Příručka k klienta GFI Příručka ke klientu
Informace a obsah v tomto dokumentu slouží jen pro informační účely a jsou poskytovány, tak jak jsou, bez jakýchkoli dalších záruk, výslovných či implikovaných, mimo jiné implikovaných záruk obchodovatelnosti, vhodnosti pro určitý účel a neporušení zákona. Společnost GFI Software není zodpovědná za jakékoli škody, včetně jakýchkoli následných, které mohou být způsobeny použitím tohoto dokumentu. Informace jsou získávány z veřejně dostupných zdrojů. Přestože byla vyvinuta maximální snaha o zajištění přesnosti uvedených dat, společnost GFI nemůže poskytovat žádnou záruku na úplnost, přesnost, aktuálnost a adekvátnost informací v tomto dokumentu a není odpovědná za chyby tisku, neaktuálnost údajů ani chyby v textu. Společnost GFI neposkytuje žádnou výslovnou nebo implikovanou záruka a nepřebírá žádnou právní ani jinou odpovědnost za přesnost nebo úplnost informací obsažených v tomto dokumentu. Pokud se domníváte, že tento dokument obsahuje faktické chyby, kontaktujte nás. Vaše oznámení co nejdříve prověříme. Všechny názvy produktů a společností, které jsou zde uvedeny, mohou být ochrannými známkami příslušných vlastníků. Produkt GFI FaxMaker je chráněn autorskými právy společnosti GFI SOFTWARE Ltd. - 1999-2011 GFI Software Ltd. Všechna práva vyhrazena. Verze dokumentu: 2.1.2 Datum poslední aktualizace (měsíc/den/rok): 11/24/2011
Obsah 1 Úvod 4 1.1 Instalace 4 1.2 O této příručce 4 2 Odesílání faxů pomocí klienta GFI FaxMaker 5 2.1 Tisk obsahu pomocí klienta GFI FaxMaker 5 2.2 Odesílání faxů přímo z formuláře faxové zprávy klienta GFI FaxMaker 6 2.3 Vytváření faxů v aplikaci Microsoft Outlook 7 2.4 Vytvoření faxu pomocí poštovního klienta 8 3 Jak odesílat zprávy SMS 10 3.1 Formulář zprávy SMS klienta GFI FaxMaker 10 3.2 Odesílání zpráv SMS pomocí poštovního klienta 11 4 Příjem faxů 12 5 Prohlížeč faxů GFI FaxMaker 13 6 Použití formuláře faxové zprávy klienta GFI FaxMaker 16 6.1 Zobrazení náhledu faxu před odesláním 17 6.2 Opětovné odeslání faxů a zpráv SMS 18 6.3 Adresář formuláře faxové zprávy klienta GFI FaxMaker 18 7 Konfigurace klienta GFI FaxMaker 21 7.1 Nastavení poštovního serveru 21 7.2 Zadání e-mailové adresy 22 8 Rejstřík 24
1 Úvod Klient GFI FaxMaker je aplikace instalovaná do uživatelských počítačů a slouží k odesílání faxů a zpráv SMS. Tato aplikace směruje faxy a zprávy SMS do produktu GFI FaxMaker, který je odesílá. Faxy a zprávy SMS lze podle prostředí a instalace aplikace odesílat různými způsoby. 1.1 Instalace Kompletní požadavky na systém a postup instalace najdete v příručce pro správu a konfiguraci klienta GFI FaxMaker na adrese: http://www.gfi.com/faxmaker/manual 1.2 O této příručce Tato příručka je určena pro uživatele klienta GFI FaxMaker a předpokládáme, že uživatelé mají základní znalosti o odesílání a příjmu e-mailů pomocí poštovních klientů, jako například Microsoft Outlook. Také předpokládáme, že před použitím klienta GFI FaxMaker bude správně nastaven a plně funkční server GFI FaxMaker (jak je popsáno v příručce pro správu a konfiguraci klienta GFI FaxMaker). 1.2.1 Termíny a konvence používané v této příručce Tabulka 1: Termíny a konvence používané v této příručce Termín Dodatečné informace a reference nezbytné pro provoz klienta GFI FaxMaker. Důležitá upozornění a varování týkající se potenciálních běžných problémů. > Podrobné pokyny popisující přístup k určité funkci. Tučný text Text kurzívou Kód Položky, které lze vybrat, například uzly, možnosti nabídek a tlačítka příkazů. Parametry a hodnoty, které je třeba nahradit odpovídající hodnotou, jako jsou například vlastní cesty a názvy souborů. Indikuje textové hodnoty, které je třeba zadat, například příkazy a adresy. GFI FaxMaker 1 Úvod 4
