Město Štramberk Náměstí 9, 742 66 VNITŘNÍ NORMA (Směrnice) č. 7/2010 O inventarizaci Platnost: od roku 2010 Schválil: Rada města usnesení 78/607d) ROZDĚLOVNÍK Jméno Funkce Poznámka Věra Michnová Starostka elektronicky Ing. Pavel Podolský Místostarosta elektronicky Ing. Josef Babulík Tajemník elektronicky Všichni zaměstnanci MÚ Zdeňka Bártlová Sekretářka kopie elektronicky Ing. Andrea Hlávková Vedoucí finančního oddělení originál Navazující vnitřní normy organizace: Oběh účetních dokladů Zkratky: DIK - Dílčí inventarizační komise HIK - Hlavní inventarizační komise KZ - Konečný zůstatek Příloha č. 1 - Inventarizace pokladní hotovosti a cenin
Obsah: Článek 1 Obecná ustanovení Článek 2 Inventarizace řádná Článek 3 Inventarizace mimořádná Článek 4 Zásady při provádění inventarizace Článek 5 Inventurní soupis Článek 6 Inventarizační záznam Článek 7 Inventarizační zápis Článek 8 Inventarizační rozdíly Článek 9 Opravy v inventurních soupisech Článek 10 Závěrečná ustanovení 2
Článek 1 Obecná ustanovení Povinnost inventarizovat majetek a závazky ukládá ustanovení 29 a 30 zákona č. 563/91 Sb., o účetnictví ve znění pozdějších předpisů. Inventarizací se rozumí soubor činností, jejichž cílem je dosáhnout, aby jednotlivé složky majetku, vlastních pasiv a závazků evidované v účetnictví k určitému datu odpovídaly skutečnosti. Inventarizací majetku se pro účely této směrnice rozumí inventarizace: a) HIM (hmotného investičního majetku), DHIM (drobného hmotného investičního majetku), DHM (drobného hmotného majetku), materiálu na skladě, peněžních prostředků na bankovních účtech, pokladní hotovosti a cenin, pozemků a nedokončených staveb, nebo b) pohledávek a závazků sesouhlasení KZ účtů pohledávek a závazků s podrobným soupisem faktur a event.jiných dokladů, které tvoří tento zůstatek v syntetické účetní evidenci. Zjišťování skutečného stavu majetku a závazků ke stanovenému datu se nazývá inventura. Rozlišujeme: a) Inventuru fyzickou - u majetku hmotné př. nehmotné povahy, u zásob, peněžních prostředků v hotovosti a u cenin. Provádí se zjišťováním skutečného stavu tj. přepočítáním, zvážením, změřením, apod. b) Inventuru dokladovou - u závazků a aktiv (pohledávka), u kterých nelze provést fyzickou inventuru, u podrozvahových účtů, u dohadných účtů. Provádí se porovnáním účetního stavu s doklady prokazujícími existenci příslušných závazků, resp. Aktiv. Článek 2 Inventarizace řádná Řádná inventarizace se provádí 1x ročně ke dni řádné účetní závěrky. V případě fyzické inventury lze řádnou inventarizaci provést i v průběhu posledních čtyř měsíců účetního období, případně v prvním měsíci následujícího účetního období. Musí se však změna stavu majetku za dobu od ukončení fyzické inventury do konce účetního období prokázat. Inventarizace peněžních prostředků v hotovosti a cenin se provádí 1x ročně. Její postup včetně vypořádání inventarizačních rozdílů upravuje příloha č. 1 této směrnice. Článek 3 Inventarizace mimořádná Mimořádná inventarizace se provádí vždy ke dni vzniku, sloučení, rozdělení nebo zrušení organizace, dále při uzavření dohody o hmotné odpovědnosti, při jejím zániku či při převedení pracovníka na jiné pracoviště, při jeho přeložení nebo ukončení pracovního poměru. Dále se mimořádná inventarizace musí provést nařídí-li ji rada města. Článek 4 Zásady při provádění inventarizace 1. Příkaz k inventarizaci vydává rada města svým usnesením. Návrh a podklady pro usnesení rady města předkládá tajemník. 3
2. Rada města určí složení hlavní inventarizační komise (dále jen HIK). HIK musí být minimálně 5ti členná. Předseda HIK je jmenován z členů finančního výboru. Osobou odpovědnou za provedení inventarizace je tajemník. Osoba odpovědná za inventarizaci vypracuje harmonogram inventarizace, který obsahuje: systém sestavení dílčích inventarizačních komisí (DIK), termíny inventarizací a odpovědnosti. DIK musí být minimálně dvoučlenná, pracovník odpovědný za majetek může být členem DIK, nikoli však jejím předsedou, je jmenována opět osobou odpovědnou za inventarizaci. 3. Z účtového rozvrhu vyčlení účetní MěÚ rozvahové, případně podrozvahové účty, u kterých bude provedena fyzická inventura a u kterých dokladová. 4. Fyzické inventury se musí zúčastnit pracovník odpovědný za majetek. Pracovník odpovědný za stav majetku musí před zahájením inventury vyhotovit písemné prohlášení o tom, že všechny doklady týkající se stavu a pohybu majetku jím spravovaným odevzdal k zaúčtování, že všechny příjmy a výdaje do zahájení inventury jsou zachyceny v evidenci. 