Odbor vnitřních věcí V Písku dne: 13. 08. 2014 MATERIÁL PRO JEDNÁNÍ RADY MĚSTA PÍSKU DNE 04. 09. 2014 MATERIÁL K PROJEDNÁNÍ Návrh na schválení dodavatele: Dodávka 27 notebooků pro Město Písek NÁVRH USNESENÍ 1. Rada města určuje dodavatelem veřejné zakázky Dodávka 27 notebooků pro Město Písek, firmu ITS Písek s. r.o., Sedláčkova 606/2, 397 01 Písek, IČ 28103688, za cenu 694.980,--Kč bez DPH, tj. 840.926,-- Kč včetně DPH, jejíž nabídka byla v porovnání s nabídkou druhého uchazeče, podle jediného kritéria nejnižší nabídkové ceny, hodnocena jako nejvýhodnější a pověřuje starostu města podpisem smlouvy. Jako druhého v pořadí určuje firmu Efos v.o.s., J. Opletala 55, 370 05 České Budějovice, IČ 25168398, za celkovou cenu 699.000,-- Kč bez DPH, tj. 845.490,-- Kč včetně DPH. a) bez připomínek b) s připomínkami c) jiné usnesení Návrh předkládá Ing. Zlatuše Hofmanová tajemnice Návrh zpracoval Ing. Jiří Votýpka vedoucí odboru Ing. Andrea Rebeková, vedoucí oddělení rozvoje stránka 1
Důvodová zpráva: Město Písek obdrželo na základě vypsání veřejné zakázky s názvem - Dodávka 27 notebooků pro Město Písek celkem 2 (dvě) nabídky. Tyto nabídky byly podány ve stanovené lhůtě a splnily podmínky kontroly při otevírání obálek. Samotné otevírání obálek a následné posouzení a hodnocení nabídek hodnotící komisí je specifikováno v protokolu o jednání, který je uveden v příloze tohoto materiálu. Níže uvádím závěry z posouzení a hodnocení nabídek hodnotící komisí: Hodnotící komise posoudila nabídky uchazečů z hlediska splnění technických požadavků stanovených v zadávací dokumentaci a posoudila nabídkové ceny uchazečů a usoudila, že nabídkové ceny jsou odpovídající vzhledem k předmětu i obsahu veřejné zakázky a z pohledu předpokládané hodnoty. Předpokládaná hodnota veřejné zakázky činila 700.000,- Kč bez DPH Hodnotící komise doporučila zadavateli schválit jako dodavatele veřejné zakázky Dodávka 27 notebooků pro Město Písek společnost: ITS Písek s r.o., Sedláčkova 606/2, 397 01 Písek, IČ 28103688 Výsledná cena za předmět veřejné zakázky činí 694.980,--Kč bez DPH, tj. 840.926,-- Kč včetně DPH. Jako druhého v pořadí určuje společnost Efos v.o.s., J. Opletala 55, 370 05 České Budějovice, IČ 25168398. Radě města je předložen tento materiál z důvodu rozhodnutí zadavatele o výběru dodavatele výše uvedené veřejné zakázky. Doporučení zpracovatele: Zpracovatel doporučuje schválit usnesení 1a), bez připomínek. Vztah k rozpočtu: V rozpočtu města Písek pro rok 2014 jsou finanční prostředky na tuto zakázku zahrnuty. Legislativní rámec: Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 40/1964 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, zák. č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů a ostatní platné právní předpisy. Vztah ke strategickému plánu: V souladu se strategickým plánem. Přílohy: Příloha č. 1 Výzva k podání nabídky - zadávací dokumentace bez příloh Příloha č. 2 Protokol o jednání hodnotící komise stránka 2
