Dokumentace OpenScape Office myattendant Návod k použití A31003-P1000-U101-1-2D19 Communication for the open minded Siemens Enterprise Communications www.hipath.cz
Copyright Siemens Enterprise Communications s.r.o., držitel licence Siemens AG k obchodní značce Průmyslová 1306/7 102 00 Praha 10 Číslo dokumentu: A31003-P1000-U101-1-2D19 Communication for the open minded Informace v tomto dokumentu obsahují pouze obecné popisy popř. funkce, které se při konkrétním použití ne vždy shodují v uvedené formě nebo které se mohou zdůvodu dalšího vývoje produktů změnit. Požadované funkce jsou závazné pouze tehdy, jsou-li výslovně dohodnuty ve smlouvě. Dodací možnosti a technické změny vyhrazeny. Použité obchodní značky jsou vlastnictvím Siemens Enterprise Communications GmbH & Co. KG nebo příslušných majitelů. Siemens Enterprise Communications www.hipath.cz
Obsah 0 Úvod...................................................................... 5 Hlavní okno myattendant....................................................... 5 Tlačítka funkcí............................................................... 7 Kontextová okna............................................................. 8 Instalace................................................................... 9 Předpoklady pro myattendant.................................................... 9 Instalace myattendant........................................................ 10 Spuštění myattendant......................................................... 10 Odinstalování myattendant..................................................... 11 První kroky................................................................ 12 Výběr jazyka uživatelského rozhraní............................................... 12 Zapnutí nebo vypnutí hlavního kontextového okna v režimu automatického příjmu volání........... 13 Zapnutí nebo vypnutí hlavního kontextového okna v režimu manuálního příjmu volání............. 13 Zapnutí nebo vypnutí minimalizace hlavního okna při zavěšení............................. 14 Zapnutí nebo vypnutí kombinace tlačítek pro příjem a rozpojení volání........................ 14 Určení způsobu předání........................................................ 14 Nápověda online............................................................. 15 Vyvolání nápovědy online..................................................... 15 Vyvolání kontextové nápovědy online............................................ 15 Adresáře.................................................................. 16 Vyhledávání účastníků......................................................... 16 Volba telefonního čísla z interního adresáře.......................................... 17 Stav dostupnosti/nedostupnosti.................................................. 17 Změna stavu dostupnosti/nedostupnosti.......................................... 18 Úprava záznamu o účastníkovi................................................... 19 Třídění interních účastníků...................................................... 19 Úprava externích kontaktů...................................................... 19 Přidání externích kontaktů...................................................... 20 Smazání externích kontaktů..................................................... 20 Přidání poznámky k účastníkovi.................................................. 20 Přidání nebo rozšíření LAN poznámky k účastníkovi..................................... 21 Spojovatelské funkce......................................................... 22 Příjem volání............................................................... 23 Parkování volání............................................................. 24 Převzetí volání z parkování...................................................... 