2 Odesílání faxů pomocí klienta GFI FaxMaker Uživatelé mohou faxy odesílat různými způsoby: Tisk obsahu pomocí klienta GFI FaxMaker Formulář faxové zprávy klienta GFI FaxMaker Vytváření faxů v aplikaci Microsoft Outlook Odesílání faxů z poštovního klienta 2.1 Tisk obsahu pomocí klienta GFI FaxMaker Po instalaci klienta GFI FaxMaker bude na seznam tiskáren automaticky přidán ovladač tiskárny. Tento ovladač umožňuje uživatelům tisknout obsah k odeslání faxem. Postup: 1. Vytvořte obsah faxu v libovolné aplikaci, která umožňuje tisk. Můžete použít například aplikaci Microsoft Word, sadu účetních aplikací, systém pro správu obsahu nebo systém CRM. Snímek obrazovky 1: Tisk pomocí ovladače tiskárny klienta FaxMaker 2. Vyberte obsah faxu a vytiskněte jej pomocí ovladače tiskárny klienta FaxMaker. GFI FaxMaker 2 Odesílání faxů pomocí klienta GFI FaxMaker 5
Obsah je automaticky převeden do faxového formátu (*.fax) a připojen ke zprávě aplikace Microsoft Outlook nebo formuláři zprávy klienta GFI FaxMaker (podle možnosti vybrané během instalace). Určete příjemce faxu, předmět a zadejte zprávu pro uvedení na titulní straně faxu. 2.2 Odesílání faxů přímo z formuláře faxové zprávy klienta GFI FaxMaker Klient GFI FaxMaker obsahuje formulář faxové zprávy umožňující faxování obsahu. Slouží jako alternativa k odesílání faxů e-mailem, což je praktické, pokud uživatel nemá nainstalovaného žádného poštovního klienta. 1. Přejděte k možnostem Start > Programy > GFI FaxMaker Klient > GFI FaxMaker Formulář faxové zprávy a načtěte formulář faxové zprávy klienta GFI FaxMaker. 2. Zadejte všechny parametry faxu, jako například příjemce, předmět a přílohu. Seznam možností dostupných ve formuláři faxové zprávy klienta GFI FaxMaker najdete v této příručce. Více informací najdete zde: Použití formuláře faxové zprávy klienta GFI FaxMaker (page 16). 3. Odešlete fax kliknutím na tlačítko Odeslat. Snímek obrazovky 2: Vytvoření faxu ve formuláři faxové zprávy klienta GFI FaxMaker GFI FaxMaker 2 Odesílání faxů pomocí klienta GFI FaxMaker 6
Důležité poznámky: 1. Tento způsob přenosu převádí faxy do faxového formátu (*.fax) na serveru GFI FaxMaker. Server GFI FaxMaker nedokáže převádět faxy odeslané ve formátech nebo s použitím písem, které nejsou ve faxovém serveru nainstalovány. Proto doporučujeme převádět obsah do faxového formátu přímo v uživatelském zařízení. Více informací najdete zde: Tisk obsahu pomocí klienta GFI FaxMaker (page 5). 2. Další možnosti odesílání faxu lze určit v emailové zprávě, jako je například požadovaná titulní strana, rozlišení faxu, naplánování odeslání faxu v určitý den a čas nebo fakturační kód. Chcete-li to provést, přidejte příkazy TextAPI na první řádek e- mailové zprávy. Úplný seznam příkazů TextAPI najdete v příručce pro rozhraní API severu GFI FaxMaker, která se nachází na adrese http://www.gfi.com/faxmaker/manual. 2.3 Vytváření faxů v aplikaci Microsoft Outlook Faxy lze odesílat přímo z aplikace Microsoft Outlook. Vytvořte novou e-mailovou zprávu a zadejte podrobnosti o faxu, jako například příjemce, předmět a přílohu. Aplikace Microsoft Outlook umožňuje použití místních a síťových adresářů. Vybraní příjemci musí mít nastaveno číslo faxu. Číslo faxu příjemce také můžete zadat v tomto formátu: cislofaxu@faxmaker.com, například 00112233445566@faxmaker.com. Odešlete fax kliknutím na tlačítko Odeslat. GFI FaxMaker 2 Odesílání faxů pomocí klienta GFI FaxMaker 7
