Documentation. OpenScape Office, myportal for Outlook. Communication for the open minded. Uživatelská příručka A31003-P1000-U D19

Transkript

1 Documentation OpenScape Office, myportal for Outlook Uživatelská příručka A31003-P1000-U D19 Communication for the open minded Siemens Enterprise Communications

2 Our Quality and Environmental Management Systems are implemented according to the requirements of the ISO9001 and ISO14001 standard certified by an external certification company. Copyright Siemens Enterprise Communications GmbH & Co. KG 2010 Hofmannstr. 51, D München Siemens Enterprise Communications GmbH & Co. KG is a Trademark Licensee of Siemens AG Reference No.: A31003-P1000-U D19 Communication for the open minded Siemens Enterprise Communications The information provided in this document contains merely general descriptions or characteristics of performance which in case of actual use do not always apply as described or which may change as a result of further development of the products. An obligation to provide the respective characteristics shall only exist if expressly agreed in the terms of contract. Availability and technical specifications are subject to change without notice. OpenScape, OpenStage and HiPath are registered trademarks of Siemens Enterprise Communications GmbH & Co. KG. All other company, brand, product and service names are trademarks or registered trademarks of their respective holders.

3 Contents 0 Úvod myportal for Outlook Typy témat Pravidla formátování Prvky uživatelského rozhraní Nové funkce a vlastnosti Instalace a spuštění aplikace myportal for Outlook Předpoklady pro aplikaci myportal for Outlook Jak instalovat aplikaci myportal for Outlook Jak spustit myportal for Outlook Jak odinstalovat aplikaci myportal for Outlook Aktualizace na OpenScape Office MX verze První kroky Jak změnit heslo Jak vybrat jazyka uživatelského rozhraní Jak vybrat jazyk hlasové schránky Jak nahrát oznámení jména Jak nahrát osobní pozdrav Jak zadat ovou adresu u Jak vytvořit seznam oblíbených Volání Formáty telefonních čísel Volání Jak přijmout volání Jak převzít volání pro jiného účastníka Jak vytočit telefonní číslo Jak volat z adresáře Jak volat ze seznamu oblíbených Jak volat ze deníku Jak zavolat kontakt z aplikace Outlook Volba z pracovní plochy Jak vytočit číslo z pracovní plochy Jak aktivovat a deaktivovat volbu z pracovní plochy Jak změnit kombinaci klávesy a tlačítka myši pro volbu z pracovní plochy Adresáře Jak prohledávat adresáře Jak rychle vyhledat podle jména Jak seřadit adresáře Jak rychle přejít k záznamu Seznam oblíbených Jak přidat skupinu do seznamu oblíbených Jak přejmenovat skupinu v seznamu oblíbených Jak odstranit skupinu ze seznamu oblíbených Jak přidat kontakt do seznamu oblíbených Jak odstranit kontakt ze seznamu oblíbených Jak změnit setřídění seznamu oblíbených OpenScape Office, myportal for Outlook, Uživatelská příručka 3

4 Contents Jak určit standardní telefonní číslo pro oblíbený kontakt Jak aktivovat a deaktivovat zobrazení seznamu oblíbených Jak aktivovat a deaktivovat automatické skrytí seznamu oblíbených Jak aktivovat a deaktivovat nastavení seznamu oblíbených Vždy navrchu Jak aktivovat a deaktivovat zšednutí seznamu oblíbených při jeho opuštění Deník Jak seřadit deník Jak seskupovat záznamy deníku Jak odstranit záznamy deníku Jak upravit dobu uložení pro záznamy na deníku Jak přidat plánované volání Jak upravit plánované volání Jak smazat plánované volání Interaktivní okna Jak aktivovat a deaktivovat interaktivní okna při příchozích voláních Jak aktivovat a deaktivovat otevření osobního kontaktu při příchozích voláních Jak aktivovat a deaktivovat zavírání interaktivních oken na konci volání Jak aktivovat a deaktivovat interaktivní okna při nových hlasových zprávách Jak aktivovat a deaktivovat interaktivní okna v aplikaci myportal for Outlook při nových hlasových zprávách Funkce během volání Jak nakonfigurovat typ předání Jak předat volání Jak přidržet volání Jak nahrát volání nebo konferenci Jak ukončit volání Ovládání stavu dostupnosti Jak přesměrovat volání do hlasové schránky Stav dostupnosti Jak změnit stavu dostupnosti Kancelář nebo CallMe na nepřítomný Jak změnit stav dostupnosti na Kancelář Jak aktivovat a deaktivovat automatický reset stavu dostupnosti Jak změnit viditelnost stavu dostupnosti pro ostatní Jak aktivovat a deaktivovat automatické aktualizace stavu dostupnosti prostřednictvím událostí aplikace Outlook Jak aktivovat a deaktivovat automatickou tvorbu událostí aplikace Outlook při nepřítomnosti Jak aktivovat a deaktivovat interaktivní okna při změně stavu dostupnosti Služba Call-Me Jak zapnout službu CallMe Přesměrování volání podle stavu Jak nakonfigurovat přesměrování volání podle stavu Přesměrování volání podle pravidel Jak přidat pravidlo pro přesměrování volání Jak upravit pravidla pro přesměrování volání Jak zkopírovat pravidlo pro přesměrování volání Jak přejmenovat pravidlo pro přesměrování volání Jak odebrat pravidlo pro přesměrování volání Jak změnit pořadí pravidel pro přesměrování volání Osobní AutoAttendant Jak upravit profil pro aplikaci Osobní AutoAttendant OpenScape Office, myportal for Outlook, Uživatelská příručka

