Online aktualizace dat v Centrálním adresáři knihoven a informačních institucí v ČR (báze ADR) Obsah Základní informace o Adresáři... 1 Práce s formulářem... 2 Aktualizace údajů... 3 Potvrzení správnosti údajů... 11 Zpráva pro správce báze... 12 Základní informace o Adresáři Báze ADR obsahuje údaje o institucích, které spolupracují nebo spolupracovaly na budování souborných katalogů CEZL/CASLIN SK ČR, účastní se meziknihovních služeb, nebo jsou v kontaktu s Knihovnickým institutem NK ČR. V roce 2015 bylo do báze ADR začleněno cca 4500 knihoven z adresáře Ministerstva kultury ČR. V současnosti adresář obsahuje základní informace (včetně kontaktů URL) o téměř 8000 knihovnách a informačních institucích na území České republiky, z nichž přibližně dvě třetiny vyvíjejí aktivní činnost. Každý záznam obsahuje siglu (lokační značku) a údaje nahlášené institucí. Sigly přiděluje Oddělení souborných katalogů Národní knihovny ČR na základě žádosti instituce. Rozsah údajů a jejich aktuálnost závisí zejména na samotných institucích, na jejich pohotovosti upozornit na změny. Pro potřeby zvýšení aktuálnosti dat v této bázi byl vyvinut Formulář pro online aktualizaci údajů. Formulář pro aktualizaci údajů v bázi ADR umožňuje knihovníkům zadávat "online" změny týkající se jejich institucí resp. informací, které jsou o jejich knihovnách (institucích) v bázi ADR shromážděny. Změny může zadávat pouze registrovaný uživatel - knihovník. Přístupové heslo obdrží knihovna na požádání od správce Souborného katalogu ČR. Veřejným knihovnám, včetně knihoven krajských, přiděluje heslo Bedřiška Štěpánová BBus (Hons) (adrki@nkp.cz), ostatním knihovnám a institucím přiděluje heslo Mgr. Zdenka Manoušková (adr.mvs@nkp.cz). -1-
Práce s formulářem Formulář pro aktualizaci údajů v bázi ADR lze aktivovat pouze po vyhledání a zobrazení záznamu konkrétní knihovny v bázi ADR kliknutím na tlačítko Aktualizace záznamu. Pro přihlášení je potřeba zadat do otevřeného okna siglu knihovny a přidělené heslo. Po zalogování systém nabídne možnost: aktualizovat údaje o knihovně odeslat potvrzení o správnosti uvedených údajů odeslat pouze- zprávu pro správce báze -2-
Aktualizace údajů V případě zaškrtnutí volby Aktualizovat údaje o knihovně se otevře formulář, který je vyplněn údaji z báze ADR, které je možno upravovat. Aktualizaci údajů lze provést buď nahrazením stávajících údajů (přepsáním již neplatných údajů), nebo doplněním dalších údajů do příslušných prázdných polí. -3-
Do pole Varianta názvu uveďte anglický název vaší instituce, případně jiné běžně užívané české varianty názvu. Do prvního (neoznačeného) pole skupiny údajů o provozovateli uveďte jeho název. Pokud je provozovatelem sama knihovna, údaje nevyplňujte. Do pole Adresa uveďte na první místo sídlo knihovny, v případě potřeby můžete do dalších polí uvést jiné důležité adresy, např. ředitelství, fakturační apod. Dojde-li ke změně sídla knihovny, opravte též souřadnice GPS. GPS souřadnice uveďte ve stylu Stupně Minuty' Vteřiny" (41 24'12,2"S 2 10'26,5"V). Jako zdroj je možné použít Mapy Google nebo Mapy.cz Do pole Odpovědná osoba uveďte na první místo vedoucího knihovny nebo správce knihovního fondu. Do dalších polí pak můžete uvést ostatní odpovědné osoby za vaši instituci. Pokud v poli Funkce knihovny označíte knihovnu jako obsluhovanou regionální funkcí, doplňte do Zprávy pro správce báze siglu a název její pověřené knihovny. Pokud je vaše knihovna evidovaná na Ministerstvu kultury ČR, pak při změně názvu nebo adresy knihovny nebo údajů o provozovateli informujte o změnách také Oddělení literatury a knihoven Ministerstva kultury ČR. -4-
