STUDIJNÍ MATERIÁL ke vzdělávacímu programu Administrativní pracovník/pracovnice Modul 4 Písemná komunikace, archivace a organizace OPVK Interaktivně, efektivně, kvalitně využití moderních technologií v dalším vzdělávání 1
Obsah I. Etiketa a normy v písemných projevech II. Archivace a organizace dokumentace 2
I. Etiketa a normy v písemných projevech STUDIJNÍ MATERIÁL Administrativní pracovník/pracovnice Obchodní korespondence je souhrnný pojem pro veškerou písemnou komunikaci používanou v rámci obchodních styků s obchodními partnery nebo jako interní komunikaci v organizaci. Do obchodní korespondence patří všechna písemná korespondence organizace jako jsou personální písemnosti, jednoduché právní písemnosti, osobní dopisy, obchodní smlouvy, marketingové materiály, úřední dopisy a to jak v elektronické tak listinné podobě. Obchodní korespondence může být formální i neformální (zejména obchodní e-maily). Ve většině případů se v obchodní korespondenci dodržuje doporučená, úprava písemností, stylistika, formální náležitosti a struktura (adresa, oslovení, předmět, poděkování). Při neformální obchodní e-mailové komunikaci je dovoleno používání zkratek a zkrácených oslovení a ukončení e-mailu. Obchodní korespondence je v České republice upravena technickými normami ČSN: ČSN 01 6910 - Úprava písemností zpracovaných textovými editory. Tato norma stanovuje obecná pravidla pro úpravu textů, které jsou zpracovávány pomocí textových procesorů, a zásady formálního uspořádání administrativních dokumentů, zvláště obchodní a úřední korespondence. Tato norma se uplatňuje pouze na texty nebo části textů psané v českém jazyce. zákon č. 29/2000 Sb. o poštovních službách a o změně některých zákonů (zákon o poštovních službách). - upravuje formát adres Pozn. Předchozí (dříve platné normy - zrušení v roce 2004 a 2006) - ČSN 88 6101 Dopisní papíry pro obchodní a úřední korespondenci. - ČSN ISO 11180 Poštovní adresování 3
4.1.1. DOPISNÍ PAPÍRY PRO OBCHODNÍ A ÚŘEDNÍ KORESPONDENCI STUDIJNÍ MATERIÁL Administrativní pracovník/pracovnice Pro obchodní a úřední písemnosti se používají listy papíru formátu A4 (210 x 297 mm). Krátké dopisy se mohou psát na dopisní papír formátu 2/3 A4. Pokud to dovoluje kvalita papíru, lze psát nebo tisknout oboustranně. Pokračování dopisu se však zpravidla píše na další list. Správnou úpravu při vypracování korespondence na dopisní papíry s předtiskem, při psaní standardních písemností nebo při vyplňování běžných formulářů zajišťují šablony. Každá organizace si šablonu svého předtisku podle uvedené normy buď vytvoří sama, nebo si ji nechá zhotovit specializovanou firmou, což může být například některé grafické studio. V písemnostech, pro které není stanovena jednotná norma, poskytuje textový editor možnost dosáhnout formálního uspořádání podle představy písaře. 4.1.2. STRUKTURA OBCHODNÍHO DOPISU ZÁKLADNÍ ČÁSTI OBCHODNÍHO DOPISU Hlavička dopisu V hlavičce písemnosti se uvádí úplná poštovní adresa odesílatele. Může zde být uveden také údaj o zápisu podnikatelského subjektu v obchodním rejstříku nebo jiné evidenci. Někdy je zde vytištěno identifikační číslo a údaje o spojení. Častěji jsou tyto doplňující údaje umístěny v zápatí stránky. Adresa odesílatele Norma uvádí, že poštovní adresa odesílatele se uvádí v hlavičce dopisního papíru. Formální uspořádání není normou stanoveno. Adresa pisatele bývá na dopisním papíře již předtištěna nebo obsažena v elektronické šabloně. 4