5 Contents Konferenční (pouze OpenScape Office MX) Ad-hoc konference Jak nakonfigurovat a zahájit ad-hoc konferenci Jak zobrazit ad-hoc konference jako moderátor konference Jak připojit účastníka konference Jak odpojit účastníka konference Jak znovu připojit účastníka konference Jak odebrat účastníky z konference Jak určit jiného moderátora konference Jak ukončit ad-hoc nebo naplánovanou konferenci Jak Opakovat ad-hoc konferenci Jak odstranit ad-hoc konferenci Plánovaná konference Jak nakonfigurovat plánovanou konferenci Jak zobrazit plánovanou konferenci jako moderátor konference Jak zjistit čísla provolby pro plánované nebo stálé konference Jak zjistit PIN pro plánované nebo stálé konference Jak změnit heslo pro plánovanou nebo stálou konferenci Jak zobrazit plánovanou nebo stálou konferenci jako moderátor konference Jak prodloužit plánovanou konferenci Jak odstranit plánovanou konferenci Stálá konference Jak nakonfigurovat stálou konferenci Jak zobrazit stálou konferenci jako moderátor konference Jak odstranit stálou konferenci Zasílání okamžitých zpráv Jak poslat okamžitou zprávu Hlasové zprávy a fax Hlasová schránka Jak zjistit telefonní číslo hlasové schránky Jak vybrat režim záznamu nebo oznámení Jak nahrát oznámení Jak importovat oznámení Jak odstranit oznámení Jak aktivovat a deaktivovat oznámení vašeho stavu dostupnosti pro externí volající Jak aktivovat a deaktivovat oznámení vašeho stavu dostupnosti pro určité volající Jak ústředně povolit nebo zakázat vyzvedávat hlasové a faxové zprávy Jak aktivovat a deaktivovat dotaz na heslo pro hlasovou schránku Jak vybrat jazyk hlasové schránky Správa hlasových zpráv Jak si Jak si poslechnout hlasovou zprávu na telefonu Jak si Jak si poslechnout hlasovou zprávu na PC Jak zavolat odesílatele hlasové zprávy Jak předat hlasovou zprávu Jak přesunout hlasovou zprávu Jak uložit hlasovou zprávu jako soubor WAV Jak poslat hlasovou zprávu jako Jak vytvořit kontakt aplikace Outlook z odesílatele hlasové zprávy Jak seřadit hlasové zprávy Jak odstranit hlasovou zprávu OpenScape Office, myportal for Outlook, Uživatelská příručka 5

6 Contents Faxová schránka Jak zjistit vlastní faxové číslo Správa faxových zpráv Jak zobrazit faxovou zprávu Jak zavolat odesílatele faxové zprávy Jak předat faxovou zprávu Jak přesunout faxovou zprávu Jak uložit faxovou zprávu jako soubor TIFF Jak poslat faxovou zprávu jako Jak seřadit faxových zpráv Jak zobrazit faxové zprávy ve frontě k poslání Jak zobrazit poslané faxové zprávy Jak odstranit faxové zprávy Posílání faxových zpráv Oznámení nových zpráv Jak aktivovat a deaktivovat upozornění em Jak aktivovat a deaktivovat oznámení telefonem Jak aktivovat a deaktivovat upozornění pomocí SMS Telefonní nabídka hlasové schránky Jak zavolat hlasovou schránku z interního telefonu Jak zavolat hlasovou schránku z externího telefonu Konfigurace Jak změnit vlastní jméno Jak zadat ovou adresu u Jak určit dodatečné telefonní číslo Jak poskytnout vlastní obrázek Jak odstranit vlastní obrázek Programování funkčních kláves telefonu (pouze OpenScape Office MX) Jak naprogramovat telefonní funkční klávesy Jak změnit heslo Jak aktivovat a deaktivovat automatické přihlášení Jak vybrat jazyka uživatelského rozhraní Jak změnit barvy uživatelského rozhraní Jak aktivovat nebo deaktivovat klávesovou zkratku Jak změnit adresu serveru Automatické aktualizace Jak provést automatickou aktualizaci Odstraňování problémů Řešení problémů: Není připojení ke komunikačnímu systému Řešení problémů: myportal for Outlook se nespouští (Outlook 2003) Řešení problémů: myportal for Outlook se nespouští (Outlook 2007) Řešení problémů:prázdné okno prohlížeče při programování klávesy Řešení problémů: Automatická aktualizace nefunguje Index OpenScape Office, myportal for Outlook, Uživatelská příručka

7 Úvod myportal for Outlook 1 Úvod Tento dokument je určen pro uživatele aplikace myportal for Outlook a popisuje její instalaci, konfiguraci a ovládání. myportal for Outlook lze používat pouze ve spojení s následujícími komunikačními systémy: OpenScape Office MX HiPath 3000 v8 a novější myportal for Outlook Typy témat Pravidla formátování Prvky uživatelského rozhraní Nové funkce a vlastnosti 1.1 myportal for Outlook myportal for Outlook je aplikace k zajištění komplexní komunikace integrovaná do aplikace Microsoft Outlook. Vedle komfortní podpory volby prostřednictvím telefonních adresářů a složky Oblíbené, jakož i informací o stavu dostupnosti jiných účastníků lze plug-in aplikace Outlook rovněž používat např. pro přístup k hlasovým a faxovým zprávám. myportal for Outlook nabízí následující funkce: Adresáře Seznam oblíbených Seznam volání Interaktivní okna Stav dostupnosti Služba CallMe Přesměrování volání podle stavu Osobní AutoAttendant Konference (pouze OpenScape Office MX) Záznam volání, pokud je v komunikační systému aktivováno Záznam konferencí (pouze OpenScape Office MX), pokud je v komunikační systému aktivováno Zasílání okamžitých zpráv OpenScape Office, myportal for Outlook, Uživatelská příručka 7

