Fakturace UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA 2010 ing. Michal Mirský služby výpočetní techniky Okružní 1727 393 01 Pelhřimov tel. 777170683 mapos@pel.cz 1
Základní informace: Program FAKTURACE slouží k vystavování a evidenci vydaných faktur. Umožňuje vystavit libovolný daňový doklad včetně výpočtu DPH, daňový doklad na přijatou platbu, fakturu (bez výpočtu DPH) nebo zálohovou fakturu. V programu je zaveden adresář odběratelů, takže opakované vystavení faktury stejnému odběrateli je podstatně ulehčeno. Dále program obsahuje vlastní ceník (materiálu, výrobků, služeb, prací apod.), ze kterého je možno vkládat položky přímo do jednotlivých fakturačních řádků. Tisk dokladu je přizpůsoben obálkám s okénkem takže není nutné nadepisovat adresy na jednotlivé obálky. Pokud je částka faktury menší než 0, program automaticky vypíše daňový dobropis. Vystavené faktury je možno přenášet přímo do modulu vydaných faktur našich programů pro vedení jednoduchého nebo podvojného účetnictví MAPOS. Program dále umožňuje vystavovat faktury v libovolné měně. Můžete si také zvolit prakticky libovolný počet fakturačních řad nebo fakturačních míst. Plná podpora síťového prostředí Vám umožní plnohodnotnou práci na více počítačích. V této distribuční verzi je možné nastavovat tvary čísla faktur a čísel evidenčních karet v ceníku. Instalace: Program je dodáván na instalačním CD včetně standardního instalačního programu. Pomocí instalačního programu SETUP.EXE snadno nainstaluje samotnou aplikaci FAKTURACE. Instalační program automaticky vytvoří na ploše zástupce (ikonu), pomocí které se pak program spouští. Systémové požadavky: Program Fakturace je určený pro operační systémy Windows XP, Windows Vista, Windows 7. Pokud tomu tak není, nespouštějte instalaci programu! Doporučená konfigurace počítače: Procesor: AMD, DURON, INTEL min.750mhz Operační paměť min. 120MB Volné místo na disku min.100mb Instalovaný datový server MySQL Postup instalace: Máte-li nainstalován odpovídající operační systém, instalační CD vložte do CD mechaniky. Na hlavním panelu klikněte na tlačítko START a vyberte položku SPUSTIT. Zobrazí se okno "SPUSTIT".Klikněte na tlačítko Procházet. V tomto okně vyberte CD. Zobrazí se obsah instalačního disku CD. Spusťte program Setup.exe. Program Setup.exe se spustí průvodce instalací, který Vás provede zbytkem instalace. 2
PRVNÍ SPUŠTĚNÍ PROGRAMU: Po prvním zpuštění je program připraven na vložení základních údajů potřebných pro jeho správnou činnost. Bez pečlivého zadání těchto údajů může dojít k nekorektní práci programu. Nejprve program provede kontrolu všech potřebných tabulek a zobrazí prvotní přihlášení do systému. Zde vložte prvotní přihlašovací jméno admin a heslo admin: Jméno a heslo může být vyžadováno při každém spuštění programu, nebo v menu Nastavení Lokální nastavení lze nastavit volbu, při které je přihlašovací dialog vynechán. V menu Číselníky Uživatelé lze vytvořit seznam uživatelů s jejich jmény a hesly. Je možné nastavit i různá přístupová práva. Oboje nastavení je podrobně popsáno níže. Před zahájením práce s programem je potřeba otevřít menu: Servis a postupně projít volby: Lokální nastavení: V lokálním nastavení prověřte připojení na databázový server, kam se budou ukládat všechna data. Případně potřeby upravte přihlašování do programu (změna hesla, vypuštění přihlášení přes jméno a heslo), nastavte přihlášení do skladu (bude-li se vybírat ze seznamu nebo se rovnou otevře nastavený sklad). Globální nastavení: V globálním nastavení projděte jednotlivé záložky a prověřte případně nastavte výchozí údaje pro jednotlivé části programu: Údržba dat: Údržba dat prověří všechny používané tabulky, které používá program. Pokud by obsahovaly jiné struktury než jsou předepsány, program by nepracoval správně. Import dat: Pokud jste dříve používaly jinou verzi skladové evidence (např. DOS), je možné pomocí tohoto importu a nastavení importních filtrů provést přenos dat ze staré verze do nové. Filtry lze uživatelsky upravovat a před vlastním převodem prohlédnout přenášená data. Nastavení filtrů lze uložit pro pozdější použití. Číselníky: Po nastavení lokálních a globálních parametrů nastavte další parametry v menu Číselníky. Zde nastavíte masky dokladů, číselné řady dokladů, seznam skladových dokladů, apod. 3