Snímek obrazovky 3: Odeslání faxu z aplikace Microsoft Outlook Důležité poznámky: 1. Tento způsob přenosu převádí faxy do faxového formátu (*.fax) na serveru GFI FaxMaker. Server GFI FaxMaker nedokáže převádět faxy odeslané ve formátech nebo s použitím písem, které nejsou ve faxovém serveru nainstalovány. Proto doporučujeme převádět obsah do faxového formátu přímo v uživatelském zařízení. Více informací najdete zde: Tisk obsahu pomocí klienta GFI FaxMaker (page 5). 2. Další možnosti odesílání faxu lze určit v emailové zprávě, jako je například požadovaná titulní strana, rozlišení faxu, naplánování odeslání faxu v určitý den a čas nebo fakturační kód. Chcete-li to provést, přidejte příkazy TextAPI na první řádek e- mailové zprávy. Úplný seznam příkazů TextAPI najdete v příručce pro rozhraní API severu GFI FaxMaker, která se nachází na adrese http://www.gfi.com/faxmaker/manual. 2.4 Vytvoření faxu pomocí poštovního klienta Faxy lze odesílat přímo z poštovního klienta. 1. Vytvořte novou e-mailovou zprávu. 2. Přidejte číslo faxu příjemce do pole Komu na formuláři: cislofaxu@faxmaker.com, například 00112233445566@faxmaker.com. Můžete přidat více příjemců, musí však být odděleni středníkem (;). GFI FaxMaker 2 Odesílání faxů pomocí klienta GFI FaxMaker 8
POZNÁMKA Při použití aplikace Microsoft Outlook můžete používat místní nebo doménové adresáře. Více informací najdete zde: Vytváření faxů v aplikaci Microsoft Outlook (page 7). 3. Zadejte předmět do pole Předmět. Text bude vložen na titulní stranu faxu. 4. Zadejte zprávu faxu. Text bude také vložen na titulní stranu faxu. 5. Připojte obsah k odeslání faxem. 6. Odešlete fax kliknutím na tlačítko Odeslat. Důležité poznámky: 1. Tento způsob přenosu převádí faxy do faxového formátu (*.fax) na serveru GFI FaxMaker. Server GFI FaxMaker nedokáže převádět faxy odeslané ve formátech nebo s použitím písem, které nejsou ve faxovém serveru nainstalovány. Proto doporučujeme převádět obsah do faxového formátu přímo v uživatelském zařízení. Více informací najdete zde: Tisk obsahu pomocí klienta GFI FaxMaker (page 5). 2. Další možnosti odesílání faxu lze určit v emailové zprávě, jako je například požadovaná titulní strana, rozlišení faxu, naplánování odeslání faxu v určitý den a čas nebo fakturační kód. Chcete-li to provést, přidejte příkazy TextAPI na první řádek e- mailové zprávy. Úplný seznam příkazů TextAPI najdete v příručce pro rozhraní API severu GFI FaxMaker, která se nachází na adrese http://www.gfi.com/faxmaker/manual. GFI FaxMaker 2 Odesílání faxů pomocí klienta GFI FaxMaker 9
3 Jak odesílat zprávy SMS Zprávy SMS lze odeslat dvěma způsoby: Formulář zprávy SMS klienta GFI FaxMaker Odesílání zpráv SMS pomocí poštovního klienta 3.1 Formulář zprávy SMS klienta GFI FaxMaker Klient GFI FaxMaker obsahuje formulář pro odesílání zpráv SMS. Odeslání zprávy SMS pomocí formuláře zpráv SMS klienta GFI FaxMaker: 1. Přejděte k možnostem Start > Programy > Klient GFI FaxMaker > Formulář zprávy SMS GFI FaxMaker. Snímek obrazovky 4: Vytvoření zprávy SMS pomocí formuláře zprávy SMS klienta GFI FaxMaker 2. Zadejte následující parametry zprávy SMS: Tabulka 2: Možnosti odesílání zpráv SMS Parametr Příjemce zprávy SMS Zadejte číslo příjemce zprávy SMS do pole Komu.. nebo Kopie... Případně zadejte příjemce z adresáře kliknutím na možnosti: Vložit příjemce z adresáře - přidejte příjemce z místního adresáře klienta GFI FaxMaker. Více informací najdete zde: Adresář formuláře faxové zprávy klienta GFI FaxMaker (page 18). Text zprávy SMS Vložit kontakt aplikace Outlook načte seznam kontaktů aplikace Microsoft Outlook. Vyberte uživatele, kterému chcete odeslat zprávu SMS. Zadejte text zprávy SMS. 3. Odešlete zprávu SMS kliknutím na tlačítko Odeslat. GFI FaxMaker 3 Jak odesílat zprávy SMS 10
