Uživatelská příručka Pozn.: Veškerá grafika (otisky obrazovky a ikony) jsou z verze 1.7 (build 742) a operačního systému MacOS X 10.8.4 (verze pro OS X) a verze 1.1 (build 428) pod ios 7 (ios verze) - mohou se tedy od Vaší verze mírně lišit.
Obsah 1 Instalace a požadavky 3 1.1 OS X verze.............................. 3 1.2 ios verze............................... 3 1.3 Beta verze............................... 3 2 Účty 5 3 Rozcestník 7 4 Předvolby 9 4.1 Základní................................ 9 4.2 Příjmy/Výdaje............................ 9 4.3 Účetní doklady............................ 10 4.4 Daňová tabulka............................ 10 4.5 Automatizace............................. 10 4.6 Vlastní pole.............................. 10 4.7 Další.................................. 11 4.7.1 icloud............................. 11 5 Faktury 13 5.1 Faktury přijaté............................ 13 5.1.1 Přidávání dokumentu..................... 14 5.1.2 Přidávání do investičního majetku.............. 15 5.2 Faktury odeslané........................... 16 5.3 Kniha faktur............................. 16 6 Banka 18 7 Pokladna 19 8 Sklad 20 9 Kniha jízd 21 10 Adresář 22 11 Investiční majetek 23 12 Tisk a uzávěrka 24 13 Import a Export 26 13.1 Export................................. 26 13.2 Import................................. 26 1
14 Editor tisku 27 14.1 Element Text............................. 28 14.2 Element Obrázek........................... 29 14.3 Element Pole ve faktuře....................... 29 14.4 Element Vlastní pole ve faktuře................... 29 14.5 Element Položky faktury....................... 29 15 Varování 30 16 Hromadný tisk 31 17 Chyby a hlášení 32 2
1. Instalace a požadavky UctoX je distribuováno výhradně přes Apple AppStore, s tím, že pro OS X verzi existuje zkušební verze, kterou lze stáhnout z http://www.uctox.cz. 1.1 OS X verze Verze pro OS X vyžaduje OS X 10.7.2 nebo novější. Pro některé funkce je vyžadován účet icloud, který lze zdarma založit na http://www.icloud.com. Účty jsou ukládány do složky ~/Library/Containers/com.charliemonroe.UctoX/Data/Library/Application Support/com.charliemonroe.UctoX kde ~ je Váš domovský adresář. Složka Library je pod OS X 10.7+ skrytá - pokud si chcete přenášet účty mezi počítači, použijte následující návod: ˆ Na jednom počítači si vytvořte účet a v hlavním okně (kde se vybírají účty) zmáčkněte Zálohovat a zálohu někam uložte. ˆ Účet smažte pomocí tlačítka Smazat. ˆ Otevírejte účet z Finderu tím, že na něj dvakrát poklikáte. 1.2 ios verze Verze pro ios vyžaduje iphone nebo ipad s ios 6 nebo novějším. Pro některé funkce je vyžadován účet icloud, který lze zdarma založit na http://www.icloud. com. 1.3 Beta verze Pokud mi nahlásíte nějakou chybu, či požádáte o rozšíření programu, je dost možné, že Vám zašlu beta verzi - jednak abyste nemuseli čekat na oficiální update (který se musí zaslat do AppStore na schválení, což typicky trvá týden až dva) a jednak, abyste vyzkoušeli, zda je chyba opravdu opravena, nebot na př. u tisk faktur se může na každém počítači chovat trochu jinak podle toho, jaké máte nastavené fonty a zda nemáte nainstalované jiné verze fontů. Z technických důvodů je beta verze zkušební verzí, takže její funkčnost je omezena na 15 dní - během této doby typicky již je k dispozici oficiální aktualizace přes AppStore, avšak fakt, že se jedná pouze o zkušební verzi s sebou nese několik zádrhelů. 1. Vaše zkušební verze již vypršela - v tom případě v dialogu, který Vám to oznamuje je číslo Trial ID, které když mi zašlete, tak Vám obratem zkušební dobu prodloužím o dalších 15 dní. 3