24 Přidržení volání.............................................................. 24 Pokračování v hovoru......................................................... 25 Předání volání.............................................................. 25 Záznam a přehrání hovoru...................................................... 25 Rozpojení volání (zavěšení)..................................................... 26 Volba telefonního čísla........................................................ 26 Správa účastníků............................................................ 27 Přiřazení účastníka uživatelskému tlačítku........................................... 27 Přiřazení více účastníků uživatelským tlačítkům....................................... 28 Přesunutí účastníka........................................................... 28 OpenScape Office, myattendant, návod k použití 3
Obsah Třídění účastníků............................................................ 28 Smazání záznamu účastníka.................................................... 29 Vytvoření nové záložky pro uživatelská tlačítka....................................... 29 Vytvoření nové struktury pro uživatelská tlačítka...................................... 30 Třídění záložek pro uživatelská tlačítka............................................. 30 Smazání záložek pro uživatelská tlačítka............................................ 31 Centrum zpráv.............................................................. 32 Spuštění centra zpráv......................................................... 33 Zobrazení přehledu zpráv...................................................... 33 Poslech hlasových zpráv....................................................... 34 Přesun hlasových zpráv....................................................... 34 Přesměrování hlasových zpráv................................................... 35 Uložení hlasových zpráv....................................................... 35 Přesunutí hlasových zpráv...................................................... 36 Přesměrování faxových zpráv................................................... 36 Uložení faxových zpráv........................................................ 37 Úprava zpráv LAN........................................................... 37 Uložení textového modulu zpráv LAN.............................................. 37 Odstranění textového modulu zpráv LAN........................................... 38 Posílání zprávy LAN.......................................................... 38 Smazání zprávy LAN......................................................... 39 Konfigurace............................................................... 40 Přesměrování volání.......................................................... 40 Určení cílů přesměrování..................................................... 40 Určení čísla provolby......................................................... 41 Záloha konfigurace myattendant................................................. 41 Obnovení konfigurace myattendant............................................... 42 Smazání konfiguračního souboru myattendant....................................... 42 Programování telefonních tlačítek funkcí............................................ 43 Jak naprogramovat telefonní tlačítka funkcí........................................ 43 Výběr barvy uživatelského rozhraní............................................... 44 Rejstřík................................................................... 45 4 OpenScape Office, myattendant, návod k použití