8 Úvod Typy témat Hlasové a faxové zprávy Úvod 1.2 Typy témat obsahují pojmy a pokyny k ovládání. Typ tématu Obsah Titul Pojem Vysvětluje, o co se jedná. Je obvykle bez slovesa, např. Funkce volání. Pokyny k obsluze Popisují různé úkoly (jak něco provést) a předpokládají znalost používaných pojmů. Začíná slovem Jak následovaným slovesem, například Jak vytočit telefonní číslo. Úvod Pravidla formátování 1.3 Pravidla formátování v této dokumentaci jsou různé typy informací uvedeny různým způsobem. 8 OpenScape Office, myportal for Outlook, Uživatelská příručka

9 Úvod Prvky uživatelského rozhraní Účel Formátování Příklad Prvky uživatelského rozhraní Tučně Klikněte na OK. Řada položek z nabídky > Soubor > Ukončit Zvláštní důraz Tučně Neodstraňujte Jméno. Křížové odkazy Kurzíva Další informace najdete v tématu Síť. Výstup (zpráva) Vstup (zadávané údaje) Kombinace kláves Kroky postupu Alternativní kroky postupu Písmo se stejnou roztečí, např. Courier Písmo se stejnou roztečí, např. Courier Písmo se stejnou roztečí, např. Courier Číslované a abecední seznamy Výčet Příkaz nebyl nalezen. Zadejte slovo LOCAL jako název souboru. <Ctrl>+<Alt>+<Esc> Ke stanicím ADSL telefonie nakonfigurujte související telefonní čísla DID (přímá volba). Klikněte na Přidat. Zadejte název stanice v IP síti do sekce číslo stanice IP telefonie. Pokud chcete, aby systém vracel čísla, zaškrtněte políčko Zobrazovat čísla místo jednotek. Pokud chcete, aby systém vracel jednotky, zaškrtnutí políčka Zobrazovat čísla místo jednotek zrušte. Úvod Typy témat 1.4 Prvky uživatelského rozhraní Uživatelské rozhraní aplikace myportal for Outlook se skládá z nástrojového panelu myportal for Outlook integrovaného do aplikace Microsoft Outlook, samostatného okna se seznamem oblíbených a dalších oken a interaktivních oken v závislosti na situaci. Panel nástrojů aplikace myportal for Outlook je standardně umístěn pod panelem nabídky a nástrojů aplikace Outlook. OpenScape Office, myportal for Outlook, Uživatelská příručka 9

10 Úvod Prvky uživatelského rozhraní Ikony na panelu nástrojů aplikace myportal for Outlook: Ikona Funkce Rozevírací seznam telefonních čísel Rozevírací seznam obsahuje až 10 dříve volených čísel a je vstupním polem k zadání volaných čísel a hledaných jmen. Vytočení Při příchozím volání: Přijmout Během volání: Zavěsit Předání Během volání: Předat Přidržení volání Během přidržení: Znovu připojit Konference Záznam Během záznamu: Zastavit záznam. Rozevírací seznam stavů dostupnosti (s dodatečnými symboly) Zprávy Deník Adresáře Nastavení Nápověda INFO: Panel s nástroji aplikace myportal for Outlook lze nalézt v každém kontaktu aplikace Outlook, ale s omezenou funkčností. 10 OpenScape Office, myportal for Outlook, Uživatelská příručka

11 Úvod Nové funkce a vlastnosti Interaktivní nabídka Interaktivní nabídka umožňuje výběr akcí v závislosti na situaci. Interaktivní nabídku lze otevřít kliknutím na příslušný objekt druhým tlačítkem (obvykle pravým) myši. Popisy tlačítek Popisy tlačítek jsou okénka, kde aplikace myportal for Outlook nabízí další informace o konkrétních prvcích uživatelského rozhraní, například ikonách. Objeví se, pokud na okamžik ponecháte ukazatel myši na daném objektu. Úvod Jak vytočit telefonní číslo Jak zavolat kontakt z aplikace Outlook Seznam oblíbených Interaktivní okna Konferenční (pouze OpenScape Office MX) Stav dostupnosti Deník Adresáře Správa hlasových zpráv Správa faxových zpráv Jak vybrat jazyka uživatelského rozhraní Jak změnit barvy uživatelského rozhraní 1.5 Nové funkce a vlastnosti myportal for Outlook for OpenScape Office MX v2 nabízí řadu praktických nových funkcí a vlastností. Rozšířené funkce v rozevíracím seznamu pro telefonní čísla Tento rozevírací seznam obsahuje 10 naposledy volaných čísel. Při zadání jména do vstupních polí je aktivováno vyhledávání. Předávání neznámých volajících Pokud nastavíte přesměrování podle pravidel, můžete příchozí volání z anonymních čísel přesměrovat například do hlasové pošty. Klávesové zkratky Chcete-li si usnadnit obsluhu (pracovat bez myši), můžete si nastavit klávesové zkratky (funkční klávesy F1 až F12) pro následující funkce: Přijmout/Zavěsit volání, Předat a přenést volání, Zobrazit upozornění na volání. OpenScape Office, myportal for Outlook, Uživatelská příručka 11

12 Úvod Nové funkce a vlastnosti Rozšíření telefonní nabídky hlasové pošty Z telefonní nabídky můžete zavolat jinému internímu účastníkovi (klávesa 6) nebo ústředně (klávesa 9) např. po vyslechnutí vzkazů z hlasové pošty. Volající může nahrané oznámení stisknutím klávesy 1 kdykoli přerušit a zanechat zprávu. Deaktivace interaktivních oken při příjmu nových hlasových nebo faxových zpráv Interaktivní okno nových hlasových a faxových zpráv, které udává číslo volajícího a datum a čas volání, lze deaktivovat. Rozšířené hledání v adresářích Kromě vyhledávání podle křestního jména, příjmení nebo telefonních čísel lze vyhledávat i podle dalších parametrů. Záznamy v seznamu volání Záznamy ze seznamu volání lze odstranit. OpenScape Office MX Uchovává záznamy v seznamu volání po určitou dobu, kterou může správce nakonfigurovat. Tento čas můžete zkrátit. Úvod 12 OpenScape Office, myportal for Outlook, Uživatelská příručka