2. Z technických důvodů nelze jednoduše nahradit aplikaci nainstalovanou z AppStore tou beta verzí - AppStore by pak program neaktualizoval. Řešení je však vcelku snadné - dejte si beta verzi na Plochu, nebo si ji nechte ve Stažených souborech a spouštějte ji odtamtud. Nikterak nevadí mít nainstalováno několik verzí UctoX, jen je nepoužívejte současně. 3. Technické vysvětlení proč nelze jednoduše nahradit aplikaci nainstalovanou z AppStore: Aby AppStore poznal, zda jste si program zakoupili, nebo jej máte odněkud stažený, modifikuje AppStore vlastní program - technicky na OS X není program jeden soubor, ale složka plná souborů a dovnitř této složky je nainstalována digitální účtenka. Pokud tato účtenka chybí, AppStore odmítne program aktualizovat. 4. Pokud jste omylem tu oficiální verzi nahradili beta verzí, počkejte, než vyjde oficiální update - to většinou zjistíte poté, co Vám program ohlásí, že vypršela zkušební doba - vyhod te beta verzi do Koše (v žádném případě nepoužívejte k odstranění Launchpad nebo nějaký program k odinstalování!) a v aplikaci AppStore si zvolte tab Zakoupené, najděte zde UctoX a klikněte na Stáhnout. 4
2. Účty Po otevření programu si budete moci vybrat účet, se kterým chcete pracovat. UctoX umožňuje mít více (neomezeně) účtů. Zároveň si v tomto okně můžete účty zálohovat, vytvářet a mazat. Vytvořte si účet - budete automaticky přihlášeni. Jméno vytvářeného účtu může být zcela libovolné, jedná se pouze o označení účtu, nikde v účetnictví dále nefiguruje. Heslo je dobrovolné, avšak upozorňuji, že bez hesla se k účtu nedostanete - soubor účetnictví je šifrován a bez hesla jej dešifrovat nelze. Potřebujete-li importovat účet UctoX (na př. zálohu), nebo účet z programu Xúčto 2.0, zmáčkněte v okně s účty na akční tlačítko (t.j. to s ozubeným kolem) a vyberte si druh importu, který požadujete. Od verze 1.6.5 na OS X a verze 1.0.5 na ios UctoX automaticky uchovává posledních 5 verzí účtu, kde verzí se rozumí stav před přihlášením. Je tedy možné v případě provedení nechtěných změn se vrátit zpět. 5
6
3. Rozcestník Po přihlášení účtu se vám zobrazí tzv. Rozcestník. UctoX funguje na principu modulů - tyto řádky pod sebou jsou seznamem nainstalovaných modulů. Když si vyberete libovolný modul, tak se celé okno přetransformuje do onoho modulu (OS X), na ios se obrazovka přepne do editace. Nahoře v liště vždy bude tlačítko Rozcestník pomocí jehož se dostanete zpět na Rozcestník. Na Rozcestníku je toto tlačítko pozměněno na Odhlásit - čímž se odhlásíte a dostanete se zpět do výchozího bodu, kde si můžete vybrat jiný účet. Pokud program ukončíte pomocí klávesové zkratky, či pomocí položky Ukončit UctoX v menu, budete automaticky odhlášeni nezávisle na tom, ve kterém modulu právě jste (oboje OS X). Pro vybrání modulu se musíte vždy vrátit na Rozcestník. Návratem na Rozcestník jsou také automaticky uloženy veškeré změny provedené v daném modulu. Ihned po vytvoření účtu je doporučeno si projít Předvolby a nastavit veškeré údaje ještě před použitím libovolného jiného modulu. Upozornění: Verze pro ios v současné verzi neobsahuje všechny moduly, které jsou v OS X verzi. Na př. Tisk a uzávěrka, Export, Import, Editor tisku, atd. nejsou k dispozici. Některé funkce budou v budoucnu přidány, jiné (Import a Export) pravděpodobně nikdy na ios nebudou. 7
8