Poštovní adresa obsahuje jednoznačné označení odesílatele dopisu, u fyzických osob (titul), jméno a příjmení odesílatele, u podnikatelských subjektů obchodní firmu, jak je zapsána v obchodním rejstříku nebo jiné evidenci, název nebo oficiálně užívanou zkratku úřadu, organizace. Na poštovní zásilce může být uvedena spisová značka či jiná obdobná poznámka odesílatele týkající se jejího obsahu. Adresa adresáta Na dopisních papírech s předtiskem se adresa adresáta vepisuje do adresového pásma, vyznačeného orientačními růžky. Ve Wordu se orientační značky označují jako skrytý text. Na hlavičkových dopisních papírech nebo na čistých listech se adresa píše do levé svislice. Označení adresáta Dopisy právnickým osobám obsahují: - obchodní firmu, název nebo oficiálně užívanou zkratku úřadu, organizace; - slovo firma, pokud by označení právnické osoby mohlo být považováno za označení fyzické osoby; - obor podnikání, je-li to účelné; - podle potřeby označení organizační složky (divize, závodu, oddělení) nebo jméno pracovníka. V dopisech fyzickým osobám se uvádí: - oslovení (pan, paní, slečna); - titul (hodnost), jméno a příjmení adresáta; - funkce adresáta, je-li to vhodné; Zásady pro úpravu poštovních adres: začíná velkým písmenem na konci řádků se nepíšou žádná interpunkční znaménka všechny řádky začínají od jednotné levé svislice 5
používá se jednoduché řádkování, poštovní adresy se tisknou stojatým, nezdobným písmem, výška písma musí být nejméně 2,5 mm; v adrese se nic nezvýrazňuje podtržením, obchodní firma může být napsána velkými písmeny, je-li tak uvedena v obchodním rejstříku; Odvolací údaje Odvolací údaje slouží k identifikaci dopisu. Pisatel jich využívá v případě, kdy se potřebuje k již napsanému dopisu v budoucnu vrátit. Podle těchto údajů jej ve svém archivu snadno kdykoliv vyhledá. Adresát jich využije při odpovědi. Ve svém dopise se odvolá na značku a datum dopisu, na který odpovídá. Obchodní a úřední dopisy lze opatřit těmito rubrikami pro odvolací údaje: Vaše značka, Váš dopis značky, Ze dne, Naše značka, Vyřizuje, Telefon, Linka, Mobil, Fax, E-mail, Internet, Datum. Odvolací údaje se předtiskují s velkým počátečním písmenem nebo je lze tisknout velkými písmeny. Pro předtisk a psaní odvolacích údajů je vhodné použít menší písmo. o Naše značka je údaj označující konkrétní dopis o Vyřizuje je údaj obsahující jméno osoby, která dopis vytvořila o Váš dopis zn./ze dne tyto odvolací údaje se nevyplňují vždy, ale jen v případě, že náš dopis je odpovědí - vyplníme značku dopisu, na nějž odpovídáme, a do řádku Ze dne pak jeho datum V souvislosti s rozvojem spojovací techniky vznikla potřeba uvádět více údajů o možnostech komunikace s pracovníky, kteří vyřizují obchodní a úřední korespondenci. Instituce se při tom ve vybavení těmito prostředky liší. Normy proto nabízejí více možností úpravy odvolacích údajů 6
Sloupcové odvolací údaje Sloupcové odvolací údaje se tisknou vlevo nebo vpravo od adresového pole od jednotné svislice. Příklad Váš dopis zn: HL/215 Ze dne: 20.02.14 Naše zn.: Ko/62/.. Vyřizuje Kopřivová Tel.: 605 458 258 E-mail: Koprivova@... Datum 15.03.14 Řádkové odvolací údaje Odvolací údaje se též předtiskují do řádku pod adresové pole. Odvolací údaj se začíná psát pod prvním písmenem předtisku. Příklad Váš dopis značky/ze dne Naše značka Vyřizuje/Linka Praha Hl/Zn/215.20.02.14 Ko/12/.. Kopřivová 15.03.2014 605 458 258 Věc Po vynechání dvou řádků pod dolní hranicí adresového pole nebo pod posledním odvolacím údajem se napíše heslovité vyjádření obsahu dopisu (věc). Předtisk slova věc byl zrušen. Začíná velkým písmenem a neukončuje se tečkou. Zvýrazní se zpravidla tučným tiskem. Oslovení Mezi heslovitým vyjádřením věci a oslovením se vynechávají dva řádky. Oslovení začíná vždy od levé 7