13 Instalace a spuštění aplikace myportal for Outlook Předpoklady pro aplikaci myportal for Outlook 2 Instalace a spuštění aplikace myportal for Outlook Předpokladem pro instalaci aplikace myportal for Outlook je určitý hardware a software. Předpoklady pro aplikaci myportal for Outlook Jak instalovat aplikaci myportal for Outlook Jak spustit myportal for Outlook Jak odinstalovat aplikaci myportal for Outlook Aktualizace na OpenScape Office MX verze Předpoklady pro aplikaci myportal for Outlook Pro používání aplikace myportal for Outlook musí být klientské PC účastníka vybaveno vhodnou hardwarovou a softwarovou konfigurací. V závislosti na konfiguraci mohou být k instalaci a automatickým aktualizacím nutná práva správce. Dostupné funkce jsou závislé na používaném komunikačním systému a u aplikací OpenScape Office MX rovněž na používaných licencích. INFO: Přečtěte si prosím poznámky v souboru Readme. Aplikaci myportal for Outlook lze používat ve spojení s následujícími systémovými telefony: OpenStage HFA OpenStage T (pouze HiPath 3000) optipoint 410 HFA optipoint 420 HFA optipoint 500 (pouze HiPath 3000) optipoint WL2 Professional Minimální požadavky na klienty: Operační systém: Microsoft Windows XP (SP3) (32bit) Microsoft Windows Vista SP1 Microsoft Windows 7 Microsoft Windows Server 2003 (32bit) K použití ruského uživatelského rozhraní aplikace myportal for Outlook je nutný ruský systém Windows. Webový prohlížeč (k programování funkčních kláves telefonu): OpenScape Office, myportal for Outlook, Uživatelská příručka 13

14 Instalace a spuštění aplikace myportal for Outlook Předpoklady pro aplikaci myportal for Outlook Microsoft Internet Explorer verze 6 (Microsoft Windows XP a Windows Server 2003) Microsoft Internet Explorer verze 7 (Microsoft Windows XP, Microsoft Windows Server 2003 a Microsoft Windows Vista) Microsoft Internet Explorer verze 8 v kompatibilním zobrazení (Windows XP, Windows 2003 a Vista) Mozilla Firefox verze 3 (Microsoft Windows XP, Microsoft Windows Server 2003 a Microsoft Windows Vista) Outlook: Microsoft Outlook 2003 SP3 Microsoft Outlook 2007 SP1 Dodatečný software: Přístup k aplikaci Microsoft Exchange Server 2003 Microsoft Outlook 2007 SP1 Hardware: 2 GHz CPU 512 MB RAM u Microsoft Windows XP (SP3) (32bit) 1 GB RAM pro Microsoft Windows Vista SP1 a Microsoft Windows Server 2003 SP2 (32bit) 100 Mbit/s LAN Rozlišení obrazovky SVGA (800x600) Licence: myportal for Outlook OpenScape Office MX: Comfort User nebo Comfort Plus User HiPath 3000: standardní uživatelská licence Funkce vyžadující licence Konference jsou k dispozici pouze u aplikace OpenScape Office MX a jen s uživatelskou licencí Comfort Plus. Funkce faxu (příchozí a odchozí faxy) je stejně tak k dispozici pouze u aplikace OpenScape Office MX a jen s uživatelskou licencí Comfort Plus. PC s více uživateli U systémů Microsoft Windows Vista SP1 a Microsoft Windows XP SP3 (32bit) s více uživateli v počítači může každý lokální uživatel aplikaci myportal for Outlook využívat s vlastním nastavením, za předpokladu, že ji první lokální uživatel instaloval s lokálními právy správce. Automatické aktualizace smí provádět pouze první lokální uživatel s právy místního správce. 14 OpenScape Office, myportal for Outlook, Uživatelská příručka

15 Instalace a spuštění aplikace myportal for Outlook Předpoklady pro aplikaci myportal for Outlook Microsoft Terminal Server, Citrix Presentation Server myportal for Outlook lze v prostředí terminálového serveru a serveru Citrix používat za následujících podmínek: Kromě toho jsou možné projektově specifické verze. INFO: Prostředí Terminal Server a Citrix Presentation Server, včetně hostitelských služeb a virtuálních prostředí, zajišťuje zákazník. Softwarové předpoklady instalace na Microsoft Terminal Server Microsoft Windows Server 2003 (32bit) a Microsoft Office 2003 SP3 Microsoft Windows Server 2003 SP2 (32bit) a Microsoft Office 2007 SP1 Softwarové požadavky instalace na Citrix XenApp Platinum Edition Microsoft Windows Server 2003 (32bit) a Microsoft Office 2003 SP3 Microsoft Windows Server 2003 (32bit) a Microsoft Office 2007 SP1 Hardwarové předpoklady: Počet instalovatelných klientů aplikace závisí na výkonu serveru a množství dostupné paměti. Pokud je server také využíván pro ostatní aplikace, zvažte také paměťovou kapacitu serveru. Požadavky klientů myportal for Outlook na paměť: asi 5000 MB pro první instanci asi 5000 MB navíc pro každou další instanci Ve výpočtu nejsou zohledněny další složky kontaktů navíc, databáze LDAP nebo integrované aplikace jako Integrace kalendáře aplikace Outlook. Seznam oblíbených při použití serveru Citrix: Seznam oblíbených nenastavujte na možnost Automaticky skrýt, jinak v klientu serveru Citrix nebude viditelný. Zobrazování Seznamu oblíbených lze znovu nastavit v nabídce Nastavení. Další informace o instalaci aplikace Citrix XenApp a návazného softwaru OpenScape Office najdete na adrese index.php/ HiPath_OpenOffice_ME_Applications_with_Citrix_Presentation_Server. Instalační soubory Instalační soubory lze uživatelům poskytnout těmito způsoby: Správce stáhne instalační soubory z centra souborů a zpřístupní je uživatelům například na síťovém disku. OpenScape Office, myportal for Outlook, Uživatelská příručka 15