4. Předvolby Předvolby mají několik katogerií, mezi nimiž se přepíná pomocí tlačítek na liště nahoře (OS X) nebo dole (ios): 4.1 Základní U této kategorie není, co dodat - pouze vyplňte veškerá pole. Pro nastavení bankovního účtu zmáčkněte tlačítko Bankovní účty..., kde lze nastavit vícero bankovních účtů. Pokud chcete, aby se některý konkrétní účet nastavoval automaticky (t.j. jako výchozí), vyberte v seznamu účet a zmáčkněte tlačítko Nastavit jako výchozí. Pouze OS X: - v celém programu je několik podobných tlačítek. Po zmáčknutí z nich vyletí takovéto okno: Tato okénka mají různou funkcionalitu. Toto konkrétní má na př. pole na filtrování a tabulku se dvěma sloupci - v jednom je typicky nějaký kód a v druhém popisek - a tlačítka Vybrat a Zrušit. Vybrat lze zmáčknout pomocí klávesy Enter/Return, Zrušit klávesou Escape. Jako příklady dalších takových tlačítek mohu uvést např. výběr konstantních symbolů, či kontaktů z Adresáře. 4.2 Příjmy/Výdaje Využití tohoto členění je následující: pro představu provozovatel obchodu s počítači má zároveň jako součást své živnosti opravnu. Může si tedy rozdělit Zdanitelné příjmy na Obchod a Opravna. Podle tohoto rozdělení se mu pak budou tisknout přehledy příjmů a výdajů, díky čemuž bude vědět, jaký má zisk z obchodu a jaký z opravny. 9
OS X: Vyberte typ příjmu či výdaje vlevo a vpravo tlačítky + a - přidávejte členění. ios: Vyberte typ příjmu či výdaje - objeví se nová obrazovka. Nahoře tlačítkem + přidáte členění. Tlačítko Upravit Vám dovolí členění mazat. 4.3 Účetní doklady Zde si můžete navolit různé typy dokladů. V různých částech UctoX se vyplňuje typ a číslo dokladu (např. faktury). V základním nastavení jsou již přednastaveny některé typy dokladů: Faktura odeslaná, došlá; Pokladna příjem, výdaj; Bankovní výpis. Další si přidáte pomocí tlačítka +. OS X: Vyberte typ příjmu či výdaje vlevo a vpravo tlačítky + a - přidávejte členění. ios: Vyberte typ příjmu či výdaje - objeví se nová obrazovka. Nahoře tlačítkem + přidáte členění. Tlačítko Upravit Vám dovolí členění mazat. 4.4 Daňová tabulka Představuje tabulku pro výpočet daně při uzávěrce. Je doporučeno tabulku zkontrolovat před prováděním uzávěrky, zda odpovídá současné verzi. 4.5 Automatizace Zde lze nastavit automatické nastavení data od data vystavení/přijetí u faktur, výchozí konstatní a variabilní symboly, výchozí stav banky a pokladny. Zaokrouhlení se bere v potaz pouze u faktur. 4.6 Vlastní pole UctoX je stavěné hlavně aby jej mohl používat i obyčejný smrtelník - tedy zakládá si na jednoduchosti: je snahou v rámci účetnictví mít co nejméně tlačítek a polí na vyplnění. Toto však nemusí každému vyhovovat. Právě k tomu slouží vlastní pole. Vlastní pole umožňují předdefinovat si sadu vlastních polí, která přibudou na fakturách. Na př., pokud máte autoservis, můžete chtít u každé faktury mít poznačenou SPZ vozidla - zde si tedy nadefinujete vlastní pole SPZ, které si pak můžete vyplnit u faktur odeslaných. Tato pole pak lze použít i ve vlastním tisku. Viz. kapitola o Editoru tisku. 10
4.7 Další Můžete si zde nadefinovat vlastní typy dopravy. 4.7.1 icloud Synchronizace s icloud umožňuje synchronizovat účetnictví mezi více zařízeními - a to jak počítači (OS X), nebo ios zařízeními. Pro synchronizaci, musíte být na daném přístroji přihlášeni v Systémových předvolbách (OS X), nebo Nastavení (ios) k účtu icloud. Navíc, musí být u účtu icloud na každém přístroji aktivována synchronizace dokumentů a dat (viz obrázky). Dále je nutné, v UctoX, pro každý účet, který chcete přes icloud synchronizovat zapnout synchronizaci v Předvolby - sekce Další. Po odhlášení z účtu by se nyní měl nahrát soubor účtu na icloud. Při spuštění programu na jiných zařízeních by nyní měly detekovat nový účet na icloud a automaticky jej přidat. POZOR: Je rozhodně špatně vytvářet na jiných zařízeních stejnojmené účty! Účty se musí samy nahrát z icloud! Poznámky: 1. Ve zkušební verzi není z technických důvodů možné používat icloud. 