Normalizovaná úprava obchodních a úředních dopisů 1. Normy pro úpravu písemností 2. Náležitosti předtisků pro obchodní a úřední korespondenci 3. Vzor předtisku obchodního dopisu
1. Normy pro úpravu písemností Základy obecné formální úpravy česky psaných obchodních a úřed- ních písemností jsou obsaženy ve dvou technických normách: 1) Formální úpravu textu upravuje ČSN 016910 (Úprava písemností zpracovaných textovými editory duben 2007).Podle 13 a Obchodního zákoníku z 1. 1. 2001 jsou podnikatelské subjekty povinny uvádět údaj o sídle podniku a o jeho registraci v obchodním rejstříku nebo v jiné evidenci, včetně spisové značky na veškeré obchodní korespondenci. Tento údaj může být umístěn na dopisních papírech buď v záhlaví pod adresou odesílatele, nebo v zápatí mezi doplňujícími údaji. 2) Kvalitu a rozměry dopisních papírů, přesné znění odvolacích údajů a jejich umístění určuje ČSN 88 6101 (Dopisní papíry pro obchodní a úřední korespondenci.
2. Náležitosti předtisku obchodního dopisu: 2.1. Záhlaví (Hlavička dopisu) 2.2. Adresové pole s adresovým pásmem 2.3. Odvolací údaje 2.4. Doplňující údaje 2. 5. Vzor předtisku pro obchodní dopis
2. 1. Záhlaví (Hlavička) V záhlaví se uvádí přesný název odesílajícího podniku nebo organizace, její právní forma, případně obchodní značka nebo firemní znak. Dále jeho úplná adresa včetně PSČ a číslo poštovní přihrádky, pokud ji podnik má.může zde být i logo podniku nebo organizace. Úprava adresy odesílatele není stanovena normou, musí být vytištěna tak, aby bylo možné v pravém horním rohu umístit podací razítko.
2. 2. Adresové pole s adresovým pásmem Adresové pole je prostor vyhrazený pro umístění poštovní adresy adresáta. Jeho výška je stanovena na 38,1 mm, což je prostor, do něhož se vejde 9 řádkových roztečí při jednoduchém řádkování. Je vymezeno čtyřmi orientačními body. Na dopisních papírech s předtiskem může být vlevo i vpravo, záleží na typu okénkové obálky, která se použije. Adresové pásmo je prostor uvnitř adresového pole, určující maximální ploch, do které lze vepsat adresu adresáta. Je možné do něj napsat 6 řádků při jednoduchém řádkování. Jeho výška je 25,4 mm. Šířka je stanovena na 76,2 mm. Umožňuje napsat na jeden řádek 30 znaků a mezer o základní znakové rozteči 2,54 mm. Adresové pásmo je vymezeno třemi orientačními růžky.
Orientační body a orientační růžky zajišťují správné umístění adresy a zamezují napsání nenáležitých údajů do adresového pole. (Ve Wordu se tyto značky označují jako skrytý text, takže jsou viditelné na obrazovce, ale netisknou se. Skrytý text je viditelný na obrazovce jen tehdy, pokud máme v okně Možnosti- nastaveno zobrazování skrytého textu.
2. 3. Odvolací údaje: Odvolací údaje mohou být předtištěny buď ve sloupcové úpravě vpravo nebo vlevo vedle adresového pole, případně v řádkové úpravě pod adresovým polem. Do odvolacích údajů patří: Váš dopis zn.:, Ze dne:, Naše zn.:, Vyřizuje:, Tel.:, Fax:, E-mail:, Datum: (odvolací údaj Naše značka může být nahrazen Číslem jednacím). Odvolací údaje slouží ke třídění korespondence.
Sloupcové odvolací údaje předtištěné vlevo: Váš dopis zn.: Ko/112 Ze dne: 13.5. 20.. Naše značka: Chl/256/20.. Vyřizuje: Chládek Tel./Fax: 685 877 245 Mobil: 602 325 477 E-Mail: chladek@mpsv.cz Datum: 20.5.20..
Sloupcové odvolací údaje předtištěné vpravo: Váš dopis zn.: TO/114 Ze dne: 10.8.20.. Naše zn.: Pe/ 210 Vyřizuje: Pekárek Tel./FAX: 776 325 110 Mobil: 602 698 576 E-Mail: strojirny@seznam.cz Datum: 20..-08-26
Řádkové odvolací údaje: Údaje se začínají psát vždy pod prvním písmenem před- tisku. Nesmí zasahovat jeden do druhého, případně se rozdělí do dvou řádků. VÁŠ DOPIS ZNAČKY/ZE DNE NAŠE ZNAČKA VYŘIZUJE/LINKA OLOMOUC Ji/řed./15.6.20.. Kr/30 Kropáček/12 29.6.20..
Význam jednotlivých odvolacích údajů: VÁŠ DOPIS ZN.: tento údaj se vyplňuje pouze tehdy, pokud ze zadání vyplývá předchozí korespondence mezi oběma subjekty. Najdeme ho v dopisu na který odpo- Vídáme, a to u odvolacího údaje Naše značka. ZE DNE: uvádí se datum odeslání dopisu, na který odpovídáme. NAŠE ZNAČKA: tvoří ji zpravidla první dvě písmena pracovníka, který písemnost vyřizuje, za lomítkem se uvádí pořadové číslo odesílané písemnosti, za dalším lomítkem letopočet.
(Může být nahrazena Číslem jednacím ). VYŘIZUJE: uvádí se příjmení pracovníka, který písemnost vyřizuje a na něhož se adresát může obrátit v případě nejasností. TEL./FAX: vyplňuje se telefon na osobu, která písemnost vyřizuje. E-MAIL: uvádí se e-mailová adresa Datum: datum odeslání dopisu může se psát sestupně: 2013-02-03, nebo vzestupně: 02-03-2013, nebo: 1.2.2013, bez mezer za tečkami.
4. Doplňující údaje V zápatí stránky jsou předtištěny údaje o bankovním spojení, identifikačním číslu, daňovém identifikačním číslu, internetové adrese, apod. Od 1. 1. 2001 jsou podnikatelé povinni uvádět i údaj o registraci v Obchodním rejstříku a o sídle firmy.
Vzor předtisku pro obchodní dopis
Použité zdroje: Literatura: Ing. Kroužek J. a PhDr. Kuldová O.: Písemná a elektronická komunikace pro SŠ a veřejnost 1, Praha: Fortuna, 2003 (aktualizováno v r. 2007), ISBN 80-7168- 836-3. ČSN 88 6101 Dopisní papíry pro obchodní a úřední korespondenci, Český normalizační institut, Praha, 2007. ČSN 01 6910 Úprava písemností zpracovaných textovými editory, Český normalizační institut, Praha, 2007.