POZNÁMKA Zprávy SMS mohou obsahovat maximálně 160 znaků. Zprávy obsahující více než 160 znaků budou odeslány ve více zprávách. V případě jiných znaků než znaků latinky, například arabských nebo čínských znaků, je povoleno maximálně 70 znaků. 3.2 Odesílání zpráv SMS pomocí poštovního klienta Zprávy SMS lze odesílat přímo z poštovního klienta. Postup: 1. V aplikaci poštovního klienta vyberte možnost pro vytvoření nového e-mailu. 2. Určení parametrů zprávy SMS: Tabulka 3: Možnosti odesílání zpráv SMS Parametr Příjemce zprávy SMS Zadejte číslo příjemce zprávy SMS v tomto formátu: <číslosms>@smsmaker.com, například 987654321@smsmaker.com Text zprávy SMS NEBO [sms: <číslosms>], například [sms: 987654321] Zadejte text zprávy SMS do oblasti e-mailové zprávy. 3. Odešlete zprávu SMS kliknutím na tlačítko Odeslat. Důležité poznámky 1. Zprávy SMS mohou obsahovat maximálně 160 znaků. Zprávy obsahující více než 160 znaků budou odeslány ve více zprávách. V případě jiných znaků než znaků latinky, například arabských nebo čínských znaků, je povoleno maximálně 70 znaků. 2. Do zprávy SMS budou zahrnuty výchozí signatury e-mailu. Zvažte jejich odebrání, protože jsou zahrnuty do počtu znaků. 3. Pomocí adresáře aplikace Microsoft Outlook nelze vybrat příjemce. K jejich volbě použijte formulář zprávy SMS klienta GFI FaxMaker. Více informací najdete zde: Formulář zprávy SMS klienta GFI FaxMaker (page 10). GFI FaxMaker 3 Jak odesílat zprávy SMS 11
4 Příjem faxů Všechny příchozí faxy jsou přijímány ve vaší poštovní schránce jako e-maily s předmětem Fax přijatý od: <číslofaxu>. Tělo e-mailové zprávy obsahuje informace o faxu. Dvojitým kliknutím na přílohu zobrazíte obsah přijatého faxu. Snímek obrazovky 5: Faxy přijaté v aplikaci Microsoft Outlook GFI FaxMaker 4 Příjem faxů 12
5 Prohlížeč faxů GFI FaxMaker Prohlížeč faxů GFI FaxMaker umožňuje správu souborů faxů (*.fax) a jejich prohlížení, úpravu, tisk a ukládání. Spusťte prohlížeč faxů GFI FaxMaker pomocí možností Start > Programy > GFI FaxMaker Klient > GFI FaxMaker Prohlížeč nebo dvojitým kliknutím na soubor faxu (*.fax). Snímek obrazovky 6: Fax načtený v prohlížeči faxů GFI FaxMaker Možnosti prohlížeče faxů GFI FaxMaker: Správa faxů Úprava faxů 5.0.1 Správa faxů Následující tabulka obsahuje funkce správy faxů v prohlížeči faxů GFI FaxMaker. GFI FaxMaker 5 Prohlížeč faxů GFI FaxMaker 13
Tabulka 4: Správa faxů v prohlížeči faxů GFI FaxMaker Funkce Zobrazení faxů Uložení faxu Tisk faxu Vytvoření faxu Dvojitým kliknutím na souboru faxu (*.fax) zobrazíte fax v prohlížeči faxů GFI FaxMaker. Přejděte k možnostem Soubor > Uložit jako... Určete umístění, název souboru a příponu. Přejděte k možnostem Soubor > Tiska vyberte tiskárnu. Nastavte tisk pomocí možností Soubor > Nastavení tisku... Přejděte k možnostem Soubor > Nový... Otevře se list nového faxu. POZNÁMKA Doporučujeme faxy vytvářet v jiném nástroji a převést je na faxový formát vytisknutím obsahu pomocí ovladače tiskárny klienta GFI FaxMaker. Více informací najdete zde: Tisk obsahu pomocí klienta GFI FaxMaker (page 5). Lupa Procházení stránek Vyberte v nabídce Lupa úroveň zvětšení/zmenšení zobrazeného obsahu faxu. K dispozici je několik možnosti změny měřítka, například zvětšení, zmenšení, přizpůsobení na šířku nebo výšku okna nebo změna měřítka podle určitého procenta nebo poměru. Pokud fax obsahuje více stránek, můžete je procházet. V nabídce Stránka vyberte možnost Další stránka nebo Předchozí stránka, chcete-li přejít na další nebo předchozí stránku. Klikněte na možnosti Stránka > Přejít na stránku a zobrazte stránku podle čísla. Případně stránku, na kterou chcete přejít, vyberte pomocí panelu nástrojů Stránky. Panely nástrojů Zobrazení náhledu faxu Informace o stránce Také můžete zobrazit všechny stránky jako miniatury. Přejděte k možnostem Zobrazení > Zobrazení Miniatura. Dvojitým kliknutím zobrazíte stránku. Pomocí nabídky Zobrazení můžete skrýt nebo zobrazit panely nástrojů. Panely nástrojů poskytují rychlý přístup k různým funkcím. Po úpravě můžete fax zobrazit tak, jak bude vypadat při odeslání v černobílém formátu. Přejděte k možnostem Poznámka > Čb. náhled. Chcete-li náhled zavřít a pokračovat v úpravě faxu, přejděte k možnostem Poznámka > Zobrazit. Pomocí možností Zobrazení > Informace o zobrazení... načtěte informace o aktuální stránce. 