2. Je možné, že prvotní synchronizace chvíli potrvá. Ujistěte se, že máte vskutku zapnutou synchronizaci Dokumentů a dat na obou zařízeních v předvolbách icloud a v účtu UctoX máte zapnutou podporu pro synchronizaci přes icloud. Pokud tomu tak je, zkuste se několikrát do účtu přihlásit a zase odhlásit a na jiných zařízeních UctoX vypněte a znovu zapněte (hledání nových účtů na icloud se děje pouze během zapnutí programu). 3. Upozorňuji, že synchronizace je prováděna na bási dokumentů a použije se vždy ta nejnovější verze. Příklad: na iphone upravíte pole Předmět faktury 0001. Následně, aniž se provede synchronizace této změny, upravíte-li jakkoliv na Vašem Macu tutéž fakturu, bude změna z iphone ztracena, nebot nejnovější verzí je nyní ta z Vašeho Macu a UctoX nevede historii změn jednotlivých polí, takže nemá možnost vědět, zda jste na Macu pole Předmět neupravili zpět. OS X: 11
ios: 12
5. Faktury Pravěpodobně nejužívanější modul budou faktury. Faktury jsou rozděleny na faktury přijaté a odeslané; mezi těmito podmoduly se přepíná stejně jako v předvolbách pomocí tlačítek na liště. 5.1 Faktury přijaté Po vybrání modulu se implicitně vybere podmodul Faktury přijaté. Jelikož je toto první modul, který je popisován, jeho popis bude delší než ostatních modulů, jelikož mnohé věci jsou řešeny podobně v různých modulech. Jedním takovým prvkem, který je společný všem modulům je layout: OS X: ios: 13
Na iphone, jsou levá a pravá část obrazovky rozdělena do vlastních obrazovek - nejdříve si vyberte dokument, poté jej můžete upravit. 1. - levý sloupec obsahuje typicky menu s roky (OS X; na ios se zobrazí všechny položky po rocích), pole pro filtrování (momentálně pouze OS X), případně menu Příjem/Výdaj, pokud je daný typ dokumentu dále dělen na příjmy a výdaje (OS X, ios má toto rozdělení dole v tab baru). Pod těmito kontrolkami se nalézá seznam všech dokumentů tohoto druhu, z vybraného roku, atd. Pro přidání položky zmáčkněte tlačítko + dole pod seznamem (na ios nad seznamem); pro odebrání tlačítko - (Upravit na ios). Dokument lze navíc duplikovat tlačítkem s ikonou dvou dokumentů (OS X), nebo tlačítkem Duplikovat (ios). 2. - vpravo v liště se často vyskytují tlačítka Tisk... (pro tisk vybraného dokumentu) a Přidat do investičního majetku (o IM později). V současné verzi pouze pod OS X. 3. - pokud je vybraný vlevo nějaký dokument, jsou zde veškeré atributy změněny podle výběru. 5.1.1 Přidávání dokumentu Jak již bylo řečeno, zmáčknutím tlačítka + přidáme dokument. UctoX se zeptá na číslo nového záznamu. Číslo se zapisuje do tzv. combo boxu (OS X) - napravo je takový trojúhelník, který, pokud jej zmáčknete, navrhne několik možností. Tímto se však nemusíte řídit a číslo můžete zadat zcela libovolné. 14
Po vytvoření nového dokumentu můžete začít upravovat údaje napravo. UctoX změny automaticky ukládá, takže nemusíte nikde mačkat tlačítko Uložit, atd. Změny jsou automaticky uloženy kdykoliv vyberete jiný dokument, či se přepnete z modulu pryč (na Rozcestník). V menu lze pod Soubor - Uložit... vynutit uložení změn, ale je to zcela zbytečné (a jen pod OS X). Několik tipů ˆ Položky faktury - zde přidávejte jednotlivé položky faktury - pokud nejste plátce DPH, sloupec (OS X) nebo řádek (ios) DPH (%) nebude zobrazen. ˆ Zaokrouhlená částka - zde můžete provádět případná zaokrouhlení na koruny. Automaticky