1. Nová faktura FAKTURACE Vystavení nového fakturačního dokladu: Č.Fa. - Číslo faktury: zobrazí se další pořadové číslo faktury podle nastavené číselné řady faktur. Jestliže je v parametru číselných řad faktur nastavena volba změna číselné řady je možné po odškrtnutí volby u čísla faktury, změnit nabídnuté číslo faktury. Nejprve je nutné vybrat číselnou řadu dokladů, podle které se určí další pořadové číslo dokladu. Seznam číselných řad faktur najdete v menu Fakturace řady faktur. Výběrem řady se určí další pořadové číslo z řady (faktura daňový doklad, daňový doklad na přijatou platbu, zálohová faktura ). Pokud chcete změnit číslo dokladu (např. pro doplnění číselné řady po stornu) je potřeba odškrtnout zaškrtávátko v pravém horním rohu u čísla dokladu. Pak lze číslo dokladu ručně přepsat. Načti: tlačítko slouží k vytvoření nového dokladu kopií z jiného dokladu. Lze použít doklad ze stejné číselné řady, nebo i zkopírovat doklad z jiné číselné řady (např. ze zálohové faktury vytvořit daňový doklad). Typ faktury: určuje o jaký typ dokladu jde Faktura daňový doklad, Zálohová faktura, Daňový doklad na přijatou platbu, Daňový dobropis, Faktura (nedaňová), Proforma faktura. Pokud je u zvolené číselné řady dokladů nastavený Typ faktury je automaticky přenesen do vstupu. Pokud např. využíváte pouze jednu číselnou řadu, pak lze ručně nastavit Typ faktury. Adresa: adresa se skládá z adresy Dodací a z adresy Fakturační. Adresy lze vložit buď ručně, nebo výběrem z adresáře (seznamu uložených adres), lze také využít možnosti zadat IČ odběratele a pokud v seznamu existuje adresa odběratele s tímto IČ tak se adresa (jak dodací tak fakturační) doplní automaticky. Pokud se adresy liší, je potřeba nastavit každou adresu samostatně. Záložka Úhrady slouží k pozdějšímu doplnění úhrady k dané faktuře. Lze využít k prohlížení nezaplacených faktur. Účet: bankovní spojení dodavatele číslo účtu, směrový kód banky, pobočka vystavitele dokladu. Implicitně se naplní účet nastavený v parametrech účetní jednotky. Zde je možné nastavit dva účty a při fakturaci zvolit jeden z nich. Hlavička, Patička: kód záhlaví a zápatí v tisku dokladu. Lze volit mezi několika uživatelsky nastavitelnými texty, které se budou vypisovat nad seznamem fakturačních položek u hlavičky a pod fakturovanými položkami u patičky. Seznam textů hlavičky a textů patičky jsou v menu Fakturace Číselníky Texty faktur (viz. níže). Text: tlačítko Text umožňuje ruční zadání textu, který se podobně jako text hlavičky vytiskne na doklad pře fakturovanými položkami. Pokud je text na faktuře vyplněn, je text tlačítka červený, což signalizuje zadaný text. Datum vystavení, DÚZP, splatnosti: datum vystavení dokladu, datum uskutečnění zdanitelného plnění (u daňových dokladů) a datum splatnosti. Pokud je v seznamu odběratelů doplněn počet dnů splatnosti, je přenesen do parametrů faktury kde je možné počet dnů splatnosti upravit. 4
Forma úhrady: forma úhrady vystavovaného dokladu. Základní formy úhrady jsou generovány programem (převodním příkazem, složenkou, hotově, šekem, dobírkou ). Ostatní formy úhrady jsou uživatelsky nastavitelné v menu Fakturace Číselníky Formy úhrady (viz. níže). Formu úhrady lze podobně jako počet dnů splatnosti nastavit v adresáři. Doprava: způsob dopravy k odběrateli. Nepovinná položka, pomocí které lze specifikovat způsob dopravy k odběrateli. Opět existuje uživatelsky nastavitelný seznam způsobů dopravy v menu Fakturace Číselníky Dopravy (viz. níže). Objednávka: doplnění označení (čísla) odběratelské objednávky pro snadnější identifikaci faktury u odběratele. Druh faktury: uživatelský číselník pomocí kterého lze rozdělovat doklady do různých skupin a podle nich pak např. provádět soupisy faktur. Seznam je možné vytvářet, doplňovat nebo opravovat v menu Fakturace Číselníky Druhy faktur (viz. níže). Středisko: doplnění čísla střediska k faktuře. Nepovinná položka, která může sloužit k dalšímu členění faktur např. Pro potřeby účetnictví. Seznam středisek naleznete v menu Číselníky Střediska. Kód účtování: důležitá položka tam, kde se faktury přenášejí do účetního systému. Pomocí tohoto kódu se při přenosu provede zaúčtování faktur. Pokud nejsou faktury přenášeny, není potřeba kód účtování vyplňovat. Faktura: bez daně, s daní: výběr v jakých cenách budou fakturované údaje. Pokud je zvoleno Bez daně zadávané ceny nebo hodnoty jsou v částkách bez DPH a daň z přidané hodnoty se vypočte směrem nahoru, což znamená, že se spočte daň z přidané hodnoty, zaokrouhlí podle nastavení programu a sečte se základem daně a získá se tak cena (hodnota) s daní. Pokud je vybráno S daní jsou ceny, částky, hodnoty vypočteny směrem dolů, tzn. Že pomocí koeficientu podle sazby daně se vypočte daň z přidané hodnoty, zaokrouhlí a odečte od fakturované ceny a získá se tak hodnota bez daně. KSY: konstantní symbol vypsaný na fakturu. Dod.list: číslo nebo označení dodacího listu, patřícího k faktuře. Jazyk: výběr jazyka ze seznamu jazyků, v jakém se vytiskne formulář s dokladem. Seznam jazyků je v menu Číselníky systémové Jazyky. Typ EU: údaj o typu odběratele má vliv na doklad typu faktura daňový doklad. Na výběr jsou tyto možnosti: Tuzemsko (vystavení dokladu v rámci tuzemsky, kdy je vystavovatel plátce DPH povinen na doklad vyčíslit daň z přidané hodnoty) Člen EU (doklad vystavovaný v rámci