Úvod Hlavní okno myattendant 1 Úvod Tento dokument je určen pro uživatele myattendant a popisuje ovládání této aplikace. myattendant je spojovatelské pracoviště s funkcemi softwarového telefonu pro malé a střední podniky. Přijímá, přidržuje nebo parkuje volání a předává je požadovaným účastníkům. Interní a externí adresáře uvádějí všechny účastníky a informují o jejich aktuálním stavu dostupnosti/nedostupnosti. Vedle tradičních hlasových funkcí nabízí myattendant rovněž funkce zpráv. Můžete napsat textovou zprávu internímu účastníkovi a poslat ji prostřednictvím LAN, SMS nebo elektronické pošty. Hlavní okno myattendant Tlačítka funkcí Kontextová okna 1.1 Hlavní okno myattendant Hlavní okno myattendant je centrální rozhraní pro zřízení a ovládání. Hlavní okno obsahuje následující prvky: Oblast Řízení volání (1) Záložky pro uživatelská tlačítka, interní adresář a seznam volání (2) Tlačítka funkcí (3) Oblast Posílání zpráv (4) OpenScape Office, myattendant, návod k použití 5
Úvod Hlavní okno myattendant Ovládání myattendant myattendant lze ovládat mnoha různými způsoby: pomocí uživatelských tlačítek (ovládání myší) - hlavní popisovaný způsob v této dokumentaci prostřednictvím tlačítek funkcí na klávesnici (F1 až F12) pomocí číslicových tlačítek pro zadávání telefonních čísel pomocí tlačítek funkcí Tato návod k použití popisuje pouze nejobecnější, většinou přímé způsoby ovládání. Úvod Adresáře Spojovatelské funkce Správa účastníků Centrum zpráv Výběr jazyka uživatelského rozhraní Výběr barvy uživatelského rozhraní Volba telefonního čísla 6 OpenScape Office, myattendant, návod k použití
Úvod Tlačítka funkcí 1.2 Tlačítka funkcí Tlačítka funkcí obsahují nejdůležitější funkce pro ovládání spojovatelských funkcí a vyvolání adresářů. Individuální funkce se aktivují kliknutím nebo stiskem příslušného tlačítka funkce na klávesnici. Následuje popis funkce jednotlivých tlačítek. Tlačítko / tlačítko funkce Popis Otevření nápovědy. Přístup k možnostem nastavení. Zobrazení a zpracování interních účastníků komunikačního systému. Zobrazení kontaktů v celém podniku. Vyhledávání účastníků v interním a externím adresáři. Příjem nebo uvolnění volání. Přidržení a opětné spojení (unhold) volajících. Předání volání s ohlášením nebo bez ohlášení. Parkování hovorů a vyzvednutí z parkování Otevření centra zpráv. Volba čísel poboček. Nahrávání hovorů. Úvod OpenScape Office, myattendant, návod k použití 7
Úvod Kontextová okna 1.3 Kontextová okna Kontextová okna (PopUp) v závislosti na situaci se zobrazují v hlavním okně myattendant a umožňují Vám pohodlně reagovat na situaci jedním kliknutím. Příklady: Interní volání lze přijmout okamžitě; nové hlasové zprávy si lze poslechnout přímo. Úvod Zapnutí nebo vypnutí hlavního kontextového okna v režimu automatického příjmu volání Zapnutí nebo vypnutí hlavního kontextového okna v režimu manuálního příjmu volání Zapnutí nebo vypnutí minimalizace hlavního okna při zavěšení 8 OpenScape Office, myattendant, návod k použití
Instalace Předpoklady pro myattendant 2 Instalace Tato kapitola popisuje nutné systémové předpoklady a instalaci myattendant. Předpoklady pro myattendant Instalace myattendant Spuštění myattendant Odinstalování myattendant 2.1 Předpoklady pro myattendant Pro používání myattendant musí být klientské PC účastníka vybaveno vhodnou hardwarovou a softwarovou konfigurací. myattendant lze používat pouze ve spojení s následujícími systémovými telefony (HFA): OpenStage, optipoint 410 a optipoint 420. Pro bezchybné fungování myattendant je třeba splnit následující minimální požadavky na klientské PC: Jeden z následujících operačních systémů: Microsoft Windows XP se Service Pack 3 (32 bit) MS Windows Server 2003 se Service Pack 2 (32 bit Microsoft Windows Vista se Service Pack 1 (32 bit) Hardware 2 GHz CPU 512 MB RAM pro Microsoft Windows XP (SP3) (32 bit) 1 GB RAM pro Microsoft Windows Server 2003 (SP2) (32 bit) a Microsoft Windows Vista (SP1) (32 bit) 100 Mbit/s LAN (doporučuje se 1 Gbit/s LAN) Rozlišené obrazovky XGA (1024x768) Instalace Instalace myattendant OpenScape Office, myattendant, návod k použití 9
