Kontrola účetních výkazů

Kontrola účetních výkazů 2013 BüroKomplet, s.r.o.

Obsah 1 Kontakty... 3 2 Kontroly definice účtů - Výkazy... 4 2.1 Doklady ve fázi pořízeno... 5 2.2 Doklady v nesprávném stavu... 6 2.3 Bilanční vyrovnanost... 6 2.4 Kontrola výkazů... 10 3 Příručka na webu... 17 2

1 Kontakty Hotline 800 129 734 helios@ikomplet.cz Vzhledem k vytíženosti našich konzultantů vám nabízíme službu naší hotline. Jelikož z praxe víme, že ne vždy se vám mohou naši konzultanti plně a okamžitě věnovat, použijte prosím naši bezplatnou telefonickou linku nebo e-mail. Jsme vám k dispozici každý pracovní den od 7.00 do 16.30 hodin. 3

2 Kontroly definice účtů - Výkazy Po každé aktualizaci výkazů jako je rozvaha, výkazu zisku a ztráty, výkaz peněžních toků apod., doporučujeme provést kontrolu správnosti číselných hodnot ve výkazu! Doporučujeme těmto kontrolám věnovat zvýšenou pozornost! Program sám automaticky nezajistí správnost hodnot výkazu, je nutno výkaz správně definovat. I skutečnost, že výkazy - rozvaha a výkaz zisku a ztráty např. v měsíci lednu vykazovaly po aktualizaci správné hodnoty, neznamená, že tomu musí být i v následujících měsících. Např. přidáte nový rozvahový účet, ale nezařadíte jej do definice rozvahy -> rozvaha bude chybně. Ještě "zákeřnější" je případ, kdy účet sice v číselníku účtů v lednu existoval, ale měl nulový zůstatek, takže se jeho nezařazení do definice rozvahy v lednu neprojevilo, ale chyba nastane v měsíci, kdy jeho zůstatek bude nenulový. Nebo dojde k tomu, že v účetním deníku zaúčtujete bilančně nevyrovnaný doklad a nebude souhlasit výsledek hospodaření v rozvaze na výsledovku, i když oba výkazy budou nedefinovány správně. Se stejným důsledkem se setkáte i v případě, že zaúčtujete doklad, jehož některé řádky mají datum případu spadajícího do zvoleného intervalu měsíců a jiné řádky dokladu mají datum případu spadajícího mimo zvolený interval měsíců. U rozvahy a výkazu zisku a ztráty je nutno zkontrolovat zejména výsledek hospodaření běžného účetního období, u výkazu peněžních toků stav hotovosti na konci období, u výkazů změn vlastního kapitálu vlastní kapitál celkem apod. Nesprávný výsledek ve výkazech může vzniknout buď tím, že jsou chybně podklady z účetního deníku nebo ve vlastní definici výkazů. Proto je nutno zkontrolovat výsledek hospodaření v účetnictví (skupiny stavů, viz dále) a pokud je tento v pořádku, porovnat jej na výsledek hospodaření v rozvaze a výkazu zisku a ztráty. U výkazu peněžních toků následně zkontrolovat stav hotovosti ke konci období na rozvahu apod. 4

V následujícím přehledu jsou uvedeny nejčastější chyby, které mají za důsledek chybné výkazy (rozvaha a výkaz zisku a ztráty): Základním předpokladem pro správné výsledky ve výkazech je správné účtování. V následujícím popisu se omezíme pouze na základy formální správnosti účtování do deníku Helios Orange. Chybné metody účtování nebo chyby v účtování, i když se mohou vyskytnout, nelze z hlediska nástrojů Helios Orange obecně zkontrolovat. Je pochopitelně možné vytvořit různé kontrolní mechanismy, přehledy a sestavy, ale ty jsou tak specifické a souvisí i s činností např. interního a externího auditu, že je nebudeme dále zmiňovat. 2.1 Doklady ve fázi pořízeno Účetní záznamy ve fázi Pořízeno se do Skupin stavů ani Výkazů nenapočítávají. Účetní záznamy ve fázích Účtováno nebo Uzavřeno se naopak do Skupin stavů i Výkazů napočítávají. Je tedy nutno zkontrolovat, zda v chronologickém přehledu nezůstaly některé doklady ve fázi Pořízeno. Pomocí tlačítka Nastav si zobrazte sloupec Fáze a zkontrolujte existenci účetních zápisů ve fázi Pořízeno. Pokud existují, nutno zjistit důvod, proč tyto doklady zůstaly ve fázi Pořízeno a doklady opravit. Ve speciálních případech je možno doklady ve fázi Pořízeno používat. Neslouží však jako účetní záznamy ve smyslu zákona o účetnictví, ale pouze 5