5. Předseda DIK seznámí členy DIK s harmonogramem inventury. Zajistí vlastní průběh inventarizačních prací. Skutečné stavy majetku se uvedou v inventurních soupisech, které musí být řádně vyplněny a podepsány osobami provádějícími inventuru a dále osobami odpovědnými za majetek. Inventurní soupisy majetku se předkládají finančnímu odboru MěÚ k odsouhlasení s účetním stavem. DIK v průběhu inventarizace zjišťuje stav nevyužívaných či neupotřebitelných zařízení, inventáře, nepotřených či poškozených zásob, nesplacených pohledávek apod. Navrhuje rozhodnutí a termínovaná nápravná opatření k odstranění zjištěných nedostatků, např. jak se naloží s neupotřebitelnými zásobami, které pohledávky budou soudně vymáhány apod. 6. Při inventarizaci lze využívat sestav výpočetní techniky. Sestavy opatřené patřičnými náležitostmi (tj. s údaji, které by jinak obsahoval inventurní soupis) mohou sloužit jako inventurní soupisy. 7. Předseda DIK zajistí řádné a pravdivé zpracování inventurních soupisů a sepíše zápis o provedené dílčí inventuře (inventarizační zápis), který předá HIK ve stanoveném termínu. HIK zkontroluje všechny náležitosti zápisů, vypracuje závěrečný inventarizační zápis (včetně navrhovaných opatření), který předá osobě odpovědné za inventarizaci. 8. Osoba odpovědná za inventarizaci seznámí radu města s výsledky inventarizace. Rada města rozhodne o navrhovaných opatřeních a stanoví termín prověrky provedených opatření. Prověrku provedených opatření zajistí finanční oddělení ve spolupráci s finančním výborem. Článek 5 Inventurní soupis Inventurní soupisy slouží: k zachycení skutečného stavu majetku a závazků, u nichž se provádí inventura k popisu majetku a závazků (označení podle číselníků, ceníků, v jednotkách množství a v ocenění, a to v souladu se způsobem vedení tohoto majetku a závazků v účetnictví) vyhotovují se odděleně podle uživatelů a podle umístění. Inventurní soupisy se řídí 30 zákona o účetnictví a musí obsahovat: a) jednoznačnou identifikaci majetku b) podpisový záznam osoby odpovědné za zjištění skutečností (člen DIK) c) podpisový záznam osoby odpovědné za provedení inventarizace (předseda DIK) d) způsob zjišťování skutečných stavů (fyzicky, dokladově, výpočtem) e) ocenění majetku a závazků k okamžiku ukončení inventury (částka v Kč) Inventurní soupisy podepisují vždy členové DIK. Jednotlivé strany inventurních soupisů musí být označeny pořadovými čísly stránek, žádné číslo nesmí být vynecháno ani uvedeno dvakrát. 4
Pracovník odpovědný za majetek potvrdí v inventurním soupisu, že fyzická inventura veškerého majetku, za který je odpovědný, byla provedena za jeho účasti a že žádný majetek nezatajil. Pracovníci hmotně odpovědní za svěřený majetek předají před zahájením inventarizačních prací předsedovi příslušné komise nebo jím pověřenému pracovníkovi všechny doklady týkající se stavu či pohybu majetku, které nebyly předány k zaúčtování. Dále předají písemné prohlášení, že inventarizace proběhla za jejich přítomnosti a že žádné doklady ani informace o majetku nebyly zatajeny. Článek 6 Inventarizační záznam Inventarizační záznamy vyhotovují DIK. Záznam o provedení inventarizace majetku obsahuje: a) označení inventarizovaného majetku nebo závazků, jejich umístění a jména uživatelů odpovědných za majetek b) den, k němuž byla inventarizace provedena c) přehled vyhotovených inventurních soupisů d) porovnání skutečného a účetního stavu k datu inventarizace e) přehled účetních dokladů určených k vyúčtování zjištěných inventarizačních rozdílů f) zjištění a návrhy na opatření, vyjádření k nedohledaným předmětům g) návrhy na vyřazení majetku zbytného, neupotřebitelného nebo poškozeného určené k předložení komisi k rozhodnutí o vyřazení h) datum vyhotovení inventarizačního záznamu, jména členů DIK a podpisy členů DIK i) dále se připojí všechny ostatní doklady související s inventarizací Článek 7 Inventarizační zápis HIK vypracuje Inventarizační zápis. Inventarizační zápis bude obsahovat stavy účtů majetku a závazků ke dni 31.12. běžného roku. Tyto stavy budou porovnány se skutečností dle inventurních soupisů opravených o přírůstky a úbytky od data ukončení fyzické inventury do data účetní závěrky. Rozdíly mezi účetním stavem a opravenými inventurními soupisy se označí jako inventarizační rozdíl. Inventarizačními rozdíly se rozumí rozdíly mezi