16 Instalace a spuštění aplikace myportal for Outlook Jak instalovat aplikaci myportal for Outlook Uživatelé mohou instalační soubory spustit přímo z tohoto disku, a to na adrese \\<IP adresa komunikačního systému>\applications (uživatel: hoome, heslo: hoomesw). Instalační soubory jsou umístěny ve složce install-common. INFO: Automatická distribuce souborů MSI službou zavádění pomocí Microsoft Windows Server není podporována. Instalace a spuštění aplikace myportal for Outlook Automatické aktualizace Jak instalovat aplikaci myportal for Outlook 2.2 Jak instalovat aplikaci myportal for Outlook Prerequisites: Použitý počítač splňuje požadavky popsané v bodě Předpoklady pro aplikaci myportal for Outlook. Správce komunikačního systému vám poskytnul instalační soubory. INFO: Přečtěte si prosím poznámky v souboru Readme. Step by Step: 1. Zavřete aplikaci Outlook. 2. Vyberte jednu z následujících možností: Pokud pracujete v operačním systému Microsoft Windows Vista SP1, instalujte soubor psqlodbc.msi s právy správce. Pokud pracujete v operačním systému Microsoft Windows Vista SP1, v počítači je více uživatelů a máte práva místního správce, instalujte soubor psqlodbc.msi s právy správce. Pokud pracujete v operačním systému Microsoft Windows XP SP3 (32bit) a nemáte práva místního správce, instalujte soubor psqlodbc.msi s právy správce. 3. Jestliže se zobrazí okno funkce Řízení uživatelských účtů s hlášením Neznámý program požaduje přístup k tomuto počítači, klikněte na Povolit. 4. Vyberte jednu z následujících možností: Pokud pracujete v operačním systému Microsoft Windows Vista SP1, instalujte soubor CommunicationsClients.msi. Pokud pracujete v operačním systému Microsoft Windows Vista SP1, v počítači je více uživatelů a máte práva místního správce, spusťte soubor CommunicationsClients.exe jako správce. 16 OpenScape Office, myportal for Outlook, Uživatelská příručka

17 Instalace a spuštění aplikace myportal for Outlook Jak instalovat aplikaci myportal for Outlook Next steps: Pokud pracujete v operačním systému Microsoft Windows XP SP3 (32bit) a nemáte práva místního správce, instalujte soubor CommunicationsClients.msi. Pokud pracujete v operačním systému Microsoft Windows XP SP3 (32bit) a máte práva místního správce, spusťte soubor CommunicationsClients. exe. Pokud pracujete v operačním systému Microsoft Windows XP SP3 (32bit), v počítači je více uživatelů a máte práva místního správce, spusťte soubor CommunicationsClients.exe. Pokud pracujete v operačním systému Microsoft Windows 2003 Server SP2 (32bit) s instalací Microsoft Terminal Server a máte práva místního správce, spusťte soubor CommunicationsClients. exe. Pokud pracujete v operačním systému Microsoft Windows 2003 Server SP2 (32bit) s instalací Citrix XenApp V4.5 a máte práva místního správce, spusťte soubor CommunicationsClients. exe. 5. Zvolte funkci myportal for Outlook. 6. Jestliže se zobrazí okno funkce Řízení uživatelských účtů s hlášením Neznámý program požaduje přístup k tomuto počítači, klikněte na Povolit. 7. Postupujte podle pokynů k instalaci. Spusťte aplikaci myportal for Outlook. Instalace a spuštění aplikace myportal for Outlook Předpoklady pro aplikaci myportal for Outlook Jak spustit myportal for Outlook Jak odinstalovat aplikaci myportal for Outlook Aktualizace na OpenScape Office MX verze 2 OpenScape Office, myportal for Outlook, Uživatelská příručka 17

18 Instalace a spuštění aplikace myportal for Outlook Jak spustit myportal for Outlook 2.3 Jak spustit myportal for Outlook Prerequisites: myportal for Outlook je nainstalován na vašem PC. Step by Step: 1. Klikněte dvakrát na ikonu aplikace Outlook a tak s aplikací myportal for Outlook spusťte plug-in aplikace Outlook. INFO: Chcete-li spustit Outlook bez aplikace myportal for Outlook, klikněte v přihlašovacím okně na Pracovat v režimu offline. Po restartu aplikace Outlook se bude spouštět pouze aplikace myportal for Outlook samotná. Outlook můžete bez aplikace myportal for Outlook spustit bez pouze tehdy, když není aktivní automatické přihlášení. INFO: Současné použití aplikace myportal for Outlook s aplikací myportal nebo myattendant u stejného uživatele není podporováno. 2. Zadejte uživatelské jméno v okně přihlášení. Obvykle se jedná o vaše telefonní číslo. V případě dotazů se obraťte na správce systému. 3. Zadejte heslo. Při prvním přihlášení je heslo obvykle V opačném případě se obraťte na správce systému. 4. Chcete-li příště aplikaci myportal for Outlook používat s automatickými přihlášením, zaškrtněte políčko Uložit heslo. Okno s přihlášením se pak již nebude zobrazovat. Tuto možnost můžete kdykoli změnit. NOTICE: Automatické přihlášení používejte pouze tehdy, když jste si jisti, že nikdo jiný nemá přístup k vašemu uživatelskému účtu Windows. V opačném případě by např. mohli neoprávnění uživatelé získat pomocí standardního hesla přístup k vašim hlasovým a faxovým zprávám nebo přesměrovat vaše telefonní číslo na vaše náklady na zpoplatněné externí linky. 5. Pokud IP adresa komunikačního systému není uvedena, zadejte ji do pole Adresa serveru. 18 OpenScape Office, myportal for Outlook, Uživatelská příručka