z technických důvodů jako např. vzory dokladů, které se rozkopírovávají a teprve takto zkopírované doklady jsou převáděny do fáze Účtováno nebo Uzavřeno. 2.2 Doklady v nesprávném stavu Je zapotřebí dbát na to, aby byly doklady ve správném stavu: Doklady otevření účetních knih v Počátečním stavu Doklady běžného období v Běžném stavu Doklady uzavření účetních knih v Koncovém stavu Doklady se stavem Počáteční stav a Běžný stav se do výkazů napočítávají, doklady se stavem Koncový stav se do výkazů nenapočítávají. Pokud by došlo k tomu, že doklady uzavření účetních knih nebudou v Koncovém stavu, tak se do výkazů dostanou, ačkoli tam nepatří a ve výkazech budou nulové hodnoty. Naopak, pokud se běžnému dokladu (např. faktuře) omylem nastaví Koncový stav, tak se do Výkazů nedostane, ačkoli do Výkazů patří. Při běžné práci v Helios Orange k dokladům v nesprávném Stavu nemůže dojít. Při automatickém uzavření a otevření účetních knih program automaticky stav správně nastaví. Doklady v nesprávném Stavu však mohou vzniknout, pokud bude třeba na druhu účetních dokladů špatně nastaven Stav nebo např. při importu účetních dokladů z jiných systémů. 2.3 Bilanční vyrovnanost Obecně musí platit, že za sledované období je suma zůstatků všech rozvahových a výsledkových účtů rovna 0. To je podmíněno tím, že v chronologickém přehledu všech dokladů daného období je suma zůstatků všech rozvahových a výsledkových účtů rovna 0. V modulu Účetnictví - Skupiny stavů - SYSTEM 002 - je třeba zkontrolovat za příslušné období výsledek hospodaření. Časový interval ve výkazech musí odpovídat koncovému datu ve skupinách stavů. Např. jsou-li Výkazy např. za 1. pololetí 2006 (musí být od počátku roku), proveďte výpočet na Skupinách stavů v období 2006 se zadaným koncovým datem 30. 6. 2006.) 6

Pro kontrolu lze použít sestavy typu Obratové předvahy. Její výběr je ovlivněn nastavením Kumulovaných obratů v Konfiguraci modulu Účetnictví. Konfigurace - modul Účetnictví - Kumulované obraty a Kumulované obraty v měsících Sledované dva atributy - Kumulované obraty a Kumulované obraty v měsících - jsou označeny červeným orámováním. Máte-li nastaveny Kumulované obraty denní, vyberte sestavu Obratová předvaha (L-D). V případě, že máte nastaveny Kumulované obraty měsíční, potom vyberte sestavu Obratová předvaha (L-M). Pokud nevíte, jak máte nastavenu konfiguraci, stačí stisknout tlačítko Nastav. Pokud je na záložce 1 - Zobrazení u příslušných kumulovaných obratů uvedeno NENAPOČÍTÁNO, nelze tyto obraty v sestavě použít. V případě zde zobrazeného nastavení je nutno použít pro zobrazení účetních výstupů sestavu Obratová předvaha (L-M). Denní kumulované obraty nejsou napočítány. 7

Nastav - kontrola nastavení Kumulovaných obratů v konfiguraci modulu Účetnictví V případě, že slovo NENAPOČÍTÁNO je uvedeno jak u denních, tak u měsíčních kumulovaných obratů, znamená to, že tento údaj není zadán a je nutno ho zadat v Možnosti /Konfigurace - Správa systému - Účetnictví. Po zobrazení Obratové předvahy je nutno, aby sloupec D Zůstatek kon.stav byl v posledním šedém řádku nulový. Denní stavy účtů Pokud je sloupec D Zůstatek kon.stav nulový, je možno porovnat hospodářský výsledek z účetních sestav s příslušnými Výkazy. Hospodářský výsledek si 8