Příloha č. 1: Výzva k podání nabídky Město Písek vyhlašuje v souladu s 12 odst. 3 a 18 odst. 5 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů a v souladu s Pravidly stanovujícími postup zadávání veřejných zakázek (P/42) města Písek, veřejnou zakázku malého rozsahu na dodávku formou otevřeného řízení (dle P/42) na zajištění akce: Dodávka 27 notebooků pro Město Písek ZADAVATEL: (objednatel) Město Písek zastoupené starostou JUDr. Ondřejem Veselým Velké náměstí 114, 397 19 Písek IČ: 00249998 Zástupce v organizačních věcech VZ: Ing. Andrea Rebeková, odbor rozvoje, investic a majetku města, tel. +420 382 330 262, mobil: +420 739 382 295, e-mail: andrea.rebekova@mupisek.cz Zástupce ve věcech technických: Ing. Vladimír Pokorný, odbor vnitřních věcí, tel. 382 330 248, e-mail: vladimir.pokorny@mupisek.cz Druh zadavatele: veřejný zadavatel Zadávací dokumentace POKYNY PRO ZPRACOVÁNÍ NABÍDKY Tato zadávací dokumentace (dále také ZD ) obsahuje soubor dokumentů, údajů, požadavků a technických podmínek zadavatele vymezujících předmět veřejné zakázky v podrobnostech nezbytných pro zpracování nabídky. Požadavky uvedené v této ZD jsou pro uchazeče při zpracování nabídky závazné a jejich nesplnění je důvodem pro vyřazení nabídky a vyloučení uchazeče ze zadávacího řízení. 1. Vymezení předmětu veřejné zakázky Předmětem této veřejné zakázky je dodávka 27 kusů notebooků včetně brašny, operačního systému Microsoft Windows 8.1 Pro CZ 64bit OEM a kancelářské sady Microsoft Office 2013 pro podnikatele, bez média. Notebooky musí splňovat následující požadavky: stránka 3
- displej matný 15,6, rozlišení nejméně 1600x900 bodů, LED podsvícení; - procesor nejméně 2 jádra, frekvence nejméně 2,0 GHz, výrobní proces 22 nm, mezipaměť nejméně 3 MB, podpora pro 2 kanály DDR3 na frekvenci nejméně 1333 MHz; - operační paměť 8 GB, složená ze 2 samostatných modulů po 4GB, moduly zapojené ve dvoukanálovém režimu, pracovní frekvence nejméně 1333 MHz; - rozlišení grafiky nejméně 1920 x 1080 bodů (na externím monitoru); - pevný disk nejméně 500GB / 7200 rpm nebo 200GB SSD; - vyhrazená numerická klávesnice; - LAN 1Gb; - WiFi, Bluetooth; - interní mechanika DVD RW; - víko v zavřeném stavu mechanicky zajištěné systémem západek nebo zámků v přední části notebooku proti samovolnému pootevření; - hmotnost notebooku včetně baterie do 3 kg; - minimální počet vnějších rozhraní: 1x D-Sub 1x RJ-45 2x USB 2.0 2x USB 3.0 1x výstup pro sluchátka 1x vstup pro mikrofon; - certifikovaný výrobcem pro Microsoft Windows 8 nebo 8.1. Ke každému notebooku bude dodáno: - brašna na přenášení s popruhem přes rameno; - operační systém Microsoft Windows 8.1 Pro CZ 64bit OEM; - kancelářská sada Microsoft Office 2013 pro podnikatele, bez média. Součástí předmětu plnění jsou veškeré náklady a poplatky spojené s dodáním předmětu veřejné zakázky do místa dodání tj. balné, dopravné, náklady spojené s oprávněnou reklamací, veškeré poplatky atd. 1.1 Odpovědnost dodavatele za plnění veřejné zakázky Dodavatel (dále také jako uchazeč) je povinen se před podáním nabídky seznámit se všemi obecně závaznými právními předpisy a platnými normami, které se vztahují k předmětu plnění veřejné zakázky. Dodavatel je odpovědný za to, že veřejná zakázka bude plněna v souladu se všemi obecně závaznými právními předpisy a platnými normami, které se vztahují k předmětu plnění veřejné zakázky. 2. Místo dodání Jihočeský kraj, Obec Písek, Městský úřad Písek, Budovcova č. p. 207, 397 01 Písek. 3. Doba plnění zakázky Kompletní předmět veřejné zakázky bude dodán v předpokládaném termínu od 11. 09. 2014 do 10. 10. 2014. Uvedený termín dodání předmětu plnění je pouze předpokládaný termín stanovený zadavatelem s ohledem na hladký průběh výběrového řízení. Uvedený termín může být posunut z objektivních důvodů, které vyplývají z procesního průběhu výběrového řízení. Uchazeč musí při zpracování nabídky vzít v úvahu možný posun lhůt plnění veřejné zakázky. stránka 4