Pro každé tel. číslo, číslo faxu, e-mailovou adresu a URL je vyhrazeno samostatné pole, do něhož je možno v kulaté závorce uvést stručné vysvětlení, koho nebo čeho se údaj týká, např. "224 352 024 (vedoucí knihovny)". Jako první uvádějte číslo, na které se mohou obrátit vaši čtenáři či veřejnost. U telefonních čísel a čísel faxů je nezbytné dodržovat následující formální podobu zápisu: nezapisujte předčíslí "+420" pro mezinárodní telefonní styk každé tel. číslo a číslo faxu musí mít 9 číselných znaků, které se mezerami rozdělí do skupin po třech, např. "224 352 026 (studovna)" nebo "776 328 106 (mobil)" výjimku tvoří čísla bezprostředně po sobě následující, která je možno zapsat též s pomlčkou (např. "224 352 130-132"; "224 352 213-14"), nebo čísla, za nimiž následuje číslo linky nebo klapky, která se v obou případech zapisují jednotným způsobem (např. "224 352 020, l.26"). Do pole URL (online katalog) uveďte odkaz na online katalog vaší knihovny. Vysvětlivka bude doplněna automaticky. Můžete ale použít rozšířenou formulaci (např. online katalog periodik, online katalog ČVUT. Pozor, pokud vyplníte jinou vysvětlivku (např. katalog knihovny ), bude odkaz považován za neplatný. Do pole URL uveďte další odkazy, které doplňte vysvětlivkou v kulaté závorce (např. provozní doba, ceník, facebook ) Do pole URL (přehled poboček) uveďte odkaz na přehled poboček vaší knihovny. Do pole URL (adresář reg. knih.) uveďte odkaz na adresář knihoven vašeho regionu, -5-
kraje apod., pokud ho vaše knihovna vytváří. V případě, že počet prázdných polí neodpovídá počtu nových údajů, jež je třeba doplnit, uložte nejprve údaje, pro něž je ve formuláři místo. Bezprostředně po jejich uložení celý proces opakujte. Znovu otevřený formulář již bude obsahovat nově uložené údaje a nabídne další prázdná pole pro vyplnění. Má-li vaše knihovna pobočky, uveďte jejich siglu (pokud jim byla přidělena), název, adresu a GPS souřadnice. Do pole obec uvádějte pouze město, nikoli městskou část. Formulář umožňuje uvést pomocí tlačítka "další..." maximálně 50 poboček. Pokud máte více poboček, doporučujeme uvést odkaz na jejich seznam do pole URL (přehled poboček). -6-
Informace k MVS slouží k zapsání obecných informací o poskytování MVS. Pole MVS viz (sigla) vyplňte v případě, že za vaši knihovnu provádí MVS jiná knihovna uveďte její siglu. Pole MVS provádí za (sigla) vyplňte, pokud vykonáváte MVS za jiné knihovny uveďte jejich siglu nebo sigly (oddělené čárkami). Do pole Informace k MVS uveďte (stručné) informace týkající se služeb MVS ve vaší knihovně (např. "Služby MVS nevykonává", "Služby MVS jsou poskytovány zdarma" apod.). Do pole URL (informace k MVS) uveďte adresu URL, na které jsou zveřejněny informace o podmínkách poskytování služeb MVS ve vaší knihovně (např. ceník služeb apod.). Údaje pro MVS v prostředí SK ČR slouží pro přihlášení knihovny ke službě nebo pro nahlášení změn u knihovny, která již službu využívá. Do pole E-mail (příjem objednávky) uveďte jednu e-mailovou adresu, na kterou budou zasílány objednávky MVS odeslané prostřednictvím SK ČR. Do pole E-mail (příjem potvrzení a kopie objednávky) uveďte jednu e-mailovou adresu, na kterou budou zasílány kopie objednávek MVS odeslaných vaší knihovnou prostřednictvím SK ČR. V poli Kódování češtiny vyberte z nabídky kódování češtiny pro příjem resp. kopii objednávek MVS. Pole Poznámka slouží knihovně k uvedení jakékoli připomínky k jednotlivým údajům týkajícím se MVS, kontaktní adresa: zdenka.manouskova@nkp.cz -7-