zení EU) Ostatní (vystavení dokladu mimo členské státy evropské unie) Měna: měna dokladu označení fakturační měny ve které bude doklad vystaven. Kurz: Kurz pro účetní přepočet dokladu z cizí měny na účetní měnu (Kč). Lze zadat buď ručně nebo výběrem z kurzového lístku. Kurzový lístek je v menu Číselníky Systémové Kurzový lístek. Vyplněním těchto údajů je zadána hlavička dokladu. Následuje vyplnění jednotlivých řádků faktury. Druh: určuje druh fakturačního řádku: F implicitní fakturační řádek zadání čísla karty z interního ceníku (možné vynechat), text fakturačního řádku, množství, měrná jednotka, cena, (vypočtená hodnota). Sazba DPH T textový řádek, fakturovaný text, který je součástí řádků faktury, u tohoto typu řádku se na dokladu nevypisují údaje o množství, ceně a hodnotě. Z řádek se zálohou D řádek s odpočtem přijaté platby, tento řádek se zadává s minusovou hodnotou a pouze na tomto řádku se DPH vypočte směrem dolů, tzn. částka odpočtu za přijatou platbu se vždy zadává včetně DPH. P podtržení při tisku se na tomto řádku vytiskne vodorovná čára. M mezisoučet fakturovaných hodnot. Karta: označení karty z fakturačního ceníku. Lze zadat buď ručně, nebo výběrem pomocí klávesy <F9>, nebo tlačítkem s otazníkem. Karta nemusí být vyplněna. Pokud nepoužíváte fakturační ceník, můžete tuto položku přeskočit. 5
Text: text fakturačního řádku resp. popis fakturované položky. Množství: množství fakturované položky (musí být minimálně 1, aby se vynásobila s cenou a vznikla tak hodnota řádku. Mj: pokud je zadáno množství, lze mu přiřadit měrnou jednotku. Položka není povinná, lze jí ponechat prázdnou. Cena: fakturovaná cena buď za měrnou jednotku, nebo celková hodnota, pokud je v množství 1. Hodnota: automaticky vypočtená částka jako množství krát cena. Sazba: číselná hodnota sazby daně z přidané hodnoty (základní např. 19%, snížená např.9% a osvobozená 0%) Velikost sazby závisí na aktuálních hodnotách daných zákonem a o dani z přidané hodnoty. Po zadání poslední položky v řádku faktury se automaticky přejde na nový řádek, kde lze pokračovat další fakturovanou položkou. Počet řádků faktury není nijak omezen. Do již vytvořených řádků faktury lze vkládat další prázdné řádku a upravit tak seznam fakturovaných řádků. Vložení nového řádku se provádí tlačítkem Vložit přičemž se nový řádek vloží nad řádek, na kterém je právě kurzor (je vysvícen modře). Tlačítko Přidat vloží nový řádek za poslední řádek faktury. Tlačítkem Smazat lze smazat jakýkoliv řádek faktury. Smazání řádku je vždy potřeba ještě před smazáním potvrdit. V hlavičce faktury v položce Celkem bez daně: je průběžně zobrazována celková fakturovaná hodnota bez daně. Vytvořená faktura se uloží stisknutím tlačítka Uložit a následuje dotaz na tisk faktury a po vytištění faktury se zobrazí nový formulář pro zadání dalšího dokladu. Vždy se zapamatuje naposledy použitá číselná řada dokladů a v rámci této řady se vytvoří další pořadové číslo. Pokud nechcete pokračovat dalším dokladem, případně chcete ukončit rozpracovaný doklad bez uložení použijte tlačítko Zpět. 2. Prohlížení/Oprava Menu slouží k zobrazení všech dosud vystavených dokladů. Ovládání je stejné jako u všech ostatních číselníků (viz. níže). V seznamu jsou zobrazeny všechny číselné řady, pomocí filtru z nich lze jednoduchým způsobem vybrat pouze jednu a v rámci ní dohledat požadovaný doklad. Doklad lze opravit tak, že nejprve nastavíme kurzor na opravovaný doklad a buď stisknutím klávesy F3 nebo tlačítka Upravit se otevře dříve vystavený doklad a lze v něm provést jakoukoliv změnu. 3. Tisky V této části programu lze vytisknout buď libovolný doklad z jakékoliv řady nebo soupis dokladů podle zadaných parametrů. 3.1. Vybraná faktura Ke zpětnému vytištění dokladu lze využít tuto část programu. Kromě toho lze doklad tisknout přímo z prohlížení pomocí tlačítka tisk (s ikonou tiskárny). Pře tiskem je třeba nejprve zadat číselnou řadu dokladů a pak vlastní číslo dokladu. Číselná řada se vybere pomocí roletky, ve které se zobrazí všechny dostupné 6
číselné řada dokladů. Číslo dokladu lze kromě ručního zadání také vybrat ze seznamu dokladů pomocí tlačítka výběru: 3.2. Soupis faktur Soupis dokladů (faktur) slouží k získání tiskové sestavy se seznamem dokladů. Výběr dokladů do seznamu se prování zadáním parametrů výběru do dialogového okna: Datum: pokud je zaškrtnutá volba Datum pro výběr se použije rozsah datumů od: do: a to buď podle volby: Vystav. - datum vystavení dokladu UZP - datum uskutečnění zdanitelného plnění vystaveného dokladu Úhrady - datum úhrady dokladu Typ sestavy: určuje vzhled výstupní sestavy se soupisem dokladů Přehled faktur - sestava obsahuje: číslo dokladu, název odběratele, částka dokladu včetně DPH, celkový základ daně, celková hodnota daně z přidané hodnoty, měna, datum vystavení, datum splatnosti, způsob