se zaokrouhluje podle předvoleb kdykoliv se přidá, ubere, nebo změní položka faktury. ˆ Zaplacení - faktura je považována za nezaplacenou, dokud tlačítko není zaškrtnuto a nastaveno datum. Stornováno je míněno ve smyslu, že zadaná částka je částka uhrazená (na př. koupím si nějaký předmět, který vrátím, ale prodejce po mně vyžaduje jako storno polatek poštovné - zadám tedy do Stornováno onen poplatek). Upozornění: Pokud je faktura uhrazena v hotovosti, automaticky se započítává do pokladny, naopak, je-li uhrazena převod. příkazem, je automaticky započtena do hospodaření s bankovním kontem. Nesmí se tedy přidat do modulu Banka či Pokladna znovu. 5.1.2 Přidávání do investičního majetku Zatím pouze na OS X. Po zmáčknutí tlačítka Přidat do investičního majetku se zobrazí okno podobné tomu níže vyobrazenému. V Položkách zaškrtnete položky, které chcete, aby byly do IM přidány, nadepíšete Předmět, atd. a zmáčknete Přidat... Tento záznam můžete měnit v modulu Investiční majetek. Záznam v investičním majetku si pamatuje pouze celkovou cenu majetku, nikoliv jednotlivé položky - pokud chcete zachovat tyto informace, musíte je vepsat do pole Předmět. OS X: 15
5.2 Faktury odeslané Faktury odeslané jsou téměř stejné jako přijaté. Jediné, co může být uživateli nové je tlačítko Přidat ze skladu (jen OS X) - opět vyskočí okno, tentokrát s položkami skladu. Po výběru položky se UctoX zeptá, kolik položek chcete přidat. Přidané položky budou ze skladu odebrány. UctoX nedovolí přidat více položek než na skladu je. Od verze 1.6 je tisk faktur realizován pomocí výchozí šablony, která se dá upravovat v Editoru tisku (viz dále). Každý účet může mít více šablon tisku, mezi kterými lze přepínat v dialogu pro tisk, či lze nastavit výchozí šablonu, která se automaticky použije. V dialogu pro tisk lze také nastavit jazyk tisku, případně tisknout účtenku (faktura musí být placena hotově), nebo dodací list. 5.3 Kniha faktur Kniha faktur (zatím pouze OS X) slouží jako přehled faktur. Filtrovat lze podle roku, zda je faktura přijatá, odeslaná, či obojí (modře zabarvené části tlačítek znamenají aktivnost), zaplacená, nezaplacená (4) a dále podle hledaného řetězce. Sloupec (1) značí, zda jde o fakturu přijatou, nebo odeslanou. Přijaté jsou značené červenou šipkou, odeslané zelenou (orientovanou na druhou stranu). (2) sloupec značí, zda je faktura zaplacená, či nikoliv. Zaplacené faktury mají na svém řádku tick (odškrtnutí), nezaplacené bublinu s vykřičníkem. Zmáčknutí šipky (3) nás přepne do příslušného modulu a vybere fakturu. 16
OS X: 17
6. Banka Modul Banka se chová stejně jako Faktury - nalevo se nachází seznam bankovních výpisů, vpravo tabulka s položkami. Položky se upravují tak, že se vybere položka v tabulce a upraví se údaje napravo. Opět, změny se ukládají automaticky, nikde se nemačká tlačítko Uložit. Od verze 1.6 lze mít v rámci jednoho účtu více bankovních účtů. Mezi nimi se dá na OS X přepínat pomocí tlačítka vpravo nahoře. Upozornění: Nepřidávejte do bankovních výpisů faktury placené převod. příkazem! Faktury placené převod. příkazem se automaticky řadí mezi bankovní příjmy/výdaje; přidání sem by vedlo k duplicitě. V liště přibylo ještě tlačítko Stav, které vypočte současný stav bankovního účtu, který by se měl shodovat s reálným stavem Vašeho bankovního konta. Do tohoto stavu se započítávají i zaplacené faktury placené převodním příkazem. Pokud stav nesouhlasí, ujistěte se, zda máte faktury v modulu Faktury zaškrtnuté jako zaplacené. 18
