na základě údajů, jejichž část mohou zadávat uživatelé systému přímo a další část se přenáší pomocí rozhraní z ekonomického informačního systému, lze sledovat jaké jsou k danému objektu přiřazeny náklady a jaké výnosy poskytuje. 44 SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 1/2008
IS SEM - informační systém pro správu a evidenci nemovitého majetku hl.města Prahy Komfortní vyhledávání záznamů dle libovolných kritérií. Pomocí filtrů je možné vyhledávat nejen objekty nemovitého majetku, ale také např. partnery, uživatele systému, záznamy o jednotlivých úkonech ať už se jedná o smlouvu, předávací protokol či zřizovací listinu. Předpřipravené zúžené filtry pro konkrétní typy objektů. Možnost použít obecný filtr, který nabízí uživateli plný rozsah atributů, podle nichž lze hledat požadovaný záznam. Agregované údaje a manažerská nadstavba. V pravidelných intervalech (1x měsíčně) jsou přenášena živá data do datového skladu. Uživatelé mají k dispozici řadu předpřipravených sestav nad těmito daty. K dispozici je nástroj na vytváření ad-hoc sestav. Mimo souhrnných údajů je možné sledovat pro konkrétní údaje také jejich vývoj v čase. Provázanost dat o objektech s okolními systémy. IS SEM je v tomto okamžiku největší integrační projekt v rámci IS MHMP. Více informací v kapitolách o integraci. Možnost exportu dat do HTML, XLS, TXT a XML. Data ze systému je možné ukládat ve zvoleném formátu. Ve formátu XML jsou data modulů IS SEM k dispozici také prostřednictvím otevřeného rozhraní ve formě webové služby. 3. Modulové řešení Řešení IS SEM je řešení modulární, skládající se z několika vrstev. Základní vrstvou je vrstva evidencí. Na tuto vrstvu evidencí navazuje vrstva administrativních aplikací. Datově jsou obě uvedené vrstvy podporovány vrstvou registrů. Všechny předchozí vrstvy slouží jako datový zdroj pro vrstvu manažerské nadstavby. Každá z vrstev je realizována jednotlivými moduly a úlohami. Rozdělení do vrstev je pouze logické a neznamená striktní rozdělení funkcionality. Mnoho z nabízených funkcionalit je řešeno spoluprací modulů z různých vrstev. Funkcionalitu vrstvy registrů a vrstvy evidencí zajišťuje systém PROXIO, který řeší problematiku evidence partnerů a nemovitých objektů. Systém je koncipován tak, aby byla zajištěna jednotnost veškerých dat, a aby jednotlivé části dokázaly mezi sebou pružně a bezproblémově komunikovat (předávat a získávat data). Systém PROXIO slouží, zejména v části registrů, jako jednotný datový základ pro další aplikace řešení a tím zajišťuje jednoznačnost a jedinečnost dat. Spravovaná data jsou dána k dispozici nejen součástem IS SEM, ale také ostatním aplikacím tvořícím ucelený informační systém hlavního města Prahy. Funkcionalitu vrstvy administrativních aplikací pokrývá systém AGENDIO. Ten pokrývá řešení evidenci případů (smlouvy, soudní spory, žádosti apod.) vztahujících se k nemovitým objektům. SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 1/2008 45
DELTAX Systems 3.1 Základní registry IS SEM Registr nemovitostí (REN) slouží jako prohlížečka dat z katastru nemovitostí a jako zdroj dat pro ostatní moduly řešení Základní funkce modulu: Vyhledávání v záznamech. Tvorba tiskových sestav. Import dat z katastru a historizace změn. Přímá vazba do ostatních modulů PROXIO využívá Registr budov pro zobrazení adresy budovy. Obousměrná vazba na GIS. Registr budov (RB) plní roli centrálního, ověřeného a jednotného zdroje adresy a návazných číselníků pro všechny součásti řešení. Základní funkce modulu: Import dat z ÚIR-ADR. Import dat z registru ZUZI. Správa číselníků předdefinovaných hodnot (států, krajů, obcí, částí obcí, městských částí, ulic a veřejných prostranství). Rychlé vyhledávání záznamů, možnost filtrování záznamů. Zobrazení a načítání dat z digitální mapy. Registr obyvatel (ROB) slouží jako centrální a jedinečný zdroj informací o občanech města. Základní funkce modulu: Import dat z CRO. Zobrazení bydliště občana v GIS. Jsou zaznamenávány dotazy a výsledky dotazů, společně s identifikací dotazujícího se uživatele. V modulu je možnost vybrat akce, u kterých musí uživatel uvést důvod dotazování na data (např. je nutné uvést důvod pro vyhledání občana se zadaným rodným číslem). Tato funkcionalita vychází z nutnosti evidovat a prokazovat důvody při nakládání s osobními údaji. Registr ekonomických subjektů (RES) plní funkci evidence právnických osob a fyzických osob podnikajících, ke kterým má organizace přístup z externích zdrojů (RES ČSÚ). Základní funkce modulu: Evidence obecných údajů o subjektu (IČ, obchodní název, činnost, právní forma, datum vzniku/zániku, apod..). Evidence adresy subjektu: ověřená (ověřená s Registrem budov) a originální (adresa získaná z externího zdroje). Evidence seznamu provozoven (kód, název, druh) a jejich adresy (ověřená a originální). Obsahuje číselníky ekonomických činností (kód, název, zdroj údaje). 