úhrady a referent. Daňový přehled sestava pro potřeby výkazu DPH, s rozepsanými základy a daněmi podle jednotlivých sazeb. Přehled úhrad - sestava s rekapitulací úhrad dokladů Odběratel: pokud je potřeba provést tisk seznamu dokladů pouze pro konkrétního odběratele, lze zadat jeho pořadové číslo ze seznamu odběratelů. Pokud není položka vyplněna tiskne se soupis dokladů pro všechny odběratele. Třídění: nastavení třídění výstupní sestavy podle čísla dokladu, datumu vystavení dokladu, datumu uskutečnění zdanitelného plnění, měny, odběratele, způsobu úhrady, hodnoty dokladu. Řada faktur: pokud je potřeba vytisknout soupis dokladů pouze pro konkrétní číselnou řadu dokladů lze výběrem určit konkrétní řadu. Zobraz: určuje v jaké měně se provede tisk soupisu 7
Hodnoty v účetní měně hodnoty všech doklad se vytisknou v účetní měně (Kč). Pokud je doklad vystaven v cizí měně, je hodnota dokladu přepočtena podle zadaného kurzu na účetní měnu. Hodnoty v měně faktury do soupisu dokladů se hodnoty vytisknou v té měně, ve které byly vystaveny. Detail faktury: - za každý doklad v soupisu se vytisknou i řádky dokladu. Vybrat faktury: - podle nastavení se do seznamu vytisknou doklady: Všechny vydané: v soupisu budou všechny vystavené doklady podle výše nastavených parametrů Nezaplacené: v soupisu se vytisknou pouze nezaplacené doklady Jen po splatnosti: soupis bude obsahovat pouze nezaplacené faktury po uplynutí data splatnosti. 4. Fakturační ceník K usnadnění a urychlení vystavování dokladů lze s výhodou využít fakturační ceník. Mohou v něm být uloženy nejčastěji fakturované nebo často se opakující fakturační položky. Protože lze doklady vystavovat i v cizí měně, je ceník rozdělen na dvě části: 4.1. Tuzemský Tuzemský fakturační ceník se použije tam, kde je potřeba uchovávat jak ceny bez daně, tak i s daní:. Karta: jednoznačné určení ceníkové položky. Karta může obsahovat jak číslo, tak i alfanumerické znaky. Pokud je použito číslo, je při každé nové ceníkové položce automaticky vygenerováno další pořadové číslo. Název: Název ceníkové položky, který se přenese do řádku dokladu. Mj: měrná jednotka Dodav.kód: pokud je potřeba do řádků dokladu přenášet i kód dodavatele je možné ho zde zadat. Sazba daně: sazba daně z přidané hodnoty lze zvolit buď Základní, Snížená nebo Osvobozeno Cena bez DPH: fakturační cena bez DPH Cena s DPH: fakturační cena s DPH Cena cizí: pokud se nevyužívá zahraniční ceník, je možné zadat i cenu v cizí měně. Konkrétní měna se zadá během vytváření dokladu. 4.2. Zahraniční Zahraniční fakturační ceník se použije tam, kde jsou vystavovány doklady v cizí měně: 8
Karta: jednoznačné určení ceníkové položky. Karta může obsahovat jak číslo, tak i alfanumerické znaky. Pokud je použito číslo, je při každé nové ceníkové položce automaticky vygenerováno další pořadové číslo. Název: Název ceníkové položky, který se přenese do řádku dokladu. Mj: měrná jednotka Dodav.kód: pokud je potřeba do řádků dokladu přenášet i kód dodavatele je možné ho zde zadat. Sazba daně: sazba daně z přidané hodnoty lze zvolit buď Základní, Snížená nebo Osvobozeno Cena cizí: cena v cizí měně. Konkrétní měna se zadá během vytváření dokladu. 4.3. Import ceníku Pokud uživatel využíval dřívější verzi fakturace (DOS) je možné neimportovat staré ceníky přímo ze staré verze a vyhnout se tak opětovnému zadávání položek ceníku. Složka pro import: pomocí průvodce adresáři v levé části okna se zvolí cesta, ve které se nacházejí staré ceníky. 9
Soubor pro import: lze vybrat ze dvou druhů ceníku: Fakturační ceník tuzemsko nebo Fakturační ceník zahraničí Formát: Nastavení formátu položky Karta 5. Změna čísla faktury Pokud je potřeba po vytvoření dokladu a jeho uložení provést přečíslování dokladu je možné po zadání starého čísla zadat nové číslo dokladu. 6. Číselníky Číselníky mají pro práci důležitý význam. Obsahují celou řadu informací a nastavení, které určují chování programu. Uživatel tak má možnost nastavit si chování programu podle svých představ. Nastavují se zde číselné řady dokladů (fakturačních dokladů, faktur, dobropisů, pokladních dokladů apod.), verze skladových karet (při více skladech je možnost nastavit společný seznam skladových karet, nebo zvolit možnost kdy každý sklad má samostatný seznam skladových karet), formáty čísel (délka čísla v adresy v adresáři, čísla objednávek, čísla rezervací). Kromě toho jsou zde seznamy adres dodavatelů a odběratelů, středisek, zakázek a dalších pomocných seznamů ulehčujících práci s programem. Jedním z nejdůležitějších číselníků je seznam pohybů. V něm jsou definovány způsoby příjmů na sklad a výdejů (prodejů) ze skladu a definuje se způsob chování pohyby (vkládané údaje). Obecný popis číselníku: Většina používaných seznamů je uložena v číselnících. Číselníky mají jednotné ovládání: Posun mezi jednotlivými