Pole Otevírací doba vyplňujte ve formátu hh:mm-hh:mm (bez mezer), např. 09:00-18:00. Pokud je v otevírací době přestávka, oddělte časová rozmezí středníkem, např. 09:00-12:00;13:00-18:00. Provozní dobu knihovny můžete také uvést pouze odkazem na web vaší knihovny v poli URL s vysvětlivkou v kulaté závorce provozní doba. V seznamu Poskytované služby zvolte všechny služby, které vaše knihovna nabízí. -8-
V seznamu Zapojení do projektů označte všechny, jichž se aktivně účastníte (posíláte záznamy, poskytujete propojení, skenujete...). Do pole Počet knihovních jednotek uveďte stav knihovního fondu k 31.12. minulého roku. Do pole Počet titulů periodik uveďte počet titulů periodik, které docházejí do vaší knihovny ve stávajícím roce. Zpráva pro správce báze zprávu napište v případě, že chcete správci báze ADR sdělit jakoukoli připomínku k jednotlivým polím nebo k celému záznamu. Pokud dojde ke změně odpovědné osoby za online aktualizaci vašeho záznamu, uveďte do zprávy jméno a e-mailovou adresu nového pracovníka. Upravený formulář odešlete tlačítkem OK. V případě, že vyplněný formulář nelze -9-
odeslat, zkontrolujte formální správnost uvedených údajů. O tom, že byly změněné údaje v pořádku uloženy na server, informuje následující obrazovka. Údaje týkající se telefonních čísel, faxu, e-mailu, URL a knihovního fondu nepodléhají formální kontrole správce báze ADR a provedené změny se zobrazí v záznamu po uložení. Ostatní údaje obsažené v jednotlivých polích podléhají formální kontrole správce báze ADR a provedené změny se projeví v zobrazeném záznamu nejpozději do dvou pracovních dnů. Pokud se změnily údaje o názvu, adrese nebo provozovateli knihovny evidované na Ministerstvu kultury ČR, je knihovna povinna tyto změny hlásit také tam. -10-
Potvrzení správnosti údajů Pokud se údaje o knihovně nemění a knihovník má pouze zájem potvrdit jejich platnost, učiní tak zaškrtnutím volby Odeslat potvrzení o správnosti uvedených údajů a odesláním potvrzení tlačítkem OK. O tom, že byl údaj o potvrzení správnosti v pořádku uložen na server, informuje následující obrazovka. V případě potvrzení správnosti údajů dojde v bázi ADR ke změně data aktualizace. Tato změna je ihned po uložení k dispozici na webu. K jejímu zobrazení v dříve vyhledaném záznamu je zapotřebí obnovit tento záznam příslušným tlačítkem používaného prohlížeče. -11-
Zpráva pro správce báze Označením možnosti Odeslat pouze zprávu pro správce báze se zobrazí pole pro vložení textu zprávy, stávající údaje v záznamu nebudou aktualizovány. Pole slouží knihovně k uvedení jakékoli připomínky nebo informace pro správce báze ADR, případně k nahlášení změny odpovědné osoby (jméno, e-mail) za online aktualizaci vašich údajů. Zpráva bude odeslána na kontakt pro odborné knihovny adrsk@nkp.cz, nebo na kontakt pro veřejné knihovny adrki@nkp.cz -12-