svislice a končí čárkou, vlastní text pak začíná malým písmenem. Mezi oslovením a textem se vynechává jeden řádek. Úřad, podnik, firma se oslovuje např.: Vážené paní a pánové, Vážení obchodní partneři, Vážení zákazníci, Vážení obchodní přátelé, Vážení klienti, Muži se oslovují 5. pádem: Pane řediteli, Nováčku Ženy se oslovují přechýleným tvarem jejich titulu: Paní doktorko, předsedkyně, náměstkyně Text dopisu V obchodní a úřední korespondenci se považuje za základní řádkování jednoduché. Mezi odstavci se vynechává jeden prázdný řádek. Pro písemnosti s většími nároky na přehlednost lze zvolit řádkování 1 ½. Na dopisních papírech formátu A4 se vynechává levý i pravý okraj stejně široký. Na dopisních papírech s předtiskem je vzdálenost předtisku od levého nebo pravého kraje papíru minimálně 20 mm. Levý kraj textu má většinou blokovou úpravu. Nové odstavce lze odrážet. Pravý kraj textu je nezarovnaný nebo může mít blokovou úpravu. Pozdrav Pozdrav se považuje za další odstavec. Začíná vždy od stejné svislice jako předcházející odstavce. Od posledního řádku textu se odděluje jedním prázdným řádkem. Závěrečný pozdrav může být součástí poslední věty nebo souvětí. Těšíme se na Vaši zprávu a jsme s pozdravem Razítko Jestliže se použije hranaté razítko firmy, podniku nebo úřadu, otiskne se nad vlastnoruční podpis tak, aby jej nepřekrývalo. Kulatá razítka se otiskují doprostřed pod textový sloupec. 8
Podpis Při použití blokové úpravy levého okraje se doporučuje umístit podpis od levé svislice, ale lze jej umístit též vpravo. Pod podpisy odpovědných pracovníků se vytiskne jejich titul, jméno, příjmení a jejich funkce. Vždy se uvádí napřed jméno a pak příjmení. Pro vlastnoruční podpis se nad vytištěným jménem a příjmením vynechává počet řádků podle potřeby. Při umístění vlevo se jméno a funkce uvádí zarovnaně od levé svislice; při umístění vpravo se pod jméno a příjmení píše funkce na střed. Jsou-li na písemnosti dva podpisy, vlevo se podepisuje pracovník funkčně vyšší, vpravo pracovník funkčně nižší. Pokud písemnost podepisují dvě organizace, vpravo je podpis té, která dopis vyhotovila. Příklad Příklad podpisů umístěných vlevo: Ing. Jan Novotný ředitel a. s. Příklad podpisů umístěných vpravo: Ing. Jan Novotný ředitel a. s. Přílohy Upozornění na přílohy, které se k dopisu přikládají, se uvádějí od levé svislice (pod posledním řádkem textu se vynechává jeden až tři řádky). Přílohy se mohou: uvést počtem (jsou-li vyjmenovány v textu); zvýrazní se stejným způsobem jako věc ; vyjmenovat (při malém počtu), každá příloha se zvýrazní; vyjmenovat pod zvýrazněným nadpisem Přílohy; jednotlivé přílohy se již nezvýrazňují. Za nadpisem. Přílohy není žádné interpunkční znaménko 9
POZNÁMKY:... 4.1.3. ELEKTRONICKÁ KOMUNIKACE E-mail je zkratka pro elektronickou poštu. Je to jedna ze služeb, které umožňuje internet. E- mail je v podstatě obdobou klasické pošty v elektronické podobě. Organizace využívají e- mail k běžné komunikaci, k výměně obchodní korespondence nebo k zasílání obchodních a marketingových sdělení. Výhodou elektronické pošty je rychlost - zprávu dostane příjemce prakticky okamžitě bez ohledu na to, kde na světě se nachází. Dále je výhodou to, že odesílatel pokud chce, může dostat informaci o doručení a o přečtení e-mailové zprávy. E-mailovou zprávu lze též podepsat elektronickým podpisem a též zašifrovat, takže jí může přečíst pouze adresát. V neposlední řadě je odesílání e-mailů téměř bez nákladů. Nevýhoda elektronické pošty spočívá v přehlcenosti běžné komunikace e-mailovými zprávami. Lidé využívají e-mailové zprávy více než je nutné a výsledkem je velký počet zpráv a neefektivního času, který lidé tráví psaním a čtením e-mailových zpráv. E-mailové zprávy jsou rovněž využívány k rozesílání obchodních sdělení. Velkým problémem je rovněž nevyžádaná pošta - tzv. spam. Norma ČSN se vztahuje jen na e-maily, které se používají jako obchodní dopis (nikoliv jako interní sdělení). 10