Instalace Instalace myattendant 2.2 Instalace myattendant Předpoklady: Váš PC splňuje předpoklady popsané pod Předpoklady pro myattendant. Váš uživatelský účet Windows má lokální oprávnění pro správu. Správce komunikačního systému Vám poskytnul instalační soubor. 1. Proveďte instalaci. 2. Jestliže se zobrazí okno User Account Control (ovládání uživatelského účtu) s hlášením An unidentified program wants access to your computer. (neidentifikovaný program chce přístup k Vašemu počítači), klikněte na Allow. 3. Sledujte instrukce v okně Setup myattendant (zřídit myattendant). 4. Klikněte na Finish (ukončit). Další kroky: Spusťte myattendant. Instalace Předpoklady pro myattendant Spuštění myattendant Odinstalování myattendant 2.3 Spuštění myattendant Předpoklady: myattendant je nainstalován na Vašem PC. 1. Klikněte na Start > Program Files > Communication Clients > myattendant. 2. V okně přihlášení Welcome to myattendant (vítejte v myattendant) zadejte své uživatelské jméno. Obvykle se jedná o Vaše telefonní číslo. Vpřípadě dotazů se obraťte na svého správce komunikačního systému. 3. Zadejte své heslo. Při prvním přihlášení je Vaše heslo 1234. 4. Chcete-li v budoucnu používat myattendant s automatickým přihlášením, označte zaškrtávací rámeček Save Password (uložit heslo). Heslo se pak bude zobrazovat v okně přihlášení automaticky. Tuto možnost můžete kdykoli změnit. UPOZORNĚNÍ: Automatické přihlášení používejte pouze tehdy, když jste si jisti, že nikdo jiný nemá přístup k Vašemu uživatelskému účtu Windows. V opačném případě mohou neoprávnění uživatelé například získat přístup k Vašim hlasovým a faxovým zprávám nebo přesměrovat Vaše telefonní číslo na Vaše náklady ke zpoplatněným externím cílům. 10 OpenScape Office, myattendant, návod k použití
Instalace Odinstalování myattendant 5. Klikněte na Login (přihlásit). Instalace Instalace myattendant 2.4 Odinstalování myattendant 1. Zavřete myattendant. 2. V Control Panel (ovládací panel) klikněte na Programs and Features (programy a funkce). 3. V kontextovém menu Siemens myattendant klikněte na Uninstall (odinstalovat). 4. Klikněte na Continue (pokračovat). 5. V okně myattendant Uninstall klikněte na Yes. 6. Jestliže se zobrazí hlášení ohledně smazání sdílených uživatelských souborů, klikněte na No to all (ne všem). Instalace Instalace myattendant OpenScape Office, myattendant, návod k použití 11
První kroky Výběr jazyka uživatelského rozhraní 3 První kroky Hned na začátku je třeba provést následující důležité nebo nápomocné kroky (podrobné pokyny viz níže). Výběr jazyka Vyberte jazyk pro uživatelské rozhraní myattendant. Určení způsobu předávání volání Určete, zda mají být volání předávána číslu cíle s předchozím ohlášením nebo bez ohlášení. Zapnutí/vypnutí hlavního kontextového okna (PopUp) v režimu automatického příjmu volání Hlavní okno se automaticky maximalizuje, jakmile zazvoní telefon. Zapnutí/vypnutí hlavního kontextového okna v režimu manuálního příjmu volání Hlavní okno se maximalizuje, jakmile je volání manuálně přijato. Zapnutí/vypnutí minimalizace hlavního okna při zavěšení Hlavní okno se minimalizuje, jakmile je volání ukončeno nebo jsou všechna spojení zrušena. Zapnutí/vypnutí kombinace tlačítek pro předání a rozpojení volání Kombinace tlačítek se používají, když je funkce příjmu volání myattendant přerušena jinými aplikacemi. Výběr jazyka uživatelského rozhraní Zapnutí nebo vypnutí hlavního kontextového okna v režimu automatického příjmu volání Zapnutí nebo vypnutí hlavního kontextového okna v režimu manuálního příjmu volání Zapnutí nebo vypnutí minimalizace hlavního okna při zavěšení Zapnutí nebo vypnutí kombinace tlačítek pro příjem a rozpojení volání Určení způsobu předání Nápověda online 3.1 Výběr jazyka uživatelského rozhraní 1. Klikněte na F2 Setup.. 2. V okně User Validation (ověření uživatele) zadejte heslo a klikněte na OK. 12 OpenScape Office, myattendant, návod k použití