můžete v případě nastavení Měsíčních kumulovaných obratů (viz předchozí obrázek) zobrazit pomocí sestavy Rozvaha (L-M), nebo pomocí sestav Výsledovka (L-M). V případě nastavení denních kumulovaných obratů zobrazit pomocí sestavy Rozvaha (L-D), nebo pomocí sestav Výsledovka (L-D). Pokud Obratová předvaha není ve sloupci D Zůstatek kon.stav nulová, je nutno najít chybu při zaúčtování. Před započetím kontrol doporučujeme pro jistotu na Skupinách stavů přes pravé tlačítko myši Aktualizaci všech stavů... a potom znovu zkontrolujte příslušné účetní sestavy ve Skupinách stavů. Pokud ani po aktualizaci není obratová předvaha nulová, proveďte následující kontroly v chronologickém přehledu účetního deníku: Pomocí pravého tlačítka myši spusťte Kontroly, Kontrola dokladů (doporučujeme minimálně zkontrolovat údaje dle následujícího obrázku): Minimální nastavení kontrol v Chronologickém přehledu Chyby vyrovnanosti - odhalí celkově nevyrovnaný doklad nebo bilančně nevyrovnaný doklad (z hlediska účtů výsledkových a rozvahových). Pozor, doklad může být celkově vyrovnán, ale při účtování např. rozvahového účtu (je v definici rozvahy) proti podrozvahovému účtu (není v definici žádného výkazu) dojde k bilančně nevyrovnanému dokladu a to je chyba. Chyby časových údajů - odhalí doklad, který má v jednom dokladu na řádcích výkazu různé datumy případu (nebo období stavu). Toto může (ale nemusí) způsobit chybu i v návaznosti výsledovky na rozvahu. Na 9

daném dokladu je pak nutno posoudit, zda rozdíly datumech případu (nebo období stavu) přesahují nebo nepřesahují dané období. Vykazování podle Období stavu. V případě vykazování podle Období stavu je nutno zkontrolovat, zda jsou k Výkazu přiřazeny všechna Období stavu za daná období - pro běžný i minulý (i příp. předminulý) rok. Včetně Období stavu pro počáteční stav. Ve výsledovce období počátečného stavu být nemusí. Problémy se mohou vyskytnout i v případě, že v účetním deníku existují doklady s Datem případu mimo vykazované období. Např. Období (rok) je od 1.1.2006 do 31.12.2006, výkazy se vykazují za stejné rozmezí od 1.1.2006 do 31.12.2006, ale v chronologickém přehledu daného roku přesto existuje doklad, který má Datum případu mimo uvedené období - např. 31.12.2005. K této situaci může dojít při importu dokladů z jiného systému apod. Tento doklad se do výkazu za období od 1.1.2006 do 31.12.2006 nedostane. Týká se to pouze dokladů ve stavu Běžný stav, u dokladů v Počátečním stavu program Datum případu nekontroluje. Po provedení výše uvedených kroků byste se měli dostat ke správným účetním podkladům pro aktualizaci Výkazů. Pokud se výsledek hospodaření zjištěný ze Skupin stavů (stejný na Rozvaze a Výsledovce - pouze s opačným znaménkem) liší od hospodářského výsledku na vypočtených Výkazech, je nutno provést opravy v definicích těchto Výkazů, viz dále. 2.4 Kontrola výkazů Při definici výkazů může vzniknout chyba v důsledku: Chybné zařazení účtu na řádek výkazu - může se jednat o nezařazení účtu do výkazu vůbec, zařazení na špatný řádek nebo naopak zařazení na více řádků než správně patří. Ve výsledovce platí pravidlo jeden výsledkový účet na jeden řádek výsledovky, v rozvaze platí pravidlo jeden rozvahový účet na jeden řádek rozvahy, v případě účtů např. daní nebo zúčtování s institucemi sociálního a zdravotního pojištění jeden rozvahový účet na jeden řádek rozvahy v aktivech a na jeden řádek rozvahy v pasivech, celkem na 2 řádky. Přiřazení chybného koeficientu k účtu (+1 nebo -1). Chybná povahu účtu v číselníku účtů. U rozvahy může dojít k tomu, že má účet nesprávně nastavenou povahu účtu v číselníku účtů daného období (a obdobně i pro minulé období) Chybná definice výkazu z hlediska struktury a součtování řádků. Zejména v případě neodborných zásahů do této definice. 10