řádky v číselníku se provádí pomocí tlačítek a to jak v řádkovém nebo podrobném zobrazení. V řádkovém zobrazení se lze navíc pohybovat pomocí kurzorových šipek nahoru nebo dolů, nebo kláves PgDn a PgUp. Ovládání v číselníku: přesun na první položku seznamu, přesun na předchozí položku seznamu, překreslení obrazovky po změně údajů, přesun na následující položku seznamu, přesun na poslední položku seznamu, další funkce závislé na instalaci programu, tisk ze seznamu položek číselníku. zobrazí podrobnosti o vybrané položce v seznamu bez možnosti opravy. (možnost i klávesou F2) možnost opravy aktuálního záznamu, otevře se formulář pro opravu položky. (možnost i klávesou F3) založení nové položky do seznamu. Otevře prázdný formulář pro novou položku v seznamu (možnost i klávesou F4) smaže položku ze seznamu (možnost i klávesou CTRL-DEL). Pro zrušení je vyžádáno ještě potvrzení o zrušení položky ze seznamu. ukončí prohlížení číselníku. 10
6.1. Formy úhrady Seznam různých způsobů úhrad vystavených dokladů. Při instalaci jsou vygenerovány základní formy úhrady: Nová forma úhrady dokladu se zadá v okně: Způsob úhrady: libovolné číslo nebo zkratka, která reprezentuje příslušnou formu úhrady (např. 1 pro převodní příkaz, 2 pro složenku, 3 pro hotovost... Hotovostní úhrada: volba, která nastaví zadávanou formu úhrady jako hotovostní Jazyky: seznam použitých jazyků které lze využít CZ, EN, DE: jazyky pro zadávání popisů úhrad. Převezme se ze seznamu jazyků a pro každý jazyk lze zadat popis úhrady. 6.2. Texty faktur Ke každému vystavovanému dokladu lze připojit text hlavičky (vypisovaný nad řádky dokladu) nebo text patičky (vypisovaný na konci dokladu). Protože mohou být doklady vystavovány v různých jazycích, tak i texty dokladů lze zadat v různých jazycích. 11
Číslo textu: automaticky generované jednoznačné číslo textu dokladů, které se přiřadí v dokladu k hlavičce nebo patičce. Pokud je potřeba upravit číslo změnit, je potřeba zrušit zaškrtnutí u čísla. Popis: stručný popis pro stadnější vyhledávání a výběr textů přiřazovaných k dokladu Jazyky: seznam použitých jazyků které lze využít CZ, EN, DE: jazyky pro zadávání textů faktur. Převezme se ze seznamu jazyků a pro každý jazyk lze zadat text dokladu. 6.3. Dopravy Podobně jako texty úhrady lze vytvořit i seznam způsobů dopravy, které se mohou využít při tvorbě dokladu. Položka Doprava není při vytváření dokladu povinná, takže se nemusí být vyplněn ani seznam doprav. Vyplněním se však usnadní tvorba dokladů: Způsob dopravy: zkratka charakterizující zadávaný způsob dopravy, v seznamu musí být jednoznačný (např. PPL, DHL, pošta, vlastní...) Jazyky: seznam použitých jazyků které lze využít CZ, EN, DE: jazyky pro zadávání textů faktur. Převezme se ze seznamu jazyků a pro každý jazyk lze zadat text dokladu. 6.4. Druhy faktur Seznam druhů faktur (dokladů) lze využít k užvatelskému třídění dokladů Každý doklad může mít přiřazený svůj druh, podle kterého pak lze tvořit seznam dokladů určitého druhu. Druhy mohou být 12
zcela libovolné a jsou plně na potřebách uživatele. Při tvorbě dokladu položka Druh není povinná, takže ani tento seznam nemusí být vyplněn. Pokud bude zadán, má položka tyto údaje: Druh: zkratka druhu faktury, musí být v seznamu druhů jednoznačný Název: název popisující druh dokladu Pokud uživatel využíval dřívější verzi fakturace (DOS) je možné neimportovat staré ceníky přímo ze staré verze a vyhnout se tak opětovnému zadávání položek ceníku. 6.5. Import adresáře Pokud je potřeba pro usnadnění importovat seznam odběratelů z předchozí verze programu, lze pomocí importu adresáře přenést adresř do nové verze. Složka pro import: pomocí průvodce adresáři v levé části okna se zvolí cesta, ve které se nachází adresář staré verze. Soubor pro import: lze vybrat pouze Adresář Formát: Nastavení formátu položky Poř.číslo 13
6.6. Import faktur Pokud je potřeba pro usnadnění importovat seznam faktur vystavených v předchozí verzi fakturace, lze pomocí importu faktur přenést faktury do nové verze. 7. Řady faktur Doklady vytvářet v libovolném počtu číselných řad, přičemž každá řada má své vlastní číslování dokladů. Program má připravené následující číselné řady: SP_VFAKT: standardní fakturační řada daňových dokladů ZAL_FA: s fakturační řada zálohových faktur DDPP: řada daňových dokladů na přijatou platbu (pokud se používá jako samostatná číselná řada Nová číselná řada se vytvoří v následujícím editačním okně: Číselná řada: zkratka pro určení číselné řady, musí být v seznamu jednoznačná Maska číselné řady: určuje tvar pořadového čísla dokladu (např. Pokud má číslo dokladu obsahovat text, který se nemění (nejčastěji rok, který může být umístěn buď na začátku nebo na konci čísla dokladu). Začátek pevného textu musí být uvozen znakem ~ ta část čísla, která se má měnit (zbětšovat) je tvořena znaky masky # {např. pokud je maska ve tvaru ####~/2009 bude 49slov8n9 vzpadat takto: 0001/2009, 0002/2009, 0003/2009..) Poslední číslo: poslední číslo uloženého dokladu. Pokud se zadá nová číselná řada je potřeba jako první číslo 0000, aby se jako první vytvořilo číslo 0001. Změna číselné řady: umožňuje provádět změnu číselné řady při tvorbě dokladu Název: popis číselné řady Typ faktury: výběr ze seznamu typu dokladů: Faktura daňový doklad, Zálohová faktura, Daňový doklad na přijatou platbu, Daňový dobropis, Faktura (nedaňová), Proforma faktura. Při zadávání nového dokladu je toto nastavení přeneseno do vstupu. Přístupy: nastavení uživatelů, kteří mohou danou číselnou řadu používat. 14
8. Nastavení fakturace Nastavení parametrů fakturace umožňuje zadat nejčastěji používané hodnoty jako předvolbu pro tvorbu dokladu. Obsahuje i volby, které určují chování programu. Středisko: kód střediska, které se přenese do nového dokladu Kód účtování: kód účtování dokladu, který se použije pro zaúčtování dokladu při přenosu do účetního sytému Dnů splatnosti: nejčastěji používaný počet dnů splatnosti dokladu, pokud je v adrese odběratele uveden počet dnů splatnosti, má při tvorbě dokladu přednost. Druh faktury: nejčastěji používaný druh dokladu. KSY: konstantní symbol dokladu Forma úhrady: nejčastější způsob úhrady dokladu. Období: období používané pro přenos do účetních systémů. Všechny takto nastavené parametry lze při tvorbě dokladu změnit na aktuálně potřebné hodnoty. 15
ČÍSELNÍKY 1. Adresář Adresář je jedním z nejdůležitějších seznamů (číselníků) používaných ve fakturaci. Obsahuje seznam odběratelů. Ke každé adrese lze přiřadit řadu údajů důležitých např. pro fakturaci, kontaktní údaje, poznámky, členění do různých skupin podle regionů nebo referentů (prodejců). Z adresáře lze vytvořit například telefonní seznam s telefonem, faxem nebo e-mailem pro více osob k adrese. Adresy lze pro účely fakturace i vzájemně provázat, kdy jedna adresa slouží jako příjemce a druhá adresa jako fakturační (odběratelská) adresa. V řádku prohlížení adresáře jsou postupně zobrazeny následující údaje: pořadové číslo adresy v seznamu adres, vyhledávací jméno, ulice, město, typ adresy, odběratele, kontaktní osoba, telefon, IČ, DIČ,.. Protože je údajů o kontaktu celá řada, jsou uloženy v několika záložkách. Po otevření záložky se zobrazí údaje, které jsou v ní uloženy. Jako první se otevírá vždy záložka s firemními údaji, kde jsou nejdůležitější informace. V dalších záložkách jsou údaje méně důležité, které významným způsobem rozšiřují vlastnosti kontaktu (bankovní spojení, kontaktní osoby) Do adresáře se nová položka zařadí s těmito údaji: Firemní údaje: Č.adr.: pořadové číslo adresy v seznamu adres. Je přiřazováno automaticky a při změně nastavení volby nad číslem adresy je možné zapsat číslo adresy ručně (např. pro doplnění chybějícího 16
čísla po zrušené adrese). Velikost (formát čísla) je nastaven v číselníku automatického číslování tabulek (viz. menu Číselníky Systémové Automatické číslování tabulek). Obchodní jméno: obchodní jméno právnické nebo fyzické osoby podle obchodního rejstříku nebo podle živnostenského listu. Pokud je obchodní jméno příliš dlouhé, nebo je potřeba pro lepší formátování adresy při tisku, je možné psát obchodní jméno do více řádků. Přechod na nový řádek se provede současným stisknutím kláves SHIFT a ENTER. Vyhledávací název: vyhledávací název je určen pro hledání v adresáři. Standardně se do vyhledávacího názvu zkopíruje celé obchodní jméno. Aby bylo možné snadněji vyhledávat, je možné tento vyhledávací název upravit tak, aby byl název adresy jednoznačný a lépe charakterizoval uloženou adresu. Podle tohoto vyhledávacího názvu se pak třídí adresář. IČ: identifikační číslo organizace (právnické nebo fyzické osoby) DIČ: daňové identifikační číslo organizace (právnické nebo fyzické osoby) Adresa: pro adresu dodavatele nebo odběratele jsou určena pole v tomto pořadí: ulice, PSČ, město, země(země se nezadává ručně, ale výběrem ze seznamu viz. Číselníky Systémové Státy). Osoba: kontaktní osoba, jméno osoby která zastupuje firmu. V této položce je uložen základní kontakt, podrobnější seznam kontaktů je v záložce Ostatní Kontakty na osoby. K adrese lze přiřadit více kontaktů (osob). K osobě je možné přiřadit jméno, funkce, mobil, e-mail, telefon. Telefon: telefonní spojení na firmu. Mobil: kontaktní spojení na mobil. Fax: faxové spojení (číslo faxu). E-mail: e-mailová adresa firmy. Web: www stránky firmy. Forma: právní forma organizace. Vyberte jednu ze dvou forem: Právnická osoba nebo Fyzická osoba. Forma úhrady: forma úhrady pro fakturaci. V adresáři lze přednastavit nejčastěji používanou formu úhrady vystavovaných faktur. Z nabídky lze vybrat předdefinované formy úhrad (viz. Číselníky Fakturace Způsoby úhrady). Nastavená forma úhrady se použije vždy, když se vystavuje faktura danému odběrateli. Na konkrétní faktuře pak lze ještě tuto formu úhrady změnit. Pokud se v adresáři žádná forma úhrady nezadá, použije se standardní forma nastavená ve volbách programu. Splatnost: počet dní splatnosti faktur. Odběrateli lze přiřadit jeho vlastní (sjednaný) termín úhrady resp. počet dní splatnosti. Datum splatnosti faktury se tak určí z data vystavení faktury a tohoto počtu dnů splatnosti. Na faktuře lze tento počet dnů splatnosti ještě změnit. Pokud není počet dnů splatnosti u adresy uveden, pro výpočet data splatnosti se použije standardní splatnost nastavená v programu. Měna: fakturační měna pro odběratele. Pokud chcete vystavovat faktury v cizí měně, je možné přímo k odběrateli zadat fakturační měnu, ve které se faktura vystaví. Vybrat lze z měn, které jsou definované v menu Číselníky Systémové Měny. Standardně se nastaví korunová měna. Jazyk: volba fakturačního jazyka. K adrese lze nastavit jazyk, ve kterém se budou tisknout vystavované doklady. Vybrat lze pouze jazyky, které bylo založeny v číselníku Systémové Jazyky. Pokud požadovaný jazyk v seznamu chybí, lze ho přímo ze vstupu založit. Fakt.odběratel: číslo adresy z adresáře. V tomto poli lze nastavit takový režim fakturace, kdy se doklad (dodací list, faktura) vystaví na adresu z položky Č.adr., ale jako odběratel se na faktuře uvede adresa s číslem uloženým v položce příjemce faktury. Tímto způsobem lze vystavovat doklady (faktury) na různé odběratele, kteří mají jednu společnou odběratelskou (fakturační) adresu. V tom případě je odběratel pouze příjemcem faktury. Je-li příjemce faktury vyplněn, zobrazí se jeho adresa. Způsob dopravy: nejčastěji používaný způsob dopravy pro odběratele. Bude se přenášet do parametrů faktury a pro konkrétní fakturu ho bude možné měnit. Jako způsob dopravy se nabízejí pouze hodnoty nastavené v číselníku Fakturace Způsoby dopravy. Pokud požadovaný způsob dopravy není v seznamu uveden, lze ho přímo z adresáře doplnit do seznamu. Dodav.kód: dodavatelský kód. Tento kód mohou vyžadovat někteří odběratelé, které přiřazují svým dodavatelům identifikační kódy a poté vyžadují, aby byl tento kód uváděn na dokladech pro snadnější identifikaci dodavatele. Pokud odběratel toto vyžaduje, uležte jeho identifikační kód do tohoto pole. Uživatelské rozlišení kontaktu: kromě výše uvedených nastavení a rozlišení kontaktů lze využít i vlastní rozlišování kontaktů, kdy si uživatel sám vytvoří číselník skupin kontaktů zcela podle svých potřeb. Kontaktu se pak přiřadí výběrem ze seznamu. Seznam je vytvořen v menu Číselníky Adresář Rozlišení kontaktů. Jestliže při novém kontaktu nebo opravě staršího položka v rozlišení chybí, lze ji do seznamu doplnit přímo z kontaktu. Poznámka: záložka, ve které je možné zapsat libovolný text s poznámkou k adrese. 17
Ostatní: V záložce Ostatní jsou uvedeny doplňující údaje ke kontaktu. Jsou zde Kontaktní osoby a Banovní spojení. V obou seznamech se nová položka přidá pomocí tlačítka kterým založíte novou položku do seznamu. Pokud chcete položku ze seznamu zrušit použijte tlačítko Kontaktní osoby: seznam kontaktních osob přiřazených k dané adrese. Vkládají se v pořadí: jméno osoby, funkce, mobil, e-mail, telefon pevná linka. Bankovní spojení: seznam bankovních účtů dodavatele nebo odběratele. Bankovní spojení má v podstatě význam pouze pro dodavatele, kdy se bankovní spojení využije u přijatých faktur pro tvorbu úhrad pomocí převodních příkazů. U odběratelů má význam pouze pro dobropisy jako informace pro úhrady dobropisů. Údaje se vkládají v tomto pořadí: kód banky (s možností výběru ze seznamu) po zadání nebo výběru kódu banky se ze seznamu přenese název banky, doplní se pobočka banky,předčíslí čísla účtu (max.6cifer), číslo účtu, mezinárodní formát čísla účtu IBAN (důležitý pro faktury vystavené mimo ČR), mezinárodní identifikace platby BIC (swift kód) a měna účtu. 2. Střediska Číselník středisek je seznam středisek používaných ve firemní agendě. Přiřazení čísla střediska k dokladu může mít další návaznost na účetnictví. Je to jednoduchý číselník s číslem střediska a názvem střediska. Středisko se vloží nebo opraví: 18
Číslo střediska: číslo nebo označení střediska. Maximální počet znaků je 5. Název střediska: textový název střediska 3. Daňové sazby Pro správnou funkci programu je třeba mít správně nastavenou daňovou tabulku, ve které jsou uloženy sazby daně z přidané hodnoty (základní a snížená). Při legislativní změně některé ze sazeb daně z přidané hodnoty vložíte novou sazbu: Platné od: vložte datum, od kterého dochází ke změně sazby daně z přidané hodnoty. I když dojde ke změně jen jedné ze sazeb, vytvořte nový záznam s platností od datumu a novou sazbou. Sazba, která se nezměnila se zadá znovu ve stejné hodnotě. Datum vložíte buď ručně nebo nápovědou s výběrem ze zobrazeného kalendáře. Základní : procentní hodnota základní sazby daně z přidané hodnoty. Snížená : procentní hodnota snížené sazby daně z přidané hodnoty. 4. Měrné jednotky Seznam měrných jednotek je určen především pro jazykovou lokalizaci programu. Aby bylo možné vytvořit vícejazyčný popis skladových karet, je každé měrné jednotce přiřazeno označení (kód) a v dalším popisu se vytvoří název měrné jednotky v příslušném jazyce. Platí to i tehdy, když se vícejazyčná verze nevyužívá. V tom případě budou většinou obě hodnoty shodné. Tím se však také zajistí jednotný způsob vkládání měrných jednotek. Vytvoření nové měrné jednotky se provádí v tomto formuláři: 19
Měrná jednotka: označení (zkratka) měrné jednotky. Vložené označení bude reprezentovat měrnou jednotku pro všechny jazyky. Max. počet znaků pro označení měrné jednotky je šest znaků. Jazyky..: výběr ze seznamu jazyků. Pokud v seznamu jazyků chybí jazyk pro který chcete přiřadit měrnou jednotku, použijte tento výběr pro zobrazení a případné doplnění seznamu jazyků. Po zadání nového jazyku se nový jazyk objeví v novém řádku pro zadání popisu měrné jednotky. Seznam použitých jazyků: jsou zde zobrazeny všechny dosud zadané jazyky a za nimi je pole pro vložení popisu měrné jednotky v příslušném jazyce. Příklad použití: Měrná jednotka: KS, popis CZ: ks, popis EN: pcs, popis DE: st. V ceníku u karty pak bude jako měrná jednotka uloženo KS a na dokladech a jiných sestavách se podle zvoleného jazyka vypisovat ks, pcs, st. 5. Jazyky Seznam použitých jazyků vytváří jazykovou lokalizaci programu. Podle zvoleného jazyka pak lze celý program včetně popisu menu, textů ve formulářích přepnou do zvoleného jazyka. Také lze jazyk programu měnit podle přihlášeného uživatele u kterého se při zadávání parametrů přihlášení zadá i jazyk, ve které bude program fungovat. Jiným využitím seznamu jazyků je možnost vytvořit vícejazyčný popis skladových karet, v adresáři pak lze odběrateli nastavit jazyk, ve kterém se mu mají tisknout doklady. Program pak automaticky vytiskne doklad (např. vydanou fakturu) v cizím jazyce včetně názvů skladových položek a měrných jednotek. Samozřejmě pokud nechcete využívat vícejazyčnou verzi, stačí mít nastavený jeden jazyk (CZ) Nový jazyk se založí do seznamu v jednoduchém formuláři: Jazyk: zkratka jazyka, zkrácený název používaného jazyka. Přes tuto zkratku se pak bude program odkazovat na příslušný jazyk. Zkratka se skládá z maximálně dvou znaků (např. CZ, EN, DE,...) Název: popis názvu jazyka pro snadnější orientaci. 20
6. Měny Seznam používaných měn je seznam, ve kterém jsou uvedeny všechny měny, se kterými má program pracovat. Není to kurzový lístek, ale pouze měny v programu použité a každá měna má nastaveny vlastní parametry pro zaokrouhlování. Tento princip umožňuje nastavit individuální způsob zaokrouhlování výstupních dokladů pro jednotlivé měny. Jestliže například faktury v korunách chceme zaokrouhlovat na celé koruny, ale např. fakturu v EUR chceme nechat bez zaokrouhlení, stačí nastavit zaokrouhlení u jednotlivých měn. Zaokrouhlování je ještě možné použít jiné pro hotovostní platby (kde nejmenší hodnota je padesát haléřů zaokrouhlování na padesátníky) a jiné pro bezhotovostní platby, kde nejsou žádná omezení. Pokud se rozhodnete využívat pouze jednu měnu (např. českou) musíte do seznamu založit měnu CZ a nastavit jí příslušné parametry pro zaokrouhlování. Při zakládání jednotlivých měn postupujeme takto: Měna: označení měny, je vhodné používat oficiální označení měn používané bankami. (CZK, EUR, USD,..) Název: název měny pro snadnější určování vybrané měny (popis). Hotovostní zaokr.: zaokrouhlení dokladu při volbě hotovostní úhrady (při použití cizí měny může být i zaokrouhlování na haléře (např. centy u EUR), proto i v hotovostní úhradě je možnost ponechat na haléře. Bezhotovostní zaokr.: zaokrouhlení dokladu při volbě bezhotovostní úhrady (např. převodní příkaz pro banku). V obou případech je možné zvolit jednu ze čtyřech možností: na haléře, na desetníky,na padesátníky, na celé. V prohlížení je pak zobrazeno: 0,01 na haléře, 0,1 na desetníky, 0,5 na padesátníky a 1 na celé! Zaokrouhlení a vstup v pohybech: nastaví se počet desetinných míst pro evidenci měny. Např. u českých korun má smysl 2 max. 3 desetinná místa. U cizích měn pak může být požadavek na ještě větší počet desetinných míst. Zároveň se tím nastaví i zaokrouhlení vypočítávaných údajů. 7. Státy Seznam států je využíván v adresáři při zadávání adres dodavatelů a odběratelů. V číselníku se vytvoří seznam zkratek a názvů jednotlivých států. Seznam slouží pro jednoznačné přiřazení státu k adrese pro pozdější využití např. pro tisk přehledů pro jednotlivé státy. 21
Stát: tříznakové označení (zkratka) pro stát. Název: textový název státu (vypisovaný v adrese) 22