První kroky Zapnutí nebo vypnutí hlavního kontextového okna v režimu automatického příjmu volání Další kroky: 3. V rozevíracím seznamu Language (jazyk) vyberte požadovaný jazyk. 4. Klikněte na Save (uložit). Zavřete myattendant a restartujte aplikaci. První kroky Hlavní okno myattendant 3.2 Zapnutí nebo vypnutí hlavního kontextového okna v režimu automatického příjmu volání Hlavní okno myattendant se při příjmu příchozího volání automaticky maximalizuje. 1. Klikněte na F2 Setup. 2. V okně User Validation (ověření uživatele) zadejte heslo a klikněte OK. 3. Pro zapnutí/vypnutí této možnosti označte zaškrtávací rámeček Screen pop on inbound calls (kontextové okno při příchozích voláních). 4. Klikněte na Save. První kroky Kontextová okna 3.3 Zapnutí nebo vypnutí hlavního kontextového okna v režimu manuálního příjmu volání Hlavní okno myattendant se při manuálním příjmu volání otevře. 1. Klikněte na F2 Setup. 2. V okně User Validation zadejte heslo a klikněte na OK. 3. Pro zapnutí/vypnutí této možnosti označte zaškrtávací rámeček Screen pop on answer (kontextové okno při příjmu). 4. Klikněte na Save. První kroky Kontextová okna OpenScape Office, myattendant, návod k použití 13
První kroky Zapnutí nebo vypnutí minimalizace hlavního okna při zavěšení 3.4 Zapnutí nebo vypnutí minimalizace hlavního okna při zavěšení Hlavní okno myattendant se při ukončení volání minimalizuje a zobrazí se jako symbol na liště s nástroji Windows. 1. Klikněte na F2 Setup. 2. V okně User Validation zadejte heslo a klikněte na OK. 3. Pro zapnutí/vypnutí této možnosti označte zaškrtávací rámeček Minimize on hangup (minimalizace při zavěšení). 4. Klikněte na Save. První kroky Kontextová okna 3.5 Zapnutí nebo vypnutí kombinace tlačítek pro příjem a rozpojení volání Jestliže jsou PC nainstalované další aplikace pro přerušení funkce příjmu volání myattendant, můžete přijmout/rozpojit volání kombinací tlačítek CTRL + F6. 1. Klikněte na F2 Setup. 2. V okně User Validation zadejte heslo a klikněte na OK. 3. Pro zapnutí/vypnutí této možnosti označte zaškrtávací rámeček Global CTRL + F6 to answer / release (CTRL + F6 pro příjem/rozpojení). 4. Klikněte na Save. První kroky 3.6 Určení způsobu předání Zde můžete určit, zda má být volání předáno s předchozím ohlášením nebo bez ohlášení. 1. Klikněte na F2 Setup. 2. V okně User Validation zadejte heslo a klikněte na OK. 3. V rozevíracím seznamu Default Transfer Method (standardní způsob předání) vyberte způsob předání. 14 OpenScape Office, myattendant, návod k použití
První kroky Nápověda online 4. Klikněte na Save. První kroky 3.7 Nápověda online Nápověda online integrovaná do myattendant je kontextová, tzn., že můžete přímo vyvolávat vhodná témata pro svou aktuální situaci zpracování. Navigace Tlačítka vlevo nahoře poskytují následující funkce: Contents (obsah) Vám poskytuje přehled o struktuře. Index Vám umožňuje přímý přístup k tématu pomocí klíčových hesel. Search (vyhledat) Vám umožňuje najít cíleně podle úplného textu všechna relevantní témata. První kroky Vyvolání nápovědy online Vyvolání kontextové nápovědy online 3.7.1 Vyvolání nápovědy online Předpoklady: Jste přihlášeni k myattendant. Klikněte na F1 Help. Nápověda online 3.7.2 Vyvolání kontextové nápovědy online Prerequisites: Jste přihlášeni k myattendant. Klikněte na Help. Nápověda online OpenScape Office, myattendant, návod k použití 15