5.0.2 Úprava faxů Následující tabulka obsahuje funkce pro úpravu faxů v prohlížeči faxů klienta GFI FaxMaker. Tabulka 5: Úprava faxů v prohlížeči faxů klienta GFI FaxMaker Funkce Otočení stránky Vyberte nabídku Stránka a potom tyto možnosti: Otočit doleva otočí stránku o 90 stupňů vlevo. Otočit doprava otočí stránku o 90 stupňů doprava. Odstranění obsahu Skrytí obsahu Převrátit otočí stránku o 180 stupňů. Přejděte k možnostem Poznámka > Guma a vyberte oblast k vymazání. Tato funkce skryje citlivé informace před odesláním faxu. Přejděte k možnostem Poznámka > Ukazatel pro výběr a vyberte oblast, kterou chcete skrýt. Zvolením možností Upravit > Začernit oblast vybranou oblast skryjete. GFI FaxMaker 5 Prohlížeč faxů GFI FaxMaker 14
Funkce Vkládání tvarů Pomocí panelu nástrojů Poznámky nebo nabídky Poznámka lze vložit řadu tvarů: Obdélník Kruh Čáry pomocí myši můžete vložit čáru a nastavit její velikost. Pomocí panelu nástrojů Styl čáry nastavte tloušťku čáry. Barvy tvarů Šipky pomocí panelu nástrojů Styl čáry vyberte požadovaný styl šipky. Vybraný styl šipky bude automaticky přidán při vložení nové čáry. Pomocí nástroje pro výběr (Poznámka > Nástroj pro výběr) můžete vybrat tvary. Pomocí panelu nástrojů Barvy/odstíny můžete vybrat požadovanou barvu. POZNÁMKA Barvy budou převedeny na odstíny šedé při uložení souboru faxu. Vložení textu Změna velikosti tvarů Zarovnání obsahu Přejděte k možnostem Poznámka > Zadaný text. Pomocí myši vložte textové pole a nastavte jeho velikost. Zadejte text. Text lze naformátovat pomocí panelu nástrojů Formátování. Pomocí nástroje pro výběr (Poznámka > Nástroj pro výběr) vyberte tvar, jehož velikost chcete změnit. Pomocí myši změňte velikost tvaru. Pomocí nástroje pro výběr vyberte jeden či více objektů a pomocí panelu nástrojů Zarovnání nastavte následující vlastnosti týkající se umístění: Zarovnat vlevo / vpravo / nahoru / dolů / na střed zarovná jeden a více tvarů na jednu stranu nebo na střed. Tvary budou zarovnány podle prvního vybraného tvaru. Přenést na popředí pokud je na faxu více tvarů, tato funkce přenese vybraný tvar před ostatní tvary. Vkládání obrázků nebo razítek Invertované barvy Vylepšení obrazu Zvýraznění obsahu Přenést do pozadí pokud je na faxu více tvarů, tato funkce přenese vybraný tvar za ostatní tvary. Přejděte k možnostem Poznámka > Razítka. Vyberte požadovaný tvar a klikněte na možnost Přijmout. Ve výchozím nastavení GFI FaxMaker obsahuje řadu běžně používaných razítek. Kliknutím na Přidat můžete přidat na seznam razítek další obrázky. Obrázek musí být ve formátu *.bmp. Pomocí možností Stránka > Invertovat můžete invertovat všechny barvy faxu. Soubory faxu nemohou obsahovat barvy. Pomocí funkce pro vylepšení obrazu můžete určit úroveň jasu, se kterou mají být barevné tvary uloženy. Přejděte k možnostem Zobrazení > Vylepšení obrazu a vyberte úroveň jasu, ve které má být fax uložen. Přejděte k možnostem Poznámka > Zvýrazňovač a myší vložte zvýrazněný obdélník. GFI FaxMaker 5 Prohlížeč faxů GFI FaxMaker 15