Pro kontrolu výkazů rozvaha a výkaz zisku a ztráty doporučujeme následující postup: Kontrolní přehled účtů V Definici výkazů existuje speciální nástroj, Kontrolní přehled účtů, který má za úkol pomoci při kontrole definice výkazů. Tento nástroj se používá pro rozvahu a výkaz zisku a ztráty. Vyberte Definici výkazu, podle které jste Výkaz počítali na záložce 1 - Výkaz zkontrolujte, zda Období (rok) odpovídá aktuálnímu období na vlastním Výkazu (k vybranému roku program provádí následující kontroly). Na 3.záložce - Řádky pomocí pravého tlačítka myši spusťte akci Kontrolní přehled účtů. Pomocí rychlého filtru odfiltrujte na účty rozvahové nebo výsledkové (záleží na tom, jakou definici kontrolujete - rozvahu nebo výsledovku) a ve sloupci Účty celkem zadejte 0. Tímto krokem se Vám zobrazí všechny účty, které nemáte zařazené na žádném řádku Výkazu. Tyto účty musíte zařadit na příslušné řádky Výkazu. Je praktické si zobrazit sloupec Zůstatek účtu, který zobrazí aktuální zůstatek na účtu. Kontrolní přehled účtů Kontrola zařazení účtů do definice Výkazu V příkladu podle předchozího obrázku je evidentní, že účet 311001 Odběratelé není v definici rozvahy a je nutno jej na příslušný řádek přidat. Stejně tak doporučujeme zařadit ostatní uvedené účty - 314001, 321001 a 431000, i když mají nulový zůstatek - (kromě účtů 701, 702 a 710 - ty musí mít vždy nulový zůstatek). Zařazení účtů na řádky Výkazu můžete provést přímo z Kontrolního přehledu účtů přes pravé tlačítko myši pomocí klávesové zkratky <Ctrl><P> nebo výběrem Zařadit účet na řádek. Další možností je odfiltrovaný přehled vytisknout pomocí Opisu <Ctrl><P> nebo seznam převést do Excelu <Ctrl><E>. Potom účty zařaďte přímo na záložce 3 - Řádky na jednotlivých řádcích Výkazu. 11

(Na daném řádku dáte tlačítko Oprava a na záložce 3 - Účty nebo 4 - Korekce pomocí tlačítka Nový vyberete účet z Číselníku účtů.) Poznámka Poznámka k zařazení účtů do výkazu. Do výkazu (např. rozvahy a výkazu zisku a ztráty) nemusí být zařazeny účty s nulovým zůstatkem v daném období. Přesto doporučujeme zařadit účty pro jistotu všechny, protože v některém z následujících období mohou vykazovat nenulový zůstatek! Tím předejdete pracnému hledání chyby v budoucnu. Doporučujeme přiřadit do výkazů (rozvahy a výkazu zisku a ztráty, příp. dalších) všechny (rozvahové a výsledkové) účty a při zadávání nového účtu jej okamžitě přiřadit do výkazu (-ů), ve kterých se používá. Máte-li na Definici Výkazu zatrženo Automatické doplnění, musíte mít na všech řádcích Výkazu nastaveny účty, které se mají do řádku Definice Výkazu doplnit. Tyto účty se zadávají na záložce 2 - Poznámky buď přesným výčtem analytických účtů oddělených čárkami, nebo pomocí zástupného znaku % (např. 221%). Údaje označené prefixem --A se do řádku Výkazu nezařadí, v definici jsou uvedeny pouze jako komentář, protože se mohou vyskytovat na více řádcích výkazu a je nutno je analyticky rozčlenit. Pokud nebude mít přesně tyto účty definovány, tak se při každé aktualizaci Výkazy doplní nové účty podle těchto účtů zapsaných na záložce 2 - Poznámky. Kontrola správnosti koeficientu na účtech Zadáváte-li účty do rozvahy, platí pravidlo aktivní účty -> koeficient u účtu +1, pasivní účty -> koeficient u účtu -1. Ve Výkazu zisků a ztráty platí pravidlo nákladové účty -> koeficient u účtu +1, výnosové účty -> koeficient u účtu -1. Tento koeficient zadáte přes pravé tlačítko myši výběrem +/- nebo klávesovou zkratkou <Alt><Insert>. Koeficient je na výkazu zadán na dvou místech - na úrovni řádku výkazu na záložce 2 - Poznámky (zde má pouze kontrolní funkci!) a na záložce 3 - Účty nebo záložce 4 - Korekce - a pouze tyto koeficienty (a účty) na záložce 3 - Účty nebo záložce 4 - Korekce používá program při aktualizaci! 12

Definice řádku - přiřazené účty a koeficienty V uvedeném příkladu podle obrázku program při aktualizaci počítá zůstatek účtů za dané období pro řádek č. 5 pouze pro přiřazené účty 601000 a 602000 a u obou účtů použije koeficient -1. Kontrolu správnosti přiřazení koeficientů u účtů lze zjistit pro rozvahu a výkaz zisku a ztráty i v Definici výkazu v přehledu na záložce 3 - Řádky ve sloupci Nesoulad koeficientů: 13

Nesoulad koeficientů V uvedeném případě podle obrázku je na řádku 5 - Tržby za prodej vlastních výrobků a služeb - přiřazen minimálně jeden účet, který má koeficient +1, ačkoli je na řádku předepsán koeficient -1, protože se jedná o výnosy. Nutno opravit koeficient u účtu na -1. Kontrola správnosti zařazení a Povahy účtů a nastavení atributu Rozvaha A/P K této kontrole využijte sloupečků s indikátory (malé čtverečky v pravé části následujícího obrázku). Žádný z údajů nesmí zůstat zatržený. Systém kontroluje zařazení účtů do Definic Výkazů ve vazbě na jejich zadání v Číselníku účtů. Jedná se např. o kontrolu zařazení aktivních účtů do Aktiv (a naopak pasivních účtů do Pasiv), zařazení účtů do správného Výkazu (rozvahové účty do Rozvahy a výsledkové do Výkazu zisků a ztráty). Pokud je na účtu nastaven atribut Rozvaha A/P Dle aktuálního zůstatku, musí být zařazen ve dvou řádcích výkazu atd. Výsledek chyby je kromě zatržení v příslušném sloupci uveden i slovně ve sloupečku Komentář. 14

Kontrolní přehled účtů V příkladu na obrázku je účet 429000 Neuhrazená ztráta z minulých let - má v číselníku účtů daného roku chybně nastaven atribut Rozvaha A/P na Aktivní, zatímco v rozvaze je uveden správně v části pasiv. Nutno opravit v Kontroly definice účtů - Výkazy 10 Číselníku účtů na Pasivní. Účty oprávek a opravných položek musí být zadány v Číselníku účtů s atributem Rozvaha A/P Aktivní, protože se ve rozvaze vyskytují v části aktiv. V Definici výkazu musí být účty zadány na záložce 4 - Korekce. Po provedení výše uvedených oprav zaktualizujte Výkazy přes pravé tlačítko myši nebo stiskem <Ctrl><S> a zobrazením hodnot zjistěte, zda je výsledek hospodaření na obou výkazech správný. V případě, že se liší hospodářský výsledek na rozvaze právě o výši hospodářského výsledku minulého období, není hospodářský výsledek minulého období převeden na účty 428 nebo 429 a současně nemáte účet 431 zařazen do řádku Výkazu. Zásah do definice výkazu z hlediska struktury a součtování řádků Statutární výkazy jako rozvaha a výkaz zisku a ztráty apod. jsou dodávány předdefinované z hlediska definic jednotlivých řádků (číslo, označení a název řádku, nikoli z hlediska přiřazených účtů). Jsou nadefinovány i součtové vazby mezi řádky. Doporučujeme do těchto definic zásadně NEZASAHOVAT. Zvláštnosti v rozvaze jsou popsány v příkladu definice rozvahy. Pokud je přesto zapotřebí např. z hlediska významnosti do výkazu řádek (řádky) přidat, je zapotřebí zajistit i jeho součtování do příslušného součtového řádku. Je nutno dát pozor i na to, zda se řádek přičítá (koeficient +1) nebo 15

odečítá (koeficient -1) a podle toho správně nastavit koeficient na definici součtového řádku v přehledu na záložce 5 - Sumace, sloupec Koeficient. Obdobně při vyjmutí nebo agregaci řádku (řádků) je nutno napřed zrušit součtování z příslušného součtového řádku. Vždy doporučujeme postupovat s náležitou opatrností! 16

3 Příručka na webu Detailní nápovědu najdete přímo v Heliosu. Na záložce Nápověda otevřete odkaz Příručka na webu. V této příručce najdete podrobné informace k jednotlivým modulům, včetně nastavení a příkladů. 17