Adresáře Vyhledávání účastníků 4 Adresáře myattendant má k dispozici interní a externí adresář. Interní adresář obsahuje seznam všech účastníků komunikačního systému s jejich aktuálním stavem dostupnosti/nedostupnosti. Externí adresář obsahuje seznam kontaktů celého podniku. Seznam volání zaznamenává příchozí a odchozí volání. Vyhledávání účastníků Volba telefonního čísla z interního adresáře Stav dostupnosti/nedostupnosti Úprava záznamu o účastníkovi Třídění interních účastníků Úprava externích kontaktů Přidání externích kontaktů Smazání externích kontaktů Přidání poznámky k účastníkovi Přidání nebo rozšíření LAN poznámky k účastníkovi Hlavní okno myattendant 4.1 Vyhledávání účastníků Podrobnosti o účastníkovi, např. telefonní číslo nebo jméno, můžete hledat jak v interním, tak i externím adresáři. Pořadí znaků pro hledání a vrácené výsledky se zobrazí na pravé straně okna. 1. Klikněte na F5 Search (hledat). 2. Zadejte pořadí znaků pro hledání, například část jména. 3. Vyberte adresář (interní, externí nebo externí adresář offline), ve kterém chcete provést vyhledávání. 4. V poli hledání zadejte termín pro hledání (jméno, telefonní číslo). 16 OpenScape Office, myattendant, návod k použití
Adresáře Volba telefonního čísla z interního adresáře Výsledek: 5. Klikněte na Start. Výsledky se zobrazí na pravé straně okna. Adresáře Posílání zprávy LAN 4.2 Volba telefonního čísla z interního adresáře 1. Klikněte na F3 Int. Dir. 2. Klikněte dvakrát na vybraný záznam účastníka. Adresáře 4.3 Stav dostupnosti/nedostupnosti Stav dostupnosti/nedostupnosti informuje o dostupnosti interního účastníka v interním adresáři a na uživatelských tlačítkách. K dispozici jsou následující stavy dostupnosti: Symbol Stav dostupnosti Dostupnost Office (kancelář) dostupný na běžném pracovišti Meeting (porada) nepřítomný Sick (nemoc) nepřítomný Break (přestávka) nepřítomný Gone Out (mimo kancelář) nepřítomný Vacation (dovolená) nepřítomný OpenScape Office, myattendant, návod k použití 17
Adresáře Stav dostupnosti/nedostupnosti Symbol Stav dostupnosti Dostupnost Lunch (oběd) nepřítomný Gone Home (doma) nepřítomný Do Not Disturb (nerušit) nepřítomný Symbol Účastník volá Stav dostupnosti nebo spojení Účastník hovoří INFO: Pro účastníky bez systémových telefonů (např. ISDN nebo analogových) nezobrazí interní adresář stav dostupnosti, ale pouze stav spojení. Adresáře Změna stavu dostupnosti/nedostupnosti 4.3.1 Změna stavu dostupnosti/nedostupnosti 1. Klikněte na F3 Int. Dir. (interní adresář) 2. Klikněte na účastníka, jehož stav dostupnosti/nedostupnosti chcete změnit. 3. Klikněte pravým tlačítkem myši na Change Users Status (změnit stav uživatele). 4. Vyberte požadovaný stav dostupnosti/nedostupnosti. Stav dostupnosti/nedostupnosti 18 OpenScape Office, myattendant, návod k použití
Adresáře Úprava záznamu o účastníkovi 4.4 Úprava záznamu o účastníkovi V interním adresáři můžete zpracovat podrobnosti o účastníkovi, jako např. číslo PIN, číslo mobilního telefonu a uživatelské jméno. Předpoklady: Tato funkce musí být uvolněna; jinak se zobrazí hlášení Access denied (odmítnutý přístup). 1. Klikněte na F3 Int. Dir. Zobrazí se seznam všech interních účastníků. 2. Klikněte pravým tlačítkem myši na účastníka, o kterém chcete zpracovat podrobnosti. 3. Z menu vyberte Edit (zpracovat). 4. Proveďte změny. Adresáře 4.5 Třídění interních účastníků 1. Klikněte na F3 Int. Dir. 2. Klikněte na nadpis sloupce (LastName (příjmení), FirstName (jméno), Extension (pobočka) atd.), který chcete použít jako kritérium pro třídění účastníků. Adresáře 4.6 Úprava externích kontaktů V externím adresáři můžete zpracovat podrobnosti o kontaktech, jako např. číslo PIN, číslo mobilního telefonu a uživatelské jméno. Předpoklady: Tato funkce musí být uvolněna; jinak se zobrazí hlášení Access denied. 1. Klikněte na F4 Ext Dir (externí adresář).. 2. Klikněte na kontakt, jehož podrobnosti chcete zpracovat. 3. Z menu vyberte Edit. 4. Nyní proveďte změny. 5. Klikněte na OK. 6. Klikněte na Close. Adresáře OpenScape Office, myattendant, návod k použití 19