6 Použití formuláře faxové zprávy klienta GFI FaxMaker Formulář faxové zprávy klienta GFI FaxMaker nabízí pro odesílání faxů řadu možností. Snímek obrazovky 7: Vytvoření faxu ve formuláři faxové zprávy klienta GFI FaxMaker Tabulka 6: Možnosti formuláře faxové zprávy klienta GFI FaxMaker Možnost Vytvoření nové faxové zprávy Příjemci faxu Příjemci v poli Kopie Předmět Faxová zpráva Příloha Přejděte k možnostem Start > Programy > GFI FaxMaker Klient > GFI FaxMaker Formulář faxové zprávy. Do pole Komu zadejte faxová čísla příjemců. Případně klikněte na možnost Komu a vložte příjemce z adresáře. Zadejte faxová čísla příjemců do pole Kopie. Případně klikněte na možnost Kopie a vložte příjemce z adresáře. Zadejte předmět faxu do pole Předmět. Text bude vložen na titulní stranu faxu. Zadejte do textové oblasti formuláře zprávu. Text bude vložen na titulní stranu faxu. Klikněte na tlačítko Soubor... nebo přejděte k možnostem Vložit > Příloha souboru... a vyberte přílohu faxu. POZNÁMKA Tento způsob přenosu převádí faxy do faxového formátu (*.fax) na serveru GFI FaxMaker. Server GFI FaxMaker nedokáže převádět faxy odeslané ve formátech nebo s použitím písem, které nejsou ve faxovém serveru nainstalovány. Proto doporučujeme převádět obsah do faxového formátu přímo v uživatelském zařízení. Více informací najdete zde: Tisk obsahu pomocí klienta GFI FaxMaker (page 5). Náhled faxu před odesláním Klient GFI FaxMaker umožňuje před odesláním faxu zobrazit náhled. Chcete-li to provést, vyberte možnost Vyžádat náhled. Více informací najdete zde: Zobrazení náhledu faxu před odesláním (page 17). GFI FaxMaker 6 Použití formuláře faxové zprávy klienta GFI FaxMaker 16
Možnost Podpis Rozlišení faxu Důležitost Titulní strana Připojení podpisu ke všem faxům: 1. Klikněte na tlačítko Možnosti. 2. Na kartě Formát vyberte možnost Připojit podpis. 3. Klikněte na možnost Upravit podpis... a zadejte nebo upravte podpis. 4. Klikněte na tlačítko OK. 5. Zavřete a znovu otevřete formulář faxové zprávy klienta GFI FaxMaker. Pomocí nabídky Formát můžete určit rozlišení faxu. Případně klikněte na tlačítko Možnosti a vyberte hodnotu Vysoké nebo Normální v rozevíracím seznamu Rozlišení. Pomocí nabídky Formát můžete nastavit důležitost faxu. Případně klikněte na tlačítko Možnosti a na kartě Doručení vyberte v rozevíracím seznamu Důležitost hodnotu Vysoká, Normální nebo Nízká. Povolením titulních stran můžete k faxu připojit titulní stranu nastavenou na serveru GFI FaxMaker. 1. Klikněte na tlačítko Možnosti. 2. Na kartě Formát vyberte možnost Odeslat titulní stranu. 3. Určete, jaká titulní strana se má použít: Výchozí titulní strana: Chcete-li použít výchozí titulní stranu nastavenou na serveru GFI FaxMaker, ponechejte pole Název titulní strany prázdné. Vlastní titulní strana: Zadejte název požadované titulní strany. Názvy nastavených titulních stran ověřte u správce klienta GFI FaxMaker. Fakturační kód Plánování 4. Klikněte na tlačítko OK. Pokud správce vynutí použití fakturačních kódů, klikněte na tlačítko Možnosti a na kartě Doručení určete hodnotu Fakturační kód. Faxy lze odeslat v určitý den nebo čas. Určení, kdy má být fax odeslán: 1. Klikněte na tlačítko Možnosti. 2. Na kartě Doručení vyberte možnost Fax poslat v následující naplánovaný čas. 3. Určete čas a datum odeslání faxu. 4. Klikněte na tlačítko OK. Po přidání veškerého obsahu a konfiguraci nastavení můžete fax odeslat kliknutím na tlačítko Odeslat. POZNÁMKA Pokud povolíte možnost Vyžadovat náhled, fax nebude odeslán, dokud nebude potvrzen náhled. Více informací najdete zde: Zobrazení náhledu faxu před odesláním (page 17). 6.1 Zobrazení náhledu faxu před odesláním Po vytvoření faxu ve formuláři faxové zprávy klienta GFI FaxMaker můžete před odesláním faxu zobrazit náhled. Náhled obsahuje veškerá data převedená na faxový formát, včetně změn konfigurovaných na serveru GFI FaxMaker, jako je například přidání titulní strany a záhlaví/zápatí. Náhled faxu před odesláním: 1. Klikněte na možnosti Soubor > Vyžádat náhled. 2. Po dokončení faxu klikněte na možnost Odeslat. 3. Fax bude zpracován klientem GFI FaxMaker, ale nebude odeslán. Klient GFI FaxMaker odešle fax zpět do schránky jako přílohu e-mailu. Předmět e-mailu bude obsahovat identifikační kód, například [::send=pbc123ff]. 4. Zkontrolujte obsah připojeného faxu. GFI FaxMaker 6 Použití formuláře faxové zprávy klienta GFI FaxMaker 17