Součástí hlavičky je e-mailová adresa odesílatele a adresáta, kopie a skrytá kopie, předmět (věc). Úprava je dána formulářem, který je třeba vyplnit. E-mailová adresa odesílatele, datum a čas odeslání se vyplní automaticky. Sdělení začíná zdvořilostním oslovením (někdy pozdravem nebo neformálním oslovením). Úprava textového sloupce je stejná jako ve všech obchodních a úředních dopisech. Zakončení zprávy zaslané e-mailem se vypíše automaticky jako celek. Automatické přidávání podpisu a dalších údajů je třeba nejprve nastavit. Pokud přidávání podpisu nemůžete nastavit, je třeba vypsat podpis ručně, aby adresát věděl, od koho zprávu dostal. Vždy uvádějte všechny údaje, které se adresátovi mohou hodit. Písemnosti závažnějšího obsahu (nabídky, objednávky, smlouvy, faktury), tabulky, grafy se zasílají v příloze. Pro elektronickou výměnu dat je důležitá jednak průkaznost identity partnera, jednak zabezpečení informací před zásahy. Důležitá sdělení mají být chráněna elektronickým podpisem. 4.1.4. DOPORUČENÍ A PODNĚTY PRO EMAILOVOU KOMUNIKACI Obchodní korespondence vedená e-mailem má svoje pravidla a specifika (tzv. netiketa). Pojmem netiketa bývá označována sada doporučení pro slušné chování v síti např.: dodržujte v elektronické komunikaci stejná pravidla, konvence a zásady jako v běžném životě nebuďte zbytečně útoční či agresivní neočekávejte, že každý hned všeho nechá, jen aby odpověděl na váš dotaz buďte struční a pište k věci než pošlete velký objem dat (přílohu k elektronickému dopisu apod.), upozorněte na to příjemce a ujistěte se, že to nevadí jasně identifikujte obsah svého sdělení (v položce Věc elektronického dopisu apod.), abyste adresátům usnadnili rozhodnutí, zda je pro ně obsah zajímavý POZNÁMKY:...... 11
4.1.5. APLIKACE PARETOVA PRINCIPU V PÍSEMNÉ KORESPONDENCI Paretovo pravidlo (Paretův princip nebo Pravidlo 80/20) je pojmenováno podle italského ekonoma a sociologa Vilfreda Pareta, který koncem 19. století zjistil, že v Itálii je 80 % bohatství v rukou 20 % lidí. Obecně lze Paretovo pravidlo vyjádřit tak, že 20 % příčin způsobuje 80 % výsledků. Postupem doby se ukázalo, že uvedené pravidlo platí také v životě organizací a v řídící praxi jedná se o jednoduchou analytickou techniku, pomůcku, která pomáhá zjednodušit a zacílit řízení a rozhodování. Důsledkem pravidla je, že při řízení, rozhodování či plánování je třeba soustředit se především na oněch kritických 20%, čímž lze dosáhnout 80% možného efektu neboli zaměřit se na odhalení onoho malého spektra příčin, které tak významně ovlivňuje celkový výsledek. Paretovo pravidlo spočítá především s plánování času, je důležité umět posoudit nedůležité úkoly, a v případě potřeby je odmítnout. Paretova analýza znamená, že 80% úloh může být ukončeno v 20% času, který je k dispozici. Zbývajících 20% úloh bude trvat 80% času. Jedná 12
se o posouzení činností z hlediska naléhavosti a důležitosti stačí určit těch 20 % úkolů, které nám přinesou oněch 80 % výsledků Doporučení Vyrušování od pracovní činnosti může být i v podobě zapnutého skypu, neustálé vyzvánění telefonu, nebo upovídaní kolegové. Telefonujte a smskujte, jen když je to potřeba. E- mail nechte klidně naplnit, pokud by to bylo životně důležité, kontaktují Vás telefonem. Od práce vás odvádí neustálé přepínání mezi soukromým a pracovním životem? Důležité je stanovit si určitá pravidla a snížit rušiče na minimum. POZNÁMKY:.. ÚKOL: Dle zadání zpracujte písemnou korespondenci: 13
ÚKOL: DLE ZADÁNÍ ZPRACUJTE EMAILOVOU KOMUNIKACI: 14
15 STUDIJNÍ MATERIÁL Administrativní pracovník/pracovnice