46 SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 1/2008
IS SEM - informační systém pro správu a evidenci nemovitého majetku hl.města Prahy 3.2 Základní evidence IS SEM Evidence nemovitých objektů (ENO) představuje klíčový prvek řešení IS SEM. Slouží jako jedinečný centrální zdroj informací o nemovitých objektech, ať jsou či nejsou v majetku města. Zajišťuje centrální evidenci veškerých nemovitých objektů, jako jsou parcely, budovy, domy, byty a nebytové prostory, pronajaté plochy, včetně objektů, které nemají adresu ani parcelní číslo, ale lze je evidovat jinými popisnými údaji, například stavba, síť apod. Modul poskytuje data objektů ostatním částem informačního systému města. Modul ENO plně pokrývá také funkcionalitu Registru bytů a nebytových prostor a Evidence pronajatých ploch. Evidence parcel detail záznamu sdružuje základní popisné informace o tomto typu objektu. Eviduje například údaje o kódu katastrálního území a jeho názvu, parcelním čísle, výměře, druhu pozemku a bonitě půdy. Evidence budov a domů detail záznamu sdružuje základní popisné informace o tomto typu objektu. Eviduje zde například údaje o názvu budovy nebo o domu a adrese. Evidence bytů - detail záznamu sdružuje základní popisné informace o tomto typu objektu. Eviduje například údaje o druhu bytu, čísle bytu a adrese, obyvatelích, vybavení, popisu místností (pasport bytu). Evidence nebytových prostor - detail záznamu sdružuje základní popisné informace o tomto typu objektu. Eviduje údaje například o využití nebytového prostoru, čísle nebytového prostoru a adrese, vybavení, popisu místností (pasport nebytového prostoru). Evidence pronajatých ploch - detail záznamu sdružuje základní popisné informace o tomto typu objektu. Eviduje údaje například o číslech parcel, na kterých se pronajatá plocha nachází. Evidence sítí detail záznamu popisuje technické a popisné informace o uložených sítích. Jedná se např. o čísla parcel, na kterých se sítě nacházejí. Evidence staveb - detail záznamu sdružuje základní popisné informace o tomto typu objektu. Eviduje údaje například o čísle parcely, na které se stavba nachází. Všechny evidence dále obsahují informace o čísle listu vlastnictví, využití nemovitosti, vlastnickém vztahu, správci objektu, nabývací a vyřazovací smlouvě, podílu města, znalecké, nabývací a vyřazovací ceně, datu žádosti o zápis a zápisu do katastru nemovitostí a datu zápisu do majetku města. Modul je schopen evidovat i další typy objektů, než jsou výše uvedené. Množinu evidovaných typů objektů lze libovolně rozšiřovat a začleňovat tak do ENO nové typy objektů. Vzhledem k tomu, že modul ENO má modulární vnitřní strukturu, je možno evidenci libovolného typu objektu kdykoli podpořit speciálním podmodulem, který umožní evidovat specifické vlastnosti daného typu objektu. V rámci Informačního systému bude tento modul váže na data z Registru nemovitostí, Registru budov a vede stav, v němž se objekt v evidenci nachází, oproti jeho vzoru v příslušném registru. Nad datovými zdroji z registrů staví vlastní operativní evidenci města. Díky jednoznačné identifikaci evidovaných objektů je lze zobrazit v příslušné vrstvě systému GIS. SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 1/2008 47