skutečným stavem a stavem v účetnictví, které nelze prokázat způsobem stanovený tímto zákonem, kdy a) skutečný stav je nižší (manko) než evidovaný stav a rozdíl mezi těmito stavy nelze doložit účetním dokladem nebo prokázat způsobem stanoveným zákonem b) skutečný stav je vyšší (přebytek) než evidovaný stav a rozdíl mezi těmito stavy nelze doložit účetním dokladem nebo prokázat jiným způsobem stanoveným zákonem Zápis bude obsahovat posouzení manka nebo schodku podle příslušných ustanovení občanského a obchodního zákoníku a zákoníku práce o odpovědnosti za škodu. Zápis bude obsahovat zhodnocení inventarizace a přijetí nápravných opatření. Zápis bude předložen radě obce a to nejpozději před schválením závěrečného účtu obce. Článek 8 Proúčtování inventarizačních rozdílů Na základě inventarizačního zápisu jako průkazného účetního záznamu zúčtuje účetní jednotka inventarizační rozdíly, aby stavy účtů majetku a závazků souhlasily na skutečné stavy ověřené 5
inventurními soupisy opravenými o přírůstky a úbytky od data ukončení fyzické inventury do data účetní závěrky. Inventarizační rozdíly se proúčtují vždy do nákladů popř. příjmů s výjimkou: - schodku u pokladní hotovosti a cenin (viz. příloha č. 1) - přebytku investičního hmotného a nehmotného majetku bude zaúčtováno na vrub majetku - přebytku nakoupených zásob, pokud se má oprávněně za to, že k němu došlo chybným účtováním při jejich vyskladnění bude zaúčtováno na účty 112/501. Inventarizační rozdíly se musí proúčtovat do účetního období, za které se inventarizací ověřuje stav majetku a závazků. Dnem uskutečnění účetního případu je den zjištění manka či přebytků. Článek 9 Opravy v inventurních soupisech Opravy vzniklé neúmyslnou záměnou se uvádí buď: - přímo v inventurním soupisu - mimo inventurní soupis v samostatném přehledu Přehled inventurních rozdílů majetku a závazků z neúmyslné záměny Při opravě skutečného stavu majetku a závazků musí být poznámka o provedení opravy podepsána těmi členy inventarizační komise a pracovníky odpovědnými za majetek, kteří podepsali opravovanou písemnost. V inventurních písemnostech se nesmí gumovat, přepisovat ani bělit či přelepovat. Takovéto dokumenty by byly v rozporu se zákonem č. 563/91 Sb. o účetnictví ve znění pozdějších předpisů a byly by nevěrohodné. Článek 10 Závěrečná ustanovení Touto Směrnicí se ruší směrnice pro inventarizaci majetku, závazků č. 5/2004 z 18.10.2004. Dne 14.7.2010 Věra Michnová starostka 6
Příloha č. 1 Inventarizace pokladní hotovosti a cenin Inventura pokladny a cenin se provádí: - fyzická zjištění skutečné pokladní hotovosti hmotně jejím přepočítáním (u cenin se zjišťuje jmenovitá hodnota a počet kusů, popř. identifikační údaje) - dokladová porovnáním účetního stavu s pokladními doklady Inventarizace pokladní hotovosti a cenin se provádí na základě vnitřního rozhodnutí Nařízení starosty - 3x ročně a to v termínech stanovených starostou. Poslední inventarizace v roce je prováděna k okamžiku, ke kterému se sestavuje účetní závěrka. O provedené kontrole vedoucí zodpovědný za její provedení pořídí zápis, který obsahuje: - název, popř. adresa účetní jednotky - místo, datum provedení kontroly - č. zápisu - jméno a příjmení osoby odpovědné za vedení pokladny popř. odpovědné za svěřené ceniny - skutečný stav - účetní stav - měrná jednotka, u cenin druh - zjištěný inventurní rozdíl, jeho vyčíslení, objasnění příčin (ztráta, krádež, chyby v účetních dokladech apod.) - návrh inventarizační komise na vypořádání inventurních rozdílů - podpis osoby kontrolované - jméno, příjmení a podpis osoby odpovědné za provedení kontroly Na základě tohoto zápisu se inventarizační rozdíl (přebytek, schodek) zaúčtuje do období, ve kterém se zjistí, bez zbytečného odkladu a v souladu s postupy účtování tj.: - přebytek jako nahodilý příjem, - schodek jako pohledávka vůči hmotně odpovědné osobě. Dnem uskutečnění účetního případu je den zjištění přebytku či schodku. Za pokladní schodek se považuje i výplata hotovosti, která není doložena pokladním dokladem nebo jejíž převzetí není potvrzeno příjemcem. Nedoložené hotovosti nacházející se v pokladně se považují za pokladní přebytek. Maximální fyzický zůstatek hotovosti v pokladně schvaluje rada města. Podpisové vzory pracovníků odpovědných za účtování pohybu pokladní hotovosti, vedení pokladny (popř. odpovědné za svěřené ceniny) a schválení pokladních dokladů jsou uloženy na finančním oddělení MěÚ. 7