7. Pokladna Pokladna je rozdělena na Příjmy a Výdaje. Stejně jako u předchozích modulů, se dají přidávat položky ze Skladu (OS X), do IM (OS X) a nechat vypočítat stav Pokladny. Upozornění: Stejně jako u Banky, nepřidávejte do Pokladny faktury placené v hotovosti! Faktury placené v hotovosti, se automaticky řadí mezi příjmy/výdaje do/z pokladny; přidání sem by vedlo k duplicitě. 19
8. Sklad Ovládání Skladu je intuitivní - přidávají se záznamy, vyplňují se pole. Tyto částky se nikde nepromítají, jsou určeny pouze ke zjednodušení přidávání položek do faktur, jiných záznamů a Váš přehled. Například pokud obdržíte fakturu za nějaké položky, přidání do skladu nestačí, musíte fakturu ještě přidat mezi faktury přijaté. Pokud máte neomezený počet kusů od dané položky, zadejte nějaké hodně vysoké číslo do pole Počet, či zadejte Služba jako typ položky. 20
9. Kniha jízd Kniha jízd se kromě roků dělí na jednotlivá vozidla - UctoX podporuje více vozidel - v liště se dají vozidla přidávat a mazat. Při přidávání a editaci jendotlivých položek se UctoX snaží korektně dopočítávat ostatní hodnoty (např. z tachometru před a tachometru po automaticky doplní počet kilometrů). Kniha jízd slouží pouze jako přehled o jízdách, nikde jinde v účetnictví tyto záznamy nejsou použity. 21
10. Adresář UctoX má zabudovanou jednoduchou správu kontaktů, s možností přidávat kontakty bud manuálně pomocí tlačítka +, nebo je importovat ze systémového Adresáře (AddressBook), či z účetnictví Xúčto, pomocí tlačítka v liště (OS X). Tyto kontakty jsou následně k výběru u faktur. 22
11. Investiční majetek Investiční majetek se musí přidávat skrze ostatní moduly, nicméně i přesto zde existuje možnost tyto záznamy upravovat, či mazat. Ani jedno není doporučeno. UctoX si tyto záznamy automaticky upravuje během uzávěrky na ostro. Tato možnost tu je převážně kvůli migraci z jiného účetnictví, pokud je již nějaký IM odepisován několik let. 23
12. Tisk a uzávěrka Modul Tisk a uzávěrka (pouze OS X) slouží k tiskům přehledů. V menu (1) je k vybrání několik typů tisků: ˆ Příjmy a Výdaje tisknou přehled příjmů a výdajů rozřazených do kategorií tak, jak je jejich rozčlenění definováno v Předvolbách. Pokud je v kolonce Členění vybráno Včetně jednotlivých položek, budou se tisknout jednotlivé položky rozřazeny do těchto kategorií. Jinak se vytisknou pouze součty. Budou se tisknout pouze položky z měsíců modře označených polí (2). ˆ Peněžní deník je tisk příjmů i výdajů seřazených podle zvoleného klíče: data, dokladu, toho, zda je položka v Pokladně/Bance, Příjem/Výdaj. Modře tištěné řádky značí, že položka (či její část) byla přidána do investičního majetku. Červeně tištěné řádky značí nezaplacené faktury. ˆ DPH tiskne přehled položek rozčleněných dle DPH. Opět lze vybrat, zda se mají tisknout jednotlivé položky, nebo pouze součty. ˆ Uzávěrka má dva módy - Na ostro a Zkušebně. Zkušebně provede uzávěrku bez modifikace dat. Uzávěrka Na ostro po dokončení tisku vymaže veškeré záznamy z toho roku, nezaplacené faktury převede do toho následujícího a zbaví je DPH (DPH z nezaplacených faktur odeslaných se platí dle zákona), modifikuje IM (přičte odpočet). Doporučení: Nikdy neprovádějte uzávěrku Na ostro aniž máte účet zálohovaný! Účet lze zálohovat v okně se seznamem účtů (první okno, které se otevře po startu programu) - pouze OS X. 24
OS X: 25