19 Instalace a spuštění aplikace myportal for Outlook Jak odinstalovat aplikaci myportal for Outlook Next steps: 6. Klikněte na Přihlášení. Po prvním spuštění aplikace myportal for Outlook změňte heslo. Instalace a spuštění aplikace myportal for Outlook Jak instalovat aplikaci myportal for Outlook Jak změnit heslo Jak aktivovat a deaktivovat automatické přihlášení Řešení problémů: Není připojení ke komunikačnímu systému Řešení problémů: myportal for Outlook se nespouští (Outlook 2003) Řešení problémů: myportal for Outlook se nespouští (Outlook 2007) 2.4 Jak odinstalovat aplikaci myportal for Outlook Step by Step: 1. Zavřete aplikaci Outlook. INFO: Přečtěte si prosím poznámky v souboru Readme. 2. Vyberte jednu z následujících možností: Windows XP: V Ovládacích panelech klikněte na Software. Windows Vista: V Ovládacích panelech Windows klikněte na Programy a funkce. 3. V interaktivní nabídce myportal for Outlook klikněte na Odinstalovat. 4. Klikněte na Pokračovat. 5. V okně Instalace aplikace myportal for Outlook klikněte na Ano. 6. Zobrazí-li se hlášení o odstranění sdílených uživatelských souborů, klikněte na Ne všem. Instalace a spuštění aplikace myportal for Outlook Jak instalovat aplikaci myportal for Outlook 2.5 Aktualizace na OpenScape Office MX verze 2 Aktualizace na verzi 2 vyžaduje u aplikace OpenScape Office MX jiný postup než obvykle. INFO: Přečtěte si prosím poznámky v souboru Readme. Prostudujte si také kapitolu Aktualizace v rámci Dokumentace pro správce. OpenScape Office, myportal for Outlook, Uživatelská příručka 19

20 Instalace a spuštění aplikace myportal for Outlook Aktualizace na OpenScape Office MX verze 2 Novou verzi aplikace myportal for Outlook lze instalovat přes verzi stávající. Veškeré individuální nastavení a data jsou zachována. Postup také závisí na operačním systému. Instalace a spuštění aplikace myportal for Outlook Jak instalovat aplikaci myportal for Outlook 20 OpenScape Office, myportal for Outlook, Uživatelská příručka

21 První kroky 3 První kroky První kroky popisují činnosti, které je vhodné provést hned na začátku. Změna hesla NOTICE: Z bezpečnostních důvodů byste měli heslo změnit po prvním přihlášení. V opačném případě by např. mohli neoprávnění uživatelé získat pomocí standardního hesla přístup k vašim hlasovým a faxovým zprávám nebo přesměrovat vaše telefonní číslo na vaše náklady na zpoplatněné externí linky. Nastavení jazyka Vyberte jazyk uživatelského rozhraní myportal for Outlook a zvlášť jazyk, ve kterém bude hlasová schránka přehrávat hlášení nabídky a interního systému. Záznam oznámení jména Oznámení jména se používá jako samostatná součást automatického oznámení komunikačního systému, např.: když vaše hlasová schránka oznamuje volajícímu váš stav dostupnosti u konferencí, u kterých jste svolávajícím, jako oznámení účastníkům:...vás pozval k účasti na konferenci u konferencí, jako oznámení účastníkům, že jste se zapojili:...se zapojil do konference. Záznam Vašeho osobního oznámení Váš osobní pozdrav se standardně přehraje volajícímu, když se dovolá do vaší hlasové schránky. Například Momentálně bohužel nemohu vaše volání přijmout Jako osobní pozdrav lze použít následující varianty: obecný osobní pozdrav Osobní oznámení při obsazení: Osobní oznámení při nepřijetí hovoru (stav Žádná odpověď): INFO: Můžete nahrát další oznámení; viz Hlasová pošta. Zadání ové adresy Zadejte ovou adresu, aby vám komunikační systém mohl em posílat pozvánky do konferencí a upozorňovat vás na nové hlasové a faxové zprávy. OpenScape Office, myportal for Outlook, Uživatelská příručka 21

22 První kroky Jak změnit heslo Vytvoření seznamu oblíbených Seznam oblíbených poskytne stálý přehled vašich nejdůležitějších kontaktů se stavem dostupnosti a umožní je zavolat jedním kliknutím. Jak změnit heslo Jak vybrat jazyka uživatelského rozhraní Jak vybrat jazyk hlasové schránky Jak nahrát oznámení jména Jak nahrát osobní pozdrav Jak zadat ovou adresu u Jak vytvořit seznam oblíbených Hlasová schránka 3.1 Jak změnit heslo NOTICE: Z bezpečnostních důvodů byste měli heslo změnit po prvním přihlášení. V opačném případě by např. mohli neoprávnění uživatelé získat pomocí standardního hesla přístup k vašim hlasovým a faxovým zprávám nebo přesměrovat vaše telefonní číslo na vaše náklady na zpoplatněné externí linky. INFO: Heslo můžete rovněž změnit prostřednictvím telefonní nabídky hlasové pošty. Step by Step: 1. Klikněte na Nastavení. 2. Klikněte na kartu Osobní údaje. 3. V oblasti Osobní údaje klikněte pod nadpisem Heslo na Resetovat. 4. V poli Aktuální zadejte staré heslo. 5. Do polí Nové a Potvrdit zadejte nové heslo. Heslo nesmí obsahovat pouze číslice. INFO: Heslo platí pro aplikace myportal for Outlook myportal a myagent i pro volání do hlasové schránky. 6. Klikněte na OK a poté na Uložit. První kroky 22 OpenScape Office, myportal for Outlook, Uživatelská příručka