II. Archivace a organizace dokumentace Oblast archivace dokumentů je upravena několika zákony a vyhláškami: STUDIJNÍ MATERIÁL Administrativní pracovník/pracovnice Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Zákon č. 56/2014 Sb. Zákon, kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů Vyhláška č. 192/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, který definuje dobu a podmínky ukládání účetních záznamů. Archivnictví je obor lidské činnosti zaměřený na péči o archiválie jako součásti národního kulturního dědictví a plnící funkce správní, informační, vědecké a kulturní. Archiv je zařízení, které slouží k ukládání archiválií a péči o ně. Archiválie je dokument, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií; archiváliemi jsou i pečetidla, razítka a jiné hmotné předměty související s archivním fondem či s archivní sbírkou, které byly vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrány a vzaty do evidence. Spisovna je místo určené k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu původce a k provádění skartačního řízení. Spisový řád je vnitřní předpis stanovící základní pravidla pro manipulaci s dokumenty a skartační řízení. Spisový znak je označení, které zařazuje dokumenty do věcných skupin pro účely jejich budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazování. 16
Skartační znak je označení dokumentu, podle něhož se dokument posuzuje ve skartačním řízení. Skartační lhůta je doba, během níž musí být dokument uložen u původce 4.2.1. VEDENÍ PÍSEMNÉ DOKUMENTACE Příjem, třídění a zapisování písemností Velké organizace mají zpravidla specializovaná pracoviště, která přejímají poštovní zásilky tzv. podatelny. Při přebírání poštovních zásilek je nutné pohledem zkontrolovat, zda nejsou poškozené (např. balíky, doporučené dopisy, objemné dopisy). Kontroluje se, zda je obsah zásilky úplný a zda nedošlo k jeho poškození. Dále je nutné zkontrolovat, zda všechny zásilky patří organizaci. U každé firmy by měl být příjem upraven postupem, který je závazný pro každého pracovníka. Velké firmy mají oběh písemností upraven ve vnitropodnikové směrnici, která vychází z konkrétních podmínek. Potom nedochází ke zbytečným nepříjemnostem vzniklých pozdním dodáním písemností, zapomenutím, nebo jejich ztrátám. Došlé písemnosti se opatřují zpravidla v pravém horním rohu podacím razítkem. Doplní se den příchodu písemnosti do podniku, její pořadové číslo, popř. spisová značka, počet příloh a zkratka vnitropodnikového útvaru, jemuž se písemnost přiděluje. Evidence došlých písemností Každá organizace by měla vést evidenci došlých zásilek knihu došlé pošty. V knize je dokladován příchod písemnosti do organizace. Je důležité určit, jaké písemnosti se budou do knihy zapisovat a u kterých to není nutné např. u propagačních letáků, časopisů apod. Zapisování došlých listovních zásilek umožňuje přehled o tom, které důležité písemnosti došly a komu byly přiděleny k vyřízení. Slouží také ke kontrole jejich včasného vyřízení. Tyto záznamy se vedou v počítači nebo v knize došlé pošty. Zapisují se pouze důležité písemnosti. 17
U každé zapsané písemnosti musí být uvedeno datum doručení pořadové číslo zápisu do knihy (stejné jako je i na písemnosti) označení odesílatele obsah písemnosti komu byla písemnost předána k vyřízení. Předání a vyřizování písemností Došlé písemnosti jsou předávány přímo pracovníkům, kteří je budou vyřizovat. Pokud je na písemnosti uvedeno jméno pracovníka, pak by měla být předána přímo pracovníkovi. Doručování a další postupování písemností mezi odděleními a referenty, předkládání vypracovaných písemných vyřízení k podpisu a odnášení do výpravny