13. Import a Export UctoX podporuje import a export CSV (soubory s hodnotami oddělenými čárkami) - pouze OS X. 13.1 Export Export je velice jednoduchý - nejprve si vyberete, jaké záznamy chcete exportovat - např. Faktury odeslané; poté nastavíte, jaké měsíce kterého roku se Vám mají zobrazovat. V lévém sloupci se podle toho zobrazí jednotlivé záznamy - budou se exportovat jen ty, které jsou zaškrtnuté. Vpravo je tabulka klíčů a názvů sloupce - UctoX používá první řádku CSV souboru jako hlavičku, kam ukládá jména sloupců - to je sloupec Název sloupce. Pokud nevyžaduje nějaký jiný program specifické názvy sloupců, neměňte tyto hodnoty. Opět, exportují se pouze zaškrtnuté sloupce (řádky s názvy sloupců). Jednotlivé položky (faktur, bankovních výpisů,...) se exportují do jednoho sloupce - je to ve své podstatě CSV soubor zapsán do sloupce. 13.2 Import Import přijímá soubory exportované modulem Export, či libovolnou jinou aplikací. Soubory však musí být v následujícím formátu: prvním řádkem CSV souboru musí být hlavička s názvy sloupců a položky musí být uloženy v jednom sloupci jako vnořený CSV soubor (opět s hlavičkou). Vhod te soubor (nebo dvakrát poklikejte na text, který Vás k vhození vybízí): v tabulce se přidají řádky se jmény jednotlivých sloupců (Klíč v souboru). UctoX se k nim pokusí automaticky přiřadit pravděpodobné pole ve vybraném záznamu (např. faktuře). Pokud nechcete některé sloupce importovat, odškrtněte je. Pokud označíte, že chcete importovat položky záznamu, po kliknutí na Importovat... se zobrazí okno, které Vás vybídne k přiřazení sloupců ke klíčum jednotlivých položek. 26
14. Editor tisku Zde si může každý upravit vzhled tisku faktury podle svého. Lze dokonce vytvořit několik šablon (1), ze kterých si pak můžete vybrat při tisku faktury odeslané a lze také nastavit výchozí šablonu (3), která bude automaticky vybrána. Na začátku se načte výchozí šablona, ke které se vždy můžete vrátit tlačítkem Výchozí šablona. Napravo od tohoto papíru je nahoře seznam elementů (4). Element se na papír přidá vytažením a vhozením na papír (myší). Jednotlivé elementy se dají kliknutím na ně vybrat - vybraný element zobrazuje v každém rohu jeden čtvereček (2) - ty slouží ke změně velikosti. Elementy lze po papíru pohybovat bud myší, či klávesami s šipkami. Pokud je zmáčknut Shift a patřičná šipku, poskočí element o větší vzdálenest, než bez zmáčknutého Shiftu. Kdykoliv je vybrán nějaký element, zobrazí se pod seznamem elementů atributy výběru (5) - například u elementu obdélník možnost změnit barvu tahu, jeho tloušt ku a výplň. Někdy se stane, že se elementy překrývají a je třeba posunout překrývaný element dopředu - k tomu slouží tlačítka v liště - Poslat dozadu, dopředu, atd. Zároveň lze odstanit veškeré elementy tlačítkem Prázdná šablona, či naráz nahradit výskyt jednoho fontu jiným pomocí tlačítka Nahradit font. Upozornění: Od verze 1.1 na ios lze z UctoX tisknout faktury odeslané pomocí šablon. Mějte však na paměti, že na platformě ios je velice omezený výběr fontů. Tedy použijete-li na faktuře nějaký font, ověřte si, že je k dispozici i na ios (třeba zde http://iosfonts.com). Použijete-li font, který není na ios k dispozici, bude automaticky nahrazen systémovým, tedy Helveticou. OS X: 27
14.1 Element Text Kromě očividného užití elementu text, lze jej použít také pro dynamicky generované hodnoty. Použijte jedno z následujících klíčových slov: ˆ @@document type@@ Typ dokumentu - v současné verzi bud Faktura, nebo Zálohová faktura. ˆ @@document number@@ Číslo dokumentu - pokud se jedná o zálohovou fakturu, má tvar 000001 pro fakturu 000001. ˆ @@receiver@@ U pokladních dokladů, příjemce hotovosti. ˆ @@payer@@ U pokladních dokladů, plátce hotovosti (t.j. opak příjemce). ˆ @@receiverdic@@ U pokladních dokladů, DPH příjemce hotovosti. ˆ @@payerdic@@ U pokladních dokladů, DPH