5. Chcete-li potvrdit obsah faxu a přejít k odeslání, odpovězte na e-mail přijatý od klienta GFI FaxMaker. POZNÁMKA 1. Neměňte žádný obsah e-mailu, jako například pole Komu nebo Předmět. 2. Jakékoli požadované změny obsahu faxu musí být provedeny ve formuláři faxové zprávy klienta GFI FaxMaker. 2. Fax odeslaný k náhledu musí být potvrzen do 1 dne, jinak bude odstraněn. 6.2 Opětovné odeslání faxů a zpráv SMS Klient GFI FaxMaker ukládá kopie odeslaných faxů a zpráv SMS na serveru položky, u nichž se akce nezdařila, jsou ukládány 1 týden a úspěšně odeslané položky 2 dny. Díky tomu lze tyto faxy a zprávy SMS rychle odeslat znovu. POZNÁMKA Chcete-li odeslat položky, u nichž se akce nezdařila, starší než 1 týden a úspěšně odeslané položky starší než 2 dny, vytvořte fax či zprávu SMS znovu. Chcete-li znovu odeslat fax/zprávu SMS, odpovězte na hlášení o odeslání odeslané klientem GFI FaxMaker po odeslání. V e-mailové odpovědi: Neupravujte pole s předmětem. Obsahuje kód, který klient GFI FaxMaker používá k vyhledání faxu či zprávy SMS. Jako příjemce e-mailu bude automaticky nastaveno číslo příjemce. V případě potřeby je možné je změnit. Hlášení o odeslání není do faxů a zpráv SMS zahrnuto. Klient GFI FaxMaker znovu odešle fax či zprávu SMS přesně odpovídající původní verzi. 6.3 Adresář formuláře faxové zprávy klienta GFI FaxMaker Adresář klienta GFI FaxMaker slouží k ukládání a správě seznamu příjemců a podrobností o kontaktech. POZNÁMKA Při použití aplikace Microsoft Outlook můžete kontakty používat a spravovat přímo z adresáře aplikace Microsoft Outlook. Kliknutím na možnosti Vložit > Příjemci z kontaktů aplikace Outlook... otevřete adresář aplikace Microsoft Outlook. Načtěte adresář klienta GFI FaxMaker pomocí možností Vložit > Příjemci z adresáře klienta FaxMaker... GFI FaxMaker 6 Použití formuláře faxové zprávy klienta GFI FaxMaker 18
Snímek obrazovky 8: Adresář klienta GFI FaxMaker Adresář klienta GFI FaxMaker obsahuje: Adresáře pro ukládání kontaktů a skupin. Lze vytvořit více adresářů. Skupiny kontakty lze řadit do skupin. Skupiny můžete použít k rozesílání faxů všem kontaktům v rámci skupiny. Jednotliví příjemci jeden kontakt v adresáři obsahující podrobnosti o příjemci. 6.3.1 Adresáře Tabulka 7: Správa adresářů Funkce Vytvoření nového adresáře Odstranění adresáře Export adresáře 1. V adresáři klienta GFI FaxMaker klikněte na tlačítko Možnosti a vyberte možnost Nový adresář. 2. Zadejte název adresáře. 3. Chcete-li vytvořit sdílený adresář, vyberte možnost Globální adresář. 4. Klikněte na tlačítko OK. 1. V adresáři klienta GFI FaxMaker vyberte adresář, který chcete odstranit. 2. Vyberte možnosti Možnosti > Odstranit adresář. 3 Akci potvrďte kliknutím na Ano. Kontakty v adresáři lze exportovat do souboru s položkami oddělenými čárkou. 1. Vyberte záznamy určené k exportu. Stisknutím a přidržením klávesy Shift vyberete více příjemců. 2. Klikněte na možnosti Možnosti > Exportovat do ASCII souboru. 3. Vyberte složku a určete název souboru ascii. 4. Klikněte na tlačítko Uložit. GFI FaxMaker 6 Použití formuláře faxové zprávy klienta GFI FaxMaker 19
Funkce Import adresáře Kontakty lze importovat ze souboru TXT s položkami oddělenými čárkou. Každý záznam musí být na samostatném řádku a v následujícím formátu: Jméno, příjmení, společnost, oddělení, e-mailová adresa, číslo faxu, telefonní číslo POZNÁMKA Pole musí být zahrnuto, i když je prázdné. Zadejte dvojité uvozovky ("") a potom čárku. 6.3.2 Skupiny Tabulka 8: Správa skupin Funkce Přidání skupiny Zobrazení kontaktů ve skupinách Odstranění skupiny Odeslání faxu skupině 1. V adresáři klienta GFI FaxMaker vyberte adresář, do kterého chcete importované kontakty uložit. 