Statutární město Ostrava METODICKÝ POSTUP PRO EVIDENCI KS II. NA NÁKUPNÍM PORTÁLE Odbor veřejných zakázek, externího financování a kapitálových Valentina Vaňková Ing. 1. ledna 2015 www.ostrava.cz
Komoditní skupina II. Str. 2 KS II. je vymezena účty a položkami uvedenými v následující tabulce Směrná účtová osnova pro Směrná účtová osnova pro Rozpočtová skladba ÚSC obchodní společnosti od 1. 1. 2013 příspěvkové organizace od 1. 1. 2013 (magistrát a městské obvody) číslo účtu název účtu číslo účtu název účtu položka název položky 501 Spotřeba materiálu 501 Spotřeba materiálu 5131 Potraviny Spotřeba materiálu, mazadel, čistících potřeb, obalů, DHM, tiskopisů, časopisů, knih, pohonných hmot, ochranných pomůcek, pracovního oblečení, přirozený úbytek zásob v rámci norem. 504 Prodané zboží 504 Prodané zboží pořizovací ceny prodaného zboží do nákladů způsob účtování B (nákup a beze změny prodej) náklady na spotřebovaný materiál, náklady na úbytek zásob v rámci stanovených norem přirozených úbytků a pořizovací ceny drobného dlouhodobého hmotného majetku nakoupeného nebo vytvořeného vlastní činností. 558 Náklady z drobného dlouhodobého majetku Náklady přímo souvisí s majetkem vykázaným na účtu 018 Drobný dlouhodobý nehmotný majetek a účtu 028 Drobný dlouhodobý hmotný majetek. Z doslovného výkladu vyhlášky plyne, že zde nelze vykázat náklady vzniklé z ostatního drobného dlouhodobého majetku, který účetní jednotka vykazuje na účtech 901, 902 nákup zboží za účelem dalšího prodeje (nákup a beze změny prodej) 5132 Ochranné pomůcky 5133 Léky a zdravotnický materiál 5134 Prádlo, oděv a obuv 5136 Knihy, učební pomůcky a tisk 5139 Nákup materiálu j. n. 5156 Pohonné hmoty a maziva 5137 5138 Drobný hmotný dlouhodobý majetek Nákup zboží (určeného k dalšímu prodeji)
Str. 3 Krok 1. Přihlášení do systému Nákupní portál města Ostravy. http://www.npostrava.cz/jak-si-do-katalogu-pridat-sve-zbozi-a-dodavatele/e-25/ Krok 2. Zvedení nového interního produktu produkt organizace, který je nakupován mimo Nákupní portál z důvodu, že není na NP nebo se jedná o množství, které dodavatel není schopen dodat, má např. podm. 1000,- Kč na objednávku. Pro vytvoření slepé objednávky musíme nejprve vytvořit tzv. Produkt organizace. Klikneme tedy na žlutý odkaz nový produkt
Str. 4 Začneme postupně vyplňovat jednotlivé kolonky. Navádí se pouze materiál nebo zboží, případně DDM (účty 501, 504, u PO ještě účet 558).
Str. 5 Do kolonky Cena bez DPH vložíte částku bez DPH a do kolonky DPH vyberete z nabídky příslušnou sazbu. Pozor: nákupy od neplátců nebo od dodavatelů, kteří jsou osvobozeni, tzn., že na faktuře je DPH rovno nule klikněte na 0 v kolonce DPH. V současné době se tak již načte do výsledné ceny cena bez DPH. Lze použít také v případě, když jste neplátci DPH a na účtech máte částky s DPH.