Adresáře Přidání externích kontaktů 4.7 Přidání externích kontaktů Údaje o externích účastnících můžete uložit jako kontakty v externím adresáři. Tím získáte přímý přístup k těmto datům. 1. Klikněte na F4 Ext Dir.. Zobrazí se seznam všech externích kontaktů. 2. Klikněte na tlačítko Select (vybrat). Zobrazí se prázdné vstupní pole. 3. Zadejte podrobnosti o novém kontaktu. 4. Uložte nový kontakt pomocí OK. 5. Klikněte na Close. Adresáře 4.8 Smazání externích kontaktů UPOZORNĚNÍ: Smazaný externí kontakt nelze obnovit. 1. Klikněte na tlačítko funkce F4 Ext Dir. 2. Klikněte na kontakt, který chcete smazat. 3. Klikněte na tlačítko Remove (odstranit). 4. Klikněte na Yes pro potvrzení odstranění. 5. Klikněte na Close. Adresáře 4.9 Přidání poznámky k účastníkovi K účastníkovi můžete přidat poznámky, které pak můžete používat pro připomenutí. 1. Klikněte na F3 Int. Dir. Zobrazí se seznam všech interních účastníků. 2. Klikněte na účastníka, ke kterému chcete přidat poznámku. 3. Kliknutím pravým tlačítkem myši vyberte Add Note (přidat poznámku). 4. Zadejte text. 20 OpenScape Office, myattendant, návod k použití
Adresáře Přidání nebo rozšíření LAN poznámky k účastníkovi Výsledek: 5. Klikněte na Add. U záznamu účastníka v interním adresáři se zobrazí symbol dopisu. Adresáře 4.10 Přidání nebo rozšíření LAN poznámky k účastníkovi 1. Klikněte n F3 Int. Dir. Zobrazí se seznam všech interních účastníků. 2. Klikněte na účastníka. 3. Kliknutím pravým tlačítkem myši vyberte LAN Notes (poznámky LAN). Klikněte na poznámku LAN. Ta se zobrazí v dolní části okna. Poznámku popř. doplňte. 4. Klikněte na Save. 5. Klikněte na Close. Adresáře OpenScape Office, myattendant, návod k použití 21
Spojovatelské funkce 5 Spojovatelské funkce Spojovatelské funkce se používají pro řízení příchozích telefonních volání. Volání můžete přijímat, předávat účastníkům, přidržovat nebo zaparkovat. Tyto funkce se provádějí v oblasti Call Control (řízení volání) hlavního okna. Aktivní volání Oblast Active Calls (aktivní volání) zobrazuje seznam aktivních příchozích volání. Jestliže přichází volání od neznámého volajícího, jehož údaje ještě nejsou v systému uloženy, je vyplněno pouze pole ID. Pak máte možnost vyplnit ostatní pole příslušnými informacemi a uložit v externím adresáři. Jakmile jsou data uložena, zobrazí se pro každé aktivní volání následující podrobnosti: ID Sloupec Arrived At (došlo v) CLI Popis Jednoznačný identifikační kód, který systém automaticky přiřadí každému volání. Tento identifikační kód můžete přiřadit volajícímu, aby mohli být v budoucnu identifikováni, když obdržíte příchozí volání z tohoto čísla. Jestliže přichází volání od neznámého volajícího, jehož údaje ještě nejsou v systému uloženy, je vyplněno pouze pole ID. Uvádí, kdy došlo volání poprvé. Zobrazuje telefonní číslo volajícího. 22 OpenScape Office, myattendant, návod k použití
Spojovatelské funkce Příjem volání Sloupec First Name (jméno), Last Name (příjmení) and Company (firma) Call for (volání pro) Status (stav) Přidržená/předávaná/zaparkovaná volání Popis Poskytuje podrobné informace, jsou-li volající uloženi (jméno, příjmení, firma). Je-li ID volajícího přiřazeno zákazníkovi, jehož data jsou např. uložena v externím adresáři, zobrazí se tato data při příchozích voláních v polích Name (jméno) a Station Number/ Company (telefonní číslo/firma). Ukazuje, komu je volání určeno. Tato funkce je obzvláště užitečná, když myattendant obdrží více volání současně. Zobrazuje stav volání, např. vyzvánění, hovor atd. Kliknutím pravým tlačítkem myši na volání se zobrazí funkce, které lze při volání