plátce hotovosti (t.j. opak příjemce). ˆ @@tax document@@ Pokud se jedná o fakturu, vypíše Daňový doklad, jinak nevypíše nic. ˆ ##footerstring## Zápatí z předvoleb. ˆ ##addressforprinting## Vaše adresa z předvoleb. ˆ ##ICO## Vaše IČO z předvoleb. ˆ ##DIC## Vaše DIČ z předvoleb. ˆ $$addressforprinting$$ Adresa odběratele (včetné jména, názvu firmy, atd.). ˆ $$bankaccount.bankid$$ Kód banky, která je přiřazena faktuře. ˆ $$bankaccount.accountnumber$$ Číslo bankovního účtu, který je přiřazen faktuře. ˆ $$bankaccount.iban$$ IBAN bankovního účtu, který je přiřazen faktuře. ˆ $$bankaccount.bic$$ BIC bankovního účtu, který je přiřazen faktuře. ˆ $$documenttype$$ Typ dokumentu - FO, FD, PP, atd. ˆ $$documentnumber$$ Číslo dokumentu - tedy tisknete-li dokument FO 101, toto klíčové slovo je nahrazeno pomocí 101. ˆ $$text$$ Předmět faktury. 28
14.2 Element Obrázek Do faktury lze přidat obrázky, např. logo firmy - po vybrání elementu s obrázkem se vhozením soubor na kontrolku, která má na sobě napsáno Vhod te sem soubor načte obrázek ze souboru - UctoX umí přečíst běžné formáty obrázkových souborů. Obrázek si však nikam nekopíruje, musí zůstat stále na tom samém místě na disku. Jednoduchým řešením je umístění do stejné složky jako je UctoX. 14.3 Element Pole ve faktuře Každá faktura má nějaká pole, např. DIČ zákazníka, či předmět fakturace - v atributech je možnost vybrat o jaké pole se jedná. V rámci editoru je jako hodnota vždy Testuji testuji..... - je to celkem dlouhý řetězec, který dává představu, jak bude faktura vypadat, pokud řetězec bude delší. 14.4 Element Vlastní pole ve faktuře V předvolbách je možné nadefinovat si i vlastní pole ve fakturách. Tato pole lze přidat do tiskové šablony tímto elementem. 14.5 Element Položky faktury Zde se naskytuje možnost nastavit, jak se budou tisknout jednotlivé položky faktury. Tento element je vždy přes celou šířku stránky. 29
15. Varování UctoX má zabudovaný modul Varování, který prochází Vaše dokumenty (v současné době faktury, bankovní a pokladní dokumenty) a snaží se v nich nalézt nesrovnalosti - na př. nastavení podtypů, které jste v předvolbách vymazali, avšak u dokumentů zůstaly (čímž se dokument mohl vynechat při různých součtech), a pod. Pokud tento modul má v červeném kruhu nějaké číslo, značí to, že nějaká takováto potenciální chyba byla nalezena. Zmáčknete-li na ikonku tohoto modulu, otevře se jako každý jiný modul a zobrazí detaily - v jakém modulu a co konkrétně je špatně. Po kliknutí na šipku (která je na každém řádku) budete přeneseni přímo na editaci toho konkrétního dokumentu. Pokud tam žádné takové číslo není, žádná varování nalezena nebyla. Toto číslo se generuje automaticky, není proto nutné tento modul navštěvovat. 30
16. Hromadný tisk Není to tisk v pravém slova smyslu - tento modul vytiskne vybrané dokumenty do PDF - každý zvlášt v rámci složky, kterou určíte. 31
17. Chyby a hlášení Bohužel dokonalý software neexistuje, je možné, že během používání se může vyskytnout nějaká chyba - je možné ji nahlásit emailem na adresu kvasa@me.com nebo na http://www.uctox.cz/. Ojediněle se může stát, že samo UctoX detekuje chybu a zobrazí hlášku jako je na následujícím obrázku (pouze OS X): OS X: Prosím, věnujte pár minut napsání stručného popisu, co jste dělali před tím, než se tato hláška objevila. Hledat chybu je snažší, pokud víte, kde ji hledat. Příklad špatného popisu: Šel jsem do Banky a tohle se objevilo. Příklad správného popisu: Měnil jsem rozčlenění příjmů, pak jsem se vrátil na rozcestník, zmáčknul tlačítko Banka a toto se mi objevilo. 32