VÝKAZ OBCHODNÍCH AKTIVIT

Transkript

1 VÝKAZ OBCHODNÍCH AKTIVIT Návod k použití strana: 1

2 Obsah VÝKAZ OBCHODNÍCH AKTIVIT... 1 Obsah... 2 Přihlášení do systému... 3 Úvod... 4 Založení společnosti... 5 Založení kontaktní osoby... 6 Vytvoření obchodní aktivity... 7 Změna kontaktu z nepodnikatele na podnikatele nebo naopak strana: 2

3 Přihlášení do systému Adresa : Přihlašovací údaje : bude přiřazeno administrátorem a zasláno em Heslo : **** strana: 3

4 Úvod 1. Pro bezproblémovou práci s výkazem obchodních aktivit (dále jen VOA) je potřeba používat prohlížeč Google Chrome nebo Mozilla Firefox. 2. Pokud se chystáte vytvořit první aktivitu v systému, musíte nejprve založit společnost. Po založení společnosti je třeba ve druhém kroku založit kontaktní osobu. 3. K vytvoření aktivity je potřeba vyplnit všechna povinná pole. a. společnost, kterou vyberete v selectboxu po zadání minimálně 2. písmen. b. kontaktní osoba pokud chybí, je potřeba ji založit c. typ komunikace (telefon, ,osobní schůzka,prohlídka) d. druh - zda se jedná o prodej nebo pronájem e. stav pokud se jedná o první aktivitu, je možné vybrat pouze Nový výkaz. Pokud se jedná o pokračující aktivitu, ve stavu naleznete více možností (pokračující, nezájem klienta,nežádoucí, obnoveno,podepsaná smlouva,předáno CREAM k dořešení, Předáno jinému manažerovi, vyřešeno nebo pokračující obchodní nabídka) f. město g. nemovitost h. podlaží (NP) i. Plán místnost pokud se jedá o aktivitu související s plánovaným prostorem, je potřeba vybrat příslušný plán. j. výměra - m 2 k. kč/rok/m 2 částka dle ceníku dispozic prostoru l. název aktivity krátký a výstižný popis m. zápis detailnější popis obchodní aktivity n. Případně úkol s tím ale související termín splnění úkolu o. Případně přiložení souborů strana: 4

5 Založení společnosti 1. Rozhodněte se, zda budete zakládat českou či zahraniční firmu. 2. Pokud se jedná o českou firmu, vyplňte Identifikační číslo firmy (IČ). Po vyplnění všech 8 čísel se z ARESu načtou základní informace o firmě (název, město, ulice, PSČ). 3. Pokud znáte webové stránky firmy, vyplňte je do kolonky web. 4. Posledním bodem je zaměření firmy. Zde zařaďte firmu do nejvhodnějí kategorie. 5. Po dokončení můžete společnost pouze uložit, nebo uložit a zadat kontaktní osobu. Obecně skoro vždy budete zakládat společnost a kontaktní osobu. Doporučujeme tedy používat druhé tlačítko. strana: 5

6 Založení kontaktní osoby 1. Pokud vytváříte kontaktní osobu z právě zadané společnosti, bude kolonka společnost již před-vyplněna. V opačném případě musíte společnost vybrat, nebo pokud se jedná o nepodnikatele, vybrat položku nepodnikatel. 2. Dále vyplňte oslovení, titul, jméno, příjmení, titul za, telefon, pozici, , zda se jendá o rozhodující osobu a zdroj (jakým způsobem jste se ke kontaktu dozvěděli). 3. Po dokončení můžete kontakt pouze uložit, nebo uložit a zadat aktivitu. Obecně skoro vždy budete zakládat kontaktní osobu a hned po té aktivitu. Doporučujeme tedy používat druhé tlačítko. strana: 6

7 Vytvoření obchodní aktivity 1. K vytvoření aktivity je potřeba vyplnit všechna povinná pole. a. společnost, kterou vyberete v selectboxu po zadání minimálně 2. písmen. b. kontaktní osoba pokud chybí, je potřeba ji založit c. typ komunikace (telefon, ,osobní schůzka,prohlídka) d. druh - zda se jedná o prodej nebo pronájem e. stav pokud se jedná o první aktivitu, je možné vybrat pouze Nový výkaz. Pokud se jedná o pokračující aktivitu, ve stavu naleznete více možností (pokračující, nezájem klienta,nežádoucí, obnoveno,podepsaná smlouva,předáno CREAM k dořešení, Předáno jinému manažerovi, vyřešeno nebo pokračující obchodní nabídka) f. město g. nemovitost h. podlaží (NP) i. Plán místnost pokud se jedá o aktivitu související s plánovaným prostorem, je potřeba vybrat příslušný plán. j. výměra - m 2 k. kč/rok/m 2 částka dle ceníku dispozic prostoru l. název aktivity krátký a výstižný popis m. zápis detailnější popis obchodní aktivity n. Případně úkol s tím ale související termín splnění úkolu o. Případně přiložení souborů strana: 7

8 2. Stav předáno ke kontrole a. Může předávat pouze zaměstnanec firmy CREAM Real Estate, s.r.o. b. Pokud se jedná o makléře, musí vždy předat příslušnému OTS/Vedoucímu c. Formulář pro předávání obsahuje poměrně velký formulář, který je potřeba vyplnit. i. Kromě obecných věcí, jako je typ dokumentu (NS,Dodatek,dohoda o ukončení,výpověď,sod,plná moc, zpětvzetí atd) je potřeba u některých typů potřeba přiložit půdorysy. ii. Položka příprava prostor pro klienta vyžaduje odhad investice v Kč/m2, který vypočítá celkovou výši investice a návratnost v měsících. strana: 8

9 iii. Dále je potřeba vyklikat místnosti, kterých se daný podklad týká. Výběrem místností dojde ke zpřesnění metrů a ceny v poli m 2 a Kč/rok/m 2. iv. Pokud bude k podkladu existovat energo smlouva, je potřeba víceméně vyplnit pouze počet osob a paušální částka za společné prostory. strana: 9

10 Výpis aktivit 1. Zde můžete filtrovat nad založenými aktivitami pomocí různých filtrů. 2. Každá nově založená aktivita je editovatelná a mazatelná po dobu 1 hodiny od založení. Po časovém limitu takovou aktivu může smazat či upravit pouze administrátor. 3. Pokud chcete pokračovat v rozjednané aktivitě, klikněte na zelené tlačítko plus. Tímto se dostanete do stejného formuláře, jako je vytvoření aktivity s tím rozdílem, že již máte před-vyplněny všechny důležité údaje a na Vás je pouze vyplnit nový zápis, vybrat způsob komunikace, případně změnit stav aktivity. a. Stav aktivity pokud jste zaměstnancem firmy CREAM Real Estate, s.r.o. můžete předávat aktivity k dořešení (podklady k nájemním smlouvám, dodatky, atd.). Pokud jste makléř, musíte aktivitu, kterou chcete nechat dořešit, předat kompetentní osobě, která bude interně jednat s ostatními odděleními (OTS nebo vedoucí). strana: 10

11 strana: 11

12 Změna kontaktu z nepodnikatele na podnikatele nebo naopak 1. V menu Moje kontakty si najdeme požadovaný kontakt a klikneme na odkaz editovat kontakt. 2. V editaci pak v selectboxu společnost vybereme Nepodnikatele/Požadovanou společnost a dáte uložit osobu. 3. Pokud v selectboxu společnost nevidíte požadovanou společnost, nejspíš ji budete muset navést. Návod pro založení společnosti je uveden na straně 5. strana: 12