Str. 6 Do kolonky Popis produktu uvedete dodavatele a IČ pokud si jej nevyberete z nabídky v kolonce Dodavatel. Lze zde uvést, kterých faktur se záznam týká. Dále v kolonce Zařazení produktu rozbalíte pomocí roletky (šipka) nabídky a vyberete si odpovídající položku. POŘIZUJETE-LI ZÁZNAM ZA ROK 2014 V ROCE 2015, JE NUTNO DO POPISU UVÉST, ŽE SE JEDNÁ O ROK 2014!!!!!! Poznámka: Máte-li k dispozici sestavu např. v Excelu, lze z ní kopírovat data i do jednotlivých políček velmi jednoduše. Ze sestavy pomocí ctrl+c se zkopíruje záznam a pomocí ctrl+v se vloží do příslušného políčka. Např. z programu GINIS se dá sestava převést do Excelu velmi jednoduše.
Str. 7 Dodavatel vyberte buď z nabídky, nebo vyberte _Slepá objednávka, Nová 5/58 Stará. V kolonce Důvod založení rozbalte opět roletku s nabídkou a vyberte důvod, proč zakládáte vlastní produkt.
Str. 8 Klikněte na Uložit. Produkt je založen.
Str. 9 Krok 3: Poté, co jsme zavedli Interní produkt naší organizace, přejdeme na vystavení slepé objednávky. Jakmile jsme uložili produkt, objeví se dole lišta, ve které můžete vyplnit množství zboží a kliknete na PŘIDAT DO KOŠÍKU
Str. 10 Klikněte na ZOBRAZIT KOŠÍK.
Str. 11 Zaškrtněte políčko, případně změňte množství (nutno potom kliknout na zelenou fajfku) a klikněte na POKRAČOVAT. (Další postup od str. 22)
Str. 12 Jsme v Košíku a zaškrtneme produkt (zboží) případně upravíme množství (v tom případě musíme ještě kliknout na zelenou fajfku) a pak klikneme na POKRAČOVAT.
Str. 13 Vyplníme kolonky Dodání od do (nelze zadat datum dřívější, než je den kdy produkt zakládáte nebo objednáváte), případně můžeme upravit cenu kliknutím na Upr. ceny. Po otevření masky upravíte cenu, kliknete na Potvrdit a cena se přepočte. Máme-li všechny povinné údaje v této masce vyplněny, klikneme na POKRAČOVAT
Str. 14 Zaklikneme okénko u Slepá objednávka. V tomto okně můžeme vyplnit v kolonce Interní číslo objednávky vlastní číslo z interního účetního objednávkového systému, do poznámky pro dodavatele u slepých objednávek doporučujeme uvádět to, co jste uvedli do popisu produktu (název dodavatele, IČ, číslo dokladu, datum pořízení, ap.). POŘIZUJETE-LI ZÁZNAM ZA ROK 2014 V ROCE 2015, JE NUTNO V OKÉNKU POZNÁMKA PRO DODAVATELE UVÉST, ŽE SE JEDNÁ O ROK 2014!!!!!! Máme-li v záznamu vše, klikneme na POKRAČOVAT
Str. 15 Máme vygenerován produkt do objednávky a klikneme na ODESLAT OBJEDNÁVKY
Str. 16 Krok 4: Schvalování objednávek Objednávka je ve schvalovacím procesu. Klikneme li na Objednávka č., zobrazí se nám detail objednávky. Při schvalování objednávek postupujete dle návodu http://www.npostrava.cz/schvalovani-objednavek/e-38/ Objednávka je připravena ke schválení a následně bude odeslána dodavateli.
Jestliže máte přiřazenou roli schvalovatele objednávek, můžete objednávky schvalovat nebo odstranit. Všechny objednávky ke schválení naleznete přes Účet uživatele v políčku Schvalování objednávek. Str. 17 Konec. Přejeme hodně úspěchů při evidenci.
Str. 18 V případě potřeby nás kontaktujte: jméno e-mail tel. kl. kancelář Ing. Valentina Vaňková vvankova@ostrava.cz 44967 12 / Husova 7 Ing. Lada Šenkýřová lsenkyrova@ostrava.cz 44969 13 / Husova 7 Ing. Hana Janotová hjanotova@ostrava.cz 44964 13 / Husova 7 Ing. Pavla Ciežáková pciezakova@ostrava.cz 44962 14 / Husova 7