DELTAX Systems Vybrané základní funkce modulu: Pořízení nového záznamu (parcela, budova, byt, nebytový prostor, pronajatá plocha, stavba, síť, ) Správa číselníků typů majetku, správců majetku, stavu majetku, záměru s majetkem, orgánů přijímajících usnesení, způsobů nabytí, způsobů vyřazení Sledování podnětů k majetku (budoucí požadavek na záměr s majetkem) Informace o detailním členění budov jednotlivých domech, jejich bytových a nebytových jednotkách, spolu s jejich vlastníky a určujícími parametry (konstrukční prvky, velikost plochy, počet místností, atd.). Přímý tisk seznamu objektů s možností další grafické úpravy této tiskové předlohy, tisk seznamu parcel a budov, tisk detailu objektu Udržuje kompletní historii změn záznamů s identifikací uživatele, který změnu provedl. Evidence cenových informací k objektu. Evidence certifikací k objektu. Evidence dokumentů příloh, které se váží k objektu. Přílohy jsou připojovány z úložiště dokumentů (DMS). Aktivity k objektu, tj. přehled případů vedených na objekt v AGENDIU Evidence smluvních partnerů (ESP) slouží v rámci řešení SEM jako jedinečný zdroj partnerů města, který poskytuje data partnerů pro ostatní moduly a úlohy IS SEM. Data partnerů pro tuto evidenci jsou čerpána jednak z partnerských registrů, které tvoří Registr obyvatel (ROB) a Registr ekonomických subjektů (RES), jednak jsou pořizována přímo do této evidence. Kromě zmíněných registrů využívá i modul Registru budov (RB), který slouží jako centrální zdroj adresy. Modul ESP podporuje jedinečné zaevidování partnera, byť by vstupoval do vztahu s městem v jakékoli roli smluvní partner, žadatel, odběratel, apod. Jednotlivé role, ve kterých partner vystupuje, jsou vedeny ve vazbě na jediný unikátní záznam partnera. Pro každou roli partnera je možné definovat speciální záložku, obsahující informace vztahující se ke konkrétní roli partnera. Tyto definované role, resp. typy rolí lze průběžně doplňovat. Vybrané základní funkce modulu: Evidence kompletních informací o partnerovi: Přímý tisk seznamu partnerů s možností další grafické úpravy této tiskové sestavy, tisk detailu partnera, tisk aktivit partnerů a tisk sestav duplicitních záznamů Aktualizace dat z RES a ROB Udržuje kompletní historii změn záznamů s identifikací uživatele, který změnu provedl. Evidence organizační struktury (EOS) slouží jako centrální zdroj informací o organizační struktuře, zařazení uživatelů do organizační struktury, jako autorita pro ověření uživatele a zdroj přístupových práv k jednotlivým podsystémům řešení. Umožňuje řadit jednotlivé pracovníky do pracovních pozic a funkcí v rámci organizační struktury (např. jeden pracovník může být zařazen do více 48 SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 1/2008
IS SEM - informační systém pro správu a evidenci nemovitého majetku hl.města Prahy organizačních jednotek - komise, krizové štáby, apod.). Zajišťuje nastavení a aktualizaci přístupových práv, účtů a přístupů do domény jednotlivých pracovníků. Vybrané základní funkce modulu: Umožňuje zařadit nového pracovníka do organizační struktury. Zpřístupní aplikaci pro zakládání nových jednotek organizace. Spravuje uživatelské účty v doméně (založení, zrušení, aktualizace). Nastaví profil pracovníkovi nebo je profil přiřazen podle zastávané funkce v organizační struktuře. Umožňuje obousměrnou synchronizaci se systémy, které podporují adresářové služby - LDAP Udržuje kompletní historii změn záznamů s identifikací uživatele, který změnu provedl. 3.3 Vrstva administrativních aplikací IS SEM Administrativní aplikace (modul AGENDIO) slouží jako základní stavební kámen IS SEM pro evidenci a sledování ekonomických a dalších aktivit ve vztahu k evidovanému nemovitému majetku a ve vazbě na partnera (smluvní partner, odběratel, dodavatel, apod.) v rámci případů evidovaných v aplikaci. Administrativní aplikace jsou členěny na několik úloh. Základní úlohou jsou Smlouvy a poplatky, které pokrývají agendy smluvních vztahů, ostatní pohledávkové či závazkové agendy stejně tak jako další specializované evidence bez finančního plnění. Úloha Smlouvy a poplatky je vystavěna jako nástroj pro správu nejrůznějších partnersky orientovaných agend v rámci jednoho společného prostředí. Každá, v úloze definovaná agenda (typ případu), může obsahovat nejen řadu obecných údajů, ale také údaje specifické právě pro jednu konkrétní agendu. Pro plnohodnotnou správu a vedení agend v rámci AGENDIA, nabízejí jednotlivé úlohy uživateli možnost zaznamenat následující informace: Informace o (nemovitých) objektech. Informace o subjektu resp. subjektech, s nimiž daný případ souvisí. Platební kalendář - pohledávky, obsahující informace o vystavených předpisech pohledávek. Platební kalendář - závazky, obsahující informace o přijatých předpisech závazků. Informace o úkolech plynoucích z daného případu. Informace o úkonech, které byly v rámci daného případu provedeny. Úkony představují nástroj pro popis procesů při správě případu workflow. Informace o dokumentech, které byly vystaveny v rámci daného případu. Informace o přílohách. Jako přílohu k případu je možné zaevidovat libovolný dokument. Informace o souvisejících případech (vazební případy). SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 1/2008 49