nazýváme oběh písemností. Písemnosti mají být vyřizovány včas, pokud možno ihned. Lhůty jsou stanoveny všeobecně (právním nebo podnikovým předpisem) a individuálně (pokyny vedoucího, požadavkem obchodního partnera). Nemůžeme-li písemnost vyřídit v běžné lhůtě, uvědomíme odesílatele o odkladu, a to i v případě, že nemůžeme vyhovět. Lhůty pro vyřizování: stanoveny právními předpisy, firemním spisovým řádem, přímo pisatelem dopisu. Nemůže-li pracovník dopis vyřídit ve výše uvedených lhůtách nebo ve lhůtě stanovené pisatelem dopisu, informuje o tom pisatele, uvede důvod prodlení a navrhuje lhůtu pro vyřízení. Odeslání písemností Ve většině organizací mají pracovníci odesílající písemnosti přidělené "spisové značky. Podle této značky lze jednoznačně určit pracovníka, který je odpovědný za odeslanou písemnost. Odesílání dokumentů je zajišťováno prostřednictvím výpravny, která může být součástí podatelny. Odeslaná pošta se eviduje v příslušném podacím deníku (může být i v digitální 18
podobě), z kterého se písemnostem přidělují evidenční údaje číslo jednací, číslo do odvolacího apod. Ukládání písemností Došlé a vyřízené písemnosti se ukládají v příručních registraturách. Zpravidla se třídí věcně (např. objednávky, faktury, zápisy z porad) nebo chronologicky (např. podle data vyřízení). Po určité době se předávají do spisovny, která zabezpečuje přejímání, evidování a bezpečné ukládání písemností vzniklé činností podniku a organizací. O Písemnostech se vede řádná evidence. Po uplynutí uschovací lhůty se písemnosti vyřazují. Ukládání probíhá u všech korespondencí finančního rázu k dalšímu předkládání např. z daňových a finančních důvodů. Nejdříve do příručního archivu a po uplynutí doby do podnikové archivace. Vyřazování písemností Písemnosti se zpravidla na konci roku třídí a ukládají do archivu. Evidence písemností se řídí Archivním řádem. Důležité písemnosti se archivují, ostatní písemnosti se vyřazují tzn. skartují. Skartace - výběr písemností, u nichž skončily uschovací lhůty a které jsou dále pro podnik nepotřebné. Významné písemnosti s trvalou hodnotou patří do archivní péče. Druhy skartačních znaků: A (archiválie) určuje kolik let se písemnosti musí uschovávat v archivu. V (výběr) po kolika letech se provádí odborný a archivní výběr. S (skartace) po kolika letech je písemnost nepotřebná, určená ke skartaci Účetní doklady je třeba po zákonem vymezenou dobu archivovat, a to buď v papírové podobě, nebo v elektronické podobě, případně kombinaci obou. Po skončení účetního období se archivuje např.: účetní závěrka, výroční zpráva 10 let 19
účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy 5 let účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví 5 let Dokumenty z personalistiky se archivují od roku, který následuje po roce, kterého se dokumenty týkají např.: mzdové listy, účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění 30 let (u starobního důchodu pouze 10 let) u obchodní společnosti (a obdobně i družstva) seznam společníků, členů statutárního orgánu, dozorčí rady 6 let Podnikatelé plátci daně z přidané hodnoty archivují: daňové doklady 10 let od konce zdaňovacího období. 4.2.2. JEDNOTLIVÉ TYPY DOKUMENTŮ (ÚČETNÍ ZÁZNAMY), KTERÉ VE SPOLEČNOSTI VZNIKAJÍ Existují dva typy dat: strukturovaná (databázové informace) a nestrukturovaná (papírové dokumenty). Zákon o účetnictví dělí formy dokladů: Listinná podoba účetní záznam provedený na analogový nosič rukopisem, psacím strojem, tiskařskými nebo reprografickými technikami anebo tiskovým výstupním zařízením výpočetní techniky Technická podoba účetní záznam provedený elektronickým, optickým nebo jiným způsobem, který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný 20