23 První kroky Jak vybrat jazyka uživatelského rozhraní 3.2 Jak vybrat jazyka uživatelského rozhraní Step by Step: 1. Klikněte na Nastavení. 2. Klikněte na kartu Nastavení programu. 3. V oblasti Různé vyberte Jazyk. 4. Klikněte na Uložit. Next steps: Ukončete Outlook a spusťte aplikaci myportal for Outlook znovu. První kroky 3.3 Jak vybrat jazyk hlasové schránky Step by Step: 1. Klikněte na Nastavení. 2. Klikněte na kartu Nastavení programu. 3. Z rozevíracího seznamu Jazyk hlasové pošty v oblasti Různé vyberte požadovaný jazyk. 4. Klikněte na Zavřít. První kroky 3.4 Jak nahrát oznámení jména INFO: Oznámení jména můžete rovněž nahrát pomocí nabídky telefonu v hlasové poště. Step by Step: 1. Klikněte na Nastavení. 2. Klikněte na kartu Profily. 3. Klikněte na Záznam. 4. V seznamu oznámení klikněte na Název hlasové pošty. 5. Klikněte na Záznam. Hlasová schránka vás zavolá na vašem telefonu. 6. Přijměte volání. 7. Po zaznění zvukového signálu namluvte své jméno. 8. Klikněte na Zastavit. 9. Chcete-li si poslechnout oznámení na telefonu, klikněte na Přehrát. K ukončení přehrávání klikněte na Zastavit. OpenScape Office, myportal for Outlook, Uživatelská příručka 23

24 První kroky Jak nahrát osobní pozdrav 10. Chcete-li nahrát oznámení znovu, klikněte znovu na Záznam. 11. Klikněte na Zavřít, a poté na Uložit. První kroky Hlasová schránka Telefonní nabídka hlasové schránky 3.5 Jak nahrát osobní pozdrav INFO: Osobní pozdrav můžete rovněž nahrát pomocí telefonní nabídky hlasové schránky. Step by Step: 1. Klikněte na Nastavení. 2. Klikněte na kartu Profily. 3. Klikněte na Záznam. 4. Vyberte jednu z následujících možností: Chcete-li nahrát obecný osobní pozdrav, klikněte na Pozdrav hlasové pošty. Chcete-li nahrát osobní pozdrav pro případ obsazení, klikněte na Obsazeno. Chcete-li nahrát osobní oznámení pro situace, kdy hovor nepřijmete, klikněte na Žádná odpověď. 5. Klikněte na Záznam. Hlasová schránka vás zavolá na vašem telefonu. 6. Přijměte volání. 7. Po zaznění zvukového signálu namluvte osobní pozdrav. 8. Klikněte na Zastavit. 9. Chcete-li si poslechnout oznámení na telefonu, klikněte na Přehrát. K ukončení přehrávání klikněte na Zastavit. 10. Chcete-li pozdrav nahrát znovu, klikněte na Záznam. 11. Klikněte na Zavřít, a poté na Uložit. První kroky Hlasová schránka Telefonní nabídka hlasové schránky 24 OpenScape Office, myportal for Outlook, Uživatelská příručka

25 První kroky Jak zadat ovou adresu u 3.6 Jak zadat ovou adresu u Prerequisites: Přesměrování u nakonfiguroval správce komunikačního systému. Step by Step: 1. Klikněte na Nastavení. 2. Klikněte na kartu Osobní údaje. 3. V oblasti Kontaktní údaje zadejte ovou adresu. 4. Klikněte na Uložit. První kroky 3.7 Jak vytvořit seznam oblíbených Step by Step: 1. Klikněte pravým tlačítkem myši na volnou plochu seznamu oblíbených a po otevření interaktivní nabídky vyberte Přidat oblíbenou skupinu. 2. Ve vstupním poli zadejte požadovaný název skupiny. 3. Klikněte na OK. 4. Vyberte jednu z následujících možností: Pod nadpisem Adresáře... > klikněte na Interní nebo Externí. Klikněte na složku Kontakty v aplikaci Outlook. 5. Přetáhněte požadovaný kontakt na název skupiny v seznamu oblíbených. První kroky Jak aktivovat a deaktivovat zobrazení seznamu oblíbených Jak aktivovat a deaktivovat automatické skrytí seznamu oblíbených Jak aktivovat a deaktivovat nastavení seznamu oblíbených Vždy navrchu Jak aktivovat a deaktivovat zšednutí seznamu oblíbených při jeho opuštění Seznam oblíbených OpenScape Office, myportal for Outlook, Uživatelská příručka 25

26 Volání Formáty telefonních čísel 4 Volání Aplikaci myportal for Outlook můžete používat k jednoduchému volání, ale také si volání usnadnit pomocí adresářů, seznamu oblíbených, deníku a volby z pracovní plochy. Formáty telefonních čísel Volání Volba z pracovní plochy Adresáře Seznam oblíbených Deník 4.1 Formáty telefonních čísel Telefonní čísla lze uvádět v různých formátech. 26 OpenScape Office, myportal for Outlook, Uživatelská příručka

27 Volání Volání Formát Popis Příklad Základní Volitelný Začíná znaménkem plus a vždy obsahuje volací číslo dané země a oblasti a úplné místní číslo stanice. Lze použít i mezery a zvláštní znaky: + ( ) / - : ;. Číslo je stejné, jako byste jej zadali do telefonu, bez čísel země a oblasti. +49 (89) (interní) (místní síť) (státní síť meziměsto) (mezinárodní) Volání Jak vytočit telefonní číslo Volba z pracovní plochy Jak zapnout službu CallMe Jak přidat pravidlo pro přesměrování volání Jak upravit pravidla pro přesměrování volání Jak upravit profil pro aplikaci Osobní AutoAttendant Jak nakonfigurovat a zahájit ad-hoc konferenci Jak nakonfigurovat plánovanou konferenci Jak nakonfigurovat stálou konferenci Jak aktivovat a deaktivovat oznámení telefonem Jak určit dodatečné telefonní číslo 4.2 Volání S aplikací myportal for Outlook můžete ovládat funkce volání, např. přijmout nebo převzít volání pro jiného účastníka. Rovněž můžete volit telefonní čísla přímo ze deníku, seznamu oblíbených, adresáře nebo kontaktu aplikace Outlook. Funkce volání lze ovládat v interaktivních oknech i na panelu nabídky aplikace myportal for Outlook. OpenScape Office, myportal for Outlook, Uživatelská příručka 27