DELTAX Systems 3.4 Vrstva manažerské nadstavby IS SEM Řešení postavené na bázi souboru nástrojů Oracle Business Intelligence, nástrojů pro Data Mining a Oracle Developer Suite, je základem pro manažerské výstupy nad IS SEM. Jako datový zdroj slouží data z již dříve popsaných modulů, které jsou v časovém inkrementu 1 měsíc přenášena ve formě časového řezu do datového skladu manažerské nadstavby. 4. Rozsah integrace a vazba na okolí Integraci IS SEM lze rozdělit na tři základní oblasti. Integrace s aplikacemi (registry) ISVS. Integrace modulů IS SEM navzájem a také s okolními aplikacemi IS MHMP. Konverze dat nahrazovaných aplikací v rámci IS MHMP. 4.1 Integrace IS SEM IS SEM řeší vazby na své okolí v těchto základních oblastech: Ekonomický IS (GINIS), Grafický informační systém (WEB GIS, VSB), Systém registrů (RES, RO, ÚIADR, REN), Spisová služba (SSL), Systém pro správu bytového fondu (DES). Systém nahrazuje 3 rozsáhlé systémy: ESOM, SOM, NSBYT a dále také EMA, ENM Systém je integrován s: SSL, DES, CES, TED, GINIS (pohledávky, budovy, stavby, pozemky), ENA, VSB, GIS Praha IS SEM vytváří pro MHMP platformu, kde jednou zadanou informaci není potřeba evidovat v jiném systému. Integrace s aplikacemi (registry) ISVS Pro import specifických typů dat je u vybraných modulů vytvořeno rozhraní pro naplnění těchto dat do systému. Import je umožněn zpravidla z registrů státem spravovaných institucí. Jedná se o naplnění modulů RB, REN, RES a ROB. Pomocí servisní aplikace je možné tyto moduly naplnit z externích zdrojů. Modul RB tak umožňuje aktualizaci dat z registru ÚIR-ADR, který provozuje MPSV. Modul REN umožňuje import stavových dávek i dávek změnových z ISKN, který provozuje ČÚZK. Import dat pro modul RES je nastaven pro datové struktury z registru ČSÚ. Import dávek do modulu ROB je umožněn pro registr CRO. 50 SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 1/2008
IS SEM - informační systém pro správu a evidenci nemovitého majetku hl.města Prahy Integrace modulů IS SEM s okolními aplikacemi IS MHMP 5. Hlavní přínosy a další rozvoj Implementace systému proběhla bez větších časových posunů v rámci původně stanoveného časového rámce. Informační systém SEM přináší svým uživatelům celou řadu významných přínosů: Kompletní pokrytí procesů správy a evidence majetku. Podpora rozhodovacích procesů a plánování - SEM poskytuje organizaci aktuální a detailní informace o spravovaných či vlastněných objektech a je tak zdrojem informací pro podporu důležitých rozhodovacích procesů a plánování. Zavedení pořádku a udržení přehledu o vlastněných či spravovaných objektech. Soustředění veškerých informací o objektech v jedné evidenci. SEM umožňuje získat přehled o tom, v jakých souvislostech objekt byl a je zmiňován v jednotlivých řízeních vedených organizací. Trvalá aktuálnost evidence díky propojení s ostatními částmi systému (registry). Snadná a okamžitá dostupnost informací o objektech pro všechny oprávněné uživatele. SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 1/2008 51
DELTAX Systems Zjednodušení a zprůhlednění procesu inventarizace. Konfigurovatelnost a snadná přizpůsobitelnost potřebám uživatelů. Moderní technologie, robustnost, stabilita. Z pohledu budoucího rozvoje by měl IS SEM sloužit jako základ evidenční a agendové vrstvy, která široce přesáhne rámec IS MHMP. V nedaleké budoucnosti by měla být platforma jejjíž základem je IS SEM vytvořit celoměstský informační systém, který zahrne jak evidence a agendy vedené magistrátem hlavního města Prahy, tak také evidence a agendy, které zpracovávají jednotlivé městské části a také organizace zřízené hlavním městem nebo úřady městských částí. 52 SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 1/2008