použít, např.: unpark (převzít z parkování) - je-li volání zaparkováno hang up (zavěsit) - při aktivním hovoru Oblast Held/Transferring/Parked Calls (přidržená/předávaná/zaparkovaná volání) zobrazuje seznam příchozích volání, která jste předali, zaparkovali nebo přidrželi. Pro každé spojení se v oblasti Active Calls zobrazí podrobnosti o volajícím. Příjem volání Parkování volání Převzetí volání z parkování Přidržení volání Pokračování v hovoru Předání volání Záznam a přehrání hovoru Rozpojení volání (zavěšení) Volba telefonního čísla Hlavní okno myattendant 5.1 Příjem volání 1. V oblasti Active Calls pro řízení volání klikněte pravým tlačítkem myši na volání, pro které se zobrazí Ringing (vyzvánění). 2. Klikněte na Answer Call (příjmout volání) nebo stiskněte tlačítko 0 na číselnici. Výsledek: Hovoříte s volajícím. Spojovatelské funkce OpenScape Office, myattendant, návod k použití 23
Spojovatelské funkce Parkování volání 5.2 Parkování volání Parkováním se volání přesune na volnou parkovací pozici, dokud není volaný účastník opět k dispozici pro příjem volání. Předpoklady: Přijali jste volání. 1. V oblasti Active Calls pro řízení volání klikněte pravým tlačítkem myši na příslušné volání. 2. Klikněte na Park Call (parkování volání). Výsledek: Volání se přesune do oblasti Held/Transferring/Parked Calls pro řízení volání. Zobrazí se stav volání (Parked) i parkovací pozice. Spojovatelské funkce 5.3 Převzetí volání z parkování Převzetím z parkování lze v zaparkovaném hovoru pokračovat. 1. Klikněte pravým tlačítkem myši na zaparkované volání. 2. Klikněte na Unpark Call (převzít z parkování). Spojovatelské funkce 5.4 Přidržení volání Jestliže již hovoříte s jiným účastníkem, je příchozí volání umístěno do držení. 1. Na obrazovce pro řízení volání klikněte pravým tlačítkem myši na příslušné volání. 2. Klikněte na Place Call on Hold (umístění volání do držení) nebo stiskněte tlačítko - na číselnici. Výsledek: Volání je přesunuto do oblasti Held/Transferring/Parked Calls pro řízení volání. Stav volání se zobrazí jako On Hold (přidržováno). Spojovatelské funkce 24 OpenScape Office, myattendant, návod k použití
Spojovatelské funkce Pokračování v hovoru 5.5 Pokračování v hovoru Pro pokracování v přidrženém hovoru vyberte Reconnect Call (znovu spojit volání). 1. Klikněte pravým tlačítkem myši na přidržené volání. 2. Klikněte na Reconnect Call nebo stiskněte tlačítko - na číselnici. Spojovatelské funkce 5.6 Předání volání Předpoklady: Volání bylo přijato. 1. Klikněte na volání. 2. Máte následující možnosti: Se stisknutým tlačítkem myši přetáhněte volání na uživatelské tlačítko požadovaného účastníka a pak tlačítko myši uvolněte (drag & drop) nebo stiskněte tlačítko + na číselnici. Spojovatelské funkce 5.7 Záznam a přehrání hovoru Předpoklady: Jste spojeni s telefonním partnerem. 1. Klikněte na F12 Rec.. Hovor je nahráván. 2. Po ukončení hovoru se zobrazí kontextové okno: Klikněte na Listen (poslech). Nahrané volání se přehraje přes reproduktor PC. nebo Klikněte na Close. Nahrané volání se uloží v centru zpráv. INFO: Telefonní číslo nahraného volání se uloží v seznamu volání. Spojovatelské funkce OpenScape Office, myattendant, návod k použití 25
Spojovatelské funkce Rozpojení volání (zavěšení) 5.8 Rozpojení volání (zavěšení) Funkce "Hang Up" (zavěsit) se používá k rozpojení stávajícího volání. 1. V řízení volání klikněte pravým tlačítkem myši na volání, pro které se zobrazuje stav Talking" (hovor). 2. Vyberte ze zobrazených možností Disconnect Call (rozpojit volání) nebo stiskněte tlačítko 0 na číselnici. Spojovatelské funkce 5.9 Volba telefonního čísla 1. Klikněte na F11 Dial. 2. V okně zadejte telefonní číslo. 3. Klikněte na Dial. Spojovatelské funkce Hlavní okno myattendant 26 OpenScape Office, myattendant, návod k použití