28 Volání Volání Volání Jak přijmout volání Jak převzít volání pro jiného účastníka Jak vytočit telefonní číslo Jak volat z adresáře Jak volat ze seznamu oblíbených Jak volat ze deníku Jak zavolat kontakt z aplikace Outlook Volba z pracovní plochy Interaktivní okna Jak přijmout volání Step by Step: 1. Vyberte jednu z následujících možností: V interaktivním okně Příchozí volání klikněte na Odpovědět. Na nástrojovém panelu aplikace klikněte na myportal for OutlookOdpovědět. Volání Jak aktivovat a deaktivovat interaktivní okna při příchozích voláních Jak převzít volání pro jiného účastníka Step by Step: 1. Vyberte jednu z následujících možností: V seznamu Oblíbené klikněte na volaného účastníka a z interaktivní nabídky vyberte Převzetí volání. Pod nadpisem Adresáře > Interní adresář klikněte na volaného účastníka a z interaktivní nabídky vyberte Převzetí volání. Volání Adresáře Seznam oblíbených 28 OpenScape Office, myportal for Outlook, Uživatelská příručka

29 Volání Volání Jak vytočit telefonní číslo Step by Step: 1. Vyberte jednu z následujících možností: V rozevíracím seznamu pro telefonní čísla zadejte telefonní číslo ve volitelném nebo v základním formátu a stiskněte klávesu Enter. INFO: Neklikejte na tlačítko Vytočit. V rozevíracím seznamu pro telefonní čísla vyberte telefonní číslo a stiskněte klávesu Enter. Volání Prvky uživatelského rozhraní Formáty telefonních čísel Jak volat z adresáře Step by Step: 1. Pod nadpisem Adresáře > klikněte na požadovaný adresář, například Interní. 2. Vyberte jednu z následujících možností: V příslušném záznamu adresáře klikněte dvakrát na požadované číslo stanice. V interaktivní nabídce příslušného adresáře klikněte na požadované číslo stanice. Volání Adresáře Jak volat ze seznamu oblíbených Step by Step: 1. V případě potřeby klikněte na trojúhelník vlevo od příslušné skupiny k rozbalení přiřazených záznamů v seznamu oblíbených. 2. Vyberte jednu z následujících možností: Klikněte dvakrát na příslušnou stanici. OpenScape Office, myportal for Outlook, Uživatelská příručka 29

30 Volání Volání V interaktivní nabídce příslušného účastníka klikněte na požadované telefonní číslo stanice. Volání Seznam oblíbených Jak určit standardní telefonní číslo pro oblíbený kontakt Jak volat ze deníku Step by Step: 1. Klikněte na Deník. 2. Klikněte na jednu ze složek: Otevřít, Všechny hovory, Zmeškaný, Přijaté, Interní, Externí, Příchozí nebo Odchozí. 3. V případě potřeby klikněte na trojúhelník vlevo od příslušné skupiny k rozbalení přiřazených záznamů v deníku. 4. Vyberte jednu z následujících možností: Klikněte dvakrát na příslušný záznam v deníku. V interaktivní nabídce příslušného záznamu deníku klikněte na požadované číslo stanice. Volání Deník Jak zavolat kontakt z aplikace Outlook Step by Step: 1. Pod nadpisem kontakty v aplikaci Outlook klikněte na požadovaný kontakt. INFO: Alternativně můžete kontakt otevřít a provést kroky 2 až 3 na nástrojovém panelu kontaktu. 2. Vyberte požadované telefonní číslo pro daný kontakt z rozevíracího seznamu čísel na panelu nástrojů aplikace myportal for Outlook (výchozí je Zaměstnání). INFO: Nepoužívejte ikonu telefonu Usnadnění volání ani možnost Zavolat kontakt z nabídky kontaktu v aplikaci Outlook. 30 OpenScape Office, myportal for Outlook, Uživatelská příručka

31 Volání Volba z pracovní plochy 3. Místo toho na nástrojovém panelu aplikace klikněte na myportal for OutlookVytočit. Volání Prvky uživatelského rozhraní 4.3 Volba z pracovní plochy Volba z pracovní plochy umožňuje zavolat označené číslo z několika aplikací Windows, např. z u Outlook, a to stisknutím příslušných kláves a tlačítka myši. Podle typu použitého řetězce znaků funguje volba z pracovní plochy následovně: Telefonní číslo ve volitelném nebo základním formátu se volí přímo. Řetězec znaků obsahující písmena je v adresářích vyhledáván jako křestní jméno nebo organizace. Aplikace Windows, které byly vyvinuty na základě standardních komponent Windows, podporují zpravidla volbu z pracovní plochy (až na 16bitové aplikace). Volání Jak vytočit číslo z pracovní plochy Jak aktivovat a deaktivovat volbu z pracovní plochy Jak změnit kombinaci klávesy a tlačítka myši pro volbu z pracovní plochy Formáty telefonních čísel Volání Jak vytočit číslo z pracovní plochy Step by Step: 1. Označte požadovaný řetězec. 2. Držte určenou klávesu stisknutou (standardně Ctrl), stiskněte tlačítko myši, podržte a přetáhněte myš přes označený řetězec znaků. (Výchozí: pravé tlačítko myši). Je-li řetězcem znaků telefonní číslo, bude zavoláno. INFO: Chcete-li volbu čísla přerušit, klikněte do pěti sekund na Odmítnout v interaktivním okně Vytáčení z plochy. OpenScape Office, myportal for Outlook, Uživatelská příručka 31