Smíšená podoba účetní záznam v listinné formě obsahující také informace v technické formě pro osobu nečitelné, které umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný Ať už se však doklady nacházejí v jakékoli formě, musí splňovat podmínku čitelnosti pro fyzickou osobu. V opačném případě musí být jejich čitelnost zajištěna odpovídajícím technickým vybavením. U papírové verze dokladu to platí obdobně. Pokud si podnikatel nejí jistý, zda například použitý inkoust během několika let archivace nezmizí, je vhodné, aby si pořídil opisy dokladů. Účetními záznamy se rozumí data, kterými jsou zaznamenány veškeré skutečnosti týkající se vedení účetnictví. Povinností účetní jednotky je vést účetnictví jako soustavu účetních záznamů. Účetní jednotky jsou povinny vést účetnictví jako soustavu účetních záznamů; přitom mohou použít technických prostředků, nosičů informací a programového vybavení. Účetním záznamem se rozumí data, která jsou záznamem veškerých skutečností týkajících se vedení účetnictví. Každou skutečnost týkající se vedení účetnictví jsou účetní jednotky povinny zaznamenávat výhradně jen účetními záznamy. Jednotlivé účetní záznamy mohou být seskupovány do souhrnných účetních záznamů; takovými účetními záznamy jsou zejména účetní doklady, účetní zápisy, účetní knihy, odpisový plán, inventurní soupisy, účtový rozvrh, účetní závěrka a výroční zpráva. Účetní jednotky jsou povinny takové účetní záznamy vést nejméně v rozsahu stanoveném tímto zákonem. 21
4.2.3. VEDENÍ A ORGANIZACE ELEKTRONICKÉ DOKUMENTACE STUDIJNÍ MATERIÁL Administrativní pracovník/pracovnice I když jsou papírové dokumenty nejobvyklejším typem nestrukturovaných dat, mohou systémy pro správu dokumentů uchovávat a organizovat také elektronický obsah, jako jsou e-maily, soubory Microsoft Office, faxy, fotografie, zvukové záznamy, video, dokumenty PDF či webový obsah. Právní úprava - zákony ve znění pozdějších předpisů: Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě (Zák. č. 56/2014 Sb., novelizace 499/2004) Základem právní úpravy nakládání s elektronickými originály dokumentů, včetně elektronické fakturace, jsou tři jejich vlastnosti, které musejí být zajištěny: neporušitelnost, věrohodnost čitelnost. Pro zajištění prokazatelnosti a věrohodnosti záznamů v technické podobě slouží dnes elektronické podpisy či značky. Elektronický podpis musí být založen na kvalifikovaném (systémovém) certifikátu. Daňový doklad se také považuje za věrohodný, pokud je zaručena neporušenost obsahu elektronickou výměnou informací. U použitých certifikátů je však nutné obnovovat jejich platnost. Čitelnost dokumentu se zajistí použitím odpovídajících formátů pro dlouhodobou archivaci elektronických dokumentů definovaných mezinárodními normami např. formát PDF/A. 22
Elektronická komunikace a dokumentace není jen otázkou technickou, ale také organizační. Vyžaduje vytvoření celé řady pravidel a organizačních norem a to je také předmětem systému elektronické komunikace a dokumentace firmy vnitřní předpisy pak určují pravidla chování jednotlivých uživatelů a zajišťují také potřebnou bezpečnost dat se zřetelem na selhání technických prostředků a narušení nepovolanými osobami. Popisují celý systém a pravidla chování všech uživatelů, jejich zodpovědnosti a postupy oběhu a vyřizování dokumentů. Musí být přesné a závazné. Systémy správy dokumentů umožňují organizacím bezpečným způsobem skenovat, rozesílat, ukládat, spravovat a archivovat nestrukturovaná data a ty ukládat v jednom archivu a navzájem je propojovat. To může být obzvláště cenné pro organizace, které produkují mnoho dokumentů. Systémy správy dokumentů mohou nejen