2. Klikněte na možnosti Možnosti > Importovat z ASCII souboru... 3. Vyberte soubor určený k importu a klikněte na možnost Otevřít. 1. V adresáři klienta GFI FaxMaker vyberte příjemce, které chcete přidat do skupiny. Stisknutím a přidržením klávesy Shift vyberete více příjemců. 2. Klikněte na tlačítko Možnosti a vyberte možnost Přidat do skupiny... 3. Vyberte stávající skupinu nebo zadejte název nové skupiny. 4. Klikněte na tlačítko OK. V adresáři klienta GFI FaxMaker vyberte v rozevíracím seznamu Aktuální skupina skupinu, jejíž kontakty chcete zobrazit. V zobrazovací oblasti se objeví kontakty dané skupiny. Odstranění skupiny a všech kontaktů v této skupině: 1. V rozevíracím seznamu Aktuální skupina vyberte skupinu, kterou chcete odstranit. 2. Klikněte na tlačítko Odebrat. 3. Klikněte na tlačítko Ano. Odeslání faxu všem kontaktům ve skupině: 1. V adresáři klienta GFI FaxMaker vyberte v rozevíracím seznamu Aktuální skupina požadovanou skupinu. 2. Klikněte na tlačítko OK. 3. Všichni členové skupiny budou automaticky přidáni na seznam příjemců faxu. 6.3.3 Jednotliví příjemci Tabulka 9: Správa jednotlivých příjemců Funkce Přidání nového příjemce 1. V adresáři klienta GFI FaxMaker vyberte adresář a skupinu pro vytvoření nového příjemce. 2. Klikněte na tlačítko Přidat. 3. Zadejte podrobnosti o příjemci. 4. Klikněte na tlačítko OK. Úpravy 1. V adresáři klienta GFI FaxMaker vyberte uživatele, kterého chcete upravit. 2. Klikněte na tlačítko Upravit... 3. Upravte podrobnosti o příjemci a klikněte na tlačítko OK. Odstranění 1. V adresáři klienta GFI FaxMaker vyberte uživatele, kterého chcete odebrat. 2. Klikněte na tlačítko Odebrat. 3. Klikněte na tlačítko Ano. GFI FaxMaker 6 Použití formuláře faxové zprávy klienta GFI FaxMaker 20
7 Konfigurace klienta GFI FaxMaker Tato kapitola obsahuje následující témata: Nastavení poštovního serveru Zadání e-mailové adresy 7.1 Nastavení poštovního serveru Klient GFI FaxMaker směruje faxy a zprávy SMS na server GFI FaxMaker přes poštovní server. Nastavení poštovního serveru se provádí během instalace klienta GFI FaxMaker, lze je však upravit pomocí formuláře faxové zprávy klienta GFI FaxMaker. Nastavení poštovního serveru: 1. Klikněte na tlačítko Možnosti. Snímek obrazovky 9: Karta Možnosti SMTP 2. Na kartě Možnosti SMTP můžete konfigurovat tyto možnosti: Tabulka 10: Nastavení poštovního serveru Možnost Název poštovního serveru/ip a port Použít protokol SSL Použít ověřování SMTP Účet a heslo Zadejte název nebo adresu IP poštovního serveru a číslo portu. Klient GFI FaxMaker se připojí a bude komunikovat s poštovním serverem pomocí protokolu SSL. Klient GFI FaxMaker se připojí k poštovnímu serveru pomocí určitých uživatelských přihlašovacích údajů. Zadejte přihlašovací údaje. GFI FaxMaker 7 Konfigurace klienta GFI FaxMaker 21
Možnost Přihlásit se pomocí zabezpečeného ověřování hesla Tuto možnost použijte, pokud poštovní server vyžaduje zabezpečené ověřování heslem. 3. Klikněte na tlačítko OK. 7.2 Zadání e-mailové adresy E-mailová adresa je důležitá při použití formuláře faxové zprávy klienta GFI FaxMaker, protože bude použita k zaslání hlášení o doručení a přenosu. Požadovanou e-mailovou adresu zadejte při prvním otevírání formuláře faxové zprávy klienta GFI FaxMaker. Snímek obrazovky 10: Zadání e-mailové adresy 7.2.1 Změna e-mailové adresy Změna e-mailové adresy: 1. Ve formuláři faxové zprávy klienta GFI FaxMaker klikněte na tlačítko Možnosti nebo přejděte k možnostem Zobrazit > Možnosti. GFI FaxMaker 7 Konfigurace klienta GFI FaxMaker 22
Snímek obrazovky 11: Úprava e-mailové adresy pomocí možností formuláře faxové zprávy klienta GFI FaxMaker 2. Na kartě Možnosti SMTP upravte e-mailovou adresu. 3. Klikněte na tlačítko OK. GFI FaxMaker 7 Konfigurace klienta GFI FaxMaker 23