4. Předpokládaná hodnota veřejné zakázky Předpokládaná hodnota veřejné zakázky činí: 700.000,- Kč bez DPH. 5. Požadavky na prokázání splnění kvalifikace Kvalifikaci splní dodavatel, který předloží: 1. platný doklad o oprávnění k podnikání podle zvláštních předpisů v rozsahu odpovídajícím předmětu veřejné zakázky, zejména doklad prokazující příslušné živnostenské oprávnění pokrývající celý předmět veřejné zakázky; 2. kopii výpisu z obchodního rejstříku či jiné obdobné evidence ne starší než 90 kalendářních dnů ke dni podání nabídky, pokud je v něm/ v ní uchazeč zapsán; 3. čestné prohlášení datované ke dni podání nabídky, že uchazeč nemá záznam v evidenci Rejstříku trestů; 4. čestné prohlášení, že vůči jeho majetku neprobíhá nebo v posledních 3 letech neproběhlo insolvenční řízení, v němž bylo vydáno rozhodnutí o úpadku nebo insolvenční návrh nebyl zamítnut proto, že majetek nepostačuje k úhradě nákladů insolventního řízení, nebo nebyl konkurs zrušen proto, že majetek byl zcela nepostačující nebo zavedena nucená správa podle zvláštních právních předpisů; 5. čestné prohlášení, že není v likvidaci; 6. čestné prohlášení, že uchazeč nemá žádné finanční závazky po lhůtě splatnosti ani jiné závazky vůči městu Písek a společnostem a organizacím městem Písek zřízeným či založeným; 7. kopie minimálně 3 odborných referencí s předmětem plnění obdobným předmětu této zakázky za poslední 4 roky, potvrzených příslušným smluvním partnerem a obsahující identifikační údaje uchazeče, cenu, termín plnění, místo plnění a údaj o řádném a odborném provedení zakázky. 8. Veškeré informace a doklady prokazující splnění kvalifikace je dodavatel povinen prokázat ve lhůtě pro podání nabídky. Zadavatel při prokazování kvalifikace uzná prosté kopie dokladů s tím, že uchazeč, se kterým bude následně uzavírána smlouva, bude povinen tyto doklady v originále nebo ověřené kopii před samotným uzavřením smlouvy předložit. Je-li zadavatelem vyžadováno čestné prohlášení, musí být podepsáno statutárním orgánem uchazeče a nesmí být starší, než 90 kalendářních dnů ke dni podání nabídky. V případě podpisu jinou osobou musí být originál nebo úředně ověřená kopie zmocnění této osoby součástí dokladů, kterými uchazeč prokazuje splnění kvalifikace. Veškerá výše požadovaná čestná prohlášení mohou být uchazečem poskytnuta v rámci jediného dokumentu. 6. Obchodní podmínky V souladu s platnými právními předpisy. 7. Platební a další podmínky Zadavatel nebude poskytovat zálohy. Zadavatel uhradí cenu za komplexní dodání předmětu této zakázky na základě jediné faktury dodavatele, ke které bude přiložen oboustranně podepsaný zápis o předání a převzetí dodávky. Faktura dodavatele musí být předložena ve dvou vyhotoveních a musí mít charakter daňového dokladu podle platných předpisů o dani z přidané hodnoty a účetnictví. Faktura bude považována za uhrazenou v okamžiku, kdy byla dlužná částka odepsána z účtu zadavatele. stránka 5
Faktura dodavatele je splatná do 30 dnů od doručení zadavateli. Pokud však faktura nebude mít zákonem vyžadované náležitosti a zadavatel požádal dodavatele o její opravu nejpozději do 15 dnů ode dne, kdy ji prokazatelně obdržel, počíná lhůta splatnosti faktury běžet teprve dnem, kdy zadavatel obdržel bezchybnou fakturu. Zadavatel může o opravu faktury požádat i elektronickými prostředky. Zadavatel bude moci od faktury dodavatele odečíst své splatné pohledávky za dodavatelem, které vzniknou v souvislosti s plněním podle této veřejné zakázky. Platby budou probíhat výhradně v Kč (CZK). Rovněž veškeré cenové údaje budou uváděny v Kč (CZK). Další podmínky Požadavky a informace uvedené v této výzvě (zadávací dokumentaci) vymezují závazné požadavky zadavatele na plnění veřejné zakázky. Případné nejasnosti je nutné vysvětlit před podáním nabídky. Nedostatečná informovanost, nebo mylné chápání ustanovení a údajů neopravňuje uchazeče požadovat dodatečnou úhradu nákladů nebo změnu nabídky. Písemné dotazy, vyjasňování podmínek veřejné zakázky Pokud bude uchazeč požadovat dodatečné (doplňující) informace nebo vysvětlení, zašle své dotazy písemnou formou na email: andrea.rebekova@mupisek.cz. Odpovědi na dotazy budou vyvěšeny na profilu zadavatele města Písek: https://www.egordion.cz/nabidkagordion/profilpisek 8. Požadavek na způsob zpracování nabídkové ceny Nabídková cena bude zpracovaná na základě této dokumentace. Celková cena bude uvedena v návrhu kupní smlouvy a v krycím listu. Nabídková cena bude stanovena jako cena nejvýše přípustná a musí v ní být zahrnuty veškeré oprávněné náklady spojené s včasnou a kompletní dodávkou předmětu veřejné zakázky a také poplatky spojené s dodáním předmětu veřejné zakázky do místa dodání tj. balné, dopravné, náklady spojené s oprávněnou reklamací, ostatní poplatky atd. Uchazeč stanoví nabídkovou cenu, tj. celkovou cenu za dodání kompletního předmětu plnění veřejné zakázky. Nabídková cena bude uvedena v Kč v krycím listu a návrhu kupní smlouvy v členění: nabídková cena bez daně z přidané hodnoty (dále jen DPH ), samostatně DPH, nabídková cena včetně DPH, nabídková cena za 1 ks bez DPH a nabídková cena za 1 ks vč. DPH. V případě rozporu bude rozhodující nabídková cena uvedená v návrhu kupní smlouvy. Nabídková cena musí být uchazečem garantována nejméně po dobu zadávací lhůty. Zhotovitel připouští změnu nabídkové ceny pouze v následujících případech: při rozšíření předmětu veřejné zakázky nad rámec původního zadání při změně DPH Všechny výše uvedené změny jsou možné jen na základě písemného dodatku ke smlouvě. 9. Záruční podmínky Dodavatel poskytne záruku na celý předmět veřejné zakázky nejméně po dobu 36 měsíců od předání a převzetí dodávky, tedy ode dne podpisu předávacího protokolu. 10. Variantní řešení Zadavatel variantní řešení nepřipouští. stránka 6
11. Hodnotící kritéria a způsob hodnocení nabídek Základním hodnotícím kritériem pro hodnocení nabídek je nejnižší nabídková cena. Hodnocena bude výše nabídkové ceny bez DPH, zaokrouhlená na celé Kč. Zadavatelem bude vybrán ten zhotovitel, který splní veškeré v této dokumentaci uvedené požadavky a nabídne nejnižší cenu. Výše nabídkových cen bude posuzována též ve vztahu k předmětu veřejné zakázky. Jestliže nabídka obsahuje mimořádně nízkou nabídkovou cenu ve vztahu k předmětu veřejné zakázky, musí být od uchazeče vyžádáno písemné zdůvodnění těch částí nabídky, které jsou pro výši nabídkové ceny podstatné. 12. Podmínky a požadavky na zpracování a podání nabídky Nabídka bude předložena v jednom originále v písemné formě a bude zpracována v českém jazyce. Nabídka bude obsahovat krycí list. Nabídky se podávají písemně v uzavřené obálce (řádně zajištěné proti samovolnému otevření) s označením názvu veřejné zakázky a s uvedením výzvy Neotvírat. Veškeré součásti nabídky musí být poskytnuty v jedné obálce. Všechny listy nabídky budou navzájem pevně spojeny či sešity tak, aby byly dostatečně zabezpečeny před jejich vyjmutím z nabídky. Všechny výtisky budou řádně čitelné, bez škrtů a přepisů. Všechny stránky nabídky, budou očíslovány vzestupnou řadou. Nabídka bude zajištěna proti neoprávněné manipulaci. Na obálce musí být uvedena adresa (včetně IČ), na níž je možné vyrozumět uchazeče o tom, že jeho nabídka byla podána po uplynutí lhůty. V nabídce musí být uvedeny identifikační údaje uchazeče, zejména: obchodní firma, sídlo, identifikační číslo, osoba oprávněná jednat jménem či za uchazeče, příp. osoba oprávněná zastupovat uchazeče, kontaktní adresa pro písemný styk mezi uchazečem a zadavatelem, email a telefonní kontakt. Kupní smlouva Uchazeč v nabídce doloží doplněný návrh smlouvy (použije přílohu č. 1). Uchazeč pouze doplní požadované chybějící údaje a doplněnou smlouvu podepsanou osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče učiní součástí nabídky jako návrh Smlouvy. Do předmětu smlouvy uvede uchazeč přesnou specifikaci jím nabízeného předmětu plnění, tak, aby mohl zadavatel provést kontrolu, zda uchazeč splnil kompletně zadavatelovy požadavky na předmět plnění bod č. 1 této Výzvy (ZD). Veškeré doklady či prohlášení musí být řádně podepsány oprávněnou osobou (osobami) uchazeče v souladu se způsobem podepisování uvedeným ve výpisu z Obchodního rejstříku nebo zástupcem zmocněným k tomuto úkonu podle právních předpisů. Originál nebo úředně ověřená kopie plné moci pak musí být součástí nabídky, uložená za doklady prokazujícími splnění kvalifikačních předpokladů. Návrh kupní smlouvy předloží uchazeč rovněž v elektronické podobě na CD (přepisovatelná forma MS WORD). Nabídka bude předložena v následující struktuře: 1. krycí list nabídky - bude použita šablona z přílohy č. 2 této ZD. Krycí list bude kompletně vyplněn a podepsán oprávněnou osobou; 2. obsah nabídky s uvedením názvů jednotlivých kapitol dle požadovaného členění, ke kterým budou přiřazena čísla příslušných listů a celkový počet listů v nabídce; 3. požadované doklady prokazující splnění kvalifikace; stránka 7
4. řádně podepsaný a řádně vyplněný závazný návrh kupní smlouvy (uchazeč užije přílohu č. 1 této ZD) včetně řádně a kompletně vyplněného předmětu smlouvy; 5. návrh kupní smlouvy v elektronické podobě na CD. Návrh smlouvy bude předložen ve formátu kompatibilním s formátem WORD. V případě rozdílů mezi listinnou a elektronickou podobou se má za to, že platí údaje z listinné podoby. Neuvedení požadovaných informací v rozsahu zadávací dokumentace nebo nerespektování pokynů zadavatele může vyústit v odmítnutí nabídky. Lhůta a místo pro podání nabídek Lhůta pro podání nabídek: do 13. 08. 2014, do 10:00 hod. Místo podání nabídek: Městský úřad Písek, Velké náměstí 114/3, 397 19 Písek - podatelna. Nabídka musí být podána nejpozději do konce lhůty pro podání nabídek stanovené výše. Za řádné a včasné doručení nabídky nese odpovědnost uchazeč. Obálku s nabídkou musí být označena v souladu s pokyny uvedenými v této zadávací dokumentaci. Nabídky podané po výše uvedené lhůtě nebudou zadavatelem do soutěže přijaty. V případě doručování nabídek poštou je za okamžik podání nabídky považováno převzetí nabídky adresátem v místě podání nabídek. Zadavatel nepřijme obálky s nabídkami, které nebudou řádně označeny nebo ty, které budou poškozeny tak, že se z nich dá obsah vyjmout. Zadávací lhůta Zadávací lhůta (lhůta, po kterou jsou uchazeči svou nabídkou vázáni) činí 100 dnů a začíná běžet okamžikem skončení lhůty pro podání nabídek. Otevírání obálek s nabídkami Otevírání obálek s nabídkami se bude konat dne 13. 08. 2014 v 10,00 hodin, Městský úřad Písek, Velké náměstí 114, Písek, zasedací místnost 1. patro Další podmínky a práva zadavatele Nedostatečná informovanost, mylné chápání zakázky, chybně navržená nabídková cena apod., neopravňuje zájemce požadovat dodatečnou úhradu nákladů nebo zvýšení nabídkové ceny. Zadavatel si vyhrazuje právo v průběhu soutěžní lhůty změnit, upřesnit nebo doplnit podmínky zadání, a to písemně (příp. e-mailem) všem zájemcům shodně. Zadavatel si vyhrazuje právo odmítnout všechny nabídky a veřejnou zakázku zrušit a neuzavřít smluvní vztah se žádným ze zájemců s tím, že případné neuzavření smluvního vztahu nebude druhou stranou sankcionováno. stránka 8
Náklady spojené s účastí v tomto výběrovém řízení nese každý účastník sám. V případě, že dojde ke změně údajů uvedených v nabídce do doby uzavření smlouvy s vybraným uchazečem, je příslušný uchazeč povinen o této změně zadavatele bezodkladně písemně informovat. Zadavatel si vyhrazuje právo ověřit informace obsažené v nabídce uchazeče u třetích osob a uchazeč je povinen mu v tomto ohledu poskytnout veškerou potřebnou součinnost. Dále si zadavatel vyhrazuje právo změnit nebo doplnit uchazečem předloženou kupní smlouvu, případně jednat o obsahu návrhu této kupní smlouvy. Podané nabídky se zájemcům nevracejí. Zadavatel si vyhrazuje právo uzavřít smlouvu pouze na část plnění předmětu veřejné zakázky. Zadavatel si vyhrazuje právo vyžádat si od uchazečů další informace ve vztahu k podané nabídce. 13. Další informace Uchazeči o veřejnou zakázku souhlasí předem vědomě s tím, aby Město Písek/Městský úřad Písek v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů ve znění pozdějších předpisů, všechny osobní údaje uvedené v nabídkách zpřístupnil či zveřejnil na úřední desce a na internetových stránkách města Písek. Tento souhlas je udělen na dobu neurčitou až do odvolání. Uchazeči o veřejnou zakázku souhlasí předem vědomě se zveřejněním obsahu smlouvy dle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím a v souladu se zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů. Tento souhlas je udělen na dobu neurčitou až do odvolání. Pokud zadávací dokumentace obsahuje požadavky nebo odkazy na obchodní firmy, názvy nebo jména a příjmení, dále specifická označení zboží a služeb, které platí pro určitou osobu, popřípadě její organizační složku, patenty na vynálezy, užitné vzory, průmyslové vzory, ochranné známky nebo označení původu, a pokud by toto vedlo ke zvýhodnění nebo naopak k vyloučení určitých dodavatelů nebo určitých výrobků, umožňuje zadavatel použití jiných, kvalitativně a technicky obdobných řešení. Uchazeč je povinen před podáním nabídky řádně tuto výzvu (zadávací dokumentaci) prostudovat a řídit se zde stanovenými pokyny, termíny a specifikacemi. Pokud nabídka uchazeče nebude obsahovat všechny náležitosti, požadované informace a dokumentaci a/nebo nebude plně odpovídat zadávacím podmínkám a/nebo nebude podána stanoveným způsobem ve stanoveném termínu, bude to mít za následek její vyřazení a následné vyloučení uchazeče ze zadávacího řízení. Taktéž, bude-li nabídka uchazeče obsahovat jakoukoliv výhradu uchazeče vůči zadávacím podmínkám, bude to mít za následek vyřazení nabídky a následné vyloučení uchazeče ze zadávacího řízení. 14. Seznam příloh Součástí zadávací dokumentace (výzvy) jsou následující přílohy: Příloha č. 1: Kupní smlouva (vzorové znění) Příloha č. 2: Krycí list nabídky V Písku dne 21. 07. 2014 Ing. Andrea Rebeková v. r. veřejné zakázky stránka 9
Příloha č. 2: stránka 10
stránka 11