pomáhat bezpečně spravovat dokumenty, ale také významně snížit provozní náklady a zvýšit efektivitu u papírových dokumentů a správy elektronického obsahu. Elektronická podatelna - tuto podatelnu jsou povinni zřizovat orgány veřejné moci, např. úřady. Prostřednictvím počítače přijímá a odesílá datové zprávy. Zaměstnanec e-podatelny musí být pověřen k vytváření a ověřování zaručených elektronických podpisů. Doručené zprávy se ukládají do úložiště datových zpráv, které je obdobou spisovny, a která je označena identifikátorem. Na stejném principu pracuje i odeslaná datová zpráva. Elektronická podatelna je určena pro příjem podání učiněných v elektronické podobě opatřených elektronickým podpisem. Podání elektronických písemností může být učiněno: elektronickou poštou po veřejné datové síti na e-mailovou adresu elektronické podatelny přímým předáním na technickém nosiči dat. Datová schránka je elektronické úložiště, které je určeno k 23
doručování orgány veřejné moci, provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci, dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob. Datové schránky zřizuje a spravuje Ministerstvo vnitra. Elektronický podpis - údaje v elektronické podobě, které jsou připojené k datové zprávě nebo jsou s ní logicky spojené, a které slouží jako metoda k jednoznačnému ověření identity podepsané osoby ve vztahu k datové zprávě. Zaručený elektronický podpis umožňuje kromě identifikace podepisovatele (určení věrohodnosti původu dokumentu) zjistit, zda v mezidobí s obsahem dokumentu někdo manipuloval. Elektronický podpis je založený na zašifrování dokumentu, které vychází z jeho textu. 4.2.4. ÚVOD DO ARCHIVACE ELEKTRONICKÝCH DOKUMENTŮ, MOŽNOSTI DIGITALIZACE DOKUMENTŮ Základním předpokladem pro elektronickou archivaci je zajištění důvěryhodnosti archivovaných dokumentů. V souladu s uvedenou legislativou je nutné elektronické dokumenty určené k archivaci opatřit takovými prvky důvěryhodnosti, které umožní jejich dlouhodobou elektronickou archivaci. Každý elektronický dokument má svůj životní cyklus, na jehož konci dojde k rozhodnutí, zda a jak bude dokument archivován. Při rozhodování se vychází z platné legislativy. Dobrý elektronický archiv musí zajistit věrohodnost dokumentu, neporušitelnost obsahu, čitelnost po dobu existence dokumentu, průkaznost jeho platnosti, zacházení s dokumenty dle legislativních pravidel a v neposlední řadě bezproblémovou integraci s ostatními informačními systémy společnosti. Základem pro archivaci elektronických dokumentů je volba formátu, který má zaručenou dlouhodobou čitelnost. Ostatní požadované vlastnosti pak zajistí doplnění dokumentu o další 24
data. Jde elektronické podpisy zaručené pomocí certifikátů vydaných oprávněnými autoritami, které zaručí autenticitu dokumentu a časovým razítkem, které označí, že tomu tak bylo v určitou dobu. ZÁVĚREČNÁ REKAPITULACE CO PRO MĚ VYPLYNULO Z KURZU?.. CO MOHU KONKRÉTNĚ ZLEPŠIT?.. JAKÝM ZPŮSOBEM?.. 25
Literatura: Kroužek, Jiří. Písemná elektronická komunikace. Praha: Fortuna, 2003. Právní předpisy Zákon č. 29/2000 Sb., o poštovních službách Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě Zákon č. 56/2014 Sb. Zákon, kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů Vyhláška č. 192/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, který definuje dobu a podmínky ukládání účetních záznamů. Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů ČSN 01 6910 Úprava písemností zpracovaných textovými editory Elektronické zdroje http://www.auto-veteran.cz/ucebnice/uprava-obchodniho-dopisu.htm http://zpravy.e15.cz/pravo-a-byznys/elektronicka-archivace http://projekty.sosptu.cz/obk/manipulace.html 26