Uživatelská dokumentace k projektu Czech POINT Provozní řád Vyřízení reklamace obdržení přístupových údajů do datové schránky Vytvořeno dne: 20.1.2010 Aktualizováno: 8.2.2011 Verze: 1.2 2009 MVČR
Obsah 1. Přihlášení do centrály Czech POINT... 3 1.1. Přihlášení... 3 1.2. Volba formuláře... 4 2. Formulář pro vyřízení reklamace... 5 2.1. Podklady pro reklamaci... 5 2.2. Odeslání reklamace k vyřízení... 5 2.3. Výsledek reklamace... 5 2.3.1. Žadatel neobdržel aktivační link z technických důvodů... 5 2.3.1.1. Žadatel chce situaci řešit sám... 6 2.3.1.2. Žadatel vyžaduje zaslání aktivačního linku elektronickou poštou... 6 2.3.2. Žadatel si aktivační údaje dosud nevyzvedl... 6 2.3.3. Byl překročen počet pokusů o získání přístupových údajů... 7 2.3.4. Přístupové údaje byly již vyzvednuty... 7 2.3.5. Nesouhlasí adresa elektronické pošty... 8 2.3.6. Nové přístupové údaje přijdou běžnou poštou... 9 2.3.7. Bylo zadáno nesprávné jednací číslo... 9 2.4. Tisk výsledku reklamace... 10 2.5. Ukončení transakce... 10 3. Ukončení práce v prostředí Czech POINT... 11 2
1. Přihlášení do centrály Czech POINT Než začnete cokoliv pomocí Czech POINT dělat, je třeba se přihlásit do jeho centrály, autentifikovat se a vybrat druh činnosti. Do centrály Czech POINTU se dostanete z webového prohlížeče zadáním adresy https://www.czechpoint.cz. Následuje vaše autentifikace výběrem komerčního certifikátu a zadáním odpovídajícího PINu; dále pak ověření přihlašovacích údajů uživatelského jména a přístupového hesla. 1.1. Přihlášení Při vstupu do softwarového rozhraní pro práci s Czech POINT je vyžádána autentifikace (přihlášení) pracovníka. Pro tento účel je zapotřebí, aby do USB konektoru počítače byl zasunut jeho tzv. token, zařízení ikey 4000, ve kterém je uložen privátní klíč pracovníka. Prvním krokem při přihlášení je výběr a potvrzení digitálního certifikátu. Certifikát potvrďte v okně Zvolit digitální certifikát. Následuje zadání PIN kódu pracovníka zapište jej do vstupního pole Enter PIN dialogu Token Login. Pokud je vše v pořádku, otevře se stránka pro přihlášení do prostředí Czech POINT. Pracovník zde vyplní do vstupních polí tato data: Jméno identifikace pracovníka ve formě jeho přihlašovacího jména obecně to může být kombinace znaků a číslic, často se užívá kombinace částí jména a příjmení. Heslo přístupové heslo vytvořené k výše zapsanému uživatelskému jménu. Vlastní přihlášení proběhne po stisku tlačítka Přihlásit. 3
1.2. Volba formuláře Po přihlášení se na následující stránce zobrazí nabídka formulářů. V levé sekci klepněte na odkaz Agendy ISDS. Zkontrolujte dostupnost formuláře Formulář vyřízení reklamace obdržení přístupových údajů do datové schránky v kladném případě je ve sloupci Dostupnost zobrazen zelený indikátor; v opačném případě je barva indikátoru červená. Klepněte myší do řádku s položkou formuláře. V následujícím dialogu (liší se podle použitého prohlížeče webových stránek) zvolte otevření souboru s formulářem nikoliv tedy jeho uložení. Formulář se načte a otevře v okně aplikace 602XML Filler 4
2. Formulář pro vyřízení reklamace Formulář slouží pro zjištění stavu žádosti o zaslání nových přístupových údajů k datové schránce. Formulář je určen pro žadatele, kteří požadovali zaslání přístupových údajů prostřednictvím emailu, a z nějakého důvodu jim přístupové údaje nebyly doručeny. Prostřednictvím tohoto formuláře je možné zjistit chybu, která způsobila nedoručení přístupových údajů. Smyslem tohoto formuláře je vyřešení vzniklé chyby a tím i dokončení procesu získání nových přístupových údajů k datové schránce. Počet opakování reklamace není omezen. 2.1. Podklady pro reklamaci Žadatel musí předložit číslo jednací, které je uvedeno v textu Potvrzení oznámení nebo žádosti. Toto číslo jednací má tvar například REF35937 a podobně. Jednací číslo se zapisuje do pole Číslo jednací formuláře. Dále je třeba do pole Email zapsat kontaktní adresu elektronické pošty žadatele ta musí souhlasit s adresou, na kterou mají být doručeny nové přístupové údaje reklamujícího žadatele. 2.2. Odeslání reklamace k vyřízení Stiskem tlačítka Vyřídit reklamaci odešlete po kontrole úplnosti vstupních údajů podklady pro reklamaci k vyřízení. Reklamace je podle jednacího čísla posouzena a výsledek je odeslán zpět a zobrazen ve formuláři. 2.3. Výsledek reklamace Ve formuláři se vypíše výsledek reklamace hlášený z Aktivačního portálu. Mohou nastat různé situace ty popisují následující kapitoly. 2.3.1. Žadatel neobdržel aktivační link z technických důvodů Zpráva ve formuláři: Žadatel neobdržel z technických důvodů email s aktivačním linkem. Příčinou této situace je pravděpodobně to, že žádost sice byla doručena, ale z technických důvodů nebyla žadateli (dosud) doručena odpověď s podklady pro aktivaci. Technické důvody mohou zahrnovat chybné nastavení např. SPAM filtru, chybu SMTP serveru atd. Obsluha může v tomto případě žadateli nabídnout dvě řešení, která se volí dvojicí tlačítek ve formuláři. 5
2.3.1.1. Žadatel chce situaci řešit sám Tlačítko Tisk výsledku obdržení přístupových údajů stiskněte, pokud si uživatel bude přát řešit situaci vlastními silami. Vytištěný list předejte uživateli. Ten zde najde rady, jak dále postupovat: Žádost o znovuzaslání aktivačního linku se podává na stránkách Aktivačního portálu (https://www.czechpoint.cz/aktivacniportal). Na těchto stránkách je vypsáno i to, jak přesně postupovat. Potřebné údaje (číslo jednací, email) nalezne žadatel na Potvrzení oznámení nebo žádosti, které obdržel na kontaktním místě Czech POINT. Je třeba zdůraznit, že kontaktní adresa elektronické pošty musí být shodná s adresou, kterou žadatel uvedl u Oznámení nebo Žádosti. 2.3.1.2. Žadatel vyžaduje zaslání aktivačního linku elektronickou poštou Pokud žadatel nechce sám nic vyplňovat a odesílat, stiskněte tlačítko Zažádat o email s aktivačním linkem. Žadateli bude doručena zásilka s aktivačním linkem na původně zadanou adresu elektronické pošty. 2.3.2. Žadatel si aktivační údaje dosud nevyzvedl Tato situace je oznámena zprávou Žadatel prostřednictvím aktivačního linku přistoupil na stránky Aktivačního portálu, ale přístupové údaje nebyly vyzvednuty. Jedná se o situaci, kdy žadatel zvolil možnost vyzvednutí přístupových údajů elektronickou formou a na kontaktním místě Czech POINT zadával při transakci Oznámení nebo Žádosti svou adresu elektronické pošty. Do příslušné poštovní schránky pak byla doručena zásilka obsahující aktivační link, jehož pomocí lze nové přístupové údaje vyzvednout. Na kontaktním místě Czech POINT tehdy žadatel také obdržel vytištěné Potvrzení oznámení nebo žádosti zde je uvedeno vše potřebné k vyzvednutí přístupových údajů. 6
Žadatel by měl dále postupovat takto: Ve svém poštovním klientském programu otevřít okno se seznamem poštovních zásilek doručených do schránky, jejíž adresu zadal v žádosti. Zde nalézt zásilku, která má ve sloupci Předmět (Věc apod. podle programu) uvedeno REFnnnnnn - Přístupové údaje do Informačního systému datových schránek. Údaj na začátku například REF563214 je číslo jednací oznámení. Je třeba zkontrolovat, zda toto číslo jednací je shodné s číslem jednacím uvedeném na Potvrzení oznámení nebo žádosti. Žadatel pak zásilku otevře a v jejím textu klepne myší na aktivační link (odkaz). Zobrazí se stránka Aktivačního portálu s výzvou k zadání ID virtuální obálky a ID datové schránky. Oba údaje jsou rovněž uvedeny v Potvrzení oznámení nebo žádosti. Po zadání obou údajů žadatel klepne na tlačítko Zobrazit přístupové údaje. Následně se zobrazí požadované přístupové údaje ke schránce žadatele v Informačním systému datových schránek. Poskytnuté údaje je třeba pečlivě zaznamenat, protože je lze zobrazit jen jednou. 2.3.3. Byl překročen počet pokusů o získání přístupových údajů Ve formuláři je zobrazena zpráva Aktivační link zaslaný žadateli byl zablokován z důvodu překročení počtu pokusů o získání přístupových údajů. Aktivační link zaslaný žadateli byl již zablokován z důvodu překročení počtu pokusů o získání přístupových údajů. Pro získání nových přístupových údajů musí žadatel na kontaktním místě Czech POINT požádat o zneplatnění přístupových údajů a vydání nových. 2.3.4. Přístupové údaje byly již vyzvednuty Ve formuláři je zobrazena zpráva Přístupové údaje již byly vyzvednuty. Přístupové údaje již byly pro uvedené číslo jednací vyzvednuty. Pro získání nových přístupových údajů musí žadatel na kontaktním místě Czech POINT požádat o zneplatnění přístupových údajů a vydání nových. 7
2.3.5. Nesouhlasí adresa elektronické pošty Ve formuláři je zobrazena zpráva Oznámení nebo žádost s číslem jednacím xxx byla již v minulosti úspěšně přijata a aktivační link byl zaslán na jiný e-mail než byl zadán při reklamaci. Přístupové údaje k datové schránce byly již zaslány ale do jiné poštovní schránky, než uvedl při reklamaci žadatel. Pokud nedošlo k omylu ve specifikaci adresy schránky žadatelem ani k chybě při jejím zápisu, klepněte na tlačítko ANO. V dané chvíli lze žadatele jen informovat o tom, že aktivační link byl již v minulosti odeslán na adresu odlišnou, než je uváděna nyní při reklamaci. Pokud došlo k omylu při zadání té původní adresy, je nutno požádat o zneplatnění přístupových údajů a vydání nových. Jestliže došlo k omylu při zadávání poštovní adresy v reklamačním formuláři, klepněte na tlačítko NE. Pak budete moci adresu poštovní schránky do pole Email zadat znovu a pokusit se reklamaci vyřídit. 8
2.3.6. Nové přístupové údaje přijdou běžnou poštou Může se stát, že vyžádané přístupové údaje budou Ministerstvem vnitra zaslány běžnou doporučenou zásilkou místo vyžádané zásilky elektronické pošty. Zpráva ve formuláři pak má tvar Oznámení nebo žádost s číslem jednacím MV- 123456 je zpracovávána Ministerstvem vnitra. Nové přístupové údaje žadatel obdrží doporučenou poštou, nikoliv e-mailem. Přístupové údaje obdrží žadatel doporučenou poštou do vlastních rukou. Adresa elektronické pošty, uvedená v oznámení nebo žádosti, nebude použita. 2.3.7. Bylo zadáno nesprávné jednací číslo Pokud není na serveru Ministerstva vnitra pod žadatelem uvedeným číslem jednacím nalezeno evidované oznámení nebo žádost, zobrazí se zpráva: Pod uvedeným číslem jednacím není evidované žádné oznámení ani žádost. Zkontrolujte, zda číslo jednací uvedené na oznámení nebo žádosti je shodné s číslem jednacím uvedeným ve formuláři. Stiskem tlačítka Zadat nové číslo jednací budete mít možnost opravit údaj zadaný v poli Číslo jednací. Pokud žadatelem udávané jednací číslo je zapsáno správně a přesto je odmítáno, nelze v transakci pokračovat a je třeba ji ukončit. 9
2.4. Tisk výsledku reklamace V případech, že reklamaci žadatele bylo možné vyřídit, klepněte dále na tlačítko Tisk výsledku obdržení přístupových údajů. V dialogu pro volbu tiskárny potvrďte volbu tiskového zařízení a vytiskněte Výsledek obdržení přístupových údajů s instrukcemi pro žadatele, jak má dále postupovat. Výtisk předejte žadateli. 2.5. Ukončení transakce Transakci ukončíte klepnutím na tlačítko Zavřít formulář. 10
3. Ukončení práce v prostředí Czech POINT V průběhu pracovního dne, při vyřizování jednotlivých požadavků žadatelů, vždy předepsaným způsobem uzavřete otevřený formulář (formuláře) a dokončete transakci. Při tom zůstáváte stále přihlášeni v prostředí Czech POINT. Při ukončení práce (například na konci pracovní směny), je třeba se z prostředí Czech POINT odhlásit. Odhlásíte se klepnutím na tlačítko Odhlásit v pravém horním rohu okna Czech POINT s nabídkou formulářů. Pokud byste se neodhlásili, a okno s nabídkou formulářů jen zavřeli (například klepnutím na tlačítko s křížkem v pravém horním rohu okna), zůstanete k Czech POINT ještě po určitou dobu (zhruba 30 minut) přihlášeni. Ke stejné situaci by došlo při nečekaném restartu počítače, například po výpadku napájecí sítě. Nové přihlášení k další práci běžným zadáním jména a hesla bude pak během této doby interpretováno jako pokus o neautorizovaný přístup do prostředí Czech POINT. Proto se budete v tomto případě muset přihlásit dvakrát po sobě. Po prvním přihlášení se zobrazí varování s informací, že někdo již byl přihlášený pod vaší identitou nebo že jste se korektně neodhlásili. Pole pro zadání jména a hesla jsou znovu zobrazena. Teprve po jejich opětovném vyplnění se